TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 1.0

11 Argumente mit denen Sie Ihre Entscheider vom Nutzen eines PPM-Systems überzeugen Mit Johann Strasser

Consulting | Solutions | Products | Training

Agenda  Kurze Firmenvorstellung

 Übersicht PPM System  11 Argumente für den Nutzen eines PPM Systems  Ihre Fragen

Consulting | Solutions | Products | Training

Firmenvorstellung

Consulting | Solutions | Products | Training

TPG The Project Group Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics

BERATUNG  PPM Methodik und Prozesse  Microsoft PPM und SharePoint  PPM Integration

LÖSUNGEN

PRODUKTE

TRAINING

 PPM Einführung und Erweiterung  PPM Integration

 AddIns und Apps für Microsoft PPM und SharePoint

 Offene und kundenspezifische Seminare

 PPM Support

 PPM Integration

 Coaching

Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – Afrika PPM Partner in 10 Ländern

Consulting | Solutions | Products | Training

Einige TPG Kunden verschiedener Branchen Anlagen-/Apparatebau Anlagen-/Apparatebau

Automotive Automotive

Life Science Life Science

Finanzdienstleistung Finanzdienstleistung

IT/Telekommunikation IT/Telekommunikation

Konsumartikel

Öffentlicher Sektor

Dienstleistungen

Aerospace/Verteidigung

Energie-/Grundstoffe Energie/Grundstoffe

Consulting | Solutions | Products | Training

PPM Überblick

Consulting | Solutions | Products | Training

PPM Paradise Portfolio

Status

Pipeline

Risiko

Ressourcen

Projektliste

Kosten

Strategie

Ressourcenpool Firma

Projekt A







Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt B







Das ist eine anderer Kommentar zu





Das ist der Kurzkommentar zu



Projekt C Projekt D







Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt E







Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt F







Das ist der Kurzkommentar zu d

Projekt G







Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt H







Das ist der Kurzkommentar zu

Controlling

Abteilung A

Abteilung B

Team A.1

Team B.1

Team C.1

Team A.2

Team B.2

Team C.2

Projekte Vorgang 1

10000

10000

10000

10000

Work Internal

4000

4000

4000

4000

Work External

3000

3000

3000

3000

Others External

3000

3000

3000

3000

MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

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Abteilung D

Team 4.1

Abteilung E

Team 5.1

Team 5.2

Team B.3

Teams

PROJEKT A

Budget

Abteilung C

Kommentar

Abteilung F

Team 6.1

PPM Organisation und Information GF

PMO

Teamleiter

Projektleiter

Mitarbeiter

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PPM Taktung Rolle

Aktion

GF

Strategiemeeting (Quartalsweise)

PMO

Portfoliomeeting (monatlich)

Teamleiter

Ressourcenabstimmung (2-wöchentlich)

Projektleiter

Statusmeldung (monatlich) Statusmeeting (wöchentlich)

Mitarbeiter

Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich)

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Takt

...

PPM Steuerung

Störungen Änderungen

+

Anträge

PMO

Portfoliomeeting

Vorbereitung Portfoliomeeting

Abweichungen ? Entscheidungen !

PMO Sicherstellung der Datenqualität

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Berichte: Berichte: Berichte Zustände ? Zustände Zustände ? ?

Projektarbeit: Projektarbeit: Projektarbeit Ergebnisse … Ergebnisse … Ergebnisse …

Lieferungen

PPM Automatisierung (vorher)

Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung Jan

Consulting | Solutions | Products | Training

Feb

Mar

PPM Automatisierung (nachher)

Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung Jan

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Feb

Mar

11 Argumente zum Nutzen von PPM

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1) Bestmögliche Entscheidungen  Zentrale Datenhaltung  Integration mit allen relevanten Systemen

 Aussagekräftiges Berichtswesen mit Dashboards und Drill-downs  Identifikation der Bereiche in den Entscheidungen zu treffen sind  Entscheiden müssen Sie selbst …

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verpassen keine Entscheidung und verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.

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PPM Paradise Portfolio

Status

Pipeline

Risiko

Ressourcen

Projektliste

Kosten

Strategie

Ressourcenpool Firma

Projekt A







Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt B







Das ist eine anderer Kommentar zu





Das ist der Kurzkommentar zu



Projekt C Projekt D







Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt E







Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt F







Das ist der Kurzkommentar zu d

Projekt G







Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt H







Das ist der Kurzkommentar zu

Controlling

Abteilung A

Abteilung B

Team A.1

Team B.1

Team C.1

Team A.2

Team B.2

Team C.2

Projekte Vorgang 1

10000

10000

10000

10000

Work Internal

4000

4000

4000

4000

Work External

3000

3000

3000

3000

Others External

3000

3000

3000

3000

MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

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Abteilung D

Team 4.1

Abteilung E

Team 5.1

Team 5.2

Team B.3

Teams

PROJEKT A

Budget

Abteilung C

Kommentar

Abteilung F

Team 6.1

2) Vollständiger Projektportfolio-Überblick  Woran wird wirklich gearbeitet  Wer ist wie ausgelastet

 Was muss wann geliefert werden  Übersicht von Zuständen und Zuständigkeiten  Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben den vollständigen Überblick, können sich selbst informieren und Dinge finden, die schon immer wissen wollten. Consulting | Solutions | Products | Training

3) Standardisierte Projektinitiierung  Zentrales, standardisiertes Erfassen von Ideen und Projektanfragen  Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows

 Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte  Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine saubere Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.

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Unterscheidung Linientätigkeiten und Projektarten Kriterien

Linientätigkeit

Kleinprojekt

Projekt

Auswahl

1 Bereich

bis zu 3 Bereiche

mehr als 3 Bereiche

bis zu 3 Bereiche

Größe des gesamten Projektteams

2-5 Personen

≥ 6 Personen

≥ 12 Personen

≥ 6 Personen

Personalaufwand

10 PT - 30 PT

30 PT - 100 PT

> 100 PT

30 PT - 100 PT

50.000 €

10.000 - 50.000 €

1 Monat - 3 Monate

4 Monate - 10 Monate

> 10 Monate

4 Monate - 10 Monate

Inhaltliche Komplexität

gering

mittel

hoch

hoch

Neuartigkeit für das Projektteam

gering

mittel

hoch

gering

Qualitätsrisiko

gering

mittel

hoch

mittel

Außenwirkung

gering

mittel

hoch

gering

Anzahl der involvierten Bereiche

Investitionen Dauer

Empfehlung

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Kleinprojekt

4) Objektive Investitionsentscheidungen  Ausrichtung des Projektportfolios an der Unternehmensstrategie  Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und Budgets

 Klare Prioritäten zeigen allen Beteiligten, was wichtig und dringlich ist.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie arbeiten nur an den richtigen Projekten

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1

3

Projekt

2

2

Projekt

3

Projekt

4

Projekt

5

Projekt

6

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Treiber C

Treiber A

Projekt

Treiber B

Priorität

Die meisten Ressourcen an die wichtigsten Projekte

1

Treiber A

Treiber B

3 3

2

1

2

1

1

2 1

2

Treiber C % Wichtigkeit % Aufwand

5) Strategische Kapazitätsplanung  Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte  Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte

 Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten  Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Vorausschauend vermeiden Sie Ressourcenkonflikte für die Durchführung von Projekten.

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Projekte schieben oder Kapazitäten anpassen

LAUFENDE PROJEKTE Project A Project B

NEUE PROJEKTE Project C Project D

TPG PortfolioPlanner

Team / Skill A

Team / Skill B

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6) Vollständige Teamplanung  Teammitglieder arbeiten nicht nur in Projekten  Alle Abwesenheiten und Tätigkeiten müssen geplante werden

 Tatsächliche Projektverfügbarkeit jeder Person ist gefragt  Zusammenspiel zwischen Projektleiter und Teamleiter ist essentiell

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Verlässliche Ressourcenzusagen für Projektanfragen und Reduktion von Ressourcenkonflikten

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Projektverfügbarkeit

Projektleiter

Ressourcen Kapazität

Teamleiter Abwesenheiten Allgemeine Linientätigkeiten Individuelle Linientätigkeiten

Projekt Verfügbarkeit

Projekt C Projekt C Projekt B

Projekt B

Projekt A

Projekt A

Anfrage ? Consulting | Solutions | Products | Training

Zusicherung !

Ressourcen – Anfrage & Zusicherung Microsoft

Microsoft

Project

Excel / SharePoint

Projekt X TEAM A A Team

Team TEAM B JIM

B

JACK

Anfrage Zusicherung Anfrage Zusicherung Anfrage Zusicherung

Jan

Feb

Mar

Apr

200h 200h 20h 100h 100h 100h 100h

230h 200h 250h 100h 100h 130h 100h

250h 200h 30h 150h 100h 100h 100h

210h 200h 100h 100h 100h 100h

Mai 150h 150h 100h 100h 100h 50 h

TPG Team Manager Team A

Jan

Feb

Mar

Apr

Mai

Projekt X Anfrage Zusicherung Projekt A, B, C, D,...

200h 200h

230h 200h

250h 200h

210h 200h

150h 100h 150h

Verfügbarkeit Abwesenheit Linientät. Projekt A Projekt X

90h 120h 160h -10h 40h 40h 30h

110h 160h 10h

140h 80h 160h -20h

130h 150h 160h 50h

50h

100h

100h

20h 60h 100h

110h 120h 60h 160h -40h 40h 40h 10h 50h 100h

Verfügbarkeit Verfügbarkeit Projekt B Projekt X

160h 20h 40h 100h

160h 0h 60h 100h

160h -20h 80h 100h

160h 0h 60h 100h

160h 50h 60h 50h

Feb

Mar

Apr

Mai

Jim Jim

Projekt X Vorgang 1

Jim A Team

Vorgang 2

Team B

Vorgang 3

Jim A Team

Vorgang 4

Team B

Vorgang 5

Jack A Team

Vorgang 6

Jack A Team

Vorgang 7

Jim A Team

Jack

100h

TPG Team Manager Team B

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30h 10h

Projekt X Anfrage Zusicherung

Jan

20h 40h

250h 240h

30h 30h

7) Optimierte Einzelprojektsteuerung  Projektleiter brauchen ein leistungsfähiges Werkzeug  Das Werkzeug muss gut bedienbar sein

 Verfügbarkeit auf verschiedenen Endgeräten  Variable Methoden für verschiedene Projektarten

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Durch hohe Akzeptanz der Werkzeuge schaffen Sie beste Voraussetzungen für den Projekterfolg.

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PM Methoden Alle Projekte

Für Großprojekte zusätzlich

Projektantrag

Stakeholderanalyse Projektstrukturplan Änderungsantrag Änderungsauftrag Meilensteintrend Risikoanalyse Kommunikationsplan Funktionendiagramm Kostenplan Mittelabflussplan Abschlussbericht

Projektauftrag Änderungsliste Terminplan

Ressourceneinsatzplan Istzeiterfassung Statusbericht

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8) Effiziente Zusammenarbeit  Dokumente müssen zentral abgelegt werden  Ablage muss strukturiert sein und Berechtigungen unterstützen

 Verknüpfung von Dokumenten mit Vorgängen vorteilhaft  Verbindung von Aufgaben der Teammitglieder mit Arbeitspaketen im Projekt

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.

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Aufgabenplanung mit Projektplanung verknüpfen

Aufgaben

PROJECT A

Work

Task 1

20 h

Task 2

20 h

Task 3

60 h

Task 4

60 h h 39

Task 5

40 h

Notes

TPG ProjectDetails Risiken

SharePoint TFS, Jira, SQL, …

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Probleme

Action

Responsible

Reference

Action A

Person X

Action B

Person Y

Action C Action D

Aufgaben

Dokumente

Status

Task 4

3h

Done

Specification

http://...

Task 4

20h

Done

Implementing

http://...

Person Z

Task 4

15h

Open

Testing

http://...

Person X

Task 4

1h

Open

Rollout

http://...

39h

Notes

…

Work

Link

9) Transparentes Programmmanagement  Rahmenterminplan zur Steuerung  Synchronisation mit Information aus den Teilprojekten

 Vorgaben aus dem Rahmenterminplan in die Teilprojekte  Übernahme oder nur Anzeige von Änderungen muss wählbar sein

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine klare Terminsteuerung, sowohl „top-down“ als auch „bottom-up“.

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Programmmanagement

Programm X PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2

TPG ProjectLink

PROJEKT A

PROJEKT B

Vorgang 1

Vorgang 1

Vorgang 2

MST 1

MST 1

Vorgang 2

Vorgang 3

MST 2

MST 2

Vorgang 3

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10) Umfassende Systemintegration  Projektrelevante Informationen existieren an diversen Stellen außerhalb des PPM-Systems – Ressourcen- und Finanzdaten z.B. im ERP-System  Andere Abteilungen, wie etwa das Controlling, benötigen regelmäßig aktuelle Daten aus den Projekten  Die manuelle Übertragung von Daten ist fehleranfällig und zeitaufwändig  Die Integration der Systeme führt zu höherer Datenqualität und mehr Effizienz Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben die Voraussetzungen für die bestmögliche Entscheidungsgrundlage bei sehr hoher Effizienz.

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Anbindung des Ressourcenpools

TPG PSLink

Cost Center

SAP, Oracle, ... Active Directory

Microsoft Project Server

TPG ResourceLink

XML

LDAP Others ...

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Employee ID

Name Cost Rate Calendar RBS Location Availability

Windows Login Activity Type

Skills

Name

Cost Center

Activity Type

Consulting

PSI

Christina

MUC01

Training

Charly

MUC01

Consulting

Carl

MUC02

Consulting

Debby

PHL01

Design

Dries

ESP03

Test

Doro

ESP03

Test

Development

Anbindung der Projekte SAP

Microsoft Project Server

TPG PSLink

HR

PM

SD

PS

CO

CATS

…

Forecast

Microsoft SharePoint

Microsoft TFS

WBS

ORACLE PRIMAVERA SQL, XML, http, Other ...

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Actual Work

Project Definition

Planned Work

Invoices

CBS

Risks

Budgets

Issues

Microsoft Dynamics

Orders

Activity Types

Actual Cost

Cost Center

Structures

Projects Tasks Resources Assignments Custom Fields Timesheets Lookup Tables

Microsoft Project Client

Project Tasks Resources Assignments Custom Fields Timephased Data

Beispiele

Sync Projekt- und WBS-Daten von PPM nach SAP

Sync Planwerte zu Arbeit und Kosten von PPM nach SAP

Sync Ist-Arbeit von PPM nach SAP

Sync Ist-Arbeit von SAP CATS nach PPM

Sync Ist-Kosten von SAP nach PPM

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11) Zentrale Ist-Zeiten Erfassung  Die zentrale Zeiterfassung aller Projektbeteiligten ist wesentlich für die Projektabrechnung und Statusmeldung  Die Zeiterfassung ist oft ein datenrechtlich heikles Thema  Berechtigungen und die Granularität der Datenerfassung müssen flexibel eingestellt werden können

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie sehen, welche Leistungen von wem wofür erbracht wurden, und können zeitgerecht abrechnen.

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Die 11 Argumente für PPM im Überblick Jetzt PDF Dokument mit Details herunterladen 1.

Bestmögliche Entscheidungen

2.

Vollständiger Projektportfolio-Überblick

3.

Standardisierte Projektinitiierung

4.

Objektive Investitionsentscheidungen

5.

Strategische Kapazitätsplanung

6.

Vollständige Teamplanung

7.

Optimierte Einzelprojektsteuerung

8.

Effiziente Zusammenarbeit

9.

Transparentes Programmmanagement

10. Umfassende Systemintegration 11. Zentrale Ist-Zeiten Erfassung

Zusammenfassendes Dokument der Argumente herunterladen unter  www.ppm-paradise.com Consulting | Solutions | Products | Training