TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 1.0
11 Argumente mit denen Sie Ihre Entscheider vom Nutzen eines PPM-Systems überzeugen Mit Johann Strasser
Consulting | Solutions | Products | Training
Agenda Kurze Firmenvorstellung
Übersicht PPM System 11 Argumente für den Nutzen eines PPM Systems Ihre Fragen
Consulting | Solutions | Products | Training
Firmenvorstellung
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG The Project Group Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics
BERATUNG PPM Methodik und Prozesse Microsoft PPM und SharePoint PPM Integration
LÖSUNGEN
PRODUKTE
TRAINING
PPM Einführung und Erweiterung PPM Integration
AddIns und Apps für Microsoft PPM und SharePoint
Offene und kundenspezifische Seminare
PPM Support
PPM Integration
Coaching
Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – Afrika PPM Partner in 10 Ländern
Consulting | Solutions | Products | Training
Einige TPG Kunden verschiedener Branchen Anlagen-/Apparatebau Anlagen-/Apparatebau
Automotive Automotive
Life Science Life Science
Finanzdienstleistung Finanzdienstleistung
IT/Telekommunikation IT/Telekommunikation
Konsumartikel
Öffentlicher Sektor
Dienstleistungen
Aerospace/Verteidigung
Energie-/Grundstoffe Energie/Grundstoffe
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Überblick
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Paradise Portfolio
Status
Pipeline
Risiko
Ressourcen
Projektliste
Kosten
Strategie
Ressourcenpool Firma
Projekt A
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt B
Das ist eine anderer Kommentar zu
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt C Projekt D
Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt E
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt F
Das ist der Kurzkommentar zu d
Projekt G
Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt H
Das ist der Kurzkommentar zu
Controlling
Abteilung A
Abteilung B
Team A.1
Team B.1
Team C.1
Team A.2
Team B.2
Team C.2
Projekte Vorgang 1
10000
10000
10000
10000
Work Internal
4000
4000
4000
4000
Work External
3000
3000
3000
3000
Others External
3000
3000
3000
3000
MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5
Consulting | Solutions | Products | Training
Abteilung D
Team 4.1
Abteilung E
Team 5.1
Team 5.2
Team B.3
Teams
PROJEKT A
Budget
Abteilung C
Kommentar
Abteilung F
Team 6.1
PPM Organisation und Information GF
PMO
Teamleiter
Projektleiter
Mitarbeiter
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Taktung Rolle
Aktion
GF
Strategiemeeting (Quartalsweise)
PMO
Portfoliomeeting (monatlich)
Teamleiter
Ressourcenabstimmung (2-wöchentlich)
Projektleiter
Statusmeldung (monatlich) Statusmeeting (wöchentlich)
Mitarbeiter
Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich)
Consulting | Solutions | Products | Training
Takt
...
PPM Steuerung
Störungen Änderungen
+
Anträge
PMO
Portfoliomeeting
Vorbereitung Portfoliomeeting
Abweichungen ? Entscheidungen !
PMO Sicherstellung der Datenqualität
Consulting | Solutions | Products | Training
Berichte: Berichte: Berichte Zustände ? Zustände Zustände ? ?
Projektarbeit: Projektarbeit: Projektarbeit Ergebnisse … Ergebnisse … Ergebnisse …
Lieferungen
PPM Automatisierung (vorher)
Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung Jan
Consulting | Solutions | Products | Training
Feb
Mar
PPM Automatisierung (nachher)
Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung Jan
Consulting | Solutions | Products | Training
Feb
Mar
11 Argumente zum Nutzen von PPM
Consulting | Solutions | Products | Training
1) Bestmögliche Entscheidungen Zentrale Datenhaltung Integration mit allen relevanten Systemen
Aussagekräftiges Berichtswesen mit Dashboards und Drill-downs Identifikation der Bereiche in den Entscheidungen zu treffen sind Entscheiden müssen Sie selbst …
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verpassen keine Entscheidung und verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Paradise Portfolio
Status
Pipeline
Risiko
Ressourcen
Projektliste
Kosten
Strategie
Ressourcenpool Firma
Projekt A
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt B
Das ist eine anderer Kommentar zu
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt C Projekt D
Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt E
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt F
Das ist der Kurzkommentar zu d
Projekt G
Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt H
Das ist der Kurzkommentar zu
Controlling
Abteilung A
Abteilung B
Team A.1
Team B.1
Team C.1
Team A.2
Team B.2
Team C.2
Projekte Vorgang 1
10000
10000
10000
10000
Work Internal
4000
4000
4000
4000
Work External
3000
3000
3000
3000
Others External
3000
3000
3000
3000
MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5
Consulting | Solutions | Products | Training
Abteilung D
Team 4.1
Abteilung E
Team 5.1
Team 5.2
Team B.3
Teams
PROJEKT A
Budget
Abteilung C
Kommentar
Abteilung F
Team 6.1
2) Vollständiger Projektportfolio-Überblick Woran wird wirklich gearbeitet Wer ist wie ausgelastet
Was muss wann geliefert werden Übersicht von Zuständen und Zuständigkeiten Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben den vollständigen Überblick, können sich selbst informieren und Dinge finden, die schon immer wissen wollten. Consulting | Solutions | Products | Training
3) Standardisierte Projektinitiierung Zentrales, standardisiertes Erfassen von Ideen und Projektanfragen Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine saubere Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.
Consulting | Solutions | Products | Training
Unterscheidung Linientätigkeiten und Projektarten Kriterien
Linientätigkeit
Kleinprojekt
Projekt
Auswahl
1 Bereich
bis zu 3 Bereiche
mehr als 3 Bereiche
bis zu 3 Bereiche
Größe des gesamten Projektteams
2-5 Personen
≥ 6 Personen
≥ 12 Personen
≥ 6 Personen
Personalaufwand
10 PT - 30 PT
30 PT - 100 PT
> 100 PT
30 PT - 100 PT
50.000 €
10.000 - 50.000 €
1 Monat - 3 Monate
4 Monate - 10 Monate
> 10 Monate
4 Monate - 10 Monate
Inhaltliche Komplexität
gering
mittel
hoch
hoch
Neuartigkeit für das Projektteam
gering
mittel
hoch
gering
Qualitätsrisiko
gering
mittel
hoch
mittel
Außenwirkung
gering
mittel
hoch
gering
Anzahl der involvierten Bereiche
Investitionen Dauer
Empfehlung
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Kleinprojekt
4) Objektive Investitionsentscheidungen Ausrichtung des Projektportfolios an der Unternehmensstrategie Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und Budgets
Klare Prioritäten zeigen allen Beteiligten, was wichtig und dringlich ist.
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie arbeiten nur an den richtigen Projekten
Consulting | Solutions | Products | Training
1
3
Projekt
2
2
Projekt
3
Projekt
4
Projekt
5
Projekt
6
Consulting | Solutions | Products | Training
Treiber C
Treiber A
Projekt
Treiber B
Priorität
Die meisten Ressourcen an die wichtigsten Projekte
1
Treiber A
Treiber B
3 3
2
1
2
1
1
2 1
2
Treiber C % Wichtigkeit % Aufwand
5) Strategische Kapazitätsplanung Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Vorausschauend vermeiden Sie Ressourcenkonflikte für die Durchführung von Projekten.
Consulting | Solutions | Products | Training
Projekte schieben oder Kapazitäten anpassen
LAUFENDE PROJEKTE Project A Project B
NEUE PROJEKTE Project C Project D
TPG PortfolioPlanner
Team / Skill A
Team / Skill B
Consulting | Solutions | Products | Training
6) Vollständige Teamplanung Teammitglieder arbeiten nicht nur in Projekten Alle Abwesenheiten und Tätigkeiten müssen geplante werden
Tatsächliche Projektverfügbarkeit jeder Person ist gefragt Zusammenspiel zwischen Projektleiter und Teamleiter ist essentiell
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Verlässliche Ressourcenzusagen für Projektanfragen und Reduktion von Ressourcenkonflikten
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektverfügbarkeit
Projektleiter
Ressourcen Kapazität
Teamleiter Abwesenheiten Allgemeine Linientätigkeiten Individuelle Linientätigkeiten
Projekt Verfügbarkeit
Projekt C Projekt C Projekt B
Projekt B
Projekt A
Projekt A
Anfrage ? Consulting | Solutions | Products | Training
Zusicherung !
Ressourcen – Anfrage & Zusicherung Microsoft
Microsoft
Project
Excel / SharePoint
Projekt X TEAM A A Team
Team TEAM B JIM
B
JACK
Anfrage Zusicherung Anfrage Zusicherung Anfrage Zusicherung
Jan
Feb
Mar
Apr
200h 200h 20h 100h 100h 100h 100h
230h 200h 250h 100h 100h 130h 100h
250h 200h 30h 150h 100h 100h 100h
210h 200h 100h 100h 100h 100h
Mai 150h 150h 100h 100h 100h 50 h
TPG Team Manager Team A
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Projekt X Anfrage Zusicherung Projekt A, B, C, D,...
200h 200h
230h 200h
250h 200h
210h 200h
150h 100h 150h
Verfügbarkeit Abwesenheit Linientät. Projekt A Projekt X
90h 120h 160h -10h 40h 40h 30h
110h 160h 10h
140h 80h 160h -20h
130h 150h 160h 50h
50h
100h
100h
20h 60h 100h
110h 120h 60h 160h -40h 40h 40h 10h 50h 100h
Verfügbarkeit Verfügbarkeit Projekt B Projekt X
160h 20h 40h 100h
160h 0h 60h 100h
160h -20h 80h 100h
160h 0h 60h 100h
160h 50h 60h 50h
Feb
Mar
Apr
Mai
Jim Jim
Projekt X Vorgang 1
Jim A Team
Vorgang 2
Team B
Vorgang 3
Jim A Team
Vorgang 4
Team B
Vorgang 5
Jack A Team
Vorgang 6
Jack A Team
Vorgang 7
Jim A Team
Jack
100h
TPG Team Manager Team B
Consulting | Solutions | Products | Training
30h 10h
Projekt X Anfrage Zusicherung
Jan
20h 40h
250h 240h
30h 30h
7) Optimierte Einzelprojektsteuerung Projektleiter brauchen ein leistungsfähiges Werkzeug Das Werkzeug muss gut bedienbar sein
Verfügbarkeit auf verschiedenen Endgeräten Variable Methoden für verschiedene Projektarten
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Durch hohe Akzeptanz der Werkzeuge schaffen Sie beste Voraussetzungen für den Projekterfolg.
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PM Methoden Alle Projekte
Für Großprojekte zusätzlich
Projektantrag
Stakeholderanalyse Projektstrukturplan Änderungsantrag Änderungsauftrag Meilensteintrend Risikoanalyse Kommunikationsplan Funktionendiagramm Kostenplan Mittelabflussplan Abschlussbericht
Projektauftrag Änderungsliste Terminplan
Ressourceneinsatzplan Istzeiterfassung Statusbericht
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8) Effiziente Zusammenarbeit Dokumente müssen zentral abgelegt werden Ablage muss strukturiert sein und Berechtigungen unterstützen
Verknüpfung von Dokumenten mit Vorgängen vorteilhaft Verbindung von Aufgaben der Teammitglieder mit Arbeitspaketen im Projekt
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.
Consulting | Solutions | Products | Training
Aufgabenplanung mit Projektplanung verknüpfen
Aufgaben
PROJECT A
Work
Task 1
20 h
Task 2
20 h
Task 3
60 h
Task 4
60 h h 39
Task 5
40 h
Notes
TPG ProjectDetails Risiken
SharePoint TFS, Jira, SQL, …
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Probleme
Action
Responsible
Reference
Action A
Person X
Action B
Person Y
Action C Action D
Aufgaben
Dokumente
Status
Task 4
3h
Done
Specification
http://...
Task 4
20h
Done
Implementing
http://...
Person Z
Task 4
15h
Open
Testing
http://...
Person X
Task 4
1h
Open
Rollout
http://...
39h
Notes
…
Work
Link
9) Transparentes Programmmanagement Rahmenterminplan zur Steuerung Synchronisation mit Information aus den Teilprojekten
Vorgaben aus dem Rahmenterminplan in die Teilprojekte Übernahme oder nur Anzeige von Änderungen muss wählbar sein
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine klare Terminsteuerung, sowohl „top-down“ als auch „bottom-up“.
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Programmmanagement
Programm X PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2
TPG ProjectLink
PROJEKT A
PROJEKT B
Vorgang 1
Vorgang 1
Vorgang 2
MST 1
MST 1
Vorgang 2
Vorgang 3
MST 2
MST 2
Vorgang 3
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10) Umfassende Systemintegration Projektrelevante Informationen existieren an diversen Stellen außerhalb des PPM-Systems – Ressourcen- und Finanzdaten z.B. im ERP-System Andere Abteilungen, wie etwa das Controlling, benötigen regelmäßig aktuelle Daten aus den Projekten Die manuelle Übertragung von Daten ist fehleranfällig und zeitaufwändig Die Integration der Systeme führt zu höherer Datenqualität und mehr Effizienz Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben die Voraussetzungen für die bestmögliche Entscheidungsgrundlage bei sehr hoher Effizienz.
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Anbindung des Ressourcenpools
TPG PSLink
Cost Center
SAP, Oracle, ... Active Directory
Microsoft Project Server
TPG ResourceLink
XML
LDAP Others ...
Consulting | Solutions | Products | Training
Employee ID
Name Cost Rate Calendar RBS Location Availability
Windows Login Activity Type
Skills
Name
Cost Center
Activity Type
Consulting
PSI
Christina
MUC01
Training
Charly
MUC01
Consulting
Carl
MUC02
Consulting
Debby
PHL01
Design
Dries
ESP03
Test
Doro
ESP03
Test
Development
Anbindung der Projekte SAP
Microsoft Project Server
TPG PSLink
HR
PM
SD
PS
CO
CATS
…
Forecast
Microsoft SharePoint
Microsoft TFS
WBS
ORACLE PRIMAVERA SQL, XML, http, Other ...
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Actual Work
Project Definition
Planned Work
Invoices
CBS
Risks
Budgets
Issues
Microsoft Dynamics
Orders
Activity Types
Actual Cost
Cost Center
Structures
Projects Tasks Resources Assignments Custom Fields Timesheets Lookup Tables
Microsoft Project Client
Project Tasks Resources Assignments Custom Fields Timephased Data
Beispiele
Sync Projekt- und WBS-Daten von PPM nach SAP
Sync Planwerte zu Arbeit und Kosten von PPM nach SAP
Sync Ist-Arbeit von PPM nach SAP
Sync Ist-Arbeit von SAP CATS nach PPM
Sync Ist-Kosten von SAP nach PPM
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11) Zentrale Ist-Zeiten Erfassung Die zentrale Zeiterfassung aller Projektbeteiligten ist wesentlich für die Projektabrechnung und Statusmeldung Die Zeiterfassung ist oft ein datenrechtlich heikles Thema Berechtigungen und die Granularität der Datenerfassung müssen flexibel eingestellt werden können
Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie sehen, welche Leistungen von wem wofür erbracht wurden, und können zeitgerecht abrechnen.
Consulting | Solutions | Products | Training
Die 11 Argumente für PPM im Überblick Jetzt PDF Dokument mit Details herunterladen 1.
Bestmögliche Entscheidungen
2.
Vollständiger Projektportfolio-Überblick
3.
Standardisierte Projektinitiierung
4.
Objektive Investitionsentscheidungen
5.
Strategische Kapazitätsplanung
6.
Vollständige Teamplanung
7.
Optimierte Einzelprojektsteuerung
8.
Effiziente Zusammenarbeit
9.
Transparentes Programmmanagement
10. Umfassende Systemintegration 11. Zentrale Ist-Zeiten Erfassung
Zusammenfassendes Dokument der Argumente herunterladen unter www.ppm-paradise.com Consulting | Solutions | Products | Training