5 Argumente für Ihr Projektportfoliomanagement Warum Sie Projektportfoliomanagement im Unternehmen nutzen sollten
Projektportfoliomanagement (PPM) hat zum Ziel, dass Sie in Ihrem Unternehmen an den
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richtigen Projekten arbeiten. Verschiedene Projekte konkurrieren meist um die Ressourcen in
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Form von Budgets und Mitarbeiter. Zudem beeinflussen sich die Projekte gegenseitig, denn
verschiedenen Themen des Projekt-,
sie hängen oft voneinander ab oder schließen sich sogar gegenseitig aus.
Portfolio- und Ressourcenmanagements finden Sie unter
Die Herausforderung im PPM besteht nun darin, die optimale Kombination der durchzufüh-
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renden Projekte im Portfolio zu ermitteln. Dabei sind gleichzeitig die Faktoren strategische Relevanz, Kosten, Personalbedarf und einzuhaltende Termine zu beachten.
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PPM Begriffsabgrenzung Oft wird der Begriff Projektportfoliomanagement mit PPM abgekürzt. Im Zusammenhang mit Microsoft-Lösungen führt dies leider ab und an zu Missverständnissen, denn Microsoft verwendet „PPM“ für seine „Project & Portfolio Management“ Lösung auf Basis von Microsoft Project Server. Diese Plattform dient primär als Werkzeug für operatives Projektmanagement und umfasst seit der Version 2010 aber auch die Möglichkeit für Portfoliomanagement. In diesem Dokument wird PPM als Abkürzung für Projektportfoliomanagement verwendet
Überzeugen Sie Ihre Entscheider von einem integrierten Projektportfoliomanagement mithilfe der folgenden fünf Argumente.
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Argument 1: Entscheidungen für die richtigen Projekte Ein wesentlicher Vorteil eines integrierten PPM ist, dass Sie bei der Auswahl der „richtigen“ Projekte unterstützt werden. Es gilt, machbare und wirtschaftliche Projekte auszuwählen und durchzuführen. Sie finden also die Projekte, die beste Ergebnisse je ausgegebenem Euro versprechen, wobei alle ausgewählten Projekte an der Geschäftsstrategie ausgerichtet sein müssen. Durch eine willkürliche Projektauswahl gehen Sie sonst das Risiko ein, die falschen Projekte umzusetzen. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch tatsächlich geleistet werden kann. Die Wahrscheinlichkeit positiv abgeschlossener Projekte steigt dadurch stark an.
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Argument 2: Vollständiger Projektportfolio-Überblick PPM ermöglicht Ihnen schnelle Antworten auf die Fragen: • Welche Projekte laufen derzeit in welcher Phase? • Welche neuen Projekte stehen zur Entscheidung? • Wie ist die Ressourcenauslastung? • Wie hoch ist die Budgetausschöpfung? • Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen Projekten? Zudem haben Sie eine Übersicht von Zuständen und Zuständigkeiten sowie Einblick in die „Gesundheit“ Ihres Portfolios und dessen Projekte. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind die Entscheider immer aktuell über das Portfolio informiert. Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können durch Anpassen der Prioritäten und des Portfolios entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie darauf reagieren.
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Argument 3: Standardisierte Projektinitiierung Sie wollen sicherstellen, dass alle Projektideen und Aufträge richtig in die Auswahl des Portfolios einfließen. Nichts soll vergessen werden. Daher sorgen Sie am besten für ein zentrales, standardisiertes Erfassen von Ideen und Projektanfragen. Die Vollständigkeit stellen Sie am besten sicher durch: • methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows • Berechtigungen und Kriterien für die Genehmigungsschritte • das Sicherstellen der Planungsqualität von neuen Projekten Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine saubere Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.
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Argument 4: Optimale Investitionsentscheidungen Portfolioentscheidungen werden über Prioritäten gesteuert. Die Priorisierung der Projekte kann z.B. erfolgen durch: • Direkte Angabe der Wichtigkeit und Dringlichkeit oder des Strategiebeitrags pro Projekt und Berechnung der Priorität. • Bestimmung von priorisierten strategischen Kriterien, und Ermittlung des strategischen Beitrags durch deren gewichtete Zuordnung zu Projekten. • Persönliche Auswahl der Projekte durch Entscheider.
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Für eine objektive Priorisierung der Investitionsentscheidungen sollten Sie sicherstellen, dass das Projektportfolio auch wirklich an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist. Sie sollten durch das Setzen klarer Prioritäten allen Beteiligten zeigen, was wichtig und dringlich ist. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie entscheiden sich für die richtigen Projekte und haben eine optimale und begründete Budgetnutzung.
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Argument 5: Strategische Kapazitätsplanung Ein integriertes PPM ermöglicht Ihnen die tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte zu erkennen. Sie sehen den Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte. Mittels Szenarien können Sie die zeitliche Anordnung von Projekten optimieren, um so eine optimale Ressourcenauslastung zu planen. PPM ermöglicht Ihnen zudem das langfristige Anpassen von Kapazitäten an kommende Anforderungen. Sie können die Bereitstellung Ihrer Kapazitäten bewusst regulieren. Je nach Prognose kann es ratsam sein, weitere Kapazitäten und bestimmte Skills aufzubauen, zu verlagern oder auch zu reduzieren. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Vorausschauend sorgen Sie für eine passende Verfügbarkeit von geeigneten Ressourcen und vermeiden somit Ressourcenkonflikte bei der Durchführung von Projekten.
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Weitere Informationen für Sie Mehr zum Thema Projektportfoliomanagement finden Sie unter www.ppm-paradise.com. Im Rahmen der Webinar-Serie „PPM Paradise“ hat TPG The Project Group in über 20 Webinaren wichtige Tipps und Informationen für Entscheider und Anwender von Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement zusammengestellt. Zudem stehen zu jedem Thema auch Dokumente zum kostenlosen Download, die Ihnen Argumente und Entscheidungshilfen an die Hand geben. Schauen Sie gleich rein unter www.ppm-paradise.com.
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Die Experten für internationales Projektmanagement Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad
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