8 Gründe gegen Microsoft Project Standard Warum Sie nicht mit Microsoft Project Standard arbeiten sollten – sondern mit dem Project Server Microsoft Project Standard eine sehr bekannte und oft genutzte Einzelplatzlösung für Projekt-

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manager. Sie ist aber nicht für den abteilungs- und projektübergreifenden Einsatz gedacht.

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Im Gegensatz dazu ist Microsoft PPM (Project & Portfolio Management) ein rollenbasiertes

Portfolio- und Ressourcenmanage-

Werkzeug nicht nur für Projektmanager, sondern für alle Projektbeteiligten und Entscheider.

ments finden Sie unter

Es besteht aus dem Verbund der Komponenten: Microsoft Project Professional, Project Server

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und Project Web App bzw. Project Online mit Project Pro für Office 365.

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Eine rollenbasierte Lösung mit vielen Möglichkeiten Eingebettet in den SharePoint Server steht mit Microsoft PPM allen Projektbeteiligten eine gemeinsame Arbeits- und Informationsplattform zur Verfügung. Der gesamte Projektlebenszyklus lässt sich damit abbilden: angefangen bei der Sammlung von Ideen und Projektanfragen, weiter über die Auswahl der „richtigen“ Projekte und letztlich die Projektplanung, -durchführung und -steuerung. Microsoft PPM steht mit dem Microsoft Project Server „On Premise“ oder als Project Online auch in der „Cloud“ zur Verfügung. Die aktuelle Version ist der Project Server 2013. Für die erste Hälfte dieses Jahres ist aber die neueste Version 2016 angekündigt. Project Online wird von Microsoft regelmäßig aktualisiert. Abhängig von den Anforderungen bietet die Microsoft PPM Plattform Standardlösungen, sowohl für einzelne Prozessschritte, als auch für den gesamten Projektlebenszyklus. Diese Standards sind gut und schnell auf spezifische Anforderungen der jeweiligen Unternehmen anpassbar.

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Der Projektcenter gibt einen sehr guten Überblick über wichtige Leistungsdaten. Deren Stand lässt sich z.B. über frei konfigurierbare Ampeln grafisch noch besser verdeutlichen.

Folgend finden Sie die Argumente für den Project Server übersichtlich aufgelistet.

1) Zentrale Datenverwaltung • Zentraler Datenpool: Alle Daten werden in einer einzigen Datenbank auf einem zentralen Microsoft SQL-Server gehalten und lassen sich dadurch übergreifend auswerten. • Ressourcenpool: Zentrales Verwalten aller Ressourcen. • Multiprojektmanagement: Im Project Center lassen sich wichtige Leistungsdaten und Projekte auf einen Blick überwachen und analysieren. • Portfoliomanagement: „Was-wäre-wenn“-Portfoliodarstellungen für die Projektauswahl • Zusatzinformationen: Dokumente, Listen für Risiken, Probleme, Aufgaben über SharePoint verwaltet. • Berichtsdatenbank für alle Inhalte, die dokumentiert und für Abfragen optimiert ist. • Flexibler Informationszugriff: Das Anzeigen und Nutzen spezifischer Projektdaten in der Project Web App ist abhängig von den Berechtigungen aller Projektbeteiligten.

2) Gesteuerter Projektlebenszyklus • Projektideensammlung / Auswahlprozess: Auswahlstufen können workflowgesteuert auch von Genehmigungen abhängig gemacht werden. • Projektauswahl / Freigabeprozess: Sowohl auf Basis von „harten“ Kriterien (z.B. Budget, Ressourcen) als auch von „weichen“ (z.B. Kundenzufriedenheit, Marktpotenzial) schlägt das System ein „optimales“ Projektportfolio vor. Durch das Ändern von wählbaren Parametern lassen sich Szenarien berechnen und vergleichen. • Projektplanung: Mit der Project Web App kann von verschiedenen Geräten aus im Browser gearbeitet werden. Für den vollen Funktionsumfang und vor allem für große Projekte ist Microsoft Project Professional aber besser geeignet. Dort stehen dem Projektplaner alle Möglichkeiten für Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung zur Verfügung. Durch

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konsequentes Nutzen des zentralen Ressourcenpools auf dem Project Server herrscht dabei jederzeit Transparenz bzgl. der Verfügbarkeit und Auslastung der Ressourcen in allen Projekten. • Projektdurchführung: Die automatische Kommunikation geplanter Tätigkeiten an die Projektmitarbeiter vereinfacht das Planen und Steuern bei der Projektdurchführung. Insbesondere Aktualisierungen von Plänen können schnell kommuniziert werden. • Kommunikation: Die Projekt-Webseite ist eine effiziente Plattform, um projektbezogene Inhalte und Informationen standortübergreifend immer aktuell verfügbar zu haben. • Zeitrückmeldung: Weil die Mitarbeiter den Projektfortschritt durch Rückmelden im Projektplan direkt erfassen, ist der aktuelle Projektstatus schnell abrufbar und die Berichterstattung deutlich leichter.

3) Klares Ressourcenmanagement • Unternehmensweiter Ressourcenpool: Die Übersicht aller zur Verfügung stehenden Ressourcen, deren aktuelle Auslastung und die Projektzugehörigkeit hilft Überlastungen zu erkennen und die Auslastung zu optimieren. • Ressourcenabstimmung: Die neuen „Resource Engagements“ in der Version 2016 unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Teamleiter. • Skill-Management: Verwalten der Fähigkeiten jeder einzelnen Ressource. • Generische Ressourcen: Diese ermöglichen eine erste Grobplanung ohne direkten Personenbezug auf der Ebene von Skills oder Gruppen bzw. Abteilungen. • Reservieren von Ressourcen: Eine Vorstufe zum verbindlichen Einplanen von Ressourcen, die in der Auswertung auch gesondert dargestellt werden kann. • Budget Ressourcen: Grobplanung auf Projektebene zum späteren Vergleich mit einer detaillierten Planung. • Team Ressourcen: Zuordnen eines Vorgangs an ein Team, wodurch sich Teammitglieder selbst auf diesen Vorgang zuordnen können.

4) Umfangreiche Multi-Projektberichte • Projektübergreifende Auswertungen: Projektlisten lassen sich in der Project Web App beliebig gruppieren und filtern sowie mit den für Auswertungen relevanten individuellen Datenfeldern versehen. • Portfolioberichte: Browser-basiertes Auswerten der Projekt- und Portfoliodaten als Grafiken und Tabellen mithilfe des Online Analytical Processing (OLAP) bzw. mit OData in Project Online. Vollständige Office-Integration: Hierdurch lassen sich z.B. Statusberichte schnell und automatisiert in Microsoft Excel oder Visio erzeugen. • Export in Drittsysteme: Export von Berichten nach z.B. Excel oder dem Microsoft CloudDienst Power-BI.

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5) Zuverlässige Dokumentation Achtung, diese Vorteile gelten nur bei Nutzung von Projekt-Websites in SharePoint • Zentrale Dokumentenverwaltung: Zentrale Ablage von Dateien in SharePoint, wobei Dokumente auch einzelnen Vorgängen zugeordnet werden können. • Geschützter Projektbereich: Jedes Projekt besitzt einen eigenen Projektbereich in SharePoint mit spezifischen Zugriffsberechtigungen. • Verwalten von Risiken, offenen Punkten und Aufgaben: Informationen als Ergänzung zu den Projekten und den einzelnen Vorgängen im Projektplan. • Vernetzte Informationen: Links zwischen den Dokumenten, Listen und Vorgängen des Projekts sind möglich. Alle zusammenhängenden Informationen sind schnell verfügbar. • Arbeitsbereiche: Einfaches Anlegen und Verwalten von (Unter-)Arbeitsbereichen z.B. für Projektbesprechungen. • Schneller Zugriff: Bidirektionaler Zugriff aus dem Projekt in Project Web App oder Client und von der Website zum Projekt.

6) Hohe Datensicherheit • Datenbankbasiert: Alle Daten befinden sich auf einem SQL-Server. • Rollen- und Berechtigungskonzept: Differenzierter Zugriff für Projektleiter, Mitarbeiter, Ressourcenmanager, Teamleiter, Geschäftsführer etc. Bei dem Rollen- und Berechtigungskonzept kann zwischen einem Sharepoint Permission Mode und einem Project Server Permission Mode gewählt werden. • Datensicherung: Sicherheit durch automatische Backups der Datenbank. • Datenwiederherstellung: Wiederherstellen entweder der gesamten Datenbank oder einzelner Projekte und Dokumente. • Verschlüsselung: Schneller und sicherer Datenzugriff durch SSL-Verschlüsselung.

7) Umfangreiche Integration • Synchronisation mit Active Directory: das ermöglicht z.B. die Synchronisation von LoginDaten für Ressourcen. • Anbinden an Fremdsysteme: Microsoft PPM ist eine erweiterbare Plattform. Es besitzt ein dokumentiertes Datenbankmodell und die vollständige Integrationsmöglichkeit in Microsoft Office. • Programmierschnittstellen: Project Professional und der Project Server verfügen über offene Schnittstellen. • Integration mit Outlook: Zeiterfassung und Rückmeldung projektbezogen via Outlook.

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8) Weltweites Partner-Ökosystem • Auswahl kompetenter Dienstleister: Hilfe bei der Bewertung, Konzeptionierung, Implementierung oder Schulung bieten bei Bedarf professionelle und von Microsoft zertifizierte Dienstleister, die national und international tätig sind. Dadurch verfügen Sie jederzeit über die Möglichkeit, individuelle Anpassungen auf Ihren Bedarf schnell und kompetent umsetzen zu lassen. • App Store: Microsoft bietet in einem Online Store viele kleine Apps zur Erweiterung der Office 365 Produkte, darunter auch für Microsoft Project Server, Project Online und SharePoint.

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Die Experten für internationales Projektmanagement Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad TPG® The Project Group bietet als international tätiger Fullservice-Anbieter Beratung und Lösungen für unternehmensweites Projektmanagement. Schwerpunkt sind Technologien von Microsoft sowie die Integration mit SAP und beliebigen anderen Systemen. Besonders für international aktive Kunden steht TPG als Microsoft Gold Certified Partner für kompetente Beratung, flexible Umsetzung, intelligente PM-Lösungen und die Erhöhung des PM-Reifegrades als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Praxisbezogene Seminare zu Microsoft Project und ProjektmanagementMethodik runden das Leistungsspektrum ab. Warum „Your Project Experts“? -- Sehr umfangreiche Erfahrung im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sowie in Microsoft Technologie – schon seit fast 20 Jahren -- Microsoft Gold Certified Partner und weltweit eine der ersten Adressen zu integrierten PPMLösungen mit Microsoft Technologien wie Project Server und SharePoint -- Weltweit führendes Portfolio an Produkten, die Microsoft Lösungen clever erweitern, Systeme integrieren und so das Arbeiten im Projektmanagement spürbar erleichtern Die „Kundenversteher“ Wer verstehen will muss richtig zuhören können. TPG Berater erfüllen diese Voraussetzung. Gemeinsam mit Ihnen als Kunde entwickeln sie den richtigen Weg zum gewünschten Ziel. Bei der Auswahl geeigneter Methoden, Standards und Werkzeuge für Projektmanagement schöpfen unsere Experten aus langer Erfahrung in allen Branchen. Ihre vorhandene IT-Infrastruktur wird ebenso berücksichtigt, wie mögliche künftige Entwicklungen. Sicher richtig ankommen Gebündelt ist unsere langjährige Erfahrung in der TPG 5-Phasen Methode. Das ist der „rote Faden“ beim Planen und Umsetzen jedes Projekts. Schritt für Schritt, zielgenau und schnell entsteht nach dieser Methode die Projektmanagement-Umgebung, die Ihnen künftig die Arbeit erleichtert und den PM-Reifegrad in Ihrem Unternehmen erhöht. Das gilt auch für Migrationen. Global verfügbar Mit mehreren Niederlassungen in Europa, USA und Afrika sowie einem weltweiten Netzwerk autorisierter Partner bietet TPG ein Leistungsportfolio für große und mittlere Unternehmen aller Branchen, die Projektmanagement in internationaler Größenordnung betreiben. Werterhalt in der Zukunft Regelmäßige Wartung, erfahrenes Coaching der Mitarbeiter und jederzeit ein zuverlässiger Support sichern die Akzeptanz und den Betrieb Ihrer Investition langfristig. Dass das auch in Zukunft so bleibt, dafür sprechen unser international anerkanntes Know-how, ein weltweit führendes Produktportfolio und die seit Jahren sehr enge Beziehung zu Microsoft. Mehr finden Sie unter www.theprojectgroup.com

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