TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 4.0
Taktisches Ressourcenmanagement – Ressourcen in Linie und Projekt leichter managen Mit Johann Strasser
Consulting | Solutions | Products | Training
Agenda Kurze Firmenvorstellung
Anforderungen Prozesse Organisationsformen
Linienorganisation Matrixorganisation
Ihre Fragen
Consulting | Solutions | Products | Training
Kurze Firmenvorstellung
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG The Project Group Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics
BERATUNG PPM Methodik und Prozesse Microsoft PPM und SharePoint PPM Integration
LÖSUNGEN
PRODUKTE
TRAINING
PPM Einführung und Erweiterung PPM Integration
AddIns und Apps für Microsoft PPM und SharePoint
Offene und kundenspezifische Seminare
PPM Support
PPM Integration
Coaching
Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – Afrika PPM Partner in 10 Ländern
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Einige TPG Kunden verschiedener Branchen Anlagen-/Apparatebau Anlagen-/Apparatebau
Automotive Automotive
Life Science Life Science
Finanzdienstleistung Finanzdienstleistung
IT/Telekommunikation IT/Telekommunikation
Konsumartikel
Öffentlicher Sektor
Dienstleistungen
Aerospace/Verteidigung
Energie-/Grundstoffe Energie/Grundstoffe
Consulting | Solutions | Products | Training
Wie Sie Ressourcen in Linie und Projekt schnell reibungsfrei managen
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PPM Paradise Portfolio
Status
Pipeline
Risiko
Ressourcen
Projektliste
Kosten
Strategie
Ressourcenpool Firma
Projekt A
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt B
Das ist eine anderer Kommentar zu
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt C Projekt D
Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt E
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt F
Das ist der Kurzkommentar zu d
Projekt G
Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt H
Das ist der Kurzkommentar zu
Controlling
Abteilung A
Abteilung B
Team A.1
Team B.1
Team C.1
Team A.2
Team B.2
Team C.2
Projekte Vorgang 1
10000
10000
10000
10000
Work Internal
4000
4000
4000
4000
Work External
3000
3000
3000
3000
Others External
3000
3000
3000
3000
MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5
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Abteilung D
Team 4.1
Abteilung E
Team 5.1
Team 5.2
Team B.3
Teams
PROJEKT A
Budget
Abteilung C
Kommentar
Abteilung F
Team 6.1
Anforderungen
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Anforderungen Klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams Projekt- und Teamleiter brauchen eine Grundlage zur Koordination
Teamleiter müssen Vorgesetzten die Auslastung des Teams erklären Status für jedes Teammitglied
Wer arbeitet wann, woran und wieviel Wer kann noch Aufgaben übernehmen Wer muss Aufgaben abgeben
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Verlässliche Ressourcenberichte
Firma
Abteilung
Abteilung
Abteilung
Team
Team
Team
Team
Team
Team
Team
Team
Team
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Fragen aus verschiedenen Perspektiven
Kann Herr Müller in Projekt A im November für 2 Wochen mitarbeiten ? Projekt B hat sich um einen Monat verschoben, Herr Meier bleibt doch, oder ? Haben Sie 5 Entwickler für ein halbes Jahr in Spanien ? Kann ich im August 2 Wochen Urlaub haben ? Wer hilft mir eigentlich bei Projekt XY ? Wer kümmert sich um die Wartung von Applikation XY ? Wann kann das Team endlich zur Weiterbildung ? Wie ist denn die Auslastung Ihres Teams in Q4 ? 10% Personaleinsparung, überlegen Sie sich mal, wie Sie dazu beitragen Wieso hat von Ihrem Team nie jemand Zeit, wenn es um neue Projekte geht ? Haben Sie wirklich immer mehr als 50% Grundlasten in Ihrem Team ? …
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Vollständige Planung erforderlich
Ressourcen Kapazität
Abwesenheiten Allgemeine Linientätigkeiten Individuelle Linientätigkeiten
Projekt Verfügbarkeit
Projekt C Projekt B Projekt A
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Umfrage
Wie berücksichtigen Sie Linientätigkeiten?
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Prozesse
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PPM Prozess Initiierung
Project A Project B Project C
PPM-Meeting
Ressourcen Konfliktlösung
1 2 3
Projektleiter
Project A Project B Project C
Priorisieren & auswählen
Grobplanung
Teamleiter
PMO
Projekt anlegen
Planung & Steuerung
Bereitstellung Kapazitäten
Detailplanung
Ressourcen Abstimmung
Erhebung Ist-Daten
Statusbericht
Mitarbeiter
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Ressourcen Abstimmung
Erhebung Ist-Daten
Taktung der Prozesse Rolle
Aktion
GF
Strategiemeeting (Quartalsweise)
PMO
Portfoliomeeting (monatlich)
Teamleiter
Ressourcenabstimmung (2-wöchentlich)
Projektleiter
Statusmeldung (monatlich) Statusmeeting (wöchentlich)
Mitarbeiter
Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich)
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Takt
... Setzen der Prioritäten Konstante Ressourcensituation
Das PMO ist der Taktgeber und Vermittler
Entscheider
Controlling
PMO
Projektleiter
Consulting | Solutions | Products | Training
Teamleiter
Umfrage
Haben Sie einen etablierten Ressourcenabstimmungsprozess ?
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Organisationsformen
Consulting | Solutions | Products | Training
Organisationsformen
Linienorganisation Lieferung von Ergebnissen aus den Abteilungen
Matrixorganisation Zusicherung von Personen aus den Abteilungen
Grobplanung im Projekt
Grobplanung in der Abteilung
Detailplanung in der Linie
Detailplanung im Projekt
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Umfrage
Welche Organisationsform haben Sie im Unternehmen ?
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Linienorganisation
Consulting | Solutions | Products | Training
Ergebnisplanung in der Linienorganisation
?
Projektleiter
Teamleiter Team A
Projekt X
Liefergegenstände Paket
Team A
Paket
Team C
Paket
Team A
Paket
Team B
Paket
Team C
Paket
Team A
Paket
Team B
Team B
!
Liefergegenstände Team C
Liefergegenstände Consulting | Solutions | Products | Training
Projektleiter
Personenplanung in der Linienorganisation
PROJEKT A Arbeitspaket1 (Team A) Arbeitspaket 2 (…) Arbeitspaket 3 (…) Arbeitspaket 4 (…) Arbeitspaket 5 (Team B)
Teamleiter
TPG ProjectLink
Team A Projekt A (AP1)
Team B Projekt A (AP5)
Aufgabe 1 (Jim)
Aufgabe 1 (Chris)
Aufgabe 2 (John)
Aufgabe 2 (Conny)
Aufgabe 3 (Jack)
Aufgabe 3 (Carl)
Projekt B
Projekt X
Projekt C
Projekt Y
Consulting | Solutions | Products | Training
Matrixorganisation
Consulting | Solutions | Products | Training
Personenplanung in der Matrixorganisation
?
Projektleiter
Teamleiter Team A
Projekt
Jim, John, Jack Vorgang
Jim A Team
Vorgang
MaryC Team
Vorgang
Jim A Team
Vorgang
Paul B Team
Vorgang
MaryC Team
Vorgang
Jack A Team
Vorgang
Paul B Team
Team B
!
Chris, Paul, Jim Team C
Robert, Claudia, Mary Consulting | Solutions | Products | Training
Vollständige Planung
Ressourcen Kapazität
Projektleiter
Teamleiter Abwesenheiten Allgemeine Linientätigkeiten Individuelle Linientätigkeiten
Projekt Verfügbarkeit
Consulting | Solutions | Products | Training
Projekt C Projekt C Projekt B
Projekt B
Projekt A
Projekt A
Anfragen ?
Zusicherungen !
Ressourcen – Anfrage & Zusicherung Projektleiter Projekt X TPG TeamLink App / AddIn Jan TEAM A A Team
Team TEAM B JIM
B
JACK
Anfrage Zusicherung Anfrage Zusicherung Anfrage Zusicherung
200h 200h 20h 100h 100h 100h 100h
Teamleiter
Feb
Mar
Apr
230h 200h 250h 100h 100h 130h 100h
250h 200h 30h 150h 100h 100h 100h
210h 200h 100h 100h 100h 100h
Mai 150h 150h 100h 100h 100h 50 h
TPG Team Manager Team A
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Projekt X Anfrage Zusicherung Projekt A, B, C, D,...
200h 200h
230h 200h
250h 200h
210h 200h
150h 100h 150h
Verfügbarkeit Abwesenheit Linientät. Projekt A Projekt X
90h 120h 160h -10h 40h 40h 30h
110h 160h 10h
140h 80h 160h -20h
130h 150h 160h 50h
50h
100h
100h
20h 60h 100h
110h 120h 60h 160h -40h 40h 40h 10h 50h 100h
Verfügbarkeit Verfügbarkeit Projekt B Projekt X
160h 20h 40h 100h
160h 0h 60h 100h
160h -20h 80h 100h
160h 0h 60h 100h
160h 50h 60h 50h
Feb
Mar
Apr
Mai
Jim Jim
Projekt X Vorgang 1
Jim A Team
Vorgang 2
Team B
Vorgang 3
Jim A Team
Vorgang 4
Team B
Vorgang 5
Jack A Team
Vorgang 6
Jack A Team
Vorgang 7
Jim A Team
Jack
100h
TPG Team Manager Team B
Consulting | Solutions | Products | Training
30h 10h
Projekt X Anfrage Zusicherung
Jan
20h 40h
250h 240h
30h 30h
Einführung mit den Teamleitern schneller
Kapazität der Ressourcen 100% Verfügbarkeit für Projekte
Auslastung
80%
Mit der Gesamtplanung der Teamleiter In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit Einführungszeitraum
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