11 Argumente für ein PPM-System So überzeugen Sie Ihre Entscheider vom Nutzen eines zentralen System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) Viele Unternehmen arbeiten im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement immer noch

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erkennen, in welchen Bereichen Entscheidungen zu treffen sind. Dies schafft die richtige Basis für bestmögliche und schnelle Entscheidungen durch das Management, was einen wichtigen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verpassen keine Entscheidung und verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.

2) Vollständiger Projektportfolio-Überblick Die vollständige Übersicht aller laufenden Projekte zeigt, woran momentan gearbeitet wird und bis wann was geliefert werden muss. Eine vollständige Projektliste ist ein sehr guter und schnell zu realisierender „Quick-Win“ als Einstieg bei der Implementierung eines PPM-Systems. Damit wird klar, welche Projekte gerade laufen, welchen Zustand sie haben und wer dafür zuständig ist. Das erhöht die Transparenz bezüglich der Projektgesundheit sowie die Effizienz bei der Abwicklung. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte, Deadlines, Zustände und Verantwortlichkeiten.

3) Standardisierte Projektinitiierung Das zentrale und standardisierte Erfassen von Ideen und Projektanfragen kanalisiert alle Projektvorschläge. Die Qualität der Anträge für die Projektauswahl stellen ein methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows sowie festgelegte Kriterien und Berechtigungen sicher. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine saubere Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.

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4) Objektive Investitionsentscheidungen Die Auswahl des Projektportfolios sollte sich möglichst rational an der Unternehmensstrategie sowie den verfügbaren Ressourcen und Budgets ausrichten. Portfoliomanagement- und Analyse-Funktionen im PPM-System helfen, mehr mit weniger Aufwand zu erreichen. Projekte lassen sich so besser an der Unternehmensstrategie und an den Möglichkeiten ausrichten. Eine priorisierte Projektliste zeigt allen Beteiligten, was wichtig und dringlich ist. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie arbeiten nur an den richtigen Projekten.

5) Strategische Kapazitätsplanung Projekte dürfen nicht schon vor Beginn aufgrund mangelnder Ressourcen zum Scheitern verurteilt sein. Daher müssen die tatsächliche Projektverfügbarkeit von Ressourcen sowie der Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte bekannt sein. Mit einem guten PPM-System besteht die Möglichkeit, in verschiedenen Szenarien die zeitliche Anordnung von Projekten entsprechend der Ressourcenverfügbarkeit zu variieren oder die Kapazitäten entsprechend anzupassen. So lassen sich alle Projekte mit einer ausgeglichenen Ressourcensituation starten. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Vorausschauend vermeiden Sie Ressourcenkonflikte beim Durchführen von Projekten.

6) Vollständige Teamplanung Die Arbeit eines Teammitglieds setzt sich in der Regel aus Linientätigkeiten, Abwesenheiten und Projekttätigkeiten zusammen. Plant der Teamleiter all diese Themen, so erhält er eine Übersicht der tatsächlichen Auslastung jeder Person. Nur so kann er den Anfragen aus Projekten fundiert und verlässlich zusagen. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben jederzeit die vollständige Übersicht der Ressourcenauslastung und -verwendung.

7) Optimierte Einzelprojektsteuerung Projektleiter brauchen ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sie verlässlich Ihre Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung durchführen können. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist die gut bedienbare Oberfläche, optimiert für die jeweilige Arbeit. Wichtige Funktionen sollten dabei auch online bzw. browserbasiert von jedem Ort aus und über beliebige Endgeräte erfolgen können. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Durch hohe Akzeptanz der Werkzeuge schaffen Sie beste Voraussetzungen für den Projekterfolg.

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8) Effiziente Zusammenarbeit Zusammenarbeit im Unternehmen geschieht größtenteils immer noch per E-Mail. Dokumente werden als Anhang verschickt oder liegen auf lokalen Fileshares. Informationen, die zu diesen Dokumenten ausgetauscht werden, gehen so oft verloren. Kommunikation wird effizienter und klarer, wenn strukturierte Informationen innerhalb des PPM-Systems vorgangs- bzw. ereignisbezogen abgelegt sind. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.

9) Transparentes Programmmanagement Bei komplexen Programmen mit zahlreichen Teilprojekten ist ein übergeordneter Terminplan das passende Instrument zur Steuerung. Dieser muss mit relevanten Informationen aus den einzelnen Projekten synchronisiert werden. Umgekehrt sollten aber auch Vorgaben in die Projekte verteilt werden können. Ob Änderungen direkt Auswirkung haben oder nur als Vorgabe angezeigt werden, sollte wählbar sein. Abweichungen und deren Effekte auf das Programm lassen sich frühzeitig erkennen. Schnelle Reaktion ist möglich, oft ein entscheidender Faktor für den Programmerfolg. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine klare Terminsteuerung, sowohl „topdown“ als auch „bottom-up“.

10) Umfassende Systemintegration Projektrelevante Informationen existieren auch an diversen Stellen außerhalb des PPM-Systems – Ressourcen- und Finanzdaten z.B. im ERP-System. Diese werden von den Projektleitern benötigt. Zudem brauchen aber auch andere Abteilungen, etwa das Controlling, regelmäßig aktuelle Daten aus den Projekten. Die Integration der Systeme führt zu höherer Datenqualität und mehr Effizienz. Ein ideales PPM-System basiert auf einer offenen, erweiterbaren und programmierbaren Plattform. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben die Voraussetzungen für die bestmögliche Entscheidungsgrundlage bei sehr hoher Effizienz.

11) Zentrale Ist-Zeiten Erfassung Die zentrale Zeiterfassung aller Projektbeteiligten ist wesentlich für die Projektabrechnung. Zudem ist sie ein Teil der Fortschrittsdokumentation und somit Grundlage zur Planung von Restaufwänden. Die Zeiterfassung ist oft ein datenrechtlich heikles Thema. Daher müssen Berechtigungen und die Granularität der Datenerfassung flexibel eingestellt werden können. Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie sehen, welche Leistungen von wem wofür erbracht wurden.

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Die Experten für internationales Projektmanagement Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad

TPG® The Project Group bietet als international tätiger Fullservice-Anbieter Beratung und Lösungen für unternehmensweites Projektmanagement. Schwerpunkt sind Technologien von Microsoft sowie die Integration mit SAP und beliebigen anderen Systemen. Besonders für international aktive Kunden steht TPG als Microsoft Gold Certified Partner für kompetente Beratung, flexible Umsetzung, intelligente PM-Lösungen und die Erhöhung des PM-Reifegrades als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Praxisbezogene Seminare zu Microsoft Project und ProjektmanagementMethodik runden das Leistungsspektrum ab. Warum „Your Project Experts“? -- Sehr umfangreiche Erfahrung im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sowie in Microsoft Technologie – schon seit fast 20 Jahren -- Microsoft Gold Certified Partner und weltweit eine der ersten Adressen zu integrierten PPMLösungen mit Microsoft Technologien wie Project Server und SharePoint -- Weltweit führendes Portfolio an Produkten, die Microsoft Lösungen clever erweitern, Systeme integrieren und so das Arbeiten im Projektmanagement spürbar erleichtern Die „Kundenversteher“ Wer verstehen will muss richtig zuhören können. TPG Berater erfüllen diese Voraussetzung. Gemeinsam mit Ihnen als Kunde entwickeln sie den richtigen Weg zum gewünschten Ziel. Bei der Auswahl geeigneter Methoden, Standards und Werkzeuge für Projektmanagement schöpfen unsere Experten aus langer Erfahrung in allen Branchen. Ihre vorhandene IT-Infrastruktur wird ebenso berücksichtigt, wie mögliche künftige Entwicklungen. Sicher richtig ankommen Gebündelt ist unsere langjährige Erfahrung in der TPG 5-Phasen Methode. Das ist der „rote Faden“ beim Planen und Umsetzen jedes Projekts. Schritt für Schritt, zielgenau und schnell entsteht nach dieser Methode die Projektmanagement-Umgebung, die Ihnen künftig die Arbeit erleichtert und den PM-Reifegrad in Ihrem Unternehmen erhöht. Das gilt auch für Migrationen. Global verfügbar Mit mehreren Niederlassungen in Europa, USA und Afrika sowie einem weltweiten Netzwerk autorisierter Partner bietet TPG ein Leistungsportfolio für große und mittlere Unternehmen aller Branchen, die Projektmanagement in internationaler Größenordnung betreiben. Werterhalt in der Zukunft Regelmäßige Wartung, erfahrenes Coaching der Mitarbeiter und jederzeit ein zuverlässiger Support sichern die Akzeptanz und den Betrieb Ihrer Investition langfristig. Dass das auch in Zukunft so bleibt, dafür sprechen unser international anerkanntes Know-how, ein weltweit führendes Produktportfolio und die seit Jahren sehr enge Beziehung zu Microsoft. Mehr finden Sie unter www.theprojectgroup.com

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