Anwenderbericht der Stadt Korbach zum Thema

am 15. Juni 2011 Rathaus, Korbach

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Infos zu Korbach • 24.000 Einwohner inkl. 14 Ortsteile

• 10 Magistratsmitglieder + Bürgermeister (parteilos) - 4 SPD, 3 CDU, 2 Bündnis 90/Die Grünen, 1 FW

• 37 Stadtverordnete - 13 SPD - 10 CDU - 6 Bündnis 90/Die Grünen - 5 FW (Freie Wähler) - 2 FDP - 1 REP

• ca. 150 PC-Arbeitsplätze inkl. Außenstellen 2

Organisation Sitzungsdienst • Zentraler Sitzungsdienst im Hauptamt: Stadtverordnetenversammlung und Ausschüsse direkt im Hauptamt und Magistrat im Vorzimmer des Bürgermeisters

• Kommissionen und Abwasserverbände durch jeweilige Fachabteilungen • rund 650 Beratungsvorlagen im Jahr (Mag. und Stv.) • rund 85 Sitzungen im Jahr 3

Ausgangssituation • keine Sitzungsmanagementsoftware im Einsatz • Erstellung der Sitzungseinladungen, Niederschriften, Vorlagen etc. in MS-Word mit Hilfe von DOT-Vorlagen • manuelle Weitergabe der Sitzungsvorlagen und Tagesordnungspunkten

• Zustellung der Beratungsunterlagen per Boten an 37 Stadtverordnete und 10 Magistratsmitglieder in Papierform 4

Ausgangssituation • Papiervolumen ca. 800.000 Blatt/Jahr • erheblicher Archivierungsaufwand bei den ehrenamtlich tätigen Stadtverordneten und Magistratsmitgliedern • erheblicher Suchaufwand bei den Stadtverordneten und Magistratsmitgliedern sowie in der Stadtverwaltung • Recherchemöglichkeit lediglich durch in Word erstellten Vorlagen- und Beschlussverzeichnisse keine Volltextrecherche 5

Zielsetzung • einheitliche und zeitgemäße Abwicklung des Sitzungsdienstes • Abwicklung des gesamten Sitzungsdienstes in einem Fachverfahren - Sitzungsvorbereitung - Durchführung - Sitzungsnachbereitung - Verwaltung der Gremien und Mandatsträger - Sitzungsgeldabrechnung etc. • Erstellung der Sitzungsvorlagen, Einladungen und Niederschriften zeitnah und einheitlich 6

Zielsetzung • schnelle und vollständige Suchmöglichkeit inkl. Volltextrecherche • EDV-gestütztes Informationssystem - Amtsinformationssystem - Bürgerinformationssystem - Ratsinformationssystem

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Entscheidungsprozess • Nach einer Marktbeobachtung wurde im März 2004 drei Firmen ermöglicht, die Systeme vorzustellen. • Testinstallation von zwei Systemen im Mai/Juni 2004

• Entscheidung für Session der Fa. Somacos

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Projektablauf • im Juni 2005 wurden die Lizenzen erworben • Plan: Einsatz von Session zur neuen Wahlperiode ab April 2006

• Installation der Software, Schulung der Sitzungssachbearbeiter im Juli 2005, anschließend Stammdateneingabe

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Projektablauf • hausinterne Schulung von zunächst 20 Vorlagenersteller/-innen im September 2005 • Zeit für Probeläufe und weitere Schulungen bis Februar 2006: erste Sitzungsvor- und -nachbereitungen mit Session im Herbst 2005 • Abwicklung aller Sitzungen des Magistrats, der Stadtverordnetenversammlung und der Ausschüsse ab April 2006 inkl. Sitzungsgeldabrechnung

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Projektablauf • Einrichten eines Webservers für Rats- und Bürgerinformationssystem im Oktober 2006 und Einbindung in Homepage der Stadt Korbach • Veröffentlichung der persönlichen Daten der Mandatsträger im RIS und BIS entsprechend deren Wünschen • Vorstellung von RIS und BIS im Magistrat und bei den Fraktionsvorsitzenden im Oktober 2006 (zunächst Zurückstellung der Veröffentlichung der Sitzungsunterlagen im BIS – bisher nur Sitzungskalender und Tagesordnung)

• Zugang für alle Mandatsträger (Schulung nach Bedarf, insbes. nach Kommunalwahl 2011)

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Beispiele: Sitzungskalender (BIS)

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Beispiele: Startseite (RIS)

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Beispiele: Sitzung (RIS)

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Erfahrungen mit Somacos • gute Projektabwicklung • Weiterentwicklung des Programms unter Berücksichtigung individueller Kundenwünsche

• kompetentes und hilfsbereites Auftreten der SOMACOS-Mitarbeiter • individuelle Schulungen • Hotline gut erreichbar

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Erfahrungen mit Somacos • ausreichend Haushaltsmittel für Projekteinführung und Schulungen einplanen • Hilfe-Funktion könnte verständlicher sein

• Rechteverwaltung („Rechte und Rollen“) nicht ganz einfach

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Ausblick • Veröffentlichung von Sitzungsunterlagen (Beschlüsse, Niederschriften o. a. ) im Bürgerinformationssystem (in Abstimmung mit den Gremien)

• Versand der Sitzungsunterlagen auf elektronischem Weg (dafür Anpassung u. a. der Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung erforderlich)

• Nutzung weiterer Module im Rahmen des Sitzungsmanagements

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Stadtverwaltung Korbach Haupt- und Personalamt Stechbahn 1 34497 Korbach Karin Schmidt Tel.: 05631 53-225 E-Mail: [email protected]

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