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Mit OS|ECM Sitzungsprotokolle revisionssicher archivieren Die Schnittstelle OS[SESSION] archiviert Sitzungsdokumente nicht nur revisionssicher – sie öffnet auch das Tor für ein umfassendes Enterprise Content Management

Mit der Schnittstelle OS[SESSION] sind jetzt Anwender der weitverbreiteten Sitzungsmanagementsoftware Session von der Firma SOMACOS in der Lage Sitzungsprotokolle, Tagesordnungspunkte (TOP), Teilnehmerlisten, Sitzungstermine etc. unternehmensbzw. verwaltungsweit revisionssicher in OS|ECM zu archivieren und zahlreiche praktische ECM-Funktionen mit zu nutzen. Session ist eine ausgereifte SoftwareLösung für Sitzungs-, Fraktions- und Gremienarbeit. Die aus Sachsen-Anhalt stammende Firma SOMACOS gehört zu den Marktführern im Bereich des digitalen Sitzungsmanagements. Ihre Produkte sind mittlerweile bei ca. 950 Verwaltungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz sowie in Belgien im Einsatz. Session umfasst eine Werkzeugsammlung für sämtliche Prozesse der Sitzungsvor- und -nachbereitung, wie z.  B. Vorlagenerfassung und -verwaltung, Sitzungsplanung, Tagesordnung, Einladung, Niederschrift, Beschlussverwaltung und -überwachung sowie Sitzungsgeldabrechnung inklusive Schnittstellen zu entsprechenden Kassenverfahren. Sämtliche Dokumente, die im Rahmen des Sitzungsmanagements anfallen, werden standardmäßig entspre-

chend der Session-Ablagestruktur in einem Verzeichnis auf einem Server abgelegt. Eine revisionssichere Langzeitarchivierung ist im Produkt nicht vorgesehen.

Die Ausgangssituation Da das Daten- und Dokumentenaufkommen von Sitzungen, Beratungen und Ausschüssen in kommunalen Verwaltungen stetig größer und damit oft auch unübersichtlicher wird, gibt es einen wachsenden Bedarf, diese Informationen mit den leistungsstarken Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) effektiver zu

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verwalten und sicher zu archivieren. OS|ECM ist als einheitliche, unternehmens- bzw. verwaltungsweite Informations-, Kommunikations- und Archivierungsplattform in der Lage, diesen Anforderungen umfassend gerecht zu werden. Die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover hat auf Basis von OS|ECM die Schnittstelle OS[Session] programmiert, die es erlaubt Daten aus der Sitzungsmanagementlösung Session zentral in OS|ECM abzulegen und revisionssicher zu archivieren. Mit der Anbindung von Session an OS|ECM eröffnen sich dem SessionUser zahlreiche neue und praktische

Sitzungsdokumente revisionssicher archivieren

ECM-Funktionen, die die Arbeit mit Sitzungsdokumenten spürbar leichter, transparenter und sicherer machen.

Sitzungsmanagement um ECM-Funktionen erweitern Mit dem Einsatz von OS[Session] wird die automatische Übergabe der SessionDaten und -Dokumente an das revisionssichere OS|ECM-Archiv realisiert, ohne dass ein Mehraufwand für die Sachbearbeiter entsteht. Session-Dokumente mit dem Status „Vorlage abgeschlossen“ werden im Hintergrund über ein Import-/ExportVerzeichnis in OS|ECM importiert, während die Indexdaten über eine XML-Datei übergeben werden. Die Datenübergabe kann auch manuell erfolgen. Zu einer Session-Vorlage wird in OS|ECM automatisiert ein neuer Ordner einschließlich der Verschlagwortung erzeugt. Alle Sitzungsdokumente und -vorgänge stehen jetzt in einem zentralen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem verwaltungs- bzw. unternehmensweit allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Das verbessert die Arbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Außerdem ist es durch die Überführung der Session-Sitzungsdaten nun möglich, diese gemeinsam mit z.  B. Umsetzungsdokumenten in digitalen

Akten in OS|ECM zu verwalten. Die Verwaltung der Daten im DMS von OS|ECM bietet zudem noch zahlreiche neue Recherchemöglichkeiten, wie z. B. die Suche in Indexdaten nach Ersteller, letzter Zugriff u. a. m. sowie die leistungsstarke OS|ECM-Volltextsuche mit linguistischer, semantisch-assoziativer oder Ähnlichkeitssuche. Die Dokumente aus Session werden in OS|ECM nicht nur revisionssicher auf beliebige externe Speichermedien ausgelagert und entlasten dadurch das System - die Schnittstellenstärke von OS|ECM erlaubt es, beliebig weitere Fachapplikationen anzubinden und so die Collaborationsmöglichkeiten über Abteilungsgrenzen hinweg auszubauen. OS|ECM ist damit wachsenden Anforderungen ebenso gewachsen, wie es für die komplette Verwaltung, Archivierung und für den umfassenden Austausch sämtlicher Dokumente in Verwaltungen oder Unternehmen geeignet ist. Ihr betreuender OS-Vertriebspartner:

Vorteile im Überblick • Revisionssichere und automatische Archivierung von Sitzungsdokumenten aus Session • Unternehmens- bzw. Verwaltungsweiter Zugriff für berechtigte Mitarbeiter auf Sitzungsdokumente • Verbesserte Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg bei der Umsetzung von Sitzungsbeschlüssen • Erweiterte Suchmöglichkeiten in Sitzungsprotokollen, Tagesordnungspunkten, Teilnehmerlisten etc. • Darstellen der Sitzungsdokumente im Kontext mit anderen Unternehmensdokumenten • Nutzung leistungsstarker ECM-/DMS-Funktionen OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz

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