Einführung des Ratsinformationssystems Session und Session Net
Einwohner:
92923 (Stand 31.12.2011)
Beschäftigte:
5 Fraktionen und ein Einzelstadtrat
5 Ausschüsse
6 Ortschaftsräte
1178
Informationen zur Stadt
Vor Session ausschließliches Arbeiten mit Word und Excel
Vorlagen kamen in Papierform
Von der Erstellung der Vorlage bis zur Endunterzeichnung vergingen oftmals 14 Tage – bedingt durch internen Postversand
Veröffentlichung im Intranet und im Internet verbunden mit enormem Arbeitsaufwand
Für Internetveröffentlichung Erstellung von PDF-Dateien erforderlich
Ausgangssituation
1. Treffen September 2008 Präsentation der Firma Somacos
Erneute Kontaktaufnahme Frühjahr 2010
Installation der Software im Juni 2010
Ab Juli 2010 Konfiguration des Systems durch Herrn Schubert
Parallel dazu Erfassung der Stammdaten durch Frau Münster
Einführung Session
Aufarbeitung aller Dokumente der laufenden Wahlperiode zurück bis August 2009
August 2010 - Schulung der Vorlagenbearbeiter und Führungskräfte
Kaltstart der Arbeit mit Session 1. September 2010
Ab Januar 2011 automatisierte Übergabe der Sitzungsgelder an das Kassenverfahren
Einführung Session
Juli 2011 Veröffentlichung Amtsino im Intranet
Dezember 2011 neues Ratsinformationssystem auf www.zwickau.de
Nächste Etappe unser „Portal für Mandatsträger“ steht kurz vor dem Abschluss
Nach und nach Einbindung Fraktionsgeschäftsstellen, Stadträte, beratende Mitglieder, Ortschaftsräte
Einführung Session
Session auf Server Windows 2003
Datenbank: Oracle 10g
Veröffentlichung Amtsinfo Intranet über IIS
Veröffentlichung Bürgerinfo im Internet über Apache
Organisation und Technik
Fazit
Die Arbeit hat sich mit Session enorm vereinfacht. Vorlagen können innerhalb eines Tages fertig gestellt werden.
Einsparung von Papier und unnötigen Postwegen.
Transparenz durch die Verfügbarkeit aller Dokumente der jeweiligen Sitzung im Intranet und Internet (Beschlussniederschriften, Anfragen, Anfragenbeantwortung)
Reduzierung des Arbeitsaufwandes auf Grund der automatisierten Weitergabe der Daten ins Intranet und Internet
Fazit
Die Arbeit mit Session wird von der Leitungsebene sehr positiv bewertet. Sie dient als Beispiel für die elektronische Arbeit auf anderen Ebenen.
Man sollte dennoch nicht vergessen, dass es Arbeit mit Menschen ist. Es ist immer gut, wenn es einen kompetenten Mitarbeiter gibt, der den Kollegen am Anfang hilfreich zur Seite steht.
Das Arbeiten mit Session unterliegt auch für Insider (hier Datenverarbeitung und Stadtratsbüro) einem ständigen Lernprozess. Auch hier ist Kreativität gefordert, um der Firma Somacos neue Sichtweisen zu eröffnen.
Ziel der Stadt Zwickau ist die Einführung von Mandatos. Dies ist aber aufgrund der derzeitigen Konstellation des Stadtrates nicht möglich – nach Rücksprache derzeit kein Interesse. Der nächste Vorstoß unsererseits erfolgt zu Beginn der neuen Legislaturperiode im Sommer 2014.
Ausblick
Sitzungsdienst Frau Sibylle Münster Tel.: 0375 831833 Mail:
[email protected] Frau Christine Aldemir Tel.: 0375 831809 Mail:
[email protected]
Datenverarbeitung Frau Jutta Müller Tel.: 0375 831031 Mail:
[email protected]
Ansprechpartner