Einführung des Ratsinformationssystems Session und Session Net



Einwohner:

92923 (Stand 31.12.2011)



Beschäftigte:



5 Fraktionen und ein Einzelstadtrat



5 Ausschüsse



6 Ortschaftsräte

1178

Informationen zur Stadt



Vor Session ausschließliches Arbeiten mit Word und Excel



Vorlagen kamen in Papierform



Von der Erstellung der Vorlage bis zur Endunterzeichnung vergingen oftmals 14 Tage – bedingt durch internen Postversand



Veröffentlichung im Intranet und im Internet verbunden mit enormem Arbeitsaufwand



Für Internetveröffentlichung Erstellung von PDF-Dateien erforderlich

Ausgangssituation



1. Treffen September 2008 Präsentation der Firma Somacos



Erneute Kontaktaufnahme Frühjahr 2010



Installation der Software im Juni 2010



Ab Juli 2010 Konfiguration des Systems durch Herrn Schubert



Parallel dazu Erfassung der Stammdaten durch Frau Münster

Einführung Session



Aufarbeitung aller Dokumente der laufenden Wahlperiode zurück bis August 2009



August 2010 - Schulung der Vorlagenbearbeiter und Führungskräfte



Kaltstart der Arbeit mit Session 1. September 2010



Ab Januar 2011 automatisierte Übergabe der Sitzungsgelder an das Kassenverfahren

Einführung Session



Juli 2011 Veröffentlichung Amtsino im Intranet



Dezember 2011 neues Ratsinformationssystem auf www.zwickau.de



Nächste Etappe unser „Portal für Mandatsträger“ steht kurz vor dem Abschluss



Nach und nach Einbindung Fraktionsgeschäftsstellen, Stadträte, beratende Mitglieder, Ortschaftsräte

Einführung Session



Session auf Server Windows 2003



Datenbank: Oracle 10g



Veröffentlichung Amtsinfo Intranet über IIS



Veröffentlichung Bürgerinfo im Internet über Apache

Organisation und Technik

Fazit



Die Arbeit hat sich mit Session enorm vereinfacht. Vorlagen können innerhalb eines Tages fertig gestellt werden.



Einsparung von Papier und unnötigen Postwegen.



Transparenz durch die Verfügbarkeit aller Dokumente der jeweiligen Sitzung im Intranet und Internet (Beschlussniederschriften, Anfragen, Anfragenbeantwortung)



Reduzierung des Arbeitsaufwandes auf Grund der automatisierten Weitergabe der Daten ins Intranet und Internet

Fazit



Die Arbeit mit Session wird von der Leitungsebene sehr positiv bewertet. Sie dient als Beispiel für die elektronische Arbeit auf anderen Ebenen.



Man sollte dennoch nicht vergessen, dass es Arbeit mit Menschen ist. Es ist immer gut, wenn es einen kompetenten Mitarbeiter gibt, der den Kollegen am Anfang hilfreich zur Seite steht.



Das Arbeiten mit Session unterliegt auch für Insider (hier Datenverarbeitung und Stadtratsbüro) einem ständigen Lernprozess. Auch hier ist Kreativität gefordert, um der Firma Somacos neue Sichtweisen zu eröffnen.



Ziel der Stadt Zwickau ist die Einführung von Mandatos. Dies ist aber aufgrund der derzeitigen Konstellation des Stadtrates nicht möglich – nach Rücksprache derzeit kein Interesse. Der nächste Vorstoß unsererseits erfolgt zu Beginn der neuen Legislaturperiode im Sommer 2014.

Ausblick

Sitzungsdienst Frau Sibylle Münster Tel.: 0375 831833 Mail: [email protected] Frau Christine Aldemir Tel.: 0375 831809 Mail: [email protected]

Datenverarbeitung Frau Jutta Müller Tel.: 0375 831031 Mail: [email protected]

Ansprechpartner