Einführung des Ratsinfosystems Session bei der Stadt Remscheid

Sitzungsdienst vor Session • Dezentral in den Dezernaten und Fachdiensten • Vorlagenerstellung über vereinheitlichte Word-Vordrucke • Workflow durch Herumtragen von Papier • Sitzungsabwicklung (Einladungen, Nachträge, Niederschriften) über uneinheitliche Word-Vordrucke • Recherche nur eingeschränkt über Windows-Bordmittel (nur bei sinnvoller Dateistruktur) • Darstellung im Internet nur für den Rat

Konsequenz: 14.12.2009 Projektauftrag der Oberbürgermeisterin zur • Einführung eines Ratsinformationssystems gleichzeitig mit der • Einrichtung eines zentralen Sitzungsdienstes

Frühjahr 2010: Anpassung von Session an Remscheider Gegebenheiten • Erstellung der Dokumentvorlagen • Stammdatenerfassung der Fachbereiche und Gremien, Anwender und Mandatsträger • Einrichtung des Workflows • Schulung der Sitzungsdienstmitarbeiter und Administratoren

Dies erfolgte vor Ort in enger Zusammenarbeit mit dem Kundenbetreuer der Fa. Somacos, wobei es gelang, die in Remscheid praktizierten Verfahrensweisen weitestgehend in Session abzubilden.

Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre seit Jahren praktizierten Verfahrensweisen kritisch zu hinterfragen. Schneiden Sie alte Zöpfe ab!

Juni 2010: Schulung der künftigen Session-Anwender Als Session-Anwender „gesetzt“ waren: • Oberbürgermeisterin und Beigeordnete samt pers. Referenten und Vorzimmer • Alle Fachbereichsleiter und deren Stellvertreter sowie Abteilungsleiter • Weitere mit der Erstellung von Vorlagen befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Benennung der Fachbereiche Insgesamt ca. 150 Kolleginnen und Kollegen. Die Schulung erfolgte durch eigene Kräfte. Seit Juli 2010 erfolgt die Vorlagenerstellung incl. Mitzeichnungen und Freigabe bei der Stadt Remscheid ausschließlich papierlos über Session.

Seit August 2010 erfolgt die Abwicklung des Sitzungsdienstes für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse und die Beiräte ausschließlich über Session. Es werden ausschließlich in Session erstellte Sitzungsunterlagen verwandt. Im Juli 2011 erfolgte die Anbindung der Fraktionsgeschäftsstellen an Session über eine Portallösung. Anträgen und Anfragen können von den Fraktionsgeschäftsstellen direkt in Session erstellt werden. Seit September 2011 werden auch die Sitzungen des Verwaltungsvorstands und des Ältestenrates über Session abgewickelt.

Umfang des Einsatzes von Session seit August 2010: 26 Gremien, davon 22 im zentralen Sitzungsdienst Ca. 250 Mandatsträger Ca. 250 Anwender Ca. 3400 Vorlagen Ca. 385 Sitzungen

Einsatz von Session Net Seit September 2011 ist das Bürgerinfo unter www.remscheid.de in Betrieb. Sämtliche Sitzungen mit allen (öffentlichen) Vorlagen, Beschlüssen und Niederschriften sind automatsch für jedermann zugänglich, ohne dass ein personeller Aufwand betrieben werden muss. Umfangreiche Recherchefunktionen samt Volltextrecherche stehen zur Verfügung. Im November 2011 wurde den Ratsmitgliedern die Möglichkeit eröffnet, über eine Portallösung das Ratsinfo zu nutzen, ebenfalls mit den oben genannten Recherchemöglichkeiten, jedoch auch für nichtöffentliche Unterlagen. Den Session-Usern in der Verwaltung stehen über das Amtsinfo ebenfalls umfangreiche Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Was zu tun bleibt Die Inbetriebnahme des Sitzungsgeldmoduls nach Anbindung an die Kasse ist zum Beginn der kommenden Wahlperiode geplant. Digitale Gremienarbeit Das Thema digitale Gremienarbeit ist zur Zeit in aller Munde; in einigen Kommunen wird sie bereits praktiziert. Mit der Mandatos App bietet die Fa. Somacos ein geeignetes Werkzeug zur Umsetzung an. Neben der Schaffung der technischen Voraussetzungen (z.B. WLAN in den Sitzungsräumen) ist es aus Sicht der Stadt Remscheid jedoch erforderlich, dass gesetzliche Rahmenbedingungen durch eine Änderung der Gemeindeordnung geschaffen werden, um auch in zukünftigen „digitalen Ratssitzungen“ rechtssichere und gerichtsfeste Beschlüsse z.B. in Bauleitplanverfahren sicherzustellen.

Fazit Die Einführung von Session bei der Stadt Remscheid ist erfolgreich durchgeführt worden. Hier ist die sehr konstruktive Zusammenarbeit mit der Fa. Somacos zu würdigen, die die Verwaltung auf dem Weg der Umstellung des gesamten Sitzungsdienstes begleitet hat. Das Erstellen von Vorlagen wurde standardisiert, der elektronische Workflow vereinfacht Mitzeichnung und Freigabe im Vergleich zu früher erheblich. Das Verfahren ist für die Vorlagenersteller einfach zu bedienen und wird sehr gut angenommen. Auch im Bereich des Sitzungsdienstes führt der Einsatz von Session zu erheblichen Erleichterungen. Das automatische Erstellen von Tagesordnungen stellt insbesondere bei umfangreichen Sitzungen eine große Vereinfachung dar. Durch Bürger-, Amts- und Ratsinfo wird eine Transparenz auch nach außen geschaffen, die vorher nicht einmal ansatzweise vorhanden war und die sowohl von der Politik als auch von Bürgern und der örtlichen Presse sehr positiv aufgenommen wird.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

André Bürger 0 21 91/16 – 34 28 [email protected] Michael Müller 0 21 91/16 – 38 08 [email protected]