Stadt Husum

Anwenderbericht zu

Stadt Husum - allgemein • Stadtverwaltung für rd. 23.000 Einwohnerinnen und Einwohner • Sozialzentrum für Husum und Umland • Verwaltungsgemeinschaft mit dem Amt Pellworm • weitere 11 Außenstellen Schulen und Feuerwehr

Stadt Husum - Arbeitsplätze • 160 Arbeitsplätze im Rathaus – davon 100 in der Stadtverwaltung – davon 60 im Sozialzentrum

• 6 Arbeitsplätze beim Amt Pellworm • 30 Arbeitsplätze in den Schulen und bei der Feuerwehr Husum

Stadt Husum - Selbstverwaltung

Stadt Husum Selbstverwaltungsgremien

• Stadtverordnetenkollegium • sieben Ausschüsse – – – – – – –

Hauptausschuss Finanz- und Wirtschaftsausschuss Ausschuss für Schule, Kultur und Sport Ausschuss für Soziales und Jugend Bauausschuss Ausschuss für Umwelt und Planung Werkausschuss

Stadt Husum Selbstverwaltungsgremien

Sitzungsdienst bis 2001 • Protokolle als Dateien im Word-Format im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. • Vorlagen (siehe oben) • Suche und Recherche über die Funktionen des Dokumentenmanagements möglich. • Keine Einheitlichkeit (Einheitliches Erscheinungsbild) • Keine datenbankbasierten Funktionen, wie z. Bsp. Personendaten, Verknüpfung von Vorlagen und Sitzungen, Sitzungsgeldabrechnung, Internetportal, etc.

Sitzungsdienst bis 2001 • Teilweise mehrfaches Erfassen von Texten für die jeweils verschiedenen Ausschüsse sowie für Vorlage und Niederschrift • manuelle Weitergabe von Sitzungsvorlagen, Einladungen, Bekanntmachungen und Niederschriften • Fertigen von Auszügen über „Ausschneiden und Aufkleben“

Sitzungsdienst bis 2001 für die Verwaltungsleitung • • • • •

Schlechte Übersicht über die Vorlagen und Niederschriften Keine Informationen über den Bearbeitungsstand Recherchemöglichkeit eingeschränkt Keine Volltextrecherche Protokollkontrolle und Beschlusscontrolling sehr aufwändig

Sitzungsdienst bis 2001 Für die Politik • Ohne Mehraufwand keine zeitnahen Informationen aus Gremien, in denen man nicht Mitglied ist • Recherchemöglichkeit eingeschränkt über die Verwaltung oder direkt über „das Papier“

Sitzungsdienst bis 2001 Für die Bürgerinnen und Bürger • Informationen über Sitzungstermine und Sitzungen nur ohne Unterlagen • Keine Übersicht über den Inhalt von Beschlussvorlagen • Keine zeitnahe Information über das Ergebnis der Sitzungen • Keine Recherchemöglichkeit

Zielsetzung • Einheitliche Abwicklung des Sitzungsdienstes in einem Fachverfahren – – – – – –

Sitzungsvorbereitung Durchführung Sitzungsnachbereitung Verwaltung der Gremien und Mandatsträger Sitzungsgeldabrechnung Erstellung der Sitzungsvorlagen, Einladungen, Bekanntmachungen und Niederschriften zeitnah und einheitlich

Zielsetzung • IT gestütztes Informationsund Dokumentenmangagementsystem mit differenzierter Rechtevergabe – Software für die Bearbeitung – webbasierte Auskunftsmöglichkeiten und Recherche • Amtsinformationssystem (Intranet) • Bürgerinformationssystem (Internet) • Ratsinformationssystem (geschützter Bereich im Internet)

Sitzungsdienst ab 2002 • Vorbereitende Maßnahmen (Erfassung Personen, Gremien, Layout Niederschriften und Vorlagen, Schulung, etc.) im zweiten Halbjahr 2001 vorbereitet. • Sitzungsdienst ab Januar 2002 komplett über Session abgebildet. • Zeitgleich Intranet-Informationssystem für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt. • Keine Protokolle vor 2002 eingepflegt.

Sitzungsdienst ab 2004 • Seit Januar 2004 Sitzungs-Informationssystem mit den Daten der Jahre 2002 bis 2003 im Internet. • Seit Sommer 2004 Sitzungs-Informationssystem für ehrenamtliche Selbstverwaltung im Internet.

Ablauf des Sitzungsdienstes • • • • •

Erstellung der Beschlussvorlage Stellungnahmen beteiligter Fachämter Mitzeichnung innerhalb der Verwaltungsleitung verwaltungsinterne Beratung Tagesordnung und Beratungsfolge in der ehrenamtlichen Selbstverwaltung (Politik) ergibt sich aus den Vorlagen • Sitzungsablauf bis zur Genehmigung der Niederschrift • Beschlusscontrolling • Sitzungsgeldabrechnung (Einführung in Vorbereitung)

Amtsinformationssystem im Intranet Session Sitzungsdienst • nur öffentliche Daten und Dokumente • nichtöffentliche Daten und Dokumente mit Zugangskennung • Zugriff in Echtzeit Nutzung der Session-Datenbank und der SESSIONDokumente für Recherchezwecke

Bürgerinformationssystem im Internet Sitzungs-Informationssystem • Zugriff ausschließlich auf öffentliche Daten und Dokumente im Internet (insbesondere für die Presse) • Zugriff für alle Internetnutzerinnen und -nutzer über die städtische Website www.husum.de • Synchronisation erfolgt täglich um 13.00 Uhr

Ratsinformationssystem Sitzungsdienst Politik intern • Stadtverordnete und bürgerliche Mitglieder über das Internet • öffentliche und nicht öffentliche Daten und Dokumente durch Zugangskennung gesteuert • Freigabe parallel zu den „Originaldokumenten“ • Webserver mit geschütztem Bereich • Synchronisation zusammen mit dem Bürgerinfo-System • Zugriff ist kennwortgeschützt

Erfahrungen mit Somacos • gute Projektabwicklung und fundierte Kenntnisse • regelmäßige Weiterentwicklung des Programms unter Berücksichtigung individueller Kundenwünsche • Schulungsangebote und Anwendertreffen • gut erreichbare Hotline mit schneller Reaktionszeit

Haben Sie Fragen? Kontakt Frank Brinkmann Informationstechnik Zingel 10 25813 Husum Tel. (0 48 41) 6 66-1 50 Fax (0 48 41) 6 66-1 00 Mail [email protected] http://www.husum.de

Die Bürgerinformation finden Sie unter www.husum.de / Rathaus / Politik / SitzungsInformationssystem

mit Link auf http://www.stadthusum.de/s ession/bi/infobi.php

Stadt Husum

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit