IT + Technik | In Kürze

Stadtwerke Köln

Digitale Gremienarbeit Für das Sitzungsmanagement setzt der Stadtwerke Köln Konzern bereits seit März 2005 erfolgreich die Lösung Session der Firma Somacos ein. Damit wird die gesamte Sitzungsorganisation für die Konzerngesellschaften abgewickelt. Dazu gehören neben der Terminplanung, dem Erstellen von fristgerechten Einladungen und dem Erstellen beziehungsweise Einpflegen von Vorlagen einschließlich der Niederschriften auch die Sitzungsgeldabrechnung bis hin zur Dokumentenverwaltung. Ein weiterer positiver Effekt auf dem Weg zur vollelektronischen Gremienarbeit wurde im Jahr 2007 durch die Einführung von SessionNet erreicht. Nach einer internen Testphase wurde ein Gremium als erste Nutzergruppe der freigeschalteten Web-Anwendung ausgewählt. Seitdem ist dieses in der Lage, die Sitzungsunterlagen, Niederschriften und Termine via Internet einzusehen beziehungsweise

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stadt + werk | September 2013

Stadtwerke Köln: Sitzungsunterlagen sind digital verfügbar. auf den lokalen PC herunterzuladen. Die Vorbereitung auf eine Sitzung ist somit erstmals ohne Papierversand möglich. Anfang 2012 wurde mit der Mandatos iPad App ein weiterer Baustein für die digitale Gremienarbeit eingeführt. Die Applikation gewährleistet nach Angaben von Anbieter Somacos eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf iPads. Dadurch verfügen die Gremienmitglieder über eine schnelle, einfache und komfortable

Informationsquelle. Neben einer Volltextrecherche aller Dokumente stehen die Sitzungsunterlagen und -kalender auch offline zur Verfügung. In allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen vorgenommen werden. Durch einen automatischen Abgleich werden die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Sicherheit wird dabei durch moderne Verschlüsselungsmechanismen gewährleistet. ■