Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Ein Erfahrungsbericht - Lernen Sie von unseren Fehlern! Agenda: ●

Historie - Wie hat sich der Sitzungsdienst bei uns entwickelt ?

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Time to change - Warum haben wir uns verändert?

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Der Ruf aus dem Rat - Keine Papierberge mehr !

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Bei Geld geht es ums Detail - Wie war das mit dem Teufel ?

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100 Geräte - Wie bekommt man die alle unter einen Hut ?

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Willkommen im Zoo - Windows-, Linux-, und nun noch ein apple-Server !

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Arbeite klug, nicht hart - Das Ausrollen der iPads.

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Der kleine Einstein - Nur das Genie beherscht das Chaos.

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WLAN is in the air - Sitzungsorte und Alien-Angst !

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Wir sind angekommen - Was jetzt anders ist ...

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Redezeit ist um - Fragezeit ist jetzt!

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Historie - Wie hat sich der Sitzungsdienst bei uns entwickelt ? ●

Der Sitzungsdienst wird zentralisiert im Vorzimmer abgearbeitet.

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Vorlagenerstellung erfolgt dezentral durch alle Sachbearbeiter.

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Der Sitzungsdienst umfasst die Betreuung von 7 Körperschaften ca. 100 Mandatsträger 29 Gremien 15 Fraktionen Sitzungsgeldabrechnung und 75 x Aufwandsentschädigungen für Funktionsträger der FFW .

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Seit 2006 ramiris der Fa. naviga im Einsatz.

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Ab ca. 2008 mit nichtöffentlichem Internet-RatsInfo.

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Von 11.2006 - 03.2014 ca. 500 Sitzungen und 7000 Drucksachen.

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Von 04.2014 - 09.2015 ca. 170 Sitzungen und 600 Vorlagen.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Time to change - Warum haben wir uns verändert? ●

ramiris ist mehr als ein Programm für den Sitzungsdienst. Aktenplan, DMS, Schaltzentrale für den Mitarbeiter, papierloser Sitzungsdienst via Tablet in Planung.

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Kein Workflow, dafür starke Strukturierung der Arbeitsumgebung.

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Gut nachvollziehbare Druckaufbereitung Vorlagen lesbar, Druck-Debugging.

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Engagierte, kompetente Mitarbeiter bei naviga “Frau Ramiris” , aber: zu wenige Schultern

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Schwierigkeiten bei der Trennung Ö/NÖ.

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Erst nach vielen Anpassungen SG-fähig.

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Aber: Nicht das Kernprodukt der Fa. naviga. 2013 Verkauf an die Fa. HSH (meso, geso) .

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Und: Einstellung der Produktentwicklung, ab 2014 kein Support mehr !

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Der Ruf aus dem Rat - Keine Papierberge mehr ●

Nahezu zeitgleich mit dem Auslaufen des Supports von ramiris wird somacos-session, sessionNet, Mandatos im Kreistag des Heidekreises eingeführt.

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In den größeren Räten (Schwarmstedt und Samtgemeinde) wird die Einführung eines tabletfähigen Ratsinformationssystems zum Jahreswechsel gefordert.

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Die Verwaltung führt eine “Wirtschaftlichkeitsanalyse” durch welche den tabletgestützten Sitzungsdienst mit gemeindeeigenen Geräten als wirtschaftlich betrachtet. Vorgabe dabei: Digitale Sitzungsführung auch bei den “kleinen” Mitgliedsgemeinden.

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August 2013: Die Firma somacos wird mit der Einführung von session, sessionNet mit Mandatos beauftragt.

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September 2013: Installation des internen Systems.

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Einrichtung, Konfiguration und Schulung von session ab November 2013.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Die Rahmenbedingungen - Ecken und Kanten des Projektes ●

Es wird session mit sessionNet inkl. Mandatos mit gemeindeeigenen iPads eingeführt.

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Es soll zum Jahreswechsel 2014 umgestellt werden. session - InHouse. Keine Migration von Alt-Daten, sessionNet - externes Hosting (KRZ Lemgo), iPads mit Mandatos für die Mandatsträger.

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“Papierlos für alle” und von Beginn an. Ausnahmen: Papier für wählbare Bürger und den Zweckverband Aller-Leine-Tal.

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Bei dem zu erstellenden Workflow sind die Fachsbereichsleiter, die Kämmerei und die Verwaltungsleitung zu berücksichtigen.

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Vor der Publikation eines unterschriftspflichtigen Dokumentes ist ein Papierdokument zu erstellen.

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Nach der Unterschrift, oder später, erfolgt eine Publikation im Bürgerinformationssystem.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Bei Geld geht es ums Detail - Wie war das mit dem Teufel ? ●

Der Jahreswechsel als Termin der Umstellung ist nicht zu halten. Die letzten Ratsbeschlüsse zur Beschaffung fallen erst kurz vor dem Jahreswechsel. Es gibt noch keinen Haushalt 2014.

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Generationswechsel bei iPads, ältere Beschlüsse passen nicht mehr den neuen Preisen, iPads kaum verfügbar.

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Zum Jahreswechsel, durch den Wegfall des Konjunkturpakets II keine gültige Vergabeordnung. Daher > Beschaffungsszenario geändert: Vorher: Gesamtbeschaffung und Bezuschussung durch die einzelnen Körperschaften. Jetzt: Einzelbeschaffung der jeweils benötigten Geräte durch die einzelnen Gemeinden. Es wurden letztendlich 75 iPad für 100 Mandatsträger beschafft. Das wurde durch Doppelfunktionen und Geräte des Heidekreises möglich. Auch Fachbereichsleiter, Vorzimmer und Verwaltungsleitung wurden mit iPads ausgestattet.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst 100 Geräte - Wie bekommt man die denn alle unter einen Hut ? ●

Die iPads der Verwaltung und der Mandatsträger werden mit Hilfe eines apple-Servers und entsprechenden Profilen per USB und WLAN verwaltet.

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Mit Hilfe des Programms “apple-Konfigurator” wird ein Basis-Verwaltungsprofil via USB aufgebracht, dieses kann von den Benutzern nicht gelöscht werden und stellt die Voraussetzungen für die ausschließliche Konfiguration via “apple-Server” bereit.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst 100 Geräte - Wie bekommt man die denn alle unter einen Hut ? ●

Ein weiteres Profile mit allgemeingültigen Einstellungen (z.B. WLAN, Apps u.ä.) wird für alle iPads verteilt.

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Für jeden Benutzer gibt es dann ein persönliches Profil mit E-Mail Einstellungen und speziell zugewiesenen Apps. Die Profile werden per apple-Server verteilt, wenn die Geräte online sind.

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Für Hilfestellungen steht das Programm Teamviewer bereit. Leider ist mit der appleVariante keine Fernwartung möglich.

Das System aktuell zu halten erfordert viel Aufwand! Das neueste Update von iOS verlangt vor dem Update einer App deren Löschung! Zahlung bei iTunes/apple mit verwaltungsunüblichen Bezahlverfahren.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Willkommen im Zoo - Windows-, Linux-, und nun noch ein apple-Server

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst ●

Arbeite klug, nicht hart - Das Ausrollen der iPads.

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Wichtig:Genug Zeit für die Vorbereitung einplanen. iPad - Absicherung, Profilverhalten der apple-Geräte müssen erst einmal verstanden werden. Die Benutzer müssen auf das neue System vorbereitet werden.

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Vor den Ausrollen der iPads haben wir für interessierte Mandatsträger 4-stündige Grundlagen- iPad-Schulungen angeboten. Das Angebot wurde von 30 Personen wahrgenommen.

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Aber: In der Schulung wurden nur Grundlagen im Umgang mit dem iPad gezeigt, Mandatos konnte nur auf einem Demosystem erläutert werden.

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Es wurde eine Domain für die E-Mail Verteilung angelegt: www.gremien-schwarmstedt.de.

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Es erfolgte dann eine Einführung für alle Mandatsträger durch Herrn Rothe im Uhle-Hof. Dabei wurden auch die iPad verteilt.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst ●

Arbeite klug, nicht hart - Das Ausrollen der iPads.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst ●

Der kleine Einstein - Nur das Genie beherscht das Chaos. Kennwort - Lotto und in den Standardvorgaben manche danach alle 6 Wochen neu

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst WLAN is in the air - Sitzungsorte und Alien-Angst ! ●

Um zusätzliche laufende Kosten zu vermeiden wurden iPads nur in WLAN-Aufführung, ohne UMTS/LTE beschafft.

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Daher muss allen Mandatsträger zur Sitzungsvorbereitung WLAN zur Verfügung stehen.

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Einige Mandatsträger(Innen) wollten aber die zusätzliche elektromagnetische Belastung zu Hause nicht zulassen. Für iPads gibt es aber offiziell keine kabelgebundene Anbindung.

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Nach Versuchen in der EDV wurde dem Personenkreis eine USB-Port, USB-NIC, Switch-Kombination zur Verfügung gestellt, so dass WLAN-los gearbeitet werden konnte.

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Die häufig genutzten Sitzungsorte in öffentlichen Einrichtungen wurden, wenn möglich mit WLAN, z.T. auch öffentlich und frei ausgestattet. Es zeigte sich das viele WLAN-Hotspots in Hotels oder ähnlichem nicht mit Mandatos funktionieren!

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Wir sind angekommen - Was jetzt anders ist ... ●

Wir replizieren 4x täglich unsere Daten zu den Informationssystemen.

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Geänderte Erwartungshaltung bei den Mandatsträgern: Von den Vorlagen wir mehr Aktualität erwartet, d.h. aber auch Ladungszeiten und Vorbereitungszeiten werden “verschwommener” wahrgenommen.

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Da von der Verwaltungsleitung oft Mitteilungen als Vorlagen aktuell eingebracht werden, gibt es unterschiedliche Vorbereitungsstände bei den Mandatsträgern.

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Die Sitzungsleitung mit manchmal schwieriger zu handhaben, besonders bei schnell auf einander folgenden Gremien (VA-Rat Beschlüsse nicht aktuell).

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Die Mitarbeiter müssen digitaler denken, z.B. dass durch die HTML-Wandlung die Vorlage nicht das Produkt ist.

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Der Gedanke an Ö/NÖ, gerade bei Anlagen, muss ausgeprägter sein. Alle Anlagen müssen in digitale Form überführt werden, d.h. der Mitarbeiter muss technischer denken! Nutzung von digitalen Stempeln.

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015

Unser Weg zum papierlosen Sitzungsdienst Redezeit ist um - Fragezeit ist jetzt!

Samtgemeinde Schwarmstedt

09.09.2015