7 wichtige Punkte für das Einführen einer PPM-Lösung Beachten Sie diese wertvollen Hinweise und steigern Sie damit Ihren Erfolg

Haben Sie schon einmal versucht, ein IT-System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmana-

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gement (PPM) einzuführen? Unserer Erfahrung nach scheitert dies häufig, wenn zu viel auf

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einmal in Angriff genommen wird. Ist die Einführung gefloppt, dann werden Berichte wieder

verschiedenen Themen des Projekt-,

individuell mit PowerPoint gemalt und alte Excel-Listen aktualisiert. Das Resultat sind dann

Portfolio- und Ressourcenmanage-

häufig hohe Kosten, unnötiger Zeitverlust und interne Ärgernisse.

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Daher soll Ihnen dieses Dokument Tipps an die Hand geben, wie Sie die wichtigsten Stolperfallen bei der Einführung eines PPM-Systems im Unternehmen vermeiden.

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Gehen Sie nach der für Sie sinnvollen Priorisierung der Elemente vor – Schritt für Schritt nach der Devise „Weniger ist erst mal mehr“. Nach dem einfachen Einstieg in Ihr PPM-System kann dieses später nach Bedarf weiter detailliert werden. Folgend eine Liste mit Stichpunkten, die Sie beim Einführen beachten sollten. Diese erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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Klären Sie die genauen Erwartungen der Stakeholder • Identifizieren Sie die relevanten Stakeholder in Ihrem Unternehmen. • Beachten Sie politische Strömungen im Unternehmen und besonders persönliche Interessen von Personen, die sich mit der angestrebten Transparenz vielleicht schwer tun könnten. • Sorgen Sie für gemeinsames Verständnis aller Beteiligten, was die Anforderungen sind und wie diese durch ein PPM-System abgedeckt werden können. • Entwickeln Sie dafür einen Kommunikationsplan. • Weisen Sie vorab auf den notwendigen Zeitbedarf hin. • Stellen Sie die einzelnen Phasen der Einführung transparent dar.

2

Nutzen Sie ein zentrales PMO als Verantwortliche Stelle • Das PMO ist die zentrale Organisationseinheit, die die strategische Planung, Teamplanung, Budgetplanung und Projektplanung unterstützt. • Es kümmert sich beispielsweise um Qualität und Standards (siehe hierzu diesen Artikel) • Das PMO sollten Sie aus erfahrenen Projektmanagern zusammenstellen. Diese sollten im Unternehmen ein „Standing“ haben, um sich auch durchsetzen zu können. • Für den nötigen Rückhalt bei allen Vorgaben in Verbindung mit dem PPM-System sollten Sie das PMO möglichst hoch im Unternehmen aufhängen. Zudem bedarf es unbedingt der Unterstützung der Unternehmensleitung.

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Differenzieren Sie nach sinnvollen Projektarten • Legen Sie fest, ab wann ein Projekt ein Projekt und keine Linientätigkeit mehr ist. Definieren Sie dafür Kriterien im Rahmen einer Projektwürdigkeitsanalyse. • Legen Sie für unterschiedliche Projektarten und Programme passende Methoden und Tools festlegen. • Wichtig sind auch Kriterien für einen ordentlichen Projektabbruch. Dies bedarf einer entsprechenden Kultur im Unternehmen, damit berechtigte Abbrüche von Projekten nicht zu (versteckten) Vorwürfen an die verantwortlichen Projektleiter führen. • Schaffen Sie Klarheit, von wem, wie und wofür das neue PPM-System einzusetzen ist und wofür nicht.

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Etablieren Sie passende Prozesse und leben Sie diese • Definieren Sie mit den beteiligten Stakeholdern die notwendigen Prozesse, beginnend von der Anlage der Projektidee, über die Priorisierung des Portfolios, die Grob- und Detailplanung sowie Ressourcenplanung und -abstimmung. • Halten Sie die Prozesse so schlank wie möglich. • Legen Sie auch die Prozesse für das Berichtswesen und die notwendigen Meetings zur Steuerung des Portfolios fest. • Gestalten Sie sinnvolle Prozesszyklen, d.h. wann hat welche Rolle welche Informationen an wen zu liefern, damit das gesamte System regelmäßige Termine zur Steuerung und notwendigen Entscheidungen ermöglicht. • Sorgen Sie dafür, dass jede Rolle die für sie sinnvollen Informationen und Rechte besitzt. • Das Erstellen von gut vorbereiteten Berichten als Entscheidungsgrundlagen braucht Zeit zur Sammlung und Abstimmung der Daten. Das sollten Sie bei der Planung der Zyklen berücksichtigen. • Legen Sie klare Stichtage fest und kommunizieren Sie diese an alle Beteiligten. • Achten Sie auf die Einhaltung der Prozesse und Termine, damit das gesamte System rund läuft. • Dokumentieren Sie die Prozesse eindeutig mit den Aufgaben eines jeden beteiligten Stakeholders. Reduzieren Sie sich dabei auf einfache Anweisungen zum Vorgehen und schreiben sie keine dicken Handbücher, die keiner liest.

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Wählen Sie zuerst nur die wirklich wichtigsten Elemente • Sorgen Sie dafür, dass am Anfang nicht zu viel auf einmal gefordert wird. • Beschränken Sie sich zuerst auf wenige wichtige Elemente aus möglichen Prozessen, Methoden und Tools. Damit stellen Sie die Akzeptanz und Machbarkeit jederzeit sicher und erfüllen so die Erwartungen besser. • Priorisieren Sie die Elemente und gehen Sie Schritt für Schritt vor. Die sinnvolle Reihenfolge der einzelnen Elemente ist je nach Unternehmen unterschiedlich.

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• Etablieren Sie zuerst einzelne wenige Methoden flächendeckend über alle Projekte. Der andere Weg, viele unterschiedliche Methoden in einzelnen Projekten, ist für eine zentrale Gesamtlösung nicht zielführend. • Starten Sie mit schnell zu realisierenden Quick-wins. Feiern Sie diese!

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Stellen Sie die Akzeptanz des Tools sicher • Denken Sie daran: Nur ein akzeptiertes PPM-System wird auch gelebt. • Sorgen Sie dafür, dass jede Rolle mit dem für sie am besten geeigneten Werkzeug arbeitet. • Jedes Tool sollte den Eigennutzen der Anwender maximieren, nicht nur zur Datenpflege für andere Rollen dienen. • Reduzieren Sie Abhängigkeiten, damit die einzelnen Rollen allein handlungsfähig bleiben und effizient arbeiten können. Ein hoher Grad an Automatisierung kann hier helfen ist hierbei hilfreich.

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Wählen Sie den PPM-Einstieg nach gewünschtem Schwerpunkt • Nach der Auswahl der passenden Prozesse und Methoden erfolgt der stufenweise Ausbau zum vollständigen PPM-System. • Entscheiden Sie sich, ob Ihr Schwerpunkt auf der Terminplanung, der Ressourcenplanung oder auf der Portfolioplanung liegen soll. • Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern. Allerdings brauchen Sie länger, bis die Ressourcenplanung etabliert werden kann, denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen. • Bei Fokus auf der Ressourcenplanung sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleiter gehen. Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn Teamleiter alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeiter zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen. • Bei dem Einstieg über das Portfoliomanagement regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen, bevor Sie sich mit der Optimierung der Durchführung beschäftigen. • Entscheiden Sie sich für einen der Wege, denn das Vorgehen ist unterschiedlich.

Diese sieben Punkte haben Ihnen einen Überblick gegeben, worauf Sie beim Einführen einer PPM-Lösung achten sollten. Wenn Sie dies tun, dann sind Sie auf einem erfolgreichen Weg. Zum Schluss nochmals die beiden wichtigsten Tipps: • Gehen Sie in verkraftbaren kleinen Schritten vor und wollen Sie nicht zu viel auf einmal. • Beachten Sie politische Strömungen im Unternehmen und persönliche Interessen. Die Aussage „Transparenz ist toll – aber nur bei den anderen“ spielt hier eine wichtige Rolle. Denn ein PPM-System erzeugt unter Umständen eine Transparenz in Bereichen, die nicht jeder Abteilungsleiter schätzen wird. Damit müssen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit rechnen.

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Die Experten für internationales Projektmanagement Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad

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