3 Varianten zum Einführen einer PPM-Lösung Einstieg über Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfoliomanagement

Wenn Sie vorhaben, ein IT-System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM)

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einzuführen, dann sollten Sie wichtige Punkte beachten. Dazu gehören z.B. die Erwartung der

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Stakeholder, das PMO als zentrale Koordinationsstelle und auf jeden Fall, dass Sie in kleinen

verschiedenen Themen des Projekt-,

Schritten vorgehen. „Weniger ist erst mal mehr“. Nach dem einfachen Einstieg in Ihr PPM-System

Portfolio- und Ressourcenmanage-

kann dieses später nach Bedarf weiter detailliert werden.

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Nach der Auswahl der passenden Prozesse und Methoden erfolgt der stufenweise Ausbau zum vollständigen PPM-System. Dabei kommt es darauf an, auf welchen der folgenden Bereiche

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Sie in Ihrem PPM-System den Schwerpunkt setzen möchten: Terminplanung, Ressourcenpla-

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nung oder Portfoliomanagement.

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• Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern. Allerdings brauchen Sie länger, bis die Ressourcenplanung etabliert werden kann, denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen. • Beim Fokus auf der Ressourcenplanung sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleiter gehen. Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn Teamleiter alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeiter zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen. • Beim Einstieg über das Portfoliomanagement regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen, bevor Sie sich mit der Optimierung der Durchführung beschäftigen. Entscheiden Sie sich für einen Schwerpunkt-Weg, denn das Vorgehen ist unterschiedlich. Dieses Dokument soll Ihnen als Übersicht dienen, • welcher Schwerpunkt wann der richtige Weg für Sie ist, • worauf Sie achten sollten, • was der Nutzen dieses Ansatzes ist und • was die nächsten Schritte sein könnten beim Erweitern Ihres PPM-Systems.

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Variante 1: Start mit Schwerpunkt auf Terminplanung Dies ist der richtige Weg, wenn • Sie einzelne Projekte inhaltlich und terminlich steuern wollen • Sie eher Lieferungen und Leistungen von externen Projektbeteiligten koordinieren müssen, als den persönlichen Einsatz von eigenen Ressourcen • Sie eher Auftragsprojekte durchzuführen haben, als selbst initiierte Entwicklungsprojekte • Ihre Ressourcen relativ einfach zu beschaffen sind bzw. keinen wesentlichen Engpass darstellen • …

Darauf sollten Sie beim Einstieg über die Terminplanung achten • Sorgen Sie für eine geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen, um auch bei großen Projekten mit vielen Hundert Vorgängen die Übersicht zu behalten. • Ergänzen Sie Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc., um den Terminplan aussagefähig zu gestalten sowie Berichte filtern und sortieren zu können. • Definieren Sie sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten, um die Projekte zeitlich gut steuern zu können. • Sorgen Sie für die vollständige Verknüpfung der Vorgänge und nutzen Sie die automatische Berechnung der Terminkette geeigneter PM-Werkzeuge. • Speichern Sie Basispläne um Änderungen gegenüber dem letzten Status bzw. dem Ursprungsauftrag sichtbar zu machen.

Ihr Nutzen beim Einstieg über die Terminplanung • Klare Übersicht auf der Terminschiene • Sie kennen den Status jedes Vorgangs und können Probleme früh erkennen. Das kann z.B. über ein WBS Chart mit Ampeln erfolgen. • Sie wissen, wer wann was an wen zu liefern hat. • Aktuelle Verzögerungen auf der Terminschiene erkennen Sie rechtzeitig. Weitere Trends lassen sich aus einer Meilenstein-Trendanalyse ablesen. (kostenlose MTA für MS Project) • Sie haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche, weil Sie auch bei großen Terminplänen durch Filtern der Daten einfach auf die relevanten Bereiche fokussieren können. • …

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Terminplanung • Ergänzen von Kosten an Meilensteinen und Liefergegenständen. • Erfassen des Status der Vorgänge durch das Projektteam selbst statt über den Projektleiter. • Grobe Ressourcenplanung mit Skills auf Basis von Teams und externen Beteiligten. • Zeitrückmeldung durch die eingesetzten Ressourcen selbst. • Portfoliomanagement • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Lieferterminen, Materialbestellungen und Rechnungsinformationen. • …

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Variante 2: Start mit Schwerpunkt auf Ressourcenplanung Dies ist der richtige Weg, wenn • die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen projektbestimmend ist. • Sie eher die Auslastung Ihrer Ressourcen optimieren möchten, als der Termineinhaltung verpflichtet sind. • es für Sie wichtig ist, schneller eine komplette Ressourcenplanung zu haben, als eine detaillierte Terminplanung. • …

Darauf sollten Sie beim Einstieg über Ressourcenplanung achten • Erfassen Sie die Ressourcen aller Teams mit deren Kapazitäten idealerweise in einem zentralen Ressourcenpool. • Finden Sie mit Ihrem Betriebsrat eine Einigung über die Berechtigungen für den Zugriff auf Ressourcendaten und die Granularität der Planung. Dies ist normalerweise gegeben, wenn die Teamleiter ihre Planung selbst erstellen. • Gewinnen Sie die Teamleiter für Ihr Vorhaben und überzeugen Sie diese vom Nutzen der gesteigerten Transparenz. • Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug für Ressoucenmanagement an die Hand – das muss nicht zwangsläufig das System der Projektleiter sein, muss aber damit zusammenarbeiten können. • Teamleiter planen Abwesenheiten und alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in der Linie und in Projekten. Für Projekte reicht es hierbei aus, eine generelle Zusicherung zu planen, wobei die Detailplanung beim Projektleiter bleibt.

Ihr Nutzen beim Einstieg über die Ressourcenplanung • Klare Übersicht der Ressourcenauslastung. • Sie kennen den Status jedes Teammitglieds und können Über- und Unterlasten früh erkennen. • Sie wissen, wer wann woran und wieviel arbeitet. • Sie identifizieren schnell die Personen, denen Sie noch Arbeit übertagen können. • Projekt- und Teamleiter haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche. • Der Teamleiter kann seinem Vorgesetzten die Auslastung seines Teams fundiert veranschaulichen. • …

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Ressourcenplanung • Ausweiten des Systems auf Unternehmensbereiche, bei denen Projektmanagement klassischerweise nicht vorkommt, Ressourcen aber trotzdem geplant werden müssen. • Aufbau eines abteilungsübergreifenden bzw. unternehmensweiten Berichtswesens über den Ressourceneinsatz. • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Projekt-System, wenn der weitere Fokus auf Terminmanagement liegt. • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Portfolio-System, wenn der weitere Fokus auf Portfoliomanagement liegt. • Anbinden einer Ist-Zeitenerfassung. • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Kostenstellen, Leistungsarten, Urlauben… • …

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Variante 3: Start mit Schwerpunkt auf Portfoliomanagement Dies ist der richtige Weg, wenn für Sie zuerst folgendes erreichen möchten: die gewünschten Anforderungen aus der Unternehmensstrategie zusammenzuführen mit den tatsächlichen Möglichkeiten Ergebnisse zu liefern.

Darauf sollten Sie beim Einstieg über Portfoliomanagement achten • Entwickeln Sie einen Prozess für die Projektinitiierung. • Definieren Sie Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss. • Definieren Sie strategische Treiber für die Priorisierung der Projekte im Portfolio. • Schaffen Sie eine vollständige Übersicht der laufenden Projekte zur Gegenüberstellung und Entscheidung über die neuen Projekte. • Prüfen Sie die Machbarkeit durch den Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung mit den verfügbaren Kapazitäten und Budgets. • Planen Sie dafür besser vollständig und grob, als unvollständig und zu detailliert.

Ihr Nutzen beim Einstieg über Portfoliomanagement • Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig durchzuführen. • Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind Sie immer aktuell über das Portfolio informiert. • Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann. • Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren. • …

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über Portfoliomanagement • Ausbau der Terminplanung • Ausbau des Ressourcenmanagements • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation mit Budgetinformationen • …

Nochmals die beiden wichtigsten Hinweise zum Vorgehen: • Steigen Sie möglichst einfach ein in Ihr neues PPM-System. Dieses kann später nach Bedarf weiter detailliert werden. Alles sollte in überschaubaren Schritten erfolgen, um die Akzeptanz und Machbarkeit jederzeit sicher zu stellen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre PPM-Einführung an enttäuschten Erwartungen, unpassenden Methoden und/oder ungenutzten Werkzeugen scheitert. • Und beachten Sie auf jeden Fall, dass Sie die Bedürfnisse aller beteiligten Stakeholder, die später mit dem System arbeiten, ausreichend berücksichtigen. Nur dann ist die Akzeptanz gesichert und Ihr PPM-System wird in Zukunft das Erreichen Ihrer Unternehmensziele noch besser unterstützen.

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Die Experten für internationales Projektmanagement Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad

TPG® The Project Group bietet als international tätiger Fullservice-Anbieter Beratung und Lösungen für unternehmensweites Projektmanagement. Schwerpunkt sind Technologien von Microsoft sowie die Integration mit SAP und beliebigen anderen Systemen. Besonders für international aktive Kunden steht TPG als Microsoft Gold Certified Partner für kompetente Beratung, flexible Umsetzung, intelligente PM-Lösungen und die Erhöhung des PM-Reifegrades als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Praxisbezogene Seminare zu Microsoft Project und ProjektmanagementMethodik runden das Leistungsspektrum ab. Warum „Your Project Experts“? -- Sehr umfangreiche Erfahrung im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sowie in Microsoft Technologie – schon seit fast 20 Jahren -- Microsoft Gold Certified Partner und weltweit eine der ersten Adressen zu integrierten PPMLösungen mit Microsoft Technologien wie Project Server und SharePoint -- Weltweit führendes Portfolio an Produkten, die Microsoft Lösungen clever erweitern, Systeme integrieren und so das Arbeiten im Projektmanagement spürbar erleichtern Die „Kundenversteher“ Wer verstehen will muss richtig zuhören können. TPG Berater erfüllen diese Voraussetzung. Gemeinsam mit Ihnen als Kunde entwickeln sie den richtigen Weg zum gewünschten Ziel. Bei der Auswahl geeigneter Methoden, Standards und Werkzeuge für Projektmanagement schöpfen unsere Experten aus langer Erfahrung in allen Branchen. Ihre vorhandene IT-Infrastruktur wird ebenso berücksichtigt, wie mögliche künftige Entwicklungen. Sicher richtig ankommen Gebündelt ist unsere langjährige Erfahrung in der TPG 5-Phasen Methode. Das ist der „rote Faden“ beim Planen und Umsetzen jedes Projekts. Schritt für Schritt, zielgenau und schnell entsteht nach dieser Methode die Projektmanagement-Umgebung, die Ihnen künftig die Arbeit erleichtert und den PM-Reifegrad in Ihrem Unternehmen erhöht. Das gilt auch für Migrationen. Global verfügbar Mit mehreren Niederlassungen in Europa, USA und Afrika sowie einem weltweiten Netzwerk autorisierter Partner bietet TPG ein Leistungsportfolio für große und mittlere Unternehmen aller Branchen, die Projektmanagement in internationaler Größenordnung betreiben. Werterhalt in der Zukunft Regelmäßige Wartung, erfahrenes Coaching der Mitarbeiter und jederzeit ein zuverlässiger Support sichern die Akzeptanz und den Betrieb Ihrer Investition langfristig. Dass das auch in Zukunft so bleibt, dafür sprechen unser international anerkanntes Know-how, ein weltweit führendes Produktportfolio und die seit Jahren sehr enge Beziehung zu Microsoft. Mehr finden Sie unter www.theprojectgroup.com

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