Schriftliche Kommunikation Uwe Freund
Modul 8
Effizient arbeiten: Vorlagen und Textbausteine Erstellen von Nachrichtenvorlagen in Outlook So legen Sie eine neue Vorlage an:
Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Neu“ auf „Neue E-Mail“.
Geben Sie den gewünschten Text ein.
Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Registerkarte „Datei“.
Klicken Sie auf „Speichern unter“.
Wählen Sie aus der Liste „Dateityp“ die Option „Outlook-Vorlage“. Geben Sie im Feld „Dateiname“ einen Namen für die Vorlage ein.
Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Nutzen von Nachrichtenvorlagen in Outlook So erstellen Sie eine E-Mail mit Ihrer Vorlage:
Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Neu“ auf „Neue Elemente“.
Zeigen Sie auf „Weitere Elemente“ und dann auf „Formular auswählen“.
Klicken Sie im Dialogfeld „Formular auswählen“ in der Liste „Suchen in“ auf „Vorlagen im Dateisystem“.
Wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Aktualisierungen von Nachrichtenvorlagen in Outlook Wenn Sie die Vorlage ändern möchten,
erstellen Sie eine neue E-Mail auf Basis der alten Vorlage,
nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und
speichern Sie sie unter dem gleichen Namen und am gleichen Ort ab, wie es im Abschnitt „So legen Sie eine neue Vorlage an“ beschrieben ist. Dabei überschreiben Sie die alte Vorlage.
Erstellen von zusätzlichen Signaturen in Outlook So legen Sie zusätzliche Signaturen an:
Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail über die Schaltfläche „Neue EMail“ oder mit Strg+N.
Klicken Sie im E-Mail-Fenster auf „Signatur“ und wählen Sie „Signaturen“.
Klicken Sie auf „Neu“, und legen Sie den gewünschten E-Mail-Text inklusive der Abschluss-Signatur an.
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Modul 8
Effizient arbeiten: Vorlagen und Textbausteine Erstellen und Nutzen von Vorlagen mit Apple Mail So erstellen Sie eine Vorlage mit Apple Mail
Öffnen Sie Apple Mail und erstellen Sie eine neue E-Mail über „Ablage“ und „Neue EMail“.
Passen Sie die E-Mail nun nach Ihren Wünschen an und wählen Sie unter „Ablage“ den Befehl „Als Vorlage sichern...". Geben Sie einen Namen für die Vorlage an und klicken Sie auf „Sichern“.
So nutzen Sie eine Vorlage mit Apple Mail
Erstellen Sie wieder eine neue E-Mail und wählen oben rechts das Blatt-Symbol aus. Unter „Eigene“ finden Sie Ihre selbst erstellten Vorlagen.
Erstellen von zusätzlichen Signaturen in Apple Mail
Wählen Sie aus dem Menü „Mail“ und dann „Einstellungen“.
Aktivieren Sie Signaturen.
Klicken Sie auf das +-Zeichen, um eine neue Signatur zu erstellen.
Benennen Sie die Signatur und geben Sie den gewünschten Text ein.
Ziehen Sie die Signaturbezeichnung auf den Namen desjenigen Postfachs oder derjenigen Postfächer, für die es verfügbar sein soll.
Nutzen von eigenen Signaturen in Apple Mail
Erstellen Sie eine neue E-Mail.
Wählen Sie rechts im E-Mail-Fenster bei „Signatur“ die gewünschte Signatur aus. Hier werden nur diejenigen angezeigt, die Sie vorab dem Mail-Konto zugewiesen haben.
Erstellen von Vorlagen in Microsoft Word Vorlagen im Vorlagenordner speichern
Erstellen Sie das gewünschte Dokument in Word.
Wählen Sie „Datei – Als Vorlage sichern“. Word zeigt automatisch den Vorlagenordner an und wählt als Dateiformat „Microsoft Word-Vorlage (dotx)“ aus.
Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.
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Schriftliche Kommunikation Uwe Freund
Modul 8
Effizient arbeiten: Vorlagen und Textbausteine Vorlagen in beliebigem Ordner speichern
Erstellen Sie das gewünschte Dokument in Word.
Wählen Sie „Datei – Speichern unter“ und wählen Sie bei „Dateiformat“ den Eintrag „Word-Vorlage (dotx)“.
Geben Sie an, wo die Vorlage gespeichert werden soll. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.
Nutzen einer Vorlage in Word Vorlagen im Vorlagenordner
Wählen Sie „Datei – Neu aus Vorlage“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus.
Vorlagen in beliebigem Ordner
Öffnen Sie die Ordner und doppelklicken Sie auf die Vorlage. Es wird eine unbenannte Kopie mit dem jeweiligen Inhalt erstellt.
Ändern einer Vorlage
Wählen Sie „Datei – Öffnen“ und wechseln Sie in den Ordner, in dem sich die Vorlage befindet.
Wählen Sie die Vorlagendatei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Bearbeiten Sie die Vorlage und speichern Sie sie wieder.
Tipp: Ändern der normal.dotm
Die Vorlage normal.dotm enthält die Standardeinstellungen für neue Word-Dateien. Sie gibt also vor, welche Elemente eine Datei enthält, die Sie über „Datei – Neu“ oder Strg+N erstellen.
Auch diese Vorlage können Sie öffnen und ändern.
Textbausteine in Word für Windows Textbausteine anlegen
Erstellen Sie den gewünschten Textbaustein und markieren Sie ihn.
Klicken Sie im Menüband „Einfügen“ direkt auf „Schnellbausteine“ und wählen Sie „Autotext“, dann „Auswahl im Autotext-Katalog speichern“.
Geben Sie einen Namen für den Baustein an, und bestätigen Sie mit „OK“.
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Schriftliche Kommunikation Uwe Freund
Modul 8
Effizient arbeiten: Vorlagen und Textbausteine Textbausteine einsetzen
Klicken Sie im Menüband „Einfügen“ direkt auf „Schnellbausteine“ und wählen Sie „Autotext“, dann den gewünschten Baustein.
Oder geben Sie direkt den Textbausteinnamen im Text ein und drücken Sie danach die Taste F3.
Textbausteine in Word auf dem Mac Textbausteine anlegen
Erstellen Sie den gewünschten Textbaustein und markieren Sie ihn.
Wählen Sie „Einfügen – Autotext“ und klicken Sie in der Liste auf „Neu“.
Textbausteine einsetzen
Wählen Sie den gewünschten Textbaustein direkt über „Einfügen – Autotext“ aus dem Menü.
Textbausteine programmübergreifend nutzen unter Windows Über Programme wie das kostenfreie „Textbausteine plus“ können Sie Textbausteine programmübergreifend nutzen.
Installieren Sie das Programm und öffnen Sie es.
Legen Sie neue Bausteine an. Diese können in Ordnern angeordnet werden.
Legen Sie ein Kürzel fest, über das Sie den Baustein aufrufen möchten. Es sollte ein Kürzel sein, das Sie nicht auch als reguläres Word in einem Text verwenden, z. B. mit einem vorangestellten Zeichen wie „xadresse“.
Textbausteine einsetzen über Kürzel
Platzieren Sie den Cursor an derjenigen Stelle, an der der Baustein eingefügt werden soll.
Geben Sie das Bausteinkürzel ein – es wird direkt in den Bausteintext umgewandelt.
Textbausteine einsetzen durch Auswahl aus der Übersicht
Oder ziehen Sie einfach einen Baustein aus der Übersicht direkt an die Stelle, an der Sie ihn nutzen wollen.
Tipp: Wenn Sie Textbausteine sogar geräteübergreifend nutzen wollen, also auf Ihrem Windows-PC mit Synchronisation zu Ihrem Smartphone, Mac usw., dann verwenden Sie Programme wie Textexpander. Hier fällt meistens eine monatliche Gebühr an. Schriftliche Kommunikation © Uwe Freund www.SoftSkillCircle.de Digital Diamant GmbH Dieses eLearning-Angebot ist urheberrechtlich geschützt und ausschließlich für autorisierte Nutzer bestimmt. Die Weitergabe an Dritte ist untersagt und wird strafrechtlich verfolgt. Weitere Informationen dazu unter www.SoftSkillCircle.de/copyright
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Modul 8
Effizient arbeiten: Vorlagen und Textbausteine Textbausteine programmübergreifend nutzen am Mac Über Programme wie das sehr kostengünstige „aText“ können Sie Textbausteine programmübergreifend nutzen.
Installieren Sie das Programm und öffnen Sie es.
Legen Sie neue Bausteine an. Diese können in Ordnern angeordnet werden.
Legen Sie ein Kürzel fest, über das Sie den Baustein aufrufen möchten. Es sollte ein Kürzel sein, das Sie nicht auch als reguläres Word in einem Text verwenden, z. B. mit einem vorangestellten Zeichen wie „xadresse“.
Textbausteine einsetzen über Kürzel
Platzieren Sie den Cursor an derjenigen Stelle, an der der Baustein eingefügt werden soll.
Geben Sie das Bausteinkürzel ein – es wird direkt in den Bausteintext umgewandelt.
Tipp: Wenn Sie Textbausteine sogar geräteübergreifend nutzen wollen, also auf Ihrem Mac mit Synchronisation zu Ihrem Smartphone, Windows-Rechner usw., dann verwenden Sie Programme wie Textexpander. Hier fällt meistens eine monatliche Gebühr an.
Trainer-Profil Uwe Freund ist Experte für geschäftliche Korrespondenz und Beschwerdemanagement. Seit 1989 unterstützt er Unternehmen als Kommunikationstrainer, Coach und Berater v.a. für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief und E-Mail. Mehr über Herrn Freund erfahren Sie im Internet: www.uwefreund.com
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