ShoreTel IP Phone 420 Benutzerhandbuch

Juni 2013

Rechtliche Hinweise

Urheberrechte für Dokument und Software Copyright © 1998-2013 ShoreTel Inc., Sunnyvale, California, USA. Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt in den USA. Der Inhalt dieser Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von ShoreTel, Inc. auf keine Weise, in keiner Form und für keinen Zweck elektronisch oder mechanisch vervielfältigt oder übertragen werden. ShoreTel, Inc. behält sich das Recht vor, ohne weitere Benachrichtigung Änderungen an den in dieser Dokumentation beschriebenen Spezifikationen und Materialien vorzunehmen. ShoreTel, Inc. übernimmt keinerlei Verantwortung für eventuelle Schäden (einschließlich Folgeschäden), die daraus entstehen könnten, dass Benutzer sich auf die bereitgestellten Materialien verlassen, einschließlich (aber ohne Beschränkung) typografische, arithmetische oder Auflistungsfehler.

Marken ShoreTel, ShoreTel (und Logo), Brilliantly Simple, Brilliantly Simple Communication, ShoreGear, ShorePhone und ShoreWare sind eingetragene Marken von ShoreTel, Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Das ShoreTel-Logo ist eine Marke von ShoreTel, Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Alle anderen in dieser Dokumentation enthaltenen Urheberrechte und Marken gehören ihren jeweiligen Eigentümern.

Patente Das ShoreTel IP Phone 420 ist durch die unter http://www.shoretel.com/about/patents.html aufgelisteten Patente geschützt.

Versionsinformationen ShoreTel IP Phone 420 Benutzerhandbuch Dokument-Teilenummer: 800-1760-01 Version: TUI_IP420_1_5/5/14 Datum: 5. Mai 2014

Unternehmensinformationen ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 USA +1.408.331.3300 +1.408.331.3333 (Fax) www.shoretel.com

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

2

Inhaltsverzeichnis Bevor Sie beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Typografische Konventionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verwandte Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 1

4 4 4 4

Erste Schritte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Überblick über das ShoreTel IP Phone 420 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Displaykontrast einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Anmelden und Ihre Nebenstelle dem Telefon zuweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Gebrauch des Telefons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Anrufe tätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Anrufe annehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Anrufe stummschalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Übersicht über Statussymbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Gebrauch des Telefonverzeichnisses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Anrufprotokoll prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Anrufe behandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Anrufe halten oder wiederaufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden . . . . . . . . . . . . . . . 16 Anrufe weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Zusätzliche Anrufe beantworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Anrufe parken und entparken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Benutzereinstellungen einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Kapitel 2

Erweiterte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Konferenzgespräche tätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gegensprechanlage verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufmodus und Weiterleitung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ausruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachtanrufe annehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Status einer Sammelrufgruppe ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufe still überwachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

21 22 22 23 24 24 25 25

1

Inhaltsverzeichnis

Flüsterfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Aufschaltfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Kapitel 3

Gebrauch von Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Anmeldung bei Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vom Ihrem Telefon aus bei Voicemail anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Von einer anderen Nebenstelle aus bei Voicemail anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Von einem externen Telefon aus bei Voicemail anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Neue Nachrichten behandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tastaturbefehle verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten abhören, erneut abspielen, speichern und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten beantworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gespeicherte Nachrichten abhören . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten von Voicemail aus senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mailboxoptionen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ihren Namen aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Persönliche Begrüßungsmeldung aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ihr Kennwort einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anrufmodus ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Umschlagsinformationen aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gelöschte Nachrichten abhören . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gelöschte Nachrichten dauerhaft entfernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . Benachrichtigungsprofil aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 4

29 29 29 29 30 30 30 30 31 31 31 32 33 34 34 34 35 35 35 36 36 36 36 37 37

Fehlerbehandlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Probleme und Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Telefoninformationen anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Telefon neu starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

2

Bevor Sie beginnen Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen zu diesem Handbuch: Überblick ..................................................................................................................... 4 Organisation ......................................................................................................... 4 Typografische Konventionen ................................................................................ 4 Verwandte Dokumente ......................................................................................... 4

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

3

0

Bevor Sie beginnen

Überblick

Überblick Das vorliegende Handbuch wendet sich an Benutzer des ShoreTel IP Phone 420. Es beschreibt die Merkmale des Telefons und seine Verwendung.

Organisation Das Handbuch ist in die folgenden Kapitel aufgeteilt: 

Kapitel 1, Erste Schritte auf Seite 5 enthält einen Überblick über das Telefon. Dabei erfahren Sie, wie Sie das Telefon einrichten und wie Sie häufig anfallende Aufgaben damit erledigen.



Kapitel 2, Erweiterte Funktionen auf Seite 20 enthält Anweisungen zu erweiterten Aufgaben auf dem Telefon, wie z. B. dem Anpassen des Telefons, das Einleiten von Anrufen an mehrere Empfänger sowie zu Funktionen, für die spezielle Tastenkombinationen erforderlich sind.



Kapitel 3, Gebrauch von Voicemail auf Seite 27 enthält Anweisungen zum Gebrauch des Voicemailsystems zum Abhören von Nachrichten und zur Verwaltung Ihrer Voicemailbox.



Kapitel 4, Fehlerbehandlung auf Seite 39 enthält Informationen dazu, wie Sie im Fall von Problemen mit Ihrem Telefon vorgehen können.

Typografische Konventionen Die folgenden typografischen Konventionen werden in diesem Dokument verwendet: Schrift

Beschreibung

Fett

Tasten, die Sie auf dem Telefon drücken.

Blau

Querverweise mit Hyperlinks. Klicken Sie auf den blauen Text, um zum betreffenden Abschnitt zu springen. Alle Kapitel haben jeweils eine Liste mit Hyperlinks zu den Unterabschnitten des Kapitels auf der ersten Seite. Hinweis: Die Einträge im Inhaltsverzeichnis sind ebenfalls Hyperlinks, allerdings erscheinen sie nicht in blauer Schrift.

Verwandte Dokumente Die folgenden Dokumente sind ebenfalls verfügbar: 

Installationsanleitung – beschreibt die verfügbaren Anschlüsse an der Rückseite des Telefons und wie Sie den Kippwinkel des Telefons für den Gebrauch auf einem Schreibtisch einstellen können.



Wandmontage – beschreibt, wie das Telefon an einer Wand montiert wird.



Übersichtskarte – enthält Tastaturbefehle für auf dem Telefon häufig ausgeführte Aufgaben.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

4

KAPITEL

1.

Erste Schritte

In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über das ShoreTel IP Phone 420. Es enthält die folgenden Abschnitte: Überblick über das ShoreTel IP Phone 420 ................................................................ 6 Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren .................................................. 7 Displaykontrast einstellen ..................................................................................... 7 Anmelden und Ihre Nebenstelle dem Telefon zuweisen ............................................. 8 Gebrauch des Telefons ............................................................................................... 9 Anrufe tätigen ....................................................................................................... 9 Anrufe annehmen ............................................................................................... 10 Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen............................................ 12 Anrufe stummschalten ........................................................................................ 12 Übersicht über Statussymbole .................................................................................. 13 Gebrauch des Telefonverzeichnisses ....................................................................... 14 Anrufprotokoll prüfen................................................................................................. 15 Anrufe behandeln...................................................................................................... 15 Anrufe halten oder wiederaufnehmen ................................................................ 16 Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden................ 16 Anrufe weiterleiten .............................................................................................. 17 Zusätzliche Anrufe beantworten ......................................................................... 18 Anrufe parken und entparken ............................................................................. 18 Benutzereinstellungen einrichten .............................................................................. 19

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

5

1

Erste Schritte

Überblick über das ShoreTel IP Phone 420

Überblick über das ShoreTel IP Phone 420 Willkommen bei Ihrem neuen ShoreTel™ IP Phone! Abbildung 1 gibt einen Überblick über die Komponenten des IP Phone 420. Displaybereich Hörer mit Fingerstütze

Navigationstasten und Auswahltaste Auswahl von Optionen in der Benutzerschnittstelle. Meldungs-LED Blinkende LED macht Sie auf eingehende Anrufe oder nicht abgehörte Sprachnachrichten aufmerksam.

Lautsprecher Liefert hochwertige Wiedergabe

Leitungsdarstellungs tasten Zeigt aktive, eingehende oder gehaltene Anrufe an Funktionstasten Grundlegende Telefoniefunktionen: Weiterleiten, Konferenz, Telefonverzeichnis, Anrufprotokoll, Voicemail, Halten

Wählfeld

Mikrofon

Audio-Steuertasten Lautstärketasten für Hörer, Headset, Lautsprecher und Klingelton. Die Headset-, Stummschaltungs- und Lautsprechertasten leuchten auf, wenn die betreffende Funktion aktiv ist.

Abbildung 1: Komponenten des ShoreTel IP Phone 420

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

6

1

Erste Schritte

Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren

HörerPort

PC-Port

HeadsetPort

Netzwerkport

Abbildung 2: Anschlüsse an der Rückseite des IP Phone 420

Blendeffekte auf dem Telefondisplay reduzieren Wenn es schwierig ist, die Anzeige auf dem Telefondisplay zu sehen, können Sie den Sichtwinkel ändern, indem Sie den Stand an der Rückseite des Telefons einstellen. Genaue Anweisungen dazu finden Sie in der Installationsanleitung, die Sie zusammen mit Ihrem Telefon erhalten haben.

Displaykontrast einstellen 1. Halten Sie bei aufgelegtem Hörer die Taste

gedrückt.

Die LED sollte in diesem Fall nicht leuchten und Sie sollten keine Signaltöne hören. Wenn dies doch geschieht, heben Sie den Hörer kurz an und legen Sie ihn wieder auf. 2. Drücken Sie die Navigationstaste verringern.

ShoreTel IP Phone 420

oder

, um den Displaykontrast zu erhöhen bzw. zu

Benutzerhandbuch

7

1

Erste Schritte

Anmelden und Ihre Nebenstelle dem Telefon zuweisen

Anmelden und Ihre Nebenstelle dem Telefon zuweisen Wenn Ihr Name auf dem Telefondisplay angezeigt wird, dann hat Ihr ShoreTel-Administrator Ihnen das Telefon bereits zugewiesen und Sie brauchen es nicht mehr mit einer Nebenstelle zu verknüpfen. Sie müssen sich jedoch anmelden, um Ihr Kennwort zu ändern und Ihren Namen aufzunehmen, wie in den Schritten 1-6 unten beschrieben. Wenn Sie „Available“ und das Datum/die Uhrzeit auf dem Display sehen, müssen Sie dieses Verfahren verwenden, um sich anzumelden und Ihrem Telefon eine Nebenstelle zuzuweisen. Solange Sie Ihr Telefon nicht zugewiesen haben, können Sie nur interne Anrufe tätigen (über das Wählfeld oder das Verzeichnis), aber Sie können keine Anrufe empfangen und wahrscheinlich auch keine externen Anrufe tätigen.Um Anrufe empfangen und externe Anrufe tätigen zu können, müssen Sie sich anmelden und dem Telefon Ihre Nebenstelle zuweisen. Wenn Sie angemeldet sind, zeigt das Telefon Ihren Namen, die Nummer Ihrer Nebenstelle sowie das Datum und die Uhrzeit an. In diesem Zustand können Sie Anrufe entgegennehmen und Ihre Nachrichten prüfen. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel-Administrator eingerichtet werden), können Sie sich bei einem beliebigen ShoreTel IP Phone im ShoreTel-System anmelden und diesem Ihre Nebenstelle zuweisen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern auf Seite 23. So melden Sie sich an und weisen dem Telefon Ihre Nebenstelle zu: 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer ein, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. 3. Geben Sie eines der folgenden Kennwörter ein: 

Wenn Sie ein persönliches Kennwort von Ihrem Systemadministrator erhalten haben, geben Sie dieses ein und drücken Sie dann #.



Wenn Sie kein Kennwort erhalten haben, geben Sie das Standardkennwort 1234 ein und drücken Sie dann #.

4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie in neues Kennwort ein, gefolgt von #. Tipp Fragen Sie Ihren Systemadministrator nach der Mindestlänge für Kennwörter. 5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihr neues Kennwort erneut ein und drücken Sie #. 6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, nehmen Sie Ihren Namen auf und drücken Sie #. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie #, um die Aufnahme zu akzeptieren.



Drücken Sie 1, um die Aufnahme abzuspielen.



Drücken Sie 2, um Ihren Namen erneut aufzunehmen.



Drücken Sie *, um das Aufnehmen Ihres Namens abzubrechen.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

8

1

Erste Schritte

Gebrauch des Telefons

7. Um dem Telefon Ihre Nebenstelle zuzuweisen, drücken Sie 7 für die Mailbox-Optionen. 8. Drücken Sie 3. 9. Drücken Sie 1. Die Nebenstelle ist damit zugewiesen, und Sie sehen Ihren Namen und die Nummer der Nebenstelle auf dem Telefondisplay.

Gebrauch des Telefons In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Telefonieaufgaben beschrieben: 

Anrufe tätigen



Anrufe annehmen



Eingehende Anrufe an Voicemail senden



Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen



Anrufe stummschalten



Wartende Anrufe beantworten

Anrufe tätigen Sie können den Hörer, die Freisprechanlage oder ein Headset verwenden, um einen Anruf zu tätigen.

Anrufe über den Hörer tätigen 1. Nehmen Sie den Hörer ab und wählen Sie eine Telefonnummer, um einen Anruf zu tätigen. 2. Wenn Sie den Anruf beenden wollen, legen Sie den Hörer wieder auf.

Anrufe über die Freisprechanlage tätigen 1. Wenn Sie einen Anruf über die Freisprechanlage tätigen wollen, drücken Sie die Taste wählen Sie dann die gewünschte Nummer. Die LED in der Taste 2. Drücken Sie die Taste

leuchtet grün und der Anruf wird gewählt. erneut, um den Anruf zu beenden.

Daraufhin erlischt die LED in der Taste

ShoreTel IP Phone 420

und

.

Benutzerhandbuch

9

1

Erste Schritte

Anrufe annehmen

Anrufe über ein Headset tätigen 1. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf über ein Headset zu tätigen: 

Wenn Sie ein kabelgebundenes Headset verwenden, drücken Sie die Taste



Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, versetzen Sie dieses in den ausgehängten Zustand.

Die LED in der Taste

.

leuchtet grün und der Anruf wird gewählt.

2. Gehen Sie wie folgt vor, um den Anruf zu beenden: 

Wenn Sie ein kabelgebundenes Headset verwenden, drücken Sie erneut die Taste



Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, versetzen Sie dieses in den eingehängten Zustand.

Daraufhin erlischt die LED in der Taste

.

.

Anrufe annehmen Klingeltöne, eine grün blinkende Leitungsdarstellungstaste und das blinkende rote Licht rechts oben auf Ihrem Telefon zeigen alle einen eingehenden Anruf an. Wenn die entsprechenden Informationen verfügbar sind, werden der Name und die Telefonnummer des Anrufers auf dem Display angezeigt. Sie können den Hörer, die Freisprechanlage oder ein Headset verwenden, um einen Anruf zu beantworten. Je nachdem, wie die Einstellung für das automatische Aushängen in ShoreTel Communicator eingerichtet ist oder wie Ihr Administrator diese Option in ShoreTel Director konfiguriert hat, können Sie einen Anruf mit der Freisprechanlage oder einem Headset über eine der folgenden Methoden beantworten: 

Drücken Sie eine grün blinkende Leitungsdarstellungstaste.



Wenn der Anruf im Display angezeigt wird, drücken Sie die Auswahltaste im NavigationsTastenfeld.

Wenn ein oder mehrere weitere Anrufe eingehen, während zwei Anrufe bereits aktiv sind, eingehen oder gehalten werden, wird auf dem Display ein Pfeil angezeigt, der Sie darauf hinweist, dass weitere Anrufe vorliegen. Verwenden Sie die Navigationstasten, um die Anrufe durchzugehen und für jeden einzelnen Anruf die Anruferinformationen anzuzeigen. Drücken Sie die Auswahltaste im NavigationsTastenfeld, um den Anruf zu beantworten, der gegenwärtig auf dem Display angezeigt wird.

Anrufe über den Hörer beantworten 1. Heben Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. 2. Wenn Sie den Anruf beenden wollen, legen Sie den Hörer wieder auf.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

10

1

Erste Schritte

Anrufe annehmen

Anrufe über die Freisprechanlage beantworten 1. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf zu beantworten: 

Drücken Sie die Taste



Wenn Ihre Einstellung für das automatische Aushängen auf den Lautsprecher eingerichtet ist, drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste.

Die LED in der Taste 2. Drücken Sie die Taste

.

leuchtet daraufhin grün. erneut, um den Anruf zu beenden.

Daraufhin erlischt die LED in der Taste

.

Anrufe über ein Headset beantworten Wenn Sie ein Headset zum Beantworten von Anrufen verwenden wollen, richten Sie die Einstellung für das automatische Aushängen in ShoreTel Communicator auf Ihr kabelloses oder Ihr kabelgebundenes Headset ein. 1. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf über ein Headset zu beantworten: 

Wenn Sie ein kabelgebundenes Headset verwenden, drücken Sie die Taste



Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, versetzen Sie dieses in den ausgehängten Zustand.



Wenn die Einstellung für das automatische Aushängen auf Ihr Headset eingerichtet ist, drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste. (Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, erscheint eine Meldung auf dem Telefondisplay, in der Sie aufgefordert werden, die Aushängetaste auf Ihrem Headset zu betätigen.)

Die LED in der Taste

.

leuchtet daraufhin grün.

2. Gehen Sie wie folgt vor, um den Anruf zu beenden: 

Wenn Sie ein kabelgebundenes Headset verwenden, drücken Sie erneut die Taste



Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, versetzen Sie dieses in den eingehängten Zustand.

Daraufhin erlischt die LED in der Taste

ShoreTel IP Phone 420

.

.

Benutzerhandbuch

11

1

Erste Schritte

Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen

Lautstärke von Klingelton und Gespräch einstellen Verwenden Sie die Tasten

, um die Lautstärke Ihres Telefons einzustellen.



Stellen Sie die Lautstärke des Klingeltons ein, während der Hörer aufgelegt ist.



Stellen Sie die Gesprächslautstärke ein, während der Hörer abgehoben ist.



Stellen Sie die Lautstärke der Freisprechanlage ein, während die LED der Taste



Stellen Sie die Lautstärke des Headsets ein, während die LED der Taste

leuchtet.

leuchtet.

Hinweis Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden und eines der folgenden Audioprobleme auftritt, sollten Sie das Headset entsprechend der Anweisungen des Herstellers einstellen:   

Sie hören keinen Wählton. Die Lautstärke ist nicht ausreichend für Sie oder für die andere Partei. Sie hören ein Summen oder Rauschen.

Anrufe stummschalten 

Sie können einen Anruf stummschalten, so dass der Anrufer Sie nicht hören kann, indem Sie die Taste

drücken.

Während die Stummschaltung aktiv ist, leuchtet die LED auf der Taste 

Drücken Sie die Taste daraufhin wieder hören

erneut, um die Stummschaltung aufzuheben. Der Anrufer kann Sie

Wenn die Stummschaltung deaktiviert ist leuchtet die Taste

ShoreTel IP Phone 420

rot.

nicht.

Benutzerhandbuch

12

1

Erste Schritte

Übersicht über Statussymbole

Übersicht über Statussymbole Das ShoreTel IP Phone 420 zeigt die verschiedene Symbole für den Status des Telefons und für getätigte/eingegangene Anrufe an. Diese Symbole sind in Tabelle 1 zusammengefasst. Tabelle 1: Statussymbole Symbol

Beschreibung Eingehender Anruf außerhalb des Displays (Hauptseite)

Voicemail-Anzeige (Hauptseite)

Sicherer Anruf (Hauptseite)

Arbeitsgruppenagent angemeldet (Hauptseite)

Arbeitsgruppenagent abgemeldet (Hauptseite)

Arbeitsgruppenagent in Wrapup (Hauptseite)

Entgangener Anruf (Hauptseite und Anrufprotokoll)

Eingehender Anruf (Anrufprotokoll)

Abgehender Anruf (Anrufprotokoll)

Weitergeleiteter Anruf (Anrufprotokoll)

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

13

1

Erste Schritte

Gebrauch des Telefonverzeichnisses

Gebrauch des Telefonverzeichnisses Über das Telefonverzeichnis können Sie die Nummer eines Teilnehmers schnell nachsehen und wählen. 1. Drücken Sie die Taste Directory. Tipp Wenn Sie das Verzeichnis wieder schließen wollen, drücken Sie erneut die Taste Directory. 2. Rufen Sie den Eintrag für den gewünschten Teilnehmer über eine der folgenden Methoden auf: 

Verwenden Sie die Navigationstasten bis der gewünschte Eintrag markiert ist.

und

, um die Verzeichnisliste durchzugehen,



Wählen Sie die Ziffern, die den ersten Buchstaben im Vor- oder Nachnamen des gewünschten Teilnehmers entsprechen, und gehen Sie diese gefilterte Liste dann durch, bis der gewünschte Eintrag markiert ist.

Tipps 

Sie können auch gleichzeitig nach Vor- und Nachnamen suchen. Geben Sie dazu die ersten zwei oder drei Ziffern für den Vor- oder Nachnamen ein, drücken Sie # und geben dann die ersten Zeichen für den anderen Namen ein. Geben Sie also beispielsweise 78#94 ein, um nach den Einträgen Stefan Winter oder Winter Stefan zu suchen.



Um den Filter zu löschen und zur vollständigen Verzeichnisliste zurückzukehren, navigieren Sie zum Eintrag Filter löschen am oberen Rand der Liste und drücken Sie dann die Auswahltaste im Navigations-Tastenfeld. Wenn Sie versehentlich ein oder mehrere falsche Ziffern eingegeben haben, können Sie die Option Filter löschen schnell anzeigen, indem Sie mehrere weitere Ziffern eingeben. (Wenn das System keine Treffer für die eingegebenen Ziffern finden kann, verbleibt nur die Option Filter löschen auf dem Telefondisplay.)

3. Wenn der Eintrag des gewünschten Teilnehmers markiert ist, können Sie die Nummer dieser Person über eine der folgenden Methoden wählen: 

Drücken Sie die Auswahltaste im Navigations-Tastenfeld.



Drücken Sie eine Leitungsdarstellungstaste.



Nehmen Sie den Hörer ab.



Drücken Sie die Lautsprechertaste.



Drücken Sie die Headset-Taste. (Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, erscheint eine Meldung auf dem Telefondisplay, in der Sie aufgefordert werden, die Aushängetaste auf Ihrem Headset zu betätigen.)

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

14

1

Erste Schritte

Anrufprotokoll prüfen

Anrufprotokoll prüfen Im Anrufprotokoll werden ein- und abgehende Anrufe aufgelistet. Der jeweils letzte Anruf erscheint dabei an erster Stelle in der Liste. Jeder Eintrag im Anrufprotokoll enthält den Namen oder die Telefonnummer des betreffenden Teilnehmers (wenn verfügbar) sowie das Datum und die Uhrzeit des Anrufs. Wenn für eine bestimmte Nummer keine Anruferinformationen verfügbar sind, erscheint „Unbekannte Rufnummer“ für den Eintrag. So zeigen Sie die Liste aller getätigten, eingegangenen und entgangenen Anrufe an: 1. Drücken Sie die Taste History. Tipp Wenn Sie das Anrufprotokoll wieder schließen wollen, drücken Sie erneut die Taste History. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und entgangenen Anrufe durchzugehen.

und

, um die Liste der getätigten, eingegangenen

So tätigen Sie einen Anruf vom Anrufprotokoll aus: 1. Drücken Sie die Taste History. 2. Verwenden Sie die Navigationstasten und , um das Anrufprotokoll durchzugehen, bis der Name der Person, die Sie anrufen wollen, markiert ist. 3. Wenn der Name des gewünschten Teilnehmers markiert ist, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden, um den Anruf zu tätigen: 

Drücken Sie die Auswahltaste im Navigations-Tastenfeld.



Drücken Sie eine Leitungsdarstellungstaste.



Nehmen Sie den Hörer ab.



Drücken Sie die Lautsprechertaste.



Drücken Sie die Headset-Taste. (Wenn Sie ein kabelloses Headset verwenden, erscheint eine Meldung auf dem Telefondisplay, in der Sie aufgefordert werden, die Aushängetaste auf Ihrem Headset zu betätigen.)

Anrufe behandeln In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Anrufe behandeln: 

Anrufe halten oder wiederaufnehmen



Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden



Anrufe weiterleiten



Zusätzliche Anrufe beantworten



Anrufe parken und entparken

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

15

1

Erste Schritte

Anrufe halten oder wiederaufnehmen

Anrufe halten oder wiederaufnehmen So halten Sie einen Anruf: 

Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen, während ein Anruf aktiv ist: 

Drücken Sie die Taste Hold.



Drücken Sie die grüne Leitungsdarstellungstaste für den aktiven Anruf.

Die Taste für den gehaltenen Anruf blinkt daraufhin grün. So nehmen Sie einen Anruf wieder auf: 1. Gehen Sie die gehaltenen Anrufe mit den Navigationstasten gewünschte Anruf angezeigt wird.

und

durch, bis der

2. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Drücken Sie die Taste Hold.



Drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste.

Der Anruf wird wiederaufgenommen und die mit dem Anruf verknüpfte Leitungsdarstellungstaste leuchtet wieder stetig grün. Wenn Ihr Telefon aufgelegt ist, während ein gehaltener Anruf vorliegt, hören Sie nach 10 Sekunden und danach in Abständen von 1 Minute einen Klingelton zur Erinnerung, solange der Anruf gehalten bleibt.

Eingehende Anrufe an Voicemail oder eine andere Nummer senden Unabhängig davon, ob Ihr Telefon besetzt oder frei ist, können Sie einen eingehenden Anruf an Ihre Voicemailbox oder an eine andere Nummer senden, ohne ihn zu beantworten. So senden Sie einen eingehenden Anruf an Voicemail: 

Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen, während der eingehende Anruf angezeigt wird: 

Drücken Sie die Taste Voicemail.



Drücken Sie #.

So senden Sie einen eingehenden Anruf an eine andere Nummer, ohne ihn zu beantworten: 1. Drücken Sie die Taste Transfer, wenn das Telefon klingelt. 2. Geben Sie die Nummer ein, an die Sie den Anruf senden wollen. Der Anruf wird an die betreffende Nummer weitergeleitet.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

16

1

Erste Schritte

Anrufe weiterleiten

Anrufe weiterleiten Anrufe können auf zwei verschiedene Arten weitergeleitet werden: 

Bei einer Weiterleitung ohne Rücksprache wird der Anruf weitergeleitet, ohne dass der Zielteilnehmer diesen zuerst annimmt.



Bei einer Weiterleitung mit Rücksprache können Sie dagegen mit dem Zielteilnehmer sprechen, bevor Sie die Weiterleitung abschließen.

So nehmen Sie eine Weiterleitung ohne Rücksprache vor: 1. Drücken Sie die Taste Transfer, während Sie sich in einem Gespräch befinden. 2. Wählen Sie die Nummer, an die Sie den Anruf weiterleiten wollen. Tipp Wenn Sie sich umentscheiden und die Weiterleitung aufheben wollen, nehmen Sie den ursprünglichen Anruf wieder auf. 3. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Drücken Sie die Taste Transfer.



Legen Sie auf.

Der Anruf wird an die betreffende Nummer weitergeleitet. So nehmen Sie eine Weiterleitung mit Rücksprache vor: 1. Drücken Sie die Taste Transfer, während Sie sich in einem Gespräch befinden. 2. Wählen Sie die Nummer, an die Sie den Anruf weiterleiten wollen. Tipp Wenn Sie die Weiterleitung aufheben wollen, bevor der Zielteilnehmer antwortet, nehmen Sie den ursprünglichen Anruf wieder auf. 3. Nachdem der Zielteilnehmer geantwortet hat, wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Schließen Sie die Weiterleitung über eine der folgenden Methoden ab: 

Drücken Sie die Taste Transfer.



Betätigen Sie die Navigationstasten, bis Verbinden abschl. angezeigt wird, und drücken Sie dann die Auswahltaste.

Der Anruf wird weitergeleitet. 

Wenn Sie die Weiterleitung abbrechen wollen, betätigen Sie die Navigationstasten, bis Abbrechen angezeigt wird, und drücken Sie dann die Auswahltaste. Die Weiterleitung wird abgebrochen und der ursprüngliche Anruf bleibt verbunden.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

17

1

Erste Schritte

Zusätzliche Anrufe beantworten

Zusätzliche Anrufe beantworten Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel-Administrator zugewiesen werden), können Sie bis zu 16 eingehende Anrufe auf einmal annehmen. Wenn ein weiterer Anruf eingeht, während Sie sich in einem Gespräch befinden, hören Sie einen Piepton, die Leitungsdarstellungstaste blinkt grün und auf dem Telefondisplay werden die Anruferinformationen des eingehenden Anrufs angezeigt. Bei drei oder mehr Anrufen erscheint ein nach unten deutender Pfeil, der anzeigt, dass weitere eingehende, aktive oder gehaltene Anrufe vorliegen, die nicht alle gleichzeitig auf dem Display angezeigt werden können. Wenn Sie einen auf dem Display angezeigten Anruf beenden, übernimmt der jeweils nächste Anruf dessen Leitungsdarstellungstaste. Sie können Anrufe wie folgt verwalten: 

Um einen eingehenden Anruf zu beantworten und den aktuellen Anruf zu halten, drücken Sie die grün blinkende Leitungsdarstellungstaste.



Wenn mehrere eingehende, aktive oder gehaltene Anrufe vorliegen, verwenden Sie die Navigationstasten und , um die Liste der Anrufe durchzugehen, die Sie beantworten oder wiederaufnehmen wollen. Während der Anruf auf dem Display angezeigt wird, haben Sie die folgenden Optionen: 

Sie können den Anruf beantworten, indem Sie die Auswahltaste im NavigationsTastenfeld drücken.



Sie können einen Anruf halten oder einen gehaltenen Anruf wiederaufnehmen, indem Sie die Taste Hold drücken.

Anrufe parken und entparken Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel-Administrator zugewiesen werden), können Sie einen verbundenen Anruf auf einer anderen Nebenstelle parken. 1. Drücken Sie dazu zuerst die Taste Hold, während der Anruf aktiv ist, um ihn zu halten. 2. Wählen Sie dann *11, gefolgt von der Nummer der Nebenstelle, auf der der Anruf geparkt werden soll. Um den Anruf von einem anderen Apparat aus zu entparken, wählen Sie *12, gefolgt von der Nebenstellennummer. Hinweis Wenn der Anruf auf dem geparkten Telefon nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne beantwortet wird (wie von Ihrem ShoreTel-Administrator konfiguriert), dann kehrt er zu seiner ursprünglichen Nebenstelle zurück. Die Standardeinstellung für diesen Zeitraum ist 60 Sekunden.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

18

1

Erste Schritte

Benutzereinstellungen einrichten

Benutzereinstellungen einrichten Benutzereinstellungen wie den Anrufmodus und den Klingelton können Sie über ShoreTel Communicator einrichten. Einzelheiten dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu ShoreTel Communicator.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

19

KAPITEL

2.

Erweiterte Funktionen

In diesem Kapitel finden Sie Anweisungen für den Gebrauch der erweiterten Funktionen des ShoreTel IP Phone 420. Es enthält die folgenden Abschnitte: Konferenzgespräche tätigen ..................................................................................... 21 Gegensprechanlage verwenden ............................................................................... 22 Anrufmodus und Weiterleitung ändern...................................................................... 22 Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern........................................................... 23 Nachtanrufe annehmen............................................................................................. 24 Status einer Sammelrufgruppe ändern ..................................................................... 25 Anrufe still überwachen............................................................................................. 25 Flüsterfunktion........................................................................................................... 25

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

20

2

Erweiterte Funktionen

Konferenzgespräche tätigen

Konferenzgespräche tätigen Bei einem Konferenzgespräch sind mehr als zwei Teilnehmer an einem Anruf beteiligt. Die maximale Anzahl von Personen, die Sie über die Taste Conference in einem Anruf verbinden können, hängt von Ihrer Systemkonfiguration ab. Kontaktieren Sie Ihren ShoreTel-Administrator für Einzelheiten zu den Konferenzeinstellungen Ihres Systems. So leiten Sie ein Konferenzgespräch ein: 1. Wählen Sie die Nebenstelle der ersten Person, die am Konferenzgespräch beteiligt sein soll, und besprechen Sie sich mit dieser Person. 2. Drücken Sie die Taste Conference. Der Anruf wird gehalten. Tipp Wenn Sie die Konferenz zu diesem Zeitpunkt abbrechen wollen, drücken Sie die Taste Hold, um den ursprünglichen Anruf wieder freizugeben. 3. Wenn Sie das Freizeichen hören, wählen Sie die Nebenstelle der nächsten Person, die Sie zum Konferenzgespräch hinzufügen wollen. 4. Wählen Sie dann eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Drücken Sie die Taste Conference, um das Konferenzgespräch zu beginnen, sobald die betreffende Person antwortet.



Warten Sie, bis die Person antwortet, besprechen Sie sich ggf. mit dieser und gehen Sie dann zum nächsten Schritt weiter.

5. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Wenn Sie das Konferenzgespräch durchführen wollen, betätigen Sie die Navigationstasten, bis Konferenz abschl. angezeigt wird, und drücken Sie dann die Auswahltaste. Daraufhin wird ein Konferenzgespräch mit drei Teilnehmern eingerichtet. Auf Ihrem Telefon werden die Nummern der anderen Teilnehmer im Konferenzgespräch angezeigt.



Wenn Sie die Konferenz abbrechen wollen, betätigen Sie die Navigationstasten, bis Abbrechen angezeigt wird, und drücken Sie dann die Auswahltaste. Das Konferenzgespräch wird abgebrochen und der ursprüngliche Anruf bleibt verbunden.

6. Wiederholen Sie die Schritte 1-5 für jede weitere Person, die Sie zu der Konferenz hinzufügen wollen.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

21

2

Erweiterte Funktionen

Gegensprechanlage verwenden

Gegensprechanlage verwenden Über die Gegensprechanlage können Sie mit einer anderen Person in Kontakt treten, während Sie darauf warten, dass diese das Telefon beantwortet. Um diese Funktion verwenden zu können, müssen sowohl Sie als auch die andere Person ShoreTel IP-Telefone verwenden, und Sie müssen über die erforderlichen Rechte verfügen. So verwenden Sie die Gegensprechanlage, um eine andere Person zu kontaktieren: 1. Nehmen Sie den Hörer ab. 2. Wählen Sie * 15 gefolgt von der Nebenstellennummer der Person, die Sie kontaktieren möchten. Hinweis Sollte die Person bereits an einem Anruf teilnehmen, wenn Sie sie über die Gegensprechanlage kontaktieren, dann wir der Anruf wie ein normaler eingehender Anruf behandelt.

Anrufmodus und Weiterleitung ändern Sie können fünf verschiedene Anrufmodi für Ihre Nebenstelle einrichten. Diese Modi können mit „Nicht stören“-Optionen kombiniert werden, um eingehende Anrufe an eine andere Nummer weiterzuleiten oder sie an Voicemail zu senden. Darüber hinaus können Sie für jeden einzelnen Anrufmodus eine getrennte Begrüßungsnachricht aufnehmen. Zum Konfigurieren der Optionen für die verschiedenen Anrufmodi wird ShoreTel Communicator verwendet. Die folgenden Anrufmodi sind verfügbar: 

Standardmodus (Vorgabe), in dem Sie alle eingehenden Anrufe beantworten können.



In Besprechung



Nicht im Büro



Länger abwesend



Benutzerdefiniert

Sie können den aktiven Anrufmodus über ShoreTel Communicator oder über das Voicemail-System ändern. So ändern Sie Ihren aktiven Anrufmodus über das Voicemail-System: 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie #. 3. Drücken Sie 7, um die Mailbox-Optionen aufzurufen.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

22

2

Erweiterte Funktionen

Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern

4. Drücken Sie 2, und folgen Sie dann den gesprochenen Anweisungen. Wenn Sie einen Anrufmodus ausgewählt haben, der als „Nicht stören“ konfiguriert ist, wird „NS (dnd)“ auf Ihrem Telefondisplay angezeigt. Tipp Wenn Sie sich bei Voicemail anmelden und ein anderer Anrufmodus als „Standard“ aktiviert ist, werden Sie vom System darauf aufmerksam gemacht.

Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die von Ihrem ShoreTel-Administrator zugewiesen werden), können Sie Ihre Nebenstelle einem beliebigen Telefon im System zuweisen. Diese Funktion ist z. B. dann nützlich, wenn Sie vorübergehend den Arbeitsplatz (und das Telefon) eines anderen Mitarbeiters verwenden. Sie können auch ShoreTel Communicator verwenden, um die Zuweisung einer Nebenstelle aufzuheben. So ändern Sie die Nebenstellenzuweisung des Telefons: 1. Drücken Sie auf dem neuen Telefon die Taste Voicemail. 2. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie #. 3. Drücken Sie am Hauptmenü die Taste 7. 4. Drücken Sie 3, um die Nebenstellenzuweisung zu ändern, und wählen Sie dann eine der folgenden Vorgehensweisen. 

Drücken Sie 1, um die Nebenstelle neu zuzuweisen.



Drücken Sie 2, um die Neuzuweisung der Nebenstelle aufzuheben, so dass das Telefon wieder seine ursprünglich zugewiesene Nebenstelle verwendet.

Hinweis Wenn Sie Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen, das normalerweise von einem anderen Benutzer verwendet wird, werden Anrufe an die Nebenstelle des ursprünglichen Benutzers an das Ziel weitergeleitet, das dieser für den aktiven Anrufmodus definiert hat.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

23

2

Erweiterte Funktionen

Ausruf

Ausruf Wenn Ihr Telefon und andere Telefone an Ihrem Standort für die Ausruffunktion konfiguriert sind, können Sie eine Mitteilung einsprechen, die über einen angeschlossenen Lautsprecher (normalerweise ein Raumlautsprecher) wiedergegeben wird. Bevor Sie diese Funktion verwenden können, muss der ShoreTel-Administrator Ihnen jedoch Zugriff darauf gewährt haben. So senden Sie einen Ausruf: 1. Wählen Sie die Nummer, die der ShoreTel-Administrator Ihnen bereitgestellt hat, warten Sie auf den Bestätigungston, und sprechen Sie Ihre Mitteilung dann in den Hörer. 2. Legen Sie nach dem Ende der Mitteilung den Hörer wieder auf. Hinweis Wenn Sie während des Vorgangs einen Fehlerton hören, dann ist die Ausruffunktion an Ihrem Standort möglicherweise nicht konfiguriert oder Sie haben nicht die erforderlichen Rechte, um die Funktion verwenden zu können. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren ShoreTel-Administrator.

Nachtanrufe annehmen Mit der Nachtanruffunktion können Anrufe an eine Nebenstelle weitergeleitet werden, deren Klingelton über einen Raumlautsprecher ausgegeben wird. Dies kann für Anrufe außerhalb der normalen Geschäftszeiten nützlich sein, bei denen der Anrufer mit einer beliebigen am Standort anwesenden Person sprechen möchte. Um die Nachtanruffunktion verwenden zu können, muss sie an Ihrem Standort konfiguriert sein und der ShoreTel-Administrator muss Ihnen Zugriff darauf gewährt haben. So nehmen Sie einen Nachtanruf an: 

Wenn Sie einen Klingelton über den Raumlautsprecher hören, wählen Sie *14, um den Anruf zu beantworten. Hinweis Wenn Sie während des Vorgangs einen Fehlerton hören, dann ist die Nachtanruffunktion an Ihrem Standort möglicherweise nicht konfiguriert oder Sie haben nicht die erforderlichen Rechte, um die Funktion verwenden zu können. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren ShoreTelAdministrator.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

24

2

Erweiterte Funktionen

Status einer Sammelrufgruppe ändern

Status einer Sammelrufgruppe ändern Bei Sammelrufgruppen werden eingehende Anrufe für eine Gruppe von Benutzernebenstellen verfügbar gemacht. Gruppen können dabei so konfiguriert werden, dass ein eingehender Anruf an allen Nebenstellen gleichzeitig oder jeweils nur auf einer Nebenstelle klingelt. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie den Status der gesamten Sammelrufgruppe von belegt zu frei (oder umgekehrt) ändern. Dies ist z. B. dann nützlich, wenn alle Mitglieder der Gruppe in einer Besprechung oder abwesend sind. So ändern Sie den Status einer Sammelrufgruppe: 

Wählen Sie *18 und dann die mit der Sammelrufgruppe verknüpfte Nebenstelle.

Anrufe still überwachen Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben (wie von Ihrem ShoreTel-Administrator zugewiesen), können Sie einem Anruf zuhören ohne dabei selbst gehört zu werden. So überwachen Sie einen Anruf still: 

Wählen Sie *17 und dann die Nummer der Nebenstelle, auf der der Anruf aktiv ist. Sie werden als Teilnehmer zum bestehenden Anruf hinzugefügt, ohne dass die anderen Teilnehmer Sie hören können.

Flüsterfunktion Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben (wie von Ihrem ShoreTel-Administrator zugewiesen), können Sie den Anruf eines anderen Teilnehmers überwachen und dem Teilnehmer dabei Anweisungen geben, ohne dass dessen Gesprächspartner dies hören kann. So verwenden Sie die Flüsterfunktion: 

Wählen Sie *22 und dann die Nummer der Nebenstelle, auf der der Anruf aktiv ist. Sie werden zum bestehenden Anruf hinzugefügt und können diesem zuhören sowie dem internen Teilnehmer Anweisungen geben, ohne dass der externe Teilnehmer dies hören kann.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

25

2

Erweiterte Funktionen

Aufschaltfunktion

Aufschaltfunktion Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben (wie von Ihrem ShoreTel-Administrator zugewiesen), können Sie sich als Konferenzteilnehmer auf einen bestehenden Anruf aufschalten. So schalten Sie sich auf einen Anruf auf: 

Wählen Sie *16 und dann die Nummer der Nebenstelle, auf der der Anruf aktiv ist.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

26

KAPITEL

3.

Gebrauch von Voicemail

In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen dazu, wie das Voicemailsystem verwendet wird. Es enthält die folgenden Abschnitte: Anmeldung bei Voicemail.......................................................................................... 29 Vom Ihrem Telefon aus bei Voicemail anmelden ................................................ 29 Von einer anderen Nebenstelle aus bei Voicemail anmelden............................. 29 Von einem externen Telefon aus bei Voicemail anmelden ................................. 29 Neue Nachrichten behandeln.................................................................................... 30 Tastaturbefehle verwenden................................................................................. 30 Nachrichten abhören, erneut abspielen, speichern und löschen........................ 30 Nachrichten weiterleiten ..................................................................................... 30 Nachrichten beantworten.................................................................................... 31 Gespeicherte Nachrichten abhören .......................................................................... 31 Nachrichten von Voicemail aus senden .................................................................... 31 Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden ............................... 32 Mailboxoptionen verwenden ..................................................................................... 33 Ihren Namen aufnehmen .................................................................................... 34 Persönliche Begrüßungsmeldung aufnehmen ................................................... 34 Ihr Kennwort einrichten....................................................................................... 34 Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen .......................................................... 35 Anrufmodus ändern ............................................................................................ 35 Umschlagsinformationen aktivieren/deaktivieren ............................................... 35 Gelöschte Nachrichten abhören ......................................................................... 36 Gelöschte Nachrichten dauerhaft entfernen ....................................................... 36 Automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/deaktivieren ............... 36

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

27

3

Gebrauch von Voicemail

Gelöschte Nachrichten abhören ......................................................................... 36 Gelöschte Nachrichten dauerhaft entfernen ....................................................... 36 Automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/deaktivieren ............... 36 Benachrichtigungsprofil aktivieren/deaktivieren.................................................. 36 Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern ............................................................... 37 Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren.................................................... 37

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

28

3

Gebrauch von Voicemail

Anmeldung bei Voicemail

Anmeldung bei Voicemail Das Voicemailsymbol und eine rot blinkende LED in der rechten oberen Ecke des Telefons zeigen an, dass nicht abgehörte Nachrichten für Sie vorliegen. Um diese Nachrichten abzuspielen, müssen Sie sich beim Voicemailsystem anmelden. Die Anmeldung beim Voicemailsystem kann auch von einer anderen Nebenstelle oder von einem externen Telefon aus geschehen.

Vom Ihrem Telefon aus bei Voicemail anmelden 1. Drücken Sie die Taste Voicemail. 2. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie dann #.

Von einer anderen Nebenstelle aus bei Voicemail anmelden Sie können sich auch von einer anderen Nebenstelle im ShoreTel-System aus bei Voicemail anmelden, unabhängig davon, ob Sie dabei ein analoges oder ein IP-Telefon verwenden. 1. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Drücken Sie #, während der Hörer aufgelegt und das Telefon frei ist oder wenn bei abgenommenen Hörer der Wählton zu hören ist.



Drücken Sie #, während der Hörer abgenommen ist und Sie den Wählton hören.



Drücken Sie die Taste Voicemail.

2. Drücken Sie an der Eingabeaufforderung # und geben Sie dann Ihre Nebenstelle ein. Hinweis Wenn das verwendete Telefon den Status „Verfügbar“ oder „Anonym“ hat, brauchen Sie # nicht drücken, um zur Eingabe Ihrer Nebenstelle aufgefordert zu werden. 3. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie #.

Von einem externen Telefon aus bei Voicemail anmelden 1. Wählen Sie die Voicemail-Zugriffsnummer, die Sie von Ihrem ShoreTel-Administrator erhalten haben. 2. Drücken Sie # an der Eingabeaufforderung und geben Sie dann die Nummer Ihrer Nebenstelle ein. 3. Geben Sie Ihr Kennwort ein und drücken Sie #.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

29

3

Gebrauch von Voicemail

Neue Nachrichten behandeln

Neue Nachrichten behandeln In diesem Abschnitt werden Tastaturbefehle und häufig verwendete Vorgänge für die Arbeit mit Nachrichten im Voicemailsystem behandelt.

Tastaturbefehle verwenden Während Sie Ihre Nachrichten abhören, können Sie die folgenden Tastaturbefehle verwenden: 

Drücken Sie 6, um die Umschlagsinformationen für die Nachricht (Datum/Uhrzeit der Zustellung und Benutzername) abzuspielen.



Drücken Sie 7, um die Wiedergabe der aktuellen Nachricht um einige Sekunden zurückzuspielen.



Drücken Sie 8, um die Wiedergabe der aktuellen Nachricht zu pausieren.



Drücken Sie 9, um die Wiedergabe der aktuellen Nachricht um einige Sekunden vorlaufen zu lassen.



Drücken Sie #, um zur nächsten Nachricht weiter zu gehen.



Drücken Sie 0, um zusätzliche Optionen zu hören.

Nachrichten abhören, erneut abspielen, speichern und löschen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 1, um Ihre neuen Nachrichten abzuspielen. 3. Während Sie die einzelnen Nachrichten abhören, stehen Ihnen die folgenden Befehle zur Verfügung: 

Drücken Sie 1, um die aktuelle Nachricht erneut abzuspielen.



Drücken Sie 2, um die aktuelle Nachricht zu speichern.



Drücken Sie 3, um die aktuelle Nachricht zu löschen.

Nachrichten weiterleiten 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 1, um Ihre neuen Nachrichten abzuspielen. 3. Drücken Sie 4, nachdem Sie eine Nachricht abgehört haben, die Sie weiterleiten wollen. 4. Nehmen Sie eine erklärende Bemerkung für den Empfänger auf, und wählen Sie dann eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Drücken Sie #, wenn Sie mit der Bemerkung zufrieden sind.



Drücken Sie 1, um die Bemerkung abzuhören.



Drücken Sie 2, um die Bemerkung neu aufzunehmen.



Drücken Sie *, um die Aufnahme abzubrechen.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

30

3

Gebrauch von Voicemail

Nachrichten beantworten

Tipp Nachdem Sie die Nachricht adressiert haben, können Sie sie als dringend kennzeichnen, indem Sie 1 drücken.

Nachrichten beantworten 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 1, um Ihre neuen Nachrichten abzuspielen. 3. Drücken Sie 5, nachdem Sie eine Nachricht abgehört haben, die Sie beantworten wollen. 4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie 1, um die Nachricht mit einer Voicemailnachricht zu beantworten.



Drücken Sie 2, um die Nachricht mit einem Anruf zu beantworten.



Drücken Sie 3, um die Nachricht mit einer Voicemailnachricht an alle Empfänger zu beantworten.



Drücken Sie *, um zum vorherigen Menü zurückzukehren.

Gespeicherte Nachrichten abhören 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 3 am Hauptmenü des Voicemailsystems. Sie können Ihre gespeicherten Nachrichten jetzt über die in Neue Nachrichten behandeln auf Seite 30 beschriebenen Optionen verwalten (außer Option 2).

Nachrichten von Voicemail aus senden 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 2 am Hauptmenü des Voicemailsystems. 3. Nehmen Sie die gewünschte Nachricht auf und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie *, um die Aufnahme der Nachricht abzubrechen.



Drücken Sie #, um die Aufnahme zu beenden.



Drücken Sie 1, um die Nachricht abzuspielen.



Drücken Sie 2, um die Nachricht zu löschen.

4. Wenn Sie mit Ihrer Aufnahme zufrieden sind, drücken Sie #, um den Aufnahmevorgang zu beenden.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

31

3

Gebrauch von Voicemail

Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden

5. Geben Sie dann an der Eingabeaufforderung die Nebenstellennummer des Empfängers ein. 6. Sie können weitere Adressierungsoptionen aufrufen, indem Sie 0 drücken und eine der folgenden Vorgehensweisen wählen: 

Drücken Sie 1, um einen Empfänger nach Namen im Telefonverzeichnis zu suchen.



Drücken Sie 2, um die Nachricht an eine persönliche Verteilerliste zu senden.



Drücken Sie 3, um eine Broadcastnachricht an alle Nebenstellen zu senden.



Drücken Sie *, um die zusätzlichen Adressierungsoptionen abzubrechen.

7. Nachdem Sie die Nachricht adressiert haben, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 

Drücken Sie 1, um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen bzw. die Kennzeichnung der Nachricht aufzuheben.



Drücken Sie 2, um eine Empfangsbestätigung für die Nachricht anzufordern.



Drücken Sie #, um die Nachricht abzusenden.

Nachrichten hinterlassen und Nachrichtenoptionen verwenden Wenn der Empfänger Ihres Anrufs nicht antwortet und keine Option zur automatischen Weiterleitung eingerichtet hat, können Sie an der Eingabeaufforderung eine Nachricht hinterlassen. 1. Während die Begrüßungsmeldung abgespielt wird, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 

Drücken Sie #, um die Begrüßung zu überspringen und Ihre Nachricht sofort zu hinterlassen.



Drücken Sie 0, um mit einem Assistenten verbunden zu werden.



Drücken Sie 9, um zur automatischen Vermittlung zurückzukehren.



Drücken Sie 1, um den Anruf an das Find Me-Ziel des Empfängers weiterzuleiten (eine optionale Nummer, an die Anrufe weitergeleitet werden können). Wenn kein Find Me-Ziel aktiviert ist, gibt das System einen Meldungston aus und nimmt dann sofort Ihre Nachricht auf.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

32

3

Gebrauch von Voicemail

Mailboxoptionen verwenden

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, nachdem Sie Ihre Nachricht aufgenommen haben: 

Legen Sie auf, um die Nachricht abzusenden.



Drücken Sie #, um die Nachrichtenoptionen aufzurufen, und wählen Sie dort einen der folgenden Befehle: 

Drücken Sie #, um die Nachricht abzusenden.



Drücken Sie *, um die Nachricht abzubrechen.



Drücken Sie 1, um die Nachricht abzuspielen.



Drücken Sie 2, um die Nachricht neu aufzunehmen.



Drücken Sie 3, um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen bzw. die Kennzeichnung der Nachricht aufzuheben.



Drücken Sie 4, um die Nachricht als privat zu kennzeichnen bzw. die Kennzeichnung der Nachricht aufzuheben.



Drücken Sie 9, um die automatische Vermittlung aufzurufen.



Drücken Sie 0, um mit einem Assistenten verbunden zu werden.



Drücken Sie *, um die Nachricht neu aufzunehmen.



Drücken Sie 0, um die Nachricht abzusenden und mit einem Assistenten verbunden zu werden.



Drücken Sie 9, um die Nachricht abzusenden und die automatische Vermittlung aufzurufen.



Drücken Sie 1, um die Nachricht zu senden und sie an das Find Me-Ziel des Empfängers weiterzuleiten (falls aktiviert).

Mailboxoptionen verwenden Über das Mailboxoptionen-Untermenü des Voicemailsystems können Sie: 

Ihren Namen aufnehmen



eine persönliche Begrüßungsmeldung aufnehmen



Ihr Kennwort einrichten



Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen



den Anrufmodus des Telefons ändern



Umschlagsinformationen aktivieren/deaktivieren



gelöschte Nachrichten abspielen



gelöschte Nachrichten dauerhaft löschen



die automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/deaktivieren



die E-Mail-Zustellung aktivieren/deaktivieren



den Agentenstatus ändern



die Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

33

3

Gebrauch von Voicemail

Ihren Namen aufnehmen

Ihren Namen aufnehmen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 6. 4. Nehmen Sie Ihren Namen auf und drücken Sie #. 5. Daraufhin stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 

Drücken Sie #, um die Aufnahme Ihres Namens zu akzeptieren.



Drücken Sie 1, um die Aufnahme Ihres Namens abzuspielen.



Drücken Sie 2, um Ihren Namen neu aufzunehmen.



Drücken Sie 3, um die Aufnahme Ihres Namens zu löschen.



Drücken Sie *, um den Vorgang abzubrechen.

Persönliche Begrüßungsmeldung aufnehmen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7. um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um eine persönliche Begrüßungsmeldung aufzunehmen. Hinweis Die persönliche Begrüßung ist mit dem aktiven Anrufmodus verknüpft. 4. Nehmen Sie nach dem Signalton Ihre persönliche Begrüßung für den aktuell aktiven Anrufmodus aus, drücken Sie # und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie #, um die aufgenommene Begrüßung zu akzeptieren.



Drücken Sie 1, um die aufgenommene Begrüßung abzuspielen.



Drücken Sie 2, um die Begrüßung neu aufzunehmen.



Drücken Sie *, um den Aufnahmevorgang abzubrechen.

Ihr Kennwort einrichten 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 4. 4. Geben Sie Ihr neues Kennwort ein und drücken Sie #.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

34

3

Gebrauch von Voicemail

Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen

5. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen: 

Wenn Sie Ihr neues Kennwort bestätigen wollen, geben Sie es erneut ein und drücken Sie dann #.



Drücken Sie *, um das Erstellen eines neuen Kennworts abzubrechen.

Ihre Nebenstelle einem Telefon zuweisen Wenn Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen wurden, können Sie das Voicemailsystem verwenden, um Ihre Nebenstelle einem beliebigen Telefon im System zuzuweisen. Nähere Einzelheiten dazu finden Sie unter Nebenstellenzuweisung des Telefons ändern auf Seite 23.

Anrufmodus ändern Über den Anrufmodus können Sie Ihren Status angeben und entsprechend festlegen, wie eingehende Anrufe behandelt werden sollen. Sie können für jeden einzelnen Modus eine getrennte Begrüßungsmeldung aufnehmen und spezifische Weiterleitungsoptionen definieren. So ändern Sie den Anrufmodus des Telefons: 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 2, um den gewünschten Anrufmodus einzurichten. 4. Wählen Sie einen der folgenden Anrufmodi oder eine der zusätzlichen Optionen: 

Drücken Sie 1, um den Standardmodus einzurichten.



Drücken Sie 2, um den Modus „In Besprechung“ einzurichten.



Drücken Sie 3, um den Modus „Nicht im Büro“ einzurichten.



Drücken Sie 4, um den Modus „Länger abwesend“ einzurichten.



Drücken Sie 5, um den benutzerdefinierten Modus einzurichten.



Drücken Sie 6, um das Anrufen zusätzlicher Telefone (vom ShoreTel-Administrator konfiguriert) zu aktivieren/deaktivieren.



Drücken Sie *, um den Vorgang abzubrechen.

Der ausgewählte Anrufmodus bleibt solange aktiv, bis Sie ihn ändern. Wenn jedoch die automatische Anrufbehandlung über Outlook aktiviert ist, dann ändert Outlook den Anrufmodus je nach Ihrem Status.

Umschlagsinformationen aktivieren/deaktivieren Die Umschlagsinformationen einer Nachricht enthalten Datum und Uhrzeit der Nachrichtenzustellung sowie Ihren Namen. Die Umschlagsinformationen sind standardmäßig deaktiviert. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 5, um die Umschlagsinformationen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

35

3

Gebrauch von Voicemail

Gelöschte Nachrichten abhören

Gelöschte Nachrichten abhören Als Sicherheitsvorkehrung für den Fall, dass Nachrichten versehentlich gelöscht wurden, bewahrt das Voicemailsystem gelöschte Nachrichten einige Stunden weiter auf. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 7, um gelöschte Nachrichten abzuspielen. Das Voicemailsystem spielt alle gelöschten Nachrichten ab, die noch im System verfügbar sind. Sie können diese Nachrichten genau wie neue Nachrichten verwalten. 4. Drücken Sie 2, um eine gelöschte Nachricht wiederherzustellen und zu speichern.

Gelöschte Nachrichten dauerhaft entfernen 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 8, um gelöschte Nachrichten dauerhaft zu entfernen. 4. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie 1, um die endgültige Löschung zu bestätigen.



Drücken Sie *, um die endgültige Löschung abzubrechen.

Automatische Anrufbehandlung über Outlook aktivieren/ deaktivieren 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 1, um die automatische Anrufbehandlung über Outlook zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Benachrichtigungsprofil aktivieren/deaktivieren 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 2.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

36

3

Gebrauch von Voicemail

Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 

Geben Sie die Nummer des neuen Benachrichtigungsprofils ein.



Drücken Sie #, wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen.

Arbeitsgruppen-Agentenstatus ändern Wenn auf Ihrem Telefon ein Arbeitsgruppen-Agentenstatus aktiv ist, wird dieser über ein Symbol auf dem Telefondisplay angezeigt. Eine Beschreibung der Symbole für den aktuellen ArbeitsgruppenAgentenstatus finden Sie in Tabelle 1 auf Seite 13. 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 3. 5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie 1, um sich anzumelden.



Drücken Sie 2, um sich abzumelden.

Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren Bei aktivierter Find Me-Weiterleitung werden an Voicemail gesendete Anrufe an Ihr Find Me-Ziel weitergeleitet, wenn der Anrufer während des Abspielens der Begrüßungsmeldung 1 drückt. Sie können die Find Me-Weiterleitungsoption für den gegenwärtig aktiven Anrufmodus aktivieren oder deaktivieren. Sie hören die Option zum Aktivieren/Deaktivieren der Find Me-Weiterleitung jedoch nur, wenn diese Funktion auf eine der folgenden Weisen konfiguriert wurde: 

Ihr ShoreTel-Administrator hat Find Me in ShoreTel Communicator für Sie aktiviert und ein Find Me-Ziel für Sie eingerichtet.



Sie haben ShoreTel Communicator selbst verwendet, um Find Me zu aktivieren und ein Find MeZiel zu definieren.

So aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Find Me-Weiterleitung: 1. Melden Sie sich bei Voicemail an. 2. Drücken Sie 7 am Hauptmenü des Voicemailsystems, um die Mailboxoptionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 9. 4. Drücken Sie 5.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

37

3

Gebrauch von Voicemail

Find Me-Weiterleitung aktivieren/deaktivieren

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 

Drücken Sie 1, um die Find Me-Weiterleitung zu aktivieren.



Drücken Sie 2, um die Find Me-Weiterleitung zu deaktivieren.

ShoreTel 420 IP Phone

Benutzerhandbuch

38

KAPITEL

4.

Fehlerbehandlung

In diesem Kapitel finden Sie Informationen dazu, wie Sie Probleme mit Ihrem Telefon diagnostizieren und beheben. Es enthält die folgenden Abschnitte: Probleme und Lösungen ........................................................................................... 40 Telefoninformationen anzeigen ................................................................................. 41 Telefon neu starten.................................................................................................... 41

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

39

4

Fehlerbehandlung

Probleme und Lösungen

Probleme und Lösungen Tabelle 2 zeigt häufig vorkommende Probleme und mögliche Lösungen dazu. Tabelle 2: Fehlerbehandlung Problem

Lösung

Wenn Anrufer versuchen, eine Nachricht zu hinterlassen, erhalten sie eine Meldung, dass Ihre Mailbox ihr Limit überschritten hat und keine neuen Nachrichten mehr annehmen kann.

Ihre Mailbox ist voll. Sie müssen Nachrichten löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

Auf dem Display Ihres Telefons erscheint die Meldung „Dienst nicht verfügbar“.

Ihr Telefon ist vorübergehend nicht betriebsbereit. Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Systemadministrator.

Das Display Ihres Telefons ist leer.

Versuchen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:

Sie hören keinen Wählton, wenn Sie den Hörer abnehmen, aber der Wählton ertönt, wenn Sie den Lautsprecher oder ein Headset verwenden, um einen Anruf zu tätigen.



Möglicherweise befindet das Telefon sich im Stromsparmodus. Hängen Sie das Telefon aus oder drücken Sie eine beliebige Taste, um das Display wieder in voller Helligkeit anzuzeigen.



Möglicherweise ist das Telefon nicht an eine aktive Stromquelle angeschlossen. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Das Hörerkabel muss an beiden Enden (am Hörer und am Telefonapparat) sicher angeschlossen sein. Nehmen Sie das Hörerkabel an beiden Anschlüssen ab und schließen Sie es wieder an. Achten Sie dabei darauf, dass der Stecker hörbar einrastet. Nehmen Sie den Hörer ab und prüfen Sie, ob der Wählton jetzt ertönt.

Hinweis Die Mailbox-Warnung wird ausgelöst, wenn in der Mailbox nur noch Platz für 10 weitere Nachrichten ist. Wenn Ihre Voicemailbox sich ihrem Limit nähert, wird eine Warnmeldung abgespielt, dass nur noch Platz für „n“ Nachrichten verbleibt, wobei „n“ eine Zahl zwischen 0 und 10 ist. Sie hören diese Nachricht jedes Mal, wenn Sie sich beim Voicemail-System anmelden, bis Sie genügend Nachrichten gelöscht haben, um unter der Warngrenze zu bleiben.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

40

4

Fehlerbehandlung

Telefoninformationen anzeigen

Telefoninformationen anzeigen Sie können Informationen zu Ihrem Telefon anzeigen, wie z. B. dessen IP-Adresse, Subnetzmaske, Version und MAC-Adresse. 1. Drücken Sie bei aufgelegtem Hörer die Taste

.

Die LED sollte in diesem Fall nicht leuchten und Sie sollten keine Signaltöne hören. Wenn dies doch geschieht, heben Sie den Hörer kurz an und legen Sie ihn wieder auf. 2. Wählen Sie 4636 (die Ziffern entsprechen den Buchstaben I-N-F-O) und drücken Sie dann #.

Telefon neu starten 1. Drücken Sie bei aufgelegtem Hörer die Taste

.

Die LED sollte in diesem Fall nicht leuchten und Sie sollten keine Signaltöne hören. Wenn dies doch geschieht, heben Sie den Hörer kurz an und legen Sie ihn wieder auf. 2. Wählen Sie 73738 (die Ziffern entsprechen den Buchstaben R-E-S-E-T) und drücken Sie dann #. 3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 

Wenn Sie Ihr Telefon zurücksetzen wollen, verwenden Sie die Navigationstasten, um die Option „Zurück“ aufzurufen, und drücken Sie dann die Auswahltaste. Das Telefon wird zurückgesetzt.



Wenn Sie sich umentscheiden und das Telefon nicht mehr zurücksetzen wollen, verwenden Sie die Navigationstasten, um die Option „Beenden“ aufzurufen, und drücken Sie dann die Auswahltaste. Der Rücksetzvorgang wird abgebrochen und das Telefon kehrt in den normalen Betrieb zurück.

Tipp Obwohl es auch möglich ist, das Telefon zurückzusetzen, indem Sie das Ethernet-Kabel von der Rückseite des Telefons abtrennen und es dann wieder anschließen, ist die oben beschriebene Methode vorzuziehen, da die Verbindung zum PC dabei nicht verloren geht.

ShoreTel IP Phone 420

Benutzerhandbuch

41