Egon M. Bodner / Christian Hagen

Musterbriefe und Musterdokumentationen im Vergabeverfahren Inkl. Erläuterungen und Hinweise für Praktiker

1. Auflage 2013

Musterbriefe und Muster­ dokumentationen im Vergabe­ verfahren Inkl. Erläuterungen und Hinweise für Praktiker von Egon M. Bodner und Christian Hagen

1. Auflage 2013

Die Autoren: Univ.-Prof. a.D. Dipl.-Ing. Dr. Egon M. Bodner Inhaber eines Ingenieurbüros für Wirtschaftsingenieurwesen – beratender Ingenieur. Er ist seit vielen Jahren im Vergabe- und Bauvertragsbereich auf Auftragnehmer- und Auftraggeberseite in beratender Tätigkeit und als Seminartrainer aktiv. Universitätslektor und Universitätsprofessor a.D. Langjährige Mitarbeit in mehreren Komitees im Austrian Standards Institute. Kontakt: [email protected] MMag. Dr. Christian Hagen arbeitet seit 2011 im Stab Recht der ÖBB-Infrastruktur AG in Wien. Vorher war er rechtlich für die Vergabe und Beauftragung aller Leistungen der Hochleistungsneubaustrecke im Unterinntal für die Brenner Eisenbahn GmbH bzw. den Geschäftsbereich Unterinntal der ÖBB-Infrastruktur AG als Leiter der Abteilung Bau- und Vergaberecht verantwortlich. Er ist Autor zahlreicher Fachpublikationen (Veröffentlichungen), Vortragender und berät zu vergabe- und baurechtlichen Themen. Kontakt: [email protected]

Impressum ISBN 978-3-85402-272-5 1. Auflage 2013 Auch als Buch verfügbar: ISBN 978-3-85402-271-8 Geschlechtsbezogene Aussagen sind auf Grund der Gleichstellung für beiderlei Geschlechter aufzufassen bzw. auszulegen. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder Vervielfältigung, Aufnahme auf oder in sonstige Medien oder Datenträger, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Austrian Standards plus GmbH (AS+) gestattet. Alle Angaben in diesem Fachbuch erfolgen trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr und eine Haftung der Autoren oder des Verlages ist ausgeschlossen. © Austrian Standards plus GmbH, Wien 2013 Die AS+ ist ein Unternehmen des Austrian Standards Institutes. Austrian Standards plus Publishing 1020 Wien, Heinestraße 38 Tel.: +43 1 213 00-444 Fax: +43 1 213 00-818 E-Mail: [email protected] Web: www.as-plus.at/publishing Lektorat und Projektbetreuung: Gertraud Reznicek Cover-Fotocredit: © iStockphoto.com Druck: digitaldruck.at, 2544 Leobersdorf Satz: Druckerei Hans Jentzsch & Co GmbH 2

Inhalt

Inhalt Einführung.................................................................................................. 5 Abkürzungsverzeichnis............................................................................... 7 I. Vorbereitung des Vergabeverfahrens, Bekanntmachung, Angebotslegung...................................................... 9 1. Aktenvermerk: Dokumentation des geschätzten Auftragswerts und Auswahl des Vergabeverfahrens�������������������������������������������������������� 10 2. Vorinformation................................................................................. 18 3. Bekanntmachung im OSB (europaweit)............................................... 21 4. Bekanntmachungen im USB (österreichweit)........................................ 23 5. Aufforderung zur Angebotslegung....................................................... 24 6. Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages................................ 26 7. Checklist Teilnahmeunterlagen (Inhaltsverzeichnis)............................... 28 8. Ausschreibungschecklist (Inhaltsverzeichnis) ....................................... 30 9. Aktenvermerk: Verkürzung der Angebotsfrist....................................... 34 10. Aktenvermerk: Aufforderung bzw Versand der Ausschreibungsunterlagen... 36 11. Aktenvermerk: Mitwirkung Dritter....................................................... 38 12. Aufzeichnung der Bieter-/Bewerberrückfragen...................................... 40 13. Nachsendung von Unterlagen/Berichtigung.......................................... 42 14. Bekanntgabe: Bildung einer Bietergemeinschaft................................... 44 II. Entgegennahme und Prüfung der Angebote/Teilnahmeanträge......... 47 15. Verzeichnis der eingelangten Teilnahmeanträge/Angebote (Eingangsverzeichnis)���������������������������������������������������������������������� 48 16. Übernahmebestätigung Angebot/Teilnahmeantrag................................. 50 17. Angebotsöffnungsprotokoll/Anwesenheitsliste/Angebotsniederschrift....... 52 18. Niederschrift für Öffnung Teilnahmeanträge......................................... 58 19. Anfrage bezüglich AuslBG.................................................................. 62 20. Verständigung über die Nicht-Zulassung ............................................. 64 21. Aktenvermerk: Vergabeart – Direktvergabe......................................... 66 22. Aufforderung zum Verhandlungsgespräch im Verhandlungsverfahren....... 68 23. Verhandlungsgesprächsprotokoll......................................................... 70 24. Aufforderung zum LAFO (Last and Final Offer) im Verhandlungsverfahren���������������������������������������������������������������� 72 25. Schriftliche Aufforderung zur Aufklärung ............................................. 74 26. Einladung zu einem Aufklärungsgespräch............................................ 76 27. Aufklärungsgesprächsprotokoll........................................................... 78 28. Bieterspezifische Niederschrift über die Prüfung eines Angebots (Angebotsprüfungsprotokoll)/eines Teilnahmeantrags��������������������������� 82 III. Widerruf und Zuschlag ..................................................................... 89 29. Verständigung über das Ausscheiden des Angebots............................... 90 30. Vergabeempfehlung des Angebotsprüfers an den AG............................... 94 31. Rückstellung Vadium......................................................................... 96 32. Vergabevermerk............................................................................... 98 33. Bekanntgabe der Widerrufsentscheidung vor Ablauf der Angebotsfrist... 102 34. Bekanntgabe der Widerrufsentscheidung nach Ablauf der Angebotsfrist. 104 3

Inhalt

35. Widerrufserklärung (Widerruf)......................................................... 106 36. Bekanntgabe der Zuschlagsentscheidung im Verhandlungsverfahren..... 108 37. Bekanntgabe der Zuschlagsentscheidung im offenen Verfahren (Billigstbieter)������������������������������������������������������������������������������� 110 38. Zuschlagserteilung......................................................................... 112 39. Schlussbrief................................................................................... 114 Weiterführende Literaturhinweise........................................................... 117

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Einführung

Einführung Das Bundesvergabegesetz 2006 idgF sieht eine Dokumentation für mehrere bei den verschiedenen Vergabeverfahren vorkommende Schritte zwingend vor. Für manche Verfahrensschritte werden auch Musterformulare vorgegeben. Die vorliegende Dokumentensammlung umfasst für den Vergabepraktiker sowohl nützliche Muster für die Dokumentation als auch sonstige hilfreiche Musterbriefe und Schriftstücke eines Vergabeverfahrens. Über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehend stellt es sich in der täglichen Praxis der Vergabeverfahren für öffentliche AG (Sektorenauftraggeber) respektive deren ausschreibende Stellen als äußerst nützlich und zielführend heraus, auch gesetzlich nicht zwingend zu dokumentierende Verfahrensschritte ergänzend zu dokumentieren. Diese zusätzlichen schriftlichen Nachweise auf „freiwilliger Basis“ gereichen jedoch ebenfalls privaten Auftraggebern zu transparenten und nachvollziehbaren Vergabeentscheidungen (vgl. hiezu ÖNORM A 2050:2006-11-01 „Vergabe von Aufträgen über Leistungen – Ausschreibung, Zuschlag – Verfahrensnorm“). Ausreichende Dokumentation hilft einerseits unternehmensintern, da Vergabestrategien besser implementiert, verifiziert und kontrolliert werden können und dient zudem der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, was für Aufsichtsorgane von äußerster Wichtigkeit sein kann sowie der persönlichen Absicherung von Entscheidungsträgern und leitendem Personal. Andererseits entsteht ein positiver Effekt außerhalb des vergebenden Unternehmens, da Märkte generell auf Transparenz und faire und nachvollziehbare Auftragserteilungen positiv reagieren. Weiters ist diese Vorgehensweise speziell bei Vergaben im politischen Umfeld zu empfehlen, da etwaige Beeinflussungen erschwert werden, die Entscheidungen (im Nachhinein) jedoch einfach überprüfbar sind. Letztlich ist im Falle eines Nachprüfungsverfahrens eine vollständige und rasch verfügbare Dokumentation zur Vorlage bei den Nachprüfungsinstanzen jedenfalls hilfreich. Die hier vorgestellten Musterdokumente und -briefe wurden prioritär für die Anwendung durch öffentliche AG gem BVergG bzw deren ausschreibende Stellen konzipiert. Zielgruppe sind daher sowohl jene Techniker(kollegen) der Ingenieurbüros, beratende Ingenieure und Architekten, planende Baumeister, die im Sinne ihrer Leistungsbilder für den AG Ausschreibungen bis zur Zuschlagerteilung durchführen und/oder begleiten, als auch (Bau)Amtsleiter von Gemeinden oder Fachpersonal der diversen öffentlichen AG. Zur leichteren Lesbarkeit der Briefe und Dokumente wird auf die Zitierung der entsprechenden Sektorenparagraphen verzichtet und ausschließlich die Auftragsvergabe öffentlicher AG behandelt. Es sind zusätzlich auch Dokumente für die Bieter/Bewerberseite enthalten, weshalb die gegenständliche Sammlung auch für den Bieterkreis von Interesse ist. Die Gliederung im vorliegenden Praxishandbuch orientiert sich grundsätzlich an der chronologischen Reihenfolge eines Vergabeverfahrens gem BVergG. Wesentliche Abschnitte werden zur besseren Übersicht und Handhabung in Form von Kapitelüberschriften dargestellt. Zur jeweiligen Musterdokumentation bzw zum jeweiligen Musterbrief gibt es meist erläuternde Hinweise zur Gesetzeslage, die auch mit zusätzlichen Praxishinweisen und Praxistipps ergänzt und abgerundet werden. Diese zusätzlichen Hinweise gehen über die üblichen Formalismen hinaus und helfen, Vergabeverfahren einfach, rasch und günstig abzuwickeln. Zudem helfen sie beiden Seiten, Fehler zu vermeiden und möglichst effizient vorzugehen. Wir dürfen uns an dieser Stelle sowohl beim Team von Austrian Standards plus Publishing für die tatkräftige Unterstützung bei diesem Projekt als auch bei Herrn Mag. Wolfgang Lauchner für die redaktionelle Hilfe bedanken. 5

Einführung

Diese Musterdokumentation und die Musterbriefe sollen somit den Vergabepraktiker unterstützen, seinen Dokumentationspflichten einfacher und besser nachzukommen, was jedoch auch ein gewisses Wissen in Bezug auf das BVergG voraussetzt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich hiebei um Muster für übliche Vergabeverfahren handelt, und dass es sich in (schwierigen) Einzelfällen empfiehlt, allenfalls entsprechende Experten hinzuziehen. Weiters wurde ausreichend Platz für Ihre Notizen zu den jeweiligen Verfahrensschritten berücksichtigt. Somit können Sie zusätzliche Infos und Erfahrungen mit den Mustern festhalten. Wir wünschen Ihnen viel Freude mit dieser Lektüre bei der Vergabe Ihrer Bau-, Liefer- und Dienstleistungen. Schreiben Sie uns bitte direkt Ihre Anregungen und Kritik, und wir stehen Ihnen für weitergehende Fragen und Hilfestellungen in konkreten Verfahren jederzeit gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen. Dipl.-Ing. Mag.iur. Dr. Egon M. Bodner MMag. Dr.iur. Christian Hagen Innsbruck/Wien, am 12.03.2013

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Abkürzungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis Abs Absatz AG

Auftraggeber (Besteller)

AN

Auftragnehmer (Unternehmer)

AuslBG Ausländerbeschäftigungsgesetz BAO

Bundesabgabenordnung

baw

bis auf weiteres

BG Bezirksgericht BGBl Bundesgesetzblatt BMF

Bundesministerium für Finanzen

BVA Bundesvergabeamt BVergG

Bundesvergabegesetz 2006 idgF

bzgl bezüglich bzw beziehungsweise CPV

Common Procurement Vocabulary

div diverse DL Dienstleistung EG

europäische Gemeinschaften

EU

europäische Union

EZ

Einlagezahl

FA Finanzamt FN Firmenbuchnummer gem

gemäß

ggst gegenständlichem GKK Gebietskrankenkasse GZ Geschäftszahl id(j)(d)gF

in der (jeweils) (derzeit) geltenden Fassung

idR

in der Regel

iS

im Sinne

JJJJ Jahr Kap Kapitel KG Katastralgemeinde LAFO

last and final offer

leg cit

legis citatae – angegebene(s) Gesetz(stelle)

lfd Nr

laufende Nummer

LG Landesgericht lit Litera lNr

laufende Nummer

MM

Minute oder Monat

mvB

mit vorheriger Bekanntmachung

mwN

mit weiteren Nachweisen

n, nn

Nummer, Zahl 7

Abkürzungsverzeichnis

NN div Namen (nominem nescio – Name/Bezeichnung unbekannt) NUT

Nomenclature of Territorial Units for Statistics

oa

oben angeführt(e)

ON

Ordnungsnummer

OSB

Oberschwellenbereich

ovB

ohne mit vorherige Bekanntmachung

sh siehe SIMAP

Système d’Information sur les Marchés Publics

SS.MM

Stunde, Minute

SubU Subunternehmer SV Sozialversicherung TN

Teilnehmer, Bewerber

TN-Antrag Teilnahmeantrag TT.MM

Tag, Monat

ua

unter anderem

USB Unterschwellenbereich uU

unter Umständen

VfGH Verfassungsgerichtshof VOen

Verordnungen

VwGH Verwaltungsgerichtshof zB

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zum Beispiel

Vorbereitung des Vergabeverfahrens, Bekanntmachung, Angebotslegung

I. Vorbereitung des Vergabeverfahrens, Bekanntmachung, Angebotslegung

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Vorbereitung des Vergabeverfahrens, Bekanntmachung, Angebotslegung

1. Aktenvermerk: Dokumentation des geschätzten Auftragswerts und Auswahl des Vergabeverfahrens a) Bauleistungen Öffentlicher Auftraggeber Die NN GmbH, die Gemeinde NN (Marktgemeinde/die Stadtgemeinde/der Gemeindeverbund), der ausgegliederte Rechtsträger für NN, mit Adresse …, ist öffentlicher AG im Sinne des § 3 Abs 1 BVergG. Diese beabsichtigt, beim Objekt … in … Bauarbeiten vorzunehmen. Das Bauvorhaben wird auf Grundstücknummer … in EZ … der KG … BG … errichtet. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher die Leistungserbringung von Bauarbeiten gem Anhang I des BVergG. Das Bauvorhaben besteht aus (mehreren) Los(en) … . Diese Leistungen sind im Sinne des BVergG 2006 idgF auszuschreiben. Ermittlung des geschätzten Auftragswerts des Bauauftrages In einem ersten Schritt ist die Höhe des geschätzten Auftragswertes (als geschätzter Gesamtwert aller Lose) zu ermitteln. Für die Ermittlung des geschätzten Auftragswerts wurde der sachkundige Mitarbeiter NN betraut, welcher ua als Referenzobjekt … hierzu herangezogen hat. Die Abrechnungssumme (Kostenfeststellung iS der ÖNORM B 1801-1:2009) ist aufgegliedert nach … bekannt und dient als Grundlage für die gegenständliche Ermittlung. Die Aufstellung dieser Kosten findet sich in Beilage A. Als Referenzgröße wurde für das Referenzobjekt … ein umbauter Raum von … m³ ermittelt. In Beilage B wurde für das gegenständliche Bauvorhaben in … der umbaute Raum von … sachkundig ermittelt. Das Referenzobjekt … wurde in den Jahren … (Baubeginn) bis … (Fertigstellung) errichtet. Daher wurden die festgestellten Kosten mit dem zutreffenden Baukostenindex für … Basisjahr … (Beilage C) auf ein aktuelles Kostenniveau hochgerechnet. Somit wird auf Basis der geschilderten Referenzgrößen (Kostenfeststellung, Baukostenindex, umbauter Raum) für das gegenständliche Bauvorhaben … der geschätzte Auftragswert ermittelt (Beilage D). Folgende Kontrollrechnung wurde zur Plausibilisierung durchgeführt: …. Ergebnis Der sachkundig ermittelte geschätzte Auftragswert (aller Lose) beträgt für das gegenständliche Bauvorhaben …. ca … Euro.

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