Mandatos App Chancen zur effektiven Gestaltung des kommunalen Sitzungsmanagements durch Einsatz moderner Endgeräte
Gemeinde Barleben Ernst-Thälmann-Straße 22 39179 Barleben Tel.: Fax: E-Mail: Homepage:
(039203) 565-0 (039203) 565-2801
[email protected] www.barleben.de
Bürgermeister: Keindorff, Franz-Ulrich (FDP, gewählt am 20.03.2011) Fläche in ha am 31.12.2010: Bevölkerung am 31.12.2010:
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
• • • •
2.974 9.090
Hauptamtlich geführte Einheitsgemeinde mit organisatorischer Drei-Säulenstruktur nach neuem Steuerungsmodell 40 Mitarbeiter in der Kernverwaltung, 160 Mitarbeiter inklusiv nachgeordneter Einrichtungen Ausrichtung auf integrierte Services und workfloworientierte Abläufe mit IT-Unterstützung Gemeinde ist Gründungsmitglied der KITU e. G.
Fakten zum Sitzungsdienst • • • • • •
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
•
•
20 Ratsmitglieder 54 ehrenamtliche Mandatsträger diverse Empfänger (Presse u. ä.) 6 Ausschüsse 3 Ortschaftsräte Vorlagen p. a. rund 180 Beschlüsse rund 100 Informationen rund 40 Seiten pro Vorlage ca. Aufkommen an Papier rund 200.000 einseitig rund 255.000 doppelseitig zusammen rund 755.000 Einheiten Druckkosten p. a. rund 13.000 EUR
Entwicklung des Sitzungsdiensts Somacos Session Session Net Bürgerinfo / Ratsinfo Session Mandatos (Laptop) Mandatos (App)
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Elektronischer Sitzungsdienst Warum? • • • • •
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
• •
Effizienzsteigerung der Verwaltungsarbeit Transparenzsteigerung Verwaltungsarbeit Bessere Kontrolle Steigerung der Kommunikation der Gremien Mehr Service durch Verfügbarkeit der Daten (Ratsinfo, Bürgerinfo) Verkürzen der Verfahrenswege (intern; zum Mandatsträger) Einsparung von Ressourcen
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Organisation ist alles •
Strukturen müssen klar sein
•
Elektronsicher Sitzungsdienst ersetzt keine konkrete Prozessplanung
•
Struktur, Regeln, Disziplin
•
Elektronischer Sitzungsdienst löst keine Organisationsprobleme
•
Ein Umstieg muss breit getragen werden
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Es kann nur einen geben… •
Papiergestützter und elektronsicher Sitzungsdienst schließen sich gegenseitig aus
•
Nur wenige Ausnahmen zulassen
•
Mindestens 75% Durchdringung
•
Medienbrüche führen zu Mehrbelastung der Verwaltung
•
Elektronsicher Sitzungsdienst hat andere Strukturen
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Test Mandatos auf Notebooks •
6 dann 24 Testnutzer in 2 Phasen
•
Ausrüstung: Laptop mit Verschlüsselung portabler Drucker Docking-Station
•
Ergebnis - Gewicht der Ausrüstung zu hoch - PC-Grundkenntnisse erforderlich - geringe Nutzerfreundlichkeit - preisintensiv - verbesserungsfähiges Updateverhalten
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Mobile Endgeräte Hype oder Generationswechsel? •
Q2 2012 – 109 Mio PC‘s verkauft
•
davon 22 % Tablet-PC‘s
•
Tablet-PC und Smart-Phones erobern den Business-Sektor
•
Tendenz zum mobilen Endgeräten setzt sich fort
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Attraktives Paar •
Intuitive Bedienbarkeit
•
Geringes Gewicht
•
Lange Stand-by und Akkuleistung
•
Hohe Akzeptanz
•
Schneller Zugriff auf die Daten
•
Mehrwertnutzen der Endgeräte für die Mandatsträger
•
Überschaubare und gemanagte Updates
•
Sicherheit der Daten
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Für die Verwaltung interessant •
Aufwand für die Bereitstellung von Unterlagen senken
•
Druckkosten und Sekundärkosten reduzieren
•
Schnelle Bereitstellung von Sitzungsunterlagen
•
Kommunikation mit den Mandatsträgern steigern
•
Transparenz der Verwaltungsarbeit erhöhen
Präsentation Herr Ralf Jassen
© Gemeinde Barleben Marcel Pessel KITU-Tag 10.10.2012
Mitglied des Gemeinderates Gemeinde Barleben
