Hammelburg, die urkundlich älteste Weinstadt Frankens ist dreihundertster Session Kunde in Bayern

Was vor vier Jahren mit der ersten Archiv-Lösung begann, ist heute eine Erfolgsgeschichte: Die Stadt Hammelburg ist der dreihundertste Anwender des Sitzungsdienstes Session. Bereits damals wurde bei einer eGovernment Veranstaltung Session vorgestellt, jedoch wurde als Einstieg die Einführung der Kassenarchivierung und einzelner eAkte zu dem Zeitpunkt gewählt. Session wurde aber schon damals als der nächste logische Schritt zur Errichtung eines modernen eGovernment in Hammelburg angesehen. Die dreihundertste Einführung von Session ist für LivingData ein ganz besonderes Ereignis. Umso mehr, weil die Entscheidung für Session im direkten Vergleich zu anderen Wettbewerbsprodukte gefällt wurde. Die Teilnehmer einer Präsentation, zu der die Verwaltung eingeladen hatte, haben das Potential von Session sehr schnell erkannt. Kurz gesagt - die maßgeschneiderte Werkzeugsammlung von Session und die leicht erlernbare Benutzeroberfläche und logischen Workflows haben überzeugt. Der EDV-Verantwortliche der Stadtverwaltung Hammelburg, Herr Vogler meint dazu: „Wenn es um die Einspar-Potentiale geht, setzen wir auf das richtige Produkt. Unsere Mitarbeiterin steht momentan jede Woche mehrere Stunden am Kopierer um die notwendigen Unterlagen für die Sitzungen zu erstellen. Durch Session sind wir jetzt in der Lage ohne viel Aufwand ganze Broschüren zu erstellen und den Räten zur Verfügung zu stellen – digital und wenn gefordert, in Papierform. Die Führung von ExcelTabellen für das Sitzungsgeld gehört mit Session ebenfalls der Vergangenheit an. Mit der Einführung des Sitzungsdienstes und den damit verbundenen Schnittstellen zu den bestehenden AKDBVerfahren wird sich die Verwaltung viel manuelle Arbeit sparen können.“ Der Geschäftsleiter Herr Goerke und Frau Poettgen sehen einer strukturierten Zusammenarbeit mit den Gremien entgegen. Sowohl bei der Planung und der Organisation, aber vor allem bei der Nachbereitung der Stadtratssitzungen hofft man auf eine spürbare Entlastung und Effizienzsteigerung durch Session. „Vor den Sitzungen herrscht ein reges Interesse an vielen verschiedenen Themen, wobei die Kommunikationswege allen Anforderungen gerecht werden müssen. Session unterstützt uns bei der Einhaltung geordneter Abläufe und vereinfacht die Kommunikation aller Beteiligten.“ Herr Ernst Stross, Erster Bürgermeister von Hammelburg, betont wie wichtig die Nachverfolgung der Sitzungsergebnisse ist, die mit Session einfach und übersichtlich durchgeführt werden kann. „Die Verinnerlichung der Arbeitsweise mit Session bedarf sicherlich einer gewissen Übung, sowohl bei den Verwaltungsmitarbeitern als auch bei den Gremiumsmitgliedern. Selbst wenn ein Trend hin zu den digitalen Medien klar erkennbar ist, können die Unterlagen je nach Anforderung begleitend in Papierform zur Verfügung gestellt werden.

Die moderne Verwaltung steht gerade durch die neuen Medien vor immer neuen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Im Umgang mit diesen Technologien entstehen bei Mitarbeiter zuweilen Vorbehalte, da die Prozesse in ihrem Umfang nicht leicht einzuschätzen sind. Auf die Frage, wie man sich solchen Herausforderungen in Hammelburg stellt, erklärt Herr Stross: „Wichtig ist, dass alle Beteiligten jederzeit ausreichend über die geplanten Projekte informiert und eingebunden sind. Mit der Zeit erkennt man wie bei dem Projekt Session immer mehr die Vorteile, die neue Wege mit sich bringen. In puncto Sicherheit mit digitalen Medien gilt es immer auf dem Stand der Technik zu bleiben. Durch das ausgereifte personen- und gruppenbasierte Berechtigungsprinzip bietet Session die Möglichkeit, umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen in der Verwaltung als auch im Rats-Informations-System (RIS) zu treffen“. Gremienarbeit ganz ohne Papier – viele Verwaltungen können sich diese Arbeitsweise kaum vorstellen. Hammelburg aber ist auf dem Weg dorthin. „Wir sind zuversichtlich, dass die Gremienarbeit ohne Papier zu realisieren ist. Der Plan ist, das Verfahren noch in der laufenden Legislaturperiode Anfang 2013 einzuführen. Nach der Kommunalwahl ist dann eine papierlose Gremienarbeit - zum Beispiel mit iPads - angedacht“ meint Herr Vogler. Die AKDB und LivingData bedanken sich für das Vertrauen und wünschen der Verwaltung einen erfolgreichen Start mit Session.