KUNDENERFOLGSGESCHICHTE

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HISTORIC RICHMOND TOWN

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Wie eine New Yorker Kultureinrichtung aktiv ihre Zukunft gestaltet HISTORIC RICHMOND TOWN

ist eine einzigartige Kultureinrichtung. Dieses

“lebende Museum” befindet sich in Staten Island, New York, und lädt Besucher aus den USA sowie dem Rest der Welt ein, selbst Teil seiner Geschichte zu werden. Täglich finden hier museale Nachstellungen des Alltags der Menschen vergangener Zeiten statt, die Besuchern unmittelbar zeigen, wie das Leben damals ausgesehen hat – lange vor Beginn des Technologiezeitalters. Geschäftsführer Ed Wiseman kam aus der TV- und Filmbranche zu Historic Richmond Town. Er hat an jeder Episode von Reading Rainbow mitgewirkt, die jemals ausgestrahlt wurde–eine äußerst beliebte, pädagogisch wertvolle Kindersendung, die im Laufe der Jahre Millionen von Kindern zum Lesen animierte. Als er das Steuer bei Historic Richmond Town übernahm, hatte er

ED WISEMAN

Geschäftsführer, Historic Richmond Town

konkrete Visionen für die Zukunft. Dazu gehörten auch immer ambitioniertere Zielsetzungen, für die Kapital in einem konkurrenzgeprägten Umfeld beschafft werden musste. Die Mission, diese geschichtsträchtige Kulturstätte zu unterstützen, beruht auf modernster Technologie, die hinter den Kulissen zum Einsatz kommt. Das Team hinter Historic Richmond Town benötigte eine Software für die Zusammenarbeit im Team, mit der es seine Schlagkraft steigern konnte, ohne zusätzliche Mitarbeiter aufnehmen zu müssen.

Die Suche nach der geeigneten Kollaborationssoftware Vor Redbooth hatte das Team bei Historic Richmond Town bereits eine Reihe verschiedener Lösungen getestet, mit denen interne Prozesse von Planung bis hin zu Anträgen auf staatliche Förderungen verwaltet werden sollten. “Wir haben eine Reihe von To-Do-Listen ausprobiert, sowie eine Terminerinnerungsfunktion, die Teil unseres Betriebssystems war, aber auch E-Mails und fortlaufende Listen”, erzählt Ed.

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Das Team hat auch mit einer App zur Aufgabenverwaltung experimentiert, aber die Herausforderungen, die sich daraus ergaben, “waren dem Teamgeist nicht gerade förderlich”, so Ed. “Meine Mitarbeiter fanden es schwierig, sich damit anzufreunden, sogar die zwischen 20- und 30-jährigen, die sich mit Technik an und für sich gut auskennen. Irgendwie war das Produkt einfach nicht für uns geeignet.”

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“Redbooth war

sofort für alle gut verständlich.

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Schließlich beschloss das Team, es mit Redbooth zu versuchen – und alles war anders: “Redbooth war sofort für alle gut verständlich”, erzählt Ed. Wohl auch aufgrund seines beruflichen Werdegangs liegen Videoanwendungen Ed besonders am Herzen und er versuchte, seinem Team dadurch Redbooth noch schmackhafter zu machen. “Als sehr nützlich während der Einführungsphase hat sich ein Screencast erwiesen”, meint er. Mittels Screen-Capture-Software fertigte Ed eine fünfminütige Videoaufnahme seines eigenen Screens an, in der er erklärte, welche Arbeitsschritte er gerade durchführte. “Das waren Dinge wie ‘Ich füge jetzt eine Aufgabe in Redbooth hinzu. Jetzt vergebe ich die Aufgabe. So läuft das ab.’ Alle haben das Video angesehen und das bedeutete, dass auch Mitarbeiter mit geringem technischen Hintergrundwissen schnell an Bord geholt werden konnten.”

Wie Redbooth effiziente Führung fördert Unter den zahlreichen Vorteilen, die Redbooth bietet, sticht die erhöhte Transparenz für Ed und sein Team besonders hervor – ein zusätzlicher Vorteil ist, dass auch die Notwendigkeit des Mikromanagements wegfällt. “Ich habe nach wie vor die leitende Rolle und kann die Geschichte einer Initiative jederzeit ansehen, muss mich aber nicht um alle Detailfragen kümmern, da der Thread in Redbooth alle Informationen enthält, die ich brauche”, sagt Ed. “Ich sehe immer genau, wo wir stehen und was als Nächstes getan werden muss. So weiß ich beispielsweise, ob ich einen Entwurf durchsehen und diesen dann zur weiteren Bearbeitung an den Verfasser zurücksenden muss. Ich schätze es auch sehr, dass ich die einzelnen Schritte des Teams genau rückverfolgen kann. Wir sehen nicht nur die Aufgabe selbst, sondern den ganzen Thread, der uns zeigt, wie wir zum Status-quo gelangt sind”, Ed weiter. “So ist für mich und mein Team immer klar ersichtlich, bei wem der Ball gerade liegt.” “Ich kann auf einen Blick sehen, wie ein Projekt voranschreitet, muss also nicht ständig jemanden damit ärgern, mich über den aktuellen Stand

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der Dinge zu informieren”, erklärt Ed. “Und ich kann jederzeit alles nachkontrollieren, sogar um 11 Uhr abends auf meinem Telefon – so sehe ich sofort, ob ein Bericht unmittelbar fällig ist oder ein Projekt binnen zwei Tagen fertiggestellt werden muss. Und ich kann sofort nachfragen, wie es mit der Fertigstellung aussieht. Dazu muss ich nur in Redbooth gehen – und da sehe ich sofort, wo wir gerade stehen. Für Ed ist die App auf dem Mobiltelefon besonders nützlich, um rund um die Uhr informiert zu bleiben. “Ich verwende Redbooth auf meinem iPad und meinem Mobiltelefon. “Wenn ich morgens auf dem Weg zur Arbeit im Drive-Through von Dunkin’ Donuts stehenbleibe, hole ich sofort mein Telefon hervor und sage zu mir selbst: “Wo stehen wir gerade bei dieser Initiative?’ Und sofort habe ich den Überblick. Oder mir fällt etwas ein, das ich unbedingt erledigen muss, und ich erstelle sofort eine Aufgabe dafür in Redbooth.”

Ergebnisse, die das Wachstum fördern Am meisten hat Historic Richmond Town durch Redbooth profitiert, indem die Plattform eine Infrastruktur für das Team geschaffen hat, mittels der auch ambitionierte Ziele und Initiativen in Angriff genommen werden können. “Vor Redbooth haben wir eine geringere Anzahl an Projekten bearbeitet”, sagt Ed. “Jetzt können wir mit den Ressourcen, die wir haben, mehr erreichen. Ich habe jetzt ein viel besseres Gefühl dabei, in neue Bereiche

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“Wenn ich morgens auf dem Weg zur Arbeit im DriveThrough von Dunkin’ Donuts stehenbleibe, hole ich sofort mein Telefon hervor und sage zu mir selbst: ‘Wo stehen wir gerade bei dieser Initiative?’ Und sofort habe ich den Überblick.

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vorzudringen und ich habe auch das Gefühl, dass diese besser verwaltet werden.” Als kulturelle Einrichtung des Großraums New York City plant Historic Richmond Town auch Veranstaltungen für Tausende Besucher, vom “New York City Chili Cook-Off” bis hin zur jährlichen “County Fair”. Aber auch interne Projekte werden über Redbooth verwaltet: “Die Einführung unserer neuen Webseite wurde gänzlich über Redbooth gehandhabt”, sagt Ed. “Der gesamte Prozess, von der Beantragung einer staatliche Förderung über die Planung der Webseite bis hin zu ihrer Erstellung und der Wunschliste für zukünftige Funktionen, war ein gewaltiges Projekt, das eigene Aufgabenlisten mit spezifischen Aufgaben erforderte. Ohne Redbooth hätte ich das Projekt niemals auf eine machbare Größe reduzieren können. Ich glaube nicht, dass wir ohne Redbooth erfolgreich gewesen wären.” Ed misst den Erfolg von Redbooth an der Fähigkeit seines Teams, vermehrt groß angelegte Events und ambitionierte Projekte verwalten sowie um immer anspruchsvollere Subventionen ersuchen zu können.

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“Redbooth hat uns dazu die Möglichkeit gegeben”, meint er. “Mit Redbooth haben wir die Möglichkeit, mit weniger mehr zu erreichen”, fügt Ed hinzu. “Wenn man fünf Projekte mit Redbooth bewältigen kann, kann man genauso gut zehn Projekte mit Redbooth bearbeiten. Man hat einfach mehr Reichweite.” Sogar in Zeiten wie diesen, in denen zahlreiche Organisationen in den USA mit dem Schwerpunkt auf Geschichte einen Rückgang ihrer Besucherzahlen verzeichnen, haben wir unsere Besucherzahlen in den letzten fünf Jahren verdoppeln können. Wir bieten vermehrt Programme und Veranstaltungen an und haben nachhaltige Beziehungen zu den Beamten aufgebaut, die unsere Subventionierung unterstützen. All das hat mit unserer Produktivität zu tun, und in dieser Hinsicht hat uns Redbooth unheimlich geholfen:” Historic Richmond Town hat aber noch höher gesteckte Ziele: Ein Dokumentarfilm und ein Buch sind ebenso in Planung wie eine neue strategische Ausrichtung. “In den letzten Jahren haben wir 4 bis 6 Millionen Dollar Kapital für Projekte beschafft, weil wir wissen, dass wir diese Projekte auch bewältigen können. Wenn man produktiv ist, ist man der Konkurrenz automatisch einen Schritt voraus und wird auch attraktiver für Spender und Investoren.” “Die Leute wollen in unsere Aktivitäten investieren, weil wir nicht nur Wort halten, sondern ihre Erwartungen sogar noch übertreffen”, erklärt Ed. “Und auch das hat direkt mit Produktivität und Zusammenarbeit zu tun. Redbooth

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“Sogar in Zeiten

wie diesen, in denen zahlreiche Organisationen in den USA mit dem Schwerpunkt auf Geschichte einen Rückgang ihrer Besucherzahlen verzeichnen, haben wir unsere Besucherzahlen in den letzten fünf Jahren verdoppeln können.

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hat uns unheimlich geholfen und wir erwarten, in Zukunft noch über uns hinauszuwachsen.”

Über Redbooth, Inc. Redbooth ist die preisgekrönte Plattform, mit der Teams und Unternehmen gemeinsam arbeiten, in Echtzeit kommunizieren und ihrer Produktivität zu einem ungeahnten Aufschwung verhelfen können. Redbooth wird weltweit von mehr als 6.000 Unternehmen verwendet, die ihre Arbeitsweise dadurch komplett verwandeln konnten, darunter Al Jazeera, App Annie, Deutsche Telekom, eBay, Harvard University, Nvidia, the Red Cross, ReMax, Spotify, Thomson Reuters, Warner Brothers und Western Digital. Das Unternehmen wurde im Jahr 2008 in Barcelona gegründet, befindet sich in Privatbesitz und hat seine Zentrale in Redwood City, Kalifornien. www.redbooth.com | 1-800-733-1190 or 1-650-241-1425

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