Bayerisches Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten

Vernetzungsstelle 

Schulverpflegung   Bayern

Handlungsleitfaden für die Einführung einer Schulverpflegung

www.schulverpflegung.bayern.de

1. Auflage 2011

Der vorliegende Handlungsleitfaden wurde erarbeitet von der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern.

Die Inhalte des Handlungsleifadens basieren auf den Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit dem Landkreis Coburg am gemeinsamen Projekt „Modellregion Landkreis Coburg: Schulmensa von morgen – ein Landkreis auf dem Weg zum Leistungsverzeichnis auf Basis der DGE Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“.

INHALT I.

Einleitung ........................................................................................................................................................ 2

II.

Projektbearbeitung ......................................................................................................................................... 4 1 Einstiegsphase .................................................................................................................................................. 4 1.1 Einrichtung und Arbeitsweise der Steuerungsgruppe .............................................................................. 4 1.2 Beteiligung der Schulfamilie ...................................................................................................................... 7 1.3 Erstellung eines Verpflegungsleitbilds .................................................................................................... 10 2 Orientierungsphase ........................................................................................................................................ 13 2.1 Erstellung eines Mensakonzepts ............................................................................................................. 13 2.2 Ermittlung der Ressourcen für das Mensakonzept ................................................................................. 14 3 Informations- und Entscheidungsphase ......................................................................................................... 18 3.1 Organisationsentscheidungen ................................................................................................................. 19 3.2 Finanzierungsentscheidungen ................................................................................................................. 24 3.3 Anbieterauswahl ..................................................................................................................................... 24 4 Umsetzungsphase .......................................................................................................................................... 26 4.1 Marketingstrategien ................................................................................................................................ 26 4.2 Aktive Einbindung von Schülerinnen und Schülern in die Schulmensa................................................... 27 4.3 Aktive Einbindung der Eltern und Lehrerschaft in die Schulmensa ........................................................ 27 4.4 Qualitätsmanagement............................................................................................................................. 28

1

I.

EINLEITUNG

Der vorliegenden Handlungsleitfaden der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern hat zum Ziel, Schulleitungen und als Sachaufwandsträgern eine prozessbegleitende Arbeitshilfe bei der Einrichtung einer erfolgreichen Schulmensa zu sein. Gerade zu Beginn der Planung und aus den sich ergebenden (Um-)Baumaßnahmen werden Weichen gestellt, die bestimmte Organisationsformen dauerhaft vorgeben und sich zu späteren Zeiten schwer ändern lassen. Daher umfasst der Handlungsleitfaden die Spanne von den ersten Überlegungen zur Schulverpflegung über die Entwicklung eines Mensakonzepts bis hin zu konkreten Festlegungen. Er soll den Entwicklungsprozess inhaltlich und organisatorisch strukturieren. Relevante Themenfelder werden ebenso wie Hinweise zum Vorgehen und zur Einbindung der verschiedenen Gruppierungen benannt. Ziel ist es, eine Hilfestellung für die Etablierung einer akzeptierten und gesundheitsförderlichen Mittagsverpflegung auf Basis der Qualitätsstandards für die Schulverpflegung, der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V. (DGE) zu geben.

Der Ausbau der offenen und gebundenen Ganztagsschulangebote, die Verkürzung der Gymnasialzeit und die Einführung der Mittelschulen zeigen beispielhaft die Dynamik, die nicht nur die bayerische Schulwelt erfasst hat. In Folge dieser Entwicklung sind Einrichtungen entstanden, in denen Kinder und Jugendliche acht Stunden und mehr ihres Tages verbringen. Damit wird Schule neben der Familie zu einer zentralen Lebenswelt, und es muss erörtert werden, wie die veränderte Lebens- und Lernwelt für Schülerinnen und Schüler besser miteinander in Einklang gebracht werden können. Schulen, die ein offenes oder gebundenes Ganztagsangebot aufweisen, sind in Bayern verpflichtet, ihren Schülern ein Mittagessen zu bieten. Die Erfahrungen der Vernetzungs-stelle Schulverpflegung Bayern zeigen, dass fehlende Akzeptanz vonseiten der Schulgemeinschaft ein häufiges Problem in der Praxis der Schulverpflegung darstellt. In jedem Fall müssen Qualitätsmerkmale für Ganztagsangebote und Schulverpflegung Aspekte berücksichtigen, die Schule zu einer positiv wahrgenommenen Lebenswelt werden lassen. Hier sind Stichpunkte wie Schulkultur, Leitbild, Teamarbeit und Partizipationsgedanke zu nennen. Für die Entwicklung eines Verpflegungsangebots heißt dies, dass die beteiligten Institutionen die Bedürfnisse, Rahmenbedingungen und Möglichkeiten aller Beteiligten berücksichtigen müssen, damit die Schulverpflegung von Schülern, Eltern und Lehrern angenommen wird. Eine frühzeitige Einbindung aller an Schulverpflegung 1 Beteiligten in das Projekt ist daher sinnvoll und notwendig, um langfristige Akzeptanz zu erreichen. Die folgende Aufzählung stellt dar, weshalb Schulverpflegung unbedingt als Chance für die Lebenswelt Schule betrachtet und entsprechend ansprechend umgesetzt werden sollte. Ein ausgewogenes Verpflegungsangebot schafft grundsätzliche und physiologische Voraussetzungen für die ganztägige Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. Die Hauptkomponenten einer Mittagsmahlzeit - Sättigungsbeilagen wie Nudeln, Reis oder Kartoffeln - enthalten Stärke, die im Gegensatz zu zuckerhaltigen Süßigkeiten und Getränken den Blutzuckerspiegel stabilisieren. Dies ist für die Konzentrationsfähigkeit von Bedeutung, da das Gehirn über keine nennenswerten Speicher verfügt und auf eine ständige Energieversorgung angewiesen ist. Schulverpflegung bietet vielfältige Ansatzpunkte für pädagogische Arbeit und erlebnisorientierte Lernfelder in Ergänzung zum Unterricht. Dies gilt für verschiedene Fachbereiche von Biologie (Ernährungsphysiologie, Lebensmittelkunde, Kräuterkunde, Obstbäume, Hygiene) über Wirtschaft/Recht (Warenbestellung/ -eingang, Kalkulation, Buchführung, Inventur), Werkunterricht (saisongemäße Ausgestaltung des Speiseraums, Tischschmuck) bis hin zu Deutsch (Öffentlichkeitsarbeit, Medienarbeit, Informationsmaterial für Eltern und Schüler). 1

Knauer S.; Durdel A. (2006), „Die neue Ganztagsschule – Gute Lernbedingungen gestalten“, Weinheim und Basel, S.58f. 2

Partizipation der Schüler verstärkt die Identifikation mit der Schulmensa und der Schule im Allgemeinen. Die erfolgreiche Einführung von Schulverpflegung erfordert die Einbindung von Schülern aber auch von allen anderen Gruppen der Schulgemeinschaft, denn letztendlich muss die Ausgestaltung den Bedürfnissen allen gerecht werden. Partizipation ist aber nicht nur Voraussetzung für die Akzeptanz der Mensa, sondern kennzeichnet auch eine erfolgreiche Ganztagsschulkonzeption. Dass in einer ganztägigen Schule Bewegungsmöglichkeiten und Ruheräume geschaffen werden müssen, ist keine Frage mehr. Um den Bedürfnissen der Schüler, Lehrkräfte und anderer Mitarbeiter gerecht zu werden, sind Räume für soziale Kontakte – zwischen Schülern, unter Kollegen und zwischen Schülern und Lehrkräften unverzichtbar. Genauso wie das Miteinander in anderen Bereichen außerhalb des Unterrichts die Beziehung von Schüler und Lehrkraft verändert, kann dies auch durch gemeinsame Aktivitäten rund um den Mensabetrieb oder die gemeinsame Mahlzeit geschehen – mit merklichen Effekten auf die Schulfreude von Jugendlichen. Befragungen von Ganztagsschülern zeigen, dass sie sich in der Mittagspause vor allem mit Freunden in stressfreier Atmosphäre unterhalten wollen. Durch Einrichtung der räumlichen Voraussetzungen, wird Schule auch in dieser Hinsicht vom Lernort zur akzeptierten Lebenswelt. Eltern schätzen Schulen, deren Engagement und Initiative über Unterricht und Klassenzimmer hinaus wirksam spürbar sind. Freizeit- und Betreuungsangebote werden als maßgebliche Stärken von Ganztagesschulen wahrgenommen. Die Zufriedenheit der Eltern steigt, je besser Rahmenbedingungen und Ressourcen der Schulen sind. Die Attraktivität einer Ganztagsschule steigt mit der Qualität des Unterrichts und der Angebote - Ganztagsschüler bewerten die Qualität der eigenen Schule in ihrer Gesamtheit. Eine hohe Qualität bedeutet auch, dass die Angebote ein gutes Sozialklima ermöglichen. Mensa kann ergo Mittel und Chance sein, Schule als Lebenswelt aktiv zu gestalten und sich durch einen Ansatz, der die Bedürfnisse von Schülern, Lehrkräften und anderen Mitarbeitern ernst nimmt, positiv aus der 2 Schullandschaft abheben. Ergreifen Sie die Möglichkeit...

2

Ganztagsschule: Entwicklung und Wirkungen StEG 2010; Nerowski in Ganztagsschule organisieren – ganztags Unterricht gestalten, University of Bamberg Press, 2010; Appel, S. et al.: Handbuch Ganztagsschule, Wochenschauverlag, Schwalbach/Ts, 2009 3

II.

PROJEKTBEARBEITUNG

Hinweis: Gehen Sie anhand eines Projektplans vor. Mithilfe von Meilensteinen und der zur Erreichung notwendigen Maßnahmen lässt sich nach einem Ablaufplan entwickeln. Somit erhält das Projekt eine übersichtliche Struktur und dient den Projektmitgliedern zur besseren Orientierung. Das 4-Phasen-Modell der „Schritt-für-Schrittanleitung zur Einführung und Verbesserung der Mittagsverpflegung“, leitet Sie durch den Projektprozess. Mehr Informationen finden sich auf der Homepage der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Service/Checklisten.

1 EINSTIEGSPHASE In der Einstiegsphase gilt es zu klären, wer die Federführung für das Projekt übernimmt und den Projektverlauf kritisch im Auge behält. Arbeitsgrundsätze und Arbeitsweise sind festzulegen und die Grobziele des Projekts zu definieren. Sachaufwandsträger und Schulgemeinschaft profitieren von der gemeinsamen Initiierung, Planung und Umsetzung der Schulmensa. Eine gute Planung von Beginn an, bringt Effizienz spart Zeit und in nicht zu unterschätzendem Umfang, Kosten. Die Planung zur Einrichtung einer Schulverpflegung sollte deshalb auf jeden Fall, wie im Handlungsleitfaden beschrieben und dem in Grafik 1 abgebildeten 4-Phasenmodell, ab der Einstiegsphase verfolgt werden.

Grafik 1: 4-Phasenmodell „Schritt für Schritt zur erfolgreichen Mittagsverpflegung“, Einstiegsphase

3

Akzeptierte Schulverpflegung erfordert, dass die in der ganztägigen Schule aufeinander treffenden Lern- und Lebenswelten der Schülerinnen und Schüler erfolgreich zusammenspielen. Vor diesem Hintergrund geht das Thema Schulverpflegung grundsätzlich immer Schule und Sachaufwandsträger gleichermaßen an! Die Etablierung eines funktionierenden und gesundheitsförderlichen Speisenangebots in einer angenehmen Umgebung bedeutet Teamwork. Je geschlossener die Einrichtung zusammen mit dem Sachaufwandsträger hinter der Projektidee steht, desto erfolgreicher kann Schulverpflegung sein. Dazu bedarf es entsprechender Strukturen.

1.1 EINRICHTUNG UND ARBEITSWEISE DER STEUERUNGSGRUPPE 3

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern http://www.schulverpflegung.bayern.de/service/checklisten/index.html, Stand: 05.2011 4

Die Steuerungsgruppe übernimmt die Federführung bei der Entwicklung und Einrichtung der Schulverpflegung. In ihr finden sich die Vertreter der Institutionen, die letztendlich entscheidungsfähig und befugt sind. Mitglieder der Steuerungsgruppe: Sachaufwandsträger Schulleitung/en Die Schulleitung muss hinter dem Vorhaben „Einrichtung einer Schulverpflegung“ stehen und deren Verankerung im Schulleben fördern. Denn sie trägt letztendlich die Verantwortung für das Projekt und ihre Haltung hat direkten Einfluss auf die Einstellung der Schulfamilie zur Schulverpflegung. Aufgaben der Steuerungsgruppe: regelmäßiger Austausch und Abstimmung während des Projekts und darüber hinaus Weitergabe wichtiger Informationen über aktuellen Stand und weiteren Verlauf des Projekts an Schulgemeinschaft bzw. Verwaltung Festlegen der nächsten Projektaufgaben Festlegen der Bearbeitungsweise der nächsten Projektaufgaben und Zuständigkeiten Überprüfen des Projektverlaufs auf Einhaltung von Fristen, Zielerreichung anhand des Projektphasenplans. Vorteile der Steuerungsgruppe: Zeitersparnis Vereinfachte Entscheidungsfindung. Zu spezifischen Fragestellungen kann die Steuerungsgruppe im Arbeitsverlauf Fachexperten hinzuziehen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, einen Koordinator der Steuerungsgruppe zu bestimmen. Diese Person strukturiert die Tätigkeiten der Steuerungsgruppe, indem sie die Aktivitäten aller Beteiligten aufeinander abstimmt. Daneben stellt der Koordinator sicher, dass alle (noch) nicht beteiligten Mitglieder der Schulfamilie und anderer relevanter Gruppierungen über das Projekt ausreichend informiert sind. Durch Öffentlichkeitsarbeit und umfassende, frühzeitige Information über das Projekt und den aktuellen Stand entsteht ein Klima der Transparenz und Offenheit, das wesentlich zur späteren Akzeptanz der Schulverpflegung bei allen zukünftig 4 Profitierenden und Beteiligten beitragen kann. Natürlich ist es jederzeit möglich, die Zuständigkeiten neu und auf verschiedene Personen zu verteilen. Tipp: Sachaufwandsträger und Schulgemeinschaft profitieren von der gemeinsamen Initiierung, Planung und Umsetzung der Schulmensa. Einige Akteure, die die Steuerungsgruppe unterstützen können: Aus der Schulfamilie Elternvertreter Vertreter des Schulfördervereins Schülervertreter Lehrerschaft Pädagogisches Personal Hausmeister 4

Prozessorientierte Arbeitshilfe, Vernetzungsstelle Schulverpflegung Baden-Württemberg, S. 14 f. 5

Aus dem Bereich des Sachaufwandsträgers Gesundheitsamt Lebensmittelüberwachungsbehörde Veterinäramt Umwelt- und Wasserwirtschaftsamt Juristen für organisations- und steuerrechtliche Fragen Externe Berater und Förderer VdF (Verband der Fachplaner) → Küchenfachplaner Vertreter öffentlicher Verkehrsmittel zur Abstimmung der Zeiten für die Schülerbeförderung Potentielle Anbieter Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern Jobcenter Weitere Anlaufstellen finden Sie unter http://www.schulverpflegung.bayern.de/service/checklisten/index.html

Tipp: Festlegung der Arbeitsweise: Austausch über den aktuellen Stand des Projekts, die bisher erzielten Ergebnisse und die anstehenden Aktivitäten diskutieren und festlegen, in regelmäßigen Treffen, Tagesordnung vor den Treffen an die Steuerungsgruppenmitglieder senden, Protokolle verfassen und zeitnah, im Anschluss einer Besprechung versenden, Dadurch wird eine strukturierte Arbeitsgrundlage geschaffen, die effektives und ressourcensparendes Arbeiten ermöglicht. Diese kooperative Herangehensweise führt zu einem guten Arbeitsklima und Transparenz in der 5 Steuerungsgruppe. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für die Akzeptanz der letztendlich gefundenen Lösung.

Beispiel: Im Projekt „Modellregion Landkreis Coburg: Schulmensa von morgen – ein Landkreis auf dem Weg zum Leistungsverzeichnis auf Basis der DGE Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“ wurde zu Beginn der Projektbearbeitung eine Steuerungsgruppe gebildet, um in regelmäßigen Treffen das weitere Vorgehen zu strukturieren. Hier waren neben den Schulleitungen, der Fachbereich Bildung, Kultur, Sport und das Bauamt des Landratsamtes vertreten. Modellhaft begleitet wurde das Projekt von der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern bzw. Oberfranken. Als das Arbeitspensum deutlich anstieg, erwies es sich als hilfreich, dass ein Mitglied die Rolle des Koordinators übernahm. Für jeden Beteiligten der Steuerungsgruppe war diese Entwicklung ein Gewinn, da die Abstimmung von Terminen, Tagesordnungen und Protokollen zu einer enormen Zeitersparnis führten.

5

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Baden-Württemberg: Prozessorientierte Arbeitshilfe, 1. Auflage, 2009, S. 17 6

Grafik 2: Akteure in der Schulverpflegung , Steuerungsgruppe

6

Die vollständige Projektdokumentation zum „Modellregion Landkreis Coburg – Schulmensa von Morgen“ findet sich auf der Homepage www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Projekte.

Wichtige Aufgaben: Es standen konkrete Aufgaben im Raum: Die für das abstrakte Raumprogramm erforderlichen Angaben der Schülerzahlen zu ermitteln und das Konzept der geplanten Schulmensa soweit zu konkretisieren, wie es für die Beantragung der Fördergelder für bauliche Maßnahmen aus dem kommunalen Finanzausgleich notwendig ist: Denn diesem Antrag ist bereits eine detaillierte Bauskizze beizulegen. Vereinbarung über die Arbeitsweise der Steuerungsgruppe: Festlegung der Teilnehmer Festlegung einer Person zur Koordinierung der Steuerungsgruppe Austausch der Kontaktdaten Festlegung des Tagungsrhythmus und ggf. fester Termine Festlegung der Kommunikationswege für Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle und den gewünschten Fristen Festlegung der Zuständigkeiten und Fristen für die Verteilung Vereinbarung von Umgangsregeln innerhalb der Steuerungsgruppe

1.2 BETEILIGUNG DER SCHULFAMILIE Frühzeitige Information aller an Schulverpflegung Beteiligten ist der erste Schritt. So wird verhindert, dass Unsicherheit und Unstimmigkeiten in der Schulfamilie entstehen. Die dafür notwendige, wiederholte Information über den jeweiligen Stand kann beispielsweise auf Konferenzen, Besprechungen, Elternabenden erfolgen. In Rundschreiben, -mails oder Newslettern kann das Projekt genauso wie auf der schuleigenen Homepage, in der Schulzeitung oder in Aushängen immer wieder aufgegriffen werden. Partizipation ist Voraussetzung für den Erfolg und die Akzeptanz von Schulverpflegung. Dadurch können Wünsche, Bedürfnisse und Bedenken aller Beteiligten und damit der zukünftigen „Kunden“ in der Planung berücksichtigt werden und Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrerschaft stehen ganz anders hinter dem Projekt.

Ein ganzheitliches Verpflegungskonzept bedeutet, dass Ernährung und Ernährungsbildung im Verpflegungsleitbild der Schule und somit in der gesamten Schulgemeinschaft verankert sind! 6

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern, http://www.schulverpflegung.bayern.de/projekte/modellregioncoburg/akteure.html, Stand: 05.2011 7

Ernährungsbildung ist keine einfache Aufgabe, da Lehrerinnen und Lehrer und schulpädagogisches Personal die unterschiedlichen Essgewohnheiten bzw. –kulturen der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern berücksichtigen und auf diese eingehen müssen. Dies gilt insbesondere für Ganztagsschulen und Schulen mit ganztägigem Unterricht. Die Schule entwickelt sich für Kinder und Jugendliche immer mehr zur Lebenswelt. Dies kann als Chance gesehen werden, stellt aber auch eine Verantwortung dar: Denn die Schülerinnen und Schüler mit ganztägigem Schultag nehmen meist mehrmals in der Woche mehrere Mahlzeiten am Tag auf dem Schulgelände zu sich. Gerade in dieser Konstellation haben Schulleitung, Lehrerinnen und Lehrer und Pädagoginnen und Pädagogen die Möglichkeit, Kinder und Jugendliche in deren Essverhalten nachhaltig zu beeinflussen. Dies funktioniert vor allem dann, wenn eine gesunde Mittags- und Zwischenverpflegung vor Ort 7 (…nicht in übertriebenem Maße thematisiert sondern nachhaltig) selbstverständlich angeboten wird.

„Der Bildungsplan sieht das Thema Ernährung in allen Schularten vor. Er erlaubt darüber hinaus in vielen Fächern die Beschäftigung mit Lebensmitteln, Essen und Trinken“, z. B. in Mathematik die Berechnung von Rezepten oder Einkaufslisten, in Geschichte die Thematisierung verschiedener Esskulturen etc. *…+ „Das Thema Ernährung im Unterricht ist ein wichtiger Baustein für die Integration der Mensa in den Lebensraum Schule*…+. Hier kann der Grundstein für eine hohe Akzeptanz der Mensa und der Schulverpflegung durch die gesamte 8 Schulgemeinschaft gelegt werden.“ Je mehr Verpflegungsteilnehmer täglich das Angebot der Mensa in Anspruch nehmen, desto günstiger können die Speisen zubereitet und desto leichter Sonderwünsche beachtet werden. Dieses Bewusstsein muss in der gesamten Schulgemeinschaft geschaffen werden und ist Voraussetzung eines akzeptierten Essensangebotes. Deshalb sollten Schülervertreter Mitglieder im Essensgremium und in Projektteams sein und in die Organisation eingebunden werden. Sie können dadurch als Multiplikatoren innerhalb der Schülerschaft wirken. Die Attraktivität der Mithilfe von Schülerinnen und Schülern an der Schulverpflegung können Sie zusätzlich erhöhen, indem diese offiziell anerkannt und den Schülerinnen und Schülern Anreize gesetzt werden: Bescheinigungen als Anerkennung der Mitarbeit. Nennung des ehrenamtlich engagierten Schüler im Jahresbericht und im Zeugnis. Aushändigung eines Zeugnisses, das für Bewerbungen genutzt werden kann. Gewährung eines vergünstigten oder kostenlosen Essens. Um die Schulfamilie im Planungsprozess einzubeziehen ist es sinnvoll zwei Gremien gebildet Essensgremium Projektteams.

E SSENSGREMIUM Dieses Gremium stellt eine Erweiterung der Steuerungsgruppe um weitere Vertreter der Schulgemeinschaft dar. In ihm sollten sich Vertreter aller Personengruppen, die mit dem Speisenangebot an der Schule organisatorisch und/oder als Kunden in Berührung kommen finden. Die Beteiligung der einzelnen Gruppen an einem regelmäßig tagenden Essensgremium, ermöglicht es allen, Einfluss zu nehmen, Ideen einzubringen, Bedenken zu äußern, an Entscheidungen mitzuwirken und diese zu tragen. Das Gremium ist die Schaltstelle, die die Interessen der verschiedenen Akteure, schulische Bedürfnisse 7

vgl. bildungSPEZIAL 3/2010, S. 38, „Lernziel Gesundheit-Warum die Ernährungserziehung in die Schulen gehört“ von Marin Huisman 8 Vernetzungsstelle Schulverpflegung Baden-Württemberg: Prozessorientierte Arbeitshilfe, 1. Auflage, 2009, S. 127 8

und organisatorische Aspekte bei Einführung des Schulessens und der sich anschließenden Qualitätssicherung dauerhaft in Einklang bringt und hält. Während die Steuerungsgruppe sich auf formale und zentrale Fragen der Mittagsverpflegung konzentriert und einen „roten Faden“ entwickelt, füllt das Essensgremium das vorgegebene Gerüst mit den Details zur Ausgestaltung der Schulverpflegung. Tipp: Da alle Mitglieder frei gewählt sein sollten und ein gleichberechtigtes Mitspracherecht haben, trägt diese Form der Mitbestimmung ebenfalls zur Sicherstellung der Akzeptanz und den Erfolg des späteren Verpflegungsangebots bei. Seine Arbeitsweise sollte der der Steuerungsgruppe angeglichen sein. Das Essensgremium sollte auch nach Einführung bzw. Optimierung der Verpflegung in regelmäßigen Abständen weiter fortgeführt werden, um den dauerhaften Erfolg der Mittagsverpflegung und somit die Qualität langfristig zu sichern. Je nach Bedarf ist es auch hier sinnvoll, Experten aus verschiedenen Bereichen für Einzelveranstaltungen hinzuzuziehen.

Wichtige Aufgaben: Regelmäßige Teilnehmer des Essensgremiums Vertreter der Schulleitung Vertreter der Lehrerschaft und des schulpädagogischen Personals Verpflegungsbeauftragter Elternvertreter Schülervertreter Für die organisatorischen Belange zuständige Personen Schulträger Anbieter Hausmeister Punktuell geladene Teilnehmer und Fachexperten Vertreter des Schulfördervereins Sachaufwandsträger Gesundheitsamt Lebensmittelüberwachungsbehörde Veterinäramt Umwelt- und Wasserwirtschaftsamt Vertreter der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern VdF (Verband der Fachplaner) → Küchenfachplaner Vertreter öffentlicher Verkehrsmittel zur Abstimmung der Schülerbeförderung Vereinbarung über die Arbeitsweise des Essensgremiums Festlegung der Teilnehmer Festlegung einer Person zur Koordinierung des Essensgremiums Austausch der Kontaktdaten Festlegung des Tagungsrhythmus und ggf. fester Termine Festlegung der Kommunikationswege für Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle und den gewünschten Fristen Festlegung der Zuständigkeiten und Fristen für die Verteilung Vereinbarung von Umgangsregeln innerhalb des Essensgremiums Hinweis: Die Etablierung eines Essensgremiums berührt nicht die Entscheidungskompetenz von Schulleitung, Schulforum und Schulträger. Daher müssen Arbeitsweise, Aufgaben und Ergebnisse des Essensgremiums mit Schulleitung und Schulforum auf Basis des Schulrechts abgestimmt werden. Es ist somit vom Schulforum und dem Elternbeirat deutlich abzugrenzen.

9

Informationsquelle: Weitere Anlaufstellen, die bei Bedarf hinzugezogen werden können, finden Sie unter www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Service/Checklisten.

P ROJEKTTEAMS Im Gegensatz zu dem kontinuierlich arbeitenden Essensgremium können Projektteams spontan gebildet werden, um Lösungen für bestimmte, konkrete Fragestellungen zu erarbeiten. Die Zusammensetzung muss der jeweiligen Fragestellung angepasst werden, sollte jedoch immer Mitglieder der Zielgruppe einschließen. Beispiel: In Coburg wurden drei Projektteams mit konkreten Arbeitsaufträgen der Steuerungsgruppe gebildet, die diese in einem vorgesehenen Zeitrahmen bearbeiteten. Das Team Speisenangebot besteht aus den Verpflegungsbeauftragten, Vertretern der Schulleitungen, Eltern- und Schülervertretern der beiden Schulen und dem Anbieter. Es beschäftigte sich mit der Zusammenstellung des Angebots (Anzahl der Menüs, Auswahlmöglichkeiten) sowie der Darbietung der Speisen bzw. einzelner Komponenten (Selbstbedienung oder Ausgabe durch Küchenpersonal usw.) und dem Grad der Umsetzung der DGE Qualitätsstandards für die Schulverpflegung in Absprache mit der regionalen Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern. Das Team Raumgestaltung bildet sich aus Schülerinnen und Schüler, (Kunst-)Lehrern, Sozialpädagogen, dem Bauamt des Landratsamts, die Vorschläge zur (künstlerischen) Raumgestaltung erarbeitet. Mitglieder der Marketingteams sind Schülerinnen und Schülern, Lehrer (Verpflegungsbeauftragte) und dem Anbieter, die Ideen rund um die Information der Kunden oder Aktionen wie Themenwochen und anderen Sonderaktionen entwickelten. Die Erfahrungen in Coburg zeigen, dass sowohl Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrer konkrete Vorstellungen über ihre zukünftige Mensa haben und diese auch gerne einbringen. Die Diskussion macht es möglich, Lösungen zu finden, die für alle akzeptabel sind. Für die Beteiligten ist es nach einer solchen Diskussion nachvollziehbar, warum manche Optionen nicht in der gewünschten Form realisierbar sind.

Diese Teams sollen die eigenen Positionen als zukünftige „Kunden“ in das Projekt einbringen, indem sie Vorschläge auf themenspezifische, vom Essensgremium oder der Steuerungsgruppe vorgegebene Fragen, in einem bestimmten Zeitraum erarbeiten. Dadurch können Aufgaben verteilt und fristgerecht bewältigt werden. Auch durch die Installation von Projektteams wird die Verankerung der Schulverpflegung in der Schulgemeinschaft die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessert, was sich positiv auf das Schulklima auswirken kann. Solche Projektteams können sich beispielsweise um die Gestaltung des Essensangebots oder den Grad der Umsetzung der DGE-Qualitätsstandards für die Schulverpflegung befassen. Genauso kann es Aufgabe weiterer Teams sein, sich um die attraktive Gestaltung der Räumlichkeiten oder das Marketing zu kümmern oder bei der Organisation von Themenwochen und Sonderaktionen mitzuwirken.

1.3 ERSTELLUNG EINES VERPFLEGUNGSLEITBILDS Bei der Einrichtung einer Schulverpflegung ist es wichtig, von Beginn an Ziele zu setzen, die in ein Verpflegungsleitbild übertragen werden. Das Verpflegungsleitbild fasst die Vorstellungen der Schule hinsichtlich gesundheitsförderlicher und akzeptierter Schulverpflegung als Konsens in knapper Textform zusammen. Damit gibt es dem gemeinsamen Planen, Handeln und Bewerten einen Sinnzusammenhang. Neben einer reflektierenden Rückschau ermöglicht dieses Leitbild also, gezielt nach vorne zu schauen und die weitere Arbeit am gemeinsam entwickelten Verpflegungsleitbild zu orientieren. 10

Das schulspezifische Verpflegungsleitbild ist Ausdruck des Qualitätsverständnisses aller an seiner Erstellung Beteiligten. Deshalb soll es an der Schule gemeinsam von Schulleitung, Schulforum bzw. Elternbeirat und dem Verpflegungsbeauftragten erarbeitet und bei Bedarf angepasst werden. Es empfiehlt sich den Verpflegungsbeauftragten aus dem bestehenden Schulforum bzw. Elternbeirat zu wählen oder ggf. als Mitglied aufzunehmen. Eine weitere Möglichkeit ist die Einrichtung eines Essensgremiums als Unterausschuss des Schulforums. Diese Vorgehensweise hat sich bei Schulen bewährt, bei denen das Schulforum mit anderen Themen als der Verpflegung bereits sehr ausgelastet ist. Mit dem Verpflegungsbeauftragten bzw. Essensgremium wird ein sogenanntes Schnittstellenmanagement aufgebaut, womit die Kommunikation zwischen Dienstleister sowie der Schule und damit die Qualitätssicherung unterstützt werden sollen. Von Schulleitung und Sachaufwandsträger sind im Einvernehmen mit der Schulfamilie schulspezifische Ziele für die Schulmensa zu definiert. Hierbei sind verschiedene Themenfelder denkbar: Organisatorische Ziele: Die organisatorischen Abläufe der Schulverpflegung, die die Verpflegungsteilnehmer betreffen, müssen mit Schultag und Stundenplan abgestimmt sein. Dies reicht von der Bestellung über die Essenszeiten bis zur Bezahlung der Speisen und von der Speisenherstellung bis hin zur Ausgabe. Eine zügige Organisation mit minimalen Warte- und Leerzeiten trägt wesentlich dazu bei, dass die Kunden das Angebot akzeptieren Gelingt es, Speisenproduktion und –bereitstellung ohne längere Standzeiten der Speisen zu realisieren, fördert dies die hygienische und auch sensorische Qualität der Speisen. Auch dies ist eine wesentliche Voraussetzung für die Akzeptanz des Schulessens Mit der Schulverpflegung sind auch verwaltungstechnische Fragen zu klären. In der Regel kann sich eine Minimierung des Verwaltungsaufwandes für Anmeldung, Bezahlung, Abrechnung und ähnliches mit dem Einsatz von entsprechender Software erkauft werden. Hier ist es abzuwägen, ob eher personelle oder finanzielle Ressourcen geschont werden sollen Des Weiteren kann durch eine gut mit den örtlichen Gegebenheiten abgestimmte Ablauforganisation in der Küche bzw. an der Essensausgabe die Produktivität gesteigert werden. Pädagogische Ziele: Voraussetzungen für ganztägige Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit verbessern Speisenangebot als erlebnisorientierte Umsetzung von Inhalten der schulischen Ernährungsbildung Vermittlung oder das (Er-)Leben von Ess- und Tischkultur Gewinnung/ Erschließung von Wohlfühlräumen (Schule als Lebenswelt) Schulverpflegung als Betätigungsfeld der Erlebnispädagogik, um schulische Lerninhalte praktisch zu vermitteln (Buchhaltung, Informatik, Kunst, …) Erhöhung der Identifikation mit der Schule, indem Schüler in deren Gestaltung eingebunden werden. Gesundheitsbezogene Ziele: Realisierung eines gesundheitsförderlichen Speisenangebots für Schüler und Lehrer Beitrag zu Verbesserung des langfristigen Ernährungsverhaltens der Schüler Beitrag zur betrieblichen Gesundheitsförderung für die in der Schule Beschäftigten.

Informationsquelle: Die Checkliste zur Erstellung eines Verpflegungsleitbilds erhalten Sie auf der Internetseite www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik „Service/LeistungsverzeichnisGenerator“. Jens Uwe Böttcher: Geld liegt auf der Straße – Fundraising und Sponsoring für Schulen, Wolters Kluwer Deutschland GmbH, 2009, S. 44 11

Deutsche Kinder- und Jugendstiftung: Arbeitshilfe 10 Fundraising als Herausforderung für Schulen und ihre Kooperationspartner, 2008, S.22

Tipp: Die im Schulprofil erfassten besonderen Stärken einer Schule können gezielt kommuniziert und beworben werden, um in der Schulfamilie und in der Öffentlichkeit die Attraktivität der Schule für Schüler und Eltern zu verdeutlichen. Hierbei kann an fachliche Schwerpunkte, besonderes Engagement in bestimmten Themenbereichen oder mit besonderen Kooperationspartner, besondere Qualitäten des Umfelds, der Ausstattung und Räumlichkeiten und an zusätzliche Angeboten gedacht werden. Um von der Entwicklung eines Verpflegungsleitbilds zu profitieren, muss es • bewegen, • eine deutliche Verbesserung der Verhältnisse zum Ziel haben, • in absehbarer Zeit umsetzbar sein. Bei der Ausarbeitung Ihres Leitbildes hilft Ihnen die Beantwortung von vier Fragen: • Wofür steht unsere Schule? • Was macht uns einmalig und unverwechselbar? • Werden wir von der Außenwelt genauso wahrgenommen? • Was sind unsere schulischen Ziele und was wollen wir in absehbarer Zeit erreichen?

12

2 ORIENTIERUNGSPHASE In der Orientierungsphase verschafft sich die Steuerungsgruppe einen Überblick über die finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen sowie über die relevanten Aufgaben. Auf Basis der im Verpflegungsleitbild formulierten Grobziele entwickelt sie ein Konzept für die geplante Schulmensa, das die ermittelten Rahmenbedingungen berücksichtigt. Es stellt die Grundlage für die zu formulierenden Feinziele und Meilensteine im weiteren Verlauf dar.

Grafik 3: 4-Phasenmodell „Schritt für Schritt zur erfolgreichen Mittagsverpflegung“, Orientierungsphase

9

2.1 ERSTELLUNG EINES MENSAKONZEPTS Ein Mensakonzept beinhaltet die Organisation und Abläufe der Verpflegung (von der Bestellung durch die Essensteilnehmer bis zur Ausgabe und der Bezahlung, von der Anlieferung bis zur Entsorgung des Abfalls), die Nutzung der Räumlichkeiten (Speisesaal, Aufenthaltsraum, Mehrzweckraum) woraus sich der Raumbedarf und Ansprüche an die Räumlichkeiten ergeben die Aspekte, die der Schulgemeinschaft besonders wichtig sind, zu einer stimmigen Einheit zusammen. Bei der Erstellung des Mensakonzepts geht es darum, zu klären, welche Organisationsformen den formulierten organisatorischen, pädagogischen und gesundheitsbezogenen Zielen, den Bedürfnissen von Schule und Schülern und den Möglichkeiten vor Ort am besten gerecht werden. Es stellt dar, wie Schulverpflegung so organisiert und mit dem schulischen Alltag verzahnt werden, dass die gesetzten Ziele erreicht werden. Tipp: Bedienen Sie sich bei der Erstellung Ihres Mensakonzepts verschiedenster Management-Instrumente. So gelingt es, Arbeitsaufträge übersichtlich zu gestalten, anstehenden Maßnahmen besser zu organisieren und Ziele leichter zu formulieren. Im Anhang finden Sie eine Vorlage, wie Sie Ihren Projektsteckbrief aufbauen können. Außerdem wird 9

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern http://www.schulverpflegung.bayern.de/service/checklisten/index.html, Stand: 05.2011 13

Ihnen eine Vorlage eines Maßnahmen- und Ressourcenplans an die Hand gegeben, die Ihnen helfen, Aufgaben sowohl zeitlich als auch personell einordnen zu können.

Die Orientierungsphase sollte genutzt werden um sich in das Thema Schulverpflegung – Mensaplanung/-bau einzulesen und an entsprechenden Veranstaltungen, Kongressen oder Messen teilzunehmen, um sich ein Bild von der Bandbreite der Thematik zu machen. Informationsquellen: Um alle erforderlichen Aspekte in Bezug auf Ihr zu entwickelndes Mensakonzept zu erfassen, lohnt sich ein Blick auf: www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Service/Checklisten Winkler, Gertrud: In der Schule esse ich gerne! So wird Mittagsverpflegung langfristig attraktiv, SuB Heft 10-11/10. Auf dieser Basis sollte die Steuerungsgruppe zusammen mit Vertretern der Schulgemeinschaft andere Schulen mit funktionierender Mittagsverpflegung besichtigen und Erfahrungen zu konkreten Umsatzmöglichkeiten im Schulalltag kennenlernen, um dadurch Ansätze und Ideen für ein für die Schule geeignetes Mensakonzept herauszufiltern. Beispiel: Um ein Gefühl zu entwickeln, wie die „Wunschmensa“ aussehen könnte, besuchte die Steuerungsgruppe andere Schulmensen: ein Schulzentrum mit 3000 Schülern mit zentraler Mensa in einer kleinstädtischen Umgebung eine Förderschule, deren Küche von einer Jugendwerkstadt betrieben wurde, die schwer vermittelbare Jugendliche ausbildet. ein Gymnasium in einer Kleinstadt mit 850 Schülern und eigener Schulkantine. Nachdem die Steuerungsgruppe durch den einen Artikel zum Thema Akzeptanz in der Schulverpflegung sensibilisiert worden waren, achteten sie besonders darauf, wie für die Akzeptanz kritische Punkte vor Ort umgesetzt wurden: Ausstattung, Ambiente und Lautstärke in der Mensa, Bestell- und Bezahlsystem aber auch Organisation der Essensausgabe. Kontakte zu Referenzschulen vermitteln im Übrigen gerne die Vernetzungsstellen. Der Landkreis Coburg verfolgte als Sachaufwandsträger klare Ziele mit der Entwicklung des Mensakonzepts. 1. Förderung des Bewusstseins über die Bedeutung gesunden Essens an den Schulen und die Verantwortung, die die Schule in diesem Zusammenhang hat. 2. Errichtung einer Schulmensa, in der gesundes Essen angeboten wird und die von Schüler/innen und Lehrkräften gerne besucht wird. 3. Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für gesundes Essen an den Schulen des Landkreises Coburg. 4. Berücksichtigung und Einbeziehung der DGE Qualitätsstandards für die Schulverpflegung im Leistungsverzeichnis der Verdingungsunterlagen. 5. Angebot des Konzeptes für alle Schulen im Landkreis Coburg.

2.2 ERMITTLUNG DER RESSOURCEN FÜR DAS MENSAKONZEPT Um die gesetzten Ziele mit den vorhandenen Möglichkeiten abzustimmen, müssen Ressourcen aus Bereichen wie Personal, Administration oder Finanzierung ermittelt und bereitgestellt werden. Personelle Ressourcen: Schulverpflegung ist eine Angelegenheit der Schulleitung, ohne dass Schulleiterin oder Schulleiter für alle damit verbundenen Aufgaben automatisch zuständig sein müssen. Konkrete Aufgaben können an den

14

Verpflegungsbeauftragten, Essensgremium, Projektteams und auch an einzelne Vertreter von Schüler- und Lehrerschaft übertragen werden. Tipp: Prüfen Sie, wie Sie möglichst viele Personen in das Projekt mit einbinden können, um durch deren Einbindung in die Konzeption die Akzeptanz der Schulmensa zu erhöhen.

Administrative Ressourcen: Schulverpflegung bringt auch Verwaltungsaufwand mit sich. Ziel ist es, diesen so gering wie möglich zu halten. Hierbei können eine klare Verwaltungsstruktur und einfache Organisation helfen. Finanzielle Ressourcen: Ob es nun um einen Neubau oder eine Erweiterung des bestehenden Mensaangebotes geht, es werden finanzielle Ressourcen benötigt. Bei der Durchführung von Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, die schulaufsichtlich genehmigt worden sind, kann der Sachaufwandsträger staatliche Leistungen aus dem kommunalen Finanzausgleich beantragen. Ansprechpartner hierfür sowie für die Erteilung der „schulaufsichtlichen Genehmigung“ der Baumaßnahme ist die Bezirksregierung. Mit dieser wird festgestellt, dass das Bauprogramm dem schulischen Bedarf entspricht und unter Berücksichtigung des Bestands den notwendigen Raumbedarf abdeckt. Sobald Überlegungen zu entsprechenden Maßnahmen im Raume stehen, sollte schnellstmöglich der Kontakt zur jeweiligen Bezirksregierung gesucht werden, um den grundsätzlichen Ablauf zu klären: Welche Informationen und Unterlagen werden zu welchem Zeitpunkt im konkreten Fall benötigt? Mit welcher Dauer des Verfahrens ist zu rechnen? Sind eventuelle Besonderheiten zu berücksichtigen? Es gilt, eine Vorstellung über die anstehenden Schritte zu bekommen, um zu klären, was realisierbar und in welchem Umfang förderfähig ist. Eine zentrale Rolle auf dem Weg zur Erlangung der „schulaufsichtlichen Genehmigung“ und einer Förderung aus dem kommunalen Finanzausgleich spielt das abstrakte Raumprogramm. Hierbei stellt die Bezirksregierung den Raumbedarf einer Schule bezogen auf den Verwendungszweck fest. Für eine Schulkantine sieht Anlage 7 der Schulbauverordnung einen Speisesaal und eine Küche mit Nebenräumen vor, deren Größe auf der Zahl der voraussichtlich am Essen Teilnehmenden und der Betriebsart der Kantine - Zubereitungsküche, Verteilerküche oder Ausgabeküche – basiert. Um diese Angaben mit Blick auf mögliche zukünftige Entwicklungen machen zu können, sollten sie unbedingt auf einem Mensakonzept basieren (vergleiche 2.1 Mensakonzept). Informationsquelle: www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Projekte/Modellregion Coburg

Natürlich bestimmen die verfügbaren Haushaltsmittel und damit auch die Fördergelder, wie eine Schulmensa realisiert werden kann. Doch auch in umgekehrter Richtung bestehen Wechselwirkungen: die verfügbaren Finanzmittel sind keine starre Größe. Die Höhe der möglichen Fördergelder wird auch von den Inhalten des Mensakonzepts und hier vor allem von dem für die Schule geeignetem Küchensystem bestimmt. Tipp: Handeln Sie bei der Erschließung der finanziellen Ressourcen unbedingt auf Basis Ihres Mensakonzepts, das die Bedürfnisse Ihrer Schule auch in Hinsicht auf die Akzeptanz der zukünftigen Mensa beschreibt. Mit dieser klaren Zielvorstellung vor Augen, hinter der Sie und die gesamte Schulfamilie stehen, lassen sich gezielter finanzielle Möglichkeiten aufspüren und – z. B. in persönlichen Gesprächen - deutlich besser begründen.

15

Durch die Erschließung weiterer finanzieller Quellen wie Projektmittel oder Kooperationen, z. B. Beschäftigungsträgermodelle oder Sponsoren, lässt sich die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln des Sachaufwandsträgers eventuell reduzieren. Außendarstellung und Öffentlichkeitsarbeit sind von immer höherer Bedeutung – auch für Schulen. Je präsenter die Schule mit ihrem Projekt einer attraktiven Schulverpflegung in der regionalen Öffentlichkeit ist, desto leichter können Kooperationspartner gewonnen werden, das Vorhaben zu unterstützen. Informationsquellen: Machen Sie Ihre Mensa zu einer unverwechselbaren Marke. So können Schülerinnen und Schüler im Kunstunterricht ein Logo entwickeln, um den Wiedererkennungswert zu erhöhen. www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches/Marketing Gelder lassen sich leichter für ganz konkrete Projekte, z. B. die Verschönerung der Mensa oder die Anschaffung einer Salatbar akquirieren. Mehr dazu finden Sie hier: www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches/Foerderverein, Schulfundraising & Sponsoring www.vdf.net Jens Uwe Böttcher: Geld liegt auf der Straße – Fundraising und Sponsoring für Schulen, Wolters Kluwer Deutschland GmbH, 2009, S. 44 Deutsche Kinder- und Jugendstiftung: Arbeitshilfe 10 Fundraising als Herausforderung für Schulen und ihre Kooperationspartner, 2008, S.22 Fabisch, Nicole, Deutscher Taschenbuch Verlag; Auflage: 2. Auflage 2002

Die billigste Lösung ist nicht immer die kostengünstigste: Auch wenn die finanziellen Mittel begrenzt sind, sollten mögliche Entwicklungen in der Zukunft bedacht werden: Wie kann auf eine Steigerung der Essensteilnehmerzahlen in Küche oder Speiseraum reagiert werden? Wie geht man damit um, wenn ein Anbieterwechsel oder gar ein Systemwechsel notwendig wird? Eine Vorausschauende Planung hilft, Kosten zu sparen, wenn für eventuelle zukünftige Änderungen entsprechende Vorkehrungen getroffen sind. Vor diesem Hintergrund ist die Einbeziehung von Küchenfachplanern zur Kosten-Nutzen-Optimierung ratsam. Kosten lassen sich dadurch optimieren, dass Geräte, Maschinen und Ausrüstungen sinnvoll und rational eingesetzt werden. Kompetente, anerkannte Großküchenplaner mit Fach- und Branchenkenntnissen für den spezifischen Bedarf verfügen über das notwendige profunde ingenieurtechnische und kochwissenschaftliche Wissen, solide Branchenkenntnisse sowie eine Sensibilität für rationelle Prozessabläufe (Schwarz, et.al.: Großküchen Planung Entwurf Einrichtung, 2010, S.159) und beraten herstellerunabhängig. Sie können behilflich sein, nicht nur die Investitionskosten sondern auch die laufenden Kosten verschiedener Küchensysteme abzuschätzen. Daneben wurden die relevanten Rahmenbedingungen abgesteckt, die zumindest eine Orientierung geben, welche Ressourcen in welchem groben Umfang grundsätzlich verfügbar sind, aber auch wie eventuell zusätzliche Ressourcen generiert werden können. Beispiel: Am Ende der Orientierungsphase waren wichtige Meilensteine erreicht. Die Schulen hatten mit dem Mensakonzept ihre Zielvorstellungen konkretisiert, wie eine den einzelschulischen Bedürfnissen entsprechende Schulverpflegung aussehen sollte. Um ein Gefühl zu entwickeln, wie die „Wunschmensa“ aussehen könnte, besuchte die Steuerungsgruppe der Modellregion Coburg andere Schulmensen: ein Schulzentrum mit 3000 Schülern mit zentraler Mensa in einer kleinstädtischen Umgebung eine Förderschule, deren Küche von einer Jugendwerkstadt betrieben wurde, die schwer vermittelbare Jugendliche ausbildet. 16

Nachdem die Steuerungsgruppe durch den einen Artikel zum Thema Akzeptanz in der Schulverpflegung sensibilisiert worden waren, achteten sie besonders darauf, wie für die Akzeptanz kritische Punkte vor Ort umgesetzt wurden: Ausstattung, Ambiente und Lautstärke in der Mensa, Bestell- und Bezahlsystem aber auch Organisation der Essensausgabe. Im Modellprojekt „Landkreis Coburg – Schulmensa von Morgen“ entschied man sich für ein Integrationskonzept. In diesem Rahmen werden benachteiligte Jugendliche im Rahmen ihrer Ausbildung durch die Jugendwerkstatt Niederfüllbach für die Schüler und Lehrer der beiden Schulen kochen. Als Nebeneffekt fallen keine marktüblichen Personalkosten an.

Wichtige Aufgaben: Folgendes ist zu klären: A) Bewirtschaftungs- und Verpflegungssystem B) Anforderungen an das Angebot Wie viele Schulen und welche Schularten sind beteiligt? Wie viele Schüler, Lehrer und andere Personen nehmen zukünftig am Verpflegungsangebot teil (Schülerzahlprognose der MB-Dienststellen bzw. Schulämter)? Ist eine Mensa für eine Schule oder für mehrere Schulen z.B. in einem Schulzentrum geplant? Wie viele Menülinien werden pro Tag bereitgestellt? Wie setzt sich eine Menülinie zusammen? An wie vielen Tagen pro Woche wird eine Mittagsverpflegung angeboten? Werden Zwischenmahlzeiten angeboten? Wie sind die Öffnungszeiten? Welche Altersgruppen werden verpflegt? Wie wird das Essensangebot dargeboten? Welche Kombinationsmöglichkeiten der Speisen gibt es? Klärung der Finanzierung: Frühe Kontaktaufnahme des Sachaufwandsträgers mit der Bezirksregierung, um Erforderliche Verwaltungsschritte und –abläufe für die Erlangung der schulaufsichtlichen Genehmigung und von Fördergeldern in Erfahrung zu bringen. Größenordnungen realisierbarer Baumaßnahmen und möglicher Fördergelder zu abschätzen zu können. Ablaufschema bezüglich des Antrags auf Förderung baulicher Maßnahmen: Prognose über zukünftige Schülerzahlen von MB-Dienststellen bzw. Schulämter einholen. Feststellung des Raumbedarfs der Schule durch die Regierung im abstrakten Raumprogramm und Abgleich mit dem Bestand durch den Sachaufwandsträger → Ermitteln des zuerkannten Raumund Mittelbedarfs der Schule/n Anfertigen von Bauskizzen und deren Konkretisierung bis zum endgültigen Bauplan → Kostenabschätzung für die Bauplanung möglich Einholen der schulaufsichtlichen Genehmigung für die Baumaßnahmen und Antrag auf Förderung baulicher Maßnahmen aus dem kommunalen Finanzausgleich Aus der Kostenschätzung abzüglich der in Aussicht stehenden Fördergelder ergeben sich die auf den Sachaufwandsträger zukommenden Kosten. Punkte 3) bis 5) müssen vorab bereits vorausberechnet/ kalkuliert und abgeschätzt werden, da der Sachaufwandsträger vor der Beantragung der schulaufsichtlichen Genehmigung und der Fördergelder die Zustimmung der zuständigen Gremien für die Bewilligung der Haushaltsmittel zustimmen lassen muss!

17

3 INFORMATIONS- UND ENTSCHEIDUNGSPHASE Ziel der Informations- und Entscheidungsphase ist die Umsetzung der im Mensakonzept festgelegten Aspekte. Am Ende sind Festlegungen hinsichtlich der Gestaltung der Räumlichkeiten und Abläufe aber auch bezüglich Küchen- und Ausgabesystem sowie der Organisationsstruktur getroffen.

Grafik 4: 4-Phasenmodell „Schritt für Schritt zur erfolgreichen Mittagsverpflegung“, Informations- und 10 Entscheidungsphase Um die in der Orientierungsphase festgelegten Ziele zu erreichen, müssen Entscheidungen zu Bausteinen des Mensakonzepts getroffen werden. Die parallel gesammelten Wünsche und Ideen bezüglich der zukünftigen Mensagestaltung fließen in die Formulierung dieser Entscheidungen mit ein. Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht an Bausteinen, mit passenden Informationen, zu denen unbedingt Entscheidungen getroffen werden müssen.

10

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern http://www.schulverpflegung.bayern.de/service/checklisten/index.html, Stand: 05.2011 18

3.1 ORGANISATIONSENTSCHEIDUNGEN Ausgabesystem Formen von Ausgabesystemen Aufgaben

Informationsquellen Beispiel

Tischgemeinschaften Cafeteria-Linie Free-Flow Die Ausgabe der Speisen ist die Schnittstelle zum Kunden. Neben der sensorischen Qualität der Speisen bestimmt die Organisation der Abläufe in der Mensa, ob Schüler- und Lehrerschaft das Mensaangebot schätzen. Je ungünstiger das Verhältnis von Wege- und Wartezeiten zu der eigentlichen Essens- und Pausenzeit ist, desto unattraktiver wird das Angebot. Auch die Möglichkeit, sich spontan zum Essen entschließen und sich die Speisen selbst zusammenstellen zu können, spricht vor allem ältere Schüler an. Da entsprechende Organisationsformen in der Regel mehr Raum beanspruchen und somit höhere Kosten verursachen, müssen in der Praxis in der Regel Kompromisse geschlossen werden. Das Ausgabesystem ist eng verwoben mit dem Informations-, Bestell- und Bezahlsystem. www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik „Fachliches“ „Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“, Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V., 2. Auflage 2009, Bonn Um den Spagat von geforderter ansprechender Gestaltung der Speisenausgabe und dem eingeschränkten Kostenrahmen bestmöglich zu lösen, initiierte die Steuerungsgruppe eine Arbeitsgruppe aus Vertretungsbeauftragten, Vertretern von Eltern- und Schülerschaft und dem zukünftigen Verpflegungsanbieter. Sie befand über das zukünftige Essensangebot: Wie viele Menülinien werden angeboten? Welche Komponenten können frei miteinander kombiniert werden? Welche Komponenten werden ausgegeben und welche Komponenten stehen in Selbstbedienung zur Verfügung?

Bestell- und Abrechnungssystem Formen von Bestellsystemen

Formen von Abrechnungssystemen

Aufgaben

Vorbestellung Spontane Essenswahl Bei der Vorbestellung kann zu einem Zeitpunkt im Voraus für einen, mehrere Tage oder gar Wochen bestellt werden. Dies kann über entsprechende elektronische Systeme oder auch über Klassenlisten erfolgen. Je kürzer der Bestellzeitraum desto höher ist in der Regel der Verwaltungsaufwand aber auch die Attraktivität für vor allem ältere Schüler. Barzahlung halbbare Bezahlung mittels Marken oder Chips Guthabenkarten Bankeinzug /Abonnement Auch die Art der Bestellung und Bezahlung der gewählten Essen kann die Mensa für Schüler mehr oder weniger attraktiv machen. Die

19

Informationsquellen

Möglichkeit zur spontanen Entscheidung spricht vor allem ältere Schüler an, erschwert aber die Situation für den Anbieter. Bargeldlose Bezahlsysteme verkürzen die Zeiten bei der Essensausgabe und haben in hygienischer Hinsicht eindeutige Vorteile. www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik fachliches „Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“, Deutsche Gesellschaft für Ernäh-rung e.V., 2. Auflage 2009, Bonn Literaturhinweis: Erfolgreiches Verpflegungsmanagement, Steinel Margot, Verlag Neuer Merkur GmbH, 2008

Bewirtschaftungssystem Formen von Bewirtschaftungssystemen Aufgaben Informationsquellen

Eigenbewirtschaftung Fremdbewirtschaftung Die Entscheidung über das Bewirtschaftungssystem fällt letztendlich der Sachaufwandsträger. Berücksichtigt werden muss, dass die Bewirtschaftungsform Einfluss auf die Höhe der Mehrwertsteuer hat, die für die Verpflegungsleistung von den Eltern bzw. Schülern zu bezahlen ist. http://www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches/Organisatorische Rahmenbedingungen „Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“, Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V., 2. Auflage 2009, Bonn Detaillierte Informationen finden Sie unter www.bundesfinanzministerium.de/nn_290/DE/BMF_Startseite/Aktuelles/BMF_Schreiben/Veroffentlichungen_zu_Steuerarten/umsatzsteu er/019_a,templateld=raw,property=publicationFile.pdf www.leb-bw.de

Küchenplanung, bauliche Maßnahmen Aufgaben

Tipp

Die Planung einer Schulküche für die Mittagsverpflegung und einer Speisenausgabe ist eine Aufgabe, die die Zusammenarbeit verschiedener Gewerke erfordert und Vorgaben in hygie-nischer, arbeitsschutzrechtlicher und technischer Hinsicht berücksichtigen muss. Es sollten daher bereits bei der Planung Kontakte zu der zuständigen Lebensmittelüberwachungsbe-hörde und der Berufsgenossenschaft aufgenommen werden. Die Einhaltung der notwendigen DIN-Vorschriften liegt in der Zuständigkeit der jeweiligen Gewerke. Da Schulverpflegung als eine Aufgabe der Gemeinschaftsverpflegung einzuordnen ist, sind die entsprechenden Regelungen zu berücksichtigen. Um alle Aspekte sachgerecht zusammenzuführen und sicherzustellen, dass die organisatori-schen Abläufe der Schulsituation bestmöglich angepasst und kosteneffizient umgesetzt wer-den ist die Einbindung eines Küchenfachplaners anzuraten. „Der Verband der Fachplaner Gastronomie - Hotellerie - Gemeinschaftsverpflegung e.V. ist der Zusammenschluss von ca. 200 Mitgliedern, die sich seit seiner Gründung im März 1990 zum Ziel gesetzt haben, im Bereich der Küchenplanung eine objektive Bera-tung, innovative Planung und Wirtschaftlichkeit zu sichern und diese gleichzeitig mit den ökonomischen und ökologischen Interessen der Auftraggeber und der späteren

20

Nutzer in Übereinstimmung zu bringen.“ Nehmen Sie Kontakt auf unter www.vdfnet.de!

Küchensystem Formen von Küchensystemen

Aufgaben

Informationsquellen

Zubereitungsküche (Cook & Serve) Aufbereitungsküche Cook & Freeze Cook & Chill Verteilerküche (Cook & Hold) Um das für die jeweilige Schulsituation passende Verpflegungssystem festlegen zu können, empfiehlt es sich, sich nicht nur theoretisch zu informieren, sondern auch mit Vertretern der Schulfamilie die in Frage kommenden Systeme in der praktischen Umsetzung kennen zu lernen. Ideal sind dazu Probeessen im laufenden Betrieb anderer Schulen. So lassen sich die unterschiedlichen Systeme besser miteinander hinsichtlich der organisatorischen Erfordernisse aber auch in Hinblick auf die sensorische Qualität des Essens vergleichen. Darüber hinaus müssen selbstverständlich die individuellen Rahmenbedingungen der Schule, Räumlichkeiten und finanzieller Spielraum sowie die Anbietersituation vor Ort in den Überlegungen berücksichtigt werden. Auch diese Entscheidung wird letztendlich durch die zuständigen Gremien des Sachaufwandsträgers getroffen. www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches mit dem Titel „Verpflegung – mit System auf den Teller“ www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Service kann mit Gegenüberstellung der Küchensystem die Entscheidung für ein passendes System gefällt werden „Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“, Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V., 2. Auflage 2009, Bonn

Raumgestaltung Formen von Raumgestaltung Aufgaben

Eine einladende Gestaltung der Räume, die alle potentiellen Gäste– Kleine und Große, Lehrer und Schüler – anspricht, lockt diese in die Mensa. Dies gilt insbesondere, wenn sie über die eigentlichen Stoßzeiten hinaus zum Beispiel als Aufenthaltsraum für Unterhaltungen oder Hausaufgaben verfügbar ist. Wie soll vorgegangen werden? Auf die Raumakustik und Lärmdämmung sollte von vornherein bei der Planung geachtet werden, da Lärm im Speiseraum zur Abwertung der Schulmensa führt. Bei der künstlerischen Gestaltung der Schulmensa sollten von Anfang an Schüler, Lehrer und Eltern einbezogen werden. Dies erleichtert es, den Geschmack der Kunden zu treffen und erhöht die Identifikation mit den selbst gestalteten Räumlichkeiten. Kernbearbeitungspunkte: Achten Sie auf eine ausreichende Lärmdämmung!

21

Informationsquellen

Planen Sie ausreichend Platz im Speisesaal ein, denn pro Essensteilnehmer sollte 1,4 bis 1,7 m² kalkuliert werden. Wählen Sie zeitgemäße und schülergerechte Mensamöbel (z.B. Stühle in verschiedenen Farben und Tische, die verschiedene Stellmöglichkeiten bieten). Denken Sie an Stehcafés oder Lounges für ältere Schüler und ruhigere Ecken für Lehrkräfte! Ermöglichen Sie den Blick ins Freie! Bieten Sie in den Frühlings- und Sommermonaten Außensitzplätze! Planen Sie im Eingangsbereich der Mensa ausreichend Platz für Jacken und Taschen beispielsweise durch ein großes Regalsystem ein! Achten Sie auf eine ausreichende Gangbreite, damit Schüler/innen ihr Tablett bzw. ihren Teller sicher an ihren Platz tragen können! Beachten Sie, dass freundliches, kompetentes und hilfsbereites Personal an der Ausgabe sehr wichtig für die Akzeptanz der Mensa ist. Binden Sie Schüler ein, um beispielsweise Pflanzen, Stoffe, Stellwände in der Mensa anzubringen, oder lassen Sie Wände von Schülern mit freundlichen, hellen Farben anstreichen oder bemalen. Denn bunte Bilder an den Wänden sorgen für ansprechende Farbakzente! www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches „Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“, Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V., 2. Auflage 2009, Bonn

Raumplanung, Küche Aufgaben

Tipp

Die Planung einer Schulküche für die Mittagsverpflegung und einer Speisenausgabe ist eine Aufgabe, die die Zusammenarbeit verschiedener Gewerke erfordert und Vorgaben in hygienischer, arbeitsschutzrechtlicher und technischer Hinsicht berücksichtigen muss. Es sollten daher bereits bei der Planung Kontakte zu der zuständigen Lebensmittelüberwachungsbehörde und der Berufsgenossenschaft aufgenommen werden. Die Einhaltung der notwendigen DIN-Vorschriften liegt in der Zuständigkeit der jeweiligen Gewerke. Da Schulverpflegung als eine Aufgabe der Gemeinschaftsverpflegung einzuordnen ist, sind die entsprechenden Regelungen zu berücksichtigen. Um alle Aspekte sachgerecht zusammenzuführen und sicherzustellen, dass die organisatorischen Abläufe der Schulsituation bestmöglich angepasst und kosteneffizient umgesetzt wer-den ist die Einbindung eines Küchenfachplaners anzuraten. „Der Verband der Fachplaner Gastronomie - Hotellerie - Gemeinschaftsverpflegung e.V. ist der Zusammenschluss von ca. 200 Mitgliedern, die sich seit seiner Gründung im März 1990 zum Ziel gesetzt haben, im Bereich der Küchenplanung eine objektive Beratung, innovative Planung und Wirtschaftlichkeit zu sichern und diese gleichzeitig mit den ökonomischen und ökologischen Interessen der Auftraggeber und der späteren Nutzer in Übereinstimmung zu bringen.“ Nehmen Sie Kontakt auf unter www.vdfnet.de!

Speiseplangestaltung Aufgaben Informationsquellen

Der Schulalltag erfordert eine gute Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. Um dies zu gewährleisten, sollten sich Schüler ausgewogen ernähren. Essen die Schüler mittags in der Schule, sollten sie ein entsprechendes Speisenangebot bekommen, damit sie - egal für welches Essen sie sich entscheiden - eine gesunde Wahl treffen. www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches stehen konkrete Informationen zum Thema Speiseplangestaltung.

22

Tipp

„Qualitätsstandards für die Schulverpflegung“, Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V., 2. Auflage 2009, Bonn www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Service kann mit Hilfe der onlinebasierten Ausschreibungshilfe „LeistungsverzeichnisGenerator“ die Speisenplanung nach den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V., vertraglich fixiert werden.

Speiseraumkonzept Tipp

Die Nutzung der Schulmensa muss nicht auf das Mittagessen beschränkt werden: Sie kann ganztägig als Aufenthaltsraum und für die Zwischenverpflegung oder auch für die Ganztagesbetreuung und außerschulische Veranstaltungen genutzt werden. Diese Möglichkeiten sollten von Anfang an bei der Erstellung des (Verpflegungs-)Leitbilds und Mensakonzepts bedacht und in der Planung berücksichtigt werden!

23

3.2 FINANZIERUNGSENTSCHEIDUNGEN Die Finanzierung von Baumaßnahmen und der Ausstattung fällt in die Zuständigkeit des Sachaufwandsträgers. Dieser kann in den Genuss von Fördergeldern gelangen. So ist für bauliche Maßnahmen ein Zuschuss aus dem kommunalen Finanzausgleich möglich. Die darüber hinaus entstehenden Kosten müssen aus den Haushaltsmitteln des Trägers bestritten werden und in Haushaltsplan und Investitionsprogramm frühzeitig bereitgestellt werden. Dies erfolgt in der Regel gegen Jahresende für das Folgejahr und bedarf der Zustimmung des zuständigen Gremiums (Kreistag, Stadtrat bzw. Unterausschüsse). Im Verlauf sind kommunale Gremien immer wieder einzubeziehen, so dass der jeweilige Sitzungstakt berücksichtigt werden muss. Sie müssen den Planungsauftrag an die Verwaltung erteilen, so dass das Bauamt unter Einbeziehung eines Küchenfachplaners und in engem Kontakt mit der Schule die ersten Skizzen erstellen kann. Geschieht dies frühzeitig, erhält man sich die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Informationen rechtzeitig einholen zu können. Tipp: Ein persönliches Gespräch des Sachaufwandsträgers und der Schulleitung/en mit der Bezirksregierung kann im Vorfeld der Beantragung der „schulaufsichtlichen Genehmigung“ einer Baumaßnahme und von Fördergeldern unterstützend wirken, da dadurch pädagogische Belange besser einfließen können.

Beispiel: Der Steuerungsgruppe des Projektes „Modellregion Landkreis Coburg – Schulmensa von morgen“ war es wichtig, die dem abstrakten Raumprogramm und der schulaufsichtlichen Genehmigung zugrundeliegenden Schülerzahlen, die als rechnerische Größen zu verstehen sind- den zu erwartenden Schülerzahlen zu Spitzenzeiten gegenüber zu stellen und bei den Planungen zu berücksichtigen. Da ihnen die Bedeutung zügiger und reibungsloser Abläufe für die Akzeptanz durch die Schüler wichtig war.

Auch an der Stelle wird noch einmal darauf hingewiesen, dass die verschiedenen Verwaltungsabläufe auf Seiten des Sachaufwandsträgers eng miteinander verwoben sind und nur dann zu einem für die Schule zufriedenstellenden Mensaprojekt führen können, wenn sie auf einem Mensakonzept basieren, das die Ziele und Bedürfnisse der Schule beschreibt.

3.3 ANBIETERAUSWAHL Um die Akzeptanz des zukünftigen Anbieters zu erhöhen, sollte sich der Sachaufwandsträger mit der Schulleitung unter Einbindung der Schulfamilie abstimmen und die Bedürfnisse und Erwartungen mit den Möglichkeiten der verschiedenen potentiellen Anbieter vergleichen. Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Hinweise zu Analyse des Anbietermates und Ausschreibung uns Leistungsverzeichnis. Beispiel: In der Modellregion Coburg beschloss der Schul- und Kulturausschuss des Landkreises, die Schulverpflegung im Rahmen eines Schul- und Integrationsprojekts zu organisieren. Dieses Projekt „Voneinander lernen – miteinander gestalten! Ein Schul- und Integrationsprojekt im Coburger Land“ sieht vor, dass benachteiligte Jugendliche im Rahmen ihrer Ausbildung in der Jugendwerkstatt Niederfüllbach für Schüler und Lehrer am Arnold-Gymnasium und an der Staatlichen Realschule in Neustadt bei Coburg kochen. Die Jugendwerkstatt qualifiziert, bildet und berät seit 1998 benachteiligte Jugendliche in der Maßnahme „Arbeiten & Lernen“, die in Kooperation und mit Förderung durch die Jobcenter von Stadt und Landkreis Coburg, dem Bayerischen Sozialministerium sowie der Europäischen Union durchgeführt wird. Darüber hinaus ist die Jugendwerkstatt als Ausbildungsbetrieb anerkannt. Als Nebeneffekt dieses Integrationskonzepts muss in der über dieses Projekt realisierten Schulverpflegung nicht mit marktüblichen Personalkosten gerechnet werden. 24

A NALYSE DES A NBIETERMARKTES Die Steuerungsgruppe sollte bereits im Vorfeld der Entscheidung für ein Verpflegungssystem recherchieren, welche Anbieter bei welchem Verpflegungssystem die nötigen Kapazitäten für die täglich prognostizierte Speisenzahl besitzen und den Anforderungen der Schulgemeinschaft gerecht werden. Es gilt, sich einen Überblick über die aktuelle Marktsituation in Hinblick auf die Verpflegungsanbieter, bestehende Vertragsverhältnisse im regionalen Umfeld, Küchenstandorte, Kooperationsmöglichkeiten und Einkaufsverbundmöglichkeiten zu verschaffen. Nach einer Vorauswahl müssen die potentiellen Anbieter genauer beleuchtet werden und das jeweilige Angebot mit den von der Steuerungsgruppe definierten Erfordernissen und vorher festgelegten Qualitätskriterien verglichen werden.

A USSCHREIBUNG UND L EISTUNGSVERZEICHNIS Das Leistungsverzeichnis fasst Anforderungen an den Verpflegungsanbieter zusammen und wird den Ausschreibungsunterlagen beigelegt. Dieser Anforderungskatalog beschreibt die Art und den Umfang der Verpflegungsleistung und die Zuständigkeiten an den entstehenden Schnittstellen. Auf dieser Basis ist eine Vorauswahl an Anbietern zu treffen. Informationsquellen: Leistungsverzeichnis Eine wertvolle Arbeitshilfe ist der Leistungsverzeichnis-Generator unter www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Service/Leistungsverzeichnis-Generator. Ausschreibung Viele Begriffe aus Vergaberecht und Vergabepraxis sind sehr spezifisch und teilweise nur Fachexperten geläufig. Für den leichten Einstieg in die Thematik oder das schnelle Nachschlagen finden Sie hier eine Erklärung der im Vergabewesen gebräuchlichsten Begriffe unter www.forum-vergabe.de.

Wichtige Aufgaben: Erstellen Sie mithilfe des oben genannten Leistungsverzeichnis-Generator ein Leistungsverzeichnis für Ihre Ausschreibungsunterlagen! Beachten Sie dabei: Je detaillierter die Anforderungen formuliert sind, desto einfacher sind die Ausschreibung, der Vergleich verschiedener Anbieter und die Qualitätskontrolle. Der Anforderungskatalog kann erst erarbeitet werden, wenn die Entscheidung für das Mensakonzept bereits getroffen und Qualitätskriterien definiert wurden! Die Qualitätskriterien sollten konkret messbar sein! Neben der Festlegung der ernährungsphysiologischen Kriterien sind weitere Aspekte, wie Warenqualität und Wareneinkauf, Personaldisposition, Haftung, Menülinien, Nutzungsbedingungen, Miet- und Betriebskosten, Hygiene und Deklaration, Abrechnung, Kostenträger, Überwachung, Kontrolle und Kommunikation zu berücksichtigen.

25

4 UMSETZUNGSPHASE Hat die Schulmensa den Betrieb aufgenommen, gilt es in der Umsetzungsphase, den langfristigen Erfolg der Schulmensa zu sichern und die Akzeptanz in Hinblick auf die Schulverpflegung und der Schulmensa aufrecht zu erhalten. Hierfür sind Marketingstrategien, aktive Einbindung von Schülerinnen und Schülern, aber auch Qualitätsmanagement in der Schulmensa von großer Bedeutung.

Grafik 5: 4-Phasenmodell „Schritt für Schritt zur erfolgreichen Mittagsverpflegung“, Umsetzungsphase

11

4.1 MARKETINGSTRATEGIEN Die Mitglieder des Essensgremiums sollten fortwährend spüren, wie wichtig deren Engagement und Meinung für eine erfolgreiche Schulverpflegung an der einzelnen Schule sind. Deshalb sollte die Kommunikation untereinander stetig verbessert bzw. aufrecht erhalten werden, indem der Austausch zwischen der Schulleitung, der Lehrerschaft, den Schülern und Eltern und dem Anbieter gefördert wird. Die Attraktivität der Mensa kann zusätzlich gesteigert werden, indem Aktionswochen, Sonderaktionen und sonstige Events angeboten werden. Rückmeldungen: Der regelmäßige Kontakt über den Tresen und im Gästeraum zum Kunden ist das Rückgrat eines funktionierenden Rückmeldesystems, sofern der Umgangston stimmt und Offenheit für Kundenwünsche signalisiert wird. Daneben kann ein Ansprechpartner oder können Kontaktdaten wie Telefonnummer oder Email-Adresse benannt und auf allen Veröffentlichungen genannt werden, wo Kunden für ihre Wünsche auf offene Ohren stoßen. Auch ein „Meckerkasten“ für Lob und Kritik – am besten mit Papierspender und beiliegendem Stift - oder ein pfiffiges Gästebuch bieten den Mensabesuchern die Gelegenheit spontane Meinungsäußerungen festzuhalten. Regelmäßige Gästebefragungen mit Hilfe eines Fragebogens können im Rahmen von Projekten oder Facharbeiten in größeren Abständen durchgeführt werden und sind vor allem bei der Einführung der Mensa sehr wertvoll. 11

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Bayern http://www.schulverpflegung.bayern.de/service/checklisten/index.html, Stand: 05.2011 26

In jedem Fall sollten solche Maßnahmen keine Einbahnstraßen sein, denn dann verlieren diese an Glaubwürdigkeit. Mit Antworten und Reaktionen auf die Rückmeldungen und Erklärungen, wieso manche Vorschläge nicht umsetzbar sind - auf einem Infobrett, in der Schülerzeitung oder in einem Newsletter werden die Mensaorganisatoren zu einem ernst genommenen Partner dabei, die Mensa zu einem akzeptierten Teil der Schule zu machen. Eine weitere Maßnahme zur Erhaltung und Steigerung der Akzeptanz ist die Öffentlichkeitsarbeit. Schüler und deren Eltern sollten regelmäßig im Rahmen von Informationsabenden oder Aktionstagen über die Angebote und Vorteile der Mensa. Denn Marketing ist nicht verboten! Schülerinnen und Schüler sollten wenn möglich in die Speiseplanung und Raumgestaltung (z. B. zu bestimmten Anlässen) eingebunden werden. So entsteht ein größeres Identifikationsgefühl. Die Integrierung der gesundheitsförderlichen Schulverpflegung in das Schulprofil macht Ihr Konzept nach außen sichtbar und stellt auch für Eltern zukünftiger Kinder eine wichtige Information dar. Darüber hinaus sollten Schülerinnen und Schüler sowie Eltern stets auf dem neuesten Stand in Bezug auf Events, Sonderaktionen, Themenwochen in der Mensa gehalten und in Arbeitsgruppen (Marketing-, Raumgestaltungs-, Speisenangebotsgruppe etc.) eingebunden werden. Informationsquellen: Weitere Informationen zum Internen Marketing in der Schulverpflegung finden Sie unter www.schulverpflegung.bayern.de unter der Rubrik Fachliches/Marketing.

4.2 AKTIVE EINBINDUNG VON SCHÜLERINNEN UND SCHÜLERN IN DIE SCHULMENSA Werden „Schulmensa“ und „Lebensmittel“ auch als „Lernmittel“ gesehen, so tragen sie im Unterricht und während des Mittagessens zu einer neuen Lernkultur bei. Die Themen Ernährung und Schulmensa können in unterschiedlichen Fachbereichen einfließen und die Integration der Mensa innerhalb der Lebenswelt Schule nachhaltig positiv unterstützen: Biologie (Ernährungsphysiologie, Lebensmittelkunde, Kräuterbeete, Obstbäume, Hygiene) Wirtschaft/Recht (Warenbestellung/-eingang, Kalkulation, Buchführung, Inventur) Werken (saisongemäße Ausgestaltung des Speiseraums, Tischschmuck) Informatik (internetgestütztes Bestell-/Buchungssystem, Aufbau/Pflege der Internetseite) Deutsch (Öffentlichkeitsarbeit, Medienarbeit, Infos für Eltern und Schüler) Marketing (Behandeln des Themas Schulverpflegung auf der schuleigenen Homepage und in der Schülerzeitung durch Umfragen und Artikel, Erstellen des Schulmensa-Logos oder des Speiseplan-Layouts) Die Foto-AG könnte sich der Gestaltung der Mensa-Ausweise widmen. Positive Nebeneffekte von der Einbindung der Schulgemeinschaft Schaffung eines für Schüler/innen bedürfnisgerechten Angebots Künstlerisch ansprechende Gestaltung des Speisenraums Kundengewinnung Steigerung des Wir-Gefühls und Stiftung von Identifikation

4.3 AKTIVE EINBINDUNG DER ELTERN UND LEHRERSCHAFT IN DIE SCHULMENSA Neben der Einbindung von Elternvertretern und Lehrern in das Essensgremium gibt es weitere Möglichkeiten, die Schulmensa immer wieder in das Bewusstsein zu rücken: Beispiele sind Informationsveranstaltungen für neue Schülerinnen und Schüler und Eltern, Elternabende, Rundschreiben und Internetauftritte. Eltern können mit ihren Kindern auf einen Mensabesuch eingeladen werden. Zum Beispiel Probierhäppchen sprechen in diesem Rahmen für sich. Schulmensa sollte für jeden erlebbar gemacht werden. Wenn Schülerinnen und

27

Schüler, die in der Mensa stattfinden für ihre Eltern und Lehrer vorbereiten, fühlen sich alle mit ihrer Mensa 12 verbunden und sind stolz darauf, sich selbst einbringen zu können.

4.4 QUALITÄTSMANAGEMENT Auch wenn momentan alle zufrieden sind, können die Tätigkeiten in dem Projekt „Mittagsverpflegung“ damit nicht als beendet angesehen werden. Denn sollte es in Zukunft zu Änderungen der Rahmenbedingungen kommen wie z.B. einer sinkenden Essensteilnehmerzahl (z.B. aufgrund sinkender Akzeptanz der Schülerinnen und Schüler oder einer Änderung der Unterrichtsstruktur), muss das Essensgremium reagieren, um langfristige ökonomische Fehlentwicklungen zu vermeiden. Dazu ist es wichtig, den Kontakt zu den Kunden (Schülerinnen und Schüler, Lehrerschaft) aufrechtzuerhalten und diese um Rückmeldungen zu bitten (siehe 4.1). Durch die Evaluierung des Feedbacks können Wünsche, Verbesserungsvorschläge und Kritik der Verpflegungsteilnehmer herausgefiltert und dies als Arbeitsgrundlage genommen werden. In diesem Falle ist es sinnvoll, die hier dargestellten Schritte ab der Einstiegsphase innerhalb des Gremiums erneut durchzuarbeiten. Es sollte sich deshalb erneut die Frage nach Problemen und Herausforderungen gestellt und die aktuellen Grobziele gesteckt werden. Dann sollte in die Orientierungsphase übergegangen die sich aufgrund der neuen Situation gegebenenfalls veränderten finanziellen Rahmenbedingungen und Teilnehmerzahlen erfasst werden. Diese wirken sich wiederum auf die Entscheidungen der Informations- und Entscheidungsphase aus, welche von den Entscheidungen der ersten Planungsphase abweichen können. In diesem Falle sind entsprechende Maßnahmen unumgänglich. Aufgrund dessen ist es notwendig, dass das Essensgremium auch nach der Fertigstellung der (Um-) Baumaßnahmen weiter fortbesteht und sich die Mitglieder in regelmäßigen Abständen treffen, um die Attraktivität der Schulmensa weiterhin aufrecht zu erhalten bzw. bei Problemen entsprechend entgegen zu steuern.

12

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Baden-Württemberg: Prozessorientierte Arbeitshilfe, 1. Auflage, 2009, S. 138 28