Gorkana Datenbank Einführung Diese Anleitung beinhaltet die folgenden Punkte: Die Schnellsuche Profile von Journalisten und Publikationen Die Funktionsleiste Datenbanksuche Die Regionale Suche Suchergebnisse Verwalten von Ordnern und Verteilerlisten Versand von Pressemitteilungen CRM

Die Schnellsuche 1.

1.

Journalisten und Publikationen können über die Schnellsuche gefunden werden. Hierzu müssen Sie den Namen in das Feld Schnellsuche eingeben.

Tipp: Sie können auch Ihre Ordner über die Schnellsuche finden, indem Sie den Ordnernamen in das Feld Schnellsuche eingeben.

Profile von Journalisten und Publikationen 2.

2.

Das Journalistenprofil hat drei Hauptbereiche: Kontaktinformationen Informationsfeld (zeigt mehr Details an) Funktionsleiste

Im Informationsfeld können Sie die folgenden Details finden: Biographie (beruflicher Werdegang und

Interviews) Twitter (Tweets in Echtzeit) Aktivitäten (inklusive Pressemitteilungen)

Tipp: Verwenden Sie den roten Knopf Email

Gorkana falls sie Fragen haben!

3.

3.

Wie das Profil der Journalisten, hat auch das Profil der Publikationen drei Hauptbereiche: Kontaktdaten und Mediendaten (inklusive

Auflage)

Informationsfeld (zeigt mehr Details an)

Funktionsleiste

Die Funktionsleiste 4.

4.

Zum Basket hinzufügen / entfernen

Verwenden Sie diese Funktion, um einen Journalisten oder eine Publikation zu Ihrer Auswahl hinzuzufügen. Private Kontaktdaten / private Kontakte hinzufügen

Hier können Sie zusätzliche private Kontaktdaten zu einem bestehenden Journalistenprofil hinzufügen oder bei Publikationen neue private Kontakte erstellen. Diese sind nur für Ihr Team sichtbar. Verteiler

Wählen Sie den relevanten Ordner aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie dann auf den Namen der gewünschten Liste, um Journalisten oder Publikationen zu dieser Liste hinzuzufügen oder sie daraus zu löschen. Twitter

Wenn Sie Ihren Twitter Account mit MyGorkana verbinden, können Sie direkt im Portal Tweets und Direktnachrichten an Journalisten schicken. Herunterladen

Hier können Sie ein Media Briefing herunterladen. Sie können auswählen welche Details des Journalisten Sie als Word-Dokument speichern beziehungsweise ausdrucken möchten. Sie können ebenfalls die Kontaktdaten als vCard herunterladen. Ihre Notizen

Hier können Sie interne Notizen hinterlegen und bearbeiten. Diese sind nur für Ihr Team sichtbar. Möchten Sie mehr über bestimmte Funktionen wissen? Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.

Datenbanksuche 5.

5.

Klicken Sie im Drop-Down Menü auf Suche.

6.

6.

Sie sehen jetzt die Startseite der Suche. Hier können Sie die folgenden Funktionen finden: Gorkana Listen des Monats

Hier finden Sie aktuelle Themenlisten, die von unserem Team recherchiert wurden.

Blogs des Monats

Finden Sie schnell und einfach wichtige Blogs zu verschiedenen Blog Sektoren.

Regionale Suche

Hier können Sie nach regionalen Publikationen suchen.

Sie möchten mehr über die Regionale Suche wissen? Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.

Klicken Sie hier für eine Liste unserer Anleitungen.

Datenbanksuche 7.

7.

Bitte markieren Sie die relevanten Kriterien, um eine Suche zu starten. Alle Kriterien mit Pfeil enthalten Unterkategorien.

Tipp: Sie können innerhalb der Kriterien nach Stichwörtern suchen. Die relevanten Kriterien erscheinen gelb markiert.

8.

8.

Die ausgewählten Kriterien erscheinen auf der rechten Seite. Die Anzahl der Suchergebnisse zeigt an wieviele Journalisten auf Ihrer Liste sind. Die ausgewählten Suchkriterien können abgespeichert werden, damit Ihre Liste aktualisiert wird sobald es Updates gibt. Ein Klick auf Suche bringt Sie zu der Ergebnisseite, wo alle ausgewählten Journalisten und Medien anzeigt werden.

Tipp: Hier wird Ihnen die Anzahl der Kontakte angezeigt, die den ausgewählten Suchkriterien entsprechen.

Regionale Suche 9.

9. Mit der Regionalen Suche können Sie nach regionalen Zeitungen und Radiosendern in Deutschland, den USA und Großbritannien suchen.

Sie können direkt auf der Startseite der Suche auf Regionale Suche klicken.

10.

10. Sie können ebenfalls auf die regionale Suche zugreifen, indem Sie auf Publikationen → Land & Region klicken. Sobal Sie ein Land auswählen, für welches wir eine regionale Karte erstellt haben erscheint die Regionale Suche.

Erstellen einer Liste mit der Regionalen Suche 11.

Sie möchten mehr über die Regionale Suche wissen? Wir haben

hierfür eine weitere Anleitung. Klicken Sie hier für eine Liste unserer Anleitungen.

11. Sobald Sie eine Region ausgewählt haben erscheinen die Suchergebnisse auf der rechten Seite. Sie können sich die Namen der Publikationen anzeigen lassen indem Sie auf das jeweilige Drop-Down Menü klicken. Bitte wählen Sie die relevanten Kontakte aus, um Sie zu einer Verteilerliste hinzuzufügen.

Suchergebnisse 12.

12. Oberhalb der Journalisten werden die dazugehörigen Publikationen blau markiert angezeigt. Auf der linken Seite können einzelne oder alle Journalisten ausgewählt werden. Sie können ebenfalls alle Publikationen selektieren. Danach können Sie unterschiedliche Funktionen auswählen (z.B. eine Liste erstellen oder herunterladen und EmailAdressen herauskopieren).

13.

13. Wenn Sie nur nach Publikationen suchen werden diese zuerst ohne Journalisten angezeigt werden. Sobald man auf das blaue Journalistensymbol klickt, erscheinen die Journalisten der jeweiligen Publikation.

14.

14. Auf der rechten Seite befindet sich die Funktionsleiste. Hier haben Sie die Möglichkeit Listen zu erstellen, Kontakte zu einer bestehenden Liste hinzuzufügen, E-mail Adressen zu kopieren und die ausgewählten Listen herunterzuladen.

Tipp: Durch einen Klick mit der linken Maustaste erhalten Sie eine Pop-Up-Ansicht für Journalisten und Publikationen.

Verwalten von Ordnern und Verteilerlisten 15.

15. Wählen Sie Ordner aus dem Drop-Down Menü aus. Alle vorhandenen Hauptordner werden angezeigt. In der Funktionsleiste können Sie unkompliziert neue Ordner erstellen.

16.

16. In den Ordnern findet man die gespeichtern Verteilerlisten. Die Lupe zeigt an, dass die Suchkriterien abgespeichert wurden. Das Ausrufezeichen signalisiert, dass Aktualisierungsvorschläge vorhanden sind.

17.

17. In der Liste selbst findet mann die Updates unter Vorschläge für Neuzugänge / Löschungen. Diese Vorschläge richten sich nach den gespeicherten Suchkriterien. Sie können entscheiden, ob Sie die Kontakte hinzufügen beziehungsweise entfernen möchten.

Verwalten von Ordnern und Listen 18.

18. In der Funktionsleiste finden Sie die folgenden Möglichkeiten: Kopieren Ausschneiden (in einen anderen Ordner einfügen) Löschen Zusammenfügen E-Mail-Adressen kopieren Listen herunterladen Pressemitteilung versenden

Unter Ordnerverwaltung können Sie: Ordner und Unterordner erstellen Ordner bearbeiten Ordner zu Favoriten hinzufügen / entfernen Zugangsrechte bearbeiten Ordner Löschen

Tipp: Beim Zusammenfügen von Listen werden Duplikate automatisch entfernt!

Versand von Pressemitteilungen 19.

19. Sie können Pressemitteilungen verschicken indem Sie im DropdownMenü der Mediendatenbank auf Pressemitteilung versenden klicken. Alternativ kann man auch eine Pressemitteilung direkt von einer Liste aus verschicken indem man die Funktion Pressemitteilung versenden auswählt. Im Empfänger-Tab haben Sie die Möglichkeit Listen, einzelne Pubklikationen, Journalisten, Gorkana-Nutzer Ihres Teams oder Email-Adressen manuell hinzuzufügen. Sobald Sie Ihre Empfänger ausgewählt haben, können Sie im Setup-Tab Ihr E-Mail Format und Vorlagen auswählen. Weiterhin können Sie hier auswählen, ob Sie nachverfolgen möchten ob Ihre Empfänger die E-Mail öffnen. (Diese werden nicht darüber benachrichtigt.)

Möchten Sie mehr über den Versand von Pressemitteilungen wissen? Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.

Versand von Pressemitteilungen 20.

20. Im Inhalt-Tab können Sie Ihre Pressmitteilung erstellen und formatieren. Um zusätzliche Funktionen zu erhalten klicken Sie bitte auf Symbolleiste erweitern.

Von der Funktionsleiste aus können Sie unter anderem folgende Funktionen verwenden: • • • • •

• •

Text ohne Formatierung einfügen (Nur Text) Text mit Formatierung aus Word einfügen Text-Ausrichtung, Schriftart und Größe ändern Bilder hinzufügen Quellcode -Ansicht, um diesen hinzuzufügen / zu modifizieren eine Vorschau Ihrer Pressemitteilung ansehen eine Kopie Ihrer Pressemitteilung drucken

Versand von Pressemitteilungen 21.

21. In der Funktionsleiste können Sie Dateien über Add attachment hochladen und entweder als Hyperlink oder normalen Anhang einfügen. Sie können bis zu 3 Dateien mit einer Gesamtgröße von 5MB anhängen. Weiterhin können Sie folgende Funktionen verwenden: Bild hinzufügen (ein Bild von Ihrem PC hochladen und

direkt in die E-Mail einfügen) Plain Text einfügen (wir empfehlen immer diese Funktion zu verwenden, um Formatierungsfehler zu vermeiden) Entwurf speichern (E-Mails als Entwürfe oder Vorlagen speichern) Möchten Sie mehr über die Funktionen wissen? Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.

18.

Tipp: Speichern Sie eine Vorlage, um diese später zu bearbeiten.

18.

Sie können Journalisten und Publikationen individuell anschreiben, indem Sie Platzhalter für die Namen und die Anrede durch die Funktion Platzhalter hinzufügen in ihre Pressemitteilung einfügen.

Versand von Pressemitteilungen 22.

22. Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung geschrieben haben, können Sie die Plain Text-Version im Tab Vorschau überprüfen. Diese Version wird für Geräte verwendet, welche keinen HTML-Code oder Bilder anzeigen können. Es ist ratsam diese Version vor dem Versand zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Um die Text-Version zu ändern müssen Sie nur auf das Bleistifft-Symbol neben der Vorschau der Plain Text Version klicken. Änderungen, die Sie in dieser Version machen haben keinen Einfluß auf Ihre reguläre Pressemitteilung.

Tipp: Überprüfen Sie, dass Sonderzeichen korrekt in dieser Version angezeigt werden.

Versand von Pressemitteilungen 23. Wenn Sie Ihre Pressemitteilung geschrieben haben müssen Sie sich im Test-Tab mindestens eine Test-E-Mail zuschicken. Um für diesen Test einen Ihrer Mitarbeiter auszuwählen fügen Sie den Namen bitte in das Feld Nach Gorkana Nutzer suchen ein. Um zusätzlich E-Mail-Adressen manuell hinzuzufügen schreiben Sie diese bitte in das Feld Geben Sie hier eine E-Mail Adresse ein und fügen Sie diese durch die Enter-Taste einzeln hinzu. 23.

Wir empfehlen, dass Sie sich mindestens zwei Test-E-Mails zuschicken bevor Sie die Pressemitteilung versenden. Zum Verschicken des Tests klicken Sie bitte auf Testemail versenden.

Tipp: Sie können nur zum Schritt Senden fortschreiten nachdem Sie nach jeder Änderung einen Test geschickt haben.

Versand von Pressemitteilungen 24.

24. Auf dem Senden-Tab erhalten Sie eine letzte Übersicht Ihrer Empfänger. Weiterhin können Sie sich eine Vorschau für die verschiedenen Versionen Ihrer Pressemitteilung anzeigen lassen. In der Funktionsleiste können Sie die folgenden Funktionen finden: Sofort Wählen Sie diese Funktion, um Pressemitteilungen sofort zu verschicken. Voreingestellt

Wählen Sie einen Tag und Uhrzeit für den Versand Ihrer Pressemitteilung. Absender

Legen Sie fest als welcher Ihrer Mitarbeiter Sie die Pressemitteilung verschicken möchten. Aktivität speichern

Wählen Sie aus unter welchem Ordner Sie den Versand abspeichern möchten. Sie können ebenfalls Kennwörter und Notizen hinzufügen nach denen Sie unter Aktivitäten filtern können. Und schließlich können Sie dann Ihre Pressemitteilung durch Klicken auf Pressemitteilung verschicken versenden. Tipp: Die Funktion Voreingestellt ist ideal für Pressemitteilungen, die erst zu einem bestimmten Termin verschicht werden sollen.

CRM 25.

25. Alle Pressemitteilungen, die Sie über unsere Datenbank verschicken werden unter Aktivitäten im Dropdown-Menü der Mediendatenbank gespeichert.

26.

26. Sie können jede Pressemitteilung in den Aktivitäten öffnen und im Feld Recipients den Versandstatus sehen.

Tipp: Wenn eine E-Mail nicht zugestellt wurde werden diese am Ende der Liste mit dem Status Returned angezeigt. Bitte kopieren Sie diese Einträge und schicken Sie uns über den roten E-Mail-Gorkana Knopf eine Nachricht zu damit unser Team die Kontaktdaten prüfen kann.

Hiermit ist die Gorkana Datenbank Einführung abgeschlossen Wenn Sie noch Fragen haben oder eine unserer Schulungen buchen möchten klicken Sie bitte auf einen der folgenden Links:

Schicken Sie uns eine E-Mail

Tweeten Sie uns @Gorkana