Gorkana Datenbank: Aktivitäten Das neue CRM-System ermöglicht es Ihnen sämtliche Aktivitäten Ihres Teams zu erfassen und zu analysieren. Diese Anleitung beeinhaltet die folgenden Punkte: Aktivitäten auf der Startseite Aktivitäten in den Profilen Existierende Aktivitäten bearbeiten Neue Aktivitäten erstellen Tags verwalten Nach bestimmten Aktivitäten Ihres Teams suchen Diagramm

Aktivitäten auf der Startseite

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Sie können sich Ihre Aktivitäten auf der Startseite anzeigen lassen. Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol, um Ihre Startseite zu personalisieren und wählen Sie die Option Activities.

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In dem Menü Activities können Sie folgende Informationen finden:

2. My Activities - eine Liste all Ihrer Aktivitäten, die Sie

selbst erstellt oder Kollegen für Sie erstellt haben. Recent Activities - zeigt Ihnen alle Aktivitäten, sowohl eigene als auch die von Ihren Kollegen. This Week - eine Liste aller Aktivitäten von dieser Woche.

Aktivitäten in den Profilen Sie können Interaktionen mit Journalisten und Publikationen in der Datenbank abspeichern.

2.

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Im Journalisten-Profil können Sie vorhandene Aktivitäten im Feld Aktivitäten finden.

3.

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Durch den Pfeil auf der rechten Seite können Sie sich weitere Details zu der Aktivität anzeigen lassen: Stichwörter (tags) - dies können zum Beispiel Ihre Kampagnen sein Publikationen, die mit der Aktivität verknüpft sind Ordner, die mit der Aktivität verknüpft sind Personen, die der Aktivität zugeordnet werden sollen

Tipp: Wenn Sie auf Alles vergrößern klicken können Sie mehr Details der Aktivitäten sehen.

Existierende Aktivitäten bearbeiten

4.

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Wenn Sie auf View More/Edit klicken, können Sie alle Details einer bestehenden Aktivität einsehen und diese wenn nötig bearbeiten.

Neue Aktivitäten erstellen 5.

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Um eine neue Aktivität zu erstellen klicken Sie auf einem Profil bitte auf Eine Aktivität hinzufügen. Sie können Aktivitäten für einzelne Journalisten und Pubklikationen erstellen. Tipp: Um ein neues Stichwort (tag) zu erstellen schreiben Sie Ihren Text bitte in das Feld Zuordnen und fügen Sie das Stichwort (tag) dann mit der Enter-Taste hinzu. Sie können später nach Stichworten (tags) suchen, um einfacher nach bestimmten Aktivitäten zu filtern.

6.

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In dem PopUp-Fenster, können Sie die folgenden Informationen zu Ihrer Aktivität hinzufügen: Typ - Art der Aktivität Betreff/Notizen - für eine detailierte Beschreibung Status - zeigt den Status Ihrer Aktivität an Datum - hier können Sie ein Datum hinzufügen. Wenn es in der

Zukunft liegt ist können Sie diese Aktivität auch in Ihrem Kalender abspeichern Zuordnen - hier können Sie die Aktivität Publikationen, Journalisten, Ordnern oder Ihren eigenen Stichworten zuordnen Assign Press officer - Sie können die Aktivität Ihren Kollegne, die

ebenfalls Gorkana nutzen zuordnen Anhänge - Sie können bis zu 3 Dateien mit einer

Gesamtgröße von 5MB hinzufügen

Tags verwalten 7.

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Um Ihre Stichwörter (tags) zu verwalten klicken Sie bitte auf Ordner. Auf der rechten Seite der Funktionsleiste wählen Sie dann bitte Manage activity tags. Hier werden alle aktiven Stichwörter (tags) angezeigt. Mit dem Bleistift-Symbol können Sie den Namen des Stichworts ändern und mit dem X können Sie das Stichwort löschen.

Nach bestimmten Aktivitäten Ihres Teams suchen 8.

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Alle Aktivitäten und Pressemitteilungen, die Sie über unsere Datenbank verschickt haben, werden unter Aktivitäten angezeigt werden. Es ist schnell und einfach in dieser Sektion nach bestimmten Aktivitäten zu suchen und Berichte zu erstellen.

Nach bestimmten Aktivitäten Ihres Teams suchen 9.

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Mithilfe der Funktionsleiste auf der rechten Seite können Sie verschiedene Filter auswählen, um die relevanten Aktivitäten oder Pressemitteilungen zu finden. Sie können folgende Optionen auswählen: Datum, Autor, Stichwort, Ordner oder Betreff / Notizen. Im Datenbereich können Sie Aktivitäten nach dem Datum filtern (inklusive zukünftiger Ereignisse) Im Feld Typ können Sie nach bestimmen Ereignissen suchen (zum Beispiel Pressemitteilungen, E-Mails, Meetings) Im Feld Status können Sie nach dem Status der Aktivität suchen (Draft, Completed, Cancelled, Declined) Im Feld Ordner können Sie nach Aktivitäten suchen, die einem bestimmten Ordner zugeordnet wurden Im Feld Betreff / Notizen können Sie nach Stichworten suchen Im Feld Stichwort (tags) können Sie nach Ihren selbsterstellten Stichworten suchen Im Feld Teilnehmer & Listen können Sie nach Aktiväten suchen welche bestimmten Journalisten und Publikationen zugeordnet sind. Im Feld Autor können Sie nach Aktivitäten suchen, die von einer bestimmten Person erstellt wurden Sie möchten wissen wie man Ordner erstellt? Hierfür haben wir eine weitere

Anleitungen. Tipp: Sie können Aktivitäten jederzeit als Excel-Tabelle herunterladen. Hierzu müssen Sie nur auf Download Ergebnisse in der Funktionsleiste klicken.

Diagramm Berichte 10.

10. Die Diagramme im oberen Bereich können personalisert werden. Sie geben Ihnen einen visuellen Überblick über Ihre Ereignisse/Aktivitäten. Si können verschiedene Ansichten für Ihre Diagramme über Chart Type auswählen. Die verschiedenen Diagrammtypen sind: Bar - Säulendiagramm Pie - Kreisdiagramm Stacked Bar - gestapeltes Balkendiagramm Line - Liniendiagramm

Tipp: Durch den Hide Chart -Knopf können Sie das Diagramm ausblenden.

11.

11. Durch die Dropdown-Menüs Show und Breakdown können Sie Ihr Diagramm nach bestimmten Kategorien erstellen. Sie können die folgenden Optionen verwenden: Zeit (Tag, Woche, Monat), Typ, Status, Stichwort (tags), Teilnehmer und Autoren.

Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Diagramm, um dieses auszudrucken oder als JPG / PNG zu exportieren.

Hiermit ist die Gorkana Datenbank Einführung abgeschlossen Wenn Sie noch Fragen haben oder eine unserer Schulungen buchen möchten klicken Sie bitte auf einen der folgenden Links:

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