Aussteller-Leitfaden  ITB Berlin 2015

EDITORIAL

David Ruetz, Head of ITB Berlin

Liebe Aussteller der ITB Berlin, wie viel Geschäft haben Sie im Nachgang zur ITB generiert? Wussten Sie, dass laut einer aktuellen Umfrage* Aussteller ihre Vertriebschancen nach Messeende nur unzureichend nutzen? Knapp die Hälfte aller Gespräche auf Messen wird nicht nachgefasst – obwohl die Unternehmen die Kontaktdaten der potenziellen Kunden aufnehmen. Ideen zur besseren Messenachbereitung finden Sie in der neuen Auflage unseres Leitfadens für Aussteller. Und natürlich vermitteln wir Ihnen auch, woran Sie sonst noch denken sollten, um die ITB Berlin so effektiv wie möglich zu nutzen. Wir helfen Ihnen dabei – übrigens schon seit 1966. Im März 2016 werden wir deshalb unser 50. Jubiläum als „The World’s Leading Travel Show®“ feiern. Feiern Sie mit – ich freue mich über jede Idee, die unseren 50. Geburtstag zu etwas Besonderem macht. Mailen Sie mir einfach unter [email protected], Stichwort „ITB50“. Wir belohnen Ihre Kreativität mit einem Ausstellerticket im Wert von 50€! Ihr David Ruetz

Head of ITB Berlin/Exhibition Director

*Studie von quickLead vom März 2014; Basis war die eine repräsentative Online-Umfrage unter 1.000 Deutschen und die Befragung von 96 B2B-Entscheidern.

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INHALTSVERZEICHNIS

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Editorial

DAS WICHTIGSTE 04 05 06 08

Wichtige Daten Messeplanung auf einen Blick Zeitplan Kostenüberblick

MESSEAUFTRITT 09 10 12 15 16 18 19 21 22

Messeziele Standanmeldung Standkonzeption Standorganisation Nachhaltige Messepräsenz Kontaktgewinnung Privatbesuchertage & Verkauf Standpersonal Gesprächsführung

Kommunikation & Marketing 23 24 25

Online Katalog & Networking Tool ITB Berlin Virtual Market Place Werbung, Sponsoring & Kommunikation Presseservice

Nachbereitung 27

Erfolgreiche Auswertung und Nachbereitung

praktisches 28 29 30 31 32

Wertvolle Tipps Schnelle Orientierung ITB Mobile Guide Kontakte Impressum 3

DAS WICHTIGSTE

Wichtige Daten! Dauer der Veranstaltung 04. – 08.03.2015 Anmeldeschluss 01.09.2014 Öffnungszeiten täglich 10.00–18.00 Uhr (für Aussteller: 8.30–19.00 Uhr) Aufbau 25.02. – 03.03.2015 (täglich 7.00 – 22.00 Uhr) Abbau 08.03.2015 (ab 18.00 Uhr) bis 12.03.2015 (täglich 7.00 – 22.00 Uhr)

Ihre Ansprechpartner im ITB-Team Sabine Bierlein Margot Dennenmoser Christina Freier Juliane Gaebler Friederike Hansen Rika Jean-Francois Diana Klaue Lisa Klimke Gianna Nemitz Samar Sreiss Katrin Thieme Jessica Varga

Telefon: +49 (0)30/ 3038-2322, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2125, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2128, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2126, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2122, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2157, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2307, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2167, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2123, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2129, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2002, E-Mail: [email protected] Telefon: +49 (0)30/ 3038-2528, E-Mail: [email protected]

Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich auch jederzeit an die Auslandsvertretung der Messe Berlin in Ihrem Land. Mehr Informationen unter: www.itb-berlin.de/kontakt.

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DAS WICHTIGSTE

Messeplanung auf einen Blick Messeorganisation ist ein komplexes Thema. Aber es gibt in der Regel sehr ähnliche Abläufe. Folgende Punkte sind die wichtigsten organisatorischen Blöcke:

Definition von Messezielen und Zielgruppen Buchung Standfläche Budgetplanung Erstellung des Standkonzepts & Beauftragung des Standbaus Reiseplanung Besuchermarketing Personalplanung & -schulung Auswertung & Nachbereitung

Aussteller-Rundschreiben Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Achten Sie daher auch auf die dringenden Termine und Fristen in diesen Aussteller-Rundschreiben.

Bestellungen im Webshop Alle Serviceleistungen finden Sie ab Oktober 2014 im Webshop – Berlin ExpoCenter online (BECO) – der ITB Berlin unter www.itb-berlin.de/webshop. Der Webshop ist Ihre Bestellplattform für alle Produkte und Services, die Sie rund um Ihre Messebeteiligung benötigen: von der Blumendekoration, zusätzlichen Ausweisen, Bewachung, Parkplätzen, Reinigung bis zur Kommunikationstechnik und Standausstattung.

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DAS WICHTIGSTE

Zeitplan für Aussteller zur ITB Berlin 2015 Die folgenden zwei Seiten geben einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten und Termine für Ihren erfolgreichen Messeauftritt.

Organisation

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PR & marketing

reise

Datum

To Do

Weitere Informationen

frühestmöglich

Messeziele definieren

frühestmöglich

Räume für Pressekonferenzen/Seminare/ Präsentationen buchen

[email protected]

frühestmöglich

Reisebuchungen vornehmen

www.itb-berlin.de/anreise

frühestmöglich

Visa beantragen, falls nötig

[email protected]

01.09.2014

Standanmeldung einreichen

www.itb-berlin.de/standanmeldung

ab September

Informationen zu Sponsoring- und Werbemöglichkeiten anfordern

www.itb-berlin.de/sponsoring

ab September

Standbaufirma auswählen

www.mb-capital-services.de

15.12.2014

Mitaussteller registrieren

www.itb-berlin.de/standanmeldung

15.12.2014

Ausstellereintrag im ITB Berlin Virtual Market Place aktualisieren

www.virtualmarket.itb-berlin.de

15.01.2015

Einträge Ihrer Mitaussteller im ITB Berlin Virtual Market Place ergänzen/aktualisieren

www.virtualmarket.itb-berlin.de

15.01.2015

Informationen zu Wochenend-Highlights ans ITB-Team senden

[email protected]

15.01.2015

Ihre Veranstaltung im Eventprogramm registrieren lassen

www.itb-berlin.de/webshop

15.01.2015

Standbaudetails zur offiziellen Genehmigung einschicken

[email protected]

bis Mitte Januar

Anzeigen und zusätzliche Einträge im offiziellen ITB Mobile Guide (App) buchen

[email protected]

bis Mitte Januar

Online Werbung im ITB Berlin Virtual Market Place buchen

onlinemarketing@ virtualmarket.itb-berlin.de

bis Mitte Januar

Anzeigen im offiziellen täglichen Messemagazin ITB Berlin News buchen

www.itb-berlin-news.com

ab Mitte Januar

ITB Berlin Kongress- und Eventprogramm checken

www.itb-kongress.de/programm www.itb-berlin.de/events

19.01.2015

Kontaktperson im Presse Guide eintragen

www.itb-berlin.de/ausstellerpr

DAS WICHTIGSTE

Ende Januar

Pressemitteilungen und Presseeinladungen www.itb-berlin.de/ausstellerpr versenden

ab Februar

Andere Teilnehmer über ITB Networking kontaktieren

ab Februar

Besuchereinladungen an Kunden verschicken

01.02.2014

Eintrittskartengutscheine/ -Codes für Kunden bestellen

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Standbau und Standausstattung bestellen

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Transport der Messematerialien organisieren

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Parkplätze oder Stellplätze für Pkw, Lkw/ Container

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Abfallentsorgung und Reinigung

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

zusätzliche Auf- und Abbau-Ausweise (kostenlos) bestellen

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Zusätzliche Ausstellerausweise bestellen

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Musiknutzungen bei der GEMA beantragen

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Bewachung, Sicherheit, Versicherung Ausstellungsgut

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Catering beauftragen

www.itb-berlin.de/webshop

04.02.2015

Zusätzliches Standpersonal buchen

www.itb-berlin.de/webshop

16.02.2015

Erhalt der Rechnung für die Standmiete und die Werbebox sowie der kostenfreien Aussteller-Codes kontrollieren

25.02.2015

Beginn des Standaufbaus

01.03.2014

Pressefach buchen und Pressemappen vorbereiten

04.–08.03.2015

ITB Berlin

08.03. (ab 18 Uhr) –12.03.2015

Standabbau

max. 1 Woche nach Messe

Auswertung und Nachbereitung (Dankesschreiben etc.)

www.itb-berlin.de/networking

www.itb-berlin.de/ausstellerpr

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DAS WICHTIGSTE

Kostenüberblick Standmietenrechner Berechnen Sie im Handumdrehen die Standmiete für jede gewünschte Standgröße und Standart: www.itb-berlin.de/standanmeldung

Grundkosten Standmiete, Aussteller-Ausweise, Werbebox, AUMA-Gebühr

………… €

Technischer Service (Strom-, Wasser-, Gasanschlüsse, Reinigung etc.)

………… €

Kommunikationsservice (Telefon, Internet etc.)

………… €

Standbau, Standausstattung, Standgestaltung Standbau (Material, Aufbau, Abbau, Abhängungen etc.)

………… €

Standausstattung (Möbel, Teppich, Beleuchtung etc.)

………… €

Standgestaltung (Beschriftung, Dekoration, Präsentationen etc.)

………… €

Standservice und Kommunikation Werbemaßnahmen, Einladungen, Eintrittskartengutscheine

………… €

Besucherbewirtung

………… €

Erweiterter Eintrag in den ITB Berlin Virtual Market Place, Pressefach

………… €

Werbematerialien (Prospekte, Flyer, Streuartikel etc.)

………… €

Transport und HandlinG Speditionskosten, Transport, Lagerung, Entsorgung, Versicherung

………… €

Personal- und Reisekosten Personalkosten

………… €

Anreise, C02 Kompensation, Unterkunft, Spesen des Messepersonals

………… €

Sonstige Kosten

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Messeauswertung

………… €

Folgeaktionen (Dankesbriefe, Zusendung von Unterlagen etc.)

………… €

Sonstige Kosten im Rahmen der Messevorbereitung

………… €

Ihr individuelles Messebudget

………… €

MESSEAUFTRITT

Messeziele Überlegen Sie sich möglichst genau, was Sie auf der ITB Berlin erreichen möchten, und geben Sie Ihrer Messepräsenz eine erfolgversprechende Richtung. An Ihren Messezielen orientieren sich nicht nur der Standbau und die Aktivitäten an Ihrem Stand, sondern auch Ihre Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld der Messe.

KONTAKTE • Kontakte zu Partnern herstellen und pflegen • Neukunden akquirieren • Stammkunden pflegen • Neue Zielgruppen erreichen • Neue Mitarbeiter finden

IMAGE • Image verbessern • Bekanntheit erhöhen • Interessante Produktneuheiten präsentieren

BUSINESS • Preisspielräume ausloten • Geschäfte anbahnen • Abschlüsse tätigen • Exportchancen und neue Märkte prüfen

INFORMATION • Fachveranstaltungen besuchen, z.B. ITB Berlin Kongress oder ITB Business Travel Days • Entwicklungen, Marktnischen und Markttrends identifizieren • Wettbewerb, Konkurrenz und Marktsituation analysieren

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MESSEAUFTRITT

Ihr Messestand auf der ITB Berlin Vier wichtige Fragen, die Sie vorab klären sollten: 1 In welche Halle möchten Sie? Neben der geografischen Gliederung bietet die ITB Berlin thematische Segmente, die Besuchern und Ausstellern helfen, sich im großen Angebot der ITB Berlin schnell zurechtzufinden. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Segmenten finden Sie unter: www.itb-berlin.de/segmente. Bitte beachten Sie, dass die Standplatzvergabe nach Verfügbarkeit erfolgt. 2 Wie viel Fläche brauchen Sie? Kalkulieren Sie ausreichend Ausstellungsfläche ein, um Ihre Messeziele zu erreichen. Dabei sollten Sie die Zahl möglicher Mitaussteller auf Ihrer Fläche ebenso berücksichtigen wie die Flächengröße Ihrer Konkurrenten im Vorjahr. Auch die Aufteilung der Fläche für Präsentationen, Catering, Termine, Image, Empfang und Ähnliches ist wichtig. 3 Welche Beteiligungsform verspricht Erfolg? Sie können sich mit einem eigenen Messestand oder im Rahmen eines Gemeinschaftsmodells präsentieren. Der eigene Stand lässt sich individuell auf das Corporate Design Ihres Unternehmens abstimmen und ist in beliebigen Größen verfügbar. Weniger kosten- und arbeitsintensiv ist die Beteiligung an einem Gemeinschaftsstand. Als Mitaussteller von Ländern, Branchen und Verbänden oder als Unteraussteller eines Partnerunternehmens profitieren Sie von der Erfahrung des Hauptausstellers und vom geringeren Organisationsaufwand im Vorfeld. 4 Welche Standform ist richtig? Es gibt Stände mit einer, zwei, drei oder vier offenen Seiten. Je mehr offene Seiten Ihr Stand zum Gang hat, desto sichtbarer ist Ihr Unternehmen für die Besucher. Der Reihenstand ist die vom Mietpreis her günstigste Variante. Bei Eckständen, Kopfständen und Blockständen werden Zuschläge erhoben.

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K

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R E 10

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E

E

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R - Reihenstand E - Eckstand K - Kopfstand B - Blockstand

MESSEAUFTRITT

schluss Anmelde mber 1. Septe

Die Standanmeldung ist schnell erledigt Für die beidseitige Planung und Berücksichtigung der Ausstellerwünsche benötigen wir Ihre ausgefüllte Standanmeldung bis spätestens 1. September. Wenn Sie Fragen rund um Ihre Stand­ anmeldung haben, kontaktieren Sie das ITB Berlin Team. Ihren individuellen Ansprechpartner finden Sie unter: www.itb-berlin.de/veranstalter. Laden Sie die Standanmeldung für die ITB Berlin herunter, füllen Sie das PDF bequem am Computer aus und versenden Sie die Formulare direkt per E-Mail. Natürlich können Sie sie auch ausdrucken und per Fax an uns senden. Das Dokument beinhaltet auch die Teilnahmebedingungen für die ITB Berlin. Nach Eingang und Prüfung Ihrer Standanmeldung erhalten Sie schnellstmöglich das Standangebot. Dieses sollten Sie so schnell wie möglich bestätigen – am besten per E-Mail.

Standanmeldung www.itb-berlin.de/standanmeldung

Rückfax +49 (0)30/ 3038-2113 oder -2119

FAQ zur Standanmeldung Was ist die Werbebox? Die Leistungen der obligatorischen Werbebox umfassen die Listung im ITB Mobile Guide (App), im ITB Berlin Virtual Market Place und im ITB Ausstellerverzeichnis.

Was ist die AUMA-Gebühr? Die AUMA-Gebühr von EUR 0,60 pro qm Ausstellungsfläche wird gemäß den Vereinbarungen mit dem Ausstellungs- und Messeausschuss der deutschen Wirtschaft (AUMA) erhoben.

Kann ich meinen Ausstellereintrag nachträglich noch ändern? Sie können Ihren Ausstellereintrag noch nachträglich anpassen. Schreiben Sie uns dafür eine E-Mail mit den Änderungswünschen an [email protected].

Warum muss eine persönliche E-Mail-Adresse angegeben werden? Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.

Wann werden die Rechnungen verschickt? Bis Mitte Februar erhalten Sie eine Anzahlungsrechnung von der ITB Berlin. Die Abschlussrechnungen mit allen weiteren Zusatzleistungen werden in der Regel ab Mai zugestellt.

Ist mein Unternehmen umsatzsteuerbefreit? Wenn Sie zum ersten Mal an der ITB Berlin teilnehmen und Ihr Unternehmen außerhalb der Bundesrepublik Deutschland ansässig ist, laden Sie bitte ein Umsatzsteuer-ID-Formular vom Download Center herunter und schicken dieses per Fax an +49 (0)30/ 3038-2419 oder per E-Mail an [email protected]. Unsere Kollegen prüfen eine mögliche Umsatzsteuerbefreiung.

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MESSEAUFTRITT

Konzeption und Bau eines erfolgreichen Messestands Stimmen Sie zunächst das Gesamtkonzept des Messestands auf Ihre Ziele ab. Neben interessanten Exponaten sollte Ihr Messestand auch die Philosophie des Unternehmens präsentieren. Zentraler Punkt der Standkonzeption ist daher eine überzeugende Gestaltung – authentisch, einladend und genau auf Ihre Messeziele abgestimmt.

Systemstand oder Individualstand? Grundsätzlich können Sie sich auf der ITB Berlin mit einem Systemstand oder mit einem individuellen Messestand präsentieren. Beim Systembau kommen preisgünstige, vorgefertigte Teile zum Einsatz, die sich gut transportieren und lagern lassen und nur wenig Personal beim Auf- und Abbau benötigen. Moderne Systemstände lassen inzwischen viel Spielraum für die individuelle Gestaltung. Bei einem individuell gebauten Messestand können Ihre Gestaltungswünsche ganz gezielt verwirklicht werden. Deshalb ist ein Individualstand in der Regel kostenintensiver. Beliebt ist auch die Kombination von Systemkomponenten und individuellem Standbau, denn sie erlaubt eine vergleichsweise große Variabilität. Ob System- oder Individualbau: Ein wiederverwendbares Standkonzept ist in jedem Fall wirtschaftlicher und meist umweltschonender.

Systemstand

Individualstand

Technische Details Beziehen Sie bei der Planung Ihres Messeauftritts die technischen Richtlinien zu Standbau- und Sicherheitsbestimmung etc. in die Überlegungen ein. Download unter: www.itb-berlin.de/ausstellerservice.

Beim Standbau helfen wir gerne Unser Partner, die MB Capital Services GmbH, hilft Ihnen in allen Fragen rund um Ihren Messestand gerne weiter – über die Planung und den Entwurf bis zum Bau: www.mb-capital-services.de.

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MESSEAUFTRITT

Wichtige Stichworte für einen gelungenen Messestand FARBE > Stimmen Sie Farbe und Design Ihres Messestandes auf Ihre Corporate Identity ab. Die Farben sollten zentrale Botschaften unterstreichen, ohne von Ihnen abzulenken. Bedenken Sie die Wirkung von Farben.

WIRKUNG > Arbeiten Sie mit großen, gut lesbaren Zentralbotschaften bzw. Slogans. Slogans sollten einzigartig und authentisch sein: Lieber keinen Slogan als einen profillosen Slogan nutzen. BILD > Nutzen Sie auch Fotos – denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Dabei wirken Personenmotive stärker als Landschaften. Außergewöhnliche Formen und kräftige Farben ziehen die Blicke auf sich, zum Beispiel die verfremdete Darstellung von Motiven.

TECHNIK > Präsentieren Sie sich visuell mit Filmen und Multimedia-Anwendungen. Installationen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, vereinfachen die Kontaktaufnahme mit dem Besucher und können Wartezeiten überbrücken. LICHT > Heben Sie wichtige Standbereiche durch Beleuchtung hervor. Beleuchtete Bereiche suggerieren, dass etwas Besonderes zu sehen ist. Vorsicht bei zu grellen und damit heißen Lichtstrahlern.

DEKORATION > Schaffen Sie mit Blumen und Pflanzen eine einladende Atmosphäre. FUNKTIONALITÄT > Statten Sie Ihren Stand abhängig von Ihren Messezielen mit genügend Gesprächsmöglichkeiten aus, eventuell auch mit einer Bar und Sitzgruppen. Frei zugängliche Sitzmöglichkeiten laden zum Verweilen ein.

MULTI-SENSORIK > Integrieren Sie in Ihr Standkonzept auch olfaktorische Reize (Düfte), Tastsinn (Wandmaterial, Bodenbelag) und Geschmackssinn (Verkostungen).

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MESSEAUFTRITT

GERÄUSCHE > Fallen Sie durch unerwartete, angenehme Geräusche, Klänge (Urwald, Wellen, Wind) und Applaus auf.

INTERAKTION > Fordern Sie Ihre Kunden zur Interaktion auf. Gewinnspiele und Verlosungen locken Publikum an den Stand. Lassen Sie die Besucher Innovationen oder für Ihr Unternehmen typische Exponate ausprobieren.

GIVE-AWAYS > Besondere und authentische Werbegeschenke stellen einen positiven Bezug zum Unternehmen her und können auch als Einstieg für ein Gespräch dienen.

BÜROMATERIAL > Denken Sie an Tacker, Schere, doppelseitiges Klebeband, Blöcke, Marker, Stifte, Büroklammern, etc. NACHHALTIGKEIT > Denken Sie bei der Planung von Messestand, Werbemitteln und Abfallmanagement auch an die Umweltverträglichkeit der Materialien.

Best Exhibitor Awards Während der Fachbesuchertage bewertet eine unabhängige Jury von rund 30 Nachwuchstouristikern der Cologne Business School (CBS) alle Stände auf der ITB Berlin nach einem festgelegten Kriterienkatalog. Entscheidend sind dabei Qualitätsmerkmale wie Standgestaltung, Servicekompetenz, Informationstransfer und Kreativität. Der Best Exhibitor Award wird immer am Abend des ITB Samstags auf dem Messegelände verliehen. Alle Details unter: www.cbs-bea.de.

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MESSEAUFTRITT

Services für Ihren Messeerfolg Berlin ExpoCenter online (BECO) Alle Serviceleistungen finden Sie ab Oktober 2014 im Webshop – Berlin ExpoCenter online (BECO) – der ITB Berlin unter www.itb-berlin.de/webshop. Der Webshop ist die Bestellplattform für alle Produkte und Services, die Sie rund um Ihre Messebeteiligung benötigen.

Bewirtung am Messestand Wer Besuchern etwas Leckeres anbietet, hält sie länger am Stand. Offerieren Sie zum Beispiel Spezialitäten aus Ihrer Herkunftsregion. Verkaufen dürfen Sie Speisen und Getränke jedoch auf der ITB Berlin nicht. Übrigens, unsere Tochterfirma, Capital Catering, hilft Ihnen gern in allen Fragen rund um das leibliche Wohl Ihrer Besucher: www.capital-catering.de. Kontakt: [email protected]

Veranstaltungen am Stand Diskussionsrunden, Präsentationen und Vorführungen ziehen Presse und Besucher an. Standpartys können das Image multidimensional stärken und schaffen die Möglichkeit zum informellen Meeting. Achten Sie bitte stets darauf, dass Ihr Event bis zum 15. Januar 2015 über den Webshop angemeldet wird. Bitte beachten Sie, dass für Veranstaltungen außerhalb der offiziellen Messeöffnungszeiten Gebühren anfallen. Je nach Größe der Veranstaltung, entstehen Kosten für zusätzliches Wachpersonal (obligatorisch) und zusätzliche Service-Leistungen wie: Absperrungen, Personal für die Bereitstellung sanitärer Anlagen, Garderobe, Sanitätsdienst etc. Veranstaltungen sind morgens ab 9.30 Uhr und abends bis 22.00 Uhr möglich. Sie sind nur auf der Ihnen zugewiesenen Fläche gestattet – nicht auf dem Gang. Musikdarbietungen sind an den Fachbesuchertagen vor 18.00 Uhr generell verboten. Tontechnisch verstärkte Präsentationen müssen vorab immer mit der Messeleitung und mit den Standnachbarn abgesprochen werden. Veranstaltungsgäste, die vor Messeschluss das Messegelände betreten, benötigen eine gültige Eintrittskarte. Nach Messeschluss benötigen Gäste eine schriftliche Einladung des einladenden Ausstellers im Original. Wir bitten alle Aussteller, uns vorab eine Kopie zu schicken, um das Einlasspersonal entsprechend informieren zu können. Kontakt: Gianna Nemitz, [email protected].

Business Center für alles Wichtige An verschiedenen Punkten des Messegeländes finden Sie Business Center – eine äußerst nützliche Einrichtung: Fotokopieren und Drucken, Fax, Telefon, Internet, PC-Nutzung, Scannen, Prepaid-, Telefonund SIM-Karten, Visitenkarten und vieles mehr.

Reinigung und Security Für einen sauberen und sicheren Messestand machen wir Ihnen gerne ein passgenaues Angebot. Unsere Reinigungsfirmen erledigen zuverlässig und fachkompetent die Reinigung vor Messebeginn sowie zwischen den Messetagen und kümmern sich um die Abfallentsorgung. Eine Standwache übernimmt nach Bestellung die Bewachung Ihres Standes und Ihrer Ausstellungsgüter: Tagsüber und nachts, auch in der Aufund Abbauzeit. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen in jedem Fall die Versicherung Ihrer Exponate.

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MESSEAUFTRITT

Nachhaltige Messepräsenz Die ITB Berlin achtet darauf, grüne und soziale Veranstaltungsstandards umzusetzen: Wir verwenden intelligent erzeugte Energie. Wir vermeiden Abfall – und führen den getrennten Abfall der Wiederverwertung zu. Wir versuchen, Energie zu sparen. Wir setzen uns für Menschenrechte im Tourismus ein. Bitte helfen Sie mit, negative Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren.

Anreise • Bei unserem Partner atmosfair, oder anderen Kompensationsanbietern, können Sie die durch Ihre Messeteilnahme verursachten CO2-Emissionen direkt kompensieren – Ihr Beitrag wird in klimaverbessernde, UN-zertifizierte Projekte investiert. www.atmosfair.de • Nutzen Sie bei Anreisen unter 600 km Entfernung bitte in jedem Fall das CO2 neutrale Deutsche Bahn Special zur ITB Berlin. Der Strom stammt zu 100 Prozent aus erneuerbaren Energiequellen. • Fahren Sie U-Bahn-, S-Bahn und Bus: Das Messegelände Berlin ExpoCenter City ist hervorragend an das Berliner Nahverkehrsnetz angebunden. www.itb-berlin.de/anreise • Mit unserem kostenfreien Bus-Shuttle-Angebot kommen Sie schnell und direkt von Ihrem Hotel oder aus der City Ost und West zum Messegelände. www.itb-berlin.de/anreise

Printmedien • Nutzen Sie bitte bei allen Werbemitteln und Verpackungen umweltschonende Materialien. • Bevorzugen Sie papierlose Geschäftsabläufe. • Vermeiden Sie eine übermäßige Produktion gedruckter Werbemittel. • Lassen Sie die ggfs. dennoch erforderlichen Drucksachen (Kataloge, Pocket-Guides etc.) klimaneutral auf FSC-zertifiziertem Papier drucken. • Achten Sie auf umweltfreundliche Druckertinte. • Achten Sie – auch bei Ihren Zulieferern – auf nachhaltig erzeugten Strom.

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MESSEAUFTRITT

Messebau • Machen Sie die Auswahl Ihres Messebauers davon abhängig, ob er nachhaltige Konzepte anbietet. • Geben Sie umweltverträglichen Baumaterialien, Farben und Lacken den Vorzug. • Nutzen Sie Materialien und Bauteile mehrfach. • Schonen Sie Ressourcen, indem Sie Mietmöbel und Mietpflanzen verwenden. • Minimieren Sie Verpackungsmaterialien konsequent. • Wählen Sie möglichst umweltfreundliche Transportmöglichkeiten. • Trennen Sie Ihren Müll konsequent und nutzen Sie dafür die entsprechenden Container auf dem Messegelände.

Catering • Verzichten Sie konsequent auf Einweggeschirr und -besteck. • Vermeiden Sie Plastikflaschen; nutzen Sie stattdessen wieder auffüllbare Flaschen. • Fragen Sie nach zertifizierten Bio- und Fair-Trade-Lebensmitteln. • Verzichten Sie, wenn möglich, auf importierte exotische Produkte und setzen Sie stattdessen auf regionale, saisonale Produkte. • Wählen Sie Lieferanten, die bei Verpackungen auf Abfallvermeidung achten (Verzicht auf Styropor und andere nicht recycelbare Materialien). • Fragen Sie nach, ob übrig gebliebene Lebensmittel an Institutionen wie die „Berliner Tafel“ gespendet werden oder anderweitig sinnvoll genutzt werden – etwa, um eine Biogasanlage zu betreiben. • Informieren Sie sich, ob Ihr Anbieter verbrauchtes Speiseöl sammelt und aufbereitet.

Achten Sie auch bei Ihren Zulieferern auf die Einhaltung der allgemeinen Menschenrechte, insbesondere auch was die Arbeitsbedingungen angeht: www.ilo.org

Weitere Informationen finden Sie unter www.itb-berlin.de/csr

WELCHE SPUREN HINTERLASSEN UNSERE ENTSCHEIDUNGEN?

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MESSEAUFTRITT

Fünf Tage voller Chancen, Ihre Kunden zu erreichen. Kombinieren Sie B2B und B2C Die ITB Berlin verbindet drei Fachtage und zwei kombinierte Fach- und Publikumstage zu einer hoch attraktiven Mischung. Nutzen Sie die Chance, sich Fachbesuchern und dem interessierten Privatpublikum zielgruppengerecht zu präsentieren. Am besten gelingt dies, wenn Sie Ihren Messeauftritt an den jeweiligen Tagen dem Publikum anpassen. Vor allem an den Publikumstagen Samstag und Sonntag können Sie der Fantasie freien Lauf lassen, um die Besucher für Ihr Angebot zu interessieren.

Motivieren Sie Ihre Zielgruppen Zufall und Hoffnung sind ineffiziente Marketing-Instrumente. Mit gezieltem Besuchermarketing holen Sie die Kunden an Ihren Messestand, für die Sie sich interessieren. Mit gezielten Einladungen und Werbeaktionen für verbindliche Besuchertermine können Sie schon vorab die richtigen Weichen stellen. Nutzen Sie dafür auch das kostenfreie ITB Networking Tool: www.itb-berlin.de/networking

ITB Networking Tool nutzen Eigenes Personenprofil erstellen, Networker kontaktieren und auf Kontaktanfragen reagieren

PR betreiben Pressekonferenzen geben, Pressefächer buchen, Kontaktperson kostenfrei im Presse Guide eintragen

Bewerbung Ihrer ITB Teilnahme

Kontaktpunkte während der Messe nutzen

ITB Logo und Halle-/Standnummer im E-mail-Abbinder, in den Social Media, als Websiteankündigung

Kreative Einladungskampagnen planen Netzwerk mit Eintrittskartengutscheinen aktivieren, „Bring a friend“ Aktion

Networking-Events, Kongressveranstaltungen, Bus-Shuttle

Wie gewinne ich neue Kontakte?

Verzeichnisse für touristische Unternehmen zur Recherche und Kontaktaufnahme nutzen z.B. von Fachverbänden (BTW, DRV), Fachverlagen (TID), Fachportale oder Tourismusorganisationen (DZT)

Aktiv Reiseveranstalter anschreiben

Terminvorschlag per E-Mail schicken, Nachfassaktion per Telefon durchführen

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ITB Sponsoring buchen ITB Berlin News, ITB Mobile Guide, Sponsoring-Pakete

Kunden zum Werbeträger machen z.B. mit auffälligen Taschen mit Ihrem Logo inkl. Hallen/-Standnnummer

Ausstellereintrag aktualisieren und upgraden ITB Virtual Market Place, ITB Mobile Guide

MESSEAUFTRITT

Tipps für erfolgreiche Privatbesuchertage

EMOTIONALE ANSPRACHE > Bilder und Exponate sprechen Privatbesucher besser an als reine Textinformationen. Verändern Sie Ihren Stand zum Wochenende hin entsprechend.

AKTIONEN AM Stand > Interessante Give-aways, Showelemente und Gewinnspiele locken Besucher an Ihren Stand. Ob Verkostungen, Musik & Tanz, Verkleidungen, Fotoaktionen oder Maskottchen: Planen Sie ausreichend Aktionsfläche ein. FLEXIBLE NUTZUNG > Wenn Ihre Mitaussteller nur an Fachbesuchern interessiert sind, könnten sie deren Standfläche am Wochenende anderen Partnern zur Verfügung stellen. KLUGE PERSONALPLANUNG > Achten Sie darauf, dass Ihr Stand auch am ITB-Sonntag bis 18 Uhr besetzt ist. Vorzeitig abgebaute oder leere Stände wirken sich negativ auf Ihr Image aus. EFFIZIENTES SPONSORING > Das große ITB Berlin Gewinnspiel (Halle 4.1) wird crossmedial beworben. Als Sponsor eines Reisepreises können Sie dabei nur gewinnen. Kontakt: Jessica Varga, [email protected]

KOSTENLOSE WERBUNG > Wir kommunizieren Ihre Highlights auf der ITB Berlin Website und in unserer Printwerbung über Medienkooperationen – und zwar kostenlos. Kontakt: Christina Freier, [email protected]

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MESSEAUFTRITT

Verkauf am Wochenende An den zwei Publikumstagen können Aussteller direkt an Privatbesucher verkaufen. Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen, Ihr Messegeschäft zusätzlich anzukurbeln und Ihren Messestand zu refinanzieren! Mit Spezialangeboten können Sie auf Ihre Reisepakete oder -bausteine aufmerksam machen. An diesem Wochenende können Sie übrigens auch Ihren Vertriebspartnern – etwa Reisebüros und Reisevermittlern – Standfläche zur Verfügung stellen oder weitervermieten.

Tipps zum Verkauf

So machen Sie auf Ihr Angebot aufmerksam • Auf unserer Webseite helfen wir Ihnen, Ihre Angebote vorab zu kommunizieren • Binden Sie Ihre Mitaussteller ein • Schreiben Sie Ihre Kunden gezielt an, so können Berliner und Brandenburger Ihr Angebot nutzen und die ITB erleben • Motivieren Sie Ihre wichtigsten Kunden mit Eintrittskartengutscheinen • Statten Sie Ihre Vertriebsstellen mit ITB-Plakaten und ITB-Flyern aus • Nutzen Sie die Social Media Kanäle

So wird Ihr Stand zum Publikumsrenner • Machen Sie Ihren Stand zum Hingucker (siehe S.12) • Hängen Sie Angebotsplakate mit Ihren leicht verständlichen Botschaften auf • Bieten Sie gute Kundenberatung an und setzen Sie z.B. eine Hostess zur Kinderbetreuung ein • Locken Sie Ihre Besucher durch Aktionen wie Glücksrad, einen Film oder einen Clown an

So entsteht die richtige Standatmosphäre • Heißen Sie Ihren Kunden willkommen, nutzen Sie eher eine Bar als einen Counter und bieten Sie Sitzmöglichkeiten an • Nutzen Sie einen offenen Raum und achten Sie auf ausreichend Platz für die Beratung • Denken Sie an eine mögliche Standumgestaltung fürs Wochenende (mehr Bilder etc.)

So wird Ihr Standpersonal zum Erfolgsfaktor • Setzen Sie geschultes Personal für den Endverbraucher ein • Achten Sie darauf, sich vor dem Counter zu positionieren, da ein Tresen wie eine Barriere wirkt • Gehen Sie direkt auf Besucher und Interessenten mit Ihren Flyern zu • Sprechen Sie Besucher offen und freundlich an und fragen Sie nach seinen Wünschen

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MESSEAUFTRITT

Die vier Schlüsselpositionen beim Standbetrieb Für den erfolgreichen Betrieb Ihres Messestands empfehlen wir vier Schlüsselpositionen zu besetzen. Bei kleinen Ständen können mehrere Positionen von einem Mitarbeiter übernommen werden.

Der HOOKER

Der CHECKER

Der SELLER

Der TRACKER

zieht die Aufmerksamkeit vorübereilender Messebesucher auf sich. Das kann eine freundliche Hostess mit Bonbons sein oder ein Clown mit Gummi-Mikrofon – der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

begrüßt jeden Besucher persönlich. Er klärt den Besuchszweck ab: Geht es nur um ein Werbe­ geschenk? Will jemand etwas verkaufen? Oder ist es ein Traumkunde, den man direkt zum Verkäufer weiterleitet?

macht, was der Name sagt: Er ist in allen Produktfragen bestens geschult.

nimmt die Visitenkarte eines Besuchers sofort in die Datenbank auf und schreibt möglichst direkt eine Follow-up-E-Mail.

Gut vorbereitetes Personal ist ein planbares Plus Wenn Sie Ihre Kunden erfolgreich erreichen möchten, sollten Sie nicht nur ausreichend Standpersonal einplanen, sondern auch auf die Qualifikation achten. Die Messe Berlin hilft Ihnen gern bei der Suche nach Standpersonal: www.mb-capital-services.de. Stand- sowie Auf- und Abbaupersonal finden Sie auch über die Agentur für Arbeit: [email protected]. Wenn Sie Ihr Personal schon vor der Messe schulen, erzielen Sie die besten Ergebnisse. Spätestens am Vorabend der Messe sollte das Standpersonal eingewiesen und die Standordnung erläutert werden. Nach jedem Messetag empfehlen wir eine kurze Feedback-Runde, um Probleme zu erkennen und die nächsten Tage abzusprechen. Die Personalschulung sollte folgende Themen beinhalten:

Messeziele und Zielgruppen Kooperationspartner und Interessenten 30-Sekunden-Kurzbeschreibung Ihres Angebots Erfolgreiche Gesprächsführung Erstellung von Gesprächsberichtsbögen Standordnung und Verhaltenskodex

Kleidung, Accessoires und Namensschilder Dienstplan, Hierarchien und genaue Aufgabenverteilung Aktionen und besondere Anlässe während der ITB Berlin Teamvorstellung – inklusive des Fremd personals

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MESSEAUFTRITT

Tipps zur erfolgreichen Gesprächsführung „Wie kann ich Ihnen helfen?“ ist die bessere Einstiegsfrage als „Kann ich Ihnen helfen?“ Am besten aber, Ihre Mitarbeiter setzen voll auf die Neugier der Besucher: „Sie schauen sich gerade unser Produkt an. Was interessiert Sie daran besonders? Wann könnte es für Sie in Frage kommen?“ Die Antwort zeigt schnell, ob tatsächlich Interesse oder Bedarf besteht.

Diese Fragen führen zum Verkaufsgespräch: • „Wie könnten Sie dieses Produkt bei Ihnen einsetzen?“ • „Welche Anforderungen haben Sie an ein solches Produkt?“ • „Was sind Ihre Entscheidungkriterien für den Kauf?“ • „Was ist für Sie bei einem solchen Produkt besonders wichtig?“

Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeiter die Kundensignale erkennen, im Gespräch Vertrauen aufbauen und analysieren, ob und welches Kaufinteresse besteht. Das Produkt sollte dann vor allem in Bezug auf den Nutzen für den Besucher erklärt werden. Zum Abschluss des Gesprächs vereinbaren Sie das weitere Vorgehen und halten alles Wichtige in einem Gesprächsbericht fest. Übrigens: Konstruktive Messegespräche sind inhaltlich zielstrebig. Definieren Sie daher ein Zeitlimit.

Gesprächsberichtsbögen – die Basis für erfolgreiches Nachhaken Erfolgreiche Messegespräche haben ein Ergebnis: Einen weiteren Termin, das Zusenden von Details, Angeboten oder Ähnliches. Jedes Ergebnis und jeder Besucherkontakt sollte unbedingt in einem Gesprächsbericht dokumentiert werden. Ein vorgefertigter Gesprächsbogen hilft beim schnellen Erfassen und dient später als Grundlage für die Nachbereitung. Für vier zentrale W-Fragen sollte dort in jedem Fall Platz vorhanden sein: • • • •

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WER (Zielgruppe, Kontaktdaten) WAS (Welche Produktgruppen waren von Interesse) WIE (Wie sind Sie verblieben: Angebot schicken, Anruf wird erwartet etc.) WANN (Dringlichkeit: Priorisieren Sie den Kontakt)

Kommunikation & Marketing

DER ITB BERLIN VIRTUAL MARKET PLACE

Auf unserer innovativen Informations- und Kommunikationsplattform finden Sie Aktuelles zu den Ausstellern, ihren Angeboten und zu den Networking-Teilnehmern.

Stellen Sie sich dar: Der Virtual Market Place® als Online-Katalog • Ihre virtuelle Messepräsenz • Fachbesucher und Journalisten auf sich aufmerksam machen • Recherchieren Sie Aussteller und Produkte • Mitaussteller-Upgrade: Darstellungsform wie Hauptaussteller

Planen Sie Ihre Route: Der Virtual Market Place® als Messeplaner • Drucken Sie Ihre Favoriten und Hallenübersichten aus • Verschicken Sie Terminanfragen an andere Aussteller oder Networking-Teilnehmer • Empfehlen Sie Aussteller oder Produkte an Ihre Kollegen weiter • Erhalten Sie kostenfrei den ITB Berlin Fachbesucher-Newsletter mit Produkt-Updates, die Sie interessieren.

Nehmen Sie Kontakt auf: Der Virtual Market Place® zur Kommunikation • Direkt mit Ausstellern und Networking-Teilnehmern Kontakt aufnehmen • Terminvorschläge an Aussteller und Networking-Teilnehmer verschicken bzw. selbst erhalten • Stellen Sie sich mit Ihrer konkreten Unternehmensfunktion mit eigenen persönlichen Profil im ITB Networking vor: www.itb-berlin.de/networking

ITB Berlin: www.virtualmarket.itb-berlin.de Kontakt: [email protected] Tel. +49 (0)30/3038-2180

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Kommunikation & Marketing

Werbung, Sponsoring und Kommunikation Lassen Sie sich von der Auswahl an Werbe- und Sponsoringmöglichkeiten inspirieren, um Ihre Sichtbarkeit zu pushen. Weitere Details und die ITB Berlin Sponsoring-Broschüre finden Sie unter www.itb-berlin.de/sponsoring.

WERBEFLÄCHEN, WERBEAKTIONEN und ANZEIGEN Wie wollen Sie sich darstellen?

Beispiele Ihrer Möglichkeiten:

Kontakt:

Branding

Tickets, Lanyards

[email protected]

Promotionlizenz

Hostessen, Promoter

[email protected]

Außenwerbung

Megabanner, Fensterbrandings

[email protected]

Innenwerbung

Fensterbrandings, Säulenverkleidungen

[email protected]

Sonderwerbung

Ellipsenaufsteller

[email protected]

Printwerbung

Anzeige im täglichen offiziellen Messemagazin ITB Berlin News

[email protected]

Mobile Werbung

Banner in dem offiziellen ITB Mobile Guide

[email protected]

Online Werbung

Online Banner im ITB Berlin Virtual Market Place

onlinemarketing@ virtualmarket.itb-berlin.de

Ihre Zielgruppe:

Sponsoring Möglichkeit:

Kontakt:

Fachpublikum

ITB Convention & Culture Partner ITB Sports Partner ITB Berlin Kongress eTravel World Blogger Speed Dating Webinar World Travel Trends Report

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Presse

Presse Zentrum

[email protected]

Einkäufer

Buyers Circle

[email protected]

Privatpublikum

Abschlussfest Reisepreise für das ITB Gewinnspiel

[email protected] [email protected]

Alle Besucher

ITB Berlin Partnerland

[email protected]

SPONSORING

KOMMUNIKATION

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Weitere Möglichkeiten: Einsatz:

Kontakt:

Flyer & Plakate der ITB Berlin

In Ihren Einladungsschreiben

[email protected]

Korrespondenzaufkleber mit Hallen- und Standnummer

In Ihren Einladungsschreiben

[email protected]

ITB Berlin Eintrittskartengutscheine

In Ihren Einladungskampagnen

[email protected]

Ihre Werbekampagne mit ITB Berlin Logo

Hinweis auf die ITB Berlin Teilnahme mit Logo

www.itb-berlin.de/presse

Kommunikation & Marketing

Presseservice für ITB Aussteller Kluge Pressearbeit ist ein effektives und vergleichsweise preiswertes Mittel, um die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit zu gewinnen. Im Rahmen des ITB Berlin Presse-Service unterstützen wir Sie dabei gerne. Pressekontakt: Astrid Zand: [email protected], Teodora Vasileva: [email protected]

Ihre Pressekonferenz auf der ITB Berlin Wer Informationen mit echtem Nachrichtenwert präsentieren möchte, sollte sie auf einer Pressekonferenz (PK) im Rahmen der ITB Berlin verkünden. Wenn Sie möchten, wird Ihre Pressekonferenz kostenfrei in unsere Eventdatenbank aufgenommen. Wir empfehlen Ihnen, den Raum für Ihre PK sofort bei Anmeldung des Messestandes zu buchen, da nur begrenzte Kapazitäten zur Verfügung stehen: [email protected]

• Halten Sie eine Pressekonferenz nur dann ab, wenn Sie wirkliche Neuigkeiten verkünden können. • Legen Sie weitere Presseinformationen im Pressefach oder am Stand aus. • Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen mit themenverwandten PKs. • Ihre schriftlichen Presseeinladungen sollten alle Themen der PK enthalten. • Fügen Sie der Einladung ein Antwortformular bei oder geben Sie eine E-Mailadresse an, wor über sich Journalisten anmelden oder alternativ eine Pressemappe bestellen können. • Führen Sie eine Anwesenheitsliste auf Ihrer Pressekonferenz. • Verteilen Sie Ihre Pressemappe zuvor an teilnehmende Journalisten. • Bei Pressekonferenzen übernehmen wir gerne das Catering. Bitte kontaktieren Sie sowohl für Events im CityCube Berlin als auch auf dem Messegelände unsere Kollegen vom Catering unter der E-Mailadresse: [email protected]

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Kommunikation & Marketing

Tipps für Ihr Pressefach Durch die Anmietung eines Pressefachs im Medienzentrum machen Sie Ihre Pressemappen für Journalisten zentral zugänglich. Mit einer professionellen Pressemappe erhöhen Sie die Chance auf Berichterstattung über Ihr Unternehmen enorm. Infos unter: www.itb-berlin.de/ausstellerpr.

Tipps für Ihre Pressemappe • Kurzprofil Ihres Unternehmens beilegen • Die Mappe mit aktuellen Informationen, Hintergrundmaterial, Fotos, allen Texten der Pressekonferenz und ggf. aktuellen Pressemitteilungen bestücken • Keine werblichen Darstellungen beilegen • An der ITB Berlin nehmen rund 1.500 ausländische Journalisten teil. Daher sollten Sie auch englische Pressetexte bereitstellen. • Mappe auch an Redaktionen schicken, die nicht vor Ort sind

Kostenloser Eintrag im Presseführer Der Presseführer enthält die Pressekontakte aller Aussteller und erleichtert den Journalisten die Kontaktaufnahme. Er wird im Internet veröffentlicht und liegt im Medienzentrum aus. Sie können kostenfrei bis zu drei Ansprechpartner benennen. Weitere Informationen unter: www.itb-berlin.de/ausstellerpr.

Angebote unserer Kooperationspartner Bei unseren Kooperationspartnern news aktuell, einem Unternehmen der dpa-Firmengruppe, und BusinessWire erhalten Sie als Aussteller Sonderkonditionen für die Verbreitung Ihrer Presse­ informationen (Text, Bild oder Multimedia) an tagesaktuelle Medien via Nachrichten-Satellit. Über BusinessWire können Sie eine elektronische Online-Pressemappe buchen. Die Pressemitteilungen werden zusätzlich veröffentlicht. Mehr dazu unter: www.itb-berlin.de/ausstellerpr

Treffen Sie Blogger auf der ITB Berlin Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass Marketing- und Destinations-Manager viel von Reisebloggern lernen können. Authentische und persönliche Blogs können eine Destination beflügeln, aber auch ungeschminkte Wahrheiten breitenwirksam öffentlich machen. Wenn Sie Blogs und Blogger zum Thema Reisen kennen lernen möchten, dann ist der Besuch der eTravelWorld und die Teilnahme am Blogger Speed Dating ein Muss! Informieren Sie sich vorab über das praxisnahe Vortragsprogramm unter www.itb-berlin.de/etravel, treffen Sie Blogger und machen Sie Ihre Destination fit für das Social Web.

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NACHBEREITUNG

Blocken Sie sich Zeit für die N ac h b e reitung & Ausw er tu ng in Ihrem Kalend er

Erfolgreiche Nachbereitung Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Umstände Ihrer Reaktion geben Einblicke in den Stil Ihres Unternehmens. Nutzen Sie also Ihre Kontaktdaten als Basis für direkte Folgeaktionen bei den Interessenten. Spätestens eine Woche nach Ende der ITB Berlin sollten die unmittelbaren Maßnahmen abgeschlossen sein:

Dankeschön-Mailings für den Besuch auf Ihrem Stand Telefonische Kontaktaufnahme und Terminabsprache Unterbreitung von abgestimmten Angeboten Zusendung der versprochenen Unterlagen Messeabschlussbericht an Journalisten Eingeladene aber nicht erschienene Gäste kontaktieren Spezielle Angebote auf der Internetseite platzieren Messestandfotos in der Galerie Ihrer Website zeigen Redaktioneller Bericht im Kundenmagazin oder Newsletter

Auswertung Durch die Auswertung des Auftritts und den Vergleich mit früheren Präsenzen können Sie die Effizienz Ihrer ITB Berlin Teilnahme beurteilen, Optimierungspotenziale erkennen und Ihren nächsten Auftritt verbessern.

• Erfassen Sie die Kontaktdaten in Ihrer Datenbank und schaffen Sie eine solide Grundlage für zielgerichtete und zielgruppenspezifische Folgeaktionen. • Nehmen Sie Anregungen auf: Welche Ideen und Vorschläge kamen von Besuchern, Mitarbeitern, Standpersonal? Führen Sie eine Personal- und Besucherbefragung durch. • KONTAKTE PRO MESSETAG / STANDMITARBEITER / QUADRATMETER • Ermitteln von Peak Times: Waren es genug / zu viele Standmitarbeiter pro Kontakt? • Kontakte aufgrund von Einladungen im Verhältnis zu den tatsächlichen Besuchern • Anzahl Stammkunden mit Einladung • Interessenten MIT / OHNE Einladung • Wettbewerbsanalyse: Was konnten Sie von der Konkurrenz lernen? • Welche Presseartikel wurden verschickt – mit welcher Reichweite? • Welche Journalisten waren persönlich mit / ohne Einladung am Messestand?

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pRAKTISCHES

Wertvolle Tipps rund um die ITB Berlin Eine Großveranstaltung wie die ITB Berlin braucht von Anfang an professionelle Organisation. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Hilfe unserer Partner gut nach Berlin reisen, wo Sie hier angenehm übernachten können, wie Sie auf das Berliner Messegelände kommen und wie Sie sich dort schnell zurechtfinden.

Ihre Reisevorbereitungen HOTEL & ANREISE Buchen Sie unbedingt rechtzeitig. Besonders bequem erhalten Sie Flüge, Bahn-Packages und Hotelangebote über unsere Partner, wie z.B. visitBerlin: www.visitberlin.de, oder HRS: www.itb-berlin.de/hrs. Mehr Informationen finden Sie unter www.itb-berlin.de/anreise.

TICKETS ONLINE Tickets online erwerben und sparen. Unter: www.itb-berlin.de/eintrittskarten können Sie ab Dezember Fachbesucherdauerkarten oder Tagestickets im Online-Ticketshop im Vorverkauf erwerben. Weitere Firmenrepräsentanten-Tickets können Sie über den Webshop bestellen. Aussteller erhalten mit Ausstellerausweisen und Firmenrepräsentanten-Tickets ab 8.30 Uhr Zutritt zum Messegelände. Fachbesucher können ab 9.30 Uhr auf das Gelände.

GUTSCHEINE Einlösung der Aussteller-Codes unter: www.itb-aussteller.de.

VISA Im Juli 2013 wurden die Visastellen der deutschen Botschaften und Konsulate weltweit darüber informiert, dass bei der Anforderung von begleitenden Unterlagen für die Beantragung eines Messevisums künftig auf das Einladungsschreiben der Messegesellschaften im Regelfall verzichtet werden kann. Bitte beziehen Sie sich bei der Beantragung Ihres Visum auf diesen Erlass. Sollte die Botschaft dennoch auf eine Einladung bestehen, wenden Sie sich bitte wieder an unsere Auslandsvertretungen: www.itb-berlin.de/kontakt

KLIMASCHUTZ Kompensieren Sie die durch An-und Abreise verursachten CO2-Emissionen direkt über unseren Kooperationspartner atmosfair www.atmosfair.de. Nähere Informationen dazu unter: www.itb-berlin.de/csr.

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Praktisches

Schnelle Orientierung vor Ort Ausgezeichnete Verkehrsanbindung Das Messegelände Berlin ist mit allen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. Alles Wichtige zu den Berliner Flughäfen, den Berliner Bahnhöfen und zum öffentlichen Nahverkehr finden Sie unter: www.itb-berlin.de/anreise.

Shuttle-Services zur ITB Berlin Flughafen Tegel > Vom Flughafen Tegel bringt Sie ein Bus-Shuttle zum Messegelände. Parkplatz > Für Autofahrer gibt es einen Bus-Shuttle von den Parkplätzen am Olympiastadion zum Messegelände. Falls Sie auf dem Gelände parken möchten, buchen Sie bitte frühzeitig einen Parkplatz über den Webshop.

City > Die City-Shuttle bringen Sie von der Friedrichstraße bzw. dem Wittenbergplatz rasch zum Eingang Süd- und wieder zurück. Hotel > Der ITB Berlin Hotelbus-Shuttle bringt Sie direkt vom Hotel zum Messegelände. Gäste der im Internet gelisteten Partnerhotels erhalten beim Einchecken Fahrplan und Ticket. Bitte das Ticket beim Einsteigen vorzeigen. www.itb-berlin.de/anreise

Messegelände > Verschiedene Linien des ITB Berlin Gelände-Shuttles befördern Sie auf dem kürzesten Weg bequem von Halle zu Halle.

Zufahrt zum Messegelände Der ITB Berlin Verkehrsleitfaden regelt das Verkehrsaufkommen auf dem Gelände vor, während und nach der Messe. Er informiert über die verschiedenen Einfahrts- & Kautionsregelungen. Alle Fahrzeuge über 7,5t müssen sich vor Einfahrt auf das Messegelände am LogPoint Auf dem Parkplatz P17 am Tor 25 melden. Alle Insassen müssen ein gültiges Ticket vorweisen.

WÄHREND DER AUFBAUZEIT (25.02.–03.03.2015, 7:00–22:00 Uhr) • Einfahrt nur gegen Kaution • Am Dienstag, den 03.03., Einfahrt für PKW und LKW bis 7,5t bis 15 Uhr, für LKW über 7,5t keine Einfahrt

WÄHREND DER MESSELAUFZEIT (04.–08.03.2015) • Anlieferung nur zwischen 8:30–10:00 Uhr sowie 18:00–19:00 Uhr (Kautionszahlung) • Zufahrt für PKW nur mit Parkschein • Keine Einfahrt für LKW über 7,5t • Am Sonntag, den 08.03., Einfahrt für PKW mit Parkschein nur bis 16 Uhr

WÄHREND DES ABBAUS (08.03. ab 18 Uhr bis 12.03.2015) • Einfahrt nur gegen Kaution • am Sonntag, den 08.03., LKW-Einfahrt ab 20:00 Uhr, PKW-Einfahrt bis 16 Uhr oder nach 21:00 Uhr • ab Montag, den 09.03., Einfahrt regulär zwischen 7:00–22:00 Uhr • Unberechtigt auf dem Messegelände abgestellte Fahrzeuge werden kostenpflichtig umgesetzt. Ab Februar können Sie den detaillierten Verkehrsleitfaden online im Download Center auf unserer Website abrufen.

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pRAKTISCHES

MOBILE GUIDE 2015

Die ITB auf Ihrem Handy Der ITB Berlin Mobile Guide steht allen Messeteilnehmern wieder ab Februar 2015 kostenfrei zur Verfügung und kann unter www.itb-berlin.de/mobil für iPhone und Android Smartphones heruntergeladen werden. Die offiziellen App zur ITB Berlin bündelt alle wichtigen Infos rund um die Messe, darunter Ausstellerlisten, Hallenpläne, Events, Kongressprogramm, Listen der Aussteller nach Ländern sowie Listen zu den Reisezielgebieten. Auch Konferenzen können live mitverfolgt werden. Der ITB Mobile Guide wird in diesem Jahr wieder von wohlgemuth + team gmbh produziert und vermarktet. Lassen Sie sich schon jetzt zu Buchungsmöglichkeiten zur wirkungsvollen Präsentation Ihres Messe-Angebotes beraten: [email protected]. Achten Sie bitte auch auf die entsprechenden Hinweise auf unserer Website und in unserem Aussteller-Newsletter.

Der ITB Berlin Geländeplan zur schnellen Orientierung Den übersichtlichen ITB Berlin Geländeplan können Sie sich down loaden unter: www.itb-berlin.de/gelaende. Hier steht auch ein Geländeplan für Rollstuhlbenutzer zum Download bereit. Ab Februar können Sie online auf einzelne Hallen klicken und detaillierte Hallenpläne herunterladen.

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pRAKTISCHES

Nehmen Sie Kontakt auf Das erfahrene Organisationsteam der ITB Berlin ist immer für Sie da. Welche Frage Sie auch haben, welche Information wir Ihnen zusenden können, welchen Wunsch wir erfüllen können: Kontaktieren Sie uns.

Kontakt für Aussteller

Presse

Direkter Link zum ITB Berlin Team: www.itb-berlin.de/veranstalter

Frau Astrid Zand, Pressereferentin Tel. +49 (0)30/ 3038-2275 Fax +49 (0)30/ 3038-2141 [email protected]

Direkter Link zu Kontakt und Auslandsvertretungen: www.itb-berlin.de/kontakt

Protokoll Aussteller-Service Bei allen Fragen zur Standausstattung und Messeorganisation Tel. +49 (0)30/ 3038-1400 [email protected]

Catering Capital Catering GmbH Tel. +49 (0)30/ 3038-3900 Fax +49 (0)30/ 3038-3999 [email protected]

ITB Berlin News Kauf von Anzeigen Herr Jean-François Pieri, Marketing Manager Tel. +33 (0)442 77 46 09 [email protected] www.itb-berlin-news.com

Kartenservice Bei Fragen zu Ihren Parkscheinen, Tickets, Codes und Ausweisen Tel. +49 (0)30/30696969 [email protected]

ITB MOBILE GUIDE Kauf von Anzeigen und zusätzlichen Einträgen wohlgemuth + team gmbh Tel. +49 (0)30/ 34 64 92 1-22 Fax +49 (0)30/ 34 64 92 1-23 [email protected]

Tel. +49 (0)30/ 3038-2204 Fax +49 (0)30/ 3038-2290 [email protected]

Raumvermietung Raumbuchung für Pressekonferenzen Frau Gianna Nemitz, Product Manager Tel. +49 (0)30/3038-2123 [email protected]

SPONSORING-PAKETE Frau Lisa Klimke, Product Manager Tel. + 49 (0)30/ 3038-2167 [email protected]

Standbau MB Capital Services GmbH Frau Ursula Lehmann, Manager Exhibitor Services Tel. +49 (0)30/ 3067-2052 Fax +49 (0)30/ 3067-2059 [email protected]

Virtual Market Place® Virtual Market Place® Tel. +49 (0)30/3038-2180 www.virtualmarket.itb-berlin.de [email protected]

Werbeflächen, Promotion MB Capital Services GmbH Frau Lilith Strebl-Schneider, Marketing Director Advertising & Sponsoring Tel. +49 (0)30/3038-2406 Fax +49 (0)30/3038-2239 [email protected]

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Impressum Unternehmensangaben nach § 5 Telemediengesetz (TMG) Messe Berlin GmbH · Messedamm 22 · D-14055 Berlin Geschäftsführung: Dr. Christian Göke, CEO · Ingrid Maaß, COO Aufsichtsratsvorsitzender: Peter Zühlsdorff Tel. +49 (0)30/3038-0 · Fax +49 (0)30/3038-2325 www.messe-berlin.de · [email protected] Amtsgericht Berlin-Charlottenburg (District Court) HRB 5484 (Commercial Code) USt.-IdNr. DE 136629714 Änderungen vorbehalten, Stand: Juli 2014

Der Ausstellerleitfaden ist urheberrechtlich geschützt. Die Nutzung der Inhalte steht den Ausstellern kostenfrei zur Verfügung. Der Ausstellerleitfaden darf weder abgeändert noch umgestaltet noch für andere Zwecke außerhalb der Messeteilnahme verwendet werden. Das Nutzungsrecht ist nicht auf Dritte übertragbar.