S OF TWARE | DO K U M ENT EN- M A NA GEM E N T

AUSSAGEKRÄFTIGE PROJEKTANTRÄGE

VOLLE POWER FÜR DIE PROZESSE

AUSGABE 9|2016

Bereits seit 2013 vertraut der

Rohölverarbeiter Raffinerie Heide

auf ein unternehmensweites EnterpriseContent-Management-System (ECM), mit dem technische Zeichnungen verwaltet, elektronische Akten geführt und die sichere Genehmigung von Projekten mithilfe eines Workflows realisiert werden.

Voller Energie für den Norden“ heißt das Motto der Raffinerie Heide, dem größten Abnehmer und Verarbeiter deutschen Rohöls mit Sitz im schleswig-holsteinischen Hemmingstedt. In seiner mehr als 150-jährigen Geschichte hat sich das Raffinerieunternehmen seit der ersten Entdeckung ölhaltiger Sande 1856 zu einem hoch professionellen Rohölverarbeiter entwickelt. Mit der Loslösung von der damaligen Konzernmutter Shell wandelte sich der Mittelständler vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Der Neustart als eigenständiges Unternehmen innerhalb der Klesch Group 2010 erforderte neben dem organisatorischen und strukturellen Umbau auch den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft mit SAP- und ECM-System. Die Wahl fiel auf die Doxis4 iECM-Suite von SER. 2013 startete die Raffinerie Heide ins Enterprise Content Management. Den Auftakt bildete der Aufbau eines elektronischen Archivs für mehr als 100.000 technische Zeichnungen, welches das vorhandene Altarchiv ablösen sollte. Klaus Behrens, IT-Leiter der Raffinerie Heide, erläutert, worauf es ankam: „Um unseren Kollegen den Umstieg zu erleichtern, sollte die neue ECM-Lösung anwenderfreundlicher sein und einen einfachen Zugriff auf die vorhandenen CAD-Zeichnungen und deren unterschiedliche Versionen ermöglichen.“

Unternehmensweite Informationsverfügbarkeit Im Anschluss standen die ersten originären ECM-Anwendungen auf dem Programm, bei denen es nicht nur um eine sichere Ablage und einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten geht, son-

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Die Raffinerie Heide verfügt über eine Verarbeitungskapazität von 4,5 Millionen Tonnen Rohöl pro Jahr, so viel wie der komplette Mineralölbedarf Schleswig-Holsteins.

dern darum, Informationen unternehmensweit nutzbar zu machen und Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg mit den dazugehörigen Daten und Dokumenten zu unterstützen. Ganz oben auf der Wunschliste standen elektronische Akten, die die Arbeit vereinfachen und eine höhere Transparenz schaffen sollten. Als Erstes wurde ein elektronisches Vertragsmanagement eingeführt, mit dem Verträge und vertragsrelevante Daten und Dokumente in elektronischen Akten verwaltet werden. Eine Fristenverwaltung sorgt dafür, dass keine Kündigungsfrist versäumt wird und vor Vertragsverlängerungen genug Zeit bleibt, um z.B. Konditionen nachzuverhandeln.

Workflow-Lösung für Projekte aller Art In Rahmen des ECM-Projekts sollte im letzten Jahr auch der Prozess zur Genehmigung von Projekten aller Art sicherer und effektiver gestaltet werden. Ziel war es, mit einem Projektgenehmigungs-Workflow Anträge komplett elektronisch zu erstellen, zu bearbeiten und freizugeben. Die projektbegleitenden Dokumente sollten dem Antrag elektronisch beigefügt werden. Es entstand eine integrierte Lösung aus Doxis4, SAP und einem für die Raffinerie extern entwickelten Budgetplanungs-Tool. Die Hemmingstedter führen verschiedene Projekte durch, z.B. den Umbau von Produktionsanlagen, Bauvorhaben, aber auch Software-Projekte in der ITAbteilung. Alle Antragsverfahren folgen bestimmten Laufwegen und durchlaufen definierte Entscheidungsstufen. Abhängig von der Auftragssumme gibt es innerhalb des Unternehmens unterschiedliche Entscheidungsebenen. Vor Einführung der WorkflowUnterstützung musste der jeweilige Projektleiter im Zuge des Genehmigungsprozesses auf ein papierbasiertes Umlaufverfahren zurückgreifen, an dem je nach Projekt auch mehrere Abteilungen beteiligt waren. Mit der neuen Lösung findet der gesamte Genehmigungsprozess nun elektronisch statt, sicher gesteuert über alle Instanzen. „Den größten Aufwand bei einem Genehmigungsprozess verursachte früher die Definition der Lauf- und Entscheidungswege im Unter- › I T - M I T T E L S TA N D

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DO K U M ENT EN- M A NA G E ME N T | S O FTWAR E

› nehmen. Das ist heute alles in unserem Genehmigungs-Workflow hinterlegt“, freut sich Ralf Everding, Application Specialist.

Beschleunigte Genehmigungsprozesse Seit der Einführung des Projektgenehmigungs-Workflows werden Anträge komplett elektronisch erstellt, bearbeitet und freigegeben. Die Dokumente zum Projekt werden dem Antrag beigefügt, z.B. Kostenschätzung, Angebot etc. So sind alle entscheidungsrelevanten Unterlagen verfügbar und können von jedem Projektbeteiligten eingesehen werden. Ein entscheidender Faktor für die beschleunigten Genehmigungsprozesse ist die Steigerung der Qualität der Anträge durch die Standardisierung und Definition von verpflichtenden Informationen sowie die Einhaltung der richtigen Reihenfolge. „Der Workflow ist sogar so schlau, dass er erkennt, ob es sich um einen Nachtrag oder einen Neuantrag handelt und ob das Projekt noch im Budget ist und vorhandene Mittel abgerufen werden können oder ob eine Überschreitung droht und zusätzliche Mittel bewilligt werden müssen. Wenn I T - M I T T E L S TA N D

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Raffinerie Heide GmbH Branche: Energieerzeugung, Ölraffinerie Hauptsitz: Hemmingstedt Mitarbeiter: 500 Umsatz: 2 Mrd. Euro (Wirtschaftsjahr 2015)  www.heiderefinery.com

das der Fall ist, stößt der Workflow selbstständig die nächste Entscheidungsebene an“, erläutert Ralf Everding. Die Parameter für die Projektabwicklung sind mit festen Betragsgrenzen im Workflow hinterlegt, sodass der Projektleiter vorhandenes Budget selbstständig abrufen und mit der Realisierung starten kann. Eine parallele Antragsbearbeitung durch mehrere am Prozess beteiligte Mitarbeiter war vorher nicht realisierbar. Mit BPMUnterstützung führt dies nun zu einer schnelleren Bearbeitungszeit von der Antragstellung bis zum abschließenden Bescheid. Verzögerungen und Nacharbeit sind zu Sonderfällen geworden. Das hat alle Beteiligten überzeugt: Noch für dieses Jahr sind bereits ca. 500 Projekte geplant, die über den Genehmigungs-Workflow abgewickelt werden sollen. BÄRBEL HEUSER-ROTH

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