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MHPSuccessStory | Automotive, Fertigung, Befestigungstechnik

SFS intec AG Freie Fahrt über die Grenze

Die SFS intec AG hat an ihren Schweizer und an ihren deutschen Standorten SAP Global Trade Services (SAP GTS) eingeführt. Mit der Lösung für die elektronische Zollabwicklung kommt das Unternehmen den Vorschriften des Schweizer und des deutschen Zolls stets nach. Verzögerungen an der Grenze sind damit passé.

Wer mit dem eigenen PKW ins Ausland reist, für den sind lange LKW-Schlangen an den Grenzen ein bekanntes Bild. Bei der Ausfuhr registrieren die Zollbeamten die geladenen Waren und prüfen, ob alles in Ordnung ist. Da das bis vor einigen Jahren komplett vor Ort geschah, dauerte eine einzelne Zollabwicklung mitunter Stunden. Mittlerweile haben einige Länder verpflichtend elektronische Zollverfahren eingeführt, bei denen ein großer Teil der Arbeit schon vorab und papierlos erledigt wird. So zum Beispiel die Schweiz und Deutschland. In beiden Län-

dern unterhält die SFS intec Standorte, von denen aus das Unternehmen seine Präzisionsformteile, Sonderschrauben und mechanischen Befestigungselemente in etwa 60 Länder auf allen Kontinenten exportiert.

Dienstleister oder eigene Lösung? „Nachdem die papierbasierten Verfahren in beiden Ländern abgeschafft waren und die elektronische Abwicklung zur Pflicht wurde, suchten wir nach einem Weg, dem nach-

Auf einen Blick Unternehmen: SFS intec AG Standort: Hauptsitz Heerbrugg, Schweiz Branche: Automotive, Fertigung, Befestigungstechnik Produkte und Services:  Entwicklungspartner, Hersteller und Zulieferer von Präzisionsformteilen, Sonderschrauben und mechanischen Befestigungselementen Mitarbeiter: ca. 3.000 Internetadresse: www.sfsintec.biz

Herausforderung: n D ie Auflagen der elektronischen Zollverfahren in der Schweiz und in Deutschland stets korrekt und mit möglichst geringem Aufwand erfüllen n T  ransparente Zollabwicklung Aufgabe und Zielsetzung: n  Einführung einer länderübergreifenden IT-Lösung, die an die bestehende IT-Infrastruktur angebunden werden kann n  Anpassung der IT-Lösung an die länderspezifischen Zollverfahren (Schweiz: e-dec; Deutschland: ATLAS) n  Optimierung und Automatisierung der internen Zollabwicklung Lösungen und Services: n  SAP Global Trade Services (SAP GTS) n  MHP Global Trade Management Vorgehensweise

Nutzen: n D ie gesamte Zollabwicklung lässt sich mit geringem Aufwand erledigen n H ohe Effizienz durch Automatisierung und Vereinheitlichung der Außenhandelsprozesse n R egelungen der elektronischen Zollverfahren werden stets erfüllt n V erzögerungen an den Grenzen wegen fehlender oder falscher Unterlagen sind damit ausgeschlossen n D ie Zollabwicklung lässt sich exakt dokumentieren und ist vollkommen transparent n E xporte für VOC-abgabenpflichtige Güter aus der Schweiz lassen sich exakt belegen, wodurch Rückforderungen der geleisteten Abgaben genau auszurechnen und nachzuweisen sind

Guido Rusch: „Wir haben uns insgesamt vier Varianten angeschaut: Plug-ins für unser ERP-System, externe Applikationen, Hostingangebote und schließlich die eigenständige Lösung SAP GTS.“ Der Entscheid fiel letztendlich zugunsten der SAP-Lösung. Das lag zum einen daran, dass sich die Software sukzessive ausrollen und ohne großen Aufwand in weiteren Länderorganisationen einführen lässt. Zum anderen bietet sie Funktionen für das Compliance- und Risk Management, die über die eigentliche Zollabwicklung hinausgehen und die künftig genutzt werden sollen.

MHP überzeugt mit Knowhow und Manpower Da intern das Know-how und die Kapazitäten für die sehr spezielle IT-Lösung nicht vorhanden waren, schaute sich SFS intec gleichzeitig nach einem Einführungspartner um. In anderen gemeinsamen Projekten hatte man gute Erfahrungen mit der Prozess- und IT-Beratung Mieschke Hofmann und Partner (MHP) gemacht und ging daher auf das Unternehmen zu. „MHP hat sich zunächst die Bedingungen an den Standorten angeschaut und dann ein überzeugendes Konzept vorlegt. Daraus ging deutlich hervor, dass sich die Berater hervorragend mit den Zoll- und Logistikprozessen auskennen. Das hat uns sehr zugesagt. Hinzu kam, dass das Unternehmen groß genug ist und über ausreichend Kapazitäten verfügt, um flexibel auf jede Projektsituation reagieren und die Lösung in kurzer Zeit einführen zu können.“

Mieschke Hofmann und Partner A Porsche Company

Im Frühjahr 2009 begannen Mitarbeiter von SFS intec und MHP-Berater in Workshops damit, die individuellen Anforderungen an SAP GTS für die Schweiz und für Deutschland zu definieren. Zwar bildete der SAPStandard bereits die wesentlichen Prozesse ab, dennoch musste die Lösung kundenindividuell angepasst werden. Dabei nahm sich das Team zunächst die allgemeinen Einstellungen vor, um dann die Spezifika des deutschen Zollverfahrens ATLAS und zuletzt die Schweizer e-dec-Regeln zu konfigurieren. Im letzten Fall war eine ganze Reihe von Vorschriften zu berücksichtigen. Erschwerend kam hinzu, dass der Schweizer Zoll sein Verfahren während der Einführungsphase einige Male änderte, sodass immer wieder Anpassungen an der Lösung vorzunehmen waren.

Skalierbares Template ermöglicht Rollout Eine weitere Herausforderung bestand darin, in der Schweiz und in Deutschland eine einheitliche Plattform für die Kommunikation zu etablieren, die einen störungsfreien Datenaustausch mit dem Zoll ermöglicht. Da die seit Jahren bei SFS intec genutzte zentrale Kommunikationsplattform weiter in Betrieb bleiben sollte, konnte der von SAP ausgelieferte Seeburger-Adapter nicht verwendet werden. Stattdessen entschied man sich für eine SAP-PI-basierte Lösung, die die Kommunikation in der Schweiz über einen Webservice oder per E-Mail und in Deutschland über den X.400-Standard oder FTAM ermöglicht. Nachdem SAP GTS vollständig angepasst sowie zuletzt in das ERP-System und die Logistikprozesse integriert worden war, wickeln die SFS-intec-Mitarbeiter an den deutschen Standorten seit Juni 2009 und an den Schweizer Standorten seit November 2009 die Zollanmeldungen elektronisch ab. Guido Rusch: „Wir standen bei dem Projekt unter enormen Zeitdruck. Daher waren wir sehr zufrieden, dass wir die Lösung mithilfe von MHP in Deutschland in nur drei und in der Schweiz in raschen sechs Monaten eingeführt haben.“ Ist eine Lieferung konfektioniert, wird im ERP-System eine Faktura erstellt und dann automatisch an SAP GTS übermittelt. Auf dieser Basis füllt das

Hauptsitz Deutschland Schlossstraße 12 D-71691 Freiberg am Neckar

Hauptsitz Schweiz Althardstrasse 80 CH-8105 Regensdorf

System einen Ausfuhrbeleg mit allen erforderlichen Angaben aus, den es an die Zollbehörde weiterleitet. In der Schweiz und in Deutschland folgt nun eine technische Plausibilitätsprüfung, bei der das Zollsystem kontrolliert, ob die gemachten Angaben zueinander passen. In Einzelfällen begutachten die Zollbeamten stichprobenartig die einzelnen Zollanmeldungen. Finden sich keine Auffälligkeiten und gibt es nichts zu beanstanden, wird der akzeptierte Ausfuhrbeleg mit einem entsprechenden Vermerk zurückgeschickt. Sobald der Spediteur dieses Dokument an der Grenze vorzeigt, wird die Ausfuhr im Zollsystem erfasst und an die Lösung von SFS intec übermittelt. Durch die zu großen Teilen automatisierte Zollabwicklung ist heute sichergestellt, dass der gesamte Prozess verfahrenskonform verläuft. Fehlerhafte oder unvollständige Ausfuhrbelege sind weitgehend ausgeschlossen, wodurch eine verzögerungsfreie Ausfuhr sichergestellt werden kann. Für das Unternehmen bringt SAP GTS noch weitere Vorteile mit sich. So ist durch die lückenlose und vollständige Dokumentation der Ausfuhren ein exakterer Soll-Ist-Abgleich möglich. Jede einzelne Schraube, die heute exportiert wird, ist direkt im System erfasst. Den Finanzbehörden gegenüber können alle Ausfuhren so zweifelsfrei belegt und bereits entrichtete Abgaben in vollem Umfang zurückgefordert werden. „Dank der Unterstützung von MHP konnten wir nicht nur in der Schweiz und in Deutschland eine leistungsstarke Lösung in kurzer Zeit einführen. Wir haben durch das Projekt nun selbst das Know-how, um SAP GTS mithilfe eines skalierbaren Templates auch in anderen Ländern zu implementieren.“ Guido Rusch, SAP Business Engineer und SAP-GTS-Projektleiter SFS services AG

Weitere Informationen [email protected] www.mhp.de www.mhp-switzerland.com

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zukommen“, so Guido Rusch, SAP Business Engineer und SAP-GTS-Projektleiter bei der SFS services AG, dem IT-Dienstleister der SFS Gruppe. Grundsätzlich kamen dafür zwei Möglichkeiten infrage. Entweder die Aufgabe würde an einen externen Dienstleister ausgelagert oder es müsste eine eigene ITLösung eingeführt werden. Da das Unternehmen kontinuierlich eine große Menge von Waren ausführt und daher auch eine große Zahl an Exporten abwickeln muss, war rasch klar, dass eine dauerhafte externe Unterstützung schnell hohe Kosten verursachen würde. Also konzentrierten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einer passenden IT-Lösung.