Recht • Wirtschaft • Steuern
Samy EL-Bouz
Informelle Kooperation und Kommunikation Erfolgsgarant oder Hindernis in Projektgruppen?
EL-Bouz, Samy: Informelle Kooperation und Kommunikation: Erfolgsgarant oder Hindernis in Projektgruppen? Hamburg, Igel Verlag RWS 2015 Buch-ISBN: 978-3-95485-306-9 PDF-eBook-ISBN: 978-3-95485-806-4 Druck/Herstellung: Igel Verlag RWS, Hamburg, 2015 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden und die Diplomica Verlag GmbH, die Autoren oder Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl. verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Alle Rechte vorbehalten © Igel Verlag RWS, Imprint der Diplomica Verlag GmbH Hermannstal 119k, 22119 Hamburg http://www.diplomica.de, Hamburg 2015 Printed in Germany
Dieses Buch ist meinen geliebten verstorbenen Eltern gewidmet, die meinen Bruder und mich immer unterstützt haben, für uns da waren und uns den Rücken gestärkt haben. Sie haben viel auf sich genommen und erduldet, um meinem Bruder und mir eine gute Ausbildung zu ermöglichen. Ohne sie hätte ich das alles nicht geschafft!
Inhaltsverzeichnis ABBILDUNGSVERZEICHNIS ............................................................................................. 8 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS............................................................................................ 8 ABSTRACT .............................................................................................................................. 9 1
VORWORT .................................................................................................................... 11
2
NEUE ANFORDERUNGEN DER ARBEIT ............................................................... 12
3
PROJEKTGRUPPEN .................................................................................................... 16 3.1
EINGRENZUNG DES BEGRIFFS „PROJEKT“................................................................................................ 16
3.2
ROLLE DES PROJEKTLEITERS ................................................................................................................... 18
3.3
PROJEKTORGANISATIONSFORMEN ............................................................................................................. 20
3.4
INTERKULTURELLE PROJEKTGRUPPEN..................................................................................................... 24
3.5
VIRTUELLE PROJEKTGRUPPEN ................................................................................................................. 25
3.5.1
Begriffseingrenzung „virtuelle Kooperation“ ............................................................................... 25
3.5.2
Eigenschaften virtueller Projektgruppen ...................................................................................... 26
3.5.3
Besonderheiten virtueller Projektgruppen .................................................................................... 27
4
KOMMUNIKATION UND KOOPERATION IN PROJEKTEN............................. 30
5
INFORMELLE KOOPERATION UND KOMMUNIKATION ............................... 31
6
5.1
STRUKTURELLER CHARAKTER UND BEGRIFFLICHE EINGRENZUNG DES INFORMELLEN ........................... 31
5.2
MERKMALE INFORMELLER KOMMUNIKATION ......................................................................................... 34
5.3
FUNKTIONEN INFORMELLER KOOPERATION UND KOMMUNIKATION ....................................................... 36
5.4
EFFEKTE INFORMELLER KOOPERATION UND KOMMUNIKATION .............................................................. 37
HEMMNISSE FÜR KOOPERATION UND KOMMUNIKATION IN DER ALLTÄGLICHEN PROJEKTARBEIT ..................................................................... 40 6.1
DAS PROBLEM IST, KEIN PROBLEM ZU HABEN ......................................................................................... 41
6.2
ARBEITSTEILUNG UND UNTERSCHIEDLICHE ARBEITSLOGIKEN ................................................................ 43
6.3
KEIN GEMEINSAMES VERSTÄNDNIS UND KEIN GEMEINSAMER INFORMATIONSSTAND ............................. 48
6.4
UNKLARE ZUSTÄNDIGKEITEN ................................................................................................................. 50
6.5
IMPLIZITE HIERARCHIE ............................................................................................................................ 52
6.6
UNTERSCHIEDLICHE DARSTELLUNGSFORMEN UND SPRACHEN ............................................................... 55
6.7
INDIVIDUELLE VERHALTENSMUSTER ...................................................................................................... 57
6.8
KOOPERATIONS- UND KOMMUNIKATIONSHEMMNISSE INTERKULTURELLER PROJEKTGRUPPEN .............. 58
6.8.1
Praxisbeispiel einer interkulturellen Projektgruppe ..................................................................... 59
6.8.2
Divergierendes Teamverständnis .................................................................................................. 59
6.8.3
Projektphasen................................................................................................................................ 61
6.8.4
Interkulturelle Balance.................................................................................................................. 63
6.8.5
Verständigungsprobleme ............................................................................................................... 64
6.9
7
KOOPERATIONS- UND KOMMUNIKATIONSHEMMNISSE VIRTUELLER PROJEKTGRUPPEN ........................... 64
DIE ORGANISATION DES INFORMELLEN .......................................................... 68 7.1
DAS NETZMODELL .................................................................................................................................. 68
7.1.1
Schlüsselfaktoren für die Entstehung und Nutzung von Netzen..................................................... 69
7.1.2
Vertrauen als Stabilisator in personalen Netzen ........................................................................... 70
7.1.3
Personale Netze und Projektgruppen ............................................................................................ 71
7.2
DAS HOSPITATIONS- UND ROTATIONSMODELL........................................................................................ 72
7.2.1
Perspektivenwechsel als Ziel personalpolitischer Gestaltung ...................................................... 73
7.2.2
Hospitationen vor Ort ................................................................................................................... 74
7.2.3
Partielle Mitarbeit vor Ort ............................................................................................................ 75
7.2.4
Gemeinsame Projekte quer zum betrieblichen Alltag ................................................................... 78
7.3
DAS BEAUFTRAGTEN- UND WANDERERMODELL ..................................................................................... 78
7.3.1
Das Wanderermodell – Der Serienbetreuer ..................................................................................... 81
7.3.2
Das Wanderermodell – Der Beauftragte ......................................................................................... 82
7.3.3
Das Tandemmodell........................................................................................................................ 85
7.4
INFORMELLE KOOPERATION UND KOMMUNIKATION ALS WIN-WIN-VERHÄLTNIS................................... 87
7.5
DAS INFORMELLE – EIN ERFOLGSFAKTOR? ............................................................................................. 88
8
ZUSAMMENFASSUNG UND ERKENNTNISGEWINN ......................................... 90
9
KRITISCHE WÜRDIGUNG ........................................................................................ 91
LITERATURVERZEICHNIS .............................................................................................. 93
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Projektbeteiligte (Hobbs, 2001, S. 15) ............................................................... 18 Abbildung 2: Stab-Linien-(Projekt-)Organisation (Aßmann, 2007, F. 52).............................. 21 Abbildung 3: Matrix-Projektorganisation (Aßmann, 2007, F. 54) .......................................... 22 Abbildung 4: Reine Projektorganisation (Aßmann, 2007, F. 56) ............................................ 23 Abbildung 5: Formen und Funktionen formeller und informeller Kommunikation (Held u. a. 1999, S. 13) ...................................................................................... 33 Abbildung 6: Häufigkeit der Gesprächsformen (Kraut u. a., 2002, S. 15) .............................. 34 Abbildung 7: Distanz der Gespräche vom Teilnehmerbüro (Kraut u. a., 2002, S. 17). ........... 35 Abbildung 8: Funktionen informeller Kommunikation (Held u. a., 2001, S. 23) ............... 38 Abbildung 9: Arbeitsbeziehung (Held u. a., 2001, S. 24) ........................................................ 39
Abkürzungsverzeichnis ca.
circa (lat.: ungefähr)
d. h.
das heißt
etc.
et cetera (lat.: und die übrigen „Sachen”, und so weiter)
evtl.
eventuell
F.
Folie
f.
folgende
ff.
fortfolgende
ggf.
gegebenenfalls
i.d.R.
in der Regel
S.
Seite
sog.
so genannte
u. a.
unter anderem
u. a.
und andere
usw.
und so weiter
v.a.
vor allem
vgl.
vergleiche
z.B.
zum Beispiel
8
Abstract Das schwer zu greifende Thema der informellen Kooperation und Kommunikation und ihrer Rollen in der modernen Projektarbeit ist Gegenstand dieses Buches. Zu Beginn der Studie werden die zentralen Begriffe „Projekt“ und „Informell“ definiert, um ein allgemeines Verständnis dafür zu schaffen. Im Anschluss an die Begriffsklärung werden mit Hilfe konkreter Praxisbeispiele einige Barrieren effizienter Kooperation und Kommunikation genannt und mehrere Modelle vorgestellt, mit denen diese Hemmnisse beseitigt bzw. umgangen werden können. Entgegen der tayloristischen Betrachtungsweise, bei der das Informelle für einen effizienten Kommunikations- und Kooperationsprozess überflüssig ist, wird hier dessen Notwendigkeit hervorgehoben. Diese Studie wird ebenfalls aufzeigen, dass sich das Informelle zwar nicht organisieren lässt, mit Hilfe personalpolitischer und arbeitsorganisatorischer Modelle aber die Möglichkeit zur informellen Kooperation und Kommunikation geschaffen werden kann. Zentrale Bedeutung hierbei haben Vertrauen und Verständnis. Auf personalpolitischer Ebene lässt sich diese Form der Zusammenarbeit mittels des Netz- und Hospitationsmodells, auf arbeitsorganisatorischer Ebene hingegen mit Hilfe des Beauftragten- und Wanderermodells ermöglichen. Anhand dieser Modelle können Konflikte bereits im Vorfeld erkannt, angesprochen und beseitigt werden, sodass eine Win-win-Situation für alle Projektbeteiligten entsteht und eine gesunde Basis für den Projekterfolg geschaffen werden kann.
9
1 Vorwort Diese Studie bietet nur einen theoretischen Überblick hinsichtlich des Verständnisses von informeller Kooperation und Kommunikation in Projektgruppen an. Theoretisch wird hier in dem Sinne verstanden, dass keine eigenen Daten erhoben wurden, sondern auf bereits vorhandene Daten und praxisnahe Beispiele aus der Literatur zurückgegriffen wurde. Ziel dieses Buches ist es, ein besseres Verständnis für das unscharfe Konstrukt „Informelle Kooperation und Kommunikation“ zu schaffen, um im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Betrachtungsweise Barrieren und Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Aufgrund des beschränkten Rahmens wird kein Anspruch auf Vollständigkeit oder auf die Erfassung des Informellen in seiner Ganzheit erhoben. Es wird lediglich ein Ausschnitt, der in der Literatur bezüglich dieses Themas diskutierten Ansätze, gegeben.
Im folgenden Kapitel wird kurz auf die Hintergründe und die Relevanz der Themenbereiche „Informelle Kooperation und Kommunikation“ und „Projektarbeit“ eingegangen, bevor im dritten Kapitel der Begriff der Projektarbeit definiert und abgegrenzt wird. Kapitel vier erläutert im Anschluss daran kurz die Begriffe „Kooperation und Kommunikation“ und stellt einen Zusammenhang zur Projektarbeit her, um damit die Grundlage für die Definition und Erläuterung der „Informellen Kooperation und Kooperation“ in Kapitel fünf zu schaffen. In Kapitel sechs wird nachfolgend anhand praxisnaher Beispiele gezeigt, welchen Kooperationsund Kommunikationshemmnissen sich Projektgruppen stellen müssen, um anschließend in Kapitel sieben auf mögliche Modelle zur Beseitigung dieser Hemmnisse einzugehen. Kapitel acht fasst die zentralen Aspekte der Studie noch einmal zusammen, um schließlich mit Kapitel neun einen kritische Betrachtung zu verfassen.
11
