STEUERN SPEZIAL DAS STEUER-MAGAZIN DER ETL ADHOGA FÜR HOTELLERIE & GASTRONOMIE – AUSGABE 2014

SEPA-Umstellung: Der Countdown läuft

Neues Reisekostenrecht gilt ab 2014

Für die Umstellung verbleiben nur noch wenige Wochen

Hoteliers und Gastronomen müssen handeln

Künstlersozialabgabe müssen auch Hoteliers und Gastronomen zahlen Beitragssatz wird 2014 angehoben

Wenn der Prüfer zweimal klingelt ... Bargeldbranchen haben einen schweren Stand – Von Erich Nagl

Rechtzeitige Planung schafft finanzielle Spielräume Steuerliche Förderung durch den Investitionsabzugsbetrag

ADHOGA Unsere Partner

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uf Grund der Änderung dann ist zu beachten, dass sogeder Steuergesetze werden nannte Schätzungsunschärfen immer mehr Daten von einzelzu Lasten des Betriebes gehen nen Stellen (zum Beispiel Ardürfen. Der Unternehmer, der beitgeber, Sozialversicherung) es mit den Vorgaben nicht so an die Finanzverwaltung gegenau nimmt, soll nicht besser meldet. Elektronisch übermitgestellt sein als jener, der sich an telte Steuererklärungen werden die Vorschriften hält. durch die Finanzverwaltung Die gesetzlichen Regelungen nur noch anhand sogenannter der Abgabenordnung schützen Risikoparameter exemplarisch einen steuerpflichtigen Betrieb geprüft. Die dadurch freiwerdem Grunde nach. Dennoch denden Personalkapazitäten wird dieser Schutz die Finanzwerden zukünftig verstärkt im verwaltung nicht davon abPrüfungsbereich eingesetzt. Das halten, in begründeten Fällen, trifft insbesondere Branchen beziehungsweise beim ersten mit hohem Bargeldverkehr, Anfangsverdacht, eine steuerdenn dort wird die Anzahl und schädliche Zuschätzung vorzuIntensität der Prüfungen stark Starke Kräfte an Ihrer Seite: Marc Müller (stehend), nehmen. zunehmen. Intensiveres Prüfen Erich Nagl (rechts) und Andreas Popp von ETL ADHOGA Steuerfahnder sind routiwird wahrscheinlich zu erhöhnierte Experten und Durchsutem Steueraufkommen durch sogenannte „Mehrergebnisse“ chungen gehören zu deren Alltag. Für Mandanten aber aus Zuschätzungen in Betriebsprüfungen führen. ist dies ein außergewöhnliches Ereignis. Lassen Sie sich Was ein Prüfer darf und was nicht, ist in der Abgaben- auf gar keinen Fall emotional berühren und – so schwer ordnung (AO) geregelt. Er prüft im Detail, ob alle Unterlagen das auch klingt – bewahren Sie Ruhe. Sollte es zu einer den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspre- Durchsuchung durch die Steuerfahndung vor Ort komchen. Das gilt auch für die notwendigen Organisationsun- men, bleiben Sie stets sachlich und treten ihnen höflich terlagen einer Kasse beziehungsweise einem Kassensystem gegenüber. Jegliche Emotionalität gilt es zu vermeiden! (zum Beispiel Handbuch und Änderungsjournal). Diese Bei einer Durchsuchung im Betrieb hat jeder SteuerpflichRegelungen gelten bereits seit 1996, es hat sich aber bis heute tige das Recht zu schweigen. Es zu nutzen ist Gebot der nicht flächendeckend in der Branche herumgesprochen. Stunde. Die Mitarbeiter sind diesbezüglich ebenfalls zu Das größte Einfallstor für die Betriebsprüfer ist das schulen. Geben Sie das Verfahren in die Hände eines Kassenbuch: Kassenfehlbeträge sind ein Indiz für ein nicht erfahrenen Steuerberaters – dieser ist auf diese Situation ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch. So darf zum Bei- vorbereitet, kennt den Ablauf und kann ihn optimal bespiel die Kasse tagsüber nicht ins Minus laufen – man kann gleiten – idealerweise gleich bei der Durchsuchung vor nicht mehr Geld aus der Kasse nehmen, als drin ist. Ein Ort. Mit 50 Niederlassungen in Deutschland können die Prüfer könnte daraus schließen, dass zum Zeitpunkt der Kollegen von ETL ADHOGA auf einen sehr reichhaltigen Auszahlung mehr Geld in der Kasse war als angegeben Erfahrungsschatz im Umgang mit der Finanzverwaltung und wertet dies als nicht erklärte Umsätze. Die Folge ist zurückgreifen. eine Zuschätzung an Umsätzen. Doch soweit muss es erst gar nicht kommen, denn vorGeschätzt werden darf nur, wenn die Grundlage für beugen ist besser als heilen! Die einzige, wirksame Präventidas Steueraufkommen nicht ermittelt werden kann – das on ist eine lückenlose Dokumentation, in der sämtliche Unheißt, die Unterlagen aus der Buchhaltung fehler- und/oder terlagen sachgerecht erstellt und übersichtlich bereitgehalten lückenhaft sind. Das zu vermeiden kann Ihr Steuerberater werden. Eine saubere Buchhaltung ist der Grundpfeiler für einen wertvollen Beitrag leisten. Kommt es zur Schätzung, eine positiv verlaufende Betriebsprüfung!

Hotellerie pur für Insider

STEUERN SPEZIAL 2014

INHALT 3 Arbeitsverträge mit Angehörigen – Chancen und Risiken Unbezahlte Mehrarbeit ist unschädlich

4 Betriebsfeiern dürfen teurer werden Neue Gestaltungsspielräume eröffnet

5 Rechtzeitige Planung schafft finanzielle Spielräume Steuerliche Förderung durch den Investitionsabzugsbetrag

6 Künstlersozialabgabe müssen auch Hoteliers und Gastronomen zahlen Beitragssatz wird 2014 deutlich angehoben

7 Neues Reisekostenrecht gilt ab 2014 Hoteliers und Gastronomen müssen handeln

8 SEPA-Umstellung – Der Countdown läuft

Editorial

Für die Umstellung verbleiben nur noch wenige Wochen

9 Keine Steuersenkungen in Sicht

ETL ADHOGA – Ein Dienstleistungsunternehmen

Steuer(recht)liche Änderungen 2013/2014

10 – 11 Unsere Standorte 12 Checkliste 2014 13 Digitales Kreditorenmanagement spart bares Geld So optimieren Sie ihre Rechnungsbearbeitung

14 Kopieren Sie noch oder scannen Sie schon? Achtung bei der Aufbewahrung von Thermobelegen

15 Der gläserne Gastronom und Hotelier Gastronomie und Hotellerie im Fadenkreuz des Fiskus

16 Wenn der Lohnsteuerprüfer vor der Tür steht Wie Gastronomen und Hoteliers sich vorbereiten können

17 Keine Straffreiheit bei verunglückter Selbstanzeige Betriebsprüfungszeitraum von elf Jahren ist zulässig

18 Umsatzsteuer ist bei Pauschalangeboten aufzuteilen Übernachtung und Frühstück sind zwei einzelne Leistungen

19 Veranstaltungen 2014

Unsere Dienstleistung ist es, Sie in eine wirtschaftlich erfolgreiche Zukunft zu begleiten. Wir wollen, dass Sie gut informiert sind und haben deshalb unser Informationsangebot abermals ausgebaut: Mit Erhalt dieser zweiten Jahres-Ausgabe von „Steuern Spezial“ bieten wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themen für das Steuerjahr 2014. Aktuelle Nachrichten und Hintergrundbeiträge finden Sie darüber hinaus stets unter www.etl-adhoga.de. Weitere Hinweise und Links zu Unternehmerthemen stellen wir auch auf unserer Facebook-Seite (www.facebook.com/ETLADHOGA) zur Verfügung. Doch nicht nur in den Social Media-Kanälen sind Ihre ETL ADHOGA-Berater präsent – Sie treffen uns 2014 auf allen wichtigen Messen und Events – die Terminübersicht dazu finden Sie in dieser Ausgabe. An dieser Stelle sei auch ein kleiner Rückblick erlaubt. Das Jahr 2013 war überaus spannend. Unser Dank für die sehr erfolgreiche Zusammenarbeit gilt den DEHOGA-Landesverbänden Mecklenburg-Vorpommern und Thüringen, der HGK, Ringhotels, TOP International & Cooperate Partners, Landidyll Hotel, TIPTOP Hotels sowie unseren Premium-Medienpartnern AHGZ, Top hotel und Cost & Logis! Wir sind uns sicher, dass 2014 dem in nichts nachstehen wird und freuen uns auf Sie und Ihre Fragen. Rufen Sie uns an! Wir sprechen gastronomisch … Herzlichst Ihr Erich Nagl Vorstand ETL ADHOGA Unternehmensberatung AG, Berlin eMail: [email protected]

IMPRESSUM STEUERN SPEZIAL 2014 ist eine Sonderveröffentlichung der ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG in Zusammenarbeit mit der AHGZ Allgemeine Hotel- und Gastronomie-Zeitung. Presserechtlich verantwortlich: ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG, Mauerstraße 86 – 88, 10117 Berlin vertreten durch die Vorstände StB Marc Müller, StBin Claudia Jaensch, StB Dr. Jürgen Karsten. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung nur mit Genehmigung der ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG, Berlin. Bildnachweis: Die Hoffotografen S.1/S.2; CandyBox Images, fotolia.de (S.3, S.4); Pixelbliss, fotolia.de (S.5); momius, fotolia.de (S.7); ag visuell, fotolia.de (S.9); koya979, fotolia.de (S.13); Tim Reckmann/ pixelio.de (S.14); Lupe: PSD Graphics / Fingerprint: gomedia.us (S.15); BlueSkyImages, fotolia.de (S.16); K.-U. Häßler, fotolia.de (S.17); delmedio, fotolia.de (S.18); Archiv

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STEUERN SPEZIAL 2014

Arbeitsverträge mit Angehörigen – Chancen und Risiken Unbezahlte Mehrarbeit ist unschädlich

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uch in der Gastronomie und Hotellerie ist es üblich, dass Ehepartner oder Kinder in der Gaststätte beziehungsweise im Hotel mitarbeiten, beispielsweise im Servicebereich, um Büroarbeiten zu übernehmen oder die Homepage zu betreuen. Dadurch werden nicht nur anfallende Arbeiten erledigt und personelle Engpässe überbrückt. Das Ganze hat noch einen anderen Nebeneffekt. Damit lassen sich Einkünfte innerhalb der Familie verlagern und es können Steuern gespart werden. Voraussetzung ist, dass tatsächlich ein Beschäftigungsverhältnis begründet wird, welches arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlich anerkannt wird.

Für Verträge mit Angehörigen gelten strenge Anforderungen Damit es tatsächlich zu einer Ersparnis kommt, muss Einiges beachtet werden. Vertragliche Vereinbarungen zwischen nahen Angehörigen werden vom Finanzamt besonders intensiv geprüft. Die Lohnzahlungen an in der Gaststätte oder im Hotel mitarbeitende Familienangehörige können nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn der Angehörige aufgrund eines zivilrechtlich wirksamen Arbeitsvertrags beschäftigt wird, der inhaltlich so ausgestaltet ist, wie er üblicherweise auch mit einem Fremden abgeschlossen würde. Das betrifft insbesondere die konkrete Beschreibung der Tätigkeit sowie die angemessene Vergütung. Doch ein Vertrag auf Papier reicht nicht aus. Die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung muss auch tatsächlich erbracht werden und der Gastronom muss alle Arbeitgeberpflichten erfüllen. Dazu gehört insbesondere, dass er den Lohn auszahlt und der Angehörige darüber auch tatsächlich verfügen kann. Falls

Beispiel Ein Gastronom beschäftigt seine Tochter während ihres Betriebswirtschaftsstudiums. Ihm entstehen jährliche Lohnaufwendungen in Höhe von 12.000 Euro (einschließlich Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung). Die Aufwendungen für Lohn und Sozialabgaben mindern als Betriebsausgaben den Unternehmensgewinn. Bei einem persönlichen Steuersatz von 40 Prozent spart der Gastronom damit mehr als 4.800 Euro an Steuern. Sofern die Tochter über keine weiteren Einkünfte verfügt, zahlt sie überhaupt keine Steuern. Zwar ist zu beachten, dass sie Sozialversicherungsbeiträge entrichten muss. Doch dafür wird auch ein Versicherungsschutz erworben. Zudem sind Studierende in der Kranken-, Pflegeund Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei (sog. Werkstudentenprivileg), so dass nur Beiträge zur Rentenversicherung anfallen (Arbeitnehmeranteil beträgt derzeit 9,45 %).

der Angehörige die vertraglich vereinbarten Arbeitsleistungen gar nicht erbringt, werden die Lohnaufwendungen nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt. Arbeitet der Angehörige mehr als vertraglich vereinbart wurde, ohne dafür eine zusätzliche Vergütung zu erhalten, ist dies dagegen grundsätzlich steuerlich unschädlich. Die Lohnaufwendungen sind auch in diesem Fall abziehbare Betriebsausgaben. Damit urteilten die obersten Finanzrichter zu-

gunsten eines Unternehmers, der einen Angehörigen beschäftigt hatte. Die Richter begründeten ihre Entscheidung auch damit, dass die Übererfüllung von arbeitsvertraglichen Verpflichtungen durchaus auch zwischen fremden Dritten nicht unüblich sei. Hinweis: Betriebsprüfer fordern regelmäßig Stundennachweise an, wenn auch Familienmitglieder im Unternehmen beschäftigt werden. Dies insbesondere dann, wenn Nachweise der übrigen Mitarbeiter vorliegen. Damit soll überprüft werden, ob die vereinbarten Arbeitsleistungen überhaupt erbracht wurden, denn dies wird von der Finanzbehörde oftmals angezweifelt. Es ist daher hilfreich, Stundennachweise zu führen, die dies dokumentieren. Wird mehr gearbeitet, als vertraglich geschuldet, ist dies steuerlich unschädlich.

Der Autor Steuerberater Jörg Wendler

ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG Niederlassung Limbach-Oberfrohna Sachsenstraße 24 09212 Limbach-Oberfrohna Telefon (03722) 60 97 - 0 Telefax (03722) 60 97 19 E-Mail [email protected] www.etl-adhoga.de

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STEUERN SPEZIAL 2014

Betriebsfeiern dürfen teurer werden Neue Gestaltungsspielräume eröffnet

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iele Unternehmen veranstalten für ihre Mitarbeiter ab und an kleinere Events, zum Beispiel die traditionelle Weihnachtsfeier oder den Grillabend im Sommer. Aber auch gemeinsame Bowlingabende, Dinner-Shows oder Theaterbesuche sind sehr beliebt. Teambuilding heißt das Zauberwort. Betriebsfeiern, an denen auch die Partner der Arbeitnehmer teilnehmen können, sind besonders geeignet, um das Betriebsklima zu verbessern und die Arbeitsmotivation zu steigern. Dabei müssen nicht nur die Veranstaltungen gut organisiert sein. Auch steuerlich gilt es einige Besonderheiten zu beachten. Für jeden Mitarbeiter dürfen je Betriebsveranstaltung inklusive Mehrwertsteuer nicht mehr als 110 Euro ausgegeben werden und zwar jährlich maximal für zwei Veranstaltungen. Werden die 110 Euro auch nur geringfügig überschritten, sind die gesamten Aufwendungen steuerpflichtiger Arbeitslohn, somit fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an.

Nicht alle Kosten sind einzubeziehen Es sind jedoch nicht alle Kosten bei der Ermittlung der 110-Euro-Grenze zu berücksichtigen, entschieden kürzlich die obersten Bundesfinanzrichter. So bleiben Mietkosten, Kosten der Raumdekoration und das Honorar für einen Eventmanager außen vor. Einzubeziehen sind nur solche Leistungen, die auch konsumiert werden können, also vor allem Speisen, Getränke, kulturelle und künstlerische Darbietungen. Die dafür aufgewendeten Kosten sind grundsätzlich gleichmäßig auf alle Teilnehmer aufzuteilen, das

Beispiel Ein Unternehmen gibt für eine Betriebsveranstaltung 5.000 Euro aus. An der Veranstaltung nehmen 20 Mitarbeiter und 20 Angehörige der Mitarbeiter teil. Auf die 40 Teilnehmer verteilt bedeutet das Kosten je Teilnehmer von 125 Euro. Somit ist die Freigrenze von 110 Euro überschritten und es entsteht ein steuerpflichtiger Arbeitslohn für jeden der Mitarbeiter. In den gesamten Kosten sind neben 4.000 Euro für Speisen, Getränke und die musikalische Umrahmung auch 1.000 Euro für die Saalmiete und das Management der Veranstaltung enthalten. Bei der Ermittlung der 110-Euro-Grenze sind somit nur Gesamtkosten in Höhe von 4.000 Euro zu berücksichtigen. Damit entfallen auf jeden Teilnehmer nur 100 Euro und es entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn für den teilnehmenden Mitarbeiter.

entfallende Kostenanteil wird den Mitarbeitern deshalb grundsätzlich nicht mehr als eigener Vorteil zugerechnet. Bisher durften für den Mitarbeiter und seinen Partner nämlich insgesamt nicht mehr als 110 Euro ausgegeben werden. Anders sind nur Veranstaltungen zu beurteilen, die der Arbeitgeber nicht selbst durchführt und einen eigenen Wert besitzen, wie Besuche von Musicals oder Konzerten. Werden Ehepartner zu solchen Betriebsveranstaltungen mit eingeladen, sind auch die für diese aufgewendeten Kosten in die 110-Euro-Grenze einzubeziehen.

Umsatzwachstum durch flexible Preisgestaltung

Der Autor Steuerberater Thomas Scheffner

ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG Niederlassung Berlin-Mitte Platz vor dem Neuen Tor 2 10115 Berlin Telefon (030) 2823097 Telefax (030) 2828408 E-Mail [email protected] www.etl-adhoga.de

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heißt sowohl auf die Arbeitnehmer, deren Ehepartner als auch auf andere Gäste. Damit kann für eine Betriebsveranstaltung künftig meist mehr ausgegeben werden.

Betriebsfeiern mit Partnern werden steuerlich begünstigt Gern werden auch die Partner der Mitarbeiter zu einer Betriebsfeier eingeladen, damit diese einen besseren Einblick in die Tätigkeit ihrer Partner erhalten und mehr Verständnis für Überstunden oder ungewöhnliche Arbeitszeiten aufbringen können. Die Betriebsfeiern dienen damit vor allem der Kontaktpflege unter den Mitarbeitern und das betriebliche Interesse steht im Vordergrund. Der auf Begleitpersonen

Auch Gastronomen können von der neuen Rechtsprechung profitieren. Sie sollten bereits bei der Erstellung von Angeboten für Betriebsfeiern darauf achten, dass Raummietkosten und Verköstigungspauschalen separat ausgewiesen werden. Damit können Firmenkunden die 110-Euro-Grenze leichter einhalten und Gastronomen ihren Umsatz steigern. Hinweis: Wird die 110-Euro-Grenze pro Arbeitnehmer überschritten, kann der Arbeitgeber auch zukünftig die Kosten für die Veranstaltung pauschal versteuern. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber die Lohnsteuer (25 %). Sozialversicherungsbeiträge fallen bei der Pauschalversteuerung dagegen nicht an.

STEUERN SPEZIAL 2014

Rechtzeitige Planung schafft finanzielle Spielräume Steuerliche Förderung durch den Investitionsabzugsbetrag

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anz gleich ob es sich um eine Ersatzinvestition handelt oder der Hotellerie- beziehungsweise Gastronomiebetrieb erweitert werden soll: Jede Investition sollte gründlich und rechtzeitig geplant werden. Da ist es gut zu wissen, dass auch steuerliche Aspekte den optimalen Investitionszeitpunkt beeinflussen können.

Vorweggenommene Abschreibungen mindern den Gewinn Auch Hoteliers und Gastronomen werden mit einem Investitionsabzugsbetrag steuerlich gefördert, wenn sie in bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens investieren möchten. Sie können bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten für Möbel und Einrichtungsgegenstände des Gastraumes oder der Hotelzimmer, Büromöbel und -technik u. a., höchstens jedoch 200.000 Euro, als Betriebsausgabe abziehen und damit den Unternehmensgewinn mindern. Wichtig ist, dass Abzugsbeträge für einzelne konkret benannte Wirtschaftsgüter gebildet werden und nicht pauschal, zum Beispiel für die Anschaffung einer kompletten Kücheneinrichtung. Der Investitionsabzugsbetrag verschafft Gastronomen und Hoteliers bereits vor der tatsächlichen Investition finanziellen Spielraum, weil sie einen Teil der künftigen Abschreibungen steuerlich vorziehen können. Es macht allerdings nur dann Sinn, einen Investitionsabzugsbetrag zu bilden, wenn im Abzugsjahr ein steuerpflichtiger Gewinn erwirtschaftet wird, der durch den Investitionsabzugsbetrag gemindert werden soll. Hinweis: Einen Investitionsabzugsbetrag dürfen alle Gastronomen und Hoteliers bilden, deren Gewinn ohne Berücksichtigung des Investitionsabzugsbetrags maximal 100.000 Euro beträgt. Bei bilanzierenden Unternehmen darf das Betriebsvermögen 235.000 Euro nicht übersteigen.

Steuerstundung und Liquiditätsvorteil durch Investitionsabzugsbetrag Wenn der Hotelier oder Gastronom die geplanten Wirtschaftsgüter später angeschafft hat, werden die Anschaffungskosten regelmäßig um den Investitionsabzugsbetrag gemindert. Der verbleibende Betrag wird über die jeweils festgelegte Abschreibungsdauer als Betriebsausgabe abgezogen. Im Jahr der Anschaffung des Wirtschaftsgu-

tes und den folgenden vier Jahren können neben der normalen linearen Abschreibung auch noch Sonderabschreibungen von insgesamt 20 Prozent der Anschaffungskosten geltend gemacht werden. Dies ist auch möglich, wenn kein Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde. Im Ergebnis führen der Investitionsabzugsbetrag und die Sonderabschreibungen jedoch zu keiner endgültigen Steuerersparnis, sondern zu einer Steuerstundung und einem Liquiditätsvorteil. Die Steuerminderungen durch Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung gleichen sich in den nachfolgenden Jahren durch höhere Steuern aufgrund der niedrigeren Abschreibung wieder aus. Achtung: Unterbleibt die geplante Investition innerhalb von drei Jahren, muss der Investitionsabzugsbetrag rückgängig gemacht werden. Das führt zur Steuernachzahlung für das Jahr, in dem der Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde. Zusätzlich fallen Nachzahlungszinsen an.

Beispiel Ein Gastronom erwirbt im Januar 2014 mehrere Edelstahlküchenmöbel, Kühlaggregate und Kochgeräte für insgesamt 70.000 Euro. Die Nutzungsdauer beträgt jeweils 8 Jahre. Er kann im Jahr 2014 neben der linearen Sonder-AfA in Höhe von 8.750 Euro (1/8 von 70.000 Euro) auch noch eine SonderAfa in Höhe von 14.000 Euro (20 % von 70.000 Euro) geltend machen. Das führt bei einem persönlichen Steuersatz von 40 Prozent zu einer Steuerminderung von 9.100 Euro zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Mit einer rechtzeitigen Planung seiner Investition kann der Gastronom durch die Bildung eines Investitionsabzugsbetrages in 2013 die Steuer in 2013 und 2014 insgesamt sogar um 16.660 Euro mindern (11.200 Euro im Jahr der Bildung des Investitionsabzugsbetrages 2013 und 5.460 Euro im Anschaffungsjahr 2014).

Auf den richtigen Investitionszeitpunkt kommt es an Wie hoch der Stundungseffekt und der Liquidationsvorteil sind, hängt vom Zeitpunkt der Investition ab. Mit einer optimalen Gestaltung kann die höchstmögliche Abschreibung vorverlagert werden. Tipp: Die Bildung eines Investitionsabzugsbetrages führt zu einer Steuerstundung und einem Liquiditätsvorteil. Ein besonders großer Stundungseffekt tritt ein, wenn eine Investition rechtzeitig geplant wird und die Anschaffung auf den Beginn des nächsten Jahres verschoben wird. Hierbei kann zunächst ein Investitionsabzugsbetrag gebildet werden. Im Anschaffungsjahr darf dann neben der linearen Abschreibung auch noch die 20 %ige Sonderabschreibung geltend gemacht werden.

Der Autor Steuerberater Thomas Kunst

ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG Niederlassung Delitzsch Marienstraße 11 04509 Delitzsch Telefon (034202) 55 115 Telefax (034202) 55 116 E-Mail [email protected] www.etl-adhoga.de

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Künstlersozialabgabe müssen auch Hoteliers und Gastronomen zahlen Beitragssatz wird 2014 deutlich angehoben Eine Übersicht

„Künstlersozialabgabe müssen doch nur selbständige Künstler und Publizisten zahlen…“ Diese Ansicht ist zwar weit verbreitet, aber leider falsch. Auch viele Unternehmen der Gastronomie und Hotellerie sind seit Jahren verpflichtet, bei der Künstlersozialkasse gemeldet zu sein und die Künstlersozialabgabe zu bezahlen. Denn beitragspflichtig sind alle Unternehmen, die nicht nur gelegentlich künstlerische oder publizistische Werke nutzen und für ihr Unternehmen Werbung und Öffentlichkeitsarbeit betreiben. Damit sind nicht nur Verlage, Künstleragenturen, Theater, Rundfunk und Fernsehen, Galerien und Werbeagenturen betroffen. Das Kriterium „nicht nur gelegentlich” soll nach der Rechtsprechung bereits bei zwei- oder dreimaliger Auftragserteilung pro Jahr gegeben sein. Gastronomiebetriebe und Hotels, die beispielsweise jährlich mehr als drei Veranstaltungen mit Künstlern durchführen, sind bereits künstlersozialabgabepflichtig. Bei Vorliegen einer außerordentlich großen Veranstaltung kann auch bereits eine einmalige Durchführung zur Nachhaltigkeit führen. Wird regelmäßig einmal im Jahr ein Auftrag erteilt, soll ebenfalls Nachhaltigkeit mit der Folge der Abgabepflicht gegeben sein.

Beispiel Ein Hotelier hat für Werbezwecke eine Website eingerichtet. Er beauftragt einmal im Quartal einen selbständigen Webdesigner, die Website zu aktualisieren. Da die Beauftragung nicht nur gelegentlich erfolgt, ist der Hotelier verpflichtet, Beiträge zur Künstlersozialkasse abzuführen.

Künstlersozialabgabe ist für selbständige Künstler und Publizisten zu entrichten, aber auch für Grafiker, Designer, Layouter, Illustratoren, Tex-

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ter, Fotografen, Visagisten und Webdesigner. Es kommt nicht darauf an, ob der Beauftragte steuerlich als Künstler anerkannt wird, In- oder Ausländer ist, in der Künstlersozialversicherung tatsächlich versichert ist bzw. haupt- oder nebenberuflich tätig wird. Angestellte des Unternehmens sind nicht selbständig tätig und unterliegen daher nicht der Künstlersozialabgabe.

Bis 31. März muss Meldung an die Künstlersozialkasse erfolgen Die Künstlersozialabgabe bemisst sich nach den gezahlten Gagen, Honoraren sowie den Nebenkosten. Sie ist jeweils rückwirkend für das vorangegangene Jahr zu zahlen. Die Höhe des Abgabesatzes wird jährlich neu festgesetzt. Nachdem der Beitragssatz zur Künstlersozialversicherung von 2010 bis 2012 stabil bei 3,9 Prozent lag, steigt er nunmehr bereits zum zweiten Mal in Folge an: von 4,1 Prozent in 2013 auf 5,2 Prozent in 2014. Das bedeutet einen Anstieg um über 25 Prozent. Alle abgabepflichtigen Hotels und Gaststätten müssen der Künstlersozialkasse bis zum 31. März eines jeden Jahres mitteilen, wie hoch die Zahlungen an selbständige Künstler und Publizisten im Vorjahr waren. Für das Jahr 2013 muss daher bis zum 31. März 2014 gemeldet werden. Die Entgeltmeldung kann auch online übermittelt werden. Dazu ist aber eine elektronische Signatur erforderlich. Arbeitgeber, die ihren Meldepflichten nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, werden von der Künstlersozialkasse nach branchenspezifischen Durchschnittswerten geschätzt. Hinweis: Künstlersozialabgabepflichtige Unternehmen können die Künstlersozialabgabe nicht auf die Künstler oder Publizisten abwälzen oder vertraglich vereinbaren, dass diese die Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse abführen. Vereinbarungen, nach denen die Künstlersozialabgabe vom Honorar abgezogen wird, sind nichtig.

Empfehlung: Bereits seit einigen Jahren prüfen die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung Bund auch die Abgabepflicht zur Künstlersozialkasse. Sofern bislang keine Abgabe gezahlt wurde, wird diese für bis zu 5 Jahre nacherhoben. Ein bewusstes Unterlassen der Meldepflicht kann sogar mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro belegt werden. Wir empfehlen daher allen Unternehmen der Gastronomie und Hotellerie, die nicht durch die Künstlersozialkasse veranlagt werden, die Abgabepflicht überprüfen zu lassen. Damit können große Nachzahlungen für mehrere Jahre und Ordnungsgelder vermieden werden.

Der Autor Steuerberater Wilfried Hesse

Die Autorin Steuerberaterin Ulrike Waldmann

ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG Niederlassung Bielefeld Am Stadtholz 24–26 33609 Bielefeld Telefon (0521) 9 86 07-0 Telefax (0521) 9 86 07-99 E-Mail [email protected] www.etl-adhoga.de

STEUERN SPEZIAL 2014

Neues Reisekostenrecht gilt ab 2014 Hoteliers und Gastronomen müssen handeln

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er Gesetzgeber hat das steuerliche Reisekostenrecht umfassend reformiert. Damit sollen die Reisekostenabrechnungen ab 2014 einfacher werden. Die Änderungen betreffen auch den Betriebsausgaben- beziehungsweise Werbungskostenabzug für Fahrten von der Wohnung zur Arbeit und die doppelte Haushaltsführung.

Abrechnungen der Verpflegungspauschalen werden einfacher Wie bisher können bei einer Dienstreise oder einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Ab Januar 2014 gibt es nur noch Pauschalen von 12 Euro und 24 Euro, die von der Abwesenheitsdauer abhängen. Für eintägige Auswärtstätigkeiten gibt es nur noch eine Pauschale von 12 Euro bei einer Mindestabwesenheitszeit von mehr als acht Stunden (bisher 6 Euro ab acht Stunden und 12 Euro erst ab 14 Stunden), für ganztägige Abwesenheiten weiterhin 24 Euro. Für mehrtägige Auswärtstätigkeiten wird für den An- und Abreisetag, unabhängig von einer Mindestabwesenheitszeit, jeweils ein Pauschbetrag von 12 Euro gewährt. Die Verpflegungspauschalen können entweder als Betriebsausgabe beziehungsweise Werbungskosten abgezogen oder einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Neuerungen bei der regelmäßigen Arbeitsstätte Die regelmäßige Arbeitsstätte wird ab 2014 von der „ersten Tätigkeitsstätte“ abgelöst. Für Arbeitnehmer, die nahezu arbeitstäglich am Betriebssitz ihres Arbeitgebers tätig sind, zum Beispiel im Hotel oder einer Gaststätte, ändert sich nichts. Sie können für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit wie bisher 0,30 Euro pro Entfernungskilometer (Entfernungspauschale) steuerlich absetzen. Schwieriger wird es für diejenigen, die abwechselnd in verschiedenen Betriebsteilen tätig werden, beispielsweise bei einer Hotelkette oder einem Gastronomieunternehmen mit verschiedenen Standorten. Ob und wo der Arbeitnehmer dann eine „erste Tätigkeitsstätte“ hat, wird vorrangig durch den Arbeitgeber festgelegt und dokumentiert. Das lässt Gestaltungsspielräume zu, die dem Arbeitnehmer steuerliche Vorteile

verschaffen können. Falls der Arbeitgeber keine Zuordnung getroffen hat, ist die „erste Tätigkeitsstätte“ dort, wo der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich, an mindestens zwei vollen Arbeitstagen in der Woche oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Für Fahrten zu einer „ersten Tätigkeitsstätte“ darf nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden, für die Fahrten zu den anderen Standorten dürfen dagegen die tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.

Wohnung bei doppelter Haushaltsführung: Kosten bis 1.000 Euro abziehbar Wer aus beruflichen Gründen nicht nur am Wohnort, sondern auch an seinem Arbeitsort eine Wohnung unterhält, kann die damit zusammenhängenden angemessenen Aufwendungen steuerlich abziehen beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bekommen. Ab 2014 können die tatsächlich entstandenen Kosten jedoch nur noch bis zu einem Höchstbetrag von monatlich 1.000 Euro angesetzt werden. Dabei ist egal, ob es sich bei den Übernachtungskosten um Hotel- oder Wohnungskosten handelt. Auch die Größe der angemieteten Wohnung spielt keine Rolle. Nachteilig wirkt sich allerdings aus, dass die Kosten über 1.000 Euro steuerlich nicht berücksichtigt werden. Tipp: Die Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte ab 2014 ist vorrangig anhand der arbeitsoder dienstrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber vorzunehmen und zu dokumentie-

ren. Neu ist auch, dass eine Filiale, welcher ein Arbeitnehmer nicht dauerhaft zugeordnet wurde, nach Ablauf von 4 Jahren zu einer ersten Tätigkeitsstätte werden kann. Dieses Problem kann bereits unmittelbar nach dem 1. Januar 2014 entstehen, weil die Finanzverwaltung bei der Prüfung der 48-Monatsfrist die Vergangenheit mit betrachtet. Das neue Reisekostenrecht ist kompliziert und birgt viele steuerliche Risiken, es eröffnet aber auch neue Gestaltungsmöglichkeiten. Stellen Sie sich daher rechtzeitig auf die Änderungen ein. Versäumen Sie es nicht, Ihre Reisekostenabrechnungen auf die neuen Verpflegungspauschalen umzustellen! Wir unterstützen und beraten Sie gern!

Die Autorin Steuerberaterin Diana Moors

ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG Niederlassung Arnstadt Lindenallee 8 99310 Arnstadt Telefon (03628) 61 770 Telefax (03628) 61 77 49 E-Mail [email protected] www.etl-adhoga.de

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STEUERN SPEZIAL 2014

SEPA-Umstellung – Der Countdown läuft Für die Umstellung verbleiben nur noch wenige Wochen

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m 1. Februar 2014 startet das SEPA-Verfahren. Unternehmer, die bis dahin nicht auf SEPA umgestellt haben, können keine Lastschrifteneinzüge mehr tätigen. Doch fehlende oder verzögerte Zahlungseingänge führen schnell zu Liquiditätsengpässen. Lassen Sie es nicht so weit kommen, sondern bereiten Sie sich jetzt auf SEPA vor!

SEPA-Basis-Lastschrift versus SEPA-Firmen (B2B)-Lastschrift Sowohl bei nationalen als auch bei grenzüberschreitenden Überweisungen werden die Kontonummer und die Bankleitzahl durch die International Bank Account Number (IBAN) und den Business Identifier Code (BIC) ersetzt. Zu unterscheiden sind SEPA-Basis-Lastschrift und SEPA-Firmen (B2B)-Lastschrift.

SEPA-Basis-Lastschrift t mit der bisherigen Einzugsermächtigung vergleichbar t der Schuldner gibt die Erlaubnis, den fälligen Betrag von seinem Bankkonto einziehen zu lassen t muss der Bank fünf Tage vor Fälligkeit (bei Erst- und Einmaleinzügen) beziehungsweise zwei Tage vor Fälligkeit (bei Folgeeinzügen) vorliegen t nach Einzug kann der Betrag innerhalb von acht Wochen zurückgerufen werden

SEPA-Firmen (B2B)-Lastschrift t mit dem Abbuchungsverfahren vergleichbar t ist nur zwischen Unternehmen möglich t der Zahlungspflichtige muss seine Bank vor der ersten Abbuchung unterrichten und die Abbuchungen anweisen t nach erfolgter Abbuchung kann zwar Einspruch erhoben, jedoch keine Rückbuchung gefordert werden

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SEPA beeinflusst viele Unternehmensbereiche

Der Zahlungspflichtige hat eine Bringschuld

Die Umstellung auf das SEPA-Verfahren tangiert nahezu alle Unternehmensbereiche: die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ebenso wie die Personalabteilung und die Geschäftsleitung. Was muss konkret getan werden? t Die Bankdaten der Zahlungsempfänger sind auf IBAN und BIC umzustellen, auf das Anschreiben der Lieferanten zur SEPALastschrift muss reagiert werden. t Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss beantragt werden, SEPA-Mandate sind einzurichten und die Vorgaben der Bank zur Einreichung der SEPA-Lastschriften müssen beachtet werden. t Die Kontoinformationen der Mitarbeiter sind umzustellen. t Geschäftspapiere wie Briefbögen, Rechnungs- und Angebotsvorlagen sind um die Angaben zu IBAN und BIC zu ergänzen.

Unternehmen, die ihren Lieferanten eine Abbuchungsermächtigung erteilt haben, müssen reagieren, wenn diese in ein SEPA-FirmenMandat überführt werden soll. Der Unternehmer muss den B2B-Lastschriftauftrag neu erteilen, diesen unterschreiben, seine Bank informieren und deren Zustimmung an den Zahlungsempfänger übermitteln. Hinweis: Beachten Sie die deutlich verlängerten Vorlage-Fristen bei den SEPA-Basismandaten, das heißt bei den bisher von privaten Verbrauchern häufig erteilten Einzugsermächtigungen. Versäumen Sie es nicht, Ihre betrieblichen Abläufe auf diese verlängerten Vorlagefristen umzustellen, denn sonst gehen die Zahlungen bei Ihnen verspätet ein.

Kunden sind über SEPA-Mandate zu informieren Haben Kunden einem Hotel oder einer Gaststätte bisher eine Einzugsermächtigung erteilt, so kann diese als SEPA-Basislastschriftmandat weiter genutzt werden. Jeder Kunde muss jedoch vorab über den Wechsel zum SEPA-Basislastschrifteinzug informiert werden. Zudem sind ihm die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz, wie zum Beispiel eine Kunden- oder Rechnungsnummer, zu übermitteln. Vorsicht: Telefonisch oder per Internet erteilte Einzugsermächtigungen sind nicht SEPAfähig. Erfolgt trotzdem ein Lastschrifteinzug, kann der Kunde innerhalb von 13 Monaten der Zahlung widersprechen. Bisher vom Kunden erteilte Abbuchungsaufträge können dagegen nicht weiter verwendet werden. Hier muss immer ein neues SEPA-Mandat erteilt werden.

Der Autor Steuerberater Klaus-Peter Witt

ETL ADHOGA Steuerberatungsgesellschaft AG Niederlassung Herten Kurt-Schumacher-Straße 62 45699 Herten Telefon (02366) 107 70 Telefax (02366) 326 06 E-Mail [email protected] www.etl-adhoga.de

STEUERN SPEZIAL 2014

Keine Steuersenkungen in Sicht Steuer(recht)liche Änderungen 2013/2014 Eine Übersicht

2014

Reisekostenrecht umfassend geändert Vielfältige Änderungen gibt es bei der Abrechnung von Reisekosten. So können zum Beispiel ab dem 1. Januar 2014 bei Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten bereits bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden (bisher mehr als 14 Stunden) am Tag sowie an An- und Abreisetagen 12 Euro als Betriebsausgabe beziehungsweise Werbungskosten abgezogen werden. Bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden können wie bisher 24 Euro geltend gemacht werden.

Sachbezugswerte werden angehoben

2013

Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, sind nicht mit ihrem tatsächlichen Wert lohnsteuerpflichtig, sondern nur in Höhe der regelmäßig wesentlich geringeren amtlichen Sachbezugswerte. Im Jahr 2014 ist eine Kantinenmahlzeit (Mittag- beziehungsweise Abendessen) mit 3,00 Euro anzusetzen, ein Frühstück mit 1,63 Euro.

Kunst wird teurer

B

islang hat die neue Bundesregierung keine steuerlichen Änderungen beschlossen. Ob und wann es zu Steuersenkungen kommen wird, ist ungewiss. Obwohl es bislang kein Jahressteuergesetz 2014 gibt, so ändert sich doch Einiges im neuen Jahr. Das sollten auch Unternehmen der Hotellerie und Gastronomie wissen und beachten.

Grundfreibetrag wird angehoben Auch wenn die Steuersätze nicht abgesenkt werden, gibt es doch eine kleine Steuerermäßigung. Der steuerliche Grundfreibetrag wird von derzeit 8.130 Euro im Jahr 2014 nochmals um 224 Euro angehoben und beträgt nunmehr 8.354 Euro. Das führt bei einem zu versteuernden Einkommen von 60.000 Euro jedoch gerade einmal zu einer Steuerersparnis in Höhe von 45 Euro.

Investitionsförderung ist ausgelaufen Für betriebliche Erstinvestitionen in den fünf neuen Bundesländern und in Ostberlin gibt es ab 2014 keine Investitionszulage mehr. Betriebe des Beherbergungsgewerbes, zum Beispiel Hotels, Pensionen oder Ferienheime können für vor dem 1. Januar 2014 begonnene Investitionsvorhaben nur noch eine Investitionszu lage beanspruchen, soweit bis zum 31. Dezember

2013 Teillieferungen erfolgt sind beziehungsweise Teilherstellungskosten angefallen sind. Geleistete Anzahlungen sind nicht ausreichend.

Schonfrist für E-Bilanz ist vorbei Alle bilanzierenden Unternehmen, auch die der Hotellerie und Gastronomie, sind erstmals für das Jahr 2013 verpflichtet, eine E-Bilanz zu erstellen und in der von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie elektronisch zu übermitteln. Die Abgabe kann mit einem Zwangsgeld bis zu 25.000 Euro durchgesetzt werden.

Der Handel mit Kunstgegenständen und Sammlerstücken unterliegt ab 2014 nicht mehr dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent, sondern dem 19%-igen Regelsteuersatz. Allerdings muss nicht der komplette Umsatz versteuert werden, sondern nur die Marge zwischen dem Verkaufs- und dem Einkaufspreis. Dennoch wird der Kauf von Kunstgegenständen dadurch ab 2014 in vielen Fällen teurer.

MicroBilG schafft nur wenig Vereinfachung und Erleichterung Kleinstkapitalgesellschaften können bei ihrem handelsrechtlichen Jahresabschluss auf die Erstellung eines Anhangs zur Bilanz verzichten und ihre Offenlegungspflicht im elektronischen Bundesanzeiger durch die Hinterlegung der Bilanz statt durch Veröffentlichung derselben erfüllen. Die Vereinfachung können Kapitalgesellschaften nutzen, die an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen zwei der drei nachfolgenden Merkmale nicht überschreiten: Umsatzerlöse bis 700.000 Euro, Bilanzsumme bis 350.000 Euro und im Jahresdurchschnitt bis 10 Beschäftigte.

Der Autor Steuerberater Werner Körschgen

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9

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STEUERN SPEZIAL 2014

Digitales Kreditorenmanagement spart bares Geld Schritt

Vorgang

Dauer in Minuten

Kosten in Euro

1

Rechnung entgegennehmen, öffnen, Empfänger und formale Vollständigkeit prüfen

01:15

0,30

2

Eintrag ins Rechnungsbuch und Weitergabe zur inhaltlichen Prüfung

02:20

0,56

So optimieren Sie ihre Rechnungsbearbeitung

3

Küchenchef prüft anhand des Lieferschein Menge und Preis, anschließend bringt er die Rechnung in die Buchhaltung

04:40

1,11

4

Kontierung und Erfassung der Rechnung in der Buchhaltung sowie Ablage im Ordner für offene Rechnungen

02:10

0,76

W

5

Freigabe der Rechnung durch den Inhaber und Erstellung des wöchentlichen Zahllaufs in der Buchhaltung (anteilig)

00:50

0,44

6

Auswählen der bezahlten Rechnungen und umheften in den Archivordner

01:20

0,32

7

Einlagerung und Archivierung (anteilig)

00:50

0,20

13:25

3,69

as kostet die Bearbeitung einer Eingangsrechnung? Eine berechtigte Frage, denn mehrere 100 oder 1.000 mal pro Jahr flattert eine Rechnung ins Haus und es beginnt ein langwieriger Prozess des Erfassens, Kontrollierens, Freizeichnens, Archivierens und Bezahlens. Nicht selten durchläuft in mittelständischen Unternehmen eine Papierrechnung vier bis sieben Stationen, ehe letztlich der Ausgleich erfolgt. Um die Frage zu beantworten, starten wir einen Selbstversuch. Wir messen die einzelnen Schritte zur Bearbeitung einer Eingangsrechnung. Für die Personalkosten wird über alle Abteilungen ein Bruttostundenlohn in Höhe von 14,32 Euro (12 Euro zuzüglich Arbeitgeberanteil) angesetzt. Personelle Ressourcen sind aber nicht nur teuer, sondern auch fehleranfällig. Deshalb lohnt es sich, über Alternativen nachzudenken. Mit Hilfe von elektronischen Kreditorenmanagementsystemen lässt sich der langwierige Prozess der Rechnungsbearbeitung verkürzen. Das spart bares Geld.

Bereits beim Rechnungseingang trennt sich die Spreu vom Weizen Bei der Nutzung eines Kreditorenmanagementsystems schickt der Lieferant die Rechnungen nicht an den Rechnungsempfänger, sondern in ein sogenanntes Shared-Service-Center. Dort werden die Belege auf die formalen Anforderungen einer Rechnung kontrolliert und eingescannt. Einmal in elektronischer Form vorliegend, können die Rechnungen nun jederzeit und ortsunabhängig ausgelesen, per E-Mail weitergeleitet beziehungsweise bearbeitet werden. Das ist vor allem bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder dezentraler Rechnungskontrolle vorteilhaft. Es muss kein logistischer Aufwand betrieben werden, um die Belege im Unternehmen hin und her zu senden. Statt einer seriellen kann eine parallele Bearbeitung erfolgen, was die Skontonutzung deutlich erhöht.

Gesamt

Manuelle Abgleiche gehören der Vergangenheit an Einige unserer Mandanten nutzen beispielsweise das Kreditorenmanagementsystem „HGK Backoffice“ der Einkaufsgenossenschaft HGK und gewähren uns den Zugang zu ihren Daten. So können wir die im System hinterlegten Eingangsrechnungen per Mausklick abrufen und auf Artikelebene kontieren. Artikel die einmal kontiert wurden, werden bei der nächsten Rechnung vom System mit einem automatischen Kontiervorschlag versehen. Das erleichtert uns die Arbeit, was unseren Mandanten beim Preis für die Erstellung der Finanzbuchhaltung zugutekommt. Da die Rechnungsdaten aufgeschlüsselt nach einzelnen Artikeln vorliegen, gleicht das System automatisch den letzten Einkaufspreis mit dem aktuellen ab. Damit werden Abweichungen und Preiserhöhungen sofort aufgedeckt und der Unternehmer kann rechtzeitig reagieren, beispielsweise Preise mit Lieferanten verhandeln. Dafür eignen sich hervorragend die sehr einfach zu erstellenden Statistiken, die die eingekauften Mengen jedes einzelnen Artikels abbilden.

Staubige und teure Papierarchive entfallen Durch die elektronische Ablage der Rechnungen reduziert sich auch der Aufwand für die zehnjährige Archivierung. Ablagearbeiten und Papierkopien entfallen, Material- beziehungsweise Mietkosten für ein Papierarchiv werden gespart. Zudem ist die Buchhaltung schneller auskunfts-

fähig. Denn die Belege sind an jedem Ort mit Internetzugang verfügbar und werden schnell per Mausklick gefunden. Auch das Finanzamt hat nichts gegen ein elektronisches Archiv und erlaubt Unternehmen auf die Vorhaltung von Papierrechnungen vollständig zu verzichten. Es gibt also viele Argumente, die für ein elektronisches Kreditorenmanagement sprechen. Insgesamt wird der Bearbeitungsprozess einer Eingangsrechnung schneller, transparenter und kontrollierbarer.

Der Autor Steuerberater Hagen Lippke

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STEUERN SPEZIAL 2014

Kopieren Sie noch oder scannen Sie schon?

E

rhalten Gastronomen und Hoteliers Rechnungen, müssen diese mindestens die nächsten 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. „Sicher“ ist dabei das Stichwort und bedeutet, dass die Belege mindestens 10 Jahre „lesbar“ sein müssen. Der Unternehmer ist dafür verantwortlich und muss alle ihm zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um diese Anforderung zu erfüllen.

Thermobelege sind nicht beständig Leider gibt es jedoch Papierbelege, bei denen die Lesbarkeit keineswegs sichergestellt ist. Und dies unabhängig von allen Bemühungen des Unternehmers. Die Rede ist von sogenannten Thermobelegen. Da es keine gesetzliche Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers für Rechnungen gibt, sind diese leider immer noch in Gebrauch. Thermobelege haben die Angewohnheit, im Laufe der Zeit schwarz zu werden. Der eigentliche Aufdruck ist damit nicht mehr sichtbar, unabhängig davon, wie der Rechnungsempfänger den Papierbeleg lagert. Um hier die Lesbarkeit zu sichern, bleibt dem Rechnungsempfänger nichts anderes übrig, als alle erhaltenen Thermobelege zu kopieren und die

14

Achtung bei der Aufbewahrung von Thermobelegen

Kopie zusammen mit dem Originalbeleg über mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Finanzverwaltung hält es für zumutbar, dass der Unternehmer alle Thermobelege kopiert. Dass die Bundesregierung kein Problem in dieser misslichen Lage sieht, verdeutlicht eine parlamentarische Anfrage der Abgeordneten Nicole Maisch. Laut Auskunft des parlamentarischen Staatssekretärs Hartmut Koschyk (vgl. Bundestagsdrucksache 17/14821) besteht im Hinblick auf die Thermobelege kein Regelungsbedarf, weil anstelle der Kopie der Unternehmer den Beleg auch scannen und elektronisch aufbewahren könnte.

Scannen anstatt zu kopieren ist die Lösung Das Scannen einzelner Belege löst das eigentliche Problem nicht. Die bessere Lösung ist so einfach wie offensichtlich. Wenn der Unternehmer sich sowieso schon um einzelne Belege kümmern muss, warum scannt er seine Belege nicht gleich komplett ein!? Mit entsprechender Technik und sicheren Archivierungsprogrammen ist dies heute kein Problem mehr. Bei der ETL ADHOGA wird hierfür die eigens entwickelte Onlineplattform ETL PISA für die

Archivierung genutzt. Mit ihr sind alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und der Unternehmer hat noch die Möglichkeit, sich von jedem Ort der Welt aus online (zum Beispiel mit dem tablet) jeden einzelnen seiner Belege jederzeit problemlos anzuschauen. Und das I-Tüpfelchen: Das Papierarchiv im Keller kann man sich sparen, da elektronisch sicher archivierte Belege vernichtet werden können.

Der Autor Steuerberater Tim Blaase

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STEUERN SPEZIAL 2014

Der gläserne Gastronom und Hotelier Gastronomie und Hotellerie im Fadenkreuz des Fiskus

D

er Fiskus hat seine Kontrollaktionen in den vergangenen Jahren optimiert und und das Personal geschult. So sollen Steuersünder durch Kontrollmaßnahmen entdeckt und in die Steuerehrlichkeit zurückgeführt werden. Der nachfolgende Artikel gibt einen Überblick, aus welchen Quellen sich der Fiskus Informationen beschaffen kann und wie gläsern der Gastronom und Hotelier bereits ist.

Steuerbürger ist die wichtigste Informationsquelle selbst Der Gastronom und Hotelier ist gesetzlich verpflichtet, durch Abgabe von Steuererklärungen dem Finanzamt alle für die Besteuerung erheblichen Tatsachen mitzuteilen. Hiervon sind alle Einkunftsarten betroffen. Der Steuerpflichtige unterliegt sowohl im Besteuerungsverfahren als auch im Rahmen einer Außenprüfung umfangreichen Aufbewahrungs-, Auskunfts- und Mitwirkungspflichten. Die wichtigste Informationsquelle für das Finanzamt ist der Steuerpflichtige selbst. Insoweit muss dieser selbst aktiv bei der Sachverhaltsaufklärung mitwirken und hat dem Finanzamt auch ohne vorherige Aufforderung die Besteuerungsgrundlagen mitzuteilen.

Lebenslange Steueridentifikationsnummer Im Jahre 2008 hat das Bundeszentralamt für Steuern mit der Vergabe der neuen, persönlichen Steueridentifikationsnummern begonnen, die die alten Steuernummern ersetzen. Es handelt sich dabei um eine elfstellige Nummer. Allerdings sind keine Informationen über den Steuerbürger und das zuständige Finanzamt hinterlegt. Die Nummer hat ihre Gültigkeit von

der Geburt bis zum Tod. Sie ändert sich auch nicht bei Heirat oder Umzug. Jeder Steuerbürger ist mit dieser Nummer eindeutig identifizierbar. Sie wird erst zwanzig Jahre nach dem Tod des Steuerbürgers gelöscht, sodass sogar noch Jahre nach dem Tod die Besteuerung abgewickelt werden kann. Die Nummer ist bei allen Anträgen, Erklärungen und anderweitigem Schriftverkehr mit dem Finanzamt anzugeben. Seit 2011 sind Freistellungsaufträge bei Kreditinstituten nur noch wirksam, wenn die Identifikationsnummer des Kontoinhabers und gegebenenfalls auch die des Ehegatten vorliegt. Auch Versicherungsunternehmen muss die Steueridentifikationsnummer mitgeteilt werden, denn die Versicherer müssen Informationen zu Rürup- und Riester-Rentenverträgen sowie privaten Krankenversicherungen an die Finanzbehörde übermitteln. Anderenfalls werden Vorsorgebeiträge nicht mehr steuermindernd als Sonderausgaben berücksichtigt.

verwaltung zum Beispiel aufgrund der im Internet angebotenen Zusatzleistungen wie Wellness- und Sportangeboten überprüfen, ob die Vermietungseinkünfte schon als gewerbliche Einkünfte anzusehen sind oder nicht. Fazit: Dem Finanzamt stehen heute viele Kontrollmaßnahmen zur Verfügung, um die Besteuerungsgrundlagen auf ihre Plausibilität zu über prüfen. Wurden Einkünfte nicht oder in unzutreffender Höhe erklärt, hat der Steuerbürger nach wie vor die Möglichkeit, beim Finanzamt eine strafbefreiende Selbstanzeige abzugeben. Allerdings sollte hierbei kein Alleingang gemacht werden, da die Anforderungen an eine tatsächlich strafbefreiende Selbstanzeige sehr hoch sind. Die ETL ADHOGA-Berater stehen Ihnen gern zur Seite.

Gezielte Sichtung des Internets Mit maßgeschneiderten Prüfungsprogrammen ist die Finanzverwaltung im Internet auf der Suche nach steuerlich relevanten Aktivitäten. So greift die Finanzverwaltung auch im Bereich privater und gewerblicher Vermietungseinkünfte auf eine Internetrecherche zurück. Dies liegt beispielsweise daran, dass viele Vermieter von privaten Ferienwohnungen zunehmend über das Internet ihre Marketingbemühungen vorantreiben. Anhand veröffentlichter Buchungslisten kann das Finanzamt überprüfen, ob die entsprechenden Vermietungseinkünfte in richtiger Höhe gegenüber dem Finanzamt angegeben wurden. Zudem kann die Finanz-

Der Autor Steuerberater Uwe Graalmann

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STEUERN SPEZIAL 2014

Wenn der Lohnsteuerprüfer vor der Tür steht K Wie Gastronomen und Hoteliers sich vorbereiten können

ündigt ein Lohnsteuerprüfer seinen Besuch an, sollten Gastronomen und Hoteliers alles tun, um Missverständnisse zu vermeiden. Grund hierfür ist, dass nicht nur eine Nachzahlung der Lohnsteuer riskiert wird. Auch die Umsatzsteuer- und Sozialversicherungsprüfer interessieren sich für die Ergebnisse einer Lohnsteuerprüfung.

Die Lohnsteuer-Nachschau ersetzt zwar keine Lohnsteuer-Außenprüfung. Doch werden dabei Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann auf die Nachschau schnell eine Außenprüfung folgen. Einen festen Prüfungsrhythmus wie bei der Betriebsprüfung gibt es bei Lohnsteueraußenprüfungen zwar nicht. Dennoch werden viele Unternehmen auch hier lückenlos geprüft.

Lohnsteuernachschau auch ohne Ankündigung möglich

Fazit: Die Zahl der lohnsteuerlichen Außenprüfungen nimmt zu. Werden diese gut vorbereitet, steigen die Chancen, dass sie ohne Beanstandungen verlaufen. Werden bei der Vorbereitung der Prüfung Fehler mit steuerlicher Wirkung entdeckt, sollte unverzüglich eine berichtigte Steuererklärung eingereicht werden.

Bei einer normalen Lohnsteuerprüfung im Unternehmen muss der Prüfer seinen Besuch mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung ankündigen. Somit ist Zeit, sich auf den Besuch vorzubereiten. Doch seit diesem Jahr gibt es auch noch die sogenannte Lohnsteuernachschau. Der Lohnsteuerprüfer kann daher während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Lohnsteuer-Außenprüfung die Grundstücke und Geschäftsräume eines Hotels oder eines Gastronomiebetriebes betreten. Der mit der Lohnsteuernachschau beauftragte Finanzbeamte kann verlangen, dass ihm Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorgelegt und Auskünfte erteilt werden.

Welche Prüfungsschwerpunkte haben Lohnsteuerprüfer? Gekonnte Prüfungsvorbereitung vermeidet Ärger

t Gab es im Prüfungszeitraum ungewöhnliche Ereignisse? t Weichen die Daten des Prüfungszeitraums von den Daten der Vorjahre oder branchenüblichen Daten ab? Wenn ja, warum? t Welche Besonderheit hat Ihr Betrieb gegenüber dem Branchendurchschnitt? t Vergleichen Sie die betrieblichen Daten mit den Daten der amtlichen Richtsatzsammlung. Wie lassen sich Abweichungen erklären, falls es solche gibt?

16

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t Arbeitsverträge mit Angehörigen t Überlassung von Firmenfahrzeugen t Fahrt- und Reisekostenerstattungen

Die vorzulegenden Unterlagen sollten vorab auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden:

Der Autor Steuerberater Christian Schindler

t Steuerfreie und pauschal versteuerte Sachbezüge t geringfügige Beschäftigungsverhältnisse und Aushilfstätigkeiten t Steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit t Berechnung der Lohnsteuer t Aufwendungen für Betriebsfeiern, Geschenke, Aufmerksamkeiten t Belegschaftsrabatte t Barlohnumwandlungen t Direktversicherungen t Lohnkonten der Arbeitnehmer, hier insbesondere die Aufzeichnungspflichten

Welche Unterlagen sollten bereitgehalten werden? t Sach-, Lohn- und Gehaltskonten t Lohnsteuerkarten bzw. elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) der Arbeitnehmer t Stundenaufzeichnungen t Kassenbuch t Lohnjournale t Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und ggf. Tarifverträge t Kontoauszüge, um die Überweisungen an Arbeitnehmer, das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehen zu können

STEUERN SPEZIAL 2014

Keine Straffreiheit bei verunglückter Selbstanzeige Betriebsprüfungszeitraum von elf Jahren ist zulässig

S

trafbefreiend wirken nur Selbstanzeigen, die vollständig sind und alle noch nicht verjährten Steuerstraftaten umfassend und endgültig aufklären. Sobald der Steuerpflichtige eine Prüfungsanordnung vom Finanzamt erhält, entfaltet eine danach beim Finanzamt eingereichte Selbstanzeige keine Straffreiheit mehr. Verunglückte unvollständige oder verspätete Selbstanzeigen bergen hohe Risiken. Das bekam ein Gastronom zu spüren, der mit einer Selbstanzeige beim Finanzamt Kapitalerträge für mehrere Jahre nacherklärte. Der Restaurantbetreiber zeigte zudem an, dass er in einem Jahr auch noch 24.000 Euro an Trinkgeldern vereinnahmt und diese als steuerfrei behandelt hatte. Erhalten Unternehmer ein freiwilliges Trinkgeld vom Kunden, sind die Einnahmen jedoch komplett zu versteuern. Für den Unternehmer gibt es keine Möglichkeit, Trinkgelder unversteuert zu behandeln. Bei einem Arbeitnehmer können Trinkgelder vom Kunden dagegen lohnsteuerfrei sein.

Selbstanzeige löste Betriebsprüfung aus Das Finanzamt ordnete ohne weitere Begründung eine steuerliche Außenprüfung für einen Zeitraum von elf Jahren bei dem Gastronomiebetrieb an, denn es vermutete, dass auch in anderen Jahren Trinkgelder nicht versteuert wurden. Im Anschluss daran wurde ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen den Gastronom eingeleitet. Dieser wandte sich gegen die Prüfungsanordnung und machte geltend, der Prüfungszeitraum dürfe regelmäßig nur drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen. Dagegen wies das Finanzamt in der Einspruchsentscheidung auf den bestehenden Verdacht einer Steuerstraftat und die Wahrscheinlichkeit erheblicher Mehrergebnisse hin.

Prüfungszeitraum darf auch elf Jahre umfassen Das Finanzgericht Düsseldorf gab dem Finanzamt Recht. Es sei zwar üblich, dass das Finanzamt einen Zeitraum von nur drei Jahren prüft. Dieser Zeitraum kann jedoch erweitert werden, wenn der Verdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit besteht oder erhebliche Mehrergebnisse zu erwarten sind. Da diese Ausnahmetatbestände vorlagen, durfte das Finanzamt auch elf Jahre prüfen. Die Prüfungsanordnung des Finanzamtes war formell rechtmäßig gewesen und insbesondere ausreichend begründet worden.

Die Autorin Steuerberaterin Jana Schubert

Empfehlung Selbstanzeigen sollten nicht im Alleingang getätigt werden. Eine fehlerhafte und insbesondere unvollständige Selbstanzeige ist keine wirksame Selbstanzeige und daher nicht strafbefreiend. Hierin liegt ein hohes Risiko. Lassen Sie sich deshalb vorab beraten, damit eine Selbstanzeige auch zur Straffreiheit führen kann. Hierbei stehen Ihnen die ETL ADHOGA-Berater mit Rat und Tat zur Seite.

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zum (Gesamt)Pauschalpreis zu setzen, falls dieser geringer ist als die Summe der Einzelpreise. Alternativ kann auch das Verhältnis des Wareneinsatzes angesetzt werden, wenn dieses genauso einfach zu ermitteln ist. Allein das Verhältnis der betrieblichen Kosten reicht hingegen nicht zur Aufteilung aus.

Umsatzsteuer ist bei Pauschalangeboten aufzuteilen Übernachtung und Frühstück sind zwei einzelne Leistungen

S

eit dem Jahr 2010 unterliegen Übernachtungsleistungen in Hotels und Pensionen nur noch dem ermäßigten Umsatzsteuersatz in Höhe von 7 %. Allerdings wird ausschließlich die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen ermäßigt besteuert. Andere Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, werden nicht begünstigt, auch wenn ein einheitlicher Pauschalpreis gezahlt wird. Damit darf auch ein Frühstück oder ein Business-Paket, zum Beispiel für Internetnutzung, Sauna, Fahrservice nicht mit 7 % besteuert werden. Es ist zwar üblich, eine Übernachtung mit Frühstück zu einem pauschalen Komplettpreis anzubieten. Dennoch handelt es sich dabei um keine einheitliche Leistung. Fazit: Für das Frühstück fallen 19 % Umsatzsteuer an und lediglich für die Übernachtung 7 %.

Pauschalpreis muss aufgeteilt werden Sofern in der Rechnung pauschal „Übernachtung mit Frühstück“ ausgewiesen wird, muss der Pauschalpreis aufgeteilt werden und zwar grundsätzlich nach der „einfachstmöglichen“ Methode. Gibt es mehrere sachgerechte und gleich einfache Aufteilungsmethoden, kann der Unternehmer frei wählen. Bietet ein Hotelier Übernachtung und Frühstück auch zu Einzelpreisen an, sind diese ins Verhältnis

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Beispiel 1 Ein Gast bucht eine Übernachtung für 60,00 Euro und zusätzlich ein Frühstück für 10,00 Euro. Der Hotelier muss in der Rechnung für die 60,00 Euro Übernachtungskosten 7 % (= 3,93 Euro) und für die 10,00 Euro für das Frühstück 19 % Umsatzsteuer (= 1,60 Euro) ausweisen. Insgesamt fällt Umsatzsteuer in Höhe von 5,53 Euro an.

Allerdings erlaubt die Finanzverwaltung den Hoteliers bei Pauschalangeboten auch, die Zusatzleistungen (Frühstück beziehungsweise Business-Paket) pauschal mit 20 % anzusetzen. Doch Vorsicht: Vereinbart der Hotelier mit seinem Gast einzelne Leistungen und kein pauschales Arrangement, müssen auch die einzelnen Leistungen separat ausgewiesen werden. Eine Aufteilung nach den tatsächlichen Leistungsanteilen ist aber auch dann sinnvoll, wenn der Pauschalanteil im Ergebnis zu einer höheren Umsatzsteuer führt. Das Hotel hätte somit bei der Einzelabrechnung im Beispiel 1 einen Vorteil von 0,37 Euro je Gast. Bei 10.000 Gästen ergäbe sich ein Vorteil von rund 3.700 Euro im Vergleich zur pauschalen Abrechnung des Frühstücks mit 20 % vom Gesamtpreis. Die Abrechnung von Einzelleistungen ist immer dann vorteilhaft, wenn die angebotenen Zusatzleistungen tatsächlich weniger als 20 % des Gesamtpreises für ein Pauschalangebot (Übernachtung und Zusatzleistungen) betragen. Hinweis: Für Geschäftskunden, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist die pauschale Abrechnung des Business-Pakets hingegen vorteilhaft, da diese dadurch oftmals einen höheren Vorsteuerabzug geltend machen können.

Beispiel 2 Der Gast bucht „Übernachtung mit Frühstück“ zum Pauschalpreis von 70,00 Euro. Der Hotelier könnte in der Rechnung für das Frühstück pauschal 20 % von 70,00 Euro (= 14,00 Euro) ansetzen und mit 19 % versteuern (= 2,24 Euro). Auf den Übernachtungsanteil (70,00 Euro – 14,00 Euro) entfallen 3,66 Euro Umsatzsteuer (= 7 % auf 52,34 Euro). Insgesamt fallen 5,90 Euro Umsatzsteuer an und damit 0,37 Euro mehr, als im Beispiel 1.

Die Autorin Steuerberaterin Katrin Schubert

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