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Abenteuer Ordnung

PDF 4 Systemlos Unsortiert von

Thomas Borchert

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Zitat des Monats Wir tun uns sehr schwer, den ersten Schritt zu machen, weil wir uns vor der Anstrengung fürchten und an die vielen Schritte denken, die folgen. Den Fokus sollten wir immer auf diesen ersten Schritt legen und nur an ihn denken, das hilft sehr.

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Vorwort Hallo liebe Freundinnen und Freunde des Podcast „Abenteuer Ordnung“ im Rahmen von „Das Abenteuer Leben“ Hören Sie sich schlauer. Mein vierter Podcast zum Thema Ordnung und Papiersortieren ist endlich raus. In den letzten beiden Podcast habe ich mich mit 2 „Unordnungstypen“ beschäftigt, die ich bei meiner Arbeit als Papiersortierer kennengelernt habe. Der erste Unordnungstyp, den ich vorgestellt habe, war der Typ „Unlustig und unsortiert“ und beschäftigte sich mit den Menschen, die aber auch so gar keine Lust haben, sich mit dem Thema Ordnung auseinander zu setzen. Das ist soweit auch völlig o.k., allerdings müssen diese Menschen dafür Sorge tragen, dass die Arbeit trotzdem gemacht wird und sie nicht im Chaos versinken. Der zweite Unordnungstyp war „Unverschuldet unsortiert“. Es sind Menschen gemeint, die durch Überarbeitung, Schicksalsschläge oder Krankheit in Rückstand gekommen sind. Hier hilft meist eine kurzfristige Unterstützung, um die Menschen wieder in die Ordnung zu bringen. Das bedeutet, es sind Ordnungssysteme vorhanden, nur durch die beschriebenen Umstände haben die Systeme einen Knacks bekommen, sind aber durch konkrete schnelle Arbeiten schnell wieder auf den neuesten Stand zu bringen. Tja, und heute möchte ich über den dritten Unordnungstyp sprechen, dem ich in den letzten Jahren begegnet bin. Das ist der Typ „Systemlos unsortiert“. Dazu gleich mehr. Mehr Geschichten zum Thema Ordnung finden Sie übrigens in meinem Buch: Die Goldene 7 der Ordnung - Das Lesebuch Bei AMAZON http://goo.gl/FJTQ59 oder direkt im Tredition Verlag http://goo.gl/DVCM5

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Wo soll ich das nur abheften . . . Nachdem ich die Routinearbeiten eines Morgens erledigt hatte, machte ich mich daran, einen Karton mit Papieren, die mir ein Kunde vorbeigebracht hatte, zu sortieren. Das Telefon klingelte, der Notruf eines Kunden! Er war relativ aufgeregt und berichtete über ein Dokument, das unauffindbar war, er nun aber kurzfristig dringend brauchte. Er hätte schon alles mehrfach durchgeschaut, aber es wäre einfach nicht zu finden. Wahrscheinlich kennen Sie das genauso gut wie ich, dass Sie etwas suchen und definitiv nicht finden. Irgendwann haben Sie dann einfachfach keine Lust mehr zu suchen und schwupp, ist es da. Mir ist es schon häufig so gegangen, dass ich Dokumente, die ein Kunde suchte, schnell gefunden habe. Das hängt nun nicht unbedingt mit meiner Qualifikation zusammen, sondern meist damit, dass ich einen anderen Blick auf die Dinge habe und unverkrampft rangehe. Am nächsten Tag bin ich dann zu meinem neuen Kunden gegangen und als er mich dann in sein Büro geführt hat, zeigte sich das Bild, das ich immer wieder sehe. Mehrere Papierberge schmückten sein Büro mit Schnellheftern, schmalen Ordnern, breiten Ordnern. Es gab einen Aktenschrank, in dem ein paar wenige Ordner standen. Ich schaute hinein, ein tolles Register, ist ja schon mal was, aber keine Vorgänge. Im nächsten Ordner waren ein paar Vorgänge, aber kein Register und so ging es dann weiter. Teilweise waren in den Ordnern ein paar Vorgänge, thematisch nicht wirklich zueinander passend. Also ein heilloses Durcheinander. Dies ist übrigens ein Szenario, das ich bei meiner Arbeit als Papiersortierer sehr häufig vorfinde. Also keine Sorge, es geht sehr vielen Menschen so, sie erzählen es nur nicht. In dem Gespräch, das ich dann mit meinem Kunden geführt habe, stellte sich schnell heraus, dass er völlig abgenervt war, weil er kein System hat, in das er die Unterlagen abheften kann. Es gab halt immer wieder Versuche von ihm, ein System einzuführen, aber nachhaltig war das nicht. Die logische Schlussfolgerung: Es entstanden ziemlich große Papierberge, die einen klaren Überblick über alle Dokumente, Schriftstücke und letztlich den gesamten Bürobetrieb natürlich auf Dauer nicht zuließen. Ein typischer „Systemlos unsortiert“ Kunde also.

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Meine Aufgabe bestand nun darin, in enger Absprache mit dem Kunden ein System für ihn zu schaffen, das ihm einen schnellen Zugriff auf alle seine Unterlagen gewährte. Dazu war es unabdingbar, erst einmal alle Unterlagen komplett durchzusortieren, dann sie thematisch und anschließend natürlich chronologisch zu ordnen. Aufgrund meiner Erfahrung bekomme ich das meist ohne den Kunden hin. Dann allerdings ist es unbedingt notwendig, in enger Absprache mit dem Kunden ein System zu designen, das auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. In einem intensiven Gespräch haben wir gemeinsam die Punkte, die ihm die Arbeit erleichtern, erarbeitet. So ein Gespräch ist sehr, sehr wichtig, denn selbstverständlich soll der Kunde das System auch nutzen und anwendeen. Denn wir alle wissen sehr genau, dass das, was uns aufgezwungen wird, nicht nachhaltig ist, weil wir es innerlich ablehnen. Bei der Sortierung haben wir das Dokument, das er so dringend gesucht hat, gefunden und viele andere Schriftstücke, die so häufig mit den folgenden Worten von meinen Kunden kommentiert werden: ACH, DA IST DAS ! Fazit „Systemlos unsortiert“, was bedeutet das denn jetzt genau? Der Kundentyp möchte unbedingt Ordnung haben, ist auch bereit dazu, mit einem System zu arbeiten, hat aber keines. Das kommt bei meinen Kunden sehr häufig vor und unterscheidet ihn vollständig von dem „Unlustig und unsortiert“ Typ, der ja so gar keine Lust hat, sich mit dem Thema Ordnung auseinanderzusetzen. Hört sich ganz einfach an: Gib dem Kunden ein System und dann funktioniert das schon. Stimmt, hört sich einfach an, aber ganz so einfach ist es dann doch nicht. Es bedarf hier des intensiven Gespräches mit dem Kunden. Vor allem muss hier abgeklopft werden, was für den Kunden überhaupt wichtig ist. Welche Prioritäten hat er bei der Arbeit, was muss schnell auffindbar sein, was muss er im direktem Zugriff haben. Welche Mengen an Dokumenten gibt es zu welchen Rubriken. Braucht man wirklich alles, was im Moment abgelegt wird? Was ist völlig überflüssig, nimmt wertvollen Platz weg und gehört somit in die Papiertonne oder in die Verwertung? Eine ziemlich wichtige Frage übrigens, die immer zu viel Diskussionen führt. Sie brauchen Hilfe? Dann rufen Sie mich an: 040 – 853 82 922

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Erst wenn alle diese Fragen geklärt sind, ist es überhaupt möglich an ein System zu denken. Dann würde man sich an die Feinjustierung geben, schmale Ordner, breite Ordner, besser Klarsichthüllen, besser Vorlagemappe, das alles ist abhängig, was für ein Mensch der Kunde ist. Vor allem der Kundentyp „Systemlos unsortiert“ ist bereit, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen, weil er ja ein System sucht, das ihm bei der Arbeit hilft. Das macht mir dann auch richtig Spaß, für ihn DAS System zu finden. Und wenn es dann erst einmal gefunden ist, wird die Arbeit nach einer Eingewöhnungszeit sehr viel effektiver, weil man sich wieder auf die Kernkompetenzen stürzen kann und keine Zeit mit unnötiger Sucherei verbringt. Praxistipp Ich kenne sehr viele Menschen, die geschäftlich und privat unter einem sehr, sehr großem Druck stehen. Vor allem an diese Menschen richtet sich diesmal mein Praxistipp. Wenn es Ihnen aus den verschiedensten Gründen, die gibt es tatsächlich, und das meine ich jetzt durchaus ernst, erst einmal nicht möglich ist, sich mit dem Thema Ordnung zu beschäftigen, folgen Sie meinen einfachen und sehr effizienten Tipp: Alles das, was wirklich wichtig ist, legen Sie bitte gesondert in eine Mappe oder heften es in einem Ordner ab, den Sie mit WICHTIG oder so ähnlich beschriften und bitte, bitte nicht auf irgendeinen Stapel. Das sichert den schnellen Zugriff zumindest auf die wichtigen Schriftstücke und Dokumente. Tun Sie sich den Gefallen!

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In eigener Sache Bitte helfen Sie mit, Menschen zu finden, die Ordnungsprobleme haben, die sich vielleicht nicht trauen, andere Menschen anzusprechen. Wenn wir gemeinsam diese Menschen finden, geben wir Ihnen die Möglichkeit, sich dem Thema zu nähern. Denken Sie immer daran: Es ist nicht schlimm, Probleme mit Ordnung zu haben, schlimm ist es nur, wenn uns die Unordnung die Lebenskraft raubt und die Geschäfte darunter leiden. Lassen Sie es uns also zur gemeinsamen Sache machen, Menschen zu ihrer Ordnung zu verhelfen. Sprechen Sie mit Ihren Freunden und Bekannten über das Abenteuer Ordnung und geben Sie den Link weiter:

www.abenteuer-ordnung.de Zum Schluss So, das war er nun mein vierter Podcast. Ich hoffe sehr, dass es Ihnen wieder gefallen hat und freue mich, Sie auch beim nächsten Mal wieder hier zu begrüßen. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, immer gerne. Schreiben Sie mir an [email protected] oder rufen Sie mich direkt an:

040 – 853 82 922 Ihnen und Euch einen angenehmen Monat Thomas Borchert Ihr Zeitfenster für Ordnung

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