Anwendungsfälle von Microsoft SharePoint Server 2010 vor dem Hintergrund des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit
Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim
Inhaltsverzeichnis 1
Management Summary ..................................................................................... 5
2
Einleitung ........................................................................................................... 8
2.1
ZIELSETZUNG ......................................................................................................... 8
2.2
LESEANLEITUNG UND HINWEISE ZUM AUFBAU .......................................................... 9
2.3
HINWEIS ZUR VERWENDUNG VON BEGRIFFEN ........................................................... 9
3
Grundsätze des neuen Organisationskonzepts E-Verwaltung ....................... 11
3.1
BEDEUTUNG FÜR DIE IT-ARCHITEKTUR ................................................................... 12
4
Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Server 2010 im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit ................................................................. 14
4.1
SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG DES BAUSTEINS E-AKTE ...... 15
4.1.1
Definition E-Akte und Anforderungen.............................................................. 15
4.1.2
Realisierung des Bausteins auf Basis von SharePoint ........................................ 15
4.1.2.1
Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur .............. 15 Erstellung/Übernahme und Metadatenpflege von Objekten der Schriftgutverwaltung ....................................................................................... 18 Übernahme von gescannten Objekten ............................................................. 19 Versionierung von Objekten ............................................................................ 19 Arbeiten mit E-Mails / Outlook-Integration...................................................... 20 Druckfunktionen .............................................................................................. 22 Recherche ........................................................................................................ 23 Datenaustausch mit XDOMEA.......................................................................... 24 Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte .............................................................. 24 Mobiles Arbeiten ............................................................................................. 26 Langzeitspeicherung und Aussonderung ......................................................... 27
4.1.2.2 4.1.2.3 4.1.2.4 4.1.2.5 4.1.2.6 4.1.2.7 4.1.2.8 4.1.2.9 4.1.2.10 4.1.2.11 4.2
SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG DES BAUSTEINS EVORGANGSBEARBEITUNG ..................................................................................... 28
4.2.1
Definition E-Vorgangsbearbeitung und Anforderungen ................................... 28
4.2.2
Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint ........................................ 28
4.2.2.1 4.2.2.2
Strukturierte Workflows ................................................................................... 28 Ad-Hoc-Workflows .......................................................................................... 30 Seite 2 von 56
4.2.2.3 4.2.2.4 4.2.2.5 4.2.2.6 4.2.2.7 4.3
Protokollierung ................................................................................................ 31 Recherche von Protokollinformationen ............................................................ 33 Aufbauorganisation ......................................................................................... 33 Zugriffsrechte .................................................................................................. 34 Exkurs – bestehende SharePoint-Lösung zur Abbildung von Ad-HocWorkflows ....................................................................................................... 35 SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG DES BAUSTEINS EZUSAMMENARBEIT .............................................................................................. 36
4.3.1
Definition E-Zusammenarbeit und Anforderungen .......................................... 36
4.3.2
Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint ........................................ 36
4.3.2.1 4.3.2.2 4.3.2.3 4.3.2.4
Objekt- und Ablagestrukturen ......................................................................... 37 Übernahme von Dokumenten, Versionsverwaltung.......................................... 37 Integration von E-Mails.................................................................................... 38 Aufgabenverwaltung, Terminplanung und -überwachung, Benachrichtigungsfunktion .............................................................................. 39 Einbindung interner und externer Beteiligter ................................................... 40 Nutzerverwaltung und Zugriffsmöglichkeiten inkl. Rechte- und Rollenverwaltung ............................................................................................. 41 Recherche innerhalb des virtuellen Arbeitsraums ............................................. 42 Recherche außerhalb des virtuellen Arbeitsraumes / Anwendungsübergreifende Recherche ............................................................ 43
4.3.2.5 4.3.2.6 4.3.2.7 4.3.2.8 4.4
SHAREPOINT ALS LÖSUNGSPLATTFORM ZUR UMSETZUNG VON FACHANWENDUNGEN ......................................................................................... 45
4.4.1
Definition E-Fachverfahren und Anforderungen ............................................... 45
4.4.2
Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint ........................................ 45
4.4.2.1
Erstellung von dokumentbasierten Fachverfahren mit Hilfe von SharePoint-Funktionalitäten ............................................................................ 46
4.5
INTEGRATIONSLÖSUNGEN ..................................................................................... 48
4.5.1
Umsetzung bausteinbasierter Gesamtlösungen (Koexistenzlösungen) ............. 48
4.5.1.1
E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint ....................................................................................................... 49 E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint ........................................................ 51 E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint ....................................................................................................... 51 E-Akte in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren .............. 53
4.5.1.2 4.5.1.3 4.5.1.4
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4.5.2
Integration bestehender Systeme in eine einheitliche SharePoint- oder Office-basierte Benutzerschnittstelle ................................................................ 53
4.5.2.1 4.5.2.2
SharePoint als einheitliche Oberfläche ............................................................. 54 Integration mit Hilfe von Office Business Applications ..................................... 55
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1
Management Summary Das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit löst das DOMEAKonzept als zentralen Ansatz der Bundesverwaltung ab, mit dem die behördliche Vorgangsbearbeitung digitalisiert und automatisiert werden soll. Das Konzept setzt sich im Kern aus vier Bausteinen zusammen:
E-Akte
E-Vorgangsbearbeitung
E-Zusammenarbeit
E-Fachverfahren
Jeder Baustein umfasst spezifische Funktionalitäten und definiert Anforderungen an die Umsetzung des Bausteins in einer Lösung zur Elektronischen Verwaltungsarbeit. Die Umsetzung einer Gesamtlösung erfolgt ggf. durch Zusammenführung mehrerer Bausteine, je nach Bedarf der Behörde. SharePoint® ist als Werkzeug geeignet, jeden der vier Bausteine des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit einzeln umzusetzen. Der Grad der standardmäßig verfügbaren Funktionalitäten schwankt, ist insgesamt aber bereits recht hoch:
Zur Umsetzung des Bausteins E-Akte bringt SharePoint in enger Integration mit den Office-Anwendungen die notwendigen Funktionen zur ergonomischen Erstellung und Speicherung der Dokumente mit den notwendigen Möglichkeiten der Verschlagwortung und Versionierung mit. Zudem erfüllen die Recherchefunktionen sowie die Funktionen zur Abbildung der Aufbauorganisation und Zugriffsrechte von SharePoint standardmäßig die Anforderungen an eine E-Akte. Nicht standardmäßig abgebildet sind die behördenspezifischen Funktionen der E-Akte, wie zum Beispiel der Aktenplan, die dreistufige Objektstruktur (diese muss durch Erweiterung aus einer zweistufigen Struktur gebildet werden), ein Generator zur Bildung von Aktenzeichen sowie Funktionen zur Aussonderung. Hier sind am Markt aber bereits entwickelte Lösungen verfügbar.
Für den Baustein E-Vorgangsbearbeitung enthält SharePoint die notwendigen Funktionalitäten zur Umsetzung strukturierter Prozesse. So stehen Konstrukte zur Definition von Prozessen (Bedingungen, Parallelität etc.) standardmäßig zur Verfügung. Gleiches gilt für die zu hinterlegende Aufbauorganisation und die im Workflow definierbaren Zugriffsrechte. Die Anforderungen an die Protokollierung werden nicht standardmäßig erfüllt. Das gilt insgesamt auch für die Abbildung teilstrukturierter Workflows, für deren Umsetzung mit Hilfe der strukturierten Prozesse eine individuelle Lösung als Erweiterung des Standards erstellt werden muss. Dafür gibt es aber bereits entwickelte Lösungen.
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Der Baustein E-Zusammenarbeit lässt sich vollständig standardmäßig durch SharePoint abbilden. Die Funktionalität von SharePoint geht über die Anforderungen des Bausteins hinaus.
Der Baustein E-Fachverfahren des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit ist noch nicht fertiggestellt. Folglich sind die Anforderungen nicht bekannt. Unabhängig davon ist SharePoint aber in der Lage, als Basis zur Umsetzung eines Fachverfahrens in seiner Gesamtheit zu dienen. Mit den Funktionen zur Abbildung strukturierter Workflows, umfangreicher Metadaten und den Funktionalitäten zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten in Verbindung mit den Office-Anwendungen stehen standardmäßig alle grundsätzlich notwendigen Funktionen zur Verfügung.
Die Einzelbausteine können wie dargestellt durch SharePoint abgebildet werden. Gleiches gilt für Lösungen, die aus mehreren Bausteinen bestehen, die mit Hilfe von SharePoint umgesetzt werden. Die Integration dieser Bausteine ist bei einheitlicher Systembasis besonders leicht realisierbar. Daneben eignet sich SharePoint ideal zur Umsetzung gemischter Lösungen, d. h. Integrationssystemen, die aus Bausteinen bestehen, die mit verschiedenen Technologien/Produkten umgesetzt wurden. Viele Integrationsvarianten sind möglich, die zwei grundsätzlichen Integrationsansätzen zugeordnet werden können:
Bausteinbasierte Gesamtlösungen Mindestens ein bestehender Baustein – unabhängig von der zur Umsetzung eingesetzten Technologie – wird in einer solchen Lösung mit (mindestens) einem SharePoint-basierten Baustein verknüpft.
Integration mittels einheitlicher Benutzerschnittstelle Im Fokus steht die Nutzung der SharePoint- und/oder Office-Oberflächen als Ersatz für die ungeliebten Benutzerschnittstellen aus bestehenden DMS/VBS-Lösungen, insbesondere DOMEA-konzeptkonformen Systemen.
Im Rahmen der bausteinbasierten Integrationsvarianten erläutert:
Gesamtlösungen
werden
folgende
E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint
E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint
E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint
E-Akte in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren
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E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren
Zu den Integrationslösungen mittels einheitlicher Benutzerschnittstelle werden drei Varianten skizziert:
SharePoint als einheitliche Oberfläche
Integration mit Hilfe von Office Business Applications
Beide Integrationsansätze sind realistische konzeptionelle Szenarien, die in der Praxis bereits umgesetzt werden. Für viele Institutionen ist es dabei interessant, SharePoint als Ergänzung zu bestehenden Lösungen einzusetzen, insbesondere DOMEA-konzeptkonformen Lösungen. Auf diese Weise können sinnvolle Migrationspfade entwickelt und umgesetzt werden, die es ermöglichen, eine bestehende Lösung um neue Funktionalitäten zu ergänzen (z. B. der E- Zusammenarbeit) bzw. Schwächen bestehender Lösungen auszugleichen (Benutzerakzeptanz), ohne das bestehende System vollständig ablösen und damit die ehemalige Investition in Frage stellen zu müssen. Insgesamt zeigt das Papier, dass SharePoint eine ideale Basis ist, um darauf Lösungen der Elektronischen Verwaltungsarbeit für Behörden zu entwickeln: Die Funktionsdichte von SharePoint ist hoch und in der Regel nur um typische behördenspezifische Funktionen zu erweitern. Gleichzeitig ist das System sehr flexibel und ermöglicht die Umsetzung von Gesamtsystemen auf SharePoint ebenso wie die Konzeption und Realisierung von Integrationslösungen, in denen SharePoint bestehende Lösungen ergänzt bzw. im Sinne der Ergonomie verbessert. Aktuell werden zahlreiche SharePoint-basierte Lösungen zur Elektronischen Verwaltungsarbeit entwickelt, die spezifische Anforderungen erfüllen. Derartige Lösungen werden auf der Webseite www.microsoft.de/e-verwaltung dargestellt. Für interessierte Behörden und ihre eigene Lösung bedeutet das: Benötigte Komponenten sind ggf. schon umgesetzt und müssen deshalb nicht neu entwickelt werden.
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2
Einleitung Das DOMEA-Konzept war bis zuletzt das zentrale Konzept der Bundesverwaltung, um Dokumentenmanagementund Vorgangsbearbeitungssysteme in den Verwaltungen mit dem Ziel einzuführen, elektronische Akten abzubilden und ineffektive Verwaltungsabläufe und praktiken abzulösen. Das Konzept haben neben der Bundesverwaltung auch Länder und Kommunen eingesetzt. Das Konzept zeigte konkret, wie elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung in den Behörden eingeführt und umgesetzt werden sollten. Zwar hatte es offiziell nur empfehlenden Charakter, insbesondere die Bundesverwaltung hat es jedoch weitestgehend im Sinne einer Vorgabe angewendet. Mit Hilfe des Zertifizierungsverfahrens wurde durch das DOMEA-Konzept die Entwicklung von DMS/VBS-Produkten im Markt gesteuert, die die Anforderungen des DOMEA-Anforderungskatalogs erfüllen und die notwendigen behördenspezifischen Funktionen bereitstellen. Der von Microsoft® entwickelte SharePoint Server wurde in der Vergangenheit aus zwei Gründen nicht DOMEA-zertifiziert:
SharePoint wurde für den weltweiten Markt entwickelt und umfasst im Standardprodukt demnach keine deutschen behördenspezifischen Funktionen wie z. B. einen Aktenzeichengenerator oder ein Aussonderungsmodul.
SharePoint unterscheidet sich als Kollaborationsplattform von den klassischen spezialisierten DMS/VBS am Markt und umfasst in erster Linie – insbesondere in früheren Versionen – Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit im Team auf der Basis von virtuellen Teamarbeitsräumen.
Mit der Veröffentlichung des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit, welches das DOMEA-Konzept ablöst, kommt es nun voraussichtlich zu einer neuen Dynamik – sowohl im DMS/VBS-Markt, als auch bei den Behörden. Das neue Organisationskonzept trennt sich von einigen Grundsätzen des DOMEA-Konzepts und setzt neue Impulse, indem es moderne Technologien und Trends berücksichtigt. Durch diese neue Ausrichtung werden Behörden in die Lage versetzt, DMS/VBS-Systeme auch auf Basis von SharePoint Server zu realisieren.
2.1
Zielsetzung Das vorliegende Papier prüft, inwieweit SharePoint vor dem Hintergrund neuer strategischer Ansätze der Behörden im Bereich E-Akte/Vorgangsbearbeitung sowie moderner Technologietrends und Zielsetzungen der elektronischen Verwaltungsarbeit mit der aktuellen Produktversion die Anforderungen
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behördlicher Akten- und Vorgangsbearbeitung erfüllen und als Plattform zur Umsetzung solcher Lösungen dienen kann. Dabei werden die neuen konzeptionellen Ansätze des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit detailliert betrachtet und es wird abgeglichen,
welche zugehörigen abgebildet sind
Funktionalitäten
standardmäßig
in
SharePoint
welche Anforderungen mit Hilfe von Konfiguration abgebildet werden können
welche Anforderungen programmiertechnische Erweiterungen erforderlich machen
welche individuellen SharePoint-Lösungen aktuell schon bereitstehen, die notwendige Anforderungen abdecken
Das Papier richtet sich in den Behörden an zwei Zielgruppen:
2.2
Führungskräfte der Behörden, die über DMS/VBS-Projekte entscheiden
Personen, die DMS/VBS-Projekte operativ planen und verantworten, die Systemauswahl treffen und die Entscheidung über die Einführung, Ergänzung oder Modernisierung vorbereiten
Leseanleitung und Hinweise zum Aufbau Kapitel 1 ist als Management Summary eine Zusammenfassung der Inhalte des Strategiepapiers. Kapitel 2 führt die Zielsetzung des Strategiepapiers aus und gibt einleitende Informationen und Hinweise. Kapitel 3 erläutert die Grundsätze des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit. Im Fokus stehen die vier konzeptionellen Grundbausteine der elektronischen Verwaltungsarbeit, nach denen auch die weiteren Ausführungen des Papiers in den Folgekapiteln gegliedert sind. Kapitel 4 erläutert, wie mit Hilfe von SharePoint die Anforderungen des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit umgesetzt werden können, Baustein für Baustein. Die Anforderungen werden zu Beginn des Kapitels als kursiver Text ausgewiesen.
2.3
Hinweis zur Verwendung von Begriffen Der Begriff DOMEA hat zwei offizielle Bedeutungen: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA) ist ein von der KBSt bzw. dem BMI entwickeltes Konzept. Es liefert einen standardisierten Vorgehensansatz zur Einführung der ITSeite 9 von 56
gestützten Vorgangsbearbeitung für Behörden der Bundesverwaltung sowie Landes- und Kommunalverwaltungen. Teil des DOMEA-Konzepts ist die Zertifizierung von DMS/VBS-Produkten nach den Anforderungen des DOMEA-Anforderungskatalogs. Zum anderen bezeichnet der Begriff DOMEA ein spezifisches Produkt, das DOMEA-zertifiziert ist. Das Produkt DOMEA wird in Deutschland von der Firma OpenText vertrieben. Im vorliegenden Papier wird auf das DOMEA-Konzept sowie DOMEA-konzeptkonforme bzw. DOMEA-zertifizierte Produkte verwiesen. Für das gesamte Papier gilt, dass der Begriff DOMEA stets aus Sicht des Konzepts genutzt wird. Nie bezieht sich der Begriff auf das spezifische DOMEA-Produkt der Firma OpenText.
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3
Grundsätze des neuen Organisationskonzepts E-Verwaltung Das neue Organisationskonzept E-Verwaltung beinhaltet zwar viele Gedanken des DOMEA-Konzepts, basiert aber auf neuen Grundsätzen, die den Leitlinien des DOMEA-Konzepts zum Teil widersprechen. Dies sind:
Reines Organisationskonzept: Auf Vorgaben zur technischen Umsetzung von Anforderungen wird verzichtet. Stattdessen steht das Konzept voll im Einklang mit den neuen Vorgaben zur IT-Architektur des Bundes und fokussiert auf die fachlichen Anforderungen der Verwaltung und ihre organisatorischen Aspekte.
Bedarfsorientierung: Die optimale Lösung für eine Behörde ist bedarfsspezifisch zu generieren. Das Stufenkonzept der Einführung des aktuellen DOMEA-Konzepts wird vollständig aufgehoben.
Das neue Organisationskonzept stellt die Orientierung an den konkreten fachlichen Bedarfen einer Behörde in den Vordergrund und bildet diese anhand von vier Bausteinen (plus mögliche Kombinationen) konzeptionell ab (vgl. Abbildung 1).
Abbildung 1 – Bausteine des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit
Erstmals wurden mit dem Baustein E-Zusammenarbeit Anforderungen zur Unterstützung der Arbeit im Team berücksichtigt, der konzeptionellen Heimat von Seite 11 von 56
SharePoint. Ein Abgleich der in SharePoint standardmäßig verfügbaren Funktionalitäten erscheint unter diesem Gesichtspunkt besonders sinnvoll. Der neue konzeptionelle Ansatz zur Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit hat aus Sicht von Microsoft verschiedene Konsequenzen, die für die weitere Entwicklung solcher Lösungen in der öffentlichen Verwaltung von entscheidender Bedeutung sind und die aktuelle Systemlandschaft entscheidend verändern werden. Hierzu zählen:
3.1
Die Zertifizierung von Produkten gegen behördliche Anforderungen der elektronischen Verwaltungsarbeit, zusammengefasst in einem umfassenden Anforderungskatalog (DOMEA-Anforderungskatalog), wird nicht fortgeführt. Somit konkurrieren künftig DOMEA-zertifizierte Produkte mit nicht zertifizierten Produkten. Die Rolle und Stellung der zertifizierten Produkte wird im freien (ungeregelten) Spiel der Marktkräfte abnehmen. Für Microsoft bedeutet das, dass sein Produkt SharePoint von Behörden zukünftig uneingeschränkt zur Umsetzung von Lösungen der elektronischen Verwaltungsarbeit eingesetzt werden kann.
Die Bedarfsorientierung verstärkt den o. g. Trend, da aus Sicht des spezifischen Bedarfs einer Behörde ggf. ein DOMEA-zertifiziertes Produkt gar nicht sinnvoll eingesetzt werden kann. Durch die Betonung des individuellen Bedarfs einer Behörde je nach eigenen Anforderungen werden monolithische Produkte, die eine Vielzahl von Anforderungen abdecken, in den Hintergrund gedrängt werden. Die Bedarfsorientierung wird stattdessen den Druck auf die Umsetzung von offenen Standards zur einfachen Einbindung von Fremdprodukten bei den DMS/VBS-Anbietern erhöhen. Eine stärkere Modularisierung von Systemen ist zu erwarten: Zukünftig werden Lösungen zur elektronischen Verwaltungsarbeit aus mehreren Einzelkomponenten bestehen, die einzelne Anforderungsgruppen im Sinne der jeweiligen Behörde umsetzen.
Die Bedarfsorientierung wird am Markt im Hinblick auf das eben Gesagte aber auch einen Gegentrend erzeugen: Eine übertriebene Modularisierung schafft Komplexität und erhebliche Aufwände zur Integration der einzelnen Module zu einer Gesamtlösung. Somit werden Systemplattformen Gewicht bekommen, die einzelne Funktionsgruppen wahlweise zur Verfügung stellen können, jedoch keinen Aufwand bei der Integration erfordern (vgl. auch das nachfolgende Kapitel 3.1 mit Hinweisen zur IT-Architektur).
Bedeutung für die IT-Architektur Das Konzept gliedert die fachlichen Anforderungen in Module. Dieser Ansatz sollte auch in der IT-Architektur nicht unbeachtet bleiben. Heutige ITLandschaften sind meist historisch gewachsen, das heißt, sie bestehen aus unterschiedlichen Anwendungen, die auf Basis unterschiedlicher Technologien realisiert wurden. Technologisch bringt dies eine gewisse Komplexität mit sich,
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die jedoch zum Beispiel durch Verwendung offener Standards beherrscht werden können. Die größere Herausforderung ergibt sich durch die Auswirkung auf die fachlichen Anforderungen und zusätzlich durch die daraus resultierenden Auswirkungen auf den Betrieb einer solchen Anwendungslandschaft. So verwalten Fachanwendungen häufig lediglich die Informationen, welche die Basis für die Dokumente bilden. Dies widerspricht diametral den Anforderungen einer vollumfänglichen elektronischen Akte. Genauso verhält es sich oftmals mit Workflow-Funktionalitäten innerhalb von Anwendungen. Diese Situation legt die Umsetzung der Anforderungen nach der Idee einer serviceorientierten Architektur nahe. Dies würde im vorliegenden Fall bedeuten, dass die durch das Organisationskonzept vorgegebenen Bausteine die Rolle eines Basisdienstes in der IT-Landschaft einnehmen sollten. Egal, wo Dokumente entstehen, die Ablage erfolgt immer in der E-Akte. Unabhängig davon, aus welcher Anwendung heraus Zeichnungs- oder Freigabe-Prozesse notwendig sind, werden sie zentral, je nach Ausprägung über die Bausteine EVorgangsbearbeitung oder E-Fachverfahren abgebildet. Durch diese Serviceorientierung wird zum einen das Führen einer vollumfänglichen Akte gefördert, wenn nicht sogar erst ermöglicht, und zum anderen werden die Wartungsaufwände für eine funktionierende IT-Landschaft minimiert. Änderungen an Zeichnungsprozessen oder Ablagestrukturen müssen nur noch an einer zentralen Stelle gepflegt werden. Dieses Vorgehen lässt zudem alle Wege offen, wie die Bausteine der EVerwaltung realisiert werden: beispielsweise mehrere Bausteine auf Basis einer Plattform oder Anwendung oder jeder Baustein auf unterschiedlichen Plattformen/Anwendungen. Wurde zum Beispiel bereits eine E-Akte-Lösung mit einem klassischen, DOMEA-zertifizierten System eingeführt, so kann diese durch die Bausteine E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit auf Basis von Microsoft SharePoint Server ergänzt werden. Voraussetzung für eine derartige Realisierung ist die Nutzung offener Standards, wie zum Beispiel Content Management Interoperability Services (CMIS) oder auch XDomea. Der CMIS-Standard wird von Microsoft SharePoint Server neben vielen anderen Schnittstellen unterstützt. Analog spielt XML nicht nur bei den OpenXML-Dateiformaten der aktuellen Microsoft Office-Produkte eine entscheidende Rolle, sondern auch bei der Verwaltung der Metadaten im Microsoft SharePoint Server. So werden die Metadaten eines Objekts in den Eigenschaften des entsprechenden Objekttyps im XML-Format vorgehalten. Eine Realisierung des XDomea-Standards zum Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten inkl. Metadaten fällt daher leicht. Weitere Aspekte der Realisierung von Fachverfahren sind in Kapitel 0 aufgeführt.
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4
Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Server 2010 im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit Im Sinne der in Kapitel 3 dargelegten konzeptionellen Ansätze kann der Microsoft SharePoint Server 2010 grundsätzlich alle Bausteine des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit abbilden und verfügt somit über eine sehr breite Abdeckung möglicher Nutzungsszenarien:
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Akte
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins EVorgangsbearbeitung
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Zusammenarbeit
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung von Fachanwendungen
Der Abdeckungsgrad der Basisanforderungen jedes Bausteins im Standard von SharePoint ist dabei unterschiedlich hoch, wie in den nachfolgenden Unterkapiteln detailliert aufgezeigt wird. SharePoint stellt eine ideale Plattform dar, die neuen konzeptionellen Ansätze zur elektronischen Verwaltungsarbeit umzusetzen und dabei gleichzeitig grundsätzlich frei von Integrationsproblemen zu sein – so lange alle Bausteine direkt in SharePoint abgebildet werden und keine Altsysteme eingebunden werden müssen. Sollte Letzteres doch der Fall sein, kann SharePoint ebenfalls beachtlichen Nutzen erzeugen, wie im Kapitel 0 aufgezeigt wird. Gleichzeitig bietet SharePoint vielen Behörden eine erhebliche Flexibilität im Bereich der IT-Architektur. Diese ist vielerorts durch den Einsatz singulärer proprietärer Systeme stark gelähmt und wenig interoperabel. Durch den Einsatz von SharePoint bestehen vielfältige Möglichkeiten, Altsysteme (insbesondere Fachverfahren) im Sinne einer serviceorientierten Architektur (SOA) einzubinden und auf diese Weise die eigene IT-Architektur entscheidend zu erneuern.
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4.1
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Akte
4.1.1
Definition E-Akte und Anforderungen Innerhalb einer Lösung zur elektronischen Verwaltungsarbeit stellt der Baustein E-Akte die zentrale Basis dar: Sie bildet den virtuellen Aktencontainer ab, in dem alle aktenrelevanten Informationen eines Geschäftsvorfalls im Sinne der Vorgaben der Schriftgutverwaltung elektronisch an einer Stelle zusammengeführt und nachhaltig konserviert werden. Die E-Akte umfasst somit alle Unterlagen in elektronischer Form und erfüllt alle Anforderungen, die aus fachlicher und rechtlicher Hinsicht an diese gestellt werden. Die E-Akte bildet den behördlichen Geschäftsgang dabei nicht ab, sondern nimmt die Ergebnisse dieses Prozesses auf und konserviert diese im Sinne der Vorgaben zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Aus fachlicher und rechtlicher Hinsicht sind folgende Anforderungen zu erfüllen:
4.1.2
Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur
Erstellung/Übernahme Schriftgutverwaltung
Übernahme von gescannten Objekten
Versionierung von Objekten
Arbeiten mit E-Mails / Outlook®-Integration
Druckfunktionen
Recherche
Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte
Datenaustausch mit XDOMEA
Mobiles Arbeiten
Langzeitspeicherung und Aussonderung
und
Metadatenpflege
von
Objekten
der
Realisierung des Bausteins auf Basis von SharePoint In Bezug auf die unter 4.1.1 genannten Anforderungen stellt sich die Umsetzung einer E-Akte mittels SharePoint wie folgt dar:
4.1.2.1
Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur Nach den klassischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfolgt die Ablage des Schriftguts in elektronischen Akten. Innerhalb einer Akte folgt die
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Ablage von Dokumenten dem Prinzip Akte – Vorgang – Dokument, zumindest bei Sachakten. Die Gesamtheit der Akten ist thematisch auf Basis des behördeneigenen Aktenplans gegliedert: Jede Akte ist einer Betreffseinheit und damit einem bestimmten Thema im Aktenplan eindeutig zugeordnet. Der Aktenplan stellt eine hierarchische Baumstruktur dar und ist vom Aktenbestand zwecks einfacher Umorganisation vollständig zu trennen. Am Aktenplan sind neben der Betreffseinheit zusätzliche Metadaten (z. B. Kurztext, Langtext, Aufbewahrungsfrist) zu führen, die beim Anlegen einer Akte in deren Metadaten übernommen werden. Aktenpläne sollen in Teilaktenpläne gegliedert werden können, deren Pflege ggf. von unterschiedlichen Organisationseinheiten zu verantworten ist. Aktenzeichen werden aus einer Betreffseinheit unter Vergabe freier und ggf. fester Ableitungen definiert. Zur Eindeutigkeit von Aktenzeichen innerhalb eines Gesamtsystems, das mehrere Registraturbereiche umfasst, ist ggf. das Geschäftszeichen, d. h. das Aktenzeichen in Verbindung mit dem Organisationskennzeichen des federführenden Referats, als Aktenzeichen im System zu führen. Entsprechende Flexibilität bei der Definition behördenspezifischer Regeln zur Generierung von Aktenzeichen (Syntax) ist zu gewährleisten. Um die Anforderungen an die Aktenstruktur innerhalb von SharePoint geeignet abzubilden, sind alternative Architekturen denkbar. In die Design-Entscheidung ist die Abbildung der Organisationsstruktur mit einzubeziehen, um eine leistungsstarke Gesamtlösung zu erzielen. Je nach dem zu erwartenden Dokumentenvolumen kann eine Organisation in SharePoint als Site Collection abgebildet werden.1 Jede Site Collection verfügt über Dokumentenbibliotheken, die als zentrale Dokumentenablage der Organisationseinheiten dienen. Im Rahmen der Recherche erfolgt die Suche über den gesamten Datenbestand, d. h. alle Dokumentbibliotheken werden gleichzeitig durchsucht – natürlich unter Berücksichtigung der persönlichen Zugriffsrechte. Der Aktenplan lässt sich mit Hilfe hierarchisch angeordneter Metadaten als Baumstruktur abbilden. Durch dieses Vorgehen ergibt sich ein großes Maß an Flexibilität. Zudem ist die gewünschte Trennung zwischen Aktenplan und Aktenbestand sichergestellt. Umorganisationen des Aktenbestands, die häufig Konsequenz von Umressortierungen oder behördeninternen Organisationsänderungen sind, können auf diese Weise einfach umgesetzt werden. Ein hierfür benötigtes Werkzeug zur Umprotokollierung liegt nicht standardmäßig vor. Gleichwohl sind im Standard aber Funktionen zur Umbenennung und Verschiebung von Objekten innerhalb von Baumstrukturen
1
Es ist zu beachten, dass diese Architektur im Hinblick auf die Aufnahmefähigkeit einer einzelnen Site Collection begrenzt ist. Eine Site Collection kann, unabhängig von der Anzahl ihr zugeordneter Dokumentbibliotheken, maximal 30 Mio. Objekte in einer Bibliothek verwalten.
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verfügbar, mit denen eine Umprotokollierungsfunktion als Erweiterung einfach erstellt werden kann. Die Struktur des Aktenplans kann direkt in SharePoint generiert werden oder aus einem externem System bzw. einer externen Datenquelle (z. B. DOMEAzertifiziertes System, Excel®-Liste) importiert bzw. ausgelesen werden. Die klassische behördliche Objektstruktur Akte – Vorgang – Dokument muss in SharePoint indirekt umgesetzt werden. Standardmäßig bildet SharePoint nur zwei Objektebenen ab: Dokumente und Dokumentenmappen. Diese werden zur Umsetzung der Objekte Dokument und Vorgang genutzt. Akten sind als Metadatensatz auf Basis einer Betreffseinheit, d. h. der untersten Stufe des Aktenplans zu generieren. Ein Generator zur Erzeugung von geeigneten Aktenzeichen existiert im SharePoint-Standard nicht. Diese Funktion ist bereits als SharePoint-Lösung verfügbar. Ein Vorgang bündelt eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu einem Sachverhalt. Diese fachliche Verknüpfung ergibt sich aus den vorgangsspezifischen Metadaten. Diese Anforderung lässt sich in SharePoint mit der Standardfunktionalität der Dokumentenmappe abbilden. Dadurch können die übergeordneten Metadaten auf die einzelnen Dokumente vererbt oder abgeleitet werden. Zudem ist die Gesamtheit der Dokumente eines Vorgangs als Objekt adressierbar. Es wird empfohlen, nicht mehr als 5000 Objekte in eine Dokumentenmappe aufzunehmen, um die Performance des Systems nicht zu gefährden. Aus fachlicher Sicht sollte dieser Umfang nie erreicht werden, da Vorgänge klassisch über weit weniger Dokumente verfügen, um für den Bearbeiter handhabbar zu sein. Bei Erzeugung eines Vorgangs werden sowohl das Geschäftszeichen generiert als auch Metadaten aus dem Aktenplan übernommen und geeignete Zugriffsrechte gesetzt. Die Ausführung dieser Funktionen in der genannten Abfolge wird in SharePoint mit Hilfe eines technischen Workflows umgesetzt. Das Dokument bildet die letzte Stufe der klassischen dreistufigen Objekthierarchie einer (Sach-)Akte ab. Dokumente werden in SharePoint standardmäßig in so genannten Inhaltsdatenbanken gespeichert. Dabei wird die Datei (beliebiges Dateiformat) zusammen mit den zugehörigen Metadaten abgelegt. Die Metadatenfelder sind abhängig vom vordefinierten Inhalts- bzw. Dokumenttyp (Rechnung, Eingangsschreiben, Antragsformular etc.). Dieser legt fest, welche Metadaten (Pflicht und optionale Metadaten) zusammen mit dem Dokument verwaltet werden (Konfiguration). Die Speicherung der Metadaten erfolgt als XML-Struktur. Somit ist die Verwaltung der Metadaten in SharePoint standardmäßig unabhängig vom Dokumentenformat abgebildet. Das Aktenbestandsverzeichnis lässt sich in SharePoint am besten mit Hilfe einer vorkonfigurierten Suche abbilden. Dabei ist sichergestellt, dass der Nutzer je nach den ihm zugeordneten Zugriffsrechten ggf. nur eine Teilmenge des Aktenbestands einsehen darf.
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4.1.2.2
Erstellung/Übernahme Schriftgutverwaltung
und
Metadatenpflege
von
Objekten
der
Aktuelle Trends zeigen, dass sich Behördenmitarbeiter im Rahmen der allgemeinen Bearbeitung vorzugsweise direkt in Office-Applikationen bewegen, statt direkt in der Oberfläche einer E-Akte-Anwendung zu arbeiten. Analog besteht die Anforderung, das Erstellen und Bearbeiten von offiziellen Dokumenten, die Teil der E-Akte sind oder werden müssen, direkt in der gewohnten Office-Umgebung (also ohne E-Akte-Client) zu ermöglichen. Zusätzlich muss (ggf. trotz geringer Nutzungsintensität) die Möglichkeit, Dokumente innerhalb der E-Akte erstellen und bearbeiten zu können, weiterhin gegeben sein. Die tiefe Integration von SharePoint in die Microsoft Office-Anwendungen ermöglicht es, SharePoint im Standard eine höchst ergonomische Anwendung zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in der Office-Oberfläche bereitzustellen. So können die Metadaten der auf SharePoint abgelegten Dokumente bereits in der Office-Applikation gepflegt bzw. verwaltet werden. Dazu werden die Metadaten in einem eigenen Maskenbereich der WordOberfläche bei Bedarf eingeblendet. Zusätzlich können die Metadaten über eine Standardfunktion mit Feldern wie etwa einem Aktenzeichen in dem Dokument verknüpft werden. Das hat zur Folge, dass Eingaben in diesen Feldern automatisch als Metadaten ohne zusätzlichen Aufwand beim Anwender übernommen werden. Zum Speichern des Dokuments ist aus der Office-Oberfläche heraus die der Organisationseinheit zugeordnete Dokumentenbibliothek auszuwählen. Diese kann durch einen Favoriten auch vorgegeben werden. In dieser Dokumentenbibliothek ist dann der relevante Vorgang zu wählen und dort das Dokument abzulegen. Das Aktenzeichen kann automatisch vom Vorgang abgeleitet werden. Nicht vom System vergebene Metadaten werden direkt aus dem Dokument übernommen, in das sie wie beschrieben eingepflegt werden. Sind im SharePoint Metadaten als Pflichtfelder vorgegeben, so ist ein Speichern des Dokuments nur nach vorheriger Eingabe dieser Metadaten möglich. Diese Funktionalitäten minimieren den Aufwand zur Verschlagwortung durch den Anwender. Eine Navigation, die bereits auf Ebene des Aktenplans aufsetzt, muss bei Bedarf realisiert werden. Alternativ können Dokumente direkt in der E-Akte in SharePoint angelegt und geöffnet bzw. geändert werden. Durch das Anlegen im Kontext des Vorgangs werden einschlägige Metadaten automatisch vorausgefüllt. Unabhängig von den o. g. Lösungsansätzen ist es möglich, Dokumente beliebigen Typs in SharePoint zu importieren. Der zugehörige Upload-Dialog ermöglicht die Auswahl eines externen Dokuments und die Zuweisung eines in SharePoint vordefinierten Dokumenttyps mit zugehörigen Metadatenfeldern, die bei der Übergabe gepflegt werden können.
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4.1.2.3
Übernahme von gescannten Objekten Insbesondere aus Sicht der Posteingangsbearbeitung ist die Übernahme gescannter Objekte in die E-Akte zwingend notwendig. Sowohl Massenverarbeitung als auch das Scannen von Einzeldokumenten ist zu unterstützen. Die Übernahme gescannter Objekte erfolgt in SharePoint standardmäßig analog zum Ablegen von Objekten (vgl. Kapitel 4.1.2.2). Mit der Importfunktion kann das Scannen von Einzeldokumenten in Verbindung mit einer beliebigen externen Scan-Software unterstützt werden, welche die Ergebnisobjekte des Scan-Prozesses auf einem Netzlaufwerk oder lokal bereitstellen kann. Zum Zweck des Massenimports ist es möglich, Objekte von einer externen ScanAnwendung direkt in eine Dokumentbibliothek zu scannen. Hierfür sind entsprechende SharePoint-Lösungen am Markt verfügbar.
4.1.2.4
Versionierung von Objekten Die Versionierung eines Dokuments soll es ermöglichen, eine nachweiskonforme Historie der Änderungen am Inhalt des Dokuments zu erzeugen. Versionen sind mit einer Versionsnummer, dem Versionsdatum, dem Autor der Änderung und dem Versionstyp (Haupt- und Unterversion) zu speichern. Neue Versionen werden grundsätzlich nur beim Wechsel des Bearbeiters erzeugt. Überarbeitungen eines Dokuments durch den gleichen Bearbeiter sollen nur auf Wunsch manuell als neue Version gespeichert werden können. Versionsvergleiche sollen einfach zwischen beliebigen Versionen möglich sein. Dabei sind die Änderungen zwischen Versionsständen optisch hervorzuheben. Die Versionierung von Metadaten sollte realisierbar und für bestimmte Objekttypen an- und ausschaltbar sein. Ebenso ist gefordert, dass die Versionierung auch auf Containerobjekte, d. h. Akten, Vorgänge und Umlaufmappen anwendbar ist. Eine Versionierungsfunktion für Dokumente bietet SharePoint im Standard an. Die Versionen werden standardmäßig mit einer Versionsnummer, dem Versionsdatum, ggf. einem Kommentar und dem Autor der Änderung gespeichert. Der Zugriff auf die Versionen kann über SharePoint erfolgen, ist aber auch über andere Client-Anwendung möglich (z. B. Word). Versionen sind als unterschiedliche Objekte in der Datenbank umgesetzt. Die Versionierung kann standardmäßig in der Konfiguration für einzelne Bibliotheken ein- und ausgeschaltet werden. Dort kann auch die Unterscheidung in Haupt- und Unterversionen aktiviert sowie die maximale Zahl der aufbewahrten Versionen vordefiniert werden.
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Der Versionsvergleich kann mittels einer Standardfunktion von Word einfach vorgenommen werden. Eine Funktion zum Versionsvergleich in SharePoint ist nicht zusätzlich implementiert. Im Standard lässt sich die Versionierungsfunktion nicht nur auf Dokumente, sondern auch auf Dokumentenmappen (z. B. Vorgänge) anwenden. Somit lässt sich mit SharePoint-Standardmitteln z. B. einfach eine Vorgangshistorie abbilden. Der Vorgang kann dabei auf Knopfdruck in einen vorherigen Versionsstand versetzt werden. Der Inhalt des Dokuments bzw. der Dokumente wird dabei automatisch angepasst. Von der Versionierung werden ebenfalls Metadaten erfasst. Werden nur die Metadaten eines Dokuments geändert, so führt dies ebenfalls zu einer neuen Version eines Dokuments und fließt in die Versionshistorie ein. Wird ein Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet, wird mit Hilfe der Funktion „Auschecken“ eine Bearbeitungssperre gesetzt, die dem aktuellen Bearbeiter ein ausschließliches Änderungsrecht einräumt. Nach Speichern und Schließen des Dokuments wird die Sperre mit der Funktion „Einchecken“ wieder aufgehoben. Beide Funktionen sind manuell auszuführen. Der Anwender wird in der ClientAnwendung (z. B. Word) aber durch entsprechende Hinweise unterstützt und kann die Arbeitsschritte direkt in der Client-Anwendungen durch einen Klick ausführen. Bei Schreibzugriff auf ein Dokument kann die Funktion „Auschecken“ konfigurationsseitig auch automatisiert ausgelöst werden. Der EincheckVorgang muss jedoch stets vom Anwender ausgelöst werden. Dadurch kann ein Dokument geschlossen werden, ohne eine neue Version zu erstellen, um die Bearbeitung durch den gleichen Anwender zu einem späteren Zeitpunkt zu ermöglichen. Sollen Dokumente von mehreren Personen zeitgleich bearbeitet werden, so ist dies mit Hilfe von SharePoint und Word 2010 mit Standardfunktionen möglich. Hierbei wird im Dokument der Zugriff auf den Absatz, der gerade bearbeitet wird, für die weiteren Anwender gesperrt. Der jeweilige exklusive Bearbeiter jedes Absatzes ist dabei für die anderen Anwender ersichtlich. Dies gilt nicht für versionierte Dokumente, weil sich diese Änderungen nicht einem eindeutigen Bearbeiter zuordnen lassen.
4.1.2.5
Arbeiten mit E-Mails / Outlook-Integration Die Integration der E-Akte in das E-Mail-System ist sehr wichtig, da die meisten Eingänge schon heute elektronisch erfolgen. Der Nutzer muss somit in der Lage sein, aus dem E-Mail-System – sowohl aus dem persönlichen Postfach als auch aus einem Organisationspostfach – E-Mails komfortabel in die E-Akte übernehmen zu können. Es muss möglich sein, die Anlagen als Einzeldokumente mit eigenem Metadatensatz zu übernehmen und sie als Ganzes (msg-Datei) in die E-Akte zu importieren. Bei Übernahme einer E-Mail werden Metadaten (z. B. Absender, Betreff, Eingangsdatum) automatisch übernommen.
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Die einfache, komfortable Versendung von E-Mails aus einem Vorgang heraus ist die analoge Anforderung für den Ausgang. Der Versand ist zu protokollieren. Die Protokollinformation sollte im Vorgang abgelegt werden, damit dort alle vorgangsrelevanten Informationen vollständig zur Verfügung stehen. In der Praxis ist das Ablegen des Nachweises im Outlook-Postfach, über das die Versendung erfolgt ist, jedoch ebenso relevant. Zur Übernahme von E-Mails Standardfunktionen nutzbar:
in
SharePoint
sind
drei
alternative
Ablegen der E-Mail mittels „Speichern unter“-Dialog: Beim direkten Übertragen einer E-Mail mittels „Speichern unter“-Funktion kann die E-Mail inkl. Anlagen als MSG-Datei abgelegt oder es können ausgewählte Anlagen in SharePoint überführt werden. Als konkretes Speicherziel in SharePoint ist eine Bibliothek anzugeben. Bibliotheken stellen aus fachlicher Sicht oft Referatsablagen bzw. Ablagen anderer Organisationseinheiten dar (vgl. Kapitel 4.1.2.1). Mittels Parametrisierung kann eine bestimmte Bibliothek als Speicherort voreingestellt werden. Aus der Liste der in der Bibliothek gespeicherten Vorgänge ist der Zielvorgang als Ablageort der E-Mail durch den Nutzer auszuwählen. Beim Speichervorgang werden nach Voreinstellung Metadaten aus dem Vorgang in die Metadaten des E-Mail-Objekts vererbt (z. B. Vorgangskennzeichen), nicht jedoch Inhalte aus der E-Mail selbst in die Metadaten übernommen. Metadaten können nicht manuell aus Microsoft Outlook heraus editiert werden, wie dies z. B. bei Microsoft Word möglich ist (vgl. Kapitel 4.1.2.2). Die übrigen Metadaten sind in SharePoint manuell zu pflegen.
Versenden einer E-Mail direkt an eine SharePoint-Bibliothek: Es ist möglich, einer SharePoint-Bibliothek, eine E-Mail-Adresse zuzuweisen. Ein E-Mail-Eingang kann somit an ein entsprechendes Bibliothekspostfach weitergeleitet werden, in welchem die E-Mail bei Eingang automatisch verarbeitet und in der Bibliothek abgelegt wird. Die Zuweisung in den konkreten Zielvorgang muss manuell in SharePoint erfolgen. Somit ist diese Übernahmevariante nur im Ausnahmefall sinnvoll anwendbar.
Ablegen per Drag&Drop mit Hilfe von in der Outlook-Oberfläche eingebundenen SharePoint-Bibliotheken: SharePoint-Bibliotheken können in Outlook als externer Ordner zusätzlich zu den E-Mail-Ordnern in den Ressourcenbaum eingebunden werden. Die Einbindung bewirkt, dass die Elemente der Bibliothek in den Outlook-Client kopiert und im Fortgang bei der Synchronisierung aktualisiert werden. Mittels Drag&Drop können E-Mail-Eingänge in der Outlook-Oberfläche einfach in den Bibliotheksordner überführt und auf diese Weise in die SharePoint-Bibliothek eingestellt werden. Mit der Drag&Drop-Funktion können sowohl vollständige E-Mails (MSG-Datei) als auch einzelne Anlagen in SharePoint überführt werden. Zur korrekten Ablage des Objekts kann im
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Outlook innerhalb des Bibliotheksordners der korrekte Zielvorgang ausgewählt werden. Analog zur Überführung mittels „Speichern unter“Dialog werden Metadaten des Zielvorgangs in das gespeicherte Objekt übernommen, nicht jedoch Inhalte aus der E-Mail selbst in die Metadaten überführt. Die übrigen Metadaten sind in SharePoint manuell zu pflegen. Geht die behördenspezifische Anforderung der Übernahme von E-Mails aus Outlook über die o. g. Standardfunktionen hinaus, weil z. B. individuelle Metadaten im Übernahmeprozess definiert oder sowohl die vollständige MSGDatei als auch ausgewählte oder alle Anlagen in einem Bearbeitungsschritt überführt werden sollen, ist SharePoint um eine entsprechende Funktion zu erweitern bzw. eine geeignete SharePoint-Lösung einzusetzen. Das Versenden von Dokumenten als E-Mail erfolgt im Standard am einfachsten aus dem Dokument selbst, d. h. aus der zugehörigen Office-Anwendung. Der Nachweis des Versands wird dabei standardmäßig im Outlook-Ordner „Gesendete Objekte“ abgelegt, wie dies in der Praxis häufig gefordert wird. Zum Speichern dieser Information im Vorgang ist der entsprechende Listeneintrag im Ordner „Gesendete Objekte“ mittels „Speichern unter“-Dialog in den Vorgang zu überführen. Die konkrete Umsetzung ist identisch mit der o. g. Alternative „Ablegen der E-Mail mittels „Speichern unter“-Dialog“. Der Protokolleintrag kann alternativ auch mittels Drag&Drop in den Vorgang gezogen werden, wenn in der Outlook-Oberfläche entsprechende Bibliotheksordner eingerichtet sind (s. o.). In SharePoint ist im Standard eine Funktion verfügbar, mit der direkt aus einem Vorgang lediglich ein Link auf ein Dokument per E-Mail versendet werden kann. Diese Funktion minimiert das Mailaufkommen innerhalb der Institution, ist aber für den Versand an Externe nicht verwendbar. Soll ein Dokument versendet werden, so muss dies mittels der zugehörigen Client-Anwendung geöffnet und von dort manuell per E-Mail versendet werden.
4.1.2.6
Druckfunktionen An die E-Akte besteht aus fachlicher Sicht die Anforderung, ein oder mehrere Dokumente direkt aus einem Vorgang drucken zu können. Zudem sollen Bearbeitungs- und Protokollinformationen von Vorgängen und Akten zur Medienbruchbehandlung ausgedruckt werden können. Der Druck von Dokumenten erfolgt bestmöglich über die dem Dateiformat zugehörige Anwendung. SharePoint sieht im Standard keine Funktion vor, um Dokumente auf Vorgangs- oder Aktenebene ausdrucken zu können. Der Druck von Akten- bzw. Vorgangsdeckblättern, die die Protokollinformationen zusammenfassen, sind als Erweiterung umsetzbar.
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4.1.2.7
Recherche Zum schnellen Auffinden benötigter Informationen ist eine Metadatenrecherche erforderlich. Neben der Suche nach ausgewählten Feldern ist auch eine Recherche im Volltext notwendig. Eine Volltextsuche nach Dokumentinhalten, die zusätzlich mit der Metadatenrecherche verknüpfbar ist, muss Standard sein. Die Suchroutinen sollen zudem unscharfe Suchen unterstützen. Häufig auszuführende Suchen sollen benutzerbezogen als Suchanfrage abgespeichert werden können. Trefferlisten sollen konfigurierbar sein. Die Ergebnislisten sollen zudem einfach in Office-Anwendungen übertragen und dort weiterverarbeitet werden können. SharePoint bietet standardmäßig eine Volltextrecherche über Metadaten, Dateiinhalte, alle Informationen, die in SharePoint-Listen abgelegt wurden und alle Informationen aus angebundenen Systemen an. Die Darstellung von Treffern bezüglich des Dateiinhalts ist konfigurierbar, d. h. der Umfang des dargestellten Textes um den gefundenen Begriff kann eingestellt werden. „Filter“-Funktionen erleichtern das Auffinden gewünschter Treffer innerhalb der Ergebnisliste. Aus der Recherche-Ergebnisanzeige können die Schriftgutobjekte/Dateien direkt aufgerufen werden. Die Recherchefunktion unterstützt im Standard eine sogenannte Fuzzy-Suche, (unscharfe Suche), d. h. verschiedene Schreibweisen des Suchbegriffs werden erkannt und im Rechercheergebnis berücksichtigt. Das System sorgt dafür, dass einem Nutzer ausschließlich Treffer angezeigt werden, auf die er Zugriff hat. Häufig verwendete Rechercheprofile sind durch den Bearbeiter speicherbar. Eine kombinierte Metadaten-/Volltextrecherche ist standardmäßig über ein einziges Eingabefeld realisiert. Darin können sowohl Suchbegriffe für den Volltext auf Dokumentinhalte als auch für bestimmte Metadatenfelder editiert werden. In einer vorgegebenen Syntax sind dabei die entsprechenden Suchfelder anzugeben. Spezifische Suchanfragen können im Standard benutzerbezogen definiert und als Funktion in der Oberfläche abgelegt werden. Dadurch ist zum Beispiel auch die Eingrenzung der Suche auf den Aktenbestand möglich. Andere Inhalte von SharePoint werden dann nicht berücksichtigt.
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4.1.2.8
Datenaustausch mit XDOMEA Zur Kommunikation mit anderen (externen) Behörden sieht das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit vor, dass der Datenaustausch von Dokumenten, Vorgängen und Akten mit Hilfe von XDOMEA erfolgt. Somit ist das entsprechende Objekt beim Export aus dem System zusammen mit seinen Metadaten im XDOMEA-Format zu exportieren und beim Import entsprechend zu interpretieren, um die Speicherung/Ablage in der internen Dokumentstruktur ermöglichen zu können. Zur Umsetzung dieser Anforderung sind die in SharePoint verfügbaren Ex- und Importfunktionen für Dokumente zu erweitern:
Beim Export sind zu jedem Dokument die vorhandenen Metadaten des Dokuments als zusätzliche XML-Datei im XDOMEA-Format zu erzeugen und zusammen mit dem Dokumentformat (Datei) zu exportieren.
Die Importfunktion muss zu jedem Dokument eine zusätzliche XML-Datei verarbeiten, welche die Metadaten im XDOMEA-Format enthält. Die Importfunktion liest die XML-Datei automatisch aus, interpretiert die Metadaten und überführt diese in die SharePoint-interne Struktur. Ist keine XML-Datei vorhanden, müssen die Metadaten über ein Formular erfasst werden.
Diese Ex- und Importfunktionen unterscheiden sich leicht von den StandardSharePoint-Funktionen zum Download und Upload von Dateien und können z. B. (unter Beachtung der Benutzerrechte) in der Funktionsleiste (SharePoint Ribbon) als Icon integriert werden. In Kontextmenüs und ggf. an weiteren Stellen in der Oberfläche können die Standardfunktionen zum Ex- und Import ausgeblendet werden, so dass es nicht zu Fehlbedienungen der Nutzer kommen kann. Wird die Funktion „Hochladen“ von SharePoint verwendet, werden die Metadaten über die Benutzeroberfläche in einem Formular erfasst. Funktionen zum Ex- und Import von Vorgängen und Akten sind analog zu den o. g. Dokumentimportfunktionen als Erweiterung von SharePoint zu generieren. Da diese Objekttypen als Containerobjekte nur Zusammenfassungen von Dokumenten mit zusätzlichen Metainformationen darstellen, ist die Umsetzung entsprechender Ex- und Importfunktionen leicht, wenn auf die o. g. Funktionen zum Ex- und Import von Dokumenten zurückgegriffen wird.
4.1.2.9
Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte Die Nutzerverwaltung des E-Akte-Systems soll in der Lage sein, Nutzerdaten sowie Informationen zur Aufbauorganisation aus Verzeichnisdiensten zu übernehmen. Die Berechtigungen der übernommenen Nutzer und Nutzergruppen sollen im E-
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Akte-System verwaltet werden. Die Rechteverwaltung muss sowohl Einzel- als auch Gruppenrechte abbilden können. Als atomare Rechte müssen mindestens Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen definierbar sein. Außerdem muss es möglich sein, Objekte als Administrator zu verwalten. Besondere Administrationsfunktionen (Änderung des Aktenplans, Umprotokollieren etc.) sollen einzeln für ausgewählte Nutzer aktiviert werden können. Berechtigungen zur Bearbeitung von Metadaten (atomares Recht „Ändern“) sollen bis auf Feldebene individuell definierbar sein, um besondere Schutzanforderungen umsetzen zu können (z. B. Datenschutz). Zur Verwaltung von Nutzerinformationen kann SharePoint persönliche Daten von Nutzern (Name, E-Mail-Adresse etc.), die Zugehörigkeit zu Gruppen sowie Profile und Zugriffsrechte auslesen. Mit Hilfe der Gruppen lässt sich die gesamte Aufbauorganisation der Behörde nachbilden (inkl. Stabsstellen). Die Informationen werden aus dem Active Directory® (AD)2 importiert und redundant in SharePoint abgelegt. Die Daten können aus dem AD in einem festgelegten Rhythmus mittels Synchronisierung in SharePoint entsprechend der vorgenommenen Planung und Einrichtung aktualisiert werden. Die Authentifizierung von Nutzern erfolgt stets über das AD. Das Berechtigungsmodell orientiert sich an der aus dem AD importierten Organisationsstruktur der Behörde. Jeder Benutzer wird einer (hierarchisch organisierbaren) Organisationseinheit (OE) zugeordnet, die im AD als Gruppe definiert ist. Diesen Gruppen werden in SharePoint Zugriffsrechte auf Grundlage von Rollen bzw. individuell zugeordnet. Zusätzlich können auch einzelnen Personen Rechte auf Dokumentenbibliotheken oder einzelne Dokumente eingeräumt werden. Bei den Zugriffsrechten wird zwischen Funktionsrechten (Aufruf bestimmter Systemfunktionen) und Rechten an Schriftgutobjekten unterschieden. Zur einfachen Trennung von Administrationsaufgaben in Systemadministration und Fachadministration können spezifische Parameter gesetzt werden. Mittels WebParts kann eine eigene Oberfläche definiert werden, die als Client für Fachadministratoren nutzbar ist. Die Trennlinie der einzelnen Admin-Funktionen kann dabei flexibel zwischen den beiden Administrationsebenen gezogen werden, bedarf aber eines klaren behördenspezifischen Konzepts. So können Berechtigungen für technische und fachliche Administration unabhängig voneinander gesetzt und individuell gewählt werden, so dass für jede Administrationsrolle eine Sicht generiert wird, in der nur seinen Rechten entsprechende Objekte angezeigt werden.
2
Alternativ zu Active Directory sind auch andere Authentifizierungsmethoden verwendbar. In diesem Dokument basiert due Darstellung exemplarisch auf Basis des Active Directory.
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4.1.2.10
Mobiles Arbeiten Um die behördliche Vorgangsbearbeitung auch im Rahmen von Dienstreisen bzw. von zu Hause aus vornehmen zu können, besteht die Anforderung, auf einem Notebook zumindest Teile eines Vorgangs bzw. einzelne Dokumente mit Hilfe eines mobilen Clients bearbeiten zu können. Dabei müssen die Objekte aus der offiziellen E-Akte ausgecheckt und gesperrt werden können, mobil auf dem Notebook zur Bearbeitung zur Verfügung stehen und nach Abschluss der Bearbeitung in die E-Akte zurückgeführt werden können. Beim Einchecken soll eine automatische Versionierung erfolgen. Zur Umsetzung der Anforderungen an das mobile Arbeiten verfügt SharePoint im Standard über zwei Lösungsansätze:
Nutzung von Outlook: Ohne großen Aufwand, d. h. ohne dass zusätzliche Software bzw. aufwändige Anpassungen nötig sind, können die Anforderungen zu einem hohen Grad allein durch Nutzung von Outlook erfüllt werden. Hierzu ist die Bibliothek, aus der Dokumente mobil bearbeitet werden sollen, in Outlook zu integrieren (Bibliotheksordner, vgl. Kapitel 4.1.2.5). Die entsprechenden Dokumente werden in den Bibliotheksordner kopiert und können dort offline bearbeitet werden. Sie sind in SharePoint nicht ausgecheckt. Ist der Bearbeiter wieder online, werden beim Synchronisieren die geänderten Dokumente in SharePoint übernommen.
Einsatz des SharePoint Workspace: Komfortabler ist es, SharePoint Workspace für das mobile Arbeiten zu nutzen. Diese Anwendung ist für diesen Zweck entwickelt worden und stellt einen vollständigen Client dar, der auf einem Notebook installiert werden kann. Es werden die Bereiche von SharePoint definiert, die mit SharePoint Workspace synchronisiert werden sollen. Während des Online-Betriebs hat dieser Client den direkten Durchgriff auf SharePoint und kann somit auch als Alternativ-Client dienen. Sollen Dokumente im Offline-Betrieb exklusiv bearbeitet werden, so sind die entsprechenden Dokumente im Vorfeld, also noch im Online-Betrieb, auszuchecken. Offline sind die Objekte nun in SharePoint Workspace bearbeitbar. Die neuen Dokumentstände können Online mit SharePoint synchronisiert werden. Dabei werden die aktuellen Dokumente automatisch als Versionen übernommen, wenn die Versionierungsfunktion grundsätzlich eingeschaltet ist. Erfolgt eine OfflineBearbeitung ohne vorheriges Sperren im Online-Betrieb, so findet ebenfalls eine Synchronisation statt; es wird auf mögliche Versionskonflikte aufmerksam gemacht und Funktionen zur Auflösung dieses Konflikts werden angeboten.
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Darüber hinaus sind weitere Lösungen von anderen Herstellern am Markt verfügbar.
4.1.2.11
Langzeitspeicherung und Aussonderung Die Regeln der Schriftgutverwaltung geben vor, dass nach ZdA-Verfügung eines Vorgangs die im Vorgang enthaltenen Dokumente bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch die Behörde aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist kann im Aktenplan für die einzelnen Aktenplankennzeichen (bzw. Betreffseinheiten) vordefiniert werden, um auf die Akte und Vorgänge vererbt zu werden. Die vordefinierte Aufbewahrungsfrist eines Dokuments darf manuell verlängert werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen auszusondern, d. h. der zuständigen Archivbehörde anzubieten. Mit ZdAVerfügung (ggf. erst nach Ablauf einer zusätzlichen Karenzzeit) beginnt die Phase der Langzeitspeicherung. Für diesen Zeitraum sind die Dokumente gegen Veränderungen zu sperren. Abgeschlossene, d. h. ZdA-verfügte Objekte verwaltet SharePoint grundsätzlich zusammen mit den veränderbaren, aktiven Daten im gleichen Repository. Aus technischer Sicht ist SharePoint kein Archivprodukt – ggf. sind somit Daten zur Langzeitspeicherung aus SharePoint in ein entsprechendes System auszulagern. Diese Auslagerung erfolgt automatisiert im Hintergrund und ist somit für den Anwender nicht erkennbar. Um Objekte als abgeschlossen zu kennzeichnen, verfügt SharePoint standardmäßig über die Funktion „Declare as record“. Diese vollzieht eine Statusänderung der Objekte, die fachlich mit der ZdA-Verfügung vergleichbar ist. Die Funktion „Declare as record“ bewirkt, dass ein Objekt unveränderbar wird, d. h. kein schreibender Zugriff über die SharePoint-Oberfläche mehr möglich ist. Sie kann manuell oder nach Zeitablauf (z. B. nach Erstellung der Hauptversion 1.0) automatisiert ausgelöst werden. Die Aufbewahrungsfrist kann standardmäßig mit Hilfe eines Metadatums abgebildet werden. Auch Folgeaktionen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können an diesem Metadatum konfiguriert werden (z. B. erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Übertragung in einen Langzeitspeicher). Die exakte Reaktion bei Erreichen der Frist kann mittels einer „Retention Policy“ pro Inhaltstyp konfiguriert werden. Die Veränderung von Rechten im Zeitablauf ist als Erweiterung programmiertechnisch umsetzbar (z. B. kann ein Dokument nach einem Jahr nur noch von Abteilung 1 und 2 gelesen werden, nach drei Jahren nur noch von Abteilung 2, etc.).
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4.2
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins E-Vorgangsbearbeitung
4.2.1
Definition E-Vorgangsbearbeitung und Anforderungen Die E-Vorgangsbearbeitung stellt eine Transportschicht dar, die die E-Akte ergänzt. Im Rahmen der E-Vorgangsbearbeitung werden die Ablaufprozesse der behördlichen Bearbeitung elektronisch in Form von Workflows abgebildet. Die einzelnen Arbeitsschritte stellen Aktivitäten des Workflows dar, deren Abarbeitung protokolliert wird. Somit ist nachgewiesen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Teilaufgabe eines Vorgangs ausgeführt hat. Werden Dokumente bei der Bearbeitung erstellt oder verändert, so wird dies ebenfalls im Protokoll festgehalten. Die Dokumente selbst sind Teil der E-Akte und in dieser abzulegen. Im Rahmen der Workflows sind die behördlichen Anforderungen an die Dokumentation und die Nachweispflicht zu unterstützen. Konkret sind dies z. B. die fachlichen Regeln bei Beteiligungen und Mitzeichnungsverfahren, wie die Möglichkeit, Unter-Mitzeichnungsverfahren in einen Prozess einzufügen. In Ergänzung zur E-Akte ergeben sich folgende Anforderungen:
4.2.2
strukturierte Workflows,
Ad-Hoc-Workflows,
Umlaufmappe und Protokollierung,
Recherche von Protokollinformationen,
Zugriffsrechte.
Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint Im Folgenden wird in zwei Unterkapiteln zunächst die Umsetzung strukturierter und teilstrukturierter (Ad-Hoc-) Workflows erläutert. Die sich daran anschließenden Kapitel beziehen sich grundsätzlich auf beide Prozesstypen.
4.2.2.1
Strukturierte Workflows Mit Hilfe eines dem System zugrundeliegenden Prozessmodells können strukturierte Workflows abgebildet werden. Neben sequenziellen Abläufen werden zur Workflow-Definition folgende Konstrukte vom Prozessmodell unterstützt:
parallele Verzweigungen,
Synchronisationen,
asynchrone Zusammenführungen,
Iterationen,
Bedingungen,
Vor- und Nachbedingungen,
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Unterprogrammaufrufe.
Bearbeitungsstationen sollen als Organisationseinheit und/oder als Stelle/Mitarbeiter definiert werden. Die Prozessgestaltung soll mit Hilfe einer geeigneten Oberfläche intuitiv erfolgen. Weiterhin können Teilprozesse als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden, auch in Teilstücken. Strukturierte Workflows werden von SharePoint im Standard unterstützt. Hierzu ist durch einen Administrator der zugrunde liegende Prozess als Kette von Aktivitäten zu definieren. Die Bearbeitungsstationen können standardmäßig an Stellen, d. h. an Organisationseinheiten oder an Personen gebunden sein. Es besteht die Möglichkeit, den Prozess mit Hilfe von seriellen und parallelen Aktivitäten und bedingten Verzweigungen nachzubilden. Aus den so vordefinierten Prozessvorlagen kann der Benutzer nun den für den konkreten Fall passenden Workflow auswählen. Eine beliebige Anzahl dieser Prozessinstanzen kann aktiv im System verwaltet werden. Die den Aktivitäten zugeordneten Arbeitsstationen sind bei Initiierung einer Prozessinstanz variabel definierbar, die Aktivitäten sind dagegen unveränderbar. Die Initiierung eines Workflows erfolgt durch die Benutzer in Verbindung mit einem zugeordnetem Objekt, d. h. einem Dokument oder einem anderen Objekttyp. Eine Umlaufmappe kann in SharePoint mit Hilfe des Objekttyps Dokumentenmappe realisiert werden: Hierzu ist ein vordefinierter Prozess mit einer Dokumentenmappe zu assoziieren. Die Dokumentenmappe kann mehrere Dokumente beinhalten. Wird ein Workflow auf Basis der Dokumentenmappe gestartet, entspricht dies den fachlichen Anforderungen einer Umlaufmappe. Das Prozessbild kann im Rahmen des Workflows aufgerufen und eingesehen werden. Standardmäßig erfolgt jedoch zur Laufzeit keine Aufbereitung dieser Information hinsichtlich abgearbeiteter Schritte sowie der aktuellen und der folgenden Aktivität(en). Eine solche Ansicht kann als Erweiterung umgesetzt werden. Zusammengefasst können die Anforderungen an strukturierte Workflows mit unterschiedlichen Werkzeugen umgesetzt werden. Einfache Workflows können durch Konfiguration innerhalb von SharePoint umgesetzt werden. Reichen diese Möglichkeiten nicht aus, kann die Definition von Workflows mittels des SharePoint Designers erfolgen. Zusätzlich sind verschiedene SharePointLösungen verfügbar, die die Komposition von Workflows vereinfachen. Sollen zum Beispiel komplexere Aspekte wie Schleifen und Eingangs- und Ausgangsbedingungen zur Steuerung des Workflows definiert werden, die zur Laufzeit ausgewertet werden und ggf. vordefinierte Eskalationen auslösen, können diese mittels Hinzunahme von Visual Studio® definiert und realisiert werden. Sollten die Workflow-Funktionalitäten nicht ausreichen, etwa wenn verschiedene Anwendungen sich regelbasiert gegenseitig aufrufen und dabei Daten
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ausgetauscht und transformiert werden (z. B. SharePoint mit ERP-System und weiteren Fachanwendungen), bietet sich die Ergänzung des SharePoint Servers durch den Einsatz des BizTalk®-Servers an. Darüber hinaus bietet der Einsatz des BizTalk-Servers erweiterte Überwachungs-, Administrations- und BackupMöglichkeiten.
4.2.2.2
Ad-Hoc-Workflows Zur Definition von Ad-Hoc-Workflows müssen die Verfügung (z. B. Kenntnisnahme, Mitzeichnung, ZdA) und die zugehörige Bearbeitungsstation(en) individuell für jeden Prozessschritt (Aktivität) festgelegt werden können. Bearbeitungsstationen müssen ausgewählt werden können mittels:
Namen oder Stellenbezeichnungen der Bearbeiter/-innen,
Namen oder Organisationskennzeichen der Organisationseinheiten,
Rollen oder Organisationspostkörbe.
Die zugrunde liegenden Verfügungen müssen im System zentral editierbar sein. Einmal definierte Laufwege können komplett oder teilweise als Vorlage gespeichert werden. Der Zugriff auf diese Vorlagen erfolgt nutzerspezifisch. Die Oberfläche zur Definition der Ad-Hoc-Workflows muss übersichtlich und intuitiv bedienbar sein. Die Prozessschritte sollen sequentiell oder parallel anzuordnen sein. Bei Weiterleitung des Workflows muss das zugrunde liegende Objekt in den zugehörigen Postkorb des Empfängers gesteuert werden. Teilstrukturierte Laufwege sollen hinsichtlich der Geschäftsordnung der Behörde angepasst werden (z. B. Abbruch eines Mitzeichnungsverfahrens). Das Konzept der Umsetzung von Ad-Hoc-Workflows widerspricht dem klassischen technologischen Konzept eines Workflows, das nicht vorsieht, zur Laufzeit geändert werden zu können. SharePoint bietet somit standardmäßig keine derartigen Ad-Hoc-Workflows an. In den nachfolgenden Absätzen wird dargestellt, wie eine Ad-Hoc-Workflow-Lösung mit Hilfe von SharePoint sinnvoll umgesetzt werden kann. Die empfohlene Umsetzung basiert im Hinblick auf die Alternativen des entsprechenden Bausteins des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit auf einer Umlaufmappe. Zur Umsetzung von Ad-Hoc-Workflows in SharePoint muss auf die Funktionalität der strukturierten Workflows zurückgegriffen werden. Um die Anforderungen eines Ad-Hoc-Workflows zu erfüllen, muss dieser in einzelne Schritte, die die jeweiligen Verfügungen bzw. Aktivitäten abbilden, aufgeteilt werden. So ist es möglich, Schritte zu parallelisieren und zur Laufzeit des fachlichen Workflows einzelne für in der Zukunft liegende Verfügungen bzw. Seite 30 von 56
Aktivitäten noch zu ändern. Dazu muss das Berechtigungskonzept entsprechend angepasst werden. Zusätzlich kann so eine Fristsetzung für einzelne Prozessschritte realisiert werden. Wie bei den strukturierten Workflows wird dem Anwender eine derartige Vorlage zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wird empfohlen, eine Ansicht zur Verfügung zu stellen, in der zumindest die Prozessschritte dargestellt werden, die bereits abgearbeitet wurden und die noch abzuarbeiten sind. Von hier aus sollten die noch offenen Verfügungen bzw. Aktivitäten durch den jeweilig berechtigen Anwender auch erledigt werden können. Der Initiator eines solchen Umlaufs muss nun lediglich eine Dokumentenmappe erstellen, in die die relevanten Dokumente ablegt werden. Dabei ist es unerheblich, ob diese Dokumente aus einer E-Akte oder einem sonstigen Speicherort stammen. Er muss über eine entsprechende Oberfläche in die Lage versetzt werden, die einzelnen Verfügungen bzw. Aktivitäten auswählen und die beteiligten Personen bzw. Rollen definieren zu können.
4.2.2.3
Protokollierung Folgende Bearbeitungs- und Protokollinformationen sind im Rahmen der Umlaufmappe nachzuweisen:
Zeichnungen,
Bearbeitung als Vertreter,
Eingangs- und Erledigungsdatum,
Geschäftsvermerke,
Termine,
Wiedervorlagen,
Erstellen von Objekten,
der abgearbeitete Laufweg,
Umschreiben von Objekten,
Zuordnung und Entnahme von Objekten aus Container-Objekten.
Bei Verfügungen, die eine Beteiligung oder Schlusszeichnung zum Inhalt haben, soll diese direkt auf dem Dokument ausführbar sein, auch wenn sich das Dokument in einem Vorgang oder einer Umlaufmappe befindet. Innerhalb des Vorgangs bzw. der Umlaufmappe muss mit Hilfe einer Funktion ein Hauptdokument gekennzeichnet werden können, auf das sich die Verfügung bezieht.
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Anmerkungen und Änderungswünsche können abhängig vom zugrundeliegenden Dateiformat auf folgende Arten angebracht werden:
direkt in dem zu zeichnenden Schriftstück, z. B. im Änderungsmodus oder als jeweils neue Version der Datei,
in Form von Annotationen,
als Bemerkung in einem dafür vorgesehenen Metadatenfeld,
in einer mit dem Hauptdokument untrennbar verbundenen Datei.
Standardmäßig werden in SharePoint die Protokollinformationen des Workflows in technischen Protokolllisten geführt, die nicht den Anforderungen an die behördliche Schriftgutverwaltung entsprechen. Die Protokollierung ist somit spezifisch umzusetzen. Dies gilt bereits bei Einsatz des strukturierten Workflows im behördlichen Kontext. Die Protokolldaten des Workflows könnten in einer XML-Datei gespeichert und mitgeführt werden. Diese wird nach Abarbeitung jedes neuen Verfügungsschrittes (bzw. Durchführung einer zu protokollierenden Aktion) aktualisiert. Für jeden Prozessschritt werden die Verfügung, der zugehörige Akteur, der Beginn- und Endzeitpunkt der Aktivität, die Reaktion des Akteurs mit Bemerkung (z. B. Mitzeichnung) sowie die durch den Akteur durchgeführten Aktionen (inkl. Hinweis auf zugehörige Dokumentobjekte) in der XML-Datei gespeichert. Die relevanten Protokollinformationen könnten dem Anwender mit Hilfe eines Infopath®- oder Web-Formulars bei Bedarf angezeigt werden. Bei Terminierung des Workflows müsste dann aus der abschließenden Protokollansicht (Infopath-Formular) eine PDF-Datei erzeugt und gemeinsam mit den Dokumenten des Umlaufs veraktet werden. Der Workflow selbst wird bei Terminierung gelöscht. Sofern für die Langzeitspeicherung und Archivierung die XML-Dateien zur einfacheren Weiterverarbeitung erforderlich sind, können diese ebenfalls mit übernommen werden. Es hat sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen, Änderungen am abzustimmenden Dokument direkt im Änderungsmodus im Dokument selbst vorzunehmen. Auf diese Weise liegen alle Textinformationen gesammelt in einem Dokument vor. Mit dem der Umlaufmappe zugeordneten Entwurf ist dies standardmäßig möglich. Auch die Speicherung der Korrekturen als Version erfolgt im SharePoint-Standard automatisch. Als weitere Realisierungsvariante kann eine zusätzliche Datei zur Darstellung der Änderungswünsche im Rahmen einer Abstimmung bzw. Mitzeichnung von den Beteiligten des Workflows ebenfalls standardmäßig angelegt werden (wenn die Zugriffsrechte im Workflow entsprechend definiert wurden). Alternativ ist auch das Anbringen von Änderungswünschen in einem dafür vorgesehenen Metadatenfeld umsetzbar, das im Rahmen der Konfiguration entsprechend vorzudefinieren ist. Das Anbringen von Annotationen (statt Einpflegen der Änderungen direkt in die Seite 32 von 56
Entwurfsdatei) birgt Gefahren (z. B. werden Annotationen übersehen oder versehentlich gelöscht bzw. nicht ausgedruckt) und wird deshalb nicht empfohlen. Die Kennzeichnung des Entwurfs als Hauptdokument der Umlaufmappe ist mit Hilfe eines zusätzlichen Metadatenfelds realisierbar.
4.2.2.4
Recherche von Protokollinformationen Die Protokollinformationen der Workflows müssen recherchierbar sein, um z B. ermitteln zu können, welchen Mitzeichnungsvermerk ein Mitzeichnender im Rahmen eines Ad-Hoc-Workflows angebracht hat. Dabei müssen der Zugriff und die Auswertung von Protokollinformationen durch Konfiguration einschränkbar sein, um sicherzustellen, dass keine unzulässigen Kontrollen der Mitarbeiter erfolgen können. Da in SharePoint standardmäßig die Protokollinformationen des Workflows in einem technischen Protokoll zusammengefasst werden (Log-Datei), das nicht veränderbar ist, ist es nicht möglich, nach diesen Informationen zu recherchieren (z. B. Aktueller Workflow-Schritt? Aktueller Bearbeiter?). Entsprechende Suchen sind auch bei der o. g. Umsetzung des Laufwegprotokolls nicht möglich, da diese Informationen nicht als Metadaten zur Verfügung stehen. Einzig eine Volltextrecherche nach den verwendeten Begriffen innerhalb der XML-Datei bzw. des gespeicherten PDF-Dokuments ist möglich. Je nach Umsetzung der XML-Protokolldatei (vgl. Kapitel 4.2.2.3) können innerhalb des Laufwegprotokolls z. B. der aktuelle Workflow-Schritt bzw. der aktuelle Akteur und weitere Daten recherchiert werden. Dies gilt jedoch nur für am Workflow beteiligte Personen, da nur diese über ein Zugriffsrecht auf das Laufwegprotokoll verfügen. Unter Umständen sind als Erweiterung spezifische Workflow-Informationen als eigene Metadaten im Rahmen der Workflow-Programmierung aufzunehmen, um eine Recherchierbarkeit zu gewährleisten.
4.2.2.5
Aufbauorganisation Die hierarchische Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten und Beschäftigten ist abzubilden. Dabei können Beschäftigte und Stellen mit ausreichend spezifischen Metadaten versehen werden. Objekten der Aufbauorganisation sowie Rollen kann ein Workflow-Postkorb zugeordnet werden. Organisationseinheiten müssen umorganisiert werden können. Ausgeschiedene Nutzer müssen deaktiviert werden können, um gespeicherte Protokollinformationen dieser ehemaligen Beschäftigten weiter nutzen zu können.
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Zeitlich befristete Projektgruppen können eingerichtet werden. Nutzer werden über das AD eingebunden (vgl. Kapitel 4.1.2.9). Zu jedem Nutzer sind in der Benutzerverwaltung von SharePoint weitere ausreichend spezifische Metadaten definierbar. Ein Workflow-Postkorb kann in SharePoint standardmäßig sowohl Personen bzw. Organisationseinheiten als auch Rollen zugeordnet werden. Die Umorganisation von Organisationseinheiten erfolgt über das AD. Änderungen werden im Nachgang als Kopie in SharePoint übernommen. Das Deaktivieren von Nutzern ist möglich. Zeitlich befristete Projektgruppen können mit Hilfe von Teamräumen abgebildet werden (vgl. Kapitel 4.3.2).
4.2.2.6
Zugriffsrechte Lese- und Schreibrechte sollen im Rahmen der Workflows (strukturierte und AdHoc-Workflows) unabhängig von den aus der Aufbauorganisation resultierenden Rechten (vgl. Kapitel 4.1.2.9) definiert werden können. Die in einen Workflow eingebundenen Personen müssen in Abhängigkeit von der zugrundeliegenden Verfügung („zur Kenntnisnahme“ = ‚Lesen‘, „zur Bearbeitung“ = ‚Ändern‘ etc.) das zugehörige Zugriffsrecht automatisch erhalten. Es soll konfigurierbar sein, ob die im Rahmen eines Workflows eingeräumten Rechte dauerhaft bestehen bleiben oder nach Abschluss des Workflows wieder entzogen werden. Mit Hilfe von strukturierten und Ad-Hoc-Workflows können Systemnutzern unabhängig von dem der E-Akte zugrunde liegenden Rechtekonzept Zugriffsrechte zugeordnet werden. Auf diese Weise sind Zugriffsregelungen umsetzbar, wie sie normalerweise in der ministeriellen Arbeitsweise im Rahmen von Mitzeichnungen und Abstimmungen erfolgen. Hierzu werden die für den Umlauf relevanten Dokumente in der E-Akte ausgescheckt3 und der Umlaufmappe zugeordnet. Für die Umlaufmappe werden dynamisch, d. h. zur Laufzeit eines Workflows eigene Zugriffsrechte definiert, die von der E-Akte unabhängig sind. Somit erhalten all jene Nutzer Zugriffsrechte, die per Definition in den Workflow eingebunden sind, abhängig von den in der einzelnen Aktivität definierten atomaren Rechten (Lesen, Ändern, Erstellen etc.). Zum Abschluss des Workflows werden die Endversionen der Dokumente in die E-Akte eingecheckt und können dort wieder normal bearbeitet werden. Mit Terminierung des Workflows erlöschen die Workflow-basierten Zugriffsrechte, so dass nur noch die Zugriffsrechte der E-Akte Gültigkeit haben. Standardmäßig haben die Zugriffsrechte der am Umlauf beteiligten Personen somit nicht weiter 3
Somit sind die Dokumente im Zeitraum der Workflow-Abwicklung innerhalb der E-Akte nur lesend zugreifbar.
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Bestand. Die Rechtedefinition kann individuell derart erweitert werden, dass die Zugriffsrechte an den Objekten der Umlaufmappe nach Abschluss des Workflows auf Seiten der E-Akte zusätzlich definiert werden und somit der Zugriff für die am Workflow Beteiligten nach Abschluss des Workflows weiter besteht.
4.2.2.7
Exkurs – bestehende SharePoint-Lösung zur Abbildung von Ad-Hoc-Workflows Am Markt ist eine SharePoint-Lösung zur Abbildung von Ad-Hoc-Workflows verfügbar, die auf Landesebene entwickelt wurde. Die Lösung greift die in den vorangegangenen Kapiteln dargestellten Konzeptionsansätze auf und bietet die Möglichkeit, Ad-Hoc-Workflows durch den Bearbeiter aus vordefinierten Verfügungs- bzw. Aktivitätenbausteinen zusammenzusetzen. Die Workflows können abgespeichert und wiederverwendet werden. Die am Workflow beteiligten Personen können den Prozessverlauf durch die Korrektur von zukünftigen Aktivitäten verändern oder durch die Definition neuer Aktivitäten ausweiten. Aktivitäten sind grundsätzlich auch löschbar. Der Workflow ist mit einer Laufmappe (Dokumentenmappe) assoziiert, der ausgecheckte Dokumente zugefügt werden. Die Laufmappe verfügt über eigene, von der E-Akte unabhängige Zugriffsrechte. Die Protokollinformationen werden mit Hilfe eines Infopath-Formulars zur Ansicht gebracht. Das Laufwegprotokoll wird nach Ablauf des Workflows als PDF-Dokument in den zugehörigen Vorgang überführt. Die Dokumenten werden ebenfalls zurück in die eAkte überführt, dies kann entweder manuell oder automatisiert geschehen. Die Kennzeichnung eines Dokuments als Hauptdokument innerhalb der Umlaufmappe ist noch nicht abgebildet, kann aber als Erweiterung der Lösung programmiert werden.
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4.3
SharePoint als Lösungsplattform zur Umsetzung des Bausteins EZusammenarbeit
4.3.1
Definition E-Zusammenarbeit und Anforderungen Unter E-Zusammenarbeit wird im Folgenden die gemeinsame Arbeit als Team, also mindestens zweier Mitarbeiter einer Behörde, verstanden, die systemseitig durch ein geeignetes Werkzeug zur Teamarbeit unterstützt werden. Dieses ITSystem stellt zu diesem Zweck virtuelle Arbeitsräume, Wikis, Blogs, Diskussionsforen und eine anwendungsübergreifende Recherche bereit. Teamarbeit ist aus Sicht des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit grundsätzlich eine informelle Arbeitsweise. Dies ergibt sich aus der Tatsache, dass die Ergebnisse der Teamarbeit stets außerhalb der E-Akte erzeugt werden. Erst wenn diese Ergebnisse in die E-Akte überführt werden, sind diese aktenöffentlich und somit offizieller Bestandteil der Akte. Somit ist das Übertragen der Ergebnisse in die E-Akte aus konzeptioneller Sicht zwingend erforderlich. Im Folgenden konzentriert sich das vorliegende Papier insbesondere auf virtuelle Arbeitsräume sowie die Bereitstellung einer anwendungsübergreifenden Recherche zur Unterstützung der Teamarbeit, da auf diesen konzeptionellen Ansätzen bei der Umsetzung entsprechender Lösungen in der Praxis aktuell das Hauptaugenmerk liegt. Dabei müssen zur sinnvollen Unterstützung der Teamarbeit folgende Anforderungen abgedeckt werden:
4.3.2
Objekt- und Ablagestrukturen,
Im- und Export von Dokumenten / Mobiles Arbeiten, Versionsverwaltung,
Integration von E-Mails,
Aufgabenverwaltung, Terminplanung Benachrichtigungsfunktion,
Einbindung interner und externer Beteiligter,
Nutzerverwaltung Rollenverwaltung,
Recherche innerhalb des virtuellen Arbeitsraums,
Recherche außerhalb des anwendungsübergreifende Recherche.
und
und
Zugriffsmöglichkeiten
virtuellen
-überwachung,
inkl.
Rechte-
und
Arbeitsraums
/
Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint Die Abbildung des virtuellen Arbeitsraums zur elektronischen Unterstützung der Teamarbeit in Behörden bedarf der Umsetzung der behördlichen
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Anforderungen. Diese sind bedarfsgerecht für jede Behörde spezifisch zu ermitteln. In der Gesamtheit sind die in Kapitel 4.3.1 ausgewiesenen Anforderungsgruppen umsetzungsrelevant. Dabei ist nicht jede Anforderung für eine Behörde tatsächlich umzusetzen. Im Folgenden werden die wichtigsten Einzelanforderungen dieser Anforderungsgruppen hinsichtlich ihrer Umsetzung in SharePoint untersucht.
4.3.2.1
Objekt- und Ablagestrukturen Die Ablagestrukturen des virtuellen Arbeitsraums müssen so gestaltet sein, dass sie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten optimal unterstützen. Die grundlegenden Einstellparameter der Ablagestrukturen sollen zentral vorgegeben werden können. Individuelle Einstellungen soll das Team auf Basis der grundlegenden Struktur individuell vornehmen können. Die vom virtuellen Arbeitsraum verwalteten Objekte müssen mit Metadaten versehen werden können, deren Struktur zentral administrierbar sein muss. Es sind Pflicht- und optionale Metadaten zu unterscheiden. Zudem ist aus fachlicher Sicht die Bildung von Dokumenttypen vorgesehen. Jeder Dokumenttyp soll dabei über einen eigenen Metadatensatz verfügen. Die Ablagestrukturen der Teamräume in SharePoint sind vordefinierbar (z. B. Ablageordner). Dies ist bezüglich verschiedener Teamraum-Typen standardmäßig möglich, d. h. Teamräume zur Umsetzung von Projekten verfügen nach dem Anlegen über eine identische Ordnerstruktur. Diese kann durch die mit Administratorrechten ausgestatteten Mitglieder des Teams verändert werden. In SharePoint können in den Teamräumen Dokumente verwaltet werden. Diese können durch Metadaten spezifiziert werden. Dabei sind standardmäßig Dokumenttypen definierbar, die über identische Metadatenfelder verfügen, inkl. Pflicht- und optionale Felder. Die Metadaten können direkt in den Microsoft Office-Anwendungen gepflegt bzw. verwaltet werden (vgl. Kapitel 4.1.2.2).
4.3.2.2
Übernahme von Dokumenten, Versionsverwaltung Dokumente müssen einfach, d. h. aus den gängigen Büroinformationssystemen direkt im Arbeitsraum gespeichert werden können. Eine Importfunktion zur Übernahme von Dokumenten steht zusätzlich zur Verfügung. Änderungen an den Dokumenten müssen sofort nach der Speicherung zur Verfügung stehen und sollen in Versionen verwaltet werden. Versionen sollen manuell oder automatisch, z. B. bei Bearbeiterwechsel erzeugt werden können. Mit Hilfe einer Check-out/Check-in-Funktion sollen einzelne oder mehrere Dokumente zur Bearbeitung außerhalb von SharePoint ausgecheckt und exportiert
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werden können. Das Auschecken muss durch besonders berechtigte Nutzer rückgängig gemacht werden können. SharePoint bietet die Möglichkeit, beliebige Dokumente per Importfunktion in einem Teamraum abzulegen. Standardmäßig können Dokumente direkt aus Microsoft Office-Produkten (inklusive Microsoft Outlook) heraus im Teamraum abgelegt werden. Ist der direkte Link zur Ablage eines Objekts bekannt, so kann auch aus anderen Anwendungen heraus die Speicherung erfolgen. Eine „Auschecken“-Funktion steht in SharePoint im Standard zur Verfügung und kann im Rahmen der Konfiguration aktiviert werden. Sie wird nicht nur für die externe Bearbeitung und den Export von Dokumenten genutzt, sondern auch für die Dokumentenbearbeitung innerhalb von SharePoints. Dabei wird das ausgecheckte Objekt mit einem Schreibschutz versehen, um den exportierten Dokumentstand integer zu halten. Solche Dokumente bleiben in SharePoint aber recherchierbar und lesbar. Beim Einchecken wird in SharePoint geprüft, ob das Dokument geändert wurde. Ist dem so, wird eine neue Version erzeugt. Das Auschecken kann durch einen dazu berechtigten Benutzer bzw. den Administrator rückgängig gemacht werden. Dabei wird jedoch keine neue Version erzeugt; somit können Änderungen ggf. verloren gehen. Zur mobilen Bearbeitung ausgecheckter Dokumente stehen in SharePoint weitere Funktionen zur Verfügung (vgl. Kapitel 4.1.2.10). Die Versionierung von Dokumenten kann in SharePoint optional im Rahmen der Konfiguration eingeschaltet werden. Ein Dokument kann je nach Bearbeitungsstand als Haupt- oder Nebenversion eingecheckt werden. Zu jeder Version kann eine Versionsinformation als Freitext in einem zugehörigen Bemerkungsfeld gespeichert werden. Die Versionsverwaltung in SharePoint erlaubt es, eine alte Dokumentversion als aktuelle Version zu übernehmen. Versionen können zudem gelöscht werden.
4.3.2.3
Integration von E-Mails Die Anforderungen zur Übernahme von E-Mails in den virtuellen Arbeitsraum entsprechen weitgehend denen des Bausteins E-Akte (vgl. Kapitel 4.1.2.5): Eingehende E-Mails müssen einfach und komfortabel im virtuellen Arbeitsraum übernommen und gespeichert werden können. Die Anlagen müssen als Einzeldokumente mit eigenem Metadatensatz übernommen werden können, der Import in die E-Akte als Ganzes (msg-Datei) muss ebenso möglich sein. Bei der Übernahme der E-Mail sollen einzelne Informationen aus dieser (z. B. Absender, Betreff, Eingangsdatum) automatisch in die Metadaten überführt werden. Analog zum Empfang und zur Übernahme einer E-Mail sollen im virtuellen Arbeitsraum gespeicherte Dokumente per E-Mail versendet werden können.
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Falls Mitglieder des virtuellen Arbeitsraums aus diesem heraus eine E-Mail erhalten, der ein Dokument aus dem virtuellen Arbeitsraum als Anlage zugeordnet ist, so wird das Dokument als Link verschickt. Empfänger, die nicht in den Arbeitsraum integriert sind, erhalten als Anlage der E-Mail eine Kopie des Dokuments. SharePoint stellt im Standard drei Funktionen zur Verfügung, mit denen E-Mails aus Outlook in einen Arbeitsraum in SharePoint übernommen werden können. Die Funktionen werden im Kapitel 4.1.2.5 ausführlich dargestellt. Darüber hinaus gelten folgende Aussagen: Werden E-Mails im Teamraum generiert, denen Dokumente aus dem Teamraum als Anlagen zugeordnet sind, so wird standardmäßig ein Link auf das Dokument in die E-Mail übernommen. Dabei wird keine Unterscheidung hinsichtlich der ausgewählten Empfänger durchgeführt. Ein Mechanismus, der E-MailEmpfängern außerhalb des Teamraums bzw. des SharePoint-Systems (d. h. externe Empfänger) die verknüpften Dokumente automatisch als Kopien zur EMail beifügt, kann als Erweiterung entwickelt werden.
4.3.2.4
Aufgabenverwaltung, Benachrichtigungsfunktion
Terminplanung
und
-überwachung,
Die Plattform zur E-Zusammenarbeit stellt eine Funktion zur Aufgabenverwaltung bereit. Eine Aufgabe verfügt über einen standardisierten Metadatensatz. Die Aufgabenverwaltung verfügt zudem über eine Synchronisierungsfunktion, um die Aufgaben des virtuellen Arbeitsraums mit den persönlichen Aufgaben eines Benutzers automatisch abgleichen zu können. In den Arbeitsräumen muss neben einer Aufgabenverwaltung zudem ein gemeinsamer Kalender zur Planung und Pflege von Terminen abgebildet sein. Auch der Kalender muss über eine offene Schnittstelle mit den persönlichen Kalendern der Beteiligten im Büroinformationssystem synchronisiert werden können. Bei Änderungen von im Teamraum verwalteten Dokumenten, Terminen und Aufgaben, muss der Benutzer über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail informiert werden. Diese Benachrichtigungsfunktion muss für den Benutzer im Hinblick auf den zugrunde liegenden Objekttyp (Dokument, Aufgabe etc.), die Häufigkeit von Änderungen bzw. deren zeitlichen Turnus individuell administrierbar sein. SharePoint stellt im Standard innerhalb eines Teamraums eine Aufgabenverwaltung bereit. Aufgaben, die in diesem Bereich verwaltet werden, sind in SharePoint durch folgende Metadaten spezifiziert:
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Bezeichnung,
Beschreibung der Aufgabe,
Verantwortliche,
Termin zur Fertigstellung,
prognostizierter Aufwand,
Priorität,
Status der Aufgabe.
Einer Aufgabe können in SharePoint standardmäßig ein oder mehrere Dokumente aus einer Dokumentbibliothek zugeordnet werden. Die Aufgabenverwaltung des Teamraums ist mit der persönlichen Aufgabenliste im Outlook synchronisierbar. SharePoint stellt in den Teamräumen standardmäßig arbeitsraumbezogene Kalender zur Verfügung. Mit diesen können die Mitglieder eines Teams ihre projekt- und vorhabenbezogenen Termine übersichtlich planen und pflegen. Analog zur Aufgabenverwaltung können in SharePoint die Termine des arbeitsraumbezogenen Kalenders mit persönlichen Kalendern der Teammitglieder, die im Outlook verwaltet werden, synchronisiert werden. Fester Bestandteil eines Teamraums in SharePoint ist die Benachrichtigungsfunktion. Sie informiert über Änderungen von Dokumenten, Aufgaben und Terminvereinbarungen, indem einem Benutzer, der die Funktion für mindestens einen der genannten Objekttypen aktiviert hat, eine Benachrichtigung per E-Mail zugesandt wird. Jeder Mitarbeiter kann dabei aus folgenden Optionen eine individuelle Einstellung auswählen:
4.3.2.5
Benachrichtigung bei jeder Änderung,
wahlweise Benachrichtigung,
summarische Benachrichtigung je Zeitintervall (Woche, Monat etc.).
Einbindung interner und externer Beteiligter In einen virtuellen Arbeitsraum müssen auf einfache Art und Weise, d. h. direkt durch den Administrator des Arbeitsraums (nicht nur durch den Fach- bzw. Systemadministrator), weitere Personen eingebunden werden. Diese Personen sollen aus einem Verzeichnis ausgewählt werden können. SharePoint ermöglicht dem Administrator eines Teamraums, neue Mitglieder in den Teamraum einzubinden. Behördeninterne Nutzer können, soweit sie im Active Directory eingetragen sind, durch Auswahl in einem Auswahlfeld („People Picker“) zum Mitglied des Teamraums ernannt werden. Externe Personen können über eine eingerichtete Site ebenfalls eingebunden werden; hierfür ist der
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externe Nutzer jedoch zuvor in der Benutzerverwaltung aufzunehmen und der Zugriff auf die SharePoint-Umgebung sicher zu stellen. Die Einbindung erfolgt nach dem Anlegen des Profils in der Benutzerverwaltung durch Versenden einer E-Mail-Einladung mit Link auf eine Anmeldemaske, in der der externe Nutzer ein Passwort vergeben muss.
4.3.2.6
Nutzerverwaltung und Zugriffsmöglichkeiten inkl. Rechte- und Rollenverwaltung Gefordert wird, dass Rechte sowohl personenbezogen als auch mittels Profilen definiert werden können. Rechte und Rollen sollen grundsätzlich zentral administriert werden können. Für die einzelnen Arbeitsräume soll zudem ein spezifischer Administrator des Teams Rechteprofile im vorgegebenen Rahmen zuordnen bzw. anpassen können. Dabei soll mindestens für den Administrator des Arbeitsraums, für die Mitglieder und für Besucher ein eigenes Profil definierbar sein. Diese greifen auf folgende atomare Rechte zurück:
Lesen,
Ändern,
Erstellen,
Löschen.
Diese Rechte gelten für Dokumente, Ablagen, Aufgaben, Kalender etc. Zusätzlich sind Funktionsrechte administrierbar und können den Nutzern bzw. Profilen zugeordnet werden – z. B. für Ansichten und Benachrichtigungsfunktionen. Diese Einstellungen müssen nutzerbezogen gespeichert werden. SharePoint ermöglicht die zentrale Administration der Benutzerrechte. Nutzer müssen im Active Directory (AD) angelegt sein, erst dann können die ADspezifischen Vorgaben innerhalb der Benutzerverwaltung angepasst und detailliert werden. Rechte sind personenbezogen und in Form von Profilen definierbar. Die Umsetzung mit Hilfe von Profilen wird empfohlen – insbesondere, um die Komplexität der Rechteverwaltung gering zu halten. SharePoint unterstützt die geforderten atomaren Rechte (vgl. Kapitel 4.1.2.9). Neben dem zentralen Administrator ist für jeden Teamraum ein lokaler Administrator festzulegen. Dieser kann im Rahmen der zentral für den Teamraum definierten Rechte Teammitgliedern und Besuchern Zugriffsrechte zuweisen, individuell oder mit Hilfe von Profilen. Die geforderten Profile sind in SharePoint abbildbar. Funktionsrechte sind in SharePoint ebenfalls definierbar – zur Freischaltung einer Funktion oder zur eigenen Administration dieser Funktion. Dies gilt z. B. für die Benachrichtigungsfunktion, für die jeder Nutzer eine Vielzahl von Parametern individuell einstellen kann. Die individuellen Einstellungen werden im Seite 41 von 56
persönlichen Nutzerprofil gespeichert und stehen nach der Anmeldung an jedem Rechner zur Verfügung.
4.3.2.7
Recherche innerhalb des virtuellen Arbeitsraums Neben den Dokumenten müssen Aufgaben, Termine und andere Objekttypen recherchierbar sein. Dabei dürfen nur solche Treffer angezeigt werden, für die Zugriffsrechte bestehen. Die Recherche soll grundsätzlich nach Metadaten, nach Volltexten und gemischt erfolgen können. Die Recherchefunktion soll eine unscharfe Suche einschließen, d. h. unterschiedliche Schreibweisen berücksichtigen (z. B. bei Umlauten), bzw. bei Schreibfehlern Hinweise auf die vermeintlich korrekte Schreibweise geben. Die Treffer sollen in der Trefferliste nach inhaltlicher Relevanz sortiert sein. SharePoint bietet standardmäßig eine Volltextrecherche über Metadaten, Dateiinhalte, Personen, alle Informationen, die in SharePoint-Listen abgelegt wurden und alle Informationen aus angebundenen Systemen an. Der im Standardsuchfeld editierte Suchstring wird somit mit sämtlichen Sites und Dokumentenbibliotheken verglichen – dabei werden sowohl Metadaten- als auch Volltexttreffer in der Trefferliste angezeigt. Auch in den Metadaten wird mittels Volltextsuche recherchiert. In der Trefferliste werden die Treffer standardmäßig als Listeneinträge dargestellt. In der ersten Spalte ist ein Symbol für den Objekttyp eingeblendet, um die Treffer diesbezüglich sofort unterscheiden zu können. Nachfolgend ist der Original-Textauszug des Treffers (String) als Überschrift und Link zum Suchergebnis dargestellt. In den nachfolgenden Zeilen wird der Treffer in seiner Textumgebung angezeigt. Darunter sind weitere Eigenschaften des Treffers angegeben (Datum, Dateigröße). Am Ende der Trefferdarstellung ist der ausgeschriebene Originallink angeführt. Die Suche kann direkt aus der Trefferliste heraus verfeinert werden, indem auf Kategorien zurückgegriffen wird, die automatisch aufbereitet und angezeigt werden. Diese sind z. B. Ergebnistyp, Autor, Änderungsdatum etc. Zu diesen Kategorien werden über alle Suchergebnisse die möglichen Ergebniswerte angezeigt, so dass sofort auf das vermeintlich korrekte Suchergebnis zugegriffen werden kann (z. B. werden in der Kategorie „Autor“ drei Ergebniswerte angezeigt, von denen der Nutzer sofort den korrekten auswählen kann). Sollen spezifischere Suchen realisiert bzw. Suchen beispielsweise ausschließlich nach Metadaten umgesetzt werden, so erfolgt dies durch die Erstellung entsprechender individueller Suchanfragen. Diese sind konfigurierbar und einfach in der Standardanwendung umsetzbar. Zu einer individuellen Suche kann die zugehörige Maske durch den Nutzer oder einen Administrator einfach konfiguriert werden. Dabei ist eine Boolesche Abfragesyntax für Freitextabfragen
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und für Eigenschaftsabfragen zu nutzen. Individuelle Suchanfragen können gespeichert und als Funktion individuell in der SharePoint-Oberfläche abgelegt werden.
4.3.2.8
Recherche außerhalb des virtuellen Arbeitsraumes / Anwendungsübergreifende Recherche Bei der anwendungsübergreifenden Recherche sind verschiedene Ablagesysteme (aus verschiedenen integrierten IT-Systemen) in die Suche einzubinden. Der Nutzer soll die einzubindenden Systeme direkt in der Suchmaske leicht auswählen können. Grundsätzlich bestehen an die anwendungsübergreifende Recherche die gleichen Anforderungen wie an die Recherche innerhalb des virtuellen Arbeitsraums (vgl. Kapitel 4.3.2.7). Folgende Funktionen müssen unterstützt werden:
Volltextrecherche in Metadaten,
Volltextrecherche in Metadaten und Dateien,
Volltextrecherche in Dateien,
Recherche anhand von Schlagworten,
unscharfe Suche,
relevanzbezogene Recherche,
Anzeigen von Treffern im Originaldokument,
Sortierung der Trefferliste nach Relevanz.
Die anwendungsübergreifende Recherche soll über umfangreiche Auswertungsund Filtermöglichkeiten verfügen. Zusätzlich soll sie die Klassifizierung von Inhalten ermöglichen, indem sie Fundorte anwendungsübergreifend miteinander verknüpft. Grundsätzlich verfügt die anwendungsübergreifende Recherche in SharePoint über dieselben Funktionen, wie sie in Kapitel 4.3.2.7 für die Recherche innerhalb des virtuellen Arbeitsraums dargelegt sind. Somit werden die folgenden Funktionen abgedeckt:
Volltextrecherche in Metadaten,
Volltextrecherche in Metadaten und Dateien,
Volltextrecherche in Dateien,
Recherche anhand von Schlagworten,
unscharfe Suche,
relevanzbezogene Recherche,
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Sortierung der Trefferliste nach Relevanz.
Übergreifende Recherchen sind in SharePoint standardmäßig durch eine geeignete Formulierung der Suchanfrage zu erreichen. Die Suchanfrage kann auch durch eine Maske (erweiterte Suche) um Parameter erweitert werden, die ein- oder ausgeschaltet werden können (z. B. um das Einbinden bestimmter Anwendungen in die Suche zu aktivieren bzw. zu deaktivieren). Die Möglichkeit, anwendungsübergreifend zu suchen, kann mittels Konfiguration eingerichtet werden und erfordert keinen Entwicklungsaufwand.
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4.4
SharePoint als Fachanwendungen
Lösungsplattform
4.4.1
Definition E-Fachverfahren und Anforderungen
zur
Umsetzung
von
Ein Fachverfahren bezeichnet ein IT-System, das die Erledigung einer bestimmten Fachaufgabe einer Behörde unterstützt. Dieser Fachaufgabe liegt ein konkreter, häufig strukturierter Geschäftsprozess zugrunde, der im Fachverfahren ggf. auch als Workflow umgesetzt ist. Die Umsetzung eines Fachverfahrens mit Hilfe von Workflows ist nicht die Regel. Die Mehrheit der in den Behörden im Einsatz befindlichen Fachverfahren verfügen über eine Datenbank, in der fachbezogene Daten gepflegt werden, welche sich mittels spezieller dokumentbezogener Funktionen in vorgefertigte Vorlagen automatisiert einfügen lassen. Je nach Realisierung lassen sich die erzeugten Dokumente im Fachverfahren speichern oder nicht. Aus hier relevanter Sicht können Fachverfahren in zwei Gruppen unterteilt werden:
Dokumentbasierte Fachverfahren Die im Fachverfahren gespeicherten Daten werden in Dokumente automatisiert eingefügt, die aktenrelevant sind. In der Regel existiert zu jedem im Fachverfahren abgebildeten (Geschäfts-) Fall eine korrespondierende (Papier-) Akte.
Nicht dokumentbasierte Fachverfahren Die im Fachverfahren gespeicherten Daten werden in der Regel nicht in Dokumente eingefügt und verfügen häufig über komplexe Logiken (z. B. Geoinformationssysteme, elektronische Register etc.).
Im Folgenden werden lediglich dokumentbasierte Fachverfahren weiter betrachtet, da diese einen inhaltlichen Bezug zu den übrigen Kapiteln dieses Dokuments aufweisen. Dies gilt derart nicht für Fachverfahren der zweiten Gruppe. 4.4.2
Realisierung des Bausteins mit Hilfe von SharePoint Der Baustein E-Fachverfahren des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit liegt noch nicht vor – die konkreten Anforderungen an die Umsetzung des Bausteins sind aktuell nicht bekannt. Entsprechend kann die Umsetzung der Anforderungen mit Hilfe von SharePoint noch nicht abschließend diskutiert werden. Im Folgenden werden daher Aspekte angeführt, die bei der Neuabbildung eines vollständigen dokumentbasierten Fachverfahrens mit Hilfe von SharePoint relevant sind. Hierbei gelten abhängig von den für die Fachaufgabe benötigten Funktionen die entsprechenden Anforderungen aus den Bausteinen E-Akte, EVorgangsbearbeitung und ggf. E-Zusammenarbeit zur Umsetzung einer solchen Lösung.
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Fungiert SharePoint als E-Akte, in die elektronische Dokumente eines bestehenden Fachverfahrens übernommen werden sollen, so muss SharePoint grundsätzlich die Anforderungen des Bausteins E-Akte erfüllen. Hinzu kommen technische Anforderungen zur Umsetzung der Schnittstelle. Gleiches gilt, sofern im Rahmen von Fachverfahren Mitzeichnungen oder ähnliches mit Hilfe des Bausteins E-Vorgangsbearbeitung abgebildet werden.
4.4.2.1
Erstellung von dokumentbasierten Fachverfahren mit Hilfe von SharePointFunktionalitäten Die dem Fachverfahren zugrunde liegende (Papier-) Akte ist elektronisch nachzubilden. Die interne Ordnerstruktur der Akte ist zu konfigurieren, gleichzeitig sind die Akten in der Aktenablage bezüglich des Aktenplans einzuordnen. Ein entsprechendes Aktenzeichen muss automatisch generiert und der Akte zugewiesen werden können. Verschiedene Metadatensätze müssen den elektronischen Objekttypen zugewiesen werden können, dabei sind ggf. verschiedene Akten- und Dokumenttypen herauszubilden. Dokumente müssen auf der Basis von Vorlagen generiert und im Fachverfahren abgelegt werden können. Der Aufwand zur Eingabe der Metadaten soll dabei so weit wie möglich reduziert werden. Der dem Fachverfahren zugrunde liegende Prozess soll als Workflow (strukturierter oder Ad-Hoc-Workflow) abgebildet werden können. Alle notwendigen Prozesslogiken sind dabei elektronisch umzusetzen. Die Protokollinformationen sollen weitgehend recherchierbar sein und ordnungsgemäß in der E-Akte abgelegt werden können. Mitzeichnungs- bzw. Abstimmungsprozesse als Teil des Workflows sollen bedarfsgerecht unterstützt werden. Im Hinblick auf die Strukturierung der Schriftgutobjekte gelten die Aussagen und Empfehlungen, die im Baustein E-Akte zum Anforderungsbereich „Einordnung in den behördlichen Ordnungsrahmen der Schriftgutverwaltung und Abbildung der geforderten Objektstruktur“ (vgl. Kapitel 4.1.2.1) aufgeführt sind. Klassisch wird im Fachverfahren eine Akte als Fall der Fachaufgabe mit den zugehörigen Metadaten (Aktenzeichen, Betreff etc.) angelegt. Die Fachdaten sind entweder in der Akte mit abgebildet oder sind mittels einer Datenbankverknüpfung (1:1) in eine eigene Fachdatenbank ausgelagert. SharePoint kann die Daten der Fachdatenbank in den eigenen Masken darstellen und somit die Trennung der Daten für den Nutzer transparent halten. Die Ansicht ist – je nach Schnittstelle – mit Standardmitteln konfigurierbar oder als Erweiterung umzusetzen. Die Umsetzung der Akte mit den zugehörigen Metadaten kann mit SharePointStandardmitteln erfolgen. In der Regel verfügt eine Akte aufgrund der Fachaufgabe über eine interne Substruktur, die sich standardmäßig abbilden lässt. Seite 46 von 56
Dokumente können einerseits beispielsweise als Nachweisdokumente eines Antrags von außen in die Akte importiert werden. Anderseits besteht die Möglichkeit, Dokumente auf Basis der gegebenen Objektmetadaten- und Fachdaten neu zu erstellen. Hierzu sind entsprechende Dokumentvorlagen zu erstellen und mit den Fachdaten zu verknüpfen. Wie bei der E-Akte können die Dokumentvorlagen im SharePoint-Standard auch außerhalb von SharePoint genutzt und später in das System importiert werden (vgl. Kapitel 4.1.2.2) – es besteht also die Möglichkeit, aktenbezogene Dokumente innerhalb und außerhalb des Fachverfahrens zu erstellen. Fachverfahren basieren klassisch auf einem spezifischen Fachprozess, der häufig den Charakter eines strukturierten Prozesses hat. Dieser wird fallbasiert stets neu durchlaufen (z. B. bei Antrags- oder Förderverfahren). Mit Hilfe von SharePoint kann dieser strukturierte Prozess mit Standardmitteln erstellt werden, so dass im System eine beliebige Anzahl von Workflow-Instanzen gebildet werden kann. Jede Prozessinstanz ist mit einer Akte bzw. einem Vorgang verknüpft – je nach Objektmodell – und gibt die Aktivitäten zur Erledigung der Fachaufgabe vor. Zum Zeitpunkt der Initiierung können bestimmte Nutzer den Aktivitäten zugeordnet werden, falls diese in der Workflow-Vorlage nicht vordefiniert sind. Im Rahmen der aktiven Prozessinstanz kann die Fachaufgabe entlang des vordefinierten Prozesses ausgeführt werden. Dabei sind neue Dokumente auf der Basis von Dokumentvorlagen generierbar oder von außen importierbar. Auch Abstimmungsprozesse sind im Rahmen des strukturierten Prozesses möglich, wenn diese in einer vordefinierten, immer gleichen Art und Weise abgewickelt werden. Vorteil dieser Arbeitsweise ist es, dass ein detailliertes Protokoll über die Ausführung der einzelnen Aktivitäten generierbar ist, das zum Nachweis der Bearbeitung in die Akte bzw. den Vorgang abgelegt werden kann. Es wird empfohlen, ein solches Protokoll als XML-Datei umzusetzen und die Ansicht mit Hilfe eines Infopath-Formulars sicherzustellen. Alternativ ist es denkbar, dass der Fachaufgabe kein strukturierter Prozess zugrunde liegt. In diesem Fall kann auch ein Ad-Hoc-basierter Workflow zur Umsetzung der Fachaufgabe herangezogen werden. Hierfür sind, wie im Baustein E-Vorgangsbearbeitung dargelegt, umfangreiche Vorarbeiten zu erledigen, weil Ad-Hoc-Workflows nicht standardmäßig von SharePoint unterstützt werden (vgl. Kapitel 4.2.2.2). Als dritte Alternative ist die Abwicklung der Fachaufgabe als Teamarbeit denkbar, auch wenn dies aktuell in der Praxis kaum eine Rolle spielt. Für diesen Fall stellt SharePoint alle erdenklichen Funktionen zur Unterstützung der Teamarbeitsabläufe zur Verfügung: Gemeinsame Datenablage, Teamkalender, Wiki, Blog und Instant Messaging zur Kommunikation untereinander (vgl. Kapitel 4.3.2).
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4.5
Integrationslösungen In den vorausgehenden Kapiteln wurde dargestellt, wie SharePoint als Basis zur Umsetzung jedes der vier Bausteine des neuen Organisationskonzepts dienen kann – der Abdeckungsgrad der Standardanforderungen des Bausteins wurde jeweils aufgezeigt sowie Anforderungsbereiche, die individuell anzupassen sind. Hervorzuheben ist dabei die Tatsache, dass sich jeder der vier Bausteine grundsätzlich auf Basis von SharePoint als Plattform umsetzen lässt. Fordert der Bedarf im konkreten Fall die Realisierung mehr als eines Bausteins, so bringt es Vorteile mit sich, diese auch auf einer einheitlichen Plattform wie SharePoint zu realisieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen bestehen bei Umsetzung der Bausteine auf Basis einer modularen Plattform wie SharePoint die Bausteine unabhängig voneinander. Keiner der Bausteine muss auf einer technologischen Basis realisiert werden, die eigentlich für einen anderen Zweck entwickelt wurde. Trotzdem bleiben die Vorteile, die die Realisierung auf einer Basis mit sich bringen (keine Integrationsaufwände etc.), erhalten. Darüber hinaus bieten sich durch die Plattform SharePoint auch weitere Möglichkeiten, wie im Bereich der Interoperabilität zu Systemen, die auf anderer Technologie basieren. Drei Grundansätze werden im Folgenden im Hinblick auf die Umsetzung von Integrationslösungen zwischen SharePoint und anderen Technologien bzw. Systemen/Produkten näher erläutert:
Umsetzung bausteinbasierter Gesamtlösungen (Koexistenz zwischen Bausteinen, die durch SharePoint und andere Systeme/Produkte umgesetzt sind),
Nutzung von SharePoint-Funktionen zur Unterstützung bestehender Lösungen (Teilnutzung),
Integration bestehender Systeme in eine einheitliche SharePoint- oder Office-basierte Benutzerschnittstelle.
Bei den bestehenden Lösungen wird es sich in den meisten Fällen um DOMEAkonzeptkonforme Lösungen sowie Fachverfahren handeln. Daher beziehen sich die Ausführungen auf diese beiden Fälle, haben aber auch in anderen Konstellationen entsprechende Gültigkeit.
4.5.1
Umsetzung bausteinbasierter Gesamtlösungen (Koexistenzlösungen) Koexistenzlösungen fassen Integrationslösungen zusammen, die im Sinne der Bausteine des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit gegliedert und je Baustein durch unterschiedliche Lösungen/Produkte umgesetzt sind. Die verschiedenen Lösungen/Produkte sind miteinander „in friedlicher Koexistenz“ zur Gesamtlösung integriert.
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Insgesamt gibt es innerhalb dieser Gruppe eine Vielzahl von Möglichkeiten der Integration von Teillösungen zum Gesamtsystem, aus denen eine Auswahl besonders sinnvoller bzw. in der Praxis wahrscheinlicher Integrationen dargestellt wird. Folgende Lösungen sind auf Basis dieser Überlegung sinnvolle Integrationslösungen, bei denen die Häufigkeit der Realisierung bzw. des Realisierungswunsches hoch einzuschätzen ist:
4.5.1.1
E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint,
E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint,
E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint,
E-Akte in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren,
E-Vorgangsbearbeitung in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren.
E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, E-Zusammenarbeit in SharePoint Die Anzahl der SharePoint-Installationen bei Behörden, die bereits über eine DOMEA-konzeptkonforme Lösung verfügen, steigt aktuell stark an. Ziel der Einführung von SharePoint ist es dabei meist, Team- und Projektarbeit besser zu unterstützen. Häufig sind beide Lösungen (E-Akte und Teamarbeitslösung) noch gar nicht miteinander integriert, aber die Integration wird kurzfristig angestrebt. Die Basis dieser Integrationslösung bildet eine bestehende E-Akte, die in einer DOMEA-konzeptkonformen Teillösung abgebildet ist. Diese Lösung stellt alle Funktionalitäten zur Verfügung, die zum Führen einer elektronischen Akte benötigt werden, wie Objekthierarchie, Aktenplan, Metadaten, Geschäftszeichen, Erstellen von Dokumenten in Verbindung mit Office-Produkten bzw. Import extern erstellter Dokumente, Versionierung, Protokollierung von Änderungen, Aufbewahrungsfristen, Aussonderung etc. In der E-Akte werden alle aktenrelevanten Informationen, die zu einem Vorgang bzw. einer Akte gehören, zusammengefasst und zentral abgelegt. Die Vorgangsbearbeitung selbst (d. h. Abstimmungen zwischen Beteiligten zur Finalisierung von Entwürfen etc.) wird entweder E-Mail-basiert ausgeführt oder noch papierbasiert abgewickelt. Bei letzterer Lösung werden die Abstimmungsergebnisse abschließend gescannt und der E-Akte zugeführt. Unterstützt eine von der E-Akte zunächst getrennte SharePoint-Lösung die Team- bzw. Projektarbeit, so stellt sich sehr schnell die Frage, wie der aktenrelevante Teil der Unterlagen, Dokumente, Informationen etc., die in SharePoint aufgrund der Teamarbeit erarbeitet bzw. zusammengetragen
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wurden, in die E-Akte übernommen werden kann. Aus konzeptioneller Sicht sollten diese Informationen nicht (ausschließlich) in SharePoint verbleiben, da die E-Akte die zentrale Ablage für aktenrelevante Informationen darstellt. So ist beispielsweise innerhalb der E-Akte-Lösung die Aufbewahrung entsprechend den fachlich vorgegebenen Fristen sowie die Aussonderung umgesetzt. Aus technischer Sicht kann die Übernahme der aktenrelevanten Ergebnisse aus SharePoint in das DOMEA-konzeptkonforme Produkt (E-Akte) mit unterschiedlichen Technologien unterstützt werden. Die alternativen Lösungsansätze unterscheiden sich dabei deutlich in ihrer Bedienungsfreundlichkeit:
Manueller Import: Die Ergebnisse werden einzeln oder gesammelt aus SharePoint exportiert und einzeln oder gesammelt in die E-Akte importiert. Je nachdem, ob das DOMEA-konzeptkonforme Produkt über eine Sammelimportfunktion verfügt, können einmalig Metadaten editiert werden, die für alle dem Sammelimport zugehörigen Dokumente übernommen werden.
Import mittels Importschnittstelle: SharePoint ist mit dem DOMEA-konzeptkonformen Produkt derart verknüpft, dass eine Übergabe der aktenrelevanten Ergebnisse „per Knopfdruck“ erfolgen kann. Die Übergabe erfolgt gesammelt mit Hilfe eines individuell umzusetzenden Web-Service, der entweder im DOMEA-konzeptkonformen Produkt oder in SharePoint umgesetzt ist. Dabei können die Systeme so konfiguriert werden, dass die Metadaten aus SharePoint in einem geeignetem XML-Format (z. B. XDOMEA) mit den Dokumenten übergeben werden und in der E-Akte-Lösung interpretiert und in die zugehörigen Metadatenfelder übernommen werden können. Der Microsoft SharePoint Server 2010 unterstützt für solche Anwendungsfälle den CMISStandard (Content Management Interoperability Services). Sofern das DOMEA-konzeptkonforme Produkt diesen Standard ebenfalls unterstützt, bietet sich dieser als Basis einer Realisierung an.
Vorteil dieser Integrationslösung ist, dass eine bestehende DOMEA-konzeptkonforme Lösung um Funktionalitäten zur Team- und Projektarbeit ergänzt werden kann, ohne nennenswerte Erweiterungen umsetzen zu müssen. Die DOMEA-konzeptkonforme Lösung kann mit Hilfe von SharePoint somit einfach um den Baustein E-Zusammenarbeit ergänzt werden Zu beachten ist, dass die Zugriffsrechte in beiden Systemen grundsätzlich unabhängig voneinander sind. In SharePoint sind Zugriffsrechte hinsichtlich der Teamarbeit somit grundsätzlich derart definierbar, dass sie von der E-Akte abweichen (ggf. ist dies aus fachlicher Sicht sogar sinnvoll und notwendig). Dies ist im Hinblick auf das Einsehen und Bearbeiten der Ergebnisse in der E-Akte durch alle Mitglieder des Teams zu berücksichtigen. Diese Lösungsvariante kann aus fachlicher Sicht auch dazu genutzt werden, offizielle Abstimmungen von Entwürfen, die als aktenrelevante Tatbestände in
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die E-Akte aufzunehmen sind, innerhalb eines Teamraums abzubilden. Die Protokollinformationen sind dann gänzlich in die E-Akte zu übernehmen.
4.5.1.2
E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, EZusammenarbeit in SharePoint Analog zu der o. g. Lösung (E-Akte in DOMEA-konzeptkonformer Lösung, EZusammenarbeit in SharePoint) ist es denkbar, dass zusätzlich zum Baustein EAkte auch der Baustein „E-Vorgangsbearbeitung“ durch die DOMEAkonzeptkonforme Lösung abgedeckt ist. Da DOMEA-konzeptkonforme Produkte im Sinne des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit sowohl den Baustein E-Akte, als auch den Baustein E-Vorgangsbearbeitung abbilden können, ist auch diese Integrationslösung sehr wahrscheinlich. Im Vergleich zu den Ausführungen im Kapitel 4.5.1.1 ergeben sich keine Änderungen, da der Baustein E-Vorgangsbearbeitung vom dargestellten Integrationsansatz gänzlich unabhängig ist. Somit gelten die Aussagen des Kapitels 4.5.1.1 auch für diesen Lösungsansatz. Innerhalb dieser Lösungsvariante den Teamraum zur Abstimmung von Entwürfen zu nutzen, scheint wenig zweckmäßig. Durch Einsatz des Bausteins EZusammenarbeit erfolgt die Unterstützung des Prozesses der Vorgangsbearbeitung bereits mit höchstmöglichem Detaillierungsgrad. Der Baustein E-Zusammenarbeit erzeugt in dieser Hinsicht (unabhängig vom grundsätzlichen Einsatzgebiet zur Unterstützung von Team-, Projekt- und Gremienarbeit) nur dann einen Mehrwert, wenn er als informelle Abstimmungsplattform eingesetzt wird, z. B. im Vorfeld der offiziellen Abstimmung, um ein erstes Stimmungsbild zu erhalten. Formale Abstimmungen sollten aus Sicht der Protokollierung und Nachweisführung in der E-Akte mit Hilfe der Workflow-Funktionalitäten aus dem Baustein E-Vorgangsbearbeitung elektronisch unterstützt werden.
4.5.1.3
E-Akte in SharePoint
DOMEA-konzeptkonformer
Lösung,
E-Vorgangsbearbeitung
in
Diese Integrationslösung basiert ebenfalls auf einer E-Akte, die durch ein DOMEA-konzeptkonformes Produkt umgesetzt ist. Erweitert wird sie durch den Baustein E-Vorgangsbearbeitung, umgesetzt durch SharePoint. Die Bausteine des neuen Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit sehen ausdrücklich die Trennung der E-Akte vom Baustein EVorgangsbearbeitung vor. Entsprechend müssen die Bausteine auch auf unterschiedlichen Systemen realisiert werden können. Die Integration muss dabei primär sicherstellen, dass die Protokollinformationen der EVorgangsbearbeitung in die E-Akte übernommen werden können sowie
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Änderungen an Dokumenten in die E-Akte zurückfließen. Auf diese Weise sind in der E-Akte alle Informationen zur Nachweisführung enthalten. Bei der Realisierung dieser Integrationslösung ist zunächst davon auszugehen, dass beide Systeme technisch eigenständig und voneinander getrennt sind. Zur Abbildung von strukturierten bzw. teilstrukturierten Prozessen innerhalb von SharePoint sind die im Rahmen des Workflows einzubindenden Dokumente zu übergeben. Dies erfolgt als Kopie, d. h. als Export aus der im DOMEAkonzeptkonformen System umgesetzten E-Akte. Zur Abbildung eines teilstrukturierten Prozesses werden die empfangenen Dokumente in SharePoint einer Umlaufmappe zugeführt. Dieser wird ein teilstrukturierter Prozess assoziiert, d. h. der Prozess wird in SharePoint ad hoc definiert und im Anschluss gestartet. Die weitere Abwicklung dieses Prozesses ist konzeptionell mit der Umsetzung einer Umlaufmappe als teilstrukturierter Prozess in Kapitel 4.2.2.2 ff gleichzusetzen:
Der Prozessablauf ist vollständig von der E-Akte getrennt. Im Unterschied zu Kapitel 4.2.2.2 ff erfolgt die Prozessabwicklung sogar in einem anderen System als der E-Akte – konzeptionell besteht jedoch kein Unterschied.
Zur Definition des Prozesses sind im Rahmen der Konfiguration von SharePoint Prozessschritte als Verfügungsschritte vorzudefinieren, die bei der Ad-Hoc-Definition ausgewählt werden können.
Die Dokumente sind in der E-Akte für die Bearbeitung gesperrt, können aber gelesen werden. Die Zugriffsrechte sind dabei unabhängig vom Prozess eigenständig definiert.
Änderungen in den Dokumenten der Umlaufmappe können im Überarbeitungsmodus gekennzeichnet werden. Die Änderungen werden zudem in den Protokolldaten gespeichert (Wer? Welches Dokument? Welche Aktivität? Mitgezeichnet ja/nein? Erläuterungstext?)
Nach Abschluss des Umlaufs müssen die Endversionen der Dokumente an das E-Akte System zurückgespielt werden. Dazu sind die Originaldateien in der neuen geänderten Fassung zu übergeben. Gleichzeitig sind die Metainformationen als XML-Dateien zu übertragen. Die Dokumente sind in die E-Akte als neue Versionen der Basisdokumente abzuspeichern. Die Dokumente werden in der E-Akte entsperrt und wieder zur Bearbeitung freigegeben.
Die Bearbeitungs- und Protokolldaten werden entweder als XML-Datei und/oder als PDF-Dokument (vgl. Kapitel 4.2.2.3) an die E-Akte übergeben und dort gespeichert.
Die Abwicklung eines strukturierten Prozesses kann in SharePoint ebenfalls erfolgen. Hier gilt, dass der Ablauf analog zum im Kapitel 4.2.2.1 definierten strukturierten Prozess verläuft:
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4.5.1.4
Im E-Akte-System muss das entsprechende Objekt für die Bearbeitung gesperrt werden und darf nur noch gelesen werden. Dann werden die Dokumente in SharePoint übertragen und mit einer relevanten WorkflowVorlage assoziiert.
Der weitere Ablauf des strukturierten Prozesses ist identisch mit der o. g. Abwicklung des teilstrukturierten Prozesses bzw. den Ausführungen in Kapitel 4.2.2.1 sowie den Kapiteln 4.2.2.3 bis 4.2.2.6.
E-Akte in SharePoint in Verbindung mit bestehendem Fachverfahren Die in der Praxis wahrscheinlich häufigste Herausforderung im Zusammenhang mit bestehenden proprietären Fachverfahren ist die Notwendigkeit, Dokumente, die im Fachverfahren erzeugt werden, einer ordnungsgemäßen E-Akte zuzuführen. Ziel ist es dabei, eine zentrale Aktenablage zu schaffen, die hinsichtlich der gegebenen Regeln der Schriftgutverwaltung einheitlich verwaltet wird (Konvertierung von Dateiformaten, Langzeitspeicherung, Aussonderung, Beweiswerterhalt etc.). Dieser konzeptionelle Ansatz lässt sich leicht abbilden, indem für die im Fachverfahren verwalteten Fälle (Fallbearbeitung) in SharePoint eine korrespondierende Akte angelegt und mit dem zugehörigen Fall des Fachverfahrens verknüpft wird. Die benötigten Strukturen sind hierfür in SharePoint vorhanden. Voraussetzung für diese Integration ist, dass die Fallnummer bzw. das Aktenzeichen im Fachverfahren eindeutig ist. Die Überführung eines Dokuments aus dem Fachverfahren in die SharePointAkte erfolgt entweder über einen Dokumentimport (d. h. nachdem das Dokument im FV erstellt wurde), oder durch direktes Speichern des Dokuments in der SharePoint-Akte zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung. Hierfür sind entsprechende „Speichern unter“-Routinen im Fachverfahren zu programmieren bzw. entsprechende Add-Ins in Office umzusetzen, falls diese Umgebung in das Fachverfahren integriert ist. Wichtig ist bei der Übernahme, dass dem überführten Dokument in der E-Akte die korrekten Zugriffsrechte zugeordnet werden. Hierzu sind in der E-Akte hierarchische Zugriffsrechte entsprechend der Organisation abzubilden. Beim Überführen des Dokuments ist dann sicherzustellen, dass dieses in die korrekte Akte übernommen wird, die aufgrund der Zuordnung zu einer Organisationseinheit über die korrekten Zugriffsrechte verfügt.
4.5.2
Integration bestehender Systeme in eine einheitliche SharePoint- oder Office-basierte Benutzerschnittstelle Der Einsatz der proprietären DOMEA-konzeptkonformen Produkte in den Behörden in den letzten Jahren hat deutlich gezeigt, dass die Beschaffenheit der Benutzeroberfläche im Rahmen des Akzeptanzmanagements – und somit hinsichtlich des Gesamtprojekterfolgs – einen sehr hohen Stellenwert einnimmt. Seite 53 von 56
In großem Maße wünschen sich die Nutzer, das Erstellen von Entwürfen und Korrespondenz einschließlich der Speicherung und Ablage in der zughörigen Akte direkt in der bekannten Microsoft Office-Oberfläche bzw. einer Oberfläche mit vergleichbarem Look & Feel durchführen zu können. Eine nahtlose Verknüpfung von Dokumenten erstellenden und Dokumenten verwaltenden Anwendungen ist das Ziel. Die Ergonomie der bestehenden DOMEAkonzeptkonformen Lösungen wird diesbezüglich nicht als ausreichend angesehen. Die Oberflächen werden als unübersichtlich, überfrachtet, nicht intuitiv bedienbar und ggf. unflexibel bezüglich persönlicher bzw. arbeitsplatzbezogener Individualisierbarkeit angesehen. Mit Hilfe von SharePoint und/oder Office sind zwei verschiedene Ansätze zur Integration von Systemen in eine einheitliche Benutzeroberfläche realisierbar:
4.5.2.1
SharePoint als einheitliche Oberfläche (vgl. Kapitel 4.5.2.1).
Integration mit Hilfe von Office Business Applications (vgl. Kapitel 4.5.2.2)
SharePoint als einheitliche Oberfläche Grundsätzlich bietet der SharePoint Server die Möglichkeit, auch Fremdsysteme anzubinden. Daher ist es durchaus denkbar, auch DOMEA-konzeptkonforme Systeme aus der SharePoint-Oberfläche heraus nutzbar zu machen. Eine ausschließliche Realisierung der Oberfläche ohne Ergänzung des vorhandenen Systems um Funktionalitäten von SharePoint scheint nur in speziellen Fällen das nötige Investment zu rechtfertigen. Ein solcher Anwendungsfall ist dann gegeben, wenn die einzelnen Bausteine jeweils nur als Service ohne eigenen Client in der IT-Infrastruktur implementiert werden sollen und der Zugriff dann über eine einheitliche Oberfläche realisiert werden soll. Dies kann zum Beispiel dann der Fall, wenn SharePoint die Basis für das Intranet darstellt und der Anwender aus eben dieser Oberfläche heraus all seine Aufgaben erledigen können soll. Alternativ ist in diesen Fällen aber auch eine Integration der Lösungen in die Office-Oberflächen in Betracht zu ziehen (Kapitel 4.5.2.2). Ist eine Koexistenz von DOMEA-konzeptkonformen und SharePoint-basierten Systemen geplant, kann es durchaus sinnvoll sein, auch eine einheitliche SharePoint-Oberfläche umzusetzen. Wird ein DOMEA-konzeptkonformes E-Akte-System um eine SharePointbasierte Vorgangsbearbeitung oder Zusammenarbeit ergänzt, so ist in Betracht zu ziehen, die Dokumente der E-Akte auch über SharePoint zugänglich zu machten. Dabei ist zu unterscheiden, ob die Inhalte eines Fremdsystems lediglich über ein sogenanntes Webpart sichtbar gemacht werden oder aber nur die Informationen der Fremdsysteme in SharePoint übernommen werden und dann mit den Standardfunktionalitäten weiter verwaltet und verarbeitet werden. Die Darstellung mittels Webpart ermöglicht keine Nutzung der SharePointFunktionalitäten in Verbindung mit diesen Daten. Sie dient lediglich der Visualisierung und des Zugriffs. So steht in diesen Fällen auch die Seite 54 von 56
Standardintegration von SharePoint in die Office-Oberflächen nicht zur Verfügung. Ist die vollumfängliche Integration gewünscht, so ist folgendes Szenario möglich: Das DOMEA-konzeptkonforme System dient weiterhin als Ablagemedium für die Dokumente und gewährleistet so die revisionssichere Langzeitspeicherung und die sich daran anschließenden Funktionalitäten wie zum Beispiel Aussonderung an ein Archiv etc. Den Zugriff auf die Dokumente und die Verwaltung würde dann SharePoint übernehmen (Einzelaspekte siehe Kapitel 4.1.2). Dadurch wären die Interaktionen innerhalb von SharePoint mit weiteren Bausteinen wie Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit genauso gewährleistet wie die Integration in die Office-Oberflächen. Die genaue Aufteilung der Funktionalitäten zwischen den Systemen ist im Einzelfall festzulegen und kann von diesem Vorschlag abweichen. Alternativ bietet sich immer auch die Integration der verschiedenen Systeme in die Office-Oberfläche anstelle oder zusätzlich zur SharePoint-Oberfläche an (siehe Kapitel 4.5.2.2).
4.5.2.2
Integration mit Hilfe von Office Business Applications Geht es lediglich um die Schaffung einer einheitlichen Oberfläche, so kann dieses Ziel auch alternativ über die Office-Oberflächen erreicht werden. Zur Bereitstellung von Funktionalitäten verschiedener Fremdanwendungen direkt innerhalb der Office-Oberfläche ist eine eigene Technologie verfügbar, die so genannten Office Business Applications (OBA). Mit Hilfe dieser Komponente können Fremdanwendungen (z. B. ERP-Systeme, Fachanwendungen, DOMEAkonzeptkonforme Systeme etc.) direkt in die Office-Umgebung eingebunden werden und mit dieser interagieren. So kann mittels einer OBA aus der Office-Oberfläche heraus zum Beispiel eine EAkte, die auf einem DOMEA-konzeptkonformen System basiert, durch den Anwender bedient werden, ohne eine zusätzliche Anwendung nutzen zu müssen. Darüber hinaus können Interaktionen mit derartigen Fremdsystemen je nach Inhalt des Dokuments initiiert werden. So kann zum Beispiel auf Grundlage eines im Dokument angegebenen Aktenzeichens die zugehörige Akte ohne Zutun des Benutzers direkt (per Link) zugreifbar sein (unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte des aktiven Benutzers). Ebenfalls können Informationen aus Fremdsystemen über diesen Weg in das geöffnete Dokument übernommen werden. Somit stellen derartige Integrationsszenarien eine sehr benutzerfreundliche und effiziente Alternative zu den Client-Anwendungen bestehender DOMEAkonzeptkonformer System dar.
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OBA-Komponenten verfügen über eine von der Office-Anwendung unabhängige Logik. Somit sind Prozess- und Geschäftsabläufe direkt in diesen Komponenten vordefinierbar und können innerhalb der Office-Oberfläche abgewickelt werden. Dabei können die vordefinierten Prozesse alle angebundenen Fremdsysteme in den Prozessablauf einbinden. Im Hinblick auf die automatische Steuerung von Geschäftsgängen und zur Einbindung und Steuerung von Fachverfahren sind OBA-Komponenten in diesem Kontext sehr geeignet. Entsprechende Anwendungen sind programmiertechnisch umzusetzen und nicht standardmäßig verfügbar.
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