Selbst- und Zeitmanagement im Verkauf Erfolgreich Verkaufen Thomas Stahl Marketing- und Verkaufstrainer

Selbst- und Zeitmanagement

Agenda 1. Organisation – Abläufe und Prozesse im Team 2. Druck standhalten / Stress bewältigen 3. Selbst- und Zeitmanagement im Verkauf 4. Selbst-Motivation im Verkauf 5. Verkaufs-Chancen 6. Ziele setzen und erreichen

7. Aufgaben- und Termine 2 | www.icos-akademie.de

Erwartungen Welche Erwartungen haben Sie zum Thema Selbst- und Zeitmanagement im Verkauf?

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Seminar-Ablauf Seminar-Zeiten Pausen & Mittagessen W-LAN

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Transfer-Sicherung Ihre AHA-Seiten und Ihr persönlicher Aktions-Plan für die Umsetzung

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Teilnehmer-Material Präsentationen Arbeitsblätter und Checklisten Gesprächsleitfäden Vorlagen

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Druck standhalten / Stress bewältigen

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Zitat

„Das einzige Mittel, Zeit zu haben, ist, sich Zeit zu nehmen.“

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Selbst- und Zeitmanagement 2-Phasen-Modell Fehlt diese Phase

1. Phase

2. Phase

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 Aktives, bewusstes Handeln

 Langeweile

 Zur Ruhe kommen

 Stress

Selbst- und Zeitmanagement Ursachen für Stress

 Überforderung bzw. Unterforderung  Unangenehme Situationen  Geringer oder fehlender Handlungsoder Kontrollspielraum  Permanentes Ungleichgewicht zwischen Anforderungen und Ressourcen  Keine oder geringe Bewältigungsmöglichkeiten  Mangelnde Vorhersagbarkeit von Stress-Situationen  Zustand mit hohem Aktivierungs- und Belastungsniveau  Lebensweise, die den eigenen Werten und dem eigenen Wollen nicht entspricht

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Selbst- und Zeitmanagement Neue Anforderungen an Arbeitnehmer

Verantwortung für selbstgesteuerte Qualifizierung steigt

Zunahme der Flexibilitäts- und Mobilitätsanforderungen

mehr fachliches Wissen aus zunehmend mehr Fachgebieten erforderlich

Vermischung von Arbeit und Privatleben Probleme werden mit nach Hause genommen

Überforderung, Umgang mit neuen Aufgaben, ohne ausreichend darauf vorbereitet zu sein Mehr Aufgaben, die Kreativität und Improvisationsfähigkeit verlangen

Burnout, Stress, Fehlende Erholungsphasen, Umgang mit zu vielen parallelen Aufgaben

Arbeitnehmer Geringere Planbarkeit der Berufslaufbahn, Unsicherheit

Die Arbeitswelt wird komplexer und Arbeitnehmer müssen neue Anforderungen stärker eigeninitiativ bewältigen 11 | www.icos-akademie.de

Selbst- und Zeitmanagement Psychische Belastungen und Stressfaktoren

Quelle: WIdO (Wissenschaftliches Institut der AOK), 2005

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Selbst- und Zeitmanagement Symptome

Körperliche Beschwerden

Emotionale Reaktionen

• Herz-Kreislaufbeschwerden

• innere Unruhe

• Verspannungen

• Niedergeschlagenheit

• Magengeschwüre

• Schmerzen aller Art

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• Unsicherheit

• Apathie

Kognitive Signale

Verhalten

• Konzentrationsstörungen

• Zittern

• Blackout

• verstärktes Rauchen

• hohe Fehlerhäufigkeit

• Zähneknirschen

• sozialer Rückzug

Selbst- und Zeitmanagement Druck standhalten – Stress bewältigen

 Was tun Sie, um dem Druck standzuhalten und Stress zu bewältigen?

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Selbst- und Zeitmanagement Druck standhalten – Stress bewältigen

Aktuelle Studien und Empfehlungen um Druck besser stand zu halten und Stress zu bewältigen

 The Resource Project https://www.resource-project.org/

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Selbst- und Zeitmanagement Druck standhalten – Stress bewältigen

Verhaltens-Routinen

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Selbst- und Zeitmanagement Antreiber und Erlaubnisse

Antreiber

Erlaubnisse

Sei perfekt!

Ich bin gut genug so wie ich bin.

Sei stark!

Ich darf meine Gefühle zeigen.

Streng dich an!

Ich darf es mir leicht machen.

Mach es allen recht!

Ich darf mich selbst wichtig nehmen.

Mach schnell!

Ich darf mir Zeit lassen.

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Selbst- und Zeitmanagement Gedanken/Einstellungen sind fundamentale Bausteine Ihres Lebens

 Ihre Gedanken prägen Ihre Einstellung

 Positive Gedanken/ Einstellungen beeinflussen Ihr Leben positiv – Sie nehmen Ihr Leben selbst in die Hand

 Negative Gedanken und Einstellungen beeinflussen Ihr Leben negativ – Sie machen sich und Ihr Leben abhängig von äußeren Einflüssen

 Statt Motivation entsteht Demotivation, sogar Frustration

Es gibt keine unabänderliche Vorausbestimmung Ihres Schicksals, sondern Sie ernten nur das, was Sie selbst säen!

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Selbst- und Zeitmanagement Unser Gehirn

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Selbst- und Zeitmanagement Im Anfang war der Gedanke

• Alles was existiert war zunächst eine Idee in den Köpfen von Menschen • Solange wir uns etwas noch nicht einmal vorstellen und gedanklich

nachvollziehen können, solange bleiben uns die Türen verschlossen

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Selbst- und Zeitmanagement Beachtung schafft Verstärkung

 Dinge, mit denen wir uns immer wieder beschäftigen, wachsen in unserem Bewusstsein und entfalten dort eine Eigendynamik.  Sehen wir nur noch Negativseiten, brauchen wir uns über negative Gefühle nicht zu wundern.  Wer beginnt Pluspunkte zu suchen, der findet auch welche. Wer nach Nachteilen Ausschau hält, findet sie genauso zuverlässig.

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Selbst- und Zeitmanagement Nichtbeachtung bringt Befreiung

 Der Volksmund sagt: „Aus den Augen aus dem Sinn.“  „Nichtbeachtung bringt Befreiung“ bezieht sich auf die Dinge, die wir nicht ändern können (oder nicht ändern wollen), um dann gelassen mit ihnen umzugehen  „Nichtbeachtung bringt Befreiung“ hilft nicht nur, Trauerarbeit und die Verarbeitung anderer Negativgefühle zu beschleunigen, sondern empfiehlt sich auch, um ein Aufschaukeln negativer Gedanken zu vermeiden.

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Selbst- und Zeitmanagement Führen Sie den kritischen Tagesabschluss bei vollem Bewusstsein am Arbeitsplatz durch  Zu Ihrer Selbststeuerung gehört, dass Sie Ihren Arbeitstag am Arbeitsplatz abschließen

 Dazu verwenden Sie sicherlich ein Planungsinstrument  Wenn Sie diesen kritischen Tagesabschluss am Arbeitsplatz durchführen, lassen Sie Ihre Arbeit im Unternehmen. Dann erst können Sie in den Privatbereich wechseln und Ihre Arbeit verfolgt Sie zu Hause nicht mehr.

 Beim kritischen Tagesabschluss sollten Sie bestimmte Fragen klären

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Selbst- und Zeitmanagement Selbststeuerung Welche Ihrer geplanten Aufgaben haben Sie erledigt?

Was ist Ihnen dabei besonders gut gelungen? Was weniger gut und warum? Was haben Sie daraus gelernt? Welche Ihrer geplanten Aufgaben haben Sie noch nicht erledigt?

Was waren die Gründe dafür? Welche Konsequenzen ziehen Sie daraus? Wann werden Sie diese Aufgaben jetzt einplanen?

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Selbst- und Zeitmanagement Selbststeuerung Welche Aufgaben kamen unvorhergesehen dazwischen?

Woran lag das? Wie können Sie Unvorhergesehenes künftig besser einplanen? Was ist heute so richtig schiefgelaufen und warum? Was können Sie daraus für die Zukunft lernen?

Was ist besonders gut gelaufen und warum? Wie können Sie dies künftig verstärken? …

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Selbst- und Zeitmanagement

Bewusstsein/Unterbewusstsein

Bewusstsein 10-30 % Unterbewusstsein 70-90%

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Selbst- und Zeitmanagement Ihr persönliches Erfolgs-Journal Was ist mir heute gut gelungen? Worüber habe ich mich heute gefreut? Was habe ich heute lernen dürfen? Was habe ich heute geschafft?

Wem habe ich heute eine Freude gemacht? Welche Anerkennung habe ich heute bekommen?

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Selbst- und Zeitmanagement Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen!

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Selbst- und Zeitmanagement Studie: „Was Sie an der Harvard Business School nicht lernen“

1979

 Befragung von Absolventen zu ihren Zielen bzw. zu ihrer Zukunft  3 % hatten Ziele schriftlich fixiert  13 % hatten Ziele im Kopf  84 % hatten keine bestimmten Ziele

1989

 Erneute Befragung der damaligen Absolventen  Die 3 % mit schriftlich fixierten Zielen verdienten mehr als die restlichen 97 % zusammen  Die 13 % mit Zielen im Kopf verdienten etwa doppelt so viel wie die 84 % ohne Ziele.

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Selbst- und Zeitmanagement Ein Mensch ohne Ziel ist… ...wie ein Schiff ohne Kurs

Das Schiff wird ohne Kurs oder bei heftigem Wind hin- und hergeworfen und kommt letztendlich irgendwo an. Ein Mensch ohne Ziele kommt ebenfalls nie dort an, wo er hin wollte.

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Selbst- und Zeitmanagement Wie leiten Sie aus Visionen konkrete Ziele ab:

pecific – spezifisch, genaue Formulierung

easurable – messbar ction oriented – aktionsorientiert, es muss gehandelt werden ealistic – realisierbar, das gerade noch Machbare imely – terminiert, konkreter Zeitpunkt der Zielerreichung

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Selbst- und Zeitmanagement

Was wollen Sie wirklich erreichen?

Beruflich

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Privat

Tagesziel

täglich

kurzfristig

bis 3 Monate

mittelfristig

bis 5 Jahre

langfristig

bis 10 Jahre

Lebensziel

Traum

Selbst- und Zeitmanagement

Rollen

 Die Erreichung Ihrer Ziele hängt in hohem Maße von Ihren Rollen ab  Ihre Ziele entwickeln Sie aus Ihren jeweiligen Rollen  Verschaffen Sie sich also einen Überblick über Ihre Rollen im beruflichen sowie im privaten Bereich  Sie selbst, aber auch Ihr Umfeld haben Erwartungen/Anforderungen/Vorstellungen von den jeweiligen Rollen

 Sie müssen diese Erwartungen kennen und dann entscheiden, welche Sie erfüllen Ihre Rollen bestimmen also letztendlich Ihre Prioritäten und Ziele

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Selbst- und Zeitmanagement Wenn Sie auch von zu vielen Rollen in Anspruch genommen werden, müssen Sie einige davon abgeben:

Zeitaufwand reduzieren  Jeder fühlt sich geehrt, wenn Rollen/ Aufgaben an ihn herangetragen werden  Rollen bringen jedoch immer Aufgaben und Verpflichtungen mit sich, deren Umfang im Lauf der Zeit zunimmt  Schnell fühlen Sie sich „geknechtet“, weil Sie Ihre wertvolle Zeit opfern und Ihre eigenen Ziele zurückstecken

Geben Sie die Rollen ab, die nicht zu Ihren Prioritäten gehören

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Selbst- und Zeitmanagement

Ihre Rollen entscheiden nicht nur über Ihre eigene Zufriedenheit, sondern auch über die Beziehungen zu Ihrem Umfeld. Da Sie erst durch Ihr Umfeld erfolgreich werden, sind Ihre Rollen entscheidend. Sie sollten sich über Ihre wirklich wichtigen Rollen („Schlüssel-Rollen“, „Muss-Rollen“) klar werden.

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Selbst- und Zeitmanagement Erwartungen Erwartungen an mich, von …

 Teilnehmern  Auftraggebern  meinem Vorgesetzten

 meinem Unternehmen  meinen Kollegen  meinen Auszubildenden Erwartungen, die andere an mich haben, muss ich bei meinen Zielen berücksichtigen!

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Ein ganz normaler Alltag…

 Planen Sie sich Ihren Tag?  Eigen-Planung  Fremd-Planung  Keine Planung  Nach welchen Prioritäten?

 „aus dem Bauch heraus“  nach klar definierten Zielen  Tagesorganisation  Terminplanung  Aufgabenorganisation

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Ist Selbst- und Zeitmanagement eher ein Thema der Einstellung/Einhaltung der Werte oder der gezielte Einsatz von Werkzeugen?

Werkzeuge Das beste Werkzeug nützt nichts, wenn Sie es nicht richtig einsetzen!

Einstellung/Werte Die beste Einstellung und der Wille zum Erfolg nützen nichts, wenn Sie mit dem falschen Werkzeug arbeiten! 38 | www.icos-akademie.de

Selbst- und Zeitmanagement

Kiel Schwerin Hamburg Bremen

Berlin Hannover

Potsdam

Magdeburg

Düsseldorf

Dresden Erfurt Wiesbaden Mainz

Saarbrücken

Stuttgart

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München

Beispiel: Mit einer Landkarte von Deutschland, werden Sie sich im Urlaub in Italien nicht zurechtfinden.

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

Werkzeuge  Werkzeuge sind Arbeits- bzw. Produktionsmittel  Werkzeuge ermöglichen oder erleichtern die Durchführung bestimmter konkreter Arbeiten

 Werkzeuge im Selbst- und Zeitmanagement sind Regeln, Methoden, Hilfsmittel zur effektiven Bearbeitung von Prozessen  Werkzeuge helfen Ihnen Aufgaben, Verfahren, Prozesse schneller, einfacher und sicherer durchzuführen Nutzvolle Werkzeuge stellen sicher, dass Sie Ihre Ziele erreichen und erfolgreich sind

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Warum können wir nicht „Nein“ sagen

Ich traue mich nicht Zeigt Schwäche Es allen Recht machen wollen Nicht belastbar

Schlechtes Gewissen Unkollegial Aufgabe macht Spaß Typischer Ja-Sager

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Nicht „Nein-sagen können“ kann zu Konflikten führen und Anlass zur Kritik geben Mögliche Ursachen

Abhängigkeit Gewohnheit Du hast es doch bisher gemacht, machst Du es doch auch heute

Chef verlangt Mehrarbeit, Wochenendarbeit. Ich will doch meinen Job behalten

Pflichtempfinden

Falsche Rücksicht

Das bin ich doch meiner Kollegin schuldig oder das wird doch von mir erwartet

Wer Schwierigkeiten hat, Nein zu sagen, scheitert meistens an einer dieser Hürden. 56 | www.icos-akademie.de

Ich mache seine Arbeit mit, weil er zu Hause soviel Stress hat

Richtig „Nein“ sagen… In vier Schritten Nein sagen 1. Schritt

2. Schritt

3. Schritt

4. Schritt

 Interesse und Verständnis zeigen

 Klar „Nein“ sagen

 Gute, nachvollziehbare Begründung

 Beim Nein bleiben

 Öffnende Frage stellen und aktiv zuhören

 Nein, (tut mir leid), das geht nicht!

 Nicht rechtfertigen

 Evtl. kleine Zugeständnisse machen

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Kernaussage

Ein klares „Nein“ sorgt für Klarheit, gibt Ihnen ein gutes Gefühl und stärkt Ihr Selbstvertrauen!

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

Ziel: Prüfen Sie die vielen verschiedenen Werkzeuge, suchen Sie die für Sie passenden heraus und setzen Sie diese ein!

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Grundprinzipien der Planung Monatsplanung Monatsziele aus den Zielen je Rolle ableiten

 Was möchte ich in den einzelnen Rollen in dem Monat erreichen?  Wie lassen sich meine langfristigen Ziele weiter herunterbrechen? Ziele priorisieren  Welche Priorität hat das jeweilige Ziel?  Was möchte ich in diesem Monat zuerst erreichen? Muss-, Soll-, Kann-Ziele Zeitraum festlegen  Bis wann soll das Ziel erreicht werden?  Konkrete Zeitangabe und Kontrolle der Umsetzung

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Grundprinzipien der Planung Wochenplan

Ziele aus den Rollen mit Priorität und Zeit für die Erledigung.

Ziele aus den Rollen mit Priorität und Zeit für die Erledigung.

Ziele aus den Rollen mit Priorität und Zeit für die Erledigung.

Montag

Mittwoch

Freitag

Dienstag

Ziele aus den Rollen mit Priorität und Zeit für die Erledigung.

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Donnerstag

Ziele aus den Rollen mit Priorität und Zeit für die Erledigung.

Samstag

Ziele aus den Rollen mit Priorität und Zeit für die Erledigung.

ge n bb ea ntr a

12 1 2 11 3 10 4 9 5 8 7 6

g un ch g re tta sp mi Be Vor

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Materialbestellung

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WOCHENPLAN

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as ter ste ine

Grundprinzipien der Planung Wochenabschluss 1

Welche Ziele habe ich erreicht?

2

Welchen Herausforderungen bin ich begegnet?

3

Wie habe ich diese Herausforderungen gemeistert?

4

Welche Ziele habe ich nicht erreicht? Warum?

5

Welche der nicht erreichten Ziele übertrage ich auf die nächste Woche?

6

Welche der nicht erreichten Ziele übertrage ich auf andere Wochen?

7

Wo habe ich agiert?

8

Wo habe ich reagiert?

9

Was habe ich zum letzten Mal selber getan?

10

Was habe ich zum letzten Mal delegiert?

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Grundprinzipien der Planung Grundprinzipien der Tagesplanung

Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit 1. Alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine sofort notieren. Nur so behalten Sie bei jeder Gelegenheit den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag 2. Lassen Sie Ihr Unterbewusstsein für sich arbeiten und seine schöpferischen Kräfte über Nacht wirken.

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Grundprinzipien der Planung Grundprinzipien der Tagesplanung

Zeitbedarf schätzen und Zeitlimits setzen 3. Auch jedes Geldbudget muss irgendwie kalkuliert sein. Beachten Sie: Eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine Schätzung. Darum:

Nicht den ganzen Tag verplanen 4. Lassen Sie noch eine Pufferzeit von ca. 40-50% übrig. Die Erfahrung wird Ihnen zeigen, was in Ihrem Arbeitsalltag machbar und planpar ist – und was nicht. Beginnen, bewältigen und beenden Sie den Tag positiv 5. Ihre Innere Einstellung bestimmt Ihr Verhalten und das Ihrer Umwelt. Denken, handeln und leben Sie positiv. Haben Sie auch Spaß an Ihrem Erfolg.

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Sie können eine Aufgabenliste in Papierform oder elektronisch führen. Inhalte: Datum, wann Sie die Aufgabe erfassen Kurze Bezeichnung der Aufgabe Geschätzter Gesamtaufwand in Stunden A – B – C Priorität

Person, die die Aufgabe erledigt Beginn der Bearbeitung; Starttermin für die Erledigung der Aufgabe Ende der Bearbeitung; Endtermin für die Erledigung der Aufgabe Statusfeld zur Überprüfung des Bearbeitungsstands

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Üben Sie den Umgang mit einer Aufgabenliste jetzt und tragen Sie alle Ihre Aufgaben für die nächsten Tage dort ein. Datum

Bezeichnung

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Aufwand Prio in h

Erledigt Start durch

Ende

Status

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Methoden, Werkzeuge und Verfahren, die Sie bei der Zielerreichung unterstützen.

Prioritäten setzen

Das Pareto-Prinzip

Die ALPEN-Methode

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Methoden, Werkzeuge und Verfahren, die Sie bei der Zielerreichung unterstützen.

Prioritäten setzen

Das Pareto-Prinzip

Die ALPEN-Methode

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Um Ziele umzusetzen und Aufgaben einzuplanen sollten Sie Prioritäten setzen Priorität A

Wenn Sie sich gestresst fühlen, haben Sie keine Zeitprobleme, sondern Prioritätsprobleme.

Priorität B

Die große Herausforderung ist, dass Sie Ihre Prioritäten richtig managen! Prioritäten zu managen heißt zu entscheiden, welche Aufgaben sind von:  hoher Priorität = Priorität A  normaler Priorität = Priorität B  niedriger Priorität = Priorität C

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Priorität C

Selbst- und Zeitmanagement – Prioritäten setzen Wertanalyse der Zeitverwendung Wert der Tätigkeit

20%

65%

15%

sehr wichtig = A-Aufgaben wichtig = B-Aufgaben Kleinkram = C-Aufgaben

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Tatsächliche Zeitver(sch)wendung

20% 15%

A-Aufgaben B-Aufgaben C-Aufgaben

65%

Leistungskurve des Menschen

Frühaufsteher

Morgenmuffel

Uhrzeit 6 72 | www.icos-akademie.de

8

10 12 14 16 18 20 22 24 2

4

6

Selbst- und Zeitmanagement – Prioritäten setzen Prioritäten setzen

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Bevor Sie Ihren Aufgaben Prioritäten zuordnen, definieren Sie Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe.

Schon General Eisenhower arbeitete nach diesem Prinzip. Stephen R. Covey beschreibt Sie als Quadrant II Methode.

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Quadrant II I. Wichtig und dringend

II. Wichtig und nicht dringend

 Dringende Probleme

 Vorbeugung

 Krisen

 Beziehungsarbeit

 Projekte mit anstehenden Abgabetermin

 Planung, Erholung

 Stress, immer am Feuerlöscher

 Visionen, an den Wurzeln arbeiten

III. Dringend, jedoch nicht wichtig

IV. Nicht wichtig, nicht dringend

 Anrufe

 Triviales

 Unterbrechungen

 Einige Anrufe

 Manche Post, bestimmte Besprechungen

 Zeitverschwender

 Unmittelbare, dringende Angelegenheiten

 Angenehme Tätigkeiten

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

Dringende Angelegenheiten sind kurzfristig, unmittelbar und bedrängen uns. Sie haben Termindruck, Stress, Krisen etc. zu bewältigen. Sie müssen reagieren!

Wichtige Angelegenheiten sind dagegen Ihre Visionen, Ziele, Ergebnisse, Werte, das Leben und Ihre Rollen darin, andere Personen und Erfolg. Wichtige, nicht dringende Angelegenheiten erfordern mehr Initiative. Sie müssen agieren! 76 | www.icos-akademie.de

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

 Dringende, aber nicht wichtige Tätigkeiten (Quadrant III) nehmen den größten Teil Ihres Zeitbudgets in Anspruch.  Schlimm ist, dass viele gar nicht merken, dass sie in Quadrant III sind  sie denken, sie wären in Quadrant I und machen dringende Tätigkeiten sofort zu wichtigen Tätigkeiten.  Die Prioritäten bestimmen dabei nicht Sie selbst, sondern andere!

 „Menschen, die ihre meiste Zeit in Quadrant II und IV verbringen, führen im Grunde ein unverantwortliches Leben.“ Stephen R. Covey

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

Effektiv arbeitende Menschen verwenden kaum Zeit und Energie für Aktivitäten aus Quadrant III & IV.

Diese sind nicht wichtig!

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Tätigkeiten aus Quadrant II sind dagegen wichtig und bringen Sie an Ihre Ziele:

 Beziehungen aufbauen – andere Menschen machen Sie erfolgreich!  Visionen entwickeln – eine Ihrer stärksten Kräfte arbeitet für Sie!  Planen – Zeit, die Sie in Planung investieren, sparen Sie 3- bis 4-fach bei der Ausführung!  Neue Möglichkeiten erkennen – Probleme erst gar nicht entstehen lassen!  Erholung – rechtzeitig etwas für die eigene Gesundheit tun!  Prozesse hinterfragen und aktualisieren, KVP (kontinuierlicher VerbesserungsProzess) – Zeit und Kosten einsparen!

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Selbst- und Zeitmanagement – Prioritäten setzen Prioritäten setzen

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Selbst- und Zeitmanagement – Prioritäten setzen Grundprinzipien zur Prioritätensetzung

1.

Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto-Prinzip)

Eindeutige Prioritäten setzen heißt, sich zunächst nur einer einzigen Sache zu widmen, die Sie aber Ihren Zielen und Erfolgen entscheidend näher bringt.

2.

Jede Aufgabe in die Prioritätenklasse A, B, C einteilen

Nicht alles ist gleich wichtig oder dringend. Durch ABC trennen Sie schnell die Spreu vom Weizen und konzentrieren sich auf das für Sie wirklich Wesentliche.

3.

Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden

Wichtigkeit bedeutet Ziel und Erfolg, Dringlichkeit nur Zeit und Termin. Das Dringende ist selten wichtig, und das Wichtige selten dringend.

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Selbst- und Zeitmanagement – Prioritäten setzen Grundprinzipien zur Prioritätensetzung

4.

Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit

Nicht alles, was eilig ist, muss auch gemacht werden. Manche Dinge können Sie auch delegieren, andere sogar ganz sein lassen. Nur so schaffen Sie es, sich nicht länger dem „Diktat der Dringlichkeit“ noch weiter

beugen zu müssen. Sonst würden Sie sich weiterhin jeden Tag in zu vielen dringlichen, aber relativ unwichtigen Aktivitäten verzetteln.

5.

Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten

Sie müssen es irgendwie schaffen, neben Ihrem Tagesgeschäft auch an langfristigen, vor allem strategisch wichtigen Aufgaben und Zielen zu arbeiten. Nur so legen Sie bereits heute den Grundstein für Ihre Erfolge von morgen!

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

Thema

 Machen Sie sich jetzt Gedanken zu Ihren Tätigkeiten. Planen Sie diese nach Prioritäten ein und prüfen Sie sie nach „Quadrant II-Methode“. Hohe Priorität = Priorität A = selbst einplanen Normale Priorität = Priorität B = wenn möglich delegieren Niedrige Priorität = Priorität C = delegieren

Person

 Jeder Teilnehmer für sich

Zeit

Dokumentation

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 Minuten

 Nutzen Sie dazu das Formular „A-B-C-Prioritäten“. Arbeiten Sie an den wichtigen Aufgaben, solange diese noch nicht dringend sind. Lassen Sie es nicht zu, dass diese dringend werden!

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

Lernen Sie von den Amerikanern – bearbeiten Sie Aufgaben nach der „asap-Methode“ = as soon as possible

Das Wunder des chinesischen Bambus  Chinesischer Bambus wächst in den ersten 4 Jahren nur unter der Erde.  Sie sehen nur eine kleine Knolle mit einem zarten Trieb.  Im 5. Jahr wächst der Bambus dann bis zu 30 Meter hoch. Quadrant II orientierte Führungskräfte wissen, dass sie viel Zeit, Investitionen , Mühe etc. investieren müssen, bevor sie eine reiche Ernte erwartet. 84 | www.icos-akademie.de

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Methoden, Werkzeuge und Verfahren, die Sie bei der Zielerreichung unterstützen.

Prioritäten setzen

Das Pareto-Prinzip

Die ALPEN-Methode

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Die Pareto-Verteilung oder das Pareto-Prinzip:

 … ist benannt nach dem Italiener Vilfredo Pareto.  … beschreibt eine Wahrscheinlichkeitsverteilung, die in einer großen Anzahl realer Situationen vorkommt.  … besagt, dass in realen Situationen eine kleine Anzahl von Elementen viel zum Ganzen beiträgt.  … besagt dagegen auch, dass die Masse der Elemente wenig zum Ganzen beiträgt.  … ist auch bekannt als Regel.

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Beispiele von Pareto-Verteilungen

75 % des Welthandels finden zwischen 25 % der Weltbevölkerung statt. 80 % der Menschen leben in Entwicklungsländern.

Die meisten Menschen leben in wenigen großen Städten. In den vielen kleinen Dörfern leben dagegen wenig Einwohner.

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80 % aller Supportanfragen im Internet beziehen sich auf die gleichen 20 % der Problemstellungen. 80 % eines Textes werden mit 20 % der Wörter bestritten (z. B. der, die, das usw.)

20 % der eingesetzten Zeit bringt 80 % der Ergebnisse.

Prioritäten richtig setzen Pareto-Prinzip Manche Menschen verbringen viel Zeit damit, sich um viele, relativ nebensächliche Probleme und Aufgaben zu kümmern, statt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivitäten zu konzentrieren.

20% Aufwand Bringt 80% Ergebnis 80% Aufwand Bringt 20% Ergebnis

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Das Pareto-Prinzip wurde auch häufig im Zeitmanagement bestätigt.

Thema

 Trifft das Pareto-Prinzip auch bei Ihnen zu, d.h. dass Sie mit 20 % Aufwand, 80 % Ergebnis erzielen? Sie werden feststellen, da ist einiges dran.  Halten Sie jetzt fest, bei welchen Tätigkeiten Sie mit 20 % Aufwand 80 % Ergebnis erzielen und bei welchen Tätigkeiten Sie mit 80 % Aufwand 20 % Ergebnis erzielen.

Person

 Jeder Teilnehmer für sich

Zeit

Dokumentation

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 Minuten

 Nutzen Sie dazu das Formular „Pareto-Prinzip“.

Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Methoden, Werkzeuge und Verfahren, die Sie bei der Zielerreichung unterstützen.

Prioritäten setzen

Das Pareto-Prinzip

Die ALPEN-Methode

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge Ein weiteres Werkzeug für die Planung Ihrer Aufgaben ist die ALPEN-Methode:

ufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

änge, Dauer der Aktivitäten einschätzen ufferzeit täglich reservieren ntscheidungen treffen otizen übertragen

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

ufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben  halten Sie Aufgaben, Termine etc. schriftlich, am besten am PC, fest  arbeiten Sie nach Aufgabenkatalog  übertragen Sie Unerledigtes vom Vortag

 Termine, zu führende Telefonate und Korrespondenz wurden eingeplant  periodisch wiederkehrende Aufgaben wurden vorgetragen

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

änge, Dauer der Aktivitäten einschätzen  schätzen Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung von einer Aufgabe/Tätigkeit benötigen, realistisch ein

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

ufferzeit täglich reservieren  die Länge der zu planenden Pufferzeit zwischen verschiedenen Aufgaben hängt vom Arbeitsstil und von der jeweiligen Tätigkeit ab  als Faustregel gilt 60 % der Zeit für Aufgaben/Tätigkeiten zu verplanen

 20 % der Zeit sollten Sie für Unvorhergesehenes reservieren  Weitere 20 % sollten Sie für spontane und soziale Aktivitäten einplanen

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

ntscheidungen treffen  setzen Sie Prioritäten nach den beschriebenen Methoden  entscheiden Sie sich klar für die Umsetzung  sagen Sie wenn nötig „nein“, so hart es auch ist  delegieren Sie so viel wie möglich  denken Sie an den Fesselballon – wer aufsteigen will, muss Ballast abwerfen

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Selbst- und Zeitmanagement – Nutzvolle Werkzeuge

otizen übertragen  übertragen Sie im Planungsinstrument (Zeitplanbuch oder PC) Ihre Daten  kontrollieren Sie täglich Nach

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