XMediusFAX 8.1 GUÍA DEL USUARIO

XMEDIUS.COM

XMediusFAX Número de versión 8.1.0.78 – abril 2017. Patentes • Protegido por patentes en US 4,994,926; 5,291,302; 5,459,584; 6,643,034; 6,785,021; 7,283,270. • Protegido por patentes Canadienses 1,329,852; 2,101,327; 2,417,202. • Patentes adicionales US, Europa y Japón pendientes. Créditos Este software incluye varias bibliotecas y software (propiedad de terceros y distribuido bajo su propia licencia). Para más información, consulte el folder \3rd incluido en esta distribución (cuando éste aplique). • ACE/TAO: Copyright © 1993-2009, Douglas C. Schmidt and his research group at Washington University, University of California, Irvine, and Vanderbilt University. • Apache POI: Copyright © 2003-2014, The Apache Software Foundation • Axis: Copyright © 1999-2004, the Apache Software Foundation. All Rights Reserved. • Birt: Copyright © 2004, 2009, the Actuate Corporation. • cURL: Copyright © 1996 - 2011, Daniel Stenberg, ([email protected]). All rights reserved. • CxImage: Copyright © 1995, Alejandro Aguilar Sierra ([email protected]). Copyright © 2001-2008, Davide Pizzolato. • Eclipse Info Center: Copyright (c) 2007 IBM Corporation and others. • Firebird: Copyright © 2000-2011, Borland/Inprise. All Rights Reserved. • Google Gson: Copyright © 2008-2011, Google Inc. • Google Guice: Copyright © Google Inc. • GPL Ghostscript: Copyright © 2010 Artifex Software, Inc. All rights reserved. • ICU: Copyright © 1995-2011, International Business Machines Corporation and others. • ini4j: Copyright 2005 [ini4j] Development Team. All Rights Reserved. • JacORB: Copyright © The JacORB project, 1997-2006. • Java (JRE/JDK): Copyright 2013, Oracle America, Inc. All rights reserved. Use is subject to license terms. ORACLE and JAVA trademarks and all ORACLE- and JAVA-related trademarks, service marks, logos and other brand designations are trademarks or registered trademarks of Oracle in the U.S. and other countries. • jaxws: Copyright 1997-2007 Sun Microsystems, Inc. All rights reserved. • JPEG: Copyright © 1991-2011, Thomas G. Lane. • JSON spirit: Copyright © 2007-2011 John W. Wilkinson. Distributed under MIT License. • Leptonica: Copyright © 2001-2015, Dan Bloomberg. • LibGIF: Copyright © 1989-1990, Gershon Elber. Copyright © 1990-1996, Eric S. Raymond. Copyright © 1998, Toshio Kuratomi. • Libphonenumber: Copyright © 2008-2011, Google Inc., Ian Galpin, Ben Gertzfield. • LibPNG: Copyright © 1995-1996 Guy Eric Schalnat, Group 42 Inc. Copyright © 1996-1997 Andreas Dilger. Copyright © 1998-2010 Glenn Randers-Pehrson. • LibTIFF: Copyright © 1988-1997, Sam Leffler. Copyright © 1991-1997, Silicon Graphics Inc. • mysql-connector-java: Copyright © 2000, 2011, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved. • OpenDS: Copyright © 2002-2006 Sleepycat Software. All rights reserved. • OpenID4Java Library : Copyright © 2006-2008 Sxip Identity Corporation.

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Índice de materias

Índice de materias Capítulo 1 : Introducción....................................................................................................1 Propósito del documento................................................................................................................................1 Herramientas Windows....................................................................................................................................1 Herramientas Web ...........................................................................................................................................2 Herramientas externas.....................................................................................................................................2

Capítulo 2 : Envío de faxes con SendFax.........................................................................5 Visión general...................................................................................................................................................5 Lanzar SendFAX....................................................................................................................................................................5 Descripción de la interfaz.....................................................................................................................................................5 Detalles de la barra de menús e iconos asociados...........................................................................................................6 Resultado del envío del fax según el tipo de destino........................................................................................................9

Parámetros......................................................................................................................................................10 Configuración de conexión................................................................................................................................................10 Configuración del usuario con despliegue local...........................................................................................................................11 Configuración de usuario con solución basada en la nube.........................................................................................................13

Parámetros email.................................................................................................................................................................14 SendFAX Interfaz Opciones de pantalla............................................................................................................................15 Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión...........................................................................................16

Enviar un fax...................................................................................................................................................16 Usar portadas......................................................................................................................................................................17 Gestionar documentos fax.................................................................................................................................................17 Enviar transmisiones..........................................................................................................................................................18 Enviar manualmente una transmisión............................................................................................................................................19 Seleccionar un destinatario en una agenda...................................................................................................................................19 Seleccionar un destinatario cuando no se visualiza la agenda...................................................................................................19 Modificar la lista de destinatarios....................................................................................................................................................20

Modificación de los parámetros de transmisión..............................................................................................................21 Editar la información del destinatario o de la sociedad................................................................................................................21 Cambiar los parámetros de transmisión de faxes.........................................................................................................................23

Enviar un fax con una resolución específica...................................................................................................................24

Visualización de agendas..............................................................................................................................24 Enviar un fax con SendFAX a través de una línea de mando....................................................................25

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Índice de materias

Capítulo 3 : Gestión de sus contactos (para SendFax).................................................27 Generalidades.................................................................................................................................................27 Lanzar la agenda.............................................................................................................................................27 Detalles de la barra de menús e iconos asociados.....................................................................................28 Contactos de la agenda telefónica................................................................................................................29 Gestionar agendas..............................................................................................................................................................31 Gestionar listas de contactos............................................................................................................................................31 Gestionar contactos............................................................................................................................................................32 Grupos de agendas.............................................................................................................................................................32

Compactar la base de datos..........................................................................................................................33 Búsqueda de agendas....................................................................................................................................33 Buscar un contacto.............................................................................................................................................................33 Usar la búsqueda avanzada...............................................................................................................................................34

Fuentes de datos externas............................................................................................................................35 Importar una fuente de datos externa...............................................................................................................................35 Relacionar con una fuente de datos externa....................................................................................................................36 Procedimiento de vinculación.........................................................................................................................................................36 Actualizar una fuente externa vinculada........................................................................................................................................37

Capítulo 4 : Visualizar los fax...........................................................................................39 Visión general.................................................................................................................................................39 Lanzamiento del visualizador........................................................................................................................39 Detalles de la barra de menús e iconos asociados.....................................................................................40 Trabajo con el visualizador............................................................................................................................41

Capítulo 5 : Usar anotaciones..........................................................................................43 Visión general.................................................................................................................................................43 Tipos de anotación.........................................................................................................................................43 Trabajar con anotaciones..............................................................................................................................44

Capítulo 6 : Utilidades fax para aplicaciones generales................................................47 Visión general.................................................................................................................................................47 Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX.......................................................47 Enviar fax desde aplicaciones de Windows usando XMPrintToMail.........................................................48 Faxing from Windows Applications by Using the Web Fax Composer Printer........................................49 Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word........................................................................................49 Enviar un Fax a partir de MS Word con la función Enviar fax........................................................................................49 La función Fax Merge para MS Word................................................................................................................................50 Enviar un fax a partir de MS Word con la función Fusión de faxes.............................................................................................50

Envío de un fax con macros fax para OpenOffice.org Writer.....................................................................52 Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función SendFax....................................................................52

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Índice de materias

Función FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer.........................................................................................................52 Crear un documento inicial en OpenOffice.org Writer..................................................................................................................53 Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast.........................................................................53

Enviar un fax usando el servicio Fax por Internet de Microsoft Office.....................................................55

Capítulo 7 : Enviar faxes con clientes de correo-e........................................................57 Enviar faxes con clientes email: Visión general..........................................................................................57 Enviar faxes con clientes email usando SMTP............................................................................................57 Envío de un fax con un cliente de correo-e usando SMTP.............................................................................................58 Recepción de faxes y notificaciones.................................................................................................................................58 Cambio de la portada..........................................................................................................................................................59 Cambio de la información del remitente y de las opciones de fax.................................................................................59 Gestión de destinatarios.....................................................................................................................................................60 Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e........................................................61 Adición de la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e........................................................63 Añadir destinatarios a partir de la agenda email...........................................................................................................................63

Códigos de cuerpo (Referencia)........................................................................................................................................64

Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formularios XMediusFAX .........................................68 Uso del XMediusFAX Add-in para Outlook.......................................................................................................................68 Envío de un fax con Outlook conectado a un servidor de Exchange............................................................................69 Recepción de faxes y notificaciones con Outlook...........................................................................................................70 Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con Outlook.......................................................71 Gestión de destinatarios con Outlook...............................................................................................................................73 Añadir información del destinatario con Outlook..........................................................................................................................74 Añadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook.....................................................................................................76

Enviar faxes con el formulario XMediusFAX para IBM Notes....................................................................76 Envío de un fax con el formulario para IBM Notes..........................................................................................................77 Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con el formulario para IBM Notes...................78 Gestión de destinatarios con IBM Notes..........................................................................................................................80 Determinar números de fax..............................................................................................................................................................81 Añadir destinatarios a partir de la agenda IBM Notes...................................................................................................................81

Capítulo 8 : Gestión de portadas.....................................................................................83 Generalidades.................................................................................................................................................83 Lanzamiento del Editor de portada...............................................................................................................83 Detalles de la barra de menús e iconos asociados.....................................................................................84 Creación de una portada................................................................................................................................86 Añadido y edición de elementos........................................................................................................................................86 Variables de la portada.......................................................................................................................................................87 Configuración del formato de la página............................................................................................................................88

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Índice de materias

Configuración de los parámetros locales de la portada (idioma y formato de la fecha).............................................88 Configuración de la resolución de la portada..................................................................................................................89

Objetos compatibles OLE 2.0........................................................................................................................90 Integrar y vincular objetos OLE 2.0...................................................................................................................................90 Gestión de objetos OLE 2.0 en una portada.....................................................................................................................91

Capítulo 9 : Monitoreo de sus faxes y de su cuenta......................................................93 Monitoreo de sus faxes y de su cuenta........................................................................................................93 El punto de monitoreo de la cuenta de fax..................................................................................................93 Gestión de la configuración...............................................................................................................................................94

Capítulo 10 : Cliente de web.............................................................................................97 Visión general.................................................................................................................................................97 Conectarse al Cliente de web.............................................................................................................................................97 Descripción del entorno del Cliente de web.....................................................................................................................98 Opciones del Cliente de web............................................................................................................................................................99 Enlace con el instalador de bajada de XMediusFAX para las aplicaciones clientes de Windows..........................................100

Carpetas de fax.............................................................................................................................................100 Carpeta Historial de entrada.............................................................................................................................................101 Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxes actuales..........................................................................................................101 Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxes eliminados......................................................................................................102 Gestión de sus faxes salientes......................................................................................................................................................102 Visualizar los detalles de un fax entrante.....................................................................................................................................105

Carpeta Historial de salida...............................................................................................................................................110 Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes actuales.............................................................................................................110 Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes eliminados.........................................................................................................111 Gestión de sus faxes salientes......................................................................................................................................................112 Visualizar los detalles de faxes salientes.....................................................................................................................................113

Carpeta de cola de salida.................................................................................................................................................115 Vista Carpeta de cola de salida......................................................................................................................................................116 Gestión de sus faxes en espera....................................................................................................................................................117 Visualizar los detalles de un fax en cola de salida......................................................................................................................117

Funciones Ordenar y Buscar...........................................................................................................................................119 Ordenar la lista de faxes.................................................................................................................................................................119 Buscar en la lista de faxes.............................................................................................................................................................120

Función Redactar.........................................................................................................................................123 Descripción de la interfaz de redacción..........................................................................................................................123 La pestaña Redactar.......................................................................................................................................................................123 La lengüeta remitente e información de la compañia.................................................................................................................125 La pestaña opciones.......................................................................................................................................................................126

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Índice de materias

Crear y enviar un fax.........................................................................................................................................................127 Añadir uno o más destinatarios a un fax......................................................................................................................................128 Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax..........................................................................................................................129

Delegación.....................................................................................................................................................129 Añadir y gestionar delegados..........................................................................................................................................130 Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado................................................................................................132

Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer........................................132 Opciones de subida..........................................................................................................................................................134 Configuración general......................................................................................................................................................134

Agenda Web..................................................................................................................................................135 Acceder y navegar en las agendas..................................................................................................................................135 Gestión de los contactos..................................................................................................................................................136 Crear un contacto o un grupo........................................................................................................................................................136 Gestión de contactos y grupos......................................................................................................................................................137 Copiar contactos públicos en su lista de contactos privados...................................................................................................138 Importar contactos a partir de una fuente externa......................................................................................................................138

Envío de un fax a partir de una agenda..........................................................................................................................139 Configurar el añadido automático de contactos............................................................................................................139

Lexicon..........................................................................................................................................................140

Capítulo 11 : Envío de SMS por correo-e......................................................................141 Servicio de procesamiento de SMS de salida...........................................................................................141 Envío de SMS por correo-e..........................................................................................................................141

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Índice de materias

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Capítulo 1 | Introducción

Capítulo 1

Introducción

Propósito del documento Este manual está destinado a cualquiera que use XMediusFAX para enviar, recibir o gestionar faxes. Nota: No cubre el servidor XMediusFAX ni la instalación cliente (véase Guía de instalación y de mantenimiento), ni la configuración del servidor ni la gestión (véase Guía de administración).

Herramientas Windows XMediusFAX ofrece varias herramientas que pueden ser instaladas y usadas en el entorno Microsoft Windows. SendFAX SendFAX es una interfaz fax que ofrece a los usuarios todas las funciones implicadas en el envío de un fax (véase capítulo: Visión general en la página 5). Agenda La Agenda le permite gestionar sus contactos para seleccionarlos fácilmente en SendFAX. Se pueden crear un número indeterminado de agendas (véase capítulo: Generalidades en la página 27). Visualizador El Visualizador permite a los usuarios la visualización y la lectura de los faxes. Normalmente es un visualizador de archivos TIFF que ofrece algunas funciones de edición adicionales (véase capítulo: Visión general en la página 39). Nota: Si no tiene el visualizador instalado en su ordenador, puede usar Windows Imaging Preview para ver sus faxes. Utilidades fax para aplicaciones generales XMediusFAX proporciona varias utilidades que le permiten enviar varios faxes directamente desde sus aplicaciones generales. Pueden ser controladores de impresoras - usados con cualquier aplicación por la función imprimir - o funciones fax integradas - sólo para MS Word y OpenOffice.org Writer - (véase capítulo: Visión general en la página 47).

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Capítulo 1 | Introducción

Utilidades fax para clientes email XMediusFAX le permite enviar y recibir faxes con su software email. También, si usa Microsoft Outlook conectado a un servidor Exchange -, o IBM Notes (según su licencia, dispone de algunas herramientas adicionales para facilitar la gestión de sus faxes (véase capítulo: Enviar faxes con clientes email: Visión general en la página 57). Editor de portada El editor de portada le permite crear portadas de fax o modificar las suministradas. Una portada puede contener variables que son determinadas en el momento del envío - nombre del remitente, dirección, teléfono y números fax, etc. - (véase capítulo: Generalidades en la página 83). Punto de monitoreo de la cuenta fax El punto de monitoreo es un icono de notificación dinámica situado en la barra de tareas de Windows que le permite monitorear la actividad de su propia cuenta fax (faxes pendientes/enviados/recibidos, fallo del fax, estado de conexión de la cuenta...). Este también es un punto de acceso rápido a su buzón fax (acceso Web).

Herramientas Web XMediusFAX ofrecen varias herramientas a las que se puede acceder usando un navegador Web. Todas ellas están disponibles a través de la misma interfaz Web. Si desea más informaciones consultar el capítulo implicado (Visión general en la página 97). Navegador fax La iterfaz Web proporciona un medio para ver el estado de sus faxes en el histótico de entrada, histórico de salida y cola de salida. Composición Web La composición Web es la parte de la interfaz Web donde puede crear y enviar faxes.

Herramientas externas En dependencia de la implementación realizada por su administrador, usted podría beneficiarse de las funcionalidades de XMediusFAX a través de varios clientes externos (diferentes de los que se proporcionan con el instalador del XMediusFAX cliente). Clientes de correo-e (para envío de faxes) Usted podría enviar faxes a través de XMediusFAX utilizando su cliente de correo-e; los elementos adjuntos de correo-e se envían como páginas de fax. Véase Enviar faxes con clientes email: Visión general en la página 57. Clientes de correo-e (para envío de SMS) Usted podrían beneficiarse de una funcionalidad que le permite enviar mensajes de SMS a través de XMediusFAX utilizando su cliente de correo-e (además de los medios para enviar faxes). Véase Servicio de procesamiento de SMS de salida en la página 141.

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Capítulo 1 | Introducción

Aplicaciones de dispositivos multifuncionales Usted podría enviar faxes desde su Impresora/Dispositivo multifuncional a través de una aplicación integral (conector) diseñada para XMediusFAX . Se ofrecen varias soluciones para dispositivos compatibles con tecnologías tales como eCopy ShareScan, Fuji Xerox Apeos iiX, Lexmark eSF, Ricoh ESA, Sharp OSA, Xerox ConnectKey y Xerox EIP. Contacte a su administrador para obtener más detalles. Aplicación móvil La aplicación móvil " XMediusFAX " está disponible para iOS y Android, es gratuita y con todas las funciones incluidas (descargarla desde la App Store / Google Play). Con esta aplicación usted puede enviar documentos por fax, de manera rápida y fácil y en cualquier momento y lugar, utilizando su cuenta XMediusFAX existente.

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Capítulo 1 | Introducción

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Capítulo 2

Envío de faxes con SendFax

Visión general SendFAX es la interfaz fax para usuarios que tienen necesidades importantes de envío de faxes. Si Outlook ha sido configurado en su máquina local, SendFAX puede ser integrado con Outlook. Este capítulo incluye información acerca de configurar SendFAX y usarlo para enviar faxes con varias opciones.

Lanzar SendFAX Entre las aplicaciones de XMediusFAX instaladas, seleccione SendFAX. Aparecerá la interfaz de SendFAX. Nota: SendFAX también puede ser accesado a través de cualquier aplicación Windows con una función de impresión (véase Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX en la página 47) o de Microsoft Outlook haciendo clic en el botón

(si el add-in Outlook está instalado en su PC).

Descripción de la interfaz Aparte de los menús y barras de herramientas, después de la instalación inicial la interfaz por defecto de SendFAX se divide en cuatro zonas principales:

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

1. La sección Manual Addressing Fields (campos de envío manual) – A, Sociedad, Destino, y Sujeto – le permite ingresar directamente la información del destinatario. Normalmente, A recibe el nombre del destinatario. Destino, que es único campo obligatorio de los cuatro, recibe el número del fax o la dirección e-mail. 2. La sección Destinatarios presenta los individuos y grupos que reciben la transmisión, seleccionada de una agenda o ingresada directamente en los campos de envío manual. 3. La Vista en miniaturas presenta sucesivamente una imagen reducida de cada página del fax. Una barra de desplazamiento le permite ver cualquier página; seleccionar una página en la vista en miniatura para ver esa página en la vista previa de fax. La vista en miniaturas también le permite reordenar y eliminar páginas de un fax. 4. La sección Vista preliminar del fax presenta una sola página del fax a la vez. Es aquí que puede añadir anotaciones a un fax antes de enviarlo. Si desea más detalles de las anotaciones, véase el capítulo correspondiente (Visión general en la página 43). También, SendFAX ofrece los medios: • • • • •

para seleccionar una portada entre varias disponibles en el servidor de fax, para visualizar una lista de contactos de destinatarios potenciales a partir de una o varias agendas disponibles, para modificar la configuración de las transmisiones, modificar la información de su remitente y destinatario, para cambiar la interfaz a fin de cumplir con sus requisitos, para enviar faxes a números de fax así como a direcciones email.

Detalles de la barra de menús e iconos asociados Descripción de todos los elementos de la barra de menú de SendFAX.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

El menú Archivo Nuevo

cancela el fax actual, borra la lista de destinatarios del fax e inicia uno nuevo.

Insertar

le permite insertar un archivo en su fax.

Guardar como

le permite guardar su fax en un directorio local o de la red.

Imprimir

imprime el fax y cualquier portada.

Enviar

envia el fax y cierra la interfaz SendFAX.

Enviar sin cerrar

envia el fax pero mantiene la interfaz SendFAX abierta, por ejemplo, para que pueda enviar el fax a otros destinatarios.

Parámetros de conexión

le permite cambiar el nombre del host servidor de fax y otros parámetros. Si desea más detalles consultar Configuración de conexión en la página 10.

Parámetros del usuario

permite que el usuario pueda cambiar su nombre de usuario y contraseña. Si desea más detalles consultar Configuración de conexión en la página 10. Esta opción sólo está disponible en modo nativo (cuando hay envío a través de la pasarela XML),

Parámetros email

permite que el usuario configure los parámetros SMTP y envíe por email el contenido (usado por la función email de SendFAX). Si desea más detalles consultar Parámetros email en la página 14.

Salir

cierra SendFAX.

El menú Editar Propiedades de faxeado

presenta una ventana con pestañas donde ingresa la información del remitente o de la sociedad y define la configuración del fax. Si desea más detalles consultar Editar la información del destinatario o de la sociedad en la página 21 y Cambiar los parámetros de transmisión de faxes en la página 23.

Destinatario de fax

le permite modificar la información acerca del destinatario del fax seleccionado en la lista de destinatarios de fax.

Comentarios portada

ingresa un comentario en la portada.

Propiedades impresoras

le permite configurar la impresora XMediusFAX .

El menú Ver Barra de herramientas

visualiza las barras de herramientas de SendFAX. Cuando una barra de herramientas está visible, aparece una casilla de marcado al lado de su nombre. Las cuatro barras de herramientas, Main (principal), Preview (vista previa), Thumbnail (miniaturas), y Annotation (anotación); se visualizan por defecto.

Barra de estado presenta u oculta la barra de estado. Una casilla de marcado aparece al costado cuando está visible. Agenda

presenta una agenda a la derecha o la izquierda de la interfaz.

Vista preliminar presenta sólo las miniaturas y la vista previa del fax. La visualización de los campos de envio total manual, la lista de destinatarios de fax y la información del contacto se suspenden. Al deseleccionar Vista preliminar total se vuelve a visualizar esta información en la ventana SendFAX.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Opciones

presenta una ventana que permite: • •

Idiomas

seleccionar las agendas que desea poner a disposición de la agenda SendFAX ( XMediusFAX y/o agenda MAPI, con la pestaña de configuración MAPI). seleccionar la interfaz SendFAX por defecto a lanzar vía la impresora XMediusFAX virtual (para más información, véase SendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 15)

define el idioma usado en las aplicaciones del cliente para el usuario actual (MMC Snap-in, SendFAX, TIFF Viewer, Phone Book, y Cover Sheet Editor). Los cambios se efectúan después de reiniciar SendFAX.

El menú Miniaturas Eliminar

elimina las páginas seleccionadas en la vista en miniaturas de su fax.

Desplazar ➤ Primero

desplaza la página seleccionada a la primera página después de una portada.

Desplazar ➤ Arriba

desplaza la página seleccionada hacia arriba de una página

Desplazar ➤ Abajo

desplaza la página seleccionada hacia abajo de una página

Desplazar ➤ Último

desplaza la página seleccionada a la última página del fax.

Marcar como ➤ No enviar

manda SendFAX para que excluya la página seleccionada en la vista en miniaturas cuando envía el fax.

Marcar como ➤ Enviar restaura una página excluida. Zoom

aumenta o reduce la ampliación de las páginas en la vista en miniaturas.

El menú Vista preliminar Primera página

le permite ver la primera página de su fax.

Página anterior

le permite ver la página previa de su fax.

Página siguiente

le permite ver la página siguiente de su fax.

Útima página

le permite ver la última página de su fax.

Mejor visualización

presenta la página a una ampliación que calza mejor con la venta de vista previa.

Ancho de página

presenta la página al ancho máximo que calza con la venta de vista previa.

Alto de página

presenta la página al alto máximo que calza con la venta de vista previa.

Zoom

le permite escoger uno de los valores de ampliación predefinidos.

El menú Anotación Las anotaciones son objetos que puede añadir para llamar la atención sobre ciertas partes de un fax. Si desea más información acerca de las anotaciones, véase el capítulo correspondiente (Visión general en la página 43). Nota: La función Anotaciones no se puede usar en las portadas cuando se elabora un fax en SendFAX.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

El menú Herramientas Agenda

lanza la ventana agenda a partir de la que puede crear una nueva agenda, actualizar los contactos en una existente y seleccionar una agenda y lista de contactos para enviar faxes. Consultar contactos Generalidades en la página 27 si desea una información más detallada.

El menú Ayuda Temas de ayuda

abre una ayuda en línea donde puede obtener más información sobre el uso de XMediusFAX .

Acerca de SendFAX

presenta la versión y el copyright de SendFAX.

Resultado del envío del fax según el tipo de destino SendFAX le permite enviar un fax a un destino que puede ser un número de fax o una dirección de correo-e. Cuando el destino es un número de fax, el comportamiento es igual al de cualquier otro fax. Cuando el destino es una dirección de correo-e, el fax (con la portada, si existe) se envía como un documento adjunto al correo-e. Los parámetros del correo-e, incluido el formato del documento adjunto, se pueden configurar aquí: Parámetros email en la página 14. Según SendFAX esté configurado para enviar faxes, tendrá diferentes comportamientos para los registros de destino y de faxes enviados. Si desea más informaciones sobre las configuraciones, véase Parámetros en la página 10. SendFAX Configurado para enviar faxes a través de la pasarela XML del servidor En esta configuración, los faxes normales se envían directamente al servidor de fax (a través de la pasarela XML) y los correos-e se envían a través de un servidor de correo-e por separado. Cuando el destino es un número de fax, el registro del fax enviado aparecerá en la carpeta Historial de salida del cliente web. Cuando el destino es una dirección de correo-e, el registro del correo-e enviado aparecerá en un archivo .log: C:\Users\\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log. Puede abrir este registro con cualquier software editor de textos. SendFAX Configurado para enviar faxes a través de Outlook En esta configuración, los faxes y correos-e se envían a través de Outlook al servidor apropiado (fax/correo-e). Cuando el destino es un número de fax, el registro del fax enviado aparecerá en la carpeta Elementos enviados de Outlook así como en la carpeta Historial de salida del cliente web. Cuando el destino es una dirección de correo-e, el registro del fax enviado aparecerá sólo en la carpeta Elementos enviados de Outlook. Comportamiento del correo-e con o sin portada Cuando se envía un fax a múltiples números de fax, siempre se conserva un registro para cada destino de fax, independientemente de que haya o no una portada. El comportamiento es diferente cuando se envía a direcciones de correo-e. Cuando se envía un fax a múltiples direcciones de correo-e sin una portada, SendFAX sólo crea un correo-e y lo envía a todos los destinatarios. El campo A: del correo-e recibido por los destinatarios contiene el nombre de todos los destinatarios.

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Por otro lado, si se envía el fax con una portada, SendFAX crea un correo-e para cada destinatario y el campo A: contendrá sólo el correo-e del destinatario. Cuando se envía a múltiples direcciones de correo-e y SendFax no está configurado para enviar faxes a través de Outlook, siempre se crea un registro para cada destinatario, en el archivo .log, independientemente de que haya o no una portada. En Outlook, sólo se conserva un registro para cada correo-e enviado.

Parámetros En esta sección encontrará los diferentes parámetros que pueden ser configurados en SendFAX. Normalmente, estos parámetros son configurados por el administrador del sistema y el usuario no necesita configurarlos o modificarlos.

Configuración de conexión La forma de conectarse al servidor de fax depende del entorno en el cual se implementa: como despliegue local o como parte de una solución basada en la nube. Si desea cambiar la configuración de su conexión efectuada durante la instalación inicial, proceder de la manera siguiente: 1. En la barra de menús de SendFAX , hacer clic en Archivo ➤ Parámetros de conexión. El cuadro de diálogo Información de la cuenta aparece.

2. En la sección Parámetros de conexión , especificar el nombre o la URL del host. Atención: Este valor debe ser correctamente configurado (o comunicado) por su administrador mientras instala SendFax y no debe cambiarlo.

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•

Configuración con despliegue local Nombre que se utiliza para acceder al host del servidor de fax local. Sintaxis aceptable: [{http|https}://] [: ] En el contexto HTTPS, debe ser el nombre común del servidor de fax (y no su dirección IP).

•

Configuración con solución basada en la nube La URL para conectarse a una solución basada en la nube Esta solo se puede ingresar en la forma de una URL.

3. En la sección SendFAX enviará sus faxes a través de , seleccionar el botón radio que corresponde a su configuración deseada: •

Seleccionar Outlook si desea usar la integración SendFAX con Outlook. Outlook debe estar configurado previamente en la computadora local y el servidor Microsoft Exchange server de su organización debe estar configurado correctamente por administrador. • •

En una configuración de despliegue local: hacer clic en Terminar para finalizar la configuración. En una configuración con solución basada en la nube: hacer clic en Siguiente y continuar con Configuración de usuario con solución basada en la nube en la página 13. Nota: Para poder enviar faxes a direcciones de correo-e no se requiere ninguna configuración de correo-e adicional. Outlook lo gestionará automáticamente.

•

Seleccionar La interfaz pasarela XML del servidor de fax para usar SendFAX en modo normal. • •

En una configuración con despliegue local: hacer clic en Siguiente y continuar con Configuración del usuario con despliegue local en la página 11. En una configuración con solución basada en la nube: hacer clic en Siguiente y continuar con Configuración de usuario con solución basada en la nube en la página 13. Nota: Para poder enviar faxes a direcciones de correo-e, debe configurar parámetros de correo-e específicos (véase Parámetros email en la página 14).

Configuración del usuario con despliegue local

Continuación de Configuración de conexión en la página 10 para una configuración de despliegue local.

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1. En la sección Autentificación, seleccionar el botón radio que corresponde a su configuración deseada: •

Seleccionar Usar la identificación simple integrada de Windows para conectarse automáticamente con su identidad NT normal. Nota: La casilla de selección Obtener la información del remitente del directorio activo al lanzamiento, completa la información del remitente con la información del directorio activo si el usuario seleccionó la opción Usar remitente usual e información de la empresa en la configuración de transmisión avanzada. Si desea detalles adicionales sobre esto último, consultar la sección Editar la información del destinatario o de la sociedad en la página 21, que se encuentra más adelante en este capítulo.

•

Seleccionar Usar autentificación básica, e ingresar la identificación del usuario en el campo Nombre de usuario y la contraseña en el campo Contraseña. Si desea usar estos valores cada vez que se conecta, marcar la casilla Recordar contraseña.

2. En la sección Las confirmaciones de correo-e se deben enviar a, seleccionar una de las opciones para la dirección correo-e a la que se deben enviar las notificaciones del resultado: Opción

Descripción

No enviar confirmaciones por correo-e

No recibirá ninguna confirmación por correo-e.

Usar la dirección de correo-e asociada con mi cuenta Recibirá las confirmaciones a través de la dirección de correo-e asociada a la cuenta definida en el paso precedente. Nota: Esta opción está seleccionada por defecto. Usar esta dirección de correo-e

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección de correo-e ingresada manualmente en el campo adyacente.

3. Hacer clic en Terminar.

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Las sesiones SendFAX siguientes usarán la misma configuración. Si la casilla Recordar contraseña no se marcó, un diálogo le invitará a ingresar la contraseña al enviar un fax, si fuese necesario. Nota: Si hay un problema con el sistema cuando trata de conectarse a SendFAX y aparece un mensaje de error, consultar al administrador de su sistema para asegurarse de que dispone de la autorización apropiada, o para averiguar cuándo está nuevamente disponible el sistema. Si en cualquier momento desea cambiar la pasarela o modificar las propiedades de la conexión, realizar nuevamente el procedimiento de instalación como se describe más arriba. Configuración de usuario con solución basada en la nube

Continuación de Configuración de conexión en la página 10 para una configuración con solución basada en la nube.

1. En la sección Autentificación, ingresar su nombre de usuario y contraseña. Si desea usar estos valores cada vez que se conecta, seleccionar la casilla Recordar contraseña. 2. En la sección Las confirmaciones de correo-e se deben enviar a, seleccionar una de las opciones para la dirección de correo-e a la que se deben enviar las notificaciones del resultado: Nota: Si seleccionó Outlook en el cuadro de diálogo Información de la cuenta, esta sección no es visible. El envío de correo-es es cubierto automáticamente por Outlook. Opción

Descripción

No enviar confirmaciones por correo-e

No recibirá ninguna confirmación por correo-e.

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Opción

Descripción

Usar la dirección de correo-e asociada con mi cuenta Recibirá las confirmaciones a través de la dirección de correo-e asociada a la cuenta definida en el paso precedente. Nota: Esta opción está seleccionada por defecto. Usar esta dirección de correo-e

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección de correo-e ingresada manualmente en el campo adyacente.

3. Hacer clic en Terminar. Las sesiones SendFAX siguientes usarán la misma configuración. Si la casilla Recordar contraseña no se marcó, un diálogo le invitará a ingresar la contraseña al enviar un fax, si fuese necesario. Nota: Si hay un problema con el sistema cuando trata de conectarse a SendFAX y aparece un mensaje de error, consultar al administrador de su sistema para asegurarse de que dispone de la autorización apropiada, o para averiguar cuándo está nuevamente disponible el sistema. Si en cualquier momento desea cambiar la pasarela o modificar las propiedades de la conexión, realizar nuevamente el procedimiento de instalación como se describe más arriba.

Parámetros email Para acceder al cuadro de diálogo Parámetros email Archivo ➤ Parámetros email... en la barra de menús SendFAX.

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Parámetros SMTP Si desea enviar faxes a direcciones email (además que a números fax), necesita configurar los parámetros email. Si está configurado para enviar sus faxes a través de Outlook (véase Configuración de conexión en la página 10), los parámetros SMTP ya están configurados y no pueden ser modificados en este diálogo (el cuadro Parámetros SMTP está en gris). Si no usa Outlook y desea enviar faxes a direcciones email a través de un servidor de emails, configurar los parámetros SMTP. Atención: Cuando envía faxes a direcciones email (al contrario de números fax) el registro de los faxes enviados no se consigna en las carpetas de Cliente Web. Véase Resultado del envío del fax según el tipo de destino en la página 9 para más información. Servidor de email

Especificar el Servidor de correo. El administrador ya debe haber configurado correctamente el servidor de email (SMTP) de su organización. Nota: Sintaxis aceptable: [:] Por defecto, el número de puerto es 25. Sólo debe ingresar un número de puerto si usa uno diferente.

Dirección del remitente

Selecionar Usar la dirección email asociada a mi cuenta si desea que SendFAX use su email normal como dirección de retorno. Si desea una respuesta a otra dirección email, seleccionar Usar esta dirección email, e ingresar una dirección email válida en el campo de ingreso.

Contenido del email En este cuadro puede seleccionar el formato de documento adjunto al email y escribir un mensaje por defecto. Documento adjunto

Cuando envía un fax a una dirección email, el fax tiene forma de un documento adjunto. Puede seleccionar PDF o TIFF como formato. Por defecto es PDF.

Mensaje por defecto

Escriba su mensaje por defecto. El mensaje aparecerá en el cuerpo del email sólo si no hay texto en el campo Comentarios de la portada o cuando no hay portada.

SendFAX Interfaz Opciones de pantalla SendFAX se puede usar para componer faxes de cero, tal como se describe en este capítulo, pero también puede ser lanzado de cualquier aplicación Windows imprimiendo en ina impresora virtual dedicada llamada XMediusFAX (véase Visión general en la página 47). Cuando se lanza a través de esta impresora, SendFAX aparece por defecto con el tipo de interfaz seleccionado en el menú Ver ➤ Opciones de SendFAX.

Puede cambiar estos parámetros por defecto según sus necesidades: Opción

Descripción

Siempre visualizar la interfaz básica

SendFAX se visualizará con la interfaz mínima requerida para enviar faxes rápidamente (véase los detalles a continuación)

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Opción

Descripción

Siempre visualizar la interfaz completa

SendFAX se visualizará con la interfaz completa descrita en este capítulo (véase Lanzar SendFAX en la página 5).

Nota: Cuando se accede a través del menú inicio de Windows, SendFAX siempre aparecerá con su interfaz completa. Presentación de la interfaz básica La interfaz básica de SendFAX incluye un solo campo para ingresar el número de fax del destinatario, que es la información mínima requerida para enviar un fax.

Al hacer clic en Enviar se envía inmediatamente el fax al destino indicado. La Vista avanzada (interfaz completa) se puede visualizar antes de enviar el fax si desea beneficiarse de todas las otras funciones de SendFAX.

Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión Para cambiar ma resolución por defecto del controlador de laimpresora para faxes, efectuar los siguiente: Seleccionar Editar ➤ Propiedades de impresora. Hacer clic en la pestaña Papel/calidad. Hacer clic en el botón Avanzado. Configurar la resolución del controlador de la impresora en el campo Calidad de la impresión gráfica. Las opciones son Baja (200x100), Alta (200x200), Fina (300x300) o Ultra Fina (400x400). A la siguiente conexión a SendFAX, el programa validará la resolución del controlador de la impresora. Si la resolución por defecto del controlador de la impresora es superior a la resolución máxima permitida por el perfil del usuario, SendFAX la adapta a esta última. 5. También puede escoger diferentes algoritmos de fusión a través de la opción Medios tonos. Si decide usar un algoritmo de difusión por error, puede ajustar la intensidad de la presentación. Esto cambia la resolución de la impresora para todo el sistema, y permanece así hasta que se cambia nuevamente, usando el procedimiento anterior. 1. 2. 3. 4.

Enviar un fax Para enviar un fax usando SendFAX: 1. Lanzar SendFAX. 2. Si fuese necesario, seleccionar una portada y escribir un mensaje en ella (véase Usar portadas en la página 17). 3. Introducir uno o más documentos a enviar, a través de la función adjuntar, o arrastrar y soltar, o usando la impresora XMediusFAX (véase Gestionar documentos fax en la página 17).

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Sugerencia: En este paso, puede si lo desea, reordenar, cancelar o eliminar páginas de fax. También puede añadir anotaciones en el panel de previsualización de fax (véase Anotaciones Visión general en la página 43). 4. Dirigir la transmisión con un número de fax, una dirección de correo-e o destinatarios de sus listas de contactos (véase Enviar transmisiones en la página 18). 5. Si fuese necesario, modificar la información del remitente o los parámetros de transmisión del fax (véase Modificación de los parámetros de transmisión en la página 21) 6. Si fuese necesario, modificar la resolución del fax (véase Enviar un fax con una resolución específica en la página 24) 7. Hacer clic en Enviar para enviar el fax y cerrar la aplicación SendFAX. Sugerencia: Puede seleccionar Archivo > Enviar sin cerrar si desea redactar otro fax. Nota: En caso de una solución basada en la nube (el servidor no se encuentra en un despliegue local), si la Autentificación por dos factores está habilitada en su cuenta, deberá ingresar el Código de verificación generado por su Aplicación de autentificación.

Usar portadas

Seleccionar una portada Para seleccionar una portada, usar el menú portadas desplegable de la barra de herramientas. Nota: XMediusFAX ofrece portadas por defecto. Además, el editor de portadas le permite componer y guardar sus propias portadas. Consultar las Portadas Generalidades en la página 83 si desea más información. Nota: Un fax enviado a una dirección email se comporta diferentemente si tiene o no una portada. Véase Comportamiento del correo-e con o sin portada en la página 9 para más información. Añadir un comentario a una portada Para añadir un comentario a una portada, seleccionar una portada e ir a Editar > Comentarios portada. Nota: Cuando envía un fax a una dirección email, puede usar un mensaje por defecto cuando no se ingresa un comentario en la portada. Véase Contenido del email en la página 15 para más información.

Gestionar documentos fax Aquí se da la lista de las acciones disponibles para modificar el fax que se está enviando con SendFAX: Insertar un documento Es posible añadir páginas al fax que está elaborandon usando documentos existentes. Un lote de tipos de archivos son compatibles: puede ser, por ejemplo, un documento Office Microsoft, un archivo texto básico, una imagen, un archivo PDF... Para efectuarlo, hacer clic en

y examinar para buscar el archivo a insertar.

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Todas las páginas del documento seleccionado se convierten en formato TIFF y se insertan como nuevas páginas después de la última página de su fax. Nota: Se puede añadir más de un documento al mismo fax. Reordenar las páginas fax Las páginas del fax a enviar se puede reordenar mediante el visualizador de miniaturas. Para efectuarlo, seleccionar una página y usar los botones abajo.

y

para desplazarla hacia arriba o hacia

Nota: También puede desplazar la página rápidamente a la primera o la última página de su fax seleccionando Miniaturas ➤ Desplazar y escogiendo Primero o Último. Observar que “primera” significa “la primera página después de la portada”, si hay una portada. Otra manera de desplazar las páginas puede ser arrastrando y soltando la página en la vista en miniaturas (el punto de inserción se indicará por dos flechas amarillas durante la fase de arrastre). Cancelar la transmisión de una página Esta función puede ser útil cuando desea enviar sólo una parte de su fax sin tener que retirar físicamente las páginas no deseadas. Para marcar las páginas que no desea enviar con el fax, seleccionarlas en la vista en miniaturas y hacer clic en

.

Todas las páginas canceladas están marcadas por un signo rojo. Si desea restaurar las páginas canceladas, sólo necesita seleccionarlas y hacer clic nuevamente en el botón

.

Eliminar una página Para eliminar físicamente una página del fax, seleccionarla y hacer clic en

sobre la vista en miniaturas.

Guardar un fax Para guardar una copia del fax en su PC, seleccionar Archivo ➤ Guardar como. Nota: Los faxes se guardan en formato TIFF. Imprimir un fax Para imprimir el fax actual, seleccionar Archivo ➤ Imprimir. Nota: Para definir una resolución de impresión específica por defecto, véase Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión en la página 16.

Enviar transmisiones Puede enviar una transmisión ingresando manualmente el destinatario o seleccionando un contacto en una de las agendas. Se puede añadir más de un destinatario a la lista de destinatarios del fax a enviar. También, esta lista puede ser modificada fácilmente.

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Enviar manualmente una transmisión Cómo enviar un fax manualmente desde SendFAX. 1. Ingresar un nombre en el campo A. 2. Si lo desea, ingresar un dato en el campo Empresa. 3. Ingresar un número de fax o una dirección de correo-e en el campo Destino. Sólo esta entrada es obligatoria. Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador. Sugerencia: Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de larga distancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (coma o letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas). Por ejemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234). 4. Si lo desea, ingresar un dato en el campo Asunto. 5. Hacer clic en . El destinatario se añade a la lista Destinatarios. Nota: Aunque la agenda no esté visualizada, se puede añadir a esta un destinatario de la lista de destinatarios: sólo hacer clic en el destinatario y seleccionar Añadir a agenda.

Seleccionar un destinatario en una agenda Cómo enviar un fax seleccionando un destinatario de una agenda en SendFAX. 1. Seleccionar Ver > Agenda > Mostrar derecha si la agenda no se visualiza a la derecha de la interfaz SendFAX. 2. Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la lista de contactos actual. 3. Ingresar un nombre de destinatario o seleccionar un grupo o individuo destinatario en la lista de contactos. 4. Hacer clic en El destinatario se añade a la lista Destinatarios. Nota: Si el contacto de una Dirección preferida es un email, el fax será enviado a la dirección email y no al número de fax. Véase Contactos de la agenda telefónica en la página 29. Nota: Cualquier destinatario de la lista Destinatarios también se puede añadir a su agenda haciendo clic en

.

Seleccionar un destinatario cuando no se visualiza la agenda Cómo seleccionar un destinatario de una agenda en SendFAX cuando no se visualiza la agenda en la interfaz.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

1.

En SendFAX, hacer clic en o en el botón A. SendFAX presenta la agenda en una ventana separada.

2. Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la agenda correcta y la lista de contactos. 3. Ingresar el nombre o seleccionar el destinatario en la agenda. 4. Hacer clic en El destinatario se añade a la lista Destinatarios. Nota: Se puede añadir más de un destinatario usando este modo. Nota: Si el contacto de una Dirección preferida es un email, el fax será enviado a la dirección email y no al número de fax. Véase Contactos de la agenda telefónica en la página 29. 5. Hacer clic en OK para cerrar la agenda.

Modificar la lista de destinatarios Cómo modificar parámetros en la lista de destinatarios en SendFAX. Si desea cambiar alguna información o parámetros de los destintarios antes de añadirlos a la lista Destinatarios. Nota: Toda información añadida de esta manera a la lista de destinatarios no afecta la información contenida en la agenda, sólo al fax que se envía. Aquí damos las acciones posibles: Editar la información del destinatario del fax Esta opción la permite modificar alguna información de los destinatarios, sólo para el fax que está enviando, sin cambiar nada de la Agenda. Para realizarlo, seleccionar el destinatario en la lista Destinatarios y hacer clic

.

Cambiar el destino del destinatario Esta opción puede ser útil cuando el contacto tiene más de un número de fax o dirección email y desea seleccionar otro u otra que los destinos por defecto en el fax que está enviando.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Para realizarlo, hacer un clic derecho en el destinatario en la lista Destinatarios seleccionar Destinos y seleccionar el número de fax o dirección email a usar para la transmisión. Filtrar la lista de destinatarios para la transmisión Esta opción le permite deseleccionar/seleccionar destinatarios en la lista de Destinatarios a fin de enviarlos o no al fax actual. Puede ser útil si necesita enviar dos versiones ligeramente diferentes al mismo fax a dos lotes diferentes de destinatarios que se encuentran en la misma lista de destinatarios. Para realizarlo, marcar o desmarcar la casilla al lado del nombre de cada destinatario implicado en la lista Destinatarios. Nota: Una vez enviado el fax al primer lote de destinatarios, la lista de destinatarios y el fax siguen visualizados, así puede modificar el fax y enviarlo a un segundo lote de destinatarios sólo marcando o desmarcando las casillas. Eliminar un destinatario de la lista de destinatarios Esta opción simplemente elimina el destinatario de la lista Destinatarios. Nota: No es posible deshacer la operación. Para realizarlo, seleccionar el destinatario en la lista Destinatarios y hacer clic

.

Modificación de los parámetros de transmisión

Editar la información del destinatario o de la sociedad Cómo modificar la información que aparece en un fax en SendFAX. Debe tener los derechos de modificación a este nivel. En caso contrario, ponerse en contacto con el administrador. Puede necesitar la modificación de la información del remitente y de la sociedad que aparecerá en el fax enviado; sin modificar esta información tal como está escrita en la base de datos XMediusFAX . Por ejemplo, puede ser necesario editar la información del remitente cuando envía un fax de la parte de otro usuario. Los cambios de la información del destinatario y de la sociedad se aplican sólo al fax actual, la vez siguiente que use SendFAX, toda esta información volverá a ser recogida de la base de datos del servidor de fax. Nota: Sin embargo, puede escoger la opción de recordar sus cambios para toda futura transmisión a través de SendFAX. De todas maneras, no afectará su información real almacenada en la base de datos. Para realizarlo: 1. Hacer clic en 2. En la pestaña Información del remitente, marcar la casilla Usar remitente usual e información de la sociedad.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Ahora puede modificar los campos. Nota: Si marca la casilla Recordar mi información, los cambios seguirán usándose para las futuras sesiones SendFAX. 3. Para modificar la información de la sociedad, seleccionar Información sociedad.

4. Hacer clic en OK para aplicar la información a la transmisión.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Cambiar los parámetros de transmisión de faxes Cómo cambiar la configuración de transmisión de un fax en SendFAX. Debe tener los derechos de modificación a este nivel. En caso contrario, ponerse en contacto con el administrador. La configuración de transmisión incluye la prioridad del fax y el número de reintentos y opciones de notificación. 1. Seleccionar Editar > Propiedades de faxeado. 2. Seleccionar la pestaña Parámetros fax.

3. Marcar la casilla Usar parámetros fax usuales. Nota: Esto aplicará los parámetros de fax usuales a todas las transmisiones de fax futuras. Para cambiar los parámetros de una sola transmisión, debe volver a este diálogo y desmarcar la casilla Usar parámetros fax usuales. 4. Usar la casilla desplegable Prioridad para seleccionar Alta, Normal, o Baja. 5. Ingresar Reintentos. El número más alto disponible es 99. 6. Para activar o desactivar la notificación del fax, marcar o desmarcar las casillas Notificar éxito o Notificar fallos. 7. Si desea activar o desactivar la recepción de una notificación simple (resumen) después de la emisión de un fax difundido, marcar o desmarcar la casilla Difundir notificación. Nota: La autorización de este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de fax salientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, el perfil aún está configurado para recibir notificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de una difusión. 8. Si desea retardar el envío del fax actual, marcar la casilla Retardar la transmisión hasta: e introducir la fecha y la hora para el retraso.

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Nota: El retraso de transmisión se aplicará sólo a la transmisión hacia números de fax. Las transmisiones hacia direcciones email se enviarán inmediatamente. 9. Hacer clic en OK para aplicar la configuración a la transmisión.

Enviar un fax con una resolución específica Antes de enviar un fax, puede cambiar su resolución usando el procedimiento en Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión en la página 16.

Visualización de agendas Cómo añadir la agenda a la interfaz SendFAX. 1. Seleccionar la fuente de sus contactos: a) En la barra de menús, seleccionar Ver > Opciones. b) Seleccionar XMediusFAX Phone Book o Agenda MAPI. c) Hacer clic en OK. 2. Seleccionar Ver > Agenda, luego seleccionar Mostrar derecha o Mostrar izquierda, según la visualización que desea obtener.

Figura 1: La visualización “Mostrar derecha”

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

Figura 2: La visualización “Mostrar izquierda”

Nota: Con la agenda visualizada, puede ocultar o visualizar los campos de introducción manual (A, Sociedad y Destino) usando el botón

o

sobre la lista de Destinatarios.

3. Si tiene más de una lista de contactos en su agenda, puede visualizarlas alternadamente usando la lista desplegable Mostrar nombres en. 4. Si necesita retirar la agenda de la interfaz SendFAX: a) Seleccionar Ver > Agenda. La selección visualizada actual aparece marcada en el submenú. b) Seleccionar este artículo marcado. La agenda desaparece de la interfaz SendFAX. Nota: Esta documentación supone que la información de la agenda está visualizada a la derecha de la interfaz SendFAX.

Enviar un fax con SendFAX a través de una línea de mando Cómo enviar un fax en modo silencioso. Nota: Esta sección está destinada a los usuarios avanzados. Se puede acelerar el envío de un fax con SendFAX usando una línea de mando en vez de abrir la aplicación. Desde la carpeta install_path\client, ingresar la línea de mando siguiente: SendFax.exe

Nota: Este mando abre la aplicación SendFAX. Los argumentos disponibles para la línea de mando son:

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Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

• • • •

-c: Para ingresar la información del destinatario, -a: Para adjuntar un archivo al fax, -s: Para definir el sujeto del fax, -q: Para enviar el fax y salir automáticamente de la aplicación. Cuando está ausente, SendFAX se abre

con todos los destinos y debe hacer clic en el botón Enviar para enviar los faxes. Nota: Los guiones usados frente a los argumentos pueden ser sustituidos por barras oblícuas. Importante: La información fax= o email= debe estar presente en la información del destinatario (/c) si no, no se envía el fax. El número de fax o la dirección email deben ser válidos. Para enviar a una dirección email, la información fax= no debe estar presente en la información del destinatario, si aparecen fax= y email= en la información, el número de fax es prioritario. Se debe crear una línea de información de destinatario para cada número de fax y cada dirección email. Por ejemplo: SendFax.exe /s "This is the subject" /a "attach_file.tif" /c "fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MyOrganization /[email protected]" /c "fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MyCompany" /c "[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q

En este ejemplo, el fax será: • • •

“Este es el sujeto” para Sujeto “attach_file.tif” como archivo adjunto Tres destinatarios: • • •

•

Jane Smith, 514.123.4567, MyOrganization, [email protected] John Smith, 514.765.4321, MyCompany Robert Pepper, [email protected], Example & Co.

Enviar silenciosamente (/q)

Los primeros dos se envían a números de fax y el tercero a una dirección email. Aquí se da una lista de los camps disponibles para enviar un fax con una línea de mando: Campos

Descripción

dear=, first= o fn=, last= o ln=

Información básica relativa al destinatario

address=, city=, state=, zipcode=, country=

Información de direccionamiento del destinatario

phone=, pager=, cellular=, email=, fax=

Información de contacto del destinatario

company= o co=, jobtitle=

Sociedad y cargo del destinatario

billingcode= o bc=, subbillingcode= o sbc=

Código de facturación y código de subfacturación del destinatario

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Capítulo 3

Gestión de sus contactos (para SendFax)

Generalidades Una agenda almacena la información del contacto de los destinatarios para SendFax. Esta información puede incluir el nombre, número de fax, dirección, sociedad y dirección comercial del contacto, etc. Puede haber cualquier número de contactos individuales. Accede a la agenda en SendFAX para enviar faxes a los contactos registrados en la agenda. XMediusFAX proporciona una sola agenda vacía. Se ubica en la carpeta \Client. Puede añadir agendas a ella o cualquier otra carpeta. Los archivos agenda tienen la extensión .xmc. Puede crear tantas agendas como sea necesario. El contenido de una agenda puede ser: • • •

definido usando la agenda XMediusFAX , importado a la agenda a partir de una fuente de datos externa, o relacionada en la agenda con una fuente de datos externa.

En los dos primeros casos, la información reside al interior de la agenda. Puede modificarla cada vez que sea necesario. En el tercero, XMediusFAX se vincula a una fuente externa, la información sólo se visualiza a través de la agenda. Si desea cambiar o actualizar la información, debe actualizar la fuente externa usando el software que la creó.

Lanzar la agenda Lanzar la agenda: • •

Entre las aplicaciones de XMediusFAX instaladas, seleccione Agenda; o En SendFAX, seleccionar Tools ➤ XMediusFAX Phone Book.

La agenda por defecto y la lista de contactos o las que abrió últimamente se visualizan automáticamente. Se proporciona un ejemplo en la copia de pantalla siguiente.

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Figura 3: Vista de la agenda

Por defecto, una agenda visualiza la información del contacto en cuatro columnas: Apellido, Nombre, Sociedad, y Número de fax. Sin embargo, puede ajustar los encabezados de las columnas para visualizar cualquiera de los campos de información disponibles en la agenda. Puede seleccionar cualquier encabezado de columna como la clave de ordenación Por ejemplo, la clave de ordenación por defecto es Apellido en orden ascendente. Si lo desea, puede seleccionar Número de fax, Sociedad, o cualquier otro encabezado de columna visualizado como clave de ordenación. El orden de clasificación puede ser ascendente o descendente. Para insertar o eliminar una columna, hacer un clic derecho en la barra de encabezado y seleccionar Insertar columna o Retirar esta columna. Nota: Cuando se inserta una nueva columna, se añade automáticamente a la izquierda del encabezado de la columna seleccionada.

Detalles de la barra de menús e iconos asociados Descripción de todos los elementos de la barra de menú de la Agenda. El menú Archivo Nuevo

le permite crear una nueva agenda, una nueva lista de contactos al interior de una agenda existente, un nuevo contacto en una lista de contactos y un nuevo grupo de contactos.

Abrir

le permite abrir una agenda existente, una lista de contactos o una agenda pública si existe.

Guardar como

guarda una agenda recién creada.

Importar

importa datos de fuente de datos externa.

Enlace

relaciona una agenda con una fuente de datos externa.

Campos del enlace le permite actualizar los enlaces que coinciden con los campos de una fuente de datos externa en los campos internos de la agenda. Salir

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cierra la agenda.

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

El menú Editar Propiedades

presenta las propiedades de un contacto o grupo seleccionado.

Eliminar

elimina un contacto, grupo o lista de contactos seleccionado.

Seleccionar todo selecciona todos los contactos en la lista de contactos actualmente visualizada.

El menú Ver Visualizar nombre

conmuta el orden en que se visualizan los nombres.

Barra de herramientas

visualiza u oculta la barra de herramientas en la parte superior de la ventana de la agenda.

Barra de estado

visualiza u oculta la barra de estado en la parte inferior de la ventana de la agenda.

Idiomas

permite seleccionar el idioma.

El menú Herramientas Buscar contactos

realiza una búsqueda de contactos.

Búsqueda avanzada

realiza una búsqueda de contactos y permite criterios de búsqueda más detallados.

Gestión lista de contactos

le permite renombrar, editar y eliminar las listas de contacto ya presentes en la agenda.

Compactar base de datos

compacta la base de datos de la agenda.

Contactos de la agenda telefónica Una agenda se compone de al menos una lista de contactos. Una lista de contactos es una lista de posibles destinatarios de fax que contiene detalles como nombre, apellido, empresa, dirección, número de fax, correo electrónico, etc. Una agenda puede tener cualquier número de listas de contactos; sin embargo, solo se puede usar una lista de contactos a la vez. Cuando usted crea una nueva agenda, se genera una nueva lista de contactos. En la agenda, se seleccionan listas de contactos usando la lista desplegable Mostrar nombres en (véase la figura en Lanzar la agenda en la página 27). Se dispone de amplios campos de información para cada contacto. Se puede acceder a estos campos seleccionando Editar ➤ propiedades después de haber seleccionado un contacto o haciendo clic derecho en el contacto deseado de la lista de contactos. A continuación se describe una captura de pantalla:

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Nota: Hasta tres números de fax y hasta tres direcciones de correo-e están disponibles haciendo clic en el opuesto a uno de estos respectivos campos de información. El campo Dirección preferida le permite seleccionar la que SendFAX utilizará cuando se especifican varias direcciones. Si la Dirección preferida es un correo-e, el fax será enviado al correo-e y no a un número de fax. Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador. Al hacer clic en Nombre completo podrá introducir un título (Dr., Sr., Sra., Srta., o Prof.) y el nombre y los apellidos, como se ilustra en la captura de pantalla siguiente. El título aparecerá como un saludo en el fax.

Se puede ingresar información adicional haciendo clic en la pestaña Definido por el usuario. Por ejemplo, una vez ingresada la dirección de la empresa en los campos de dirección, puede desear usar los campos Definido por el usuario para ingresar la dirección personal de un contacto. Para los campos definidos por el usuario se dispone del campo comentario, como se indica en la captura de pantalla siguiente:

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Gestionar agendas

Abrir una agenda Para abrir una agenda hacer clic en

y seleccionar un archivo .xmc.

Añadir una agenda Para añadir una agenda hacer clic en

luego nombrar la nueva agenda y hacer clic en Guardar.

Ahora puede poblar la lista de contactos por defecto con contactos y, opcionalmente, con grupos.

Gestionar listas de contactos

Añadir una lista de contactos Para añadir una lista de contactos, hacer clic en

y luego nombrar la nueva lista de contactos.

Renombrar y eliminar una lista de contactos Es posible renombrar o eliminar una lista de contactos vía el menú de gestión de la lista de contactos. Para efectuarlo, ir a Herramientas > Gestión lista de contactos luego seleccionar una lista de contactos.

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Gestionar contactos

Añadir un contacto Para añadir un contacto hacer clic en

y luego completar la información del contacto.

Nota: Ningún campo de la información del contacto es obligatorio. La agenda le invita a ingresar un nombre cuando se ingresa ninguno. Sin embargo no está obligado a ingresar uno. Aún puede crear un contacto vacío para completarlo ulteriormente. Eliminar un contacto Para eliminar un contacto, seleccionar un contacto y hacer clic en

.

Nota: Los contactos se listan como individuos y como miembros de un grupo. Al eliminar un contacto individual se elimina ese contacto de cualquier grupo en el que sea miembro. Editar un contacto Para cambiar las propiedades de un contacto, seleccionar un contacto y hacer clic en

.

Grupos de agendas Un grupo se compone de un cierto número de contactos individuales y opcionalmente de otros grupos. Al seleccionar un grupo cuando envía un fax, envía el fax a todos los contactos que contiene. Una lista de contactos puede incluir cualquier número de grupos. Los contactos que coloca en un grupo siguen listados como contactos independientes en la lista de contactos. Si elimina el grupo, los miembros siguen disponibles como contactos independientes. Sin embargo, si se eliminan de los contactos individuales, también se eliminan del grupo. Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre la manera de gestionar sus grupos. Añadir un grupo Para añadir un grupo hacer clic en

y nombrar el nuevo grupo.

Nota: Se puede añadir un contacto nuevo o existente al grupo mientras lo crea. Gestionar un contacto o un grupo en un grupo Para añadir un contacto o un grupo a un grupo o eliminar un contacto o grupo de un grupo, seleccionar un grupo y luego hacer clic en

.

Eliminar un grupo Para eliminar un grupo hacer clic en

.

Nota: Los contactos se listan como individuos y como miembros de un grupo. Si se elimina un grupo no se eliminan los individuuos de las listas de contactos.

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Compactar la base de datos A fin de recuperar el espacio de los campos no usados de la información de los contactos, se puede compactar la base de datos. Para efectuarlo, ir a Herramientas > Compactar base de datos.

Búsqueda de agendas La agenda ofrece una búsqueda básica y una búsqueda avanzada. La búsqueda básica busca una sola lista de contactos y especifica las entradas exactas que espera encontrar en los campos de información, tal como Nombre, Apellido, y Número de fax. Una búsqueda avanzada le permite especificar una amplia gama de criterios. Puede seleccionar cualquier campo de información disponible y especificar varios criterios de búsqueda. Aún más, una búsqueda avanzada puede especificar más de una lista de contactos. Ambos tipos de búsqueda se pueden guardar y volver a usar ulteriormente. Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre la manera de efectuar búsquedas.

Buscar un contacto 1. En la agenda, seleccionar Herramientas > Buscar contactos. La agenda ofrece Nombre, Sociedad, Número de fax y Ciudad como criterios de búsqueda.

2. Ingresar las entradas apropiadas. Nota: Usar

para cambiar Ciudad en Estado/provincia o País.

3. Seleccionar Guardar como e ingresar un nombre si se debe guardar la búsqueda. Nota: Las búsquedas guardadas pueden ser recuperadas y ejecutadas usando la casilla de selección Mostrar nombres en, en la parte superior derecha de la ventana de la agenda. Se listan bajo el encabezado Ver. 4. Hacer clic en Buscar ahora. 5. Si fuese necesario, hacer clic en Avanzado para pasar a una búsqueda avanzada. Si desea más detalles sobre la búsqueda avanzada, consultar la sección siguiente, Usar la búsqueda avanzada en la página 34.

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Usar la búsqueda avanzada 1. En la agenda, seleccionar Herramientas > Búsqueda avanzada.

Nota: Por defecto, se selecciona la lista de contactos actual Usar Examinar para seleccionar o deseleccionar las listas de contactos. 2. En Nuevos criterios, usar Campo para seleccionar una categoría de información. 3. Usar Condición para seleccionar una condición. Condiciones incluye contiene, es exactamente, comienza con, no contiene, está vacío, y no está vacío. 4. En Valor, ingresar una entrada que represente los resultados esperados. Las condiciones está vacío y no está vacío no requieren la entrada Valor. 5. Hacer clic enAñadir a la lista. Nota: Puede definir uno o más criterios. Usar Eliminar para efectuar cualquier corrección. 6. En Opciones, seleccionar Cumplir con cualquier criterio cuando existen dos o más criterios y cualquiera coincide con la condición de la búsqueda. Nota: Para aplicar cada criterio a la búsqueda, seleccionar Cumplir con todos los criterios. 7. Seleccionar Guardar como e ingresar un nombre si se debe guardar la búsqueda. Nota: Las búsquedas guardadas pueden ser seleccionadas y ejecutadas usando Mostrar nombres en. Se listan bajo el encabezado Ver. 8. Hacer clic en Buscar ahora. 9. Si fuese necesario, hacer clic en Nueva búsqueda para crear otra búsqueda.

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Fuentes de datos externas Las fuentes de datos externas pueden ser importadas en una agenda, como una nueva lista de contactos o en una lista existente. Una vez en la agenda, los contactos se pueden actualizar como cualquier otro contacto. Las fuentes de datos externas posibles son: • • • • • • •

XMediusFAX Agenda Una coma separa el valor del archivo de texto (.csv). Microsoft Excel Microsoft Access Una fuente de datos compatible con ODBC (Open DataBase Connectivity) Borland dBASE III, IV, y 5 Symantec ACT!

Las fuentes externas pueden ser una hoja de cálculo o una tabla en una base de datos que contiene una lista de nombres y números de fax. Al importar la fuente, importa los nombres y los números de fax a la lista de contactos actual. La lista de datos externa debe estar correctamente organizada, con los nombres de los campos que correspondan en significado, aunque no sea la frase exacta, con los campos de información usados por la agenda. Por ejemplo un campo llamado Nombre en una fuente de datos externa puede incluir el nombre y el apellido. Nombre y Apellido, sin embargo, son dos campos diferentes en la agenda. Es posible que desee actualizar la fuente externa antes de importarla. Es posible que desee atribuir los campos a importar a los campos correspondientes ofrecidos por la agenda. Cuando los nombres de los campos coinciden de cerca o exactamente con los nombres de la agenda; XMediusFAX automáticamente vincula el campo de la fuente externa al campo de la agenda correspondiente. Cuando los nombres de los campos no coinciden, se le da la oportunidad de vincularlos manualmente.

Importar una fuente de datos externa Aunque hayan otras fuentes externas disponibles, este ejemplo importa la información de una hoja de cálculo Microsoft Excel. 1. En la agenda, seleccionar Archivo > Abrir para seleccionar la agenda correcta. Nota: Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la lista de contactos correcta. 2. Seleccionar Archivo > Importar. 3. Usar Seleccionar el formato de su base de datos para seleccionar Excel. Nota: Hacer clic en La primera fila contiene el nombre del campo si la primera hilera de la hoja de cálculo representa los nombres de los campos o encabezado de las columnas. 4. Ingresar la ruta y nombre del archivo en el campo proporcionado. Alternativamente, hacer clic en Examinar para ir al archivo, seleccionarlo, y hacer clic en OK. 5. Hacer clic en Siguiente. 6. Seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información del contacto. 7. Hacer clic en OK. La agenda trata de hacer corresponder los campos correspondientes. Sin embargo, si los nombres de los campos de la fuente externa no coinciden, debe realizar el enlace por su cuenta haciendo clic en la columna de la derecha donde aparece la frase Sin enlace. Una lista desplegable presenta los campos

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

de la agenda disponibles. Usar Autoconcordancia para que la agenda aplique la concordancia más importante. Usar Reinicio para borrar todas las concordancias y comenzar nuevamente. 8. Hacer clic en Terminar.

Relacionar con una fuente de datos externa Las fuentes de datos externa pueden ser vinculada con una agenda. Una fuente externa vinculada siempre se trata como una lista de contactos nueva y diferente. XMediusFAX usa el nombre de la tabla u hoja de cálculo como nombre de la lista de contactos. El nombre que debe ser único, se puede cambiar durante la operación de vinculado o ulteriormente gracias a Editar > Renombrar. Luego se visualiza en el campo Lista de contactos. No puede vincular una lista de contactos externa con una lista de contactos existente. Los contactos de la lista de contactos vinculada no pueden ser editados o actualizados en XMediusFAX . La agenda visualiza esta información en formato sólo lectura. Si la información del contacto en una lista de contactos vinculada se debe cambiar, debe actualizar la fuente misma. Los contactos de una lista de contactos vinculada no pueden ser asignados a un grupo. No se puede añadir contactos adicionales, los contactos individuales no se puede eliminar directamente en la agenda XMediusFAX . Debido a que un enlace es dinámico, los cambios que efectúa en el contenido de la fuente se reflejan en la lista de contactos vinculada. No puede actualizar los datos en una lista de contactos vinculada. Por ejemplo, si añade un nuevo campo a la fuente, o cambia el nombre del campo de un campo existente en la fuente, puede ser necesario vincularlo a un campo específico de la agenda. Se proporciona un ejemplo en la sección siguiente. Procedimiento de vinculación

Aunque hay otros formatos disponibles, este ejemplo vincula la información de una hoja de cálculo Microsoft Excel. 1. En la agenda, seleccionar Archivo > Enlace. 2. Usar Seleccionar el formato de su base de datos para seleccionar Excel. 3. Hacer clic en La primera fila contiene el nombre del campo si la primera hilera de la hoja de cálculo representa los nombres de los campos o encabezado de las columnas. 4. Ingresar la ruta y nombre del archivo en el campo proporcionado. Alternativamente, hacer clic en Examinar para ir al archivo, seleccionarlo, y hacer clic en OK. 5. Hacer clic en Siguiente. 6. Seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información del contacto. 7. Hacer clic en OK. La agenda trata de hacer corresponder los campos correspondientes. Sin embargo, si los nombres de los campos de la fuente externa no coinciden, debe realizar el enlace por su cuenta haciendo clic en la columna de la derecha donde aparece la frase Sin enlace. Una lista desplegable presenta los campos de la agenda disponibles. Usar Autoconcordancia para que la agenda aplique la concordancia más importante. Usar Reinicio para borrar todas las concordancias y comenzar nuevamente. 8. Hacer clic en Terminar.

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Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Actualizar una fuente externa vinculada

1. En la agenda, usar el menú desplegable para seleccionar la lista de contactos vinculada. 2. Seleccionar Archivo > Campos del enlace. La ventana Véase el enlace aparece. 3. Usar la lista desplegable haciendo un clic derecho en la columna de la derecha sobre el campo apropiado. 4. Seleccionar el campo agenda que corresponde mejor con el nombre del campo externo. 5. Hacer clic en Terminar. Nota: Reiniciar reinicia todos los campos agenda a Sin enlace. Reiniciar se puede usar cuando una fuente externa vinculada ha sido muy modificada y se deben asignar manualmente muchos enlaces correctos.

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Capítulo 4 | Visualizar los fax

Capítulo 4

Visualizar los fax

Visión general Puede visualizar un fax en diferentes softwares, independientemente de que el archivo de imagen del fax esté en formato TIFF o PDF. Si su preferencia es un formato TIFF, puede usar XMediusFAX Viewer como su aplicación predeterminada para visualizar los faxes. Cuando está instalado en su ordenador, se abre automáticamente cuando selecciona la función de visualización en un formulario de fax desde su lista de fax. Gracias al visualizador, puede: • •

tener una vista global de las páginas de fax gracias a la vista de miniaturas de todas las páginas girar las páginas de fax y usar una herramienta de aumento para una mejor visualización

Así como: • • • •

anotar el fax imprimir el fax enviar el fax por correo-e guardar una copia local del fax

Lanzamiento del visualizador Entre las aplicaciones de XMediusFAX instaladas, seleccione Visualizador TIFF. Nota: Cuando selecciona ver un fax de su lista de faxes, el fax se abre automáticamente en el visualizador. Aparecerá el visualizador, como se indica en la pantalla siguiente (con un ejemplo de fax):

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Capítulo 4 | Visualizar los fax

En la parte superior, se dispone de varias herramientas de visualización y de anotación (listadas en la sección: Detalles de la barra de menús e iconos asociados en la página 40). A la izquierda está la lista de miniaturas, donde puede ver todas las páginas del fax, y a la derecha está la vista principal, donde puede ver la página seleccionada en la vista de miniaturas.

Detalles de la barra de menús e iconos asociados El menú Archivo Abrir

Abre un archivo TIFF existente. El formato TIFF se usa para los faxes.

Imprimir fax:

Envía el fax a una impresora.

Enviar a ➤ Destinatario Lanza el software email por defecto y pone el fax como pieza adjunta de un del mail email. Guardar como

Guarda una copia del fax (o sólo una parte) con un nuevo nombre.

El menú Ver La pestaña del menú Ver presenta la Barra de herramientas principal y las opciones Barra de herramientas de anotación que activan sus iconos de herramienta respectivos. El menú página

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Primera

Visualiza la primera página del fax en la ventana principal del visualizador.

Previa

Visualiza en la vista principal la página inmediatamente anterior a la que está en curso en la vista principal.

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Capítulo 4 | Visualizar los fax

Siguiente

Visualiza en la vista principal la página inmediatamente siguiente a la que está en curso en la vista principal.

Última

Visualiza la última página del fax en la ventana principal.

Girar a la izquierda

Gira la página en curso en la vista principal de 90 grados a la izquierda.

Voltear

Gira la página en curso en la vista principal de 180 grados.

Girar a la derecha

Gira la página en curso en la vista principal de 90 grados a la derecha.

Girar todo a la izquierda

Gira todas las páginas 90 grados a la izquierda.

Voltear todo

Gira todas las páginas de 180 grados.

Girar todo a la derecha

Gira todas las páginas 90 grados a la derecha.

Propiedades

Visualiza las propiedades de la página, método de compresión así como la resolución y el tamaño de la imagen.

El menú zoom Ampliación

Selecciona la escala de visualización siguiente.

Reducción

Selecciona la escala de visualización previa.

Altura de página

Redimensiona la altura de la página a la vista.

Ancho de página

Redimensiona el ancho de la página a la vista.

Toda la página

Selecciona la mejor escala para adaptar la página a la vista.

25% al 200%.

Estas son las escalas predefinidas.

100%

La escala por defecto (tamaño actual).

Personalizada

Visualiza una ventana para la que puede ingresar un porcentaje de zoom.

El menú anotación Las anotaciones son notas y objetos añadidos a un documento dentro de otras aplicaciones tales como SendFAX y el visuaizador. Si desea más informaciones consultar el capítulo implicado (Visión general en la página 43). El menú miniaturas El menú Miniaturas ofrece tres tamaños de imagen para visualizar la imagen principal en una vista de miniaturas a la izquierda del visualizador.

Trabajo con el visualizador Abrir un fax en el visualizador Para ver un fax en el visualizador a partir de un archivo, seleccione Archivo ➤ Abrir y examine para buscar el archivo. Nota: El archivo debe ser un archivo TIFF generado por el servidor fax. Puede contener más de una página.

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Capítulo 4 | Visualizar los fax

Abrir un fax de la lista de faxes Se puede ver un fax directamente de la lista de faxes (recibidos o enviados) seleccionando la función visualización para el fax implicado. El visualizador se abre automáticamente. Nota: Los faxes abiertos a partir de su lista de faxes se almacenan en el almacén media del servidor y no se pueden modificar. Sin embargo, puede guardar una copia local del fax si desea conservar las modificaciones aplicadas con el visualizador (véase Guardar una copia local de un fax en la página 42). Gestión de la configuración de la pantalla del visualizador El visualizador le permite cambiar la visualización de las páginas fax de varias maneras, usando las herramientas de visualización y de zoom (véase El menú página en la página 40 y El menú zoom en la página 41). También, la vista de miniaturas (a la izquierda) le permite tener una vista global del fax cuando contiene más de una página, y navegar fácilmente en estas páginas (véaseEl menú miniaturas en la página 41). Nota: Por defecto, las páginas se visualizan a la vertical, pero puede agrandar el tamaño de la vista de miniaturas hacia la derecha a fin de verlas lado a lado en hileras, si el fax contiene muchas páginas. Añadir anotaciones Para añadir anotaciones a su fax, por favor consulte el capítulo implicado: Visión general en la página 43. Guardar una copia local de un fax Si ha efectuado modificaciones a un fax, por ejemplo, añadiendo anotaciones, puede desear guardar una copia local en el disco duro de su ordenador, dejando el original intacto. Para guardar una copia local, seleccione Archivo ➤ Guardar como, examine para la ubicación e ingresar el nombre del nuevo archivo. La extensión .tiff se aplica automáticamente. Nota: Si el fax ya fue abierto a partir de un archivo local, también puede seleccionar Archivo ➤ Guardar si dese actualizar el archivo sin hacer una copia. Si desea guardar parcialmente el fax (sólo algunas páginas), seleccione la opción Gama de páginas e indique las páginas implicadas en el campo. Por ejemplo: • • •

1-5, si desea guardar las páginas de 1 a 5. 1,5, si desea guardar las páginas 1 y 5. 1,3-5 si desea copiar las páginas 1, 3, 4 y 5.

Nota: Puede realizar una combinación; Imprimir un fax desde el visualizador Para imprimir un fax con el visualizador, seleccione Archivo ➤ Imprimir fax. Enviar un fax por email a través del visualizador Para enviar un fax por email con el visualizador, seleccionar Archivo ➤ Enviar a ➤ Destinatario de fax.

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Capítulo 5 | Usar anotaciones

Capítulo 5

Usar anotaciones

Visión general Las anotaciones son notas y objetos añadidos a un fax en SendFAX o el Visualizador. Existen 5 tipos de anotaciones: texto, línea, rectángulo, sello y destacador. Las anotaciones se añaden seleccionando el tipo de anotación, dibujo y añadiendo texto si fuese necesario. Todas las anotaciones pueden ser redimensionadas y desplazadas alrededor de la página. Las anotaciones también pueden ser formateadas. Se puede atribuir color y grosor a las líneas y rectángulos, color, fuente y tamaño se pueden atribuir al texto. Las anotaciones añadidas no son permanentes. Se sobreimponen a la página en la página de vista previa y se incorporan al archivo TIFF generado cuando transmite el documento. La fuente o el documento original no cambia. Nota: La función anotaciones no se puede usar en las portadas cuando se compone un fax en SendFAX.

Tipos de anotación Existen cinco tipos de anotaciones disponibles a través del menú Anotación o iconos de la barra de herramientas: Texto

dibuja un cuadro de texto en la página actual visualizada. Ingresar el texto inmediatamente después de dibujar el cuadro. Los cuadros de texto se puede redimendionar haciendo clic en ellos y desplazando las manijas (cuadrados negros).

Línea

dibuja una línea en la página.

Rectángulo

dibuja un rectángulo en la página.

Sello

presenta una ventana a través de la que selecciona un archivo bitmap (.bmp). Seleccionar el archivo bitmap deseado y arrastrar el cursor para formar un rectángulo. El gráfico bitmap seleccionado se imprime en la página. Nota: Como una anotación, los sellos bitmap pueden ser seleccionados y redimensionados.

Destacador

dibuja una cinta rectangular coloreada de amarillo. Se usa para destacar un texto importante.

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Capítulo 5 | Usar anotaciones

Trabajar con anotaciones Aquí damos las acciones posibles que puede efectuar con las anotaciones: Añadir una anotación Para añadir una anotación, seleccionar uno de los tipos de anotación en la barra de herramientas de anotaciones, luego dibujar haciendo clic y arrastrando el cursor en la página. Nota: • •

En el caso de una anotación bitmap, primero necesita seleccionar una imagen (sólo archivos con la extensión .bmp) a través de una ventana Abierta. En el caso de una anotación de texto, puede escribir directamente el texto en la casilla después de su creación.

Todas las anotaciones son objetos modificables que se colocan sobre la página cuando los dibuja. Por ello, puede desplazar, redimensionar o reformatearlos ulteriormente (consultar las secciones siguientes). Seleccionar una anotación Para poder seleccionar una anotación que ha sido añadida, debe activar el botón Luego, puede hacer clic en la anotación para seleccionarla.

para activar el puntero.

Nota: También se puede seleccionar o deseleccionar todas las anotaciones de una página seleccionando Anotación ➤ Seleccionar todo o Anotación ➤ Deseleccionar todo. Desplazar una anotación Para desplazar una anotación, basta con arrastrarla y soltarla en el lugar deseado de la página. Redimensionar una anotación Para redimensionar una anotación, seleccionarla y luego usar las manijas que aparecen (cuadrados negros alrededor de la anotación) para darle una nueva dimensión. Formatear una anotación Se puede modificar las propiedades visuales de las anotaciones línea, rectángulo y texto. Para efectuarlo, seleccionar la anotación y hacer clic en • •

en la barra de herramientas de anotaciones:

Para las anotaciones línea y rectángulo, puede cambiar el color y el grosor de las líneas. Para la anotación texto, puede cambiar todas las propiedades de la fuente y el color de fondo.

Editar una anotación texto Para editar el texto de una anotación texto, basta con seleccionarla e ingresar el nuevo texto. Nota: Se puede editar el texto accediendo a las propiedades de la anotación texto (véase la sección previa). Eliminar una anotación Para eliminar una anotación, seleccionarla y hacer clic

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en la barra de herramientas de anotaciones.

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Capítulo 5 | Usar anotaciones

Ocultar o mostrar las anotaciones Si necesita ocultar o mostrar las anotaciones que ha realizado, seleccionar Anotación ➤ Mostrar anotación.

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Capítulo 5 | Usar anotaciones

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Capítulo 6

Utilidades fax para aplicaciones generales

Visión general XMediusFAX proporciona varias utilidades que le permiten enviar varios faxes directamente desde sus aplicaciones generales. Estas utilidades son de dos tipos: •

Controladores de impresora, usados como impresoras normales, que convierten su documento actual en un archivo TIFF que se adjunta a un fax para ebviarlo a través de: • • •

•

SendFax (véase Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX en la página 47) Email (véase Enviar fax desde aplicaciones de Windows usando XMPrintToMail en la página 48) Web Fax Composer (véase Faxing from Windows Applications by Using the Web Fax Composer Printer en la página 49)

Funciones de fax integradas: •

Macros de fax usables en MS Word o en OpenOffice.org Writer (véase Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word en la página 49 y Envío de un fax con macros fax para OpenOffice.org Writer en la página 52). Nota: Las macros de fax usan SendFAX para terminar el envío.

•

La función servicio de fax por internet de Microsoft Office (véase Enviar un fax usando el servicio Fax por Internet de Microsoft Office en la página 55).

Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX Si SendFAX está instalado en su ordenador, puede enviar faxes de cualquier aplicación de Windows instalada en su sistema que tenga la posibilidad de imprimir. Puede realizar estas operaciones fax usando cualquier aplicación de Windows. 1. Abrir con la aplicación apropiada el documento a enviar por fax. Nota: Por ejemplo, puede ser un documento de MS Word que acaba de escribir y guardar. 2. Acceder a las opciones de impresión de la aplicación (p. ej. Imprimir..., para MS Word). 3. Seleccionar la impresora XMediusFAX en la lista de impresoras disponibles.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Nota: Si necesita una resolución específica para su fax, hacer clic en Propiedades ➤ Papel/Calidad ➤ Avanzado. El campo Calidad de la impresión gráfica le permite seleccionar la calidad Baja (200x100), Alta (200x200), Fina (300x300) o Ultra Fina(400x400). Después de la validación, la nueva resolución definida quedará vigente hasta que la vuelva a cambiar. Si la resolución por defecto del controlador de la impresora es superior a la resolución máxima permitida por el perfil del usuario, SendFAX rechaza el archivo digitalizado, genera una advertencia emergente para el usuario y permanece abierto. 4. Hacer clic en Aceptar. SendFAX se lanza, en su interfaz completa o básica, según su configuración de SendFAX (véase SendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 15). Nota: Puede imprimir documentos adicionales en el fax por enviar, repitiendo los pasos previos (desde la misma u otra aplicación) 5. Indicar la dirección del fax. Nota: Lo mínimo necesario es un número de fax; la interfaz completa de SendFAX le permite beneficiarse de otras funciones de direccionamiento (p. ej.: asunto, destinatarios múltiples, agenda, etc.). Si desea más informaciones, véase Visión general en la página 5. Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador. 6. Hacer clic en Enviar.

Enviar fax desde aplicaciones de Windows usando XMPrintToMail El controlador de impresora XMPrintToMail le permite enviar faxes desde cualquier aplicación de Windows, como si estuviese imprimiendo el documento desde esta aplicación. Este controlador convierte el documento al formato TIFF y lo añade a un correo electrónico como archivo adjunto. Nota: Para poder utilizar XMPrintToMail, el servidor de fax tiene que estar interconectado con un sistema de correo electrónico. Para enviar un fax desde una aplicación Windows: 1. Abrir con la aplicación apropiada el documento a enviar por fax. Nota: Por ejemplo, puede ser un documento de MS Word que acaba de escribir y guardar. 2. Acceder a las opciones de impresión de la aplicación (p. ej. Imprimir..., para MS Word). 3. Seleccionar la impresora XMPrintToMail en la lista de las impresoras disponibles. 4. Si necesita una resolución específica para su fax, hacer clic en Propiedades ➤ Papel/Calidad ➤ Avanzado. El campo Calidad de la impresión gráfica le permite seleccionar una calidad Baja(200x100) o Alta(200x200) para el archivo TIFF a crear. Nota: Después de la validación, la nueva resolución definida quedará vigente hasta que la vuelva a cambiar. Nota: Al usar XMPrintToMail, si la resolución predeterminada del controlador de la impresora es superior a la resolución máxima permitida por el perfil del usuario, recibirá una notificación de fallo.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

5. Imprimir el documento. Su programa de correo predeterminado se abre y un nuevo correo se crea, con su documento añadido como archivo adjunto (archivo TIFF). 6. Dirigir su correo-e según su programa de correo electrónico, como para enviar un fax. Puede seleccionar un contacto en su lista de contactos (este contacto debe tener un número de fax), o ingresar un número de fax con la sintaxis adecuada en el campo de dirección. Nota: Por ejemplo: •

En MS Outlook, ingresar: [FAX:1234567890]

•

En IBM Notes, ingresar: [email protected]

Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador. 7. Terminar la redacción del fax y la selección de las opciones. 8. Enviar el mensaje.

Faxing from Windows Applications by Using the Web Fax Composer Printer The Web Fax Composer printer driver allows you to send faxes via the Web Access interface by printing documents from any Windows application. This printer driver converts the document into a TIFF file and uploads it as an attachment in the web fax composition interface. See Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 132

Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word Se han implementado dos funciones para enviar faxes con XMediusFAX desde MS Word: • •

La función Enviar Fax, permite enviar simplemente su documento en curso como un fax. La función Fax Merge, que permite transmitir un fax con un contenido dinámico usando la función Mail Merge MS Word. Nota: Ambas funciones usan la SendFAX aplicación para finalizar el envío de faxes. Por ello, SendFAX debe estar instalado en su ordenador. Si el Add-in fax para Microsoft Word y/o SendFAX no están instalados en su ordenador, por favor contacte su administrador.

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función Enviar fax Antes de comenzar, salir de SendFAX si está en ejecución. La función Enviar fax le permite enviar por fax cualquier documento directamente desde la aplicación MS Word (a través de la impresora virtual XMediusFAX). Para ello:

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

1. Abrir Microsoft Word. 2. Redactar el documento que usará como mensaje de fax, y guardarlo. 3. Hacer clic en el botón Enviar fax (en la pestaña Fax). SendFAX se lanza, en su interfaz completa o básica, según su configuración de SendFAX (véase SendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 15). 4. Indicar la dirección del fax. Nota: Lo mínimo necesario es un número de fax; la interfaz completa de SendFAX le permite beneficiarse de otras funciones de direccionamiento (p. ej.: asunto, destinatarios múltiples, agenda, etc.). Si desea más información, véase Visión general en la página 5. 5. Hacer clic en Enviar.

La función Fax Merge para MS Word La función Fax Merge para Microsoft Word le permite transmitir un fax donde las partes del contenido del mensaje dependen del destinatario (saludos u otra información personal). Para esto, los campos dinámicos se insertan en un documento principal usando la función Mail Merge MS Word. Estos campos están vinculados con una fuente de datos externos tal como un archivo Excel o Access, su lista de contactos Outlook, etc. El proceso total se puede resumir de la manera siguiente: 1. Crear o identificar una fuente de datos. Las entradas efectuadas a la fuente de datos son la información que aparecerá en los campos de fusión MS Word. Nota: La fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de los destinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitir un fax. 2. Crear un documento principal, que es el mensaje fax actual, ingresar en los campos de fusión MS Word que reciben la información ingresada en la fuente de datos. 3. Abrir el documento principal, mapear los campos de fusión de XMediusFAX a los campos de fuente de datos exterior, y enviar el fax con SendFAX (véase Enviar un fax a partir de MS Word con la función Fusión de faxes en la página 50).

Enviar un fax a partir de MS Word con la función Fusión de faxes

Antes de iniciar este procedimiento, debe tener acceso a una fuente de datos existente que contenga una lista de destinatarios (por ejemplo un archivo Excel o Access, o incluso su agenda Outlook). Importante: Esta fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de los destinatarios, que es la información mínima requerida para transmitir un fax. Los primeros pasos del procedimiento siguiente indican las acciones principales a realizar a fin de tener un documento listo para usar la función Fusión de faxes. Para la información específica sobre el uso de la función Fusión de correos de Microsoft, por favor consultar la ayuda en línea de MS Word. Para enviar un fax con la función Fusión de faxes en MS Word: 1. Salir de SendFAX si está en ejecución. 2. Abrir MS Word e iniciar el proceso Envío de correo/Fusión de correos con los atributos siguientes: • •

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El tipo de documento debe ser Cartas. El documento inicial debe ser el documento en curso.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

3. Seleccionar una fuente de base de datos que contenga la lista de sus destinatarios. 4. Preparar el contenido de su mensaje de fax, incluyendo todos los campos fusionados que desea insertar y guardar su documento. Importante: Se recomienda verificar los resultados con valores reales de destinatarios, con objeto de ajustar la distribución del documento principal y prevenir saltos de página no deseados. Si el número de páginas no es el mismo para todos los destinatarios, SendFAX no podrá procesar los faxes. Esto puede ocurrir debido a que la longitud del contenido de algunos campos puede variar significativamente de un destinatario a otro. 5. Detener aquí el proceso de fusión de correos (no terminar la fusión) y continuar, siguiendo las instrucciones que se indican en este procedimiento. Atención: Si procede con las opciones finales de fusión de correo por defecto, no podrá enviar sus documentos fusionados como faxes separados. 6. Hacer clic en el botón Fusión de faxes (en la pestaña Fax). Se abre la ventana Mapeado de campo.

7. Mapear los campos de XMediusFAX hacia los correspondientes de su fuente de datos. Nota: Este paso es necesario para poder enviar el fax correctamente. Por ejemplo, si el campo Número de fax de XMediusFAX está mapeado hacia un campo que no contiene un número fax, la emisión fallará. 8. Hacer clic en Aceptar. Sus documentos son convertidos en una impresión virtual y luego se lanza SendFAX, mostrando el fax correspondiente al primer registro de su fuente de datos; todos los otros registros también aparecen en la lista de destinatarios del fax. 9. En este paso, usted puede realizar nuevas modificaciones al fax, tales como (si es necesario): • • • •

Ingresar un Asunto. Seleccionar una portada Adjuntar documentos adjuntos (que serán comunes a todos los faxes de la transmisión). Eliminar destinatarios de la lista. Restricción: No puede añadir destinatarios a la lista.

10. Hacer clic en Enviar. Todos los faxes de la fusión se envían por separado a cada destinatario de la lista.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Nota: El mapeado usado para enviar este documento no se conserva. Por ello, la próxima vez que envíe por fax un documento principal, debe mapear nuevamente los campos de XMediusFAX hacia los campos de la fuente de datos utilizada.

Envío de un fax con macros fax para OpenOffice.org Writer Se han implementado dos macros para enviar faxes con XMediusFAX desde OpenOffice.org Writer: • •

La función SendFax, que permite enviar simplemente su documento corriente como fax. La función FaxBroadcast, que permite transmitir un fax con un contenido dinámico usando la función Mail Merge OpenOffice. Nota: Ambas funciones usan la aplicación SendFAX para finalizar el envío de faxes. Por ello, SendFAX debe estar instalado en su ordenador. Si las macros Fax para OpenOffice.org Writer y/o SendFAX no están instaladas en su ordenador, por favor contacte su administrador.

Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función SendFax Antes de comenzar, salir de SendFAX si se ejecuta. La función SendFax le permite faxear cualquier documento directamente desde la aplicación OpenOffice.org Writer (a través de la impresora virtual XMediusFAX). Para ello: 1. Lanzar OpenOffice.org Writer. 2. Componer el documento que usará como mensaje fax, y guardarlo. 3. Seleccionar Fax ➤ SendFax en el menú. SendFAX se lanza – en su interfaz completa o básica, según la configuración de SendFAX (véase SendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 15). 4. Indicar la dirección del fax. Nota: Lo mínimo necesario es un número de fax; la interfaz completa de SendFAX le permite beneficiarse de otras funciones de direccionamiento (ej.: sujeto, destinatarios múltiples, agenda...). Si desea más informaciones, véase.Visión general en la página 5. 5. Hacer clic en Enviar.

Función FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer La función FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer le permite transmitir un fax donde las partes del contenido del mensaje dependen del destinatario (saludos u otra información personal). Para esto, los campos dinámicos se insertan en un documento inicial usando la función Mail Merge OpenOffice.org Writer. Estos campos están vinculados con una fuente de datos exterior creada con la aplicación de base OpenOffice.org. El proceso total se puede resumir de la manera siguiente: 1. Crear o identificar una fuente de datos. Las entradas efectuadas a la fuente de datos son la información que aparecerá en los campos de fusión OpenOffice.org Writer. Nota: La fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de los destinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitir un fax.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

2. Crear un documento inicial, que es el mensaje fax actual, ingresar en los campos de fusión OpenOffice.org Writer que reciben la información ingresada en la fuente de datos (véase Crear un documento inicial en OpenOffice.org Writer en la página 53). 3. Abrir el documento inicial, mapear los campos de fusión de XMediusFAX a los campos de fuente de datos exterior, y enviar el fax con SendFAX (véase Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast en la página 53).

Crear un documento inicial en OpenOffice.org Writer Cómo crear un documento inicial con la función Fusión de correo de OpenOffice.org Writer, para enviar un fax transmitido. Antes de iniciar este procedimiento, debe tener acceso a una fuente de datos existente que contenga una lista de destinatarios. Nota: Esta fuente de datos debe ser creada previamente con la aplicación de base OpenOffice.org y debe estar guardada. Además, debe contener una columna con todos los números de fax de los destinatarios, que es la información mínima requerida para transmitir un fax. Si desea más detalles acerca de las operaciones específicas, consultar la ayuda en línea de OpenOffice.org. Crear un documento inicial usando la función Fusión de correo de OpenOffice.org Writer: 1. En OpenOffice.org Writer, seleccionar Insertar ➤ Campos ➤ Otro. Se abre la ventana Campos. 2. Seleccionar la pestaña Base de datos. 3. Seleccionar Campos de la fusión de correo en la lista Tipo, a la izquierda de la ventana. 4. En la lista Selección de base de datos, a la derecha, buscar la base de datos que se usará como lista de destinatarios. Nota: Si el archivo de base OpenOffice.org que ha creado previamente no aparece en la lista, la razón puede ser que la base de datos no se guardó. Antes de continuar, por favor consultar la ayuda en línea de la base OpenOffice.org para guardar su base de datos. 5. Expandir el árbol bajo el nombre de la base de datos y hacer doble clic en cada campo que desea insertar en el documento. Cada campo insertado aparece como un fondo de color gris en la posición actual del cursor. 6. Una vez realizado, hacer clic en Cerrar. Importante: Se recomienda verificar los resultados con valores reales de destinatarios, con objeto de ajustar la distribución del documento principal y prevenir saltos de página no deseados. Si el número de páginas no es el mismo para todos los destinatarios, SendFAX no podrá procesar los faxes. Esto puede ocurrir debido a que la longitud del contenido de algunos campos puede variar significativamente de un destinatario a otro. 7. Guardar el documento. El documento inicial ahora está listo para ser utilizado a través de la función FaxBroadcast. Para enviar el documento inicial creado como fax transmitido, véase Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast en la página 53. Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast

Antes de comenzar, salir de SendFAX si está en ejecución.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Se debe haber creado previamente un documento inicial con la función Fusión de correo en OpenOffice.org Writer. Este documento será el fax empleado para el envío de la transmisión. Si desea más información, consultar Crear un documento inicial en OpenOffice.org Writer en la página 53. Importante: Para poder finalizar el envío de su transmisión de fax, primero debe asegurarse de deshabilitar la siguiente opción de OpenOfice.org Writer: Herramientas ➤ Opciones ➤ OpenOffice.org Writer ➤ Imprimir ➤ Imprimir las páginas en blanco insertadas automáticamente (eliminar la marca de la casilla). Para enviar un fax con la función FaxBroadcast en OpenOffice.org Writer: 1. Abrir un documento inicial en OpenOffice.org Writer. 2. Seleccionar Fax ➤ FaxBroadcast. El cuadro de diálogo Asistente de fuente de datos se abre.

3. Seleccionar la misma fuente de datos que la usada para crear el documento inicial, a través de las listas desplegables Seleccionar fuente de datos y Seleccionar tabla, luego hacer clic en Aceptar. Se abre la ventana Mapeado de campo.

4. Mapear los campos de XMediusFAX hacia los correspondientes de su fuente de datos. Nota: Este paso es necesario para poder enviar el fax correctamente. Por ejemplo, si el campo Número de fax de XMediusFAX está mapeado hacia un campo que no contiene un número fax, la emisión fallará. Por ello, la fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de los destinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitir un fax. 5. Hacer clic en Aceptar. SendFAX se lanza y se le pide que se conecte. El fax se visualiza en SendFAX con el primer registro en la fuente de datos como su destinatario. Todos los destinatarios del fax de su fuente de datos aparecen en la lista de destinatarios de fax. 6. En este paso, usted puede realizar nuevas modificaciones al fax, tales como (si es necesario): • • • •

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Ingresar un Asunto. Seleccionar una portada Adjuntar documentos adjuntos (que serán comunes a todos los faxes de la transmisión). Eliminar destinatarios de la lista.

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Restricción: No puede añadir destinatarios a la lista. 7. Hacer clic en Enviar. Se envían todos los faxes de la transmisión. Nota: El mapeado realizado para enviar este documento no se guarda. Por ello, la próxima vez que envíe por fax un documento inicial, debe mapear nuevamente los campos de XMediusFAX hacia los campos de la fuente de datos utilizada en el documento inicial.

Enviar un fax usando el servicio Fax por Internet de Microsoft Office Los programas de MS Office incluyen una función de servicio de fax por Internet integrada que le permite conectarse directamente a un proveedor de servicio de fax que le enviará su fax. Como usuario de XMediusFAX , puede enviar faxes a través de XMediusFAX seleccionando esta función. Nota: Para activar esta función, su administrador debe haber realizado una configuración específica. El procedimiento siguiente muestra cómo usar esta función desde Microsoft Word, pero puede efectuarlo desde otras aplicaciones de Office tales como Excel o PowerPoint. Nota: En todos los casos Microsoft Outlook debe estar instalado en su ordenador. 1. Abrir Microsoft Word. 2. Escribir o abrir el documento que desea enviar como un fax. 3. Seleccionar la función Fax por internet: Según su versión de Microsoft Office: • • •

Office 2007: Botón de Office ➤ Enviar ➤ Fax por Internet Office 2010: Archivo ➤ Guardar y enviar ➤ Enviar usando el correo-e ➤ Enviar como fax por Internet Office 2013+: Archivo ➤ Compartir ➤ Correo-e ➤ Enviar como fax por Internet

Se abre la interfaz de servicio de fax por Internet de Office. Ejemplo:

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Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Nota: El documento original es ahora una imagen TIFF adjunta. 4. Enviar su fax de acuerdo con los campos y las opciones disponibles de la función Servicio de fax. Normalmente puede ingresar: • • •

El nombre del Destinatario de fax El Número de fax Un mensaje en el campo del cuerpo principal (que aparecerá en la portada del fax) Nota: La opción Utilizar cubierta disponible aquí quedará no marcada (como lo está de manera predeterminada): XMediusFAX está configurado para añadir la portada de su perfil predeterminado al fax. Si marca esta casilla, su fax tendrá una segunda portada innecesaria. Si desea información adicional sobre las opciones de la función Servicio de fax de Office, véase la ayuda en línea de Microsoft Office.

5. Hacer clic en Enviar. El mensaje se envía para ser procesado como un fax por XMediusFAX , usando su cuenta y la información de su perfil. Nota: El mensaje también aparece en su carpeta Elementos enviados de Outlook.

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Capítulo 7

Enviar faxes con clientes de correo-e

Enviar faxes con clientes email: Visión general Nota: Según su licencia, algunas o todas las funciones email descritas aquí pueden estar indisponibles. Por favor, contacte su administrador. XMediusFAX le permite enviar y recibir faxes y recibir notificaciones a través de su cliente email, según la configuración efectuada por el administrador en el servidor fax. Según la configuración de su servidor email y de su liencia, también es posible beneficiarse de las funciones especiales disponibles: • •

en Microsoft Outlook (con Exchange y XMediusFAX formularios para Outlook) en IBM Notes (con Domino y XMediusFAX formulario de composición para IBM Notes)

Enviar faxes con clientes email usando SMTP Nota: El software email que usa el SMTP (protocolo simple de transferencia de mails) incluye productos tales como Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla ThunderBird, IBM Notes... Composición de faxes Con XMediusFAX , puede enviar faxes a través de cualquier software email de este tipo. Esto sólo requiere que el administrador instale la pasarela XMediusFAX para SMTP. Nota: Esta sección se aplica a cualquier cliente email que usa SMTP, sin embargo, si usa Microsoft Outlook vinculado con un Servidor Exchange, puede acceder a algunas funciones más flexibles, como se explica en la sección: Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formularios XMediusFAX en la página 68. De la misma manera, si usa IBM Notes con el formulario de composición XMediusFAX (disponible según su licencia), véase la sección: Enviar faxes con el formulario XMediusFAX para IBM Notes en la página 76. Recepción de fax Finalmente, si su cuenta XMediusFAX fue configurada para esto, puede gestionar sus faxes entrantes y sus notificaciones de faxes salientes directamente en su cliente email (véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 58).

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Envío de un fax con un cliente de correo-e usando SMTP Para enviar un fax con su cliente de correo-e: 1. Cree un nuevo correo-e. 2. Ingresar un asunto y escribir el mensaje, como lo haría para un correo-e. Aparecerán en la portada de su fax. Nota: Se admiten los formatos de texto simple y HTML en el cuerpo del mensaje para los faxes salientes. XMediusFAX admite imágenes integradas en el cuerpo del mensaje HTML. 3. Si fuese necesario, añada elementos adjuntos que constituirán las páginas del fax. 4. En el campo del destinatario (A), ingresar el número del fax con la sintaxis siguiente: fax=fax_number@domain_name

donde: • •

fax_number es el número completo del fax del destinatario al que envía el fax. domain_name es el nombre del dominio usado para redirigir el mensaje al servidor de fax de su empresa. Nota: Su administrador debe indicarle este nombre de dominio. Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador.

Por ejemplo: [email protected]

Nota: Para saber cómo gestionar el contenido del campo de destinatarios para combinaciones más complejas, véase Gestión de destinatarios en la página 60. 5. Si fuese necesario, puede cambiar la portada, la información del remitente y las opciones para el fax que envía (véase Cambio de la portada en la página 59 y Cambio de la información del remitente y de las opciones de fax en la página 59). 6. Envíe el fax como lo haría con un correo-e. El fax se envía y recibirá por correo-e la notificación de fax enviado con éxito si su XMediusFAX cuenta está configurada para esto. Nota: Si desea más información sobre la manera de gestionar las notificaciones con su cliente de correo-e, véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 58.

Recepción de faxes y notificaciones Si su XMediusFAX cuenta fue configurada para esto, debe recibir sus faxes entrantes y sus notificaciones de faxes salientes directamente por email en su cliente email. Nota: Si configura su cliente email con una dirección Responder a (otra dirección email que la usada para enviar los faxes), todas sus notificaciones de salida se enviarán a esa dirección.

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Todas estas notificaciones aparecerán como mensajes email con elementos adjuntos. Por ejemplo:

Nota: Los elementos adjuntos que recibe con las notificaciones email tienen la extensión .tif o .pdf. También puede visualizar una lista de sus faxes entrantes y salientes usando un navegador Web (véase Visión general en la página 97).

Cambio de la portada Cuando se envía su fax, la portada predeterminada que se utiliza depende de su XMediusFAX perfil. Sin embargo, si tiene los derechos suficientes, puede cambiarla por su propia portada o por una disponible en el servidor de fax. •

Si desea usar una portada situada en su ordenador, debe vincularla al mensaje enviado, como cualquier otro elemento adjunto. Nota: La extensión del archivo es: .cse. Las portadas pueden ser creadas o modificadas con el editor de portada (véase Generalidades en la página 83).

•

Si desea usar una portada diferente que se encuentra en el servidor de fax, debe insertar un código de cuerpo en el cuerpo del mensaje a enviar (véase Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 64).

Cambio de la información del remitente y de las opciones de fax Por lo general: • •

La información del remitente (nombre, empresa, etc.) se puede mostrar en la portada del fax. Las opciones de fax definen la manera en que desea enviar el fax y recibir las notificaciones.

Cuando se envía su fax, se recuperan la información del remitente y las opciones del fax de su XMediusFAX cuenta. Sin embargo, puede anularlas o completarlas, si dispone de derechos para esto, usando códigos de cuerpo insertados en el cuerpo del mensaje. Para obtener más información sobre el concepto de código de cuerpo

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

y para obtener una lista de códigos de cuerpo disponibles, consultar Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 64 Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardados en su XMediusFAX cuenta y perfil en el servidor de fax.

Gestión de destinatarios Cuando redacta un fax con su cliente de correo-e, es posible que necesite saber cómo gestionar de manera adecuada la información que ingresará sobre los destinatarios. Esta sección le ayuda a hacerlo. Añadir un código DTMF (número de extensión o código de larga distancia) Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de larga distancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas). Restricción: En general, la coma se usa para insertar una pausa en la mayoría de los entornos, aquí no es el caso. Por ejemplo: [email protected]

Añadir información del destinatario La información sobre los destinatarios se puede especificar al enviar faxes a través de clientes de correo-e. Esta información (por ejemplo el nombre, la sociedad, el cargo...) puede ser útil por dos razones: • •

Puede aparecer en la portada del fax. Se almacena con el fax en la XMediusFAX base de datos. Nota: La especificación de la información del destinatario es opcional. Sólo el número de fax es obligatorio cuando envía el fax.

Puede especificar la información del destinatario de dos formas: •

•

utilizando una sintaxis exclusiva directamente en el campo del destinatario (es decir, el campo «A:»): véase Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e en la página 61, o añadiendo códigos de cuerpo del destinatario en el cuerpo del mensaje de correo-e: véase Adición de la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e en la página 63.

Añadir más destinatarios Es posible añadir más de un destinatario a su fax: •

Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con un punto y coma. Por ejemplo: [email protected]; [email protected]

•

También puede añadir direcciones de correo-e reales si desea enviar el mismo mensaje por correo-e a otros destinatarios. Por ejemplo: [email protected]; [email protected]

•

Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda del cliente de correo-e. Si desea más detalles, consultar Añadir destinatarios a partir de la agenda email en la página 63.

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e

Puede especificar la información del destinatario directamente a través del campo del destinatario («A:») del correo-e. Para hacerlo, debe respetar una sintaxis específica, como se describe en esta sección. Nota: Si envía su correo-e a varios números de fax (múltiples destinatarios), puede especificar la información del destinatario para cada número de fax ingresado. Añadir sólo el nombre del destinatario Si sólo necesita añadir el nombre del destinatario, puede ingresarlo simplemente usando la sintaxis smtp siguiente: "recipient_name"

Por ejemplo: "John Smith"

Como resultado, todas las palabras entre comillas serán consideradas por el sistema como el nombre del destinatario, y el fax se enviará a la dirección de correo-e entre los símbolos < >. Nota: En esta sintaxis, las doble comillas definen lo que se llama Ver nombre de la dirección de correo-e. Según su cliente de correo-e, puede tener acceso al valor Ver nombre nuevamente haciendo doble clic o un clic derecho (propiedades del correo-e), si desea modificarlo una vez resuelta la dirección de correo-e en el campo destinatario. Añadir otra información del destinatario En general, la información adicional se inserta a través de variables, directamente en la dirección de correo-e (para un destinatario determinado), utilizando la sintaxis siguiente: fax=fax_number/variable_name=value/variable_name=value@domain_name

Las reglas son las siguientes: • • •

Las variables adicionales se deben ingresar inmediatamente después del número del fax y antes del nombre del dominio. Cada variable adicional debe estar precedida por una barra oblicua (/). El valor de cada variable debe ser indicado después del nombre de la variable, con un signo de igualdad (=). Importante: Todos los valores de la información del destinatario ingresados directamente en la dirección email sólo deben contener caracteres básicos ASCII. Los caracteres internacionales/especiales (tales como letras acentuadas o caracteres no latinos) no están permitidos en estos valores. Sin embargo, existe una solución: véase Información del destinatario con caracteres internacionales en la página 62.

Por ejemplo: fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]

Nota: El nombre y el apellido se pueden ingresar usando esta sintaxis. Sin embargo, también puede mezclar las sintaxis para ingresar el nombre como un simple Ver nombre: "John Smith"

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Información del destinatario con caracteres internacionales Si la información del destinatario contiene caracteres internacionales (en general, cualquier carácter que no forma parte del conjunto de caracteres ASCII básico), debe ingresarlos en Ver nombre del destinatario, en vez de ingresarlos directamente en la dirección de correo-e, donde estos caracteres no están permitidos. Aquí se dan algunos ejemplos según la sintaxis permitida: •

Si desea indicar sólo el nombre del destinatario: "François Légaré"

•

Si desea indicar el nombre y otra información del destinatario: "/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"

Nota: Aunque no se recomiende, puede suceder que defina información tanto en Ver nombre como en la dirección correo-e. En caso de conflicto (la misma variable definida en ambos con un valor diferente), el valor se tomará de Ver nombre para anular el que se encuentra en la dirección correo-e. Por ejemplo: • •

Ver nombre:/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal Dirección de correo-e: fax=5141234567/co=MyCompany/[email protected]

En ese caso, el sistema usará la información fn=François, ln=Légaré, co=MyCompany y city=Montréal.

Variables de destinatarios disponibles Todas las variables disponibles para añadir la información de un destinatario se listan en la tabla siguiente. Cada una de ellas corresponde a un emplazamiento de portada; que también se indica. Variable

Ejemplo

Marca de portada

address

address=123 Maple Street

Calle

bc, or billingcode

bc=Cuenta 9876

Código de facturación

cellular

cellular=5149876543

Celular

city

city=Montreal

Ciudad

co, or company

co=Mi Sociedad

Sociedad

country

country=Canadá

País

dear,

dear=Sr.

Estimado

email

[email protected]

dirección e-mail

fn, or first , or firstname

fn=John

Nombre

ln, or last , or laststname

ln=Smith

Apellido

jobtitle

jobtitle=Presidente

Cargo

phone

phone=5149876542

Teléfono

pager

pager=5149876541

Pager

state

state=Quebec

Estado

sbc, or subbillingcode

sbc=6543

Código de subfacturación

zipcode

zipcode=H1J 2K3

Código Zip

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Las variables ingresadas deben corresponder a los campos de la portada que está usando. Por ejemplo, si ingresó la variable Cellular pero la portada no contiene el campo corrspondiente, el número del celular del destinatario no aparecerá en la portada. Sin embargo, la información se grabará con el fax en la base de datos XMediusFAX . Nota: Si desea crear sus propias portadas o modificar las existentes, por favor consulte el capítulo implicado (Generalidades en la página 83).

Adición de la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e

Usted puede especificar la información utilizando los códigos de cuerpo del destinatario insertados en el cuerpo del mensaje. Para obtener más información sobre el concepto de códigos de cuerpo y para obtener una lista de códigos de cuerpo disponibles, consultar Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 64 Restricción: Si dirige su correo-e a varios números de fax (varios destinatarios), todos los destinatarios del fax heredarán la misma información del destinatario. Nota: Es posible especificar la información del destinatario simultáneamente a través de códigos de cuerpo y del campo del destinatario («A»). Sin embargo, si la misma propiedad del destinatario se especifica en ambos lugares, el valor del campo del destinatario anulará el valor del código de cuerpo.

Añadir destinatarios a partir de la agenda email

Contactos específicos Si desea usar su lista de contactos de cliente email para añadir destinatarios a sus faxes, debe crear contactos adicionales específicos cuya dirección email por defecto se construye con la misma sintaxis que para el direccionamiento manual (véase Envío de un fax con un cliente de correo-e usando SMTP en la página 58): fax=fax_number@domain_name

Nota: Recuerde que domain_name es el nombre del dominio usado para redirigir los faxes al servidor fax de su sociedad. Por consiguiente, todos los contactos de su agenda usada para enviar faxes deben tener una dirección email que termina con el mismo término. Por ejemplo: Contacto 1

[email protected]

Contacto 2

[email protected]

Contacto 3

[email protected]

Email y Fax: Dos contactos Si desea tener una dirección email y un número de fax para la misma persona, debe crear dos contactos separados e identificarlos según su tipo. Por ejemplo: Contacto 1

John Smith (email)

[email protected]

Contacto 2

John Smith (fax)

[email protected]

Nota: Se pueden añadir destinatarios email y destinatarios fax al mismo fax a partir de la agenda.

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Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Información del destinatario La información del destinatario no se puede tomar de los campos de información acostumbrados de su agenda, excepto el contenido de Ver nombre del contacto, que será interpretado automáticamente por el sistema como el nombre del destinatario. Sin embargo, puede indicar cualquier información del destinatario en la dirección email usando la misma sintaxis que para el direccionamiento manual (véase Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e en la página 61). Luego, el campo de dirección email por defecto del contacto puede contener por ejemplo: fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]

Importante: Todos los valores de la información del destinatario ingresados directamente en la dirección email sólo deben contener caracteres básicos ASCII. Los caracteres internacionales/especiales (tales como letras acentuadas o caracteres no latinos) no están permitidos en estos valores. Sin embargo, existe una solución: véase Información del destinatario con caracteres internacionales en la página 62.

Códigos de cuerpo (Referencia) Los códigos de cuerpo son expresiones de texto que usted puede insertar en el cuerpo del mensaje de correo-e redactado con el fin de especificar varias propiedades del fax (o anular las opciones predeterminadas si se le permite). Una vez que envía su fax, los códigos de cuerpo ingresados son interpretados por el servidor de fax (cada valor especificado se incluye en los metadatos del fax correspondiente) y desaparecen del cuerpo del mensaje. Restricción: Con Microsoft Outlook conectado a un servidor de Microsoft Exchange, el cuerpo del correo-e donde se insertan los códigos de cuerpo debe tener formato de texto simple (no HTML). Esta sección es una referencia que proporciona: • •

La sintaxis a utilizar cuando se incluyen códigos de cuerpo al cuerpo del correo-e. Todos los códigos de cuerpo, reagrupados por contexto: • • • •

Información del remitente Opciones de fax Autentificación Información del destinatario

Sintaxis del código de cuerpo Los códigos de cuerpo se deben ingresar con la sintaxis siguiente: @@body_code=value

Nota: Si el término value contiene espacios o el carácter Marcar como visto

Cuando un fax no se ha leído, aparece resaltado con texto en negrita. Una vez revisado, el texto aparece sin negritas. El usuario puede seleccionar si un fax se marca como visto o no visto, sin tener que abrirlo, haciendo clic en el botón Marcar como visto o Marcar como no visto.

Más acciones > Marcar como no visto Casilla de selección Seleccionar todos

Al seleccionar la casilla que aparece debajo de los botones, se seleccionarán todos los faxes que se muestran en la carpeta.

El proceso es sencillo, simplemente seleccionar uno o más faxes marcando las casillas a la izquierda de las entradas de todos los faxes en la ventana del Historial de entrada y luego hacer clic en el botón apropiado según la acción deseada. Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro de eventos del fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109).

Reenviar faxes

Los faxes pueden ser reenviados del Histórico de entrada (ya sea en la vista Actual o Eliminado): Inicio del reenvío Antes de seleccionar los detinatarios, tiene dos opciones para iniciar la acción de reenvío: • •

Marcar la casilla a la izquierda de la línea (de uno o varios faxes), luego hacer clic en Reenviar, o Arrastrar directamente el fax (o una selección de varios faxes) al botón Reenviar usado el tirador ( ) a la izquierda de la línea.

El botón/Menú reenvío En todos los casos, el botón Reenviar desplegará un menú en el que podrá seleccionar los destinos, para: • •

Reenvío rápido (véase Reenvío rápido en la página 103). Reenvío avanzado (véase Reenvío avanzado en la página 104).

Reenvío rápido

Puede beneficiarse de varias funciones y opciones que le permiten reenviar rápidamente faxes a los destinos que más usa. Sin embargo, todas estas funciones dependen de su actividad de reenvío actual, es posible que sea necesario que vaya varias veces a la ventana de reenvío rápido antes de obtener un entorno efectivo de reenvío rápido (véase Reenvío avanzado en la página 104). Destinos disponibles rápidamente El menú Reenviar contiene – entre otras opciones – una lista de los destinos más recientes que ha usado para reenviar faxes, y una lista de destinos que puede haber marcado como favoritos (véase Gestión de los favoritos en la página 104).

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Capítulo 10 | Cliente de web

Al seleccionar un destino en una de estas listas (al hacer clic en la selección de un fax o arrastrando y soltando un fax) instantáneamente reenviará los faxes implicados a este destino. Nota: Si desea reenviar el mismo fax a varios destinatarios, debe repetir la misma acción para todos los destinatarios implicados, o puede realizar esto en una sola acción seleccionando Más. Gestión de los favoritos En cualquier lugar donde se liste un destino en la interfaz a través de la función reenviar (en el menú Reenviar o en la ventana de reenvío avanzado), se visualiza una estrella en la que se puede hacer clic a su izquierda para poder añadirlo como favorito o eliminarlo de la lista de favoritos. La lista completa de favoritos aparece en el menú Reenviar, sobre la lista de los destinos recientemente usados. Reenvío repetitivo a varios destinos Si necesita reenviar faxes de manera repetitiva a varios destinos, por ejemplo si está a cargo de la distribución de los faxes recibidos a través de un sólo número de fax a varios destinatarios internos de su sociedad, esta operación puede ser facilitada seleccionando Reenvío ➤ Desadjuntar antes de iniciar el reenvío de los faxes.

De esta manera, tiene todo el contenido del menó Reenviar permanentemente disponible en una ventana separada, que le permite arrastrar y soltar faxes rápidamente en cualquiera de sus destinatarios recientes o favoritos. Reenvío avanzado

Al seleccionar Reenviar ➤ más accede a una ventana donde se pueden realizar muchas más acciones específicas y avanzadas.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Reenviar la selección de faxes a varios destinatarios Una vez que accede a esta pantalla, sólo necesita hacer clic en los destinos disponibles en la lista de la izquierda para añadirlos a la derecha (con el fin de elaborar una lista de destinos a la que se debe reenviar la selección de faxes) y luego hacer clic en Reenviar. Nota: Si selecciona un destino por error, sólo necesita hacer clic en él en la lista de la derecha para eliminarlo de la selección. Búsqueda de destinos disponibles Puede buscar destinos ingresando caracteres en el campo Buscar: la lista inferior se actualizará instantáneamente para visualizar sólo los destinos cuyo nombre contiene (en cualquier parte del nombre) la secuencia de caracteres ingresados. Filtrar los destinos disponibles Los destinos disponibles pueden ser de varios tipos (usuarios de fax, carpetas, impresoras...). Puede filtrarlos por tipo, usando la lista desplegable a la derecha del campo Buscar. Se visualizan todos los tipos por defecto. Visualizar los detalles de un fax entrante

Para ver los detalles de un fax recibido, hacer clic en la entrada de fax correspondiente del Historial de entrada. Los detalles del fax recibido se dividen en cuatro pestañas: • • • • •

Fax (véase Pestaña Faxes salientes en la página 106) Propiedades (véase Pestaña Propiedades de faxes entrantes en la página 107) Historial de encaminamiento (véase Pestaña Historial de encaminamiento de entrada en la página 108) Nota (véase Pestaña Notas de faxes salientes en la página 108) Registro de eventos (véase Registro de eventos de entrada en la página 109)

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Los siguientes controles están disponibles en la vista Detalles del fax: • •

Enlace Atrás: Regresa a la vista de carpetas; Botón Descargar: Descarga el archivo de fax en formato TIFF a su disco duro local; Nota: Este botón estará deshabilitado a menos que su administrador haya activado la función de Descarga. Si la función se activa mientras usted está conectado a su cuenta, podría tener que desconectarse y volverse a conectar para poder utilizarla.

•

Botón Reenviar: Tiene la misma función que el botón Reenviar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 102); Botón Eliminar: Tiene la misma función que el botón Eliminar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 102); Botón Restaurar (SOLO en el historial de entrada: vista de Carpeta de faxes eliminados): Tiene la misma función que el botón Restaurar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 102); Botón Más acciones > Imprimir información del fax: Abre el cuadro de diálogo de impresión del navegador de Internet para imprimir las Propiedades del fax junto con el Historial de encaminamiento y la Nota; Botón Más acciones > Marcar como no visto: Una vez que se ha revisado un fax, el texto aparece sin negritas. Al usar este botón, el usuario puede restaurar el fax al estado de no visto (texto en negritas).

• •

•

•

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro de eventos del fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109). Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder a los botones Descargar o Imprimir información del fax.

Pestaña Faxes salientes

La pestaña Fax muestra el contenido de un fax recibido. Los contenidos del fax no se pueden editar.

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Se dispone de los controles siguientes: •

Iconos de Diseño de página (de izquierda a derecha): • •

• •

Ver el fax en modo de página (para lectura) Ver el fax en modo de miniatura (para vista global y selección de página)

Controles de Selección de página : En los faxes de múltiples páginas, selecciona el número de página con flechas o a través de un campo de entrada. Iconos de Rotación de página (de izquierda a derecha): • •

•

: Si se hace clic en estos iconos se obtienen los efectos siguientes

: Si se hace clic en estos iconos se obtienen los efectos siguientes

Rotar todas las páginas 180 grados (posición invertida) Rotar la página actual 180 grados (posición invertida)

Controles de Aumento de página • • •

:

Ajustar horizontalmente en la ventana Ajustar verticalmente en la ventana Cambia el aumento de la(s) página(s) con un control deslizante o a través de un campo de entrada de porcentaje

Pestaña Propiedades de faxes entrantes

La pestaña Propiedades muestra la información del fax. Véase Lexicon en la página 140 para conocer la terminología y las siglas específicas.

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Pestaña Historial de encaminamiento de entrada

La pestaña Historial de encaminamiento contiene la información y el historial de encaminamiento para este fax:

Nota: El fax puede haber sido reenviado varias veces o a varios destinatarios; en todos los casos, toda la información de reenvío será listada en esta pestaña.

Pestaña Notas de faxes salientes

La pestaña Nota de fax permite a los usuarios añadir notas de texto personales a los faxes entrantes y salientes. Nota: Por ejemplo, un usuario puede usar la nota de fax como recordatorios del contenido o como una palabra clave para consultas de búsqueda. La ventana tiene una capacidad máxima de 2500 caracteres para cada nota de fax.

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Hacer clic en el botón Guardar para guardar el texto. El texto que contienen las notas de fax sigue al fax cuando este se reenvía a otros usuarios de XMediusFAX . Nota: Cada vez que se guarda una nota, la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109). El contenido de la nota guardada aparecerá como parte de la información registrada, donde estará visible solo para el autor de la nota y los administradores autorizados.

Registro de eventos de entrada

La pestaña Registro de eventos muestra todos los eventos que ocurrieron y todas las acciones realizadas en el fax actual. Nota: Es posible que, en dependencia de los derechos de su perfil de envío de fax, no tenga acceso a esta pestaña, pero siempre estará disponible para los administradores autorizados.

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Un registro de eventos de faxes entrantes incluirá lo siguiente: 1. Todos los eventos de éxitos y fracasos relacionados con: • •

Envío de faxes (por el sistema) Encaminamiento y notificaciones de fax (al destinatario y otros destinos)

2. Cualquier acción realizada por usuarios (incluidos los delegados) y administradores, como: •

Fax visto o descargado Nota: Si el mismo usuario/administrador visualiza el fax varias veces en un periodo corto de tiempo, la acción podría no registrarse varias veces (debido a un proceso de almacenamiento en caché temporal)

• • • •

Fax marcados como visto o no vistos Fax reenviado o reencaminado Fax eliminado o restaurado Nota de fax guardada

Cada evento/acción se registra con su fecha, resumen y nombre del originador. Al seleccionar un evento o acción específicos, podría haber información adicional disponible debajo del registro. Exportación del registro de eventos de fax El registro de eventos de fax se puede exportar/descargar a través de un archivo de Microsoft Excel (archivo .xlsx con el nombre de la ID de transacción de fax). Este archivo contiene la información detallada sobre todos los eventos/acciones del fax actual.

Carpeta Historial de salida La carpeta Historial de salida contiene dos listas de faxes: una que contiene los faxes actuales (vista de Carpeta de faxes actuales) y otra que contiene los faxes eliminados (vista de Carpeta de faxes eliminados). Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes actuales

En la pestaña Historial de salida, puede seleccionar las vistas de carpetas de faxes Actuales o Eliminados.

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Capítulo 10 | Cliente de web

La vista de carpeta de faxes Actuales presenta el estado de todos los faxes actuales que ha enviado. Para ver más detalles sobre la vista de faxes Eliminados, consultar Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes eliminados en la página 111.

La carpeta de faxes del Historial de salida presenta los controles siguientes: •

• •

•

Función de búsqueda: Encima de los enlaces Actuales | Eliminados verá los campos y botones de Búsqueda. Consultar Búsqueda de registros del historial entrada en la página 120 si desea más información sobre esta función. Función Ordenar: A la derecha de la carpeta verá la función Ordenar. Consultar Ordenar la lista de faxes en la página 119 para ver una descripción de esta función. Botones de gestión de faxes: Justo encima de la lista de faxes se encuentran tres botones: Eliminar, Volver a enviar y Más... . Estos botones le permiten gestionar sus faxes. Véase Gestión de sus faxes salientes en la página 112. Lista de faxes: La lista de faxes contiene todos los faxes que ha enviado. Para cada fax se muestra la información básica siguiente: • • • • •

El estado de fax enviado; El asunto del fax; La información del campo A: o el número de destino del fax; El número de páginas que contiene el fax, y; La fecha de envío (o la hora si se envió ese mismo día).

Al hacer clic en cualquier fax se mostrarán los detalles de este. Consultar Visualizar los detalles de faxes salientes en la página 113 para ver una descripción de esta función. Nota: Cada vez que se visualiza un fax (a menos que la misma persona lo haga varias veces en un corto periodo de tiempo), la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véase Registro de eventos de salida en la página 114).

Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes eliminados

La carpeta de faxes Eliminados del historial de salida muestra el estado de todos los faxes salientes que se han eliminado.

La vista de carpeta de faxes eliminados del historial de salida presenta las mismas funciones que la vista de carpeta de faxes actuales del historial de salida, pero con la adición de un botón Restaurar. Véase Gestión de sus faxes salientes en la página 112.

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Gestión de sus faxes salientes

La vista de la carpeta de Faxes actuales del historial de salida ofrece al usuario varias opciones para gestionar los faxes:

Botón

Descripción

Volver a enviar

Hacer clic en el botón Volver a enviar para volver a enviar el o los faxes: • • •

A los mismos números (opción predeterminada, sin ingresar un nuevo número). O a uno o varios números diferentes (ingresándolos en el campo correspondiente). Posiblemente con un (nuevo) aplazamiento de difusión (ingresando una fecha y una hora después de haber marcado la función Aplazamiento de la difusión hasta.

Después de la validación, el o los faxes seleccionados se enviarán a la Cola de salida para su procesamiento. Eliminar

En la vista Carpeta de faxes actuales: Al hacer clic en el botón Eliminar se eliminan los faxes seleccionados. Los faxes eliminados se pueden visualizar en la vista de carpeta de faxes eliminados. En la vista Carpeta de faxes eliminados: Al hacer clic en el botón Eliminar se eliminan permanentemente los faxes seleccionados.

Restaurar

SOLO en la vista de Carpeta de faxes eliminados: Al hacer clic en el botón Restaurar, los faxes seleccionados se envían de vuelta al Historial de salida - Carpeta de faxes actuales.

Más acciones > Marcar como visto

Cuando un fax no se ha leído, aparece resaltado con texto en negrita. Una vez revisado, el texto aparece sin negritas. El usuario puede seleccionar si un fax se marca como visto o no visto, sin tener que abrirlo, haciendo clic en el botón Marcar como visto o Marcar como no visto.

Más acciones > Marcar como no visto Casilla de selección Seleccionar todos

Al seleccionar la casilla que aparece debajo de los botones, se seleccionarán todos los faxes que se muestran en la carpeta.

Nota: Cada vez se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro de eventos del fax (ver Registro de eventos de salida en la página 114).

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Capítulo 10 | Cliente de web

Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder al botón Volver a enviar.

Visualizar los detalles de faxes salientes

Para ver los detalles de un fax enviado, hacer clic en la entrada de fax correspondiente en Historial de salida. Los detalles del fax saliente se dividen en cuatro pestañas: • • • •

Fax (véase Pestaña Faxes salientes en la página 114) Propiedades (véase Pestaña Propiedades de faxes salientes en la página 114) Nota (véase Pestaña Notas de faxes salientes en la página 114) Registro de eventos (véase Registro de eventos de salida en la página 114)

Los siguientes controles están disponibles en la vista Detalles del fax: • •

Enlace Atrás: Regresa a la vista de carpetas; Botón Descargar: Descarga el archivo de fax en formato TIFF a su disco duro local; Nota: Este botón estará deshabilitado a menos que su administrador haya activado la función de Descarga. Si la función se activa mientras usted está conectado a su cuenta, podría tener que desconectarse y volverse a conectar para poder utilizarla.

• • •

• •

Botón Volver a enviar: Tiene la misma función que el botón Volver a enviar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 112); Botón Eliminar: Tiene la misma función que el botón Eliminar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 112); Botón Restaurar (SOLO en el historial de salida: vista de Carpeta de faxes eliminados): Tiene la misma función que el botón Restaurar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 112); Botón Más acciones > Imprimir información del fax: Abre el cuadro de diálogo de impresión del navegador de Internet para imprimir las Propiedades del fax junto con la Nota; Botón Más acciones > Marcar como no visto: Una vez que se ha revisado un fax, el texto aparece sin negritas. Al usar este botón, el usuario puede restaurar el fax al estado de no visto (texto en negritas).

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Capítulo 10 | Cliente de web

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro de eventos del fax (véase Registro de eventos de salida en la página 114). Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder a los botones Descargar, Imprimir información del fax o Volver a enviar.

Pestaña Faxes salientes

El procedimiento para visualizar el contenido de un fax saliente en una ventana de navegación es el mismo que el usado para ver un fax entrante. Si desea más detalles, consultar la sección, Pestaña Faxes salientes en la página 106. Pestaña Propiedades de faxes salientes

La pestaña Propiedades muestra la información del fax. Véase Lexicon en la página 140 para conocer la terminología y las siglas específicas.

Pestaña Notas de faxes salientes

La pestaña Nota de fax permite a los usuarios añadir notas de texto personales a los faxes entrantes y salientes. Si desea más detalles, consultar Pestaña Notas de faxes salientes en la página 108. Registro de eventos de salida

La pestaña Registro de eventos muestra todos los eventos que ocurrieron y todas las acciones realizadas en el fax actual. Nota: Es posible que, en dependencia de los derechos de su perfil de envío de fax, no tenga acceso a esta pestaña, pero siempre estará disponible para los administradores autorizados.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Un registro de eventos de faxes salientes incluirá lo siguiente: 1. Todos los eventos de éxitos y fracasos relacionados con: • • •

Envío de faxes (al sistema) Difusión de faxes (al destinatario) Notificaciones de fax (retorno)

2. Cualquier acción realizada por usuarios (incluidos los delegados) y administradores, como: • •

Transmisión de fax/difusión cancelada o reintentada Fax visto o descargado Nota: Si el mismo usuario/administrador visualiza el fax varias veces en un periodo corto de tiempo, la acción podría no registrarse varias veces (debido a un proceso de almacenamiento en caché temporal)

• • • •

Fax marcados como visto o no vistos Fax vuelto a enviar Fax eliminado o restaurado Nota de fax guardada

Cada evento/acción se registra con su fecha, resumen y nombre del originador. Al seleccionar un evento o acción específicos, podría haber información adicional disponible debajo del registro. Exportación del registro de eventos de fax El registro de eventos de fax se puede exportar/descargar a través de un archivo de Microsoft Excel (archivo .xlsx con el nombre de la ID de transacción de fax). Este archivo contiene la información detallada sobre todos los eventos/acciones del fax actual.

Carpeta de cola de salida La carpeta de Cola de salida contiene solo una lista de faxes. Los faxes se mantendrán en esta carpeta hasta que termine el proceso de envío.

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Vista Carpeta de cola de salida

La carpeta Cola salida muestra el estado de los faxes que se están enviando o que están a la espera de ser enviados.

La carpeta de faxes en la Cola de salida presenta los controles siguientes: •

•

•

Función de búsqueda: En la parte superior de la ventana verá los campos y botones de Búsqueda. Consultar Búsqueda de registros del historial entrada en la página 120 si desea más información sobre esta función. Botones de gestión de faxes: Justo encima de la lista de faxes se encuentran dos botones: Cancelar y Volver a enviar ahora. Estos botones le permiten gestionar sus faxes. Véase Gestión de sus faxes en espera en la página 117. Lista de faxes: La lista de faxes contiene todos los faxes que ha enviado. Para cada fax se muestra la información básica siguiente: • • • • •

Estado del fax en espera; El asunto del fax; La información del campo «A:» o el número de destino del fax; El número de páginas que contiene el fax, y; La hora a la que se envió o, en caso de haberlo aplazado, la hora (si es el mismo día) o la fecha a la que se enviará. Nota: Deberá actualizar la página para ver el progreso de un fax que se envía.

Cuando el destino del fax ha respondido con una señal de ocupado: el fax permanece en la cola hasta que XMediusFAX intenta un nuevo envío. Cuando la transmisión del fax se ha aplazado (para un envío de fax programado): el fax permanece en la cola con el estado de Aplazado hasta que llegue la fecha de su envío. Al hacer clic en cualquier fax se mostrarán los detalles de este. Consultar Visualizar los detalles de un fax en cola de salida en la página 117 para ver una descripción de esta función. Nota: Cada vez que se visualiza un fax (a menos que la misma persona lo haga varias veces en un corto periodo de tiempo), la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véase Registro de eventos de salida en la página 114).

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Capítulo 10 | Cliente de web

Gestión de sus faxes en espera

La vista de Cola de salida ofrece al usuario varias opciones para gestionar los faxes, usando botones tales como: Cancelar, Cancelar difusión, y Reintentar ahora. Consultar la pantalla siguiente, y la tabla si desea una idea general.

Botón

Descripción

Reintentar ahora

Cuando hay faxes con estado de En espera para reintento, esto puede haber sido causado por un error temporal (línea de fax ocupada) o permanente (problemas de hardware o software) detectado por XMFaxDriver. Una vez corregido este error, el sistema cambia el estado a Listo para enviar. Cuando el usuario hace clic en el botón Reintentar ahora, el sistema ejecuta la acción de inmediato, sin pasar por el modo de reintento aplazado.

Cancelar

Hacer clic en el botón Cancelar para cancelar la difusión del fax o faxes seleccionados.

Cancelar difusión

Marcar la casilla a la izquierda del nombre del fax que desea anular, en la ventana Cola de salida que forma parte de la difusión que desea cancelar y hacer clic en el botón Cancelar difusión. Nota: Un fax se difunde cuando un usuario de XMediusFAX envía el mismo fax a dos o más destinatarios. Cada ejemplar del fax difundido aparece por separado en la Cola de salida. Puede anular uno (o varios) de estos faxes, tal como acabamos de describirlo, o anular toda la difusión.

Casilla de selección Seleccionar todos

Al seleccionar la casilla que aparece debajo de los botones, se seleccionarán todos los faxes que se muestran en la carpeta.

Nota: Cada vez se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro de eventos del fax (ver Registro de eventos de salida en la página 114). Sugerencia: La única manera de cambiar la fecha/hora programada de un fax aplazado es cancelar este fax en la Cola de salida y luego volver a enviarlo a partir del Historial de salida (véase Gestión de sus faxes salientes en la página 112).

Visualizar los detalles de un fax en cola de salida

Para ver los detalles de un fax en cola de salida, hacer clic en la entrada de fax correspondiente en la Cola de salida. Nota: Cada vez que se visualiza un fax (a menos que la misma persona lo haga varias veces en un corto periodo de tiempo), la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véase Registro de eventos de salida en la página 114).

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Capítulo 10 | Cliente de web

Los detalles del fax entrante se dividen en dos pestañas: • •

Fax (véase Pestaña Faxes salientes en la página 118) Propiedades (véase Pestaña Propiedades de faxes salientes en la página 119)

Los siguientes controles están disponibles en la vista Detalles del fax: • •

Enlace Atrás: Regresa a la vista de carpetas. Botón Descargar: Descarga el archivo de fax en formato TIFF a su disco duro local; Nota: Este botón estará deshabilitado a menos que su administrador haya activado la función de Descarga. Si la función se activa mientras usted está conectado a su cuenta, podría tener que desconectarse y volverse a conectar para poder utilizarla.

•

Botón Volver a intentar ahora: Tiene la misma función que el botón Volver a intentar ahora de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes en espera en la página 117); Botón Más acciones > Imprimir información del fax: Abre el cuadro de diálogo de impresión del navegador de Internet para imprimir las Propiedades del fax; Botón Más acciones > Cancelar / Cancelar difusión: Tiene la misma función que el botón Cancelar / Cancelar difusión de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes en espera en la página 117);

• •

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro de eventos del fax (véase Registro de eventos de salida en la página 114). Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder a los botones Descargar o Imprimir información del fax.

Pestaña Faxes salientes

El procedimiento para visualizar el contenido de un fax saliente en una ventana de navegación es el mismo que el usado para ver un fax entrante. Si desea más detalles, consultar la sección, Pestaña Faxes salientes en la página 106.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Pestaña Propiedades de faxes salientes

La pestaña Propiedades muestra la información del fax. Véase Lexicon en la página 140 para conocer la terminología y las siglas específicas.

Funciones Ordenar y Buscar Estas dos herramientas le ayudarán a organizar los faxes y desplazarse a través de estos. Puede ordenar sus faxes según distintos valores predefinidos y realizar búsquedas utilizando diferentes variables. Ordenar la lista de faxes

La función Ordenar le permite ordenar la lista de faxes según valores predefinidos. Cuando el cursor se encuentra sobre el texto subrayado en negrita, se muestra la lista de valores. Seleccionar el valor deseado para ordenar la lista. Si hace clic en la flecha triangular, se invertirá el orden.

La lista de valores que se muestran en la figura corresponde a la carpeta Historial de entrada. En la carpeta Historial de entrada se dispone de los valores siguientes: • • • •

Estado Asunto Hora A

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Nota: Esta función no está disponible en la carpeta Cola de salida.

Buscar en la lista de faxes

Puede visualizar todos los faxes, o una selección específica de éstos, en cualquiera de las tres carpetas, mediante la barra de búsqueda ubicada en la parte superior del navegador. Búsqueda de registros del historial entrada

Búsqueda simple del historial de entrada La herramienta de búsqueda simple (se observa a continuación) contiene un campo de búsqueda y dos listas desplegables.

Búsqueda de texto El campo le permite ingresar una palabra clave que puede localizar un conjunto específico de faxes en el archivo del historial de entrada. La búsqueda se realiza en todos los campos de propiedades de Detalles del fax (excepto en la pestaña Fax). Nota: La búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas. El usuario cuenta con la posibilidad de incluir o excluir de la búsqueda palabras clave específicas, en una expresión de búsqueda muy parecida a la de un motor de búsqueda. La tabla siguiente proporciona detalles adicionales sobre los parámetros de búsqueda que se pueden utilizar en este campo. Operador Descripción +-

Los operadores + y - indican que una palabra debe estar presente o ausente, respectivamente, para poder obtener una coincidencia. Los operadores se deben colocar antes (sin espacio) de la palabra (p. ej.: +xxx -yyy).

*

Los asteriscos sirven como operador de truncado (o comodín). Se deben adjuntar a la palabra por designar. Las palabras coinciden si comienzan con la palabra que antecede al operador *.

"

Una frase que esté entre comillas dobles ("") sólo coincidirá con filas que contengan literalmente la misma frase, tal como ésta se escribió. El motor de texto completo divide la frase en palabras, y efectúa la búsqueda de las palabras. Los caracteres que no son palabras no necesitan coincidir totalmente. La búsqueda de frases sólo requiere que coincidan exactamente las mismas palabras de la frase y en el mismo orden. Por ejemplo, "frase de prueba" coincide con "frase, prueba".

Nota: La búsqueda simple está diseñada para ignorar palabras «genéricas» específicas llamadas «palabras de parada», tales como,el, o, nuevamente, etc. Estas palabras de parada se pueden modificar para añadir o eliminar palabras específicas que pueden interferir con la naturaleza de la búsqueda. Comuníquese con su Administrador para mayor información. Nota: En la búsqueda simple, una palabra se define como una secuencia de letras, dígitos, guiones bajos, pero sólo 1 apóstrofe consecutivo en una fila. Por ejemplo: • •

120

aaa’666 se considera como 1 palabra a’b’c65 se considera como 1 palabra

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Capítulo 10 | Cliente de web

•

a’’abcd6 se considera como dos palabras

Una vez seleccionados todos sus criterios, hacer clic en el botón Buscar. Si deja el campo de búsqueda vacío y la opción Todos en los menús desplegables, se mostrarán todos los faxes (ver los menús desplegables Fecha y Estado a continuación). Nota: Si ha realizado una selección en los menús desplegables, la función de búsqueda buscará solo en los faxes filtrados. Para buscar en todos los faxes, seleccionar Todos en ambos menús desplegables. Filtrar por fechas El menú desplegable Fecha le permite filtrar los faxes según los siguientes criterios: el fax se recibió en cualquier momento o en determinado intervalo de tiempo. Hacer clic en el intervalo de tiempo deseado. Si selecciona Personalizado aparece el menú Intervalo de fechas personalizado donde podrá especificar otro intervalo de fechas. Puede reducir su búsqueda incluso más si especifica una hora de inicio en la fecha inicial y una hora de terminación en la fecha final. Las horas se pueden seleccionar en incrementos de 15 minutos. El filtro se implementa en cuanto se selecciona un elemento de la lista desplegable o cuando se hace clic en el botón Aceptar del menú Intervalo de fechas personalizado.

Filtrar por estado El menú desplegable Estado le permite ver todos los faxes actuales o filtrarlos para ver solo los recibidos o los de envío parcial/fallido. En cuanto se realiza una selección, se implementa el filtro de los faxes. Búsqueda avanzada del historial de entrada Para una búsqueda relacionada con un campo específico del fax, hacer clic en el enlace Avanzado. Nota: El enlace Avanzado no está disponible para soluciones basadas en la nube.

Ingresar los valores de búsqueda que desea. En la búsqueda avanzada, el valor de búsqueda debe coincidir con todo el contenido del campo relacionado. Si se busca en el campo De se ingresaría, por ejemplo, 5142221111 como número de fax en lugar de 2221111, ya que este último no produciría ningún resultado.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Nota: La búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas. El operador O (en mayúscula) se puede utilizar en estos campos para buscar criterios alternos. Los menús desplegables Fecha y Estado funcionan igual que en la búsqueda simple. Nota: Consultar Lexicon en la página 140 para ver la terminología específica y las siglas utilizadas en la búsqueda avanzada.

Búsqueda de registros del historial salida

Búsqueda simple del historial de salida La búsqueda simple del Historial de salida funciona de la misma forma que la búsqueda simple del historial de entrada. Véase Búsqueda simple del historial de entrada en la página 120

Búsqueda avanzada del historial de salida La búsqueda avanzada del Historial de salida funciona igual que la Búsqueda avanzada del historial de entrada en la página 121, pero los campos de búsqueda son diferentes. Nota: El enlace Avanzado no está disponible para soluciones basadas en la nube.

Buscar registros de la Cola de salida

Búsqueda simple La búsqueda simple de la cola de salida funciona de la misma forma que la búsqueda simple del historial de entrada. Véase Búsqueda simple del historial de entrada en la página 120 La barra de herramientas de búsqueda es diferente de la de los historiales de entrada y de salida.

El menú desplegable Estado se sustituye por el menú desplegable Prioridad. Le permite indicar si desea ver todos los faxes salientes o solo los de prioridad Alta, Normal o Baja. Búsqueda avanzada La búsqueda avanzada de la cola de salida funciona igual que la Búsqueda avanzada del historial de entrada en la página 121, pero los campos de búsqueda son diferentes.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Nota: El enlace Avanzado no está disponible para soluciones basadas en la nube.

Función Redactar El botón Redactar fax abre una página donde usted puede configurar, redactar y enviar faxes directamente desde un navegador de Internet.

Descripción de la interfaz de redacción La página Redactar contiene tres pestañas: Redactar (predeterminada), Información del remitente y la empresa , y Opciones. Se usan en Crear y enviar un fax en la página 127. El botón Enviar, situado encima de las pestañas, transmite el fax. Nota: El botón Redactar fax pone en blanco todos los campos de las pestañas de la función Redactar. Nota: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder al botón Enviar.

La pestaña Redactar

En el cuadro de diálogo de la pestaña Redactar los usuarios pueden especificar los destinatarios del fax, modificar la portada, e incluir elementos adjuntos.

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Capítulo 10 | Cliente de web

En la sección Destinatarios, se dispone de los siguientes campos: Nombre

El nombre del(de los) destinatario(s).

Empresa

La entidad donde trabaja(n) el(los) destinatario(s).

Fax

El número de fax del(de los) destinatario(s). Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador.

Nota: Para añadir (y gestionar) uno o más destinatarios, consultar Añadir uno o más destinatarios a un fax en la página 128. En la sección Portada, se dispone de los siguientes campos: Estilo

Seleccionar una portada a adjuntar al memo (la portada predeterminada es Basic01.cse) Si no desea adjuntar una portada , seleccionar Ninguna.

Asunto

El asunto del memo del fax.

Comentario

El mensaje de texto principal del fax.

En la sección Archivos adjuntos, los usuarios pueden adjuntar uno o más archivos al fax. Si desea más información, consultar Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax en la página 129. También puede añadir elementos adjuntos usando la impresora de Web Fax Composer. Véase Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 132.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Nota: Aunque la impresora de Web Fax Composer abre la función de Redacción en el Cliente de web, esta se puede usar con el Cliente de web ya abierto y adjuntará elementos al fax actual. Lo hará aunque ya hayan elementos adjuntos al fax actual.

La lengüeta remitente e información de la compañia

El cuadro de diálogo para la lengüeta Remitente e Información de la compañia es el lugar donde usted debe introducir su Información personal, Información de facturación, y la Información de la compañia. Se puede usar la información suministrada en el perfil asociado a su cuenta de usuario, o indicar directamente la información personalizada.

Usar remitente e información de la compañía por defecto: seleccione esta opción para usar la información de facturación y de la compañia especificada en el perfil asociado a su cuenta de usuario. La información personal permanecerá vacía, salvo por el correo electrónico. Usar el remitente e información de la compañía habituales : seleccione esta opción para personalizar la información personal, de facturación y de la compañia para este fax. Con esta selección, podrá editar los campos debajo de esta selección: Tratamiento:

Un saludo estándar. Por ejemplo, Estimado Sr., Estimada Srta., Estimada Sra..

Nombre:

El nombre de pila del remitente.

Apellido:

El apellido del remitente.

Cargo:

El cargo del remitente.

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Correo electrónico:

La dirección electrónica del remitente.

Celular:

El número de teléfono celular del usuario (voz).

Busca:

El número del remitente.

Código de facturación:

El código de facturación del remitente.

Código de subfacturación:

El código de subfacturación del remitente.

Compañia:

El nombre de la compañia del remitente.

Dirección:

La dirección de la compañia del remitente (número y calle).

Ciudad:

La ciudad donde está ubicada la compañia del remitente.

Provincia:

El estado o provincia donde está ubicada la compañia del remitente.

País:

El país donde está ubicada la compañia del remitente.

Código Postal:

El código postal de la compañia del remitente.

Teléfono:

El número de teléfono de la compañia del usuario (voz).

Fax:

El número de fax de la compañia del remitente.

Al hacer clic en el botón Restaurar valores por defecto iniciales se restablecen en los campos los valores tomados del perfil del usuario. Si no se indica ningún valor en el perfil, o si el campo forma parte de la sección Información personal (salvo el correo electrónico), el contenido del campo se pone en blanco. La pestaña opciones

El cuadro de diálogo para la pestaña Opciones es el espacio donde debe definir los parámetros del fax, e indicar si desea recibir notificaciones. Consultar la pantalla siguiente donde se describe.

Seleccione Usar opciones por defecto para usar los parámetros del fax especificados en el perfil asociado a su cuenta de usuario. Seleccione Usar opciones habituales para personalizar los parámetros del fax. Si selecciona esta opción, podrá ingresar datos en los campos siguientes: Prioridad:

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Especifica la prioridad del fax (Baja o Normal). El valor por defecto es Normal.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Número de reintentos:

Especifica el número máximo de veces en que la pasarela intenta transmitir el fax, antes de renunciar al envío. Por defecto son 3 . El número máximo es 99

Resolución:

Especifica la resolución del fax (Alta o Baja ). Por defecto es Alta.

Notificar éxito:

Marque esta casilla para emitir una notificación después de que se logre enviar un fax sin percances.

Notificar fallo:

Marque esta casilla para emitir una notificación cuando no se logre enviar un fax.

Notificar difusión:

Marque esta casilla para activar la recepción de una simple notificación (resumida) después de la emisión de la difusión de un fax. Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de faxes salientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, recibirá notificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de la difusión.

Transmisión retrasada hasta:

Si desea retrasar el envío del fax actual, marque esta casilla y luego ingrese una fecha y una hora de retraso.

Al hacer clic en Restaurar valores por defecto se restablecen en los campos los valores tomados del perfil del usuario. Si no especifica ningún valor en el perfil, el contenido del campo aparece en blanco.

Crear y enviar un fax Para usar esta función, debe tener derechos para enviar faxes. Para crear y enviar un fax usando la función Redactar del Cliente de web, seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en Redactar fax. 2. En la pestaña Redactar, ingresar el Nombre, Empresa y Número de fax de un destinatario. Sugerencia: Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de larga distancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (coma o letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas). Por ejemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234). Nota: Si desea añadir (y gestionar) más de un destinatario, consultar Añadir uno o más destinatarios a un fax en la página 128. Los campos Nombre, Empresa y Número de fax ofrecen entradas automatizadas a partir de la agenda de web cuando usted comienza a ingresar un valor. 3. Ingresar el Asunto del fax, 4. Introducir el texto real del mensaje en la sección Comentario. 5. Si desea usar una portada específica, seleccionar una portada en la lista desplegable Portada, o seleccionar Ninguna si no desea adjuntar una portada al fax. 6. Si desea adjuntar un archivo al fax, consultar Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax en la página 129. 7. Si necesita modificar la información del remitente y de la empresa o la configuración del fax actual, consultar La lengüeta remitente e información de la compañia en la página 125 y La pestaña opciones en la página 126. 8. Hacer clic en el botón Enviar, situado sobre las pestañas de la función Redactar.

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Al enviar un fax, el Cliente de web confirma el estado de envío mediante una confirmación del ID de difusión similar a la siguiente:

Nota: Puede añadir un contacto a su agenda cuando envía un fax. Sin embargo, esta acción puede ser configurada de antemano. Si desea más información, consultar Configurar el añadido automático de contactos en la página 139

Añadir uno o más destinatarios a un fax Aquí se indica la manera de añadir uno o más destinatarios a un fax que se desea enviar, y la manera de gestionar la lista de destinatarios. Este procedimiento toma en cuenta que está preparando un fax antes de enviarlo. Si desea más información sobre el envío de un fax, consultar Crear y enviar un fax en la página 127. Para añadir uno o varios destinatarios a su fax: 1. En la pestaña Marcar, ingresar el Nombre, Sociedad y Número de fax de un destinatario. 2. Si desea añadir más de un destinatario, hacer clic en el botón Más destinatarios. Aparece una nueva sección a la derecho de los campos Destinatarios.

3. Ingresar la información del destinatario en los campos de información y hacer clic en Añadir una vez realizado el ingreso. 4. Repetir esta operación para cada destinatario del fax. 5. Si necesita modificar la información de un destinatario ya ingresado en la lista: a) Seleccionar un destinatario en la lista, y hacer clic en Editar. Nota: En los campos que ya contienen información, si hace clic en Editar se elimina esta información. La información del destinatario seleccionado aparece en los campos correspondientes a la izquierda y el destinatario desaparece de la lista. b) Modificar la información en los campos y hacer clic en Añadir para validar. El destinatario modificado aparece nuevamente en la lista. 6. Si desea eliminar un destinatario de la lista, selecionarlo y hacer clic en Retirar.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax Aquí se indica la manera de añadir uno o más elementos adjuntos a un fax que se desea enviar. Este procedimiento toma en cuenta que está preparando un fax antes de enviarlo. Si desea más información sobre el envío de un fax, consultar Crear y enviar un fax en la página 127. Para añadir uno o varios elementos adjuntos a su fax: 1. Hacer clic enExaminar y seleccionar un archivo para adjuntarlo al fax. 2. Si desea añadir más de un elemento adjunto, hacer clic en el botón Más adjuntos. Se abre una nueva sección bajo el campo Examinar.

3. Hacer clic enExaminar y seleccionar el archivo que desea adjuntar al fax y hacer clic en Añadir. 4. Repetir esta operación para cada elemento adjunto al fax. 5. Usar los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para modificar el orden de los elementos adjuntos. 6. Si desea eliminar un elemento adjunto de la lista, selecionarlo y hacer clic en Retirar. Nota: También puede añadir elementos adjuntos usando la impresora de Web Fax Composer. Véase Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 132. Aunque la impresora de Web Fax Composer abre la función Web Access Compose, se puede usar con Web Access ya abierta que adjuntará elementos al fax actual. Lo hará aunque ya hayan elementos adjuntos al fax actual.

Delegación XMediusFAX permite que los usuarios deleguen a otros XMediusFAX usuarios el acceso a su bandeja fax, por ejemplo, mientras están de vacaciones. Siempre que el administrador haya activado la función delegación (por favor consulte al administrador de su Servidor fax si no es el caso), dos tipos de usuarios pueden ser definidos en el contexto de la delegación: el propietario y el delegado. Propietario Este término define todos los XMediusFAX usuarios que tienen acceso a su propia bandeja fax a través de la interfaz cilente Web. Como propietarios, tienen acceso a todas las funciones que el administrador les ha otorgado (véase Visión general en la página 97).

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Capítulo 10 | Cliente de web

Un propietario puede delegar a uno o varios XMediusFAX usuarios (llamados aquí delegados) el acceso a su bandeja fax. El acceso del delegado es configurable (muchas opciones entre un acceso total a muy restringido) y puede ser diferente de un delegado a otro. Si desea más información sobre la gestión de los delegados, véase Añadir y gestionar delegados en la página 130. Delegados Este término define todos los XMediusFAX usuarios que tienen acceso a su propia bandeja fax a través de la interfaz cliente Web y que han sido seleccionados por otro XMediusFAX usuario (llamado aquí propietario) para acceder precisamente a su bandeja fax en un contexto de delegación. Según los permisos específicos que el propietario ha dado al delegado, este delegado puede tener todo el poder o un acceso restringido a la bandeja fax del propietario y a sus funciones. Nota: XMediusFAX usuarios pueden ser delegados de muchos propietarios. Si desea más información sobre el acceso a la interfaz como delegado, véase: Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado en la página 132.

Añadir y gestionar delegados El procedimiento siguiente supone que: • •

Usted ya está conectado a la interfaz de acceso al Cliente Web, bajo su propia bandeja de fax. Su administrador ha activado la función de Delegación.

Para añadir un delegado y configurar los permisos para el acceso a su bandeja fax: 1. Hacer clic en el enlace Opciones en la esquina superior derecha de la interfaz. Aparece la pantalla Opciones. 2. Seleccionar la pestaña Delegación.

3. Hacer clic en Añadir

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Capítulo 10 | Cliente de web

4. En el campo Correo-e del usuario, comenzar a escribir el nombre de la cuenta del usuario de la persona que desea añadir como delegado, luego hacer clic en Verificar correo-e. Según las primeras letras que ingrese, el sistema puede completar el nombre en el campo o permitirle que seleccione un elemento en una lista de usuarios disponibles cuyo nombre de cuenta comienza con estas letras. Importante: Se recomienda usar el botón Verificar correo-e a fin de verificar si el nombre de la cuenta de usuario ingresada existe, de lo contrario no se beneficiará de la delegación deseada. Sugerencia: Si no encuentra o no recuerda los nombres de cuentas de los usuarios existentes, aún puede dejar el campo Correo-e del usuario vacío y simplemente hacer clic en Verificar correo-e para acceder a la lista de todos los usuarios disponibles. 5. Definir los permisos de delegación que desea otorgar a este Delegado específico: Nombre de la opción Descripción

Predeterminado

Sólo mostrar la primera página

El delegado sólo puede ver la primera página de cualquier fax en su bandeja. Desactivado

Tiene acceso a la redacción

El delegado puede redactar faxes a partir de su bandeja.

Activado

Tiene acceso a la eliminación permanente

El delegado puede eliminar faxes a partir de la vista Eliminados de su bandeja.

Activado

Tiene acceso al reintento

El delegado puede reintentar el envío de faxes a partir de su Historial de salida.

Activado

Tiene acceso al reenvío

El delegado puede reenviar faxes a partir de su Historial de entrada.

Activado

Nota: Todas las operaciones de reenvío serán marcadas con el nombre del delegado en el Historial de encaminamiento del fax implicado (véase Visualizar los detalles de un fax entrante en la página 105).

Nota: Todas las acciones que un delegado realiza en un fax se registran en el Registro de eventos del fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109 o Registro de eventos de salida en la página 114). 6. Hacer clic en Añadir El nuevo delegado aparece ahora en la lista de Delegados y el usuario designado ahora puede acceder a su bandeja de fax de acuerdo con los permisos que usted haya seleccionado. Ahora puede añadir y configurar otros delegados si fuese necesario, o gestionar la lista de los existentes usando los botones Editar y Eliminar.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado El procedimiento siguiente supone que: • •

Su administrador ha activado la función de Delegación. Al menos otro XMediusFAX usuario lo ha añadido como delegado.

Para acceder a la bandeja de fax de otro usuario como delegado: 1. Conectarse a la interfaz del Cliente de web con su propia cuenta. En la esquina superior izquierda de la interfaz debe ver la lista desplegable Bandeja de fax, que le permite conmutar entre su bandeja de fax (en la parte superior de la lista) y las bandejas de fax de todos los usuarios que lo han añadido como delegado.

2. Seleccionar un usuario en la lista desplegable. Ahora se encuentra en la bandeja de fax del usuario seleccionado, y puede actuar según los permisos específicos que le haya dado ese usuario como delegado. Restricción: Los permisos delegados que pueda tener sólo son para enviar faxes (véase la lista de opciones en la sección: Añadir y gestionar delegados en la página 130). Nunca tendrá acceso a la sección Opciones de otra bandeja de fax que no sea la suya propia. Nota: Todas las acciones que un delegado realiza en un fax se registran en el Registro de eventos del fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109 o Registro de eventos de salida en la página 114). Sugerencia: Para volver a su propia bandeja de fax, le basta con seleccionar el nombre de su cuenta en la lista desplegable Bandeja de fax.

Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. Si la impresora de Web Fax Composer está instalada en su ordenador, puede enviar faxes a través de la interfaz del Cliente de web imprimiendo documentos en cualquier aplicación Windows. Nota: La impresora Web Fax Composer puede ser instalada gracias al paquete de instalación para el cliente. Véase Enlace con el instalador de bajada de XMediusFAX para las aplicaciones clientes de Windows en la página 100. Al usar la impresora de Web Fax Composer, el documento se convierte en un archivo TIFF y se adjunta a un fax por la función Redactar del Cliente de web. 1. 2. 3. 4.

132

Abrir el documento a enviar por fax con la aplicación apropiada. Acceder a la opción imprimir de la aplicación. Seleccionar la impresora Web Fax Composer en la lista de impresoras disponibles. Imprimir el documento.

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Capítulo 10 | Cliente de web

El documento se transforma en un archivo TIFF y se abre la ventana Preparación del elemento adjunto . El archivo TIFF es visible en el cuadro Progreso .

5. Ingresar su configuración de conexión e identificación (si no se ha configurado). Si desea más informaciones, véaseConfiguración de la conexión y de la identificación en la página 134. 6. Hacer clic en Cargar. Se abre una sesión de la interfaz del Cliente de web en modo redacción, con su archivo TIFF añadido como un elemento adjunto. Nota: En caso de una solución basada en la nube (el servidor no se encuentra en un despliegue local), si la Autentificación por dos factores está habilitada en su cuenta, deberá ingresar el Código de verificación generado por su Aplicación de autentificación. Nota: Si ya había un fax en preparación en la interfaz web, el archivo TIFF se adjunta a este fax. Nota: Para cargar más de un elemento adjunto a la vez y para la automatización de la carga de archivos, véase Opciones de subida en la página 134 7. Para finalizar la redacción del fax y enviar su fax en el Cliente de web, véase .

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Capítulo 10 | Cliente de web

Opciones de subida

Opciones de subida automática Si normalmente sube sólo un elemento adjunto a la vez al Web Fax Composer, puede marcar la casilla Subida automática. Cuando imprime a partir de una aplicación Windows, la ventana Preparación del elemento adjunto se abre e inicia la subida inmediatamente. El botón Cancelar se convierte luego en un botón Cerrar que incluye una temporización de 10 segundos una vez subido el archivo TIFF. Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento para cerrar la ventana. Nota: Cuando la opción Subida automática está activada, evita que el usuario modifique la configuración (conexión, identificación, idioma). Para desactivarla, desmarcar la casilla durante el plazo de 10 segundos la próxima vez que use la impresora de Web Fax Composer. Subir más de un elemento adjunto Nota: La casilla Subida automática no debe estar marcada para usar este método. Una vez que un archivo ha sido transformado en TIFF en la ventana Preparación del elemento adjunto, no hacer clic en Subir esta vez. Volver a su aplicación Windows para usar cualquier otra aplicación Windows a fin de imprimir cualquier otro archivo en la impresora de Web Fax Composer. El archivo TIFF se añadirá a la casilla Progreso de la ventana Preparación del documento adjunto. Repetir esta operación tantas veces como sea necesario hasta que todos los elementos que desea adjuntar estén en la casilla Progreso, luego subir al Web Fax Composer. Todos los elementos adjuntos estarán presentes en la función Web Access Compose. Nota: Si desea subir un elemento adjunto adicional después de haber subido los otros, imprimir y subir el archivo que será simplemente añadido a la lista de elementos adjuntos en la función Web Access Compose.

Configuración general

Selección del idioma de la interfaz Usar la lista desplegable para cambiar instantáneamente el idioma usado en la ventana Preparación del elemento adjunto . Nota: La configuración predeterminada es Usar mi configuración regional. Configuración de la conexión y de la identificación La configuración de la conexión y del inicio de sesión son obligatorias para usar la función. Configuración de la conexión del servidor de fax: La forma de conectarse al servidor de fax depende del entorno en el cual se implementa: como despliegue local o como parte de una solución basada en la nube. Atención: Este Nombre o URL del Host debe ser correctamente configurado (o comunicado) por su administrador mientras instala la función y usted no debe cambiarlo.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Campo

Descripción

Nombre o URL del host

Configuración con despliegue local Nombre que se utiliza para acceder al host del servidor de fax local. Sintaxis aceptable: [{http|https}://] [: ] En el contexto HTTPS, debe ser el nombre común del servidor de fax (y no su dirección IP). Configuración con solución basada en la nube La URL para conectarse a una solución basada en la nube Esta solo se puede ingresar en la forma de una URL.

Autentificación Opción

Descripción

Usar la identificación simple integrada de Windows

Si desea conectarse automáticamente con su cuenta de Windows actual.

Usar la identificación básica

Si desea conectarse usando su cuenta de fax registrada por el servidor de fax (Nombre de usuario y Contraseña - con la opción de recordar su contraseña).

Nota: No está disponible (deshabilitada) para una solución basada en la nube.

Agenda Web Una agenda Web guarda la información de los contactos destinatarios a los que les envía faxes. Esta información puede incluir el nombre del contacto, número de fax, dirección, sociedad y dirección comercial, etc. Existen dos tipos de agenda: • •

Agenda pública (corporativa): que se le asigna según su perfil (accesible a todos los usuarios que tienen este perfil), y gestionada sólo por los administradores. Agenda personal (privada): accesible y gestionada sólo por usted mismo.

Este capítulo explica como: • • •

Acceder y navegar en las agendas. Gestionar contactos y grupos en su agenda personal. Enviar faxes a partir de las agendas.

Acceder y navegar en las agendas Para acceder a la interfaz de gestión de la agenda telefónica, conectarse a la interfaz de Internet (véase Conectarse al Cliente de web en la página 97) y hacer clic en el enlace Contactos situado en la parte superior de la página.

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Capítulo 10 | Cliente de web

La interfaz está dividida en tres secciones. La columna de la izquierda presenta la lista de las agendas disponibles (y sus grupos) y la columna central le permite navegar a través de los contactos de un grupo seleccionado. La columna de la derecha le permite ver la información y los detalles de un elemento seleccionado. Nota: Una versión condensada de la información se presenta en la sección de la derecha. Si hace clic en Mostrar todos los detalles verá toda la información del elemento seleccionado. Herramienta web de búsqueda en la agenda telefónica

Puede buscar elementos gracias a la barra de búsqueda situada bajo la barra de opciones ingresando las letras en el campo Buscar miembros. Puede filtrar la búsqueda seleccionando un valor en la lista desplegable Mostrar. Herramienta web de selección rápida de la agenda telefónica

Si desea seleccionar rápidamente varios elementos, use los enlaces disponibles en la barra Seleccionar.

Gestión de los contactos Al interior de su agenda personal puede: • • • •

Crear y gestionar sus propios contactos y grupos Copiar contactos de una agenda pública en su agenda personal Importar contactos a partir de fuentes externas Configurar el añadido automático de contactos

Esta sección le indica como realizar estas acciones. Crear un contacto o un grupo

Crear un contacto Para crear un contacto, hacer clic en

136

.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Nota: Sólo Ver nombre y el número del FAX son obligatorios. Si desea añadir más información al contacto creado puede acceder a un formulario de ingreso más completo haciendo clic en Mostrar detalles >>:

Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador. Hacer clic en Aplicar para validar. Crear un grupo Para crear un grupo, seleccionar Grupo usando la flecha situada junto al botón

.

Ingresar un Nombre para el grupo y hacer clic en Aplicar para validar. Gestión de contactos y grupos

Aquí damos una lista de las opciones disponibles ofrecidas para gestionar contactos y grupos en su agenda personal. Botón

Descripción Edita los detalles de los elementos. Borra el elemento seleccionado.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Botón

Descripción Añade el elemento seleccionado a un grupo. Nota: Puede añadir un grupo a otro grupo. Quita el elemento seleccionado de un grupo.

Nota: Todas las acciones mencionadas se pueden realizar en selecciones múltiples (excepto Editar). Sin embargo, no están disponibles en los elementos de las agendas públicas, pues sólo puede gestionar sus propios contactos.

Copiar contactos públicos en su lista de contactos privados

No se puede modificar un contacto en una agenda pública. Sin embargo, puede copiar contactos a partir de una agenda pública en su agenda personal para gestionarlos como sus propios contactos. Para esto, seleccione un elemento, haga clic en

y seleccione Contactos personales.

Nota: Esta acción se puede realizar en selecciones múltiples.

Importar contactos a partir de una fuente externa

Puede importar una lista de contactos externa a su agenda personal usando un archivo CSV. 1. Seleccione – en su agenda personal – el nodo Todos los miembros o un grupo donde desea recibir la importación de la lista externa de contactos. 2. Haga clic en .

3. Seleccione el tipo de aplicación en la que se exportó la lista de contactos, como un archivo CSV (MS Outlook, Outlook Express o IBM Notes). Nota: Para usar la opción IBM Notes (usando CSV), el archivo CSV debe ser exportado a partir de IBM Notes versión 8.5+, con los parámetros por defecto: todas las propiedades, con encabezados. 4. Examine el archivo que desea importar.

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Capítulo 10 | Cliente de web

Nota: El archivo importado debe ser un archivo CSV exportado por la aplicación seleccionada con anterioridad. 5. Seleccione la opción para los contactos del archivo CSV que ya existen en la agenda: • • •

Fusionar: La información contenida en los contactos importados remplazará la de los contactos existentes. Añadir: Se creará un nuevo contacto. Ignorar: El contacto importado se ignorará.

6. Haga clic en Importar. Los contactos se añaden a su agenda.

Envío de un fax a partir de una agenda Para enviar un fax directamente a partir de una agenda 1. Seleccione un contacto o un grupo Nota: Aquí puede usar selecciones múltiples. 2.

Haga clic en . Aparece la pantalla Marcar donde los contactos seleccionados se añaden automáticamente a la sección Destinatarios.

3. Elabore en fax de la manera normal: Crear y enviar un fax en la página 127

Configurar el añadido automático de contactos Una función le permite añadir nuevos destinatarios de fax a su agenda después de haber enviado un fax. Puede configurar la manera de trabajar de esta función. 1. En la pantalla principal de la interfaz Web, haga clic en Opciones.

2. Seleccione una opción de añadido, Cuando se envía un fax a nuevos contactos:

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Capítulo 10 | Cliente de web

• • •

Pregúnteme si deseo añadirlos a mis contactos personales Añadirlos a mis contactos personales No añadirlos a mis contactos personales

3. Haga clic en Aplicar.

Lexicon ANI: Automatic Number Identification (Identificación automática de número) Este el número de fax del remitente (el campo DE:). ID de difusión: Cuando se envía a varios destinatarios, XMediusFAX crea una ID de difusión que será idéntica a todos los faxes de los destinatarios (a diferencia de la ID de transacción que es diferente para cada fax). Destino: El número de fax de destino (al cual se envía el fax). Aparece en las Propiedades de detalles las carpetas del Historial de salida y de la Cola de salida. DID: Direct Inward Dialing (número de Marcado directo de entrada). Este es el número de fax del destinatario (el campo A: en la carpeta del historial de entrada). Extensión: Cuando se utiliza, aparece después del número de fax en el campo A: de las propiedades de fax del Historial de entrada. ID del Fax: Representa la ID de transacción o la ID de difusión. CSID remoto: Véase CSID del Identificador de fax remoto. CSID del Identificador de fax remoto: CSID significa Call Station ID (ID de la central de llamadas). En un fax entrante, la CSID es el identificador del remitente. A menudo es un número de fax, pero también puede ser una cadena de caracteres. Código de facturación de remitente: Código que el remitente utiliza para atribuir el costo de la transacción de fax a un proyecto o cuenta específicos. ID de transacción: Identificador único para cada fax enviado y recibido por XMediusFAX .

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Capítulo 11 | Envío de SMS por correo-e

Capítulo 11

Envío de SMS por correo-e

Servicio de procesamiento de SMS de salida Dependiendo de la implementación realizada por su administrador, usted podría beneficiarse de una funcionalidad que le permite enviar mensajes SMS a través de XMediusFAX , utilizando su cliente de correo-e. Nota: Esta función se proporciona como complemento de las funcionalidades de envío de fax reales. Técnicamente, el flujo de envío de faxes y el flujo de envío de SMS no están interrelacionados. Detalles del servicio de SMS El servicio que presta XMediusFAX solo incluye el procesamiento de los correos-e convertidos en mensajes SMS para su entrega a destinos telefónicos (a través de un proveedor de SMS externo). Solo los usuarios reconocidos por XMediusFAX (a través del correo electrónico de su remitente) podrán enviar mensajes SMS, una vez configurados, a través de este servicio. XMediusFAX no archiva los mensajes SMS. Por tanto, usted no tendrá acceso a ningún historial de mensajes SMS enviados, excepto en la forma de correos electrónicos con su cliente de correo-e.

Envío de SMS por correo-e 1. Crear un nuevo correo-e a partir de su cliente de correo-e. 2. Ingresar el número de teléfono en el campo A, con la sintaxis siguiente: sms=@

Por ejemplo, si el número es 555 123-4567, ingresar: [email protected]. Nota: Se utiliza la sintaxis predeterminada usada por XMediusFAX . Se le puede haber proporcionado otra información más específica si su administrador configuró la funcionalidad SMS de manera diferente. Sugerencia: Se admite la mezcla de destinatarios (es decir, SMS / fax / destinatarios de correo-e), siempre que se ingrese adecuadamente la sintaxis para cada uno, separadas por un punto y coma. Se procesará correctamente el correo-e según las especificidades y restricciones asociadas con cada tipo de destino. 3. Escribir el texto a enviar como SMS en el cuerpo del correo-e. Nota: Se ignorarán los elementos adjunto para los destinos de SMS: todo el texto del SMS se debe escribir en el cuerpo del correo-e. Si el texto es demasiado largo para un solo SMS (según las normas del SMS), este se dividirá automáticamente en varios SMS.

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Capítulo 11 | Envío de SMS por correo-e

4. Enviar el correo-e. XMediusFAX procesará su correo-e para enviarlo como SMS al o a los números de teléfono previstos. Nota: XMediusFAX no emitirá ninguna notificación de entrega satisfactoria. Sin embargo, si se rechaza su mensaje, recibirá una notificación de no entrega (Non-Delivery Receipt - NDR).

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Índice A acceso a la Web redactar fax lengüetas Información sobre el remitente Información de facturación 125 Información de la empresa 125 Información personal 125 pestañas Opciones fax 126 add-in para Outlook 68 agendas 24, 27, 28, 29, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 añadir 31 apertura 31 búsqueda buscar un contacto 33 búsqueda avanzada usando 34 búsqueda básica 33 compactar la base de datos 33 contactos añadir 32 editar 32 eliminar 32 contenido 27 defecto ubicación 27 fuentes de datos externas Importar ejemplo 35 vinculación ejemplo 36 vinculados actualizar 36, 37 dinámica 36 limitaciones 36 tratada como lista de contactos 36 grupos añadir 32 añadir o eliminar contactos o grupos 32 eliminar 32 lanzar de SendFAX 27 listas de contactos añadir 31 eliminar y renombrar 31 menús Archivo 28 Edit (editar) 29 Herramientas 29 Ver 29 visualizar encabezados de columna añadir y eliminar 28

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agendas (continuado) visualizar (continuado) encabezados de columna (continuado) seleccionar como una clave de ordenación 28 agendas telefónicas campos de información adicional 30 Cliente de web acceder, navegar 135 gestionar contactos crear un contacto 136 contactos listas de contactos 29 fuentes de datos externas importar atribuir campos 35 organización 35 anotaciones 43, 44 añadir 43 tipos 43 trabajar con anotaciones 44 añadir información del destinatario cliente de correo-e (SMTP) 60 Outlook 74 añadir un destinatario a partir de la agenda email cliente (SMTP) 63 IBM Notes (formulario) 81 añadir un destinatario a partir de la lista de contactos Outlook 76 Aplicaciones de Windows enviar fax desde XMPrintToMail 48 enviar faxes usando SendFax 47 archivos .cse 86 autentificación SMTP con códigos de cuerpo 67

C cambio de la información del remitente cliente de correo-e (SMTP) 59 Formularios de Outlook 72 IBM Notes (formulario) 78 cambio de la portada cliente de correo-e (SMTP) 59 Formularios Outlook 72 IBM Notes (formulario) 78 cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax IBM Notes (formulario) 78 Outlook 71 cambio de las opciones de fax cliente de correo-e (SMTP) 59 Formularios de Outlook 72 IBM Notes (formulario) 79 cancelar la transmisión de una página con SendFAX 18

Índice - 1

cliente de correo-e (SMTP) añadir información del destinatario 60 cambiar la información del remitente y las opciones de fax 59 cambio de la portada 59 enviar un fax 58 gestión de destinatarios 60 ver nombre 61 Cliente de web 97, 98, 99, 100, 101, 102, 105, 106, 107, 108, 110, 111, 112, 113, 114, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 127, 140 Barra de navegación superior 98 cambiar la contraseña 100 cambio del idioma visualizado 100 carpetas de fax 100 cola de salida detalles del fax 117, 118, 119 gestión de faxes 117 propiedades de fax 119 vista del fax 118 conectándose a 97 formato para ver los faxes 100 historial de entrada detalles del fax 105, 106, 107, 108 faxes actuales 101 faxes eliminados 102 gestión de faxes 102 historial de encaminamiento de faxes 108 notas de fax 108 propiedades de fax 107 vista del fax 106 historial de salida detalles del fax 113, 114 faxes actuales 110 faxes eliminados 111 gestión de faxes 112 notas de fax 114 propiedades de fax 114 visualizar los faxes 114 lexicon 140 opciones 99 ordenar y buscar función de búsqueda Cola de salida búsqueda avanzada 122 Historial de entrada búsqueda avanzada 121 búsqueda simple 120 Historial de salida búsqueda avanzada 122 búsqueda simple 122 función ordenar 119 panel de navegación izquierdo 99 redactar 99, 123 redactar fax archivos adjuntos 124 crear y enviar un fax 127 destinatarios 124 pestañas Redactar 123 código de larga distancia en el cliente de correo-e (SMTP) 60

Índice -2

código de larga distancia (continuado) en el Cliente de web 127 en IBM Notes (formulario) 80 en Outlook 73 en SendFAX 19 códigos de cuerpo grupos atómicos 65 para información del destinatario 67 para la autentificación SMTP 67 para la información del remitente 64 para opciones fax 66 sintaxis 64 conectándose a el Cliente de web 97 SendFAX sin resultado 13, 14 usando un cuenta en la nube 13 una cuenta de dominio NT 12 una cuenta del sitio 12 configuración de notificación cambio en SendFAX 23 configuración de prioridad cambio en SendFAX 23 configurar el número de nuevos intentos cambio en SendFAX 23 correo-e cliente (SMTP) recibir una vista preliminar 66

D delegación 129, 131 opciones 131 delegados acceder a otra bandeja de fax 132 añadir/gestionar 130 definición 130 determinar números de fax IBM Notes (formulario) 81

E editor de portada 83, 84, 85, 86, 88, 89 lanzar 83 menús Actualizar 85 Archivo 84 Configuración 85 Editar 85 Variables 85 Ver 85 portadas configuración de la resolución 89 configuración de los parámetros locales 88 configuración del formato de la página 88 creación 86 eliminar una página con SendFAX 18 email cliente (SMTP) 57, 58, 63 añadir un destinatario a partir de la agenda 63 recepción de faxes 58 usado para enviar faxes 57

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enviar faxes con la función FaxBroadcast 54 con la función Fusión de faxes 50 con la función SendFax 52 de SendFAX con una resolución específica 24 enviar faxes con clientes email 57 enviar un fax cliente de correo-e (SMTP) 58 en SendFAX desde una agenda 19 desde una agenda (no visualizada) 20 manualmente 19 IBM Notes (formulario) 77 Outlook 69 enviar y recibir faxes 1 envío de fax programado cambio del programa para un fax aplazado 117

F favoritos para el reenvío 104 faxes en SendFAX impresión 16 enviar a través de una línea de mando 25 con la función FaxBroadcast 54 con la función Fusión de faxes 50 con la función SendFax 52 con SendFAX con una resolución específica 24 desde MS Word con la función Enviar fax 49 enviar y recibir 1 monitoreo 93 visualizar 39 Formularios Outlook cambio de la portada 72 recibir una vista preliminar 72 Fusión de correo para OpenOffice.org Writer documento inicial creación 53 fuente de datos creación 53

G gestión de destinatarios cliente de correo-e (SMTP) 60 IBM Notes (formulario) 80 Outlook 73 gestión de documentos fax en SendFAX 16, 17 grupos atómicos (códigos de cuerpo) 65 guardar faxes con SendFAX 18

H herramientas para la Web 2 para Windows 1

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Herramientas Web 2 Herramientas Windows 1

I IBM Notes usado para faxear 76 IBM Notes (formulario) añadir un destinatario a partir de la agenda 81 cambio de la portada 78 cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax 78 determinar números de fax 81 enviar un fax 77 gestión de destinatarios 80 Icono de la barra de tareas de Windows 93 imágenes bmp 83 imprimir faxes con SendFAX 18 imprimir faxes en SendFAX 16 Información de la empresa editar en SendFAX 21 información del destinatario adición con códigos de cuerpo 67 información del remitente cambio con códigos de cuerpo 64 editar en SendFAX 21 insertar un documento con SendFAX 17

L La función Enviar fax para Microsoft Word 49 La función Fusión de faxes para Microsoft Word enviar un fax 50 lanzar SendFAX por la primera vez 15 por primera vez 10 lista de destintarios. en SendFAX modificar los parámetros 20 listas de contactos 25, 27, 29, 30, 31, 32 añadir a una agenda 31 campos de información adicional 30 contactos añadir 32 editar 32 eliminar 32 defecto 27 eliminar desde una agenda 31 predeterminado 29 seleccionar 29

M Macro de SendFax para OpenOffice.org Writer enviar un fax 52 Macro Fax Merge para Microsoft Word 50 Macro FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer 52, 54 enviar un fax 54

Índice - 3

macros fax para MS Word 49 para OpenOffice.org Writer 52 Microsoft Excel fuente de datos externa ejemplo de importación en una agenda 35 ejemplo de vinculación con una agenda 36 Microsoft Exchange configurar la conexión en SendFAX 10 Microsoft Word Fax Merge 50 uso de la función Enviar fax 49 monitoreo faxes y cuenta 93 punto de monitoreo de la cuenta fax 93 mostrar las anotaciones 45

N número de la extensión en el cliente de correo-e (SMTP) 60 en el Cliente de web 127 en IBM Notes (formulario) 80 en Outlook 73 en SendFAX 19

O ocultar las anotaciones 45 opciones fax cambio con códigos de cuerpo 66 OpenOffice.org Writer Fax Merge 52 Outlook add-in 68 añadir información del destinatario 74 añadir un destinatario a partir de la lista de contactos 76 cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax 71 enviar un fax 69 gestión de destinatarios 73 recepción de faxes 70 usado para faxear 68

P parámetros de transmisión cambio en SendFAX 23 pasarelas para XML configurar la conexión en SendFAX 10 pausa en cliente de correo-e (SMTP) 60 en el Cliente de web 127 en IBM Notes (formulario) 80 en Outlook 73 en SendFAX 19 portadas 83, 86, 87, 88, 89, 90, 91 configuración de la resolución 89 configuración de los parámetros locales 88 configuración del formato de la página 88

Índice -4

portadas (continuado) creación 86 Objetos compatibles OLE 2.0 conversión 91 edición 91 gestión de objetos vinculados 91 integración 90 vinculación 91 vinculados edición 91 variables 87 propietario añadir/gestionar delegados 130 definición 129 punto de monitoreo de la cuenta de fax configuración 94 punto de monitoreo de la cuenta fax descripción 93

R recepción de faxes email cliente (SMTP) 58 Outlook 70 recibir una vista preliminar correo-e cliente (SMTP) 66 Formularios Outlook 72 reenviar buscar y filtrar 105 destinos rápidos 103 favoritos 104 generalidades 103 Opción "Desadjuntar" para tareas repetitivas 104 varios destinos 105 reordenar las páginas con SendFAX 18 restaurar la transmisión de una página con SendFAX 18

S SendFAX 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 24, 25, 27, 43, 47 accesada a través de la impresora virtual del servidor fax seleccionar la interfaz de apertura por defecto 15 agendas visualizar 24 anotaciones 43 conectándose a sin resultado 13, 14 usando un cuenta en la nube 13 una cuenta de dominio NT 12 una cuenta del sitio 12 configuración de conexión Microsoft Exchange 10 pasarela para XML 10 descripción de la interfaz 5 enviar un fax a través de una línea de mando 25 con una resolución específica 24 desde una agenda 19 desde una agenda (no visualizada) 20

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SendFAX (continuado) enviar un fax (continuado) manualmente 19 faxes impresión 16 gestión de documentos fax 16 lanzar por la primera vez 15 por primera vez 10 listas de contactos seleccionar 25 menús Anotación 8 Archivo 7 Ayuda 9 Editar 7 Herramientas 9 Thumbnail (miniatura) 8 Ver 7 Vista preliminar 8 parámetros de conexión SMTP 15 parámetros email 15 portadas añadir un comentario 17 seleccionar 17 visualización de la vista previa del fax anotaciones 43

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SMTP 15 Véase también email cliente (SMTP) configurar la conexión en SendFAX 15 Véase también email cliente (SMTP)

V ver nombre cliente de correo-e (SMTP) 61 visualizador faxes añadir anotaciones 42 apertura del cliente web 42 envío de emails 42 guardar una copia local 42 imprimir 42 lanzar 39 menús e iconos 40 utilidad 39 visualizar gestión 42 visualizar los faxes 39

X XMPrintToMail 48

Índice - 5

Índice -6

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