Vernetzte Organisation Die Studie
2013 Eine Studie der Forschungsgruppe Kooperationssysteme München in Zusammenarbeit mit der Communardo Software GmbH Dresden.
Management Summary Die Bedeutung IT-basierter Zusammenarbeit
in Organisationen nimmt beständig zu. War bis vor einigen Jahren noch E-Mail das einzige digitale Kommunikationsmittel in und zwischen Unternehmen, findet man heute eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten IT-basiert zusammen zu arbeiten.
Ziel der vorliegenden Studie
ist eine umfangreiche Darstellung des Einsatzes von Kooperationssystemen in und zwischen deutschen Organisationen heute und in die Zukunft zu geben. An der Studie haben IT-Verantwortliche und Führungskräfte aus 222 deutschen Organisa-tionen aller Größen und Branchen teilgenommen.
Die Analyse dieses repräsentativen Datensatzes
zeigte, dass die Systemlandschaft in den Organisationen zunehmend unübersichtlicher wird. Neben E-Mail-Clients etabliert sich derzeit eine Vielzahl neuer Systeme wie Social Software, Instant Messaging, Dokumentenmanagementsysteme und Konferenzsysteme. Gleichzeitig zeigte sich die besondere Rolle deutscher KMUs, die einerseits großen Aufholbedarf haben, andererseits, dann wenn sie die Systeme erst einmal konsequent einsetzen, einen höheren Nutzen wahrnehmen als andere Organisationsgrößen.
Die Studie
beleuchtet außerdem sowohl positive Auswirkungen des Einsatzes der Systeme, als auch damit verbundene Herausforderungen. Es wird ein Ausblick auf zukünftige Entwicklungen gegeben bei dem die derzeit omnipräsente Cloud und die Integration mit betrieblichen Systemen (wie ERP) nicht fehlen dürfen.
Vernetzte Organisation 2013
2
Hintergrund zur vorliegenden Studie Anteil der befragten
27%
26%
24%
Organisationen: n=222
16%
7% 50.000
9 Organisationen haben angegeben keine Kooperationssysteme zu nutzen. Diese sind nicht in der Grafik enthalten
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Leiter IT
21%
24%
Geschäftsführer
Führungskraft
23%
29%
Mitarbeiter in den Bereichen IT, Wissensmanagement, Consulting u.a.
3% ohne Angaben
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Der Blick auf die Teilnehmer der Umfrage zeigt, dass Unternehmen aller Größen in ausreichendem Maß vertreten sind. Auch bei den in den Abbildungen nicht vertretenen Branchen zeigte sich ein repräsentatives Bild. Noch wichtiger für die Aussagekraft der Ergebnisse ist, dass die Antwortenden aus den kleinen Organisationen fast ausnahmslos Geschäftsführer an der Umfrage teilgenommen haben, bei mittleren Unternehmen vor allen IT-Leiter und aus den großen Organisationen in der Regel Führungskräfte und Mitarbeiter der Fachabteilungen, z. B. IT und Wissensmanagement. So kann davon ausgegangen werden, dass es sich jeweils um Personen handelt, die durch ihre Tätigkeiten in den Organisationen den Einblick und das Wissen im Umgang mit Kooperationssystemen haben.
Vernetzte Organisation 2013
3
E-Mail ist das dominierende Kommunikationsmedium im Arbeitsalltag (mehrmals) täglich
(mehrmals) wöchentlich
E-Mail 98 Instant Messenger 46 Dokumentenmanagementsysteme 29
17
22
Wikis 29
(mehrmals) monatlich
Social Networks 14
16
12
webgestützte Konferenzsysteme 8
23
Videokonferenzsysteme 7
13
8 24
13
19
Micro-Blogs 8
7
14
12
24
42 31
62
32
8
11
34
Weblogs 7
nie
35 48
66 72 Antwortverteilung in %; n=213 Zeilensummen ungleich 100% sind auf Rundungen zurückzuführen © Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Wie häufig nutzt ein Mitarbeiter Ihrer Organisation durchschnittlich die folgenden Kooperationssysteme zur innerbetrieblichen Zusammenarbeit? Es zeigt sich, dass das Medium E-Mail von der überwiegenden Mehrzahl der Mitarbeiter zur Kommunikation im Unternehmen täglich (98%) verwendet wird. Gleichzeitig findet auch Social Software zunehmend ihren Weg in die Unternehmen, auch wenn die Nutzungshäufigkeit noch weit hinter der E-Mail zurückliegt.
Vernetzte Organisation 2013
4
E-Mail dominiert auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen (mehrmals) täglich
E-Mail 98 Instant Messenger 15
11
Dokumentenmanagementsysteme 10
9
Wikis 9
(mehrmals) wöchentlich
11
webgestützte Konferenzsysteme 6
19
67
14
67 38
31
Weblogs 4 4 18
111
62
15
Videokonferenzsysteme 5 11
Micro-Blogs 31 9
nie
55
9
10
Social Networks 7
20
(mehrmals) monatlich
38 53
75
86 Antwortverteilung in %; n=213 Zeilensummen ungleich 100% sind auf Rundungen zurückzuführen © Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Wie häufig nutzt ein Mitarbeiter Ihrer Organisation durchschnittlich die folgenden Kooperationssysteme zur Zusammenarbeit mit anderen Organisationen? Betrachtet man die Kommunikation mit externen Partnern und anderen Organisationen fällt auf, dass neben E-Mail auch webgestützte Konferenzsysteme und Videokonferenzsysteme ähnlich häufig eingesetzt werden wie innerbetrieblich. Andere Systeme werden teilweise weitaus weniger eingesetzt
Vernetzte Organisation 2013
5
Auch beim Datenaustausch in Unternehmen ist die E-Mail das meistgenutzte Kommunikationsmedium
Netzlaufwerk
Dokumentenmanagementsystem
Datenträger
Instant Messenger
E-Mail
87%
80% 49%
22%
13%
Cloudspeicherdienste
8%
Wikis
3%
Sonstige
10% Antwortverteilung in %, Mehrfachantworten möglich n=213 © Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Was verwenden Sie in Ihrer Organisation vorwiegend zum Dokumentenaustausch? Nach der E-Mail als dominierendem Medium zum Dokumentenaustausch sind auch Netzlaufwerke mit einer Nutzung in vier Fünftel der befragten Organisationen stark vertreten. Dokumentenmanagementsysteme werden nur von der Hälfte der Organisationen eingesetzt. Einen verhältnismäßig geringen Anteil am Austausch von Dokumenten verzeichnen Werkzeuge wie Instant Messenger und Wikis.
Vernetzte Organisation 2013
6
Die Nutzung von Kooperationssystemen im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl ergibt eine „Mittelstandssenke“ 79
Dokumentenmanagementsystem Social Networks Weblogs
52
48
44
79
85
42
44
79
Micro-Blogs
Antwortverteilung in %; n=213
41
36
42
38
64
Mehrfachantworten möglich
31 31
18
33
38
50
50.000
Mitarbeiter
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Wie ist die Nutzung ausgewählter Systeme im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl? Durch die Kumulierung der Prozentwerte der einzelnen Werkzeuge ist deutlich zu erkennen, dass diese Plattformen häufiger in kleineren oder größeren Organisationen genutzt werden.
Vernetzte Organisation 2013
7
Positive Effekte werden nur dann wahrgenommen, wenn die Systeme auch zum Einsatz kommen Sowohl kleinere als auch größere Organisationen erfahren häufiger die aufgeführten positiven Effekte beim Einsatz von Kooperationssystemen. Im mittelständischen Bereich werden die Systeme seltener eingesetzt und folglich konnten dort die Vorteile noch nicht im selben Maß erschlossen werden.
Welche positiven Auswirkungen hat der Einsatz von Kooperationssystemen in Ihrer Organisation? Antwortverteilung in %; n=213
Vereinfachung der Zusammenarbeit und Koordination von Projekten
Erhöhung der Anzahl innovativer Ideen
bis 50 bis 500 über 500
bis 50 bis 500 über 500
79% 75% 88%
21% 13% 31%
Mitarbeiter Auswirkung
Mitarbeiter Auswirkung
Zeiteinsparungen
Kosteneinsparungen
bis 50 66% bis 500 56% über 500 65%
bis 50 bis 500 über 500
Mitarbeiter Auswirkung
Mitarbeiter Auswirkung
Steigerung der Produktivität von Meetings
Bessere Mitarbeiterverfügbarkeit
bis 50 38% bis 500 35% über 500 52%
bis 50 bis 500 über 500
Mitarbeiter Auswirkung
Mitarbeiter Auswirkung
€€€€ 41% €€ 20% €€€€ 44%
33% 22% 28%
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Vernetzte Organisation 2013
8
Wenn ein Unternehmen mit 51-500 Mitarbeitern Social Software nutzt, dann deutlich nutzbringender als Unternehmen anderer Größen
< 50
Micro-Blogs Weblogs Wikis Social Networks
51 - 500
39%
70%
50%
53%
(7 von 18)
(12 von 24)
70%
(24 von 34)
75%
(21 von 28)
(7 von 10)
(9 von 17)
71% (27 von 38)
50%
(10 von 20)
>500
46%
(17 von 37)
48%
(21 von 44)
65%
(53 von 81)
42%
(20 von 48)
%-Satz
der Unternehmen, die Kooperationssyteme nutzbringend einsetzen.
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Welche der folgenden Kooperationssysteme werden in Abhängigkeit der Unternehmensgröße in Ihrer Organisation nutzbringend eingesetzt? Obwohl der Mittelstand vor allem Social Software seltener einsetzt als alle anderen Organisationsgrößen, wirkt sich der Einsatz dieser Plattformen bei mittelständischen Organisationen fast ausnahmslos nutzbringender aus. So arbeiten beispielsweise 18 Organisationen bis 50 Mitarbeiter mit Micro-Blogs, jedoch haben nur sieben von ihnen einen Nutzen wahrgenommen (39%), während von den zehn Mittelständlern in denen Micro-Blogs zum Einsatz kommen, ein nutzbringender Einsatz von sieben Unternehmen bestätigt wurde (70 %). Wenn sich ein Mittelständler für eine Lösung entscheidet, dann mit aller Konsequenz.
Vernetzte Organisation 2013
9
Je größer die Organisation, desto größer die wahrgenommenen Schwierigkeiten 50
37
38
22
52
47
38
40
41
Zu wenig Unterstützung des Managements
64
Hemmnisse bei der Preisgabe impliziten Wissens
64
Zu geringe Nutzerakzeptanz Probleme bei der Integration in bestehende Arbeitsprozesse
27 12 22 33 50.000
Mitarbeiter
Antwortverteilung in %; n=213 Mehrfachantworten möglich © Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Welche Schwierigkeiten treten bei der Nutzung von Kooperationssystemen in Ihrer Organisation insbesondere auf? Große Organisationen haben u.a. aufgrund ihrer gewachsener Strukturen und komplexen Prozesse Schwierigkeiten bei der Integration von Kooperationssystemen in bestehende Arbeitsprozesse. Je größer die Organisation, desto schwieriger ist es die Akzeptanz der Systeme sicher zu stellen. Eine wichtige Grundlage hierfür ist in großen Unternehmen die Unterstützung des Managements. Doch auch diese ist diffizil, da oftmals verschiedene Interessen und Meinungen aufeinander treffen. Je größer die Organisation, desto größer die Hemmnisse bei der Preisgabe impliziten Wissens. Vernetzte Organisation 2013
79% der großen Unternehmen
haben Probleme bei der Integration in bestehende Arbeitsprozesse
10
Die Nutzung aller genannten Kooperationssysteme wird in Zukunft zunehmen 68
59
56
44
44
44
34
28
7
64 45
53
54
5
6
1
10
11
11
13
18
ai
l-
Cl
ie
lo g EM
ro ic M
W eb
Bl og
s
e zs ys te
de ok on
an m
Vi
Antwortverteilung in %; n=213
Do ku
m
en
te n
fe re n
en ag
st an In
m
ts ys te m
er tM
es se
ng
m zs ys te
Ko nf er en zt e W eb ge st üt
em
i ik W
w or et lN ia So c
29 nt s
45
s
46
e
43
e
34
ks
27
Spaltensummen ungleich 100% sind auf Rundungen zurückzuführen
wird abnehmen
wird gleichbleiben
wird zunehmen © Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Wie beurteilen Sie die zukünftige Entwicklung der folgenden Kollaborationstools in Ihrer Organisation?
Derzeit ist bereits eine Vielzahl an Kooperationssystemen in den Unternehmen im Einsatz. Am stärksten wird der Einschätzung der befragten Mitarbeiter zufolge die Nutzung von Social Networks zunehmen, gefolgt von Wikis und webgestützten Konferenzsystemen. Doch es zeigt sich, dass die Mitarbeiter auch zukünftig damit zu kämpfen haben, zu viele unterschiedliche Systeme zur Verfügung zu haben, was eine einfache und schnelle Datenverwaltung erschwert. Vernetzte Organisation 2013 11
Bei der Integration von Geschäftsanwendungen in Social Networks sind große Unternehmen Vorreiter bis 50
2 2 7
88
2
51-500 501-5.000 5.001-50.000 über 50.000
5 2
93
4 10
87
6
74
3
36
7
21
3 15
36
Mitarbeiter bereits im Betrieb
implementieren wir gerade
ist derzeit in Planung
planen wir derzeit NICHT
keine Angaben
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Verschiedene Anbieter ermöglichen die Integration bestehender Geschäftsanwendungen wie ERP und CAD mit sozialen Netzwerken. Wie ist der Status in Ihrer Organisation dazu? Der aktuelle Stand und die Zukunft bezüglich der Integration von Geschäftsanwendungen in Social Networks zeigt, dass die besonders großen Organisationen mit mehr als 50.000 Mitarbeitern eindeutig Vorreiter in diesem Bereich sind. Bei 21 Prozent von ihnen ist eine solche Integration bereits vorhanden und von über einem Drittel wird sie gerade geplant. Alle anderen Größenklassen planen deutlich weniger in diese Richtung, wobei aber generell gesagt werden kann, dass der Betrieb und die Planung dieser integrierten Lösungen mit zunehmender Organisationsgröße steigt.
Vernetzte Organisation 2013
Antwortverteilung in %; n=210 Fehlende Prozent: Keine Antwort
93% der Unternehmen mit 51-500 Mitarbeitern sehen derzeit noch keinen Anlass sich mit der Integration bestehender Geschäftsanwendungen zu beschäftigen
12
Besonders kleinere Unternehmen nutzen derzeit schon aktiv Cloud-Services
84%
52%
49%
50 - 500
50.000
© Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Die Bedeutung der Nutzung von Cloud-Services wird bei großen Unternehmen mit mehr als 50.000 Mitarbeitern am stärksten gesehen, danach folgen kleine Organisationen. Den geringsten Bedeutungszuwachs sehen mittelständische Organisationen. Dass die Bedeutung von Cloud-Services abnehmen wird, wurde von keiner Organisation mit mehr als 5.000 Mitarbeitern angegeben.
Die Bedeutung von Cloud-Services wird zukünftig ... Unternehmen mit
zunehmen
gleichbleiben
abnehmen
76%
26%
3%
51-500
58%
49%
4%
501-5.000
50%
44%
6%
5.001-50.000
65%
38%
> 50.000
93%
29%
< 50
Mitarbeitern relative Antwortverteilung; n=209 © Forschungsgruppe Kooperationssysteme & Communardo Software GmbH
Vernetzte Organisation 2013
13
Autoren und Mitwirkende der Studie Dr. Alexander Richter
Prof. Dr. Michael Koch
Bereichsleiter Social Business,
Professur für Programmierung
Forschungsgruppe Kooperati-
kooperativer Systeme an der Uni-
onssysteme München
versität der Bundeswehr München und Leiter der Forschungsgruppe Kooperationssysteme
Ines Schimek
Markus Kramer
Absolventin der Universität der
Absolvent der Universität der
Bundeswehr München
Bundeswehr München
Die Forschungsgruppe Kooperationssysteme an der Universität der Bundeswehr München beschäftigt sich mit der interdisziplinären und praxisorientierten Unterstützung von Zusammenarbeit in Teams, Communities und Netzwerken. www.kooperationssysteme.de
Dr. Peter Geißler Enterprise 2.0 Consultant, Communardo Software GmbH Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die Optimierung der internen Zusammenarbeit und Kommunikation. Zudem ist er Mitgründer des Forschungsnetzwerks Knowledge Research Center e.V. (KRC)
Livia Czernohorsky
Jan Pötzscher
Consultant Design & Usability
Leiter Marketing & Kommunikation
Communardo Software GmbH
Communardo Software GmbH
Wir sind Ihr Spezialist für interne Kommunikationslösungen, Wissensmanagement und Social Collaboration. Als Beratungshaus konzipieren und realisieren wir Enterprise 2.0 Lösungen, helfen bei allen Fragen zur Infrastruktur und zum Betrieb und entwickeln maßgeschneiderte Apps für Ihr Social Intranet. www.communardo.de
Vernetzte Organisation 2013
14
Herausgeber
Design und Konzeption
Dr. Alexander Richter, Prof. Dr. Michael Koch Universität der Bundeswehr München Institut für Softwaretechnologie Werner-Heisenberg-Weg 39 85577 Neubiberg
Communardo Software GmbH Kleiststraße 10 a 01129 Dresden Telefon: +49 351 833 82-0 E-Mail:
[email protected]
E-Mail:
[email protected] www.communardo.de www.kooperationssysteme.de
