Richtiges Vorgehen bei Verträgen über IT-Leistungen Ein Ratgeber für Auftragnehmer und Auftraggeber von RA Dr. Christoph Zahrnt

2., überarbeitete und erweiterte Auflage 2005

Richtiges Vorgehen bei Verträgen über IT-Leistungen – Zahrnt schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Wirtschaftswissenschaften: Sachbuch und Ratgeberliteratur – Wirtschaftsinformatik, SAP, IT-Management

dpunkt.verlag 2005 Verlag C.H. Beck im Internet: www.beck.de ISBN 978 3 89864 315 3

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Inhaltsverzeichnis

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Einleitung

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Ursachen für Misserfolg oder für Erfolg von IT-Projekten

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1.1 Untersuchungen über Ursachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1.1 Unterschiedliche Antworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1.2 Eigene Untersuchung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.1.3 Weitere Untersuchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.2 Entstehen von Krisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.3 Erfolgsfaktoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Teil 1 Empfehlungen an die Auftragnehmerseite

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2

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Vertragsvorbereitung und Vertragsverhandlungen

2.1 Anforderungen an den Vertrag für Ihren Projekterfolg . . . . . . . . . . . . . 18 2.1.1 Anforderungen an das Vertragsdokument zur Absicherung bei Problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Vorbeugen gegen Risiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2.1 Vorbeugen gegen falsche Vorstellungen beim Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2.2 Sind die (geplanten) Vereinbarungen geeignet? . . . . . . 2.1.2.3 Wie mit dem Thema Risiko umgehen? . . . . . . . . . . . . 2.1.2.4 Schlusswort zum Thema Anforderungen an den Vertrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19 25 27 30 34 38

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Inhaltsverzeichnis

2.2 Anforderungen an die Attraktivität Ihrer Angebote . . . . . . . . . . . . . . . 39 2.2.1 Verträglich mit den Anforderungen an Verständlichkeit und Vollständigkeit! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 2.2.2 Verträglich mit dem Vorbeugen gegen Risiken? . . . . . . . . . . . . . 42 2.2.3 Anforderungen an Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen . . . 42 2.3 Der Weg zum Vertragsabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.3.1 Aufbau- und Ablauforganisation für die Erstellung von Angeboten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.2 Erstellen und Fortschreiben des Angebots . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.3 Sie können den Vertrag selbst formulieren, soweit das Ihre Aufgabe ist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.4 Was sollen Sie für die rechtliche Absicherung Ihrer Seite tun? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.5 Der Interessent wünscht und formuliert Änderungen Ihres Angebotstexts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.6 Die Zeit läuft davon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44 44 46 46 49 53

2.4 Vorgehen beim Aushandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4

Der Ansatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . »Verträge dienen dem Worst Case« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Der Kunde stellt überzogene Forderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . Der (externe) Berater des Kunden stellt überzogene Forderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.5 Der Rechtsberater des Kunden stellt Forderungen . . . . . . . . . . .

54 56 57 57 59

2.5 Die Dokumenthoheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 2.6 Der öffentliche Auftraggeber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 3

Durchführung von IT-Verträgen

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3.1 Ursachen für Probleme und Gegenmaßnahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.2 Menschliche Verhaltensweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 3.2.1 Verhaltensweisen der eigenen Seite, die bedacht werden müssen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2 Verhaltensweisen auf Kundenseite, die bedacht werden müssen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2.1 Allgemeine Verhaltensweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2.2 Der öffentliche Auftraggeber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.3 Was können Sie tun? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Inhaltsverzeichnis

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3.3 Das tägliche Projektmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.3.1 Die Schnittlinie zum Kunden beachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.3.2 Kick-off-Meetings mit dem Kunden nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . 77 3.3.3 Den Vertrag leben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 3.3.3.1 Die Vereinbarungen anwenden oder anpassen . . . . . . . 81 3.3.3.2 Die Vereinbarungen erfolgreich anwenden . . . . . . . . . 82 3.3.3.3 Zwischentermine vereinbaren – den Kunden einbeziehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 3.3.3.4 Das Vertragsdokument fortschreiben . . . . . . . . . . . . . 89 3.3.4 Anforderungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.3.4.1 Ihre Haltung beim Anforderungsmanagement . . . . . . . 90 3.3.4.2 Zwischen- und Teilendergebnisse dokumentieren und verabschieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 3.3.4.3 Zusatzaufträge, insbesondere Change Requests . . . . . 94 3.3.5 Vorsichtsmaßnahmen gegenüber dem Kunden . . . . . . . . . . . . . 96 3.3.6 Verhalten bei Konflikten über die geschuldete Leistung . . . . . . . 98 3.3.7 Zielkonflikte beim Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 3.3.8 Verunsicherung des Kunden vermeiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 3.3.9 Die Akzeptanzschwelle des Kunden beachten . . . . . . . . . . . . . 103 3.3.10 Die Abnahmeerklärung erreichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.4 Krisenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.4.7 3.4.8

Risikomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Frühindikatoren für Krisen definieren und kontrollieren . . . . . Die Beweislage frühzeitig sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bei der Projektdurchführung vermeiden, was besonders risikofördernd ist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Die Krise akzeptieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Die Krise managen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grund und Anlass . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verhalten bei Auseinandersetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

109 112 114 117 117 118 121 121

3.5 Abrundung: Den Vertrag rechtlich formal korrekt durchführen . . . . . 123 4

Empfehlungen an die Geschäftsführung

127

4.1 Vertragsvorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 4.1.1 Organisatorische Maßnahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 4.1.2 Feste Preise und Termine sachgerecht ermitteln . . . . . . . . . . . . 129 4.2 Durchführung von Projektverträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 4.3 Projektende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

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Inhaltsverzeichnis

Teil 2 Empfehlungen an die Auftraggeberseite

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5

137

Vertragsvorbereitung und Vertragsverhandlungen

5.1 Anforderungen an den Vertrag für Ihren Projekterfolg . . . . . . . . . . . . 137 5.1.1 Anforderungen an das Vertragsdokument zur Absicherung bei Problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2 Vorbeugen gegen Risiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2.1 Den richtigen Vertragspartner suchen und finden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2.2 Bewährte Produkte beschaffen . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2.3 Mit Umsicht und Bedacht vorgehen . . . . . . . . . . . . . 5.1.2.4 Nur vorsichtig feste Preise und Termine vereinbaren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2.5 Eine Lösung aus mehreren Händen . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Einholen von Angeboten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.1 Planen Sie die Durchführung des Projekts in Phasen . . . . . . . . 5.2.1.1 Phasen bei der Erstellung von Software . . . . . . . . . . . 5.2.1.2 Phasen bei Einführungsprojekten . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.2 Was wollen/sollen Sie zum Vertragsdokument beitragen? . . . . 5.2.2.1 Definieren Sie Ihre Anforderungen schriftlich . . . . . . 5.2.2.2 Sie können auch darüber hinaus etwas tun . . . . . . . . 5.2.2.3 Der Anbieter wünscht und formuliert Änderungen Ihres Texts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.3 Insbesondere die Vertragsbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.3.1 Anerkennung der AGB des Auftragnehmers . . . . . . . 5.2.3.2 Selbst AGB zum Vertragsbestandteil machen . . . . . . . 5.2.4 Aufforderung zur Angebotsabgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.4.1 Erforderliche Dokumente für die Einholung von Angeboten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.4.2 Beteiligung externer Berater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.4.3 Kriterienkatalog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.4.4 Risikomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.5 Vorauswahl und Endauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5.3 Vorschläge zur Gestaltung einiger typischer Aufträge . . . . . . . . . . . . . 172 5.4 Vorgehen beim Aushandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 5.5 Die Dokumenthoheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Inhaltsverzeichnis

6

Durchführung von IT-Verträgen

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6.1 Ursachen für Probleme und Gegenmaßnahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 6.2 Menschliche Verhaltensweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 6.3 Das tägliche Projektmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 6.3.1 Die Schnittlinie zum Auftragnehmer beachten . . . . . . . . . . . . . 6.3.2 Die Kick-off-Meetings nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.3 Den Vertrag leben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.3.1 Die Vereinbarungen anwenden oder anpassen . . . . . . 6.3.3.2 Die Vereinbarungen erfolgreich anwenden . . . . . . . . 6.3.3.3 Zusatzaufträge, insbesondere Change Requests . . . . 6.3.3.4 Zwischen- und Teilendergebnisse festlegen . . . . . . . . 6.3.4 Konkretisierung der Aufgabenstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.5 Verhalten bei Konflikten über die geschuldete Leistung . . . . . . 6.3.6 Dem Projektteam des Auftragnehmers beistehen . . . . . . . . . . . 6.3.7 Verunsicherung Ihrer Mitarbeiter vermeiden . . . . . . . . . . . . . .

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6.4 Krisenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 6.4.1 Risikomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 6.4.2 Beweismittel schaffen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 6.4.3 Krisenmanagement: Den Ausstieg offen halten . . . . . . . . . . . . 186 6.5 Rechtlich korrekt vorgehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 6.6 Selbstständiges Beweisverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 7

Empfehlungen an die Geschäftsführung

191

Teil 3 Die Basis für ordentliche Dokumente

194

8

195

Ordentlich Formulieren

8.1 Etwas durchdenken, bevor man es formuliert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 8.1.1 Der einzelne Gedanke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 8.1.2 Das gesamte Dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 8.2 Texte vollständig und verständlich formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 8.3 Ordentlich formulieren im Zusammenhang mit Verträgen . . . . . . . . . 204 8.3.1 Übergreifende Empfehlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 8.3.2 Die wichtigsten formalen Regeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

xvi

Inhaltsverzeichnis

8.4 Rechtlich richtig formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 8.4.1 Noch konkreter als sonst formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.2 Spezielle Formulierungsprobleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.3 Bedenken Sie bestimmte Rechtsbegriffe, die Sie verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.4 Auf was müssen Sie sprachlich besonders achten? . . . . . . . . . .

211 212 213 215

8.5 Verbessern des Entwurfs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Anhänge Anhang 1 Literaturverzeichnis

219

Anhang 2 Der Kunde formuliert das Vertragsdokument

223

Anhang 3 Dokumente für die Aufforderung zur Angebotsabgabe

229

Stichwortverzeichnis

233