KUNDENERFOLGSGESCHICHTE C E N T E R S H E A LT H C A R E

BRANCHE GESUNDHEITSDIENSTLEISTER

Redbooth und Box bei Centers Health Care: Gemeinsam besser WENN MAN NICHT

daran gewöhnt ist, 50 Dinge gleichzeitig zu erledigen,

ist es regelrecht erschöpfend, Benjamin Diamond bei der Arbeit zuzusehen. Als Bereichsleiter für Planung, Technik & Verbesserungen bei Centers Health Care ist er nicht nur für die Abwicklung von Bauprojekten im Wert von mehreren Millionen Dollar zuständig, sondern auch für die Instandhaltung von 25 Pflege- und Rehabilitationszentren sowie einem Dutzend anderer Betriebe im Gesundheitsbereich, die das Konsortium in New York und New Jersey betreibt.

BENJAMIN DIAMOND

Aber mit der Unterstützung von Redbooth und Box Enterprise jongliert

Bereichsleiter für Planung,

Ben alles. Mit Redbooth weiß er immer, was wann und von wem erledigt

Technik & Verbesserungen,

werden muss. Mit Box kann er große technische Dateien sowohl intern

Centers Health Care

als auch an Zulieferer weitergeben und sie mit dem PC jedes einzelnen Teilnehmers synchronisieren, damit auch der Offline-Zugang möglich ist. Durch die Integration der beiden Plattformen wird es zum Kinderspiel, eine Datei aus Box an eine Aufgabe in Redbooth anzuhängen und in Redbooth hochzuladen. Dies ist für Ben besonders wichtig, weil er den Überblick über seine Dokumente behalten will – idealerweise im Kontext der damit in Verbindung stehenden Bau- und Instandhaltungsprojekte, für die er verantwortlich ist. Vor der Einführung von Redbooth “war es oft schwierig, nachzuvollziehen, wer genau für welche Aufgabe zuständig war. Ich wollte sicherstellen, dass Verantwortlichkeiten während jeder Phase klar ersichtlich sind. Für unser Unternehmen ist das unschätzbar wertvoll.” Ben ist ein begeisterter und engagierter Redbooth-Anwender, der laufend Verbesserungen vorschlägt, aber auch höchst beeindruckt davon ist, wie sehr sich das Produkt weiterentwickelt hat, seit Centers Health Care Kunde von Redbooth geworden ist. “Ich habe kein Zeit dafür, auf irgendeine andere Lösung zu migrieren. Die Zeit, die ich 1

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aufbringen kann, investiere ich lieber darin, die bestehende Lösung zu verbessern”, meint er. Dass die Plattform relativ einfach zu benutzen ist, war ausschlaggebend für Bens Entscheidung zugunsten von Redbooth. Als Ben bewusst wurde, dass er eine effizientere Methode für die Rückverfolgung und Bearbeitung von Projekten benötigte, setzte er sich zunächst mit herkömmlichen Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project auseinander. Der Nachteil, der ihm sofort ins Auge stach, war die intensive Lernkurve, die diese Tools erforderten und die ein eigenes Projekt darstellen würde. “Allein die Verwaltung wäre ein Vollzeitjob – und das wäre ganz sicher nicht die Lösung unseres Problems gewesen”, so Ben. “Ich wollte ein eher leichtes Produkt, das man rasch würde einsetzen können.”

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“Ich wollte

sicherstellen, dass Verantwortlichkeiten während jeder Phase klar ersichtlich sind. Für unser Unternehmen ist das unschätzbar wertvoll.

”

Generell lässt sich Ben in seiner Arbeit vom KISS-Prinzip leiten (“keep it simple, stupid”) – nicht nur, wenn es um Software geht. Während unseres gesamten Gesprächs ist er mit Multitasking beschäftigt und lässt uns auch an einer Telefonkonferenz teilnehmen, bei der es um die vielen Details und die tägliche Krisenbewältigung eines Bauprojektes geht. Einmal würgt er eine Debatte, in der es um die Neuverlegung von Kabeln in einem Gebäude geht, das Centers Health Care sich mit einem weiteren Mieter teilt, regelrecht ab – mit dem Argument, dass sein Unternehmen ohnehin den größten Teil des Gebäudes bewohnen würde und dieses Detail daher eine relativ unwichtige Fußnote darstelle. “Es ist nicht notwendig, Zeit, Ressourcen und Geld auf getrennte Versorgungseinrichtungen zu verschwenden. Ich bevorzuge einen einfachen Ansatz.” Ebenso ist er der Ansicht, dass Leute, die glauben, dass Redbooth mehr wie ein traditionelles Projektmanagement-Tool wie Microsoft Project gestaltet sein sollte, den Sinn und Zweck einer flexiblen, agilen Plattform und ihrer Vorteile für Organisationen nicht verstanden haben. Manchmal kann das bedeuten, dass man Ziele auf kreative Art und Weise und mit relativ “leichtgewichtigen” Tools erreichen muss – aber auch, dass man nicht dadurch eingeschränkt wird, wie andere sich die Projektorganisation vorstellen. Box ist ähnlich straff, zielgerichtet und praktisch, meint Ben: “Die Berechtigungsebenen sind einfach fantastisch.” Gemeinsam sind 2

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Box und Redbooth noch stärker, meint er, und hofft, dass die beiden Unternehmen die Integration ihrer Produkte noch vertiefen werden. So wünscht sich Ben eine engere Integration von Redbooth und Box nicht nur im Internet, sondern auch auf mobilen Geräten. Redbooth und Box werden am intensivsten von seinem Kernteam aus Technikern und Planern genutzt, die auch laufend mit den Standorten und deren Zuständigen für Instandhaltung und Wartung in Verbindung stehen, sowie mit den Abteilungen für Einkauf, Verträge und Finanzierung, und mit externen Zulieferern. Auch Objektleiter, die der Umstellung auf eine neuartige Form der Kommunikation und Zusammenarbeit anfangs skeptisch gegenüberstanden, waren von Redbooth überzeugt, als sie sahen, um wie viel einfacher es nun war, Aufträge für Wartungsarbeiten rückzuverfolgen.

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Ben hat auch einen 60-Zoll-Bildschirm in seinem Büro, der permanent mit dem Redbooth-Dashboard verbunden ist und alle 180 Sekunden aktualisiert wird, um niemals etwas zu versäumen.

Ben entdeckte Redbooth, als es noch noch Teambox hieß. Schon damals wurde es von seinen Anwendern äußerst positiv bewertet und stellte keine allzu kostspielige Investition für Bens Unternehmen dar – Grund genug für Ben, das web-basierte und einfach anzuwendende Produkt auszuprobieren. Die Art und Weise, wie Redbooth Elemente aus den sozialen Medien verwendet, wie Profilbilder, @-Erwähnungen, Benachrichtigungen und Hashtags, vereinfacht Schulung und Einführung massiv, meint er. Gleichzeitig konzentriert sich Redbooth aber darauf, intelligenter zu arbeiten, ohne Zeit auf Social-Media-Smalltalk zu verschwenden.

Wie Centers Health Care Redbooth verwendet Jedes Projekt, das Bens Team abwickelt, wird über Redbooth verwaltet und technische Änderungen oder Wartungsmaßnahmen können erst dann durchgeführt werden, wenn sie in Redbooth eingetragen, bestätigt und einer bestimmten Person mit einer genauen Bearbeitungsfrist zugeordnet wurden. Im Rahmen eines aktuellen Bauprojekts im Wert von 35 Millionen Dollar verwaltet er ein eigenes Redbooth-Projekt nur für die Erstellung des Flächennutzungsplans, das auch zahlreiche Aufgaben, Teilaufgaben sowie assoziierte Dateien und Gespräche beinhaltet. Ben ist persönlich zu jedem Zeitpunkt für die Verfolgung hunderter aktiver Projekte verantwortlich. 3

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Die Aktivitätsverfolgung über Redbooth sei wesentlich effizienter als das mühsame Entwirren von E-Mail-Threads, meint er, räumt aber aber auch ein, dass E-Mail nach wie vor eine Rolle zukommt. “Mein Ziel wäre es, zu 70 % Redbooth und zu 30 % E-Mail einzusetzen”, sagt Ben. Der Kommunikationsmodus auf Activity Stream-Basis ermöglicht es Ben, Nachrichten zu Aufgaben zu erhalten, die ihn direkt betreffen (durch eine @-Erwähnung, eine Zuordnung oder durch Verfolgung der Aufgabe). Gleichzeitig behält er ständig den Überblick darüber, “wo genau sich alles befindet”, sagt er. Als Bereichsleiter verwendet Ben Redbooth auch dafür, das seinen Mitarbeitern zugeteilte Arbeitspensum zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen, den Stundenaufwand nachzuvollziehen und die Kosten der laufenden Projekte im Auge zu behalten. Indem er Hashtags für Einkaufs- und Projektnummern verwendet, kann Ben rasch nach Aufgaben und Kommunikationen im Zusammenhang mit

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“Es gibt nur eine

begrenzte Anzahl von Situationen, die man einplanen kann. Stattdessen muss man darauf vorbereitet sein, effizient auf die Anforderungen der jeweiligen Situation zu reagieren.

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spezifischen Projekten suchen. Da Ben beruflich viel unterwegs ist, ist es für ihn von außerordentlich wichtig, auch auf Remote-Basis die Kontrolle zu bewahren. Vor kurzem erst hat Ben einen Zulieferer für Sicherheitstechnologie, mit dem Centers Health Care regelmäßig zusammenarbeitet, zu seinem Redbooth-Konto hinzugefügt und den Partner ersucht, aktuelle Informationen zu wichtigen Meilensteinen und Aufgaben ab sofort in Redbooth festhalten, anstatt ihn per E-Mail auf dem Laufenden zu halten. “Das ist einfach so viel effizienter”, meint Ben. Ben ist die Arbeit mit Redbooth dermaßen gewöhnt, dass er Redbooth oft sogar auf einem zweiten Bildschirm für seinen Computer offen hat, wenn eigentlich mit anderen Dingen beschäftigt ist, wie er uns mittels Webcam zeigte, als er eine Redbooth HD-Videokonferenz mit unserem Produktintegrationsteam abhielt! Das ist aber noch nicht alles: Ben hat auch einen 60-Zoll-Bildschirm in seinem Büro, der permanent mit dem Redbooth-Dashboard verbunden ist und alle 180 Sekunden aktualisiert wird, um niemals etwas zu versäumen. Redbooth ist eine der Apps auf dem Startbildschirm seines iPad und iPhone, weil es aus seiner Arbeit einfach nicht mehr wegzudenken ist. “Wenn es um begeisterte Anwender geht, so bin ich wohl kaum zu übertreffen”, lacht er. “Selbst wenn ich auf ein anderes Produkt 4

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umsteigen wollte, würde der Prozess ein Jahr in Anspruch nehmen – und ich sehe absolut keinen Grund dazu.”

Leistungsstark und flexibel Egal, ob es um Einzelpersonen oder ganze Teams geht: Die Bedeutung von Wendigkeit und Flexibilität kann nicht genug betont werden, so Ben. Anders ausgedrückt: Gute Planung ist wichtig, aber ebenso wichtig ist es, seine Pläne rasch an veränderte Bedingungen anpassen zu können. “Etwa 30% meines Arbeitstags kann ich planen, die restlichen 70% muss ich aus dem Stegreif organisieren”, meint Ben. In seiner Freizeit ist Ben für die freiwillige Feuerwehr tätig – da kommt ihm dieser Vergleich gerade recht: “Bei der Feuerwehr gibt es nur eine begrenzte Anzahl von Situationen, die man einplanen kann. Stattdessen muss man darauf vorbereitet sein, effizient auf die Anforderungen der jeweiligen Situation reagieren zu können.” Die richtige Ausstattung ist Grundvoraussetzung – schließlich muss man darauf zählen können, dass die Geräte dann funktionieren, wenn man sie wirklich braucht. Und bei den Bränden, die Ben täglich als Teil seiner Arbeit löscht – jede kleine oder große Krise, die sich im Zuge von Bauarbeiten oder Inspektionen in dieser stark reglementierten Branche ergibt – verlässt sich Ben am liebsten auf Redbooth und Box.

Über Redbooth, Inc. Redbooth ist die preisgekrönte Plattform, mit der Teams und Unternehmen gemeinsam arbeiten, in Echtzeit kommunizieren und ihrer Produktivität zu einem ungeahnten Aufschwung verhelfen können. Redbooth wird weltweit von mehr als 6.000 Unternehmen verwendet, die ihre Arbeitsweise dadurch komplett verwandeln konnten, darunter Al Jazeera, App Annie, Deutsche Telekom, eBay, Harvard University, Nvidia, the Red Cross, ReMax, Spotify, Thomson Reuters, Warner Brothers und Western Digital. Das Unternehmen wurde im Jahr 2008 in Barcelona gegründet, befindet sich in Privatbesitz und hat seine Zentrale in Redwood City, Kalifornien. www.redbooth.com | 1-800-733-1190 or 1-650-241-1425

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