Projet „RenouVaud“ Rapport d’initialisation Classification * Statut **

Interne Approbation

Nom du projet

RenouVaud

Abréviation du projet

RNVD

Chef de projet

Alexandre Lopes ad interim

Donneur d’ordre

Jeannette Frey

Auteur

Alexandre Lopes

Initiale

AL, JF

Coauteurs

GT (VAV, MAV, JCA, ARC)

Vérificateurs Approbateurs

Jeannette Frey

Pour information * Non classé, Interne, Confidentiel ** Préparation, Vérification, Approbation

Modifications, contrôles, approbation Version

Date

Description, remarques

Nom ou rôle

1.0

17.04.14

Version initiale

AL

1.1

16.05.14

• •

Ajout du chapitre communication, modification de l’organigramme du projet et du budget

AL

1.2

13.06.14

•

Complément suite au CD du 19 mai

AL

3.1

31.07.14

•

Version finale envoyée pour information au SERAC et au DFJC

JF

Définitions, acronymes et abréviations Mot / Abréviation

Signification

BREV

Assemblée des représentants des Bibliothèques membres du REseau Vaudois

CIIP

Conférence intercantonale romande et du Tessin

DFJC

Département de la Formation, de la Jeunesse et de la Culture (de l’Etat de Vaud) Direction Générale de l’Enseignement Obligatoire (de l’Etat de Vaud)

DGEO DGEP

de

l’instruction

publique

de

la

suisse

Direction Générale de l’Enseignement Postobligatoire (de l’Etat de Vaud)

Bibliothèque cantonale et universitaire – Lausanne Unithèque - CH-1015 Lausanne

Mot / Abréviation DGES

Signification Direction Générale de l’Enseignement Supérieur (de l’Etat de Vaud)

FRBR GEMEVAL

Functional Requirements for Bibliographic Records http://fr.wikipedia.org/wiki/FRBR [vu le 22.9.2013] « GEMeinsame EVALuation eines neuen Bibliothekssystemes ». Projet d’évaluation commune en vue de l’acquisition d’un nouveau SIGB mené par IDS, RERO et la BNS durant les années 2010-2013

RERO

Réseau Romand (Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale)

RDA

Resource Description and Access: http://en.wikipedia.org/

SERAC

Service des Activités Culturelles (de l’Etat de Vaud)

SIGB

Système intégré de gestion de bibliothèque (= ILS Integrated Library System)

Références Signe distinctif

Titre, source

2

Table des matières 1 Généralités ......................................................................................................... 4 2 But du document ............................................................................................. 4 3 Situation initiale .............................................................................................. 5 4 Objectifs .............................................................................................................. 6 5 Scénarios ...........................................................................................................10 6 Moyens nécessaires ......................................................................................13 7 Planification et organisation .....................................................................15 7.2 Planning ........................................................................................................................ 15 7.2 Organisation du projet ...................................................................................................... 17

8

Communication ............................................................................................18

9

Conséquences ...............................................................................................20

10

Proposition .....................................................................................................21

11

Annexes ...........................................................................................................21

12

Décisions .........................................................................................................21

3

1 Généralités Le rapport «Initialisation» du projet RenouVaud décrit l’idée du projet et fournit les éléments permettant de décider si le feu vert peut être donné à la phase «Analyse Préliminaire». Le 14 mars 2014, Mme la Conseillère d’Etat Anne-Catherine Lyon a annoncé à la CIIP, organe tutélaire de RERO que le canton de Vaud se dédisait de la convention RERO à fin 2016. En tant que coordinateur local du site vaudois, la BCU Lausanne est en charge de gérer le réseau vaudois. Au 1er janvier 2017, elle est en charge de le faire hors du RERO. En conséquence, la BCU Lausanne lance le projet RenouVaud afin d’étudier et implémenter les outils, services et processus de travail nécessaire à la reprise des fonctionnalités actuellement couvertes pour le Réseau Vaudois par son appartenance à RERO, et éventuellement de compléter ces fonctionnalités par de nouvelles, pour lesquelles le Réseau Vaudois n’a pas obtenu de réponse dans RERO ses dernières années. En reprenant les points énoncés dans l’actuelle convention RERO et en tenant compte de l’évolution du contexte bibliothéconomique de ces dernières années, on peut considérer que le projet RenouVaud devra permettre: 1) d’acquérir un nouveau SIGB pour le réseau vaudois 2) de proposer la manière optimale de fonctionner au 21e siècle en réseau sur un SIGB localisé dans le cloud, du point de vue du pompage des notices bibliographiques 3) de concrétiser le mandat de la BCUL sous la forme d’une convention ou dans le règlement de la BCUL 4) de proposer au DFJC de nouvelles structures pour le réseau vaudois 5) de proposer au DFJC un nouveau business model avec des flux d’argents simples et transparents pour le réseau vaudois

2 But du document Comme le projet RenouVaud se déroulera sur plusieurs années, impliquera plusieurs dizaines d’acteurs à la BCU Lausanne et dans le Réseau Vaudois et peut-être au-delà, et chaque acteur ayant des compétences métiers différents, la direction de la BCU Lausanne a décidé de le mener sous la méthodologie HERMES. La dénomination des phases du projet se fait donc d’après cette méthodologie. En conséquence, le présent rapport «Initialisation» résume les résultats et les décisions de la phase d’initialisation selon HERMES.

4

3 Situation initiale Depuis l’an 2000, le canton de Vaud est partie prenante de la «Convention relative à la gestion et à l’administration du réseau des bibliothèques de suisse occidentale» (annexe sous 11.1). Cette convention a été adoptée par la Conférence universitaire de Suisse occidentale le 25 novembre 1999 à Neuchâtel et complétée par les avenants du 9 novembre 2000 (HES-SO), du 17 mars 2003 (Département de l’Éducation de la République et canton du Jura) et du 22 mai 2003 (Personnel du réseau). C’est cette convention dont le canton de Vaud se dédit pour la fin 2016, le délai de dédite étant de 24 mois pour la fin d’une année civile. Les autres parties prenantes sont actuellement: - La Direction de l’Instruction publique et des affaires culturelles du canton de Fribourg - Le Département de l’Instruction publique de la République et canton de Genève - Le Département de l’Instruction publique et des affaires culturelles de la République et canton de Neuchâtel - Le Département de l’Instruction publique du canton du Valais - Le Département de l’Education de la République et canton du Jura - La Ville de Genève - L’Institut suisse de droit comparé - La HES-SO. Le 17 mars 2014, la directrice de la BCUL a répercuté la nouvelle de la dédite de la convention par le canton de Vaud auprès de l’ensemble des collaborateurs BCUL ainsi qu’aux partenaires membres de la BREV (bibliothèques vaudoises membres de RERO). La BCU Lausanne doit reprendre la gestion du Réseau Vaudois au 1.1.2017, de manière à assurer pour l’ensemble des bibliothèques membres du Réseau Vaudois les fonctionnalités mises à disposition au sein de l’actuel RERO, mais également de remédier aux retards pris par RERO en matière de gestion de bibliothèque (essentiellement: acquisition d’un nouveau SIGB, intégration des ressources électroniques dans le catalogue, gestion des nouveaux processus de travail liés aux ressources électroniques par le nouveau SIGB). 5

4 Objectifs Entre le mois d’avril 2014 et le 31.12.2016, la BCU Lausanne gère le projet RenouVaud permettant de reprendre la gestion du réseau vaudois à sa sortie de RERO. Dans ce cadre, la BCU Lausanne - fera l’acquisition d’un nouveau SIGB - proposera la manière optimale de fonctionner en réseau sur un SIGB localisé dans le cloud, du point de vue du pompage des notices bibliographiques - établira une nouvelle convention avec les membres - proposera au DFJC de nouvelles structures pour le réseau vaudois - proposera au DFJC un nouveau business model avec des flux d’argents simples et transparents pour le réseau vaudois Au 1.1.2017, la BCU Lausanne reprendra les fonctions de gestionnaire du réseau vaudois que lui alloue actuellement la Convention intercantonale RERO. Cette fonction inclut en particulier: 1) De mettre à disposition un système intégré de gestion de bibliothèque, afin de permettre aux bibliothèques membres du réseau vaudois de continuer l’effort de travail en réseau, en particulier: - de gérer de manière efficiente leur bibliothèque - d’effectuer un travail efficient et efficace de saisie de données bibliographiques dans une qualité optimale - de coopérer entre bibliothèques vaudoises pour l’achat, le catalogage et la mise en valeur des ressources électroniques - d’optimiser le référencement du patrimoine intellectuel sous forme imprimée et électronique - de déposer et conserver le patrimoine intellectuel électronique - de permettre à la BCUL d’assurer le Dépôt Légal numérique - d’assurer la mise en valeur du patrimoine numérique vaudois - d’assurer le prêt et la diffusion des documents - de coopérer avec la bibliothèque nationale suisse - de coopérer avec les autres réseaux bibliographiques suisses et étrangers - de monter des services de Web sémantique sur la base des données élaborées au sein du réseau vaudois Ceci, afin de permettre à l’ensemble du public vaudois d’avoir accès: - à l’information scientifique, technique et culturelle achetée par les bibliothèques du réseau vaudois sur tous les supports - à l’information scientifique, technique et culturelle générée par les vaudoises et les vaudois sur tous les supports - à des outils de formation en ligne - à des outils d’information en ligne - aux mouvements culturels et artistiques les plus divers - à des outils leur permettant de participer à l’élaboration de l’information en ligne (crowdsourcing) 2) la BCUL proposera la manière optimale de fonctionner en réseau sur un SIGB localisé dans le cloud, du point de vue du pompage des notices bibliographiques Afin de permettre aux membres du réseau vaudois d’optimiser le catalogage des ressources imprimées et électroniques, la BCUL optimisera le pompage des notices bibliographiques - dans le pool de notices à disposition dans le SIGB lui-même - dans les pools de notices globaux tels que OCLC worldcat 6

-

par le passage d’accords avec de grands fournisseurs de notices comme la LOC, la BNF, etc. par le passage d’accords avec d’autres fournisseurs de notices par la mise au point d’outils d’import de masse de notices

3) La BCU Lausanne est en charge de proposer, dans un nouveau règlement BCUL ou une nouvelle convention, la structure générale du futur réseau vaudois dont elle devra assurer la coordination. Elle assumera la responsabilité de l’organisation et de l’exécution de la convention sur le territoire cantonal: - en donnant la possibilité aux bibliothèques sises sur le territoire vaudois de participer activement au sein du réseau vaudois - en mettant à disposition un responsable de la coordination du réseau vaudois et l’équipe de spécialistes nécessaires à la maintenance du SIGB, resp. de son bon fonctionnement - en créant un comité de pilotage du réseau et en le réunissant au moins 4 fois par an - en organisant une assemblée générale annuelle des représentants des bibliothèques membres du réseau. 4) La BCU Lausanne veillera au bon fonctionnement du réseau sur l’ensemble du territoire cantonal, ainsi qu’à l’application des décisions du comité de pilotage. Elle s’assure notamment que les bibliothèques affiliées respectent l’ensemble de leurs droits et de leurs obligations telles qu’elles seront énoncées dans la nouvelle convention, notamment: - que les bibliothèques membres participent activement au réseau - que les bibliothèques membres accèdent librement à l’ensemble des données contenues dans la base de données commune. - que les bibliothèques membres alimentent effectivement la base de données du réseau vaudois en saisissant les données bibliographiques dans les meilleurs délais - que les bibliothèques membres cataloguent le rétrospectif de leurs collections dans les meilleurs délais - que les bibliothèques membres effectuent une relecture systématique des données qu’elles auront introduites - que les bibliothèques membres pourvoient elles-mêmes à leur équipement informatique sur place - que les bibliothèques membres respectent le format bibliographique et les règles de catalogages communs - que les bibliothèques membres respectent la propriété des données telle qu’elle aura été décidée, et n’en fassent pas d’usage commercial - que les bibliothèques membres respectent les engagements financiers qui seront pris. 5) Pour exécuter son mandat, la BCU Lausanne bénéficiera dès le 1.1.2017 de l’ensemble des moyens financiers accordés actuellement par le canton de Vaud, le site vaudois et par les partenaires vaudois à la Centrale RERO. Dans le cadre du projet RenouVaud, la BCU Lausanne est en charge - d’élaborer un nouveau business model pour le réseau vaudois - de proposer un flux d’argent simplifié et transparent (p.ex. par un flux d’argent unique du canton vers la BCUL, permettant de rendre l’adhésion des bibliothèques au réseau gratuite) - d’optimiser l’engagement des moyens (maximum la somme mise à disposition actuellement pour RERO par les différents canaux de financement vaudois) - de proposer des indicateurs permettant de juger de la pertinence de l’engagement des moyens financiers du DFJC 7

L’évolution du contexte bibliothéconomique pose en outre la question du passage à un nouveau format bibliographique basé sur le modèle FRBR, et aux nouvelles règles de catalogage RDA. La BCU Lausanne a toujours assuré pour les bibliothèques vaudoises la gestion d’un certain nombre de processus au sein de RERO (bon nombre de formations, participation aux GTs, task forces, etc.). La reprise complète de la gestion du réseau vaudois nécessite cependant d’étudier les processus de travail partagé entre la Centrale et la Coordination locale vaudoise, ainsi que de cartographier les processus de travail à créer pour compléter l’existant. Le projet RenouVaud n’est donc pas seulement un projet informatique, mais comprend trois volets: technologiques, métier, et gestion du réseau. Les objectifs de RenouVaud couvrent donc: 1) l’analyse, la planification, l’organisation et la réalisation des différents aspects de la sortie de RERO du Réseau Vaudois des bibliothèques. 2) La proposition d’une solution technique qui permette de gérer le réseau vaudois des bibliothèques de manière autonome, de préférence sur un nouveau SIGB 3) l’analyse, la planification, l’organisation et la mise en œuvre d’un nouveau format bibliographique basé sur le modèle FRBR 4) L’analyse, la planification, l’organisation et la mise en œuvre de nouvelles règles de catalogage RDA. 5) La mise en place d’une nouvelle structure pour la coordination du réseau vaudois remplaçant l’actuelle BREV. La nouvelle structure doit permettre à la BCU Lausanne de gérer le réseau vaudois de manière simple et efficace, et doit être transparente et légère du point de vue de l’investissement en temps pour les partenaires du réseau. 6) La proposition d’un business model définissant clairement comment sont élaborés les budgets, quels flux financiers sont nécessaires, quels services de base sont financés par quels moyens, et quels services additionnels peuvent être obtenus par les membres, et à quel prix. 7) Un concept de communication pour le nouveau réseau vaudois.

La méthodologie HERMES définit le phasage du projet, ainsi que les éléments principaux devant être traités au cours de chaque phase. Un résumé:

Phase «Initialisation»: • • • • • • •

Définir le périmètre de projet Définir la structure de projet Lister les différents scénarios possibles Évaluer les ressources nécessaires à la bonne marche du projet Définir les différents risques Définir des plannings pour les différentes variantes Définir le plan de communication

Phase «Analyse préliminaire»: • • • • • •

Étudier les différents scénarios Établir un CDC pour le nouveau SIGB en vue d’un appel d’offres Établir l’ensemble des dépenses actuelles pour le réseau vaudois Étudier les impacts et la faisabilité d’un passage au format RDA/FRBR Affiner le planning prévisionnel pour les différents scénarios, les structures à mettre en place (y compris les GTs) Affiner le chiffrage de toutes les étapes du projet 8

Phase «Évaluation»: • • • • • • • •

Effectuer l’appel d’offres pour l’acquisition du nouveau SIGB Choisir la solution technique Choisir le format des données et les règles de catalogage Définir les processus de travail à implémenter dans la solution Définir le business model pour le réseau vaudois Définir la structure de la nouvelle coordination vaudoise Définir le concept de formation des collaborateurs Description des processus à mettre en place avec chiffrage des ressources nécessaires pendant la phase de transition puis post-migration

Phase «Implémentation»: • • • • • •

Installer une instance de test de la nouvelle solution Développer les scripts de migration Effectuer la migration des données en test à plusieurs reprises Effectuer les corrections de masse et les corrections manuelles sur les données Créer les nouvelles structures et les nouveaux workflows à la BCUL et dans le Réseau Vaudois Former les collaborateurs et l’intégralité du réseau VD à la nouvelle solution

Phase «Introduction»: • • • • • •

Migrer le système Mettre en service la solution Vérifier l’intégrité des données Effectuer les corrections nécessaires Mettre en œuvre la nouvelle structure de gestion du réseau vaudois Mettre en œuvre le nouveau business model

Phase «Finalisation»: • •

Chiffrer le coût total du projet Rédiger le rapport de finalisation

9

5 Scénarios La sortie de RERO exige soit de reprendre la gestion des données vaudoises sur une instance autonome de l’actuel SIGB VTLS VIRTUA, soit d’envisager à cette occasion le passage sur un nouveau SIGB. La reprise de millions de notices est une opération lourde, en particulier si elle implique le passage à un nouveau format de données et la mise en œuvre de nouvelles règles de catalogage. La sortie de RERO étant prévue pour une date donnée (31.12.2016), différents scénarios peuvent, resp. doivent être envisagés. 1. Statu quo (scénario de repli) Le Réseau Vaudois garde le même SIGB (Virtua), le même format bibliographique (USMARC) et les mêmes règles de catalogage (AACR2). Pas de passage aux nouvelles règles de catalogage RDA n’est envisagé dans ce scénario, la BCU Lausanne ne fait qu’une extraction des données de RERO, et les bibliothèques membres continuent à travailler sur ce sous-ensemble de données vaudoises. Avantages: • •

•

• •

Pas de besoins en formation Nous pouvons continuer les migrations et notamment terminer les migrations de toutes les bibliothèques scolaires/mixtes (cible finale estimée à 80, pour le COPIL RERO-DJFC en juillet 2013) Ce scénario permet de continuer d’utiliser l’outil d’aide à la migration (raccrochage) BMT sans nécessiter de devoir l’adapter ou de faire un nouveau développement. Moins de perturbations à attendre pour les partenaires vaudois Meilleures chances de continuité de service.

Inconvénients: • • • • •

Nous reprenons les défauts de Virtua, en particulier, pas de gestion des ressources électroniques Nous devrons effectuer une seconde migration pour changer de SIGB Nous devrons justifier la décision, répondre à la question «pourquoi faire tout ça pour ça?» Peu ou prou d’innovation, pas de possibilités de participer aux développements engendrés en Europe par le passage aux RDA/FRBR L’entreprise VTLS, qui produit VIRTUA, vient d’être vendue. Il existe un risque majeur que le produit ne soit plus développé plus avant à l’avenir.

2. Virtua en tant qu’étape vers une solution plus développée Nous gardons VIRTUA lors de la sortie de RERO, pour nous donner plus de temps pour le changement de SIGB et le changement de format et de règles de catalogage. Avantages:

10

•

• •

•

Phase de consolidation pour le réseau vaudois et pour le périmètre des migrations futures tout en menant simultanément la démarche de changements vers le nouveau SIGB Risque potentiellement moindre par rapport aux tests, bugs et corrections qui accompagnent tout changement de logiciel. Impact psychologique atténué avec une communication continuelle des changements/développements et donc plus positive à terme => aide à la justification du «pourquoi faire tout ça pour ça?» Migration en bloc sur un périmètre défini de bibliothèques, notamment des bibliothèques scolaires (nombre limite à fixer au départ) mais moins contraignantes pour le planning que pour le scénario 1, ce qui permet d’avoir un maximum de bibliothèques à faire migrer en bloc sur le nouvel outil.

Inconvénients: • •

•

•

3.

Nous reprenons au 1.1.2017 les défauts de Virtua, en particulier, pas de gestion des ressources électroniques Peu ou prou d’innovation, pas de possibilités de participer aux développements engendrés en Europe par le passage aux RDA/FRBR dès 2017 La date d’aboutissement du projet reste indéterminée; risque de démotivation des partenaires si les moyens viennent à manquer et/ou que le projet dure trop longtemps L’entreprise VTLS, qui produit VIRTUA, vient d’être vendue. Il existe un risque majeur que le produit ne soit plus développé plus avant à l’avenir.

Changement de SIGB sans RDA

Changement du SIGB uniquement, sans passage aux règles de catalogage RDA, et sans modifier le format des notices vers un modèle FRBR Avantages: • •

Possibilités nouvelles liées au nouveau SIGB, en particulier intégration de la gestion des ressources électroniques Impact psychologique moindre: un seul changement à la fois (seulement le SIGB)

Inconvénients: • •

Formation de tout le réseau VD au nouvel outil, même sans les RDA/FRBR Ce scénario limite le nombre de migrations «usuelles» des bibliothèques scolaires et impose un calendrier de fin de ces migrations sur le mode actuel d’environ 1 an ou 18 mois avant la mise en production complète du nouveau SIBG o Que fait-on avec les bibliothèques scolaires qui n’auront pas encore migré entre août 2015 (par ex.) et début 2017 (interruption de la dynamique de projet trop longue) o => que fait-on des forces de travail engagées: chef de projet RERObibliothèques scolaires et catalogueurs? 11

Redimensionnement des contributions financières de la DGEO pour les ressources humaines et financières? Perte possible de l’outil de migration BMT => nouvelle solution de migration à développer Ce nouveau SIGB ne sera pas dans la formation de base des professionnels romands (AID, HES), moins de facilité dans les recrutements Inertie limitant le passage à RDA dans un second temps. o

• • •

4.

Changement de SIGB et passage aux RDA / FRBR (sans rétroactif)

Avantages: • • •

•

Solution moderne, intégrant la gestion des ressources électroniques et les nouveaux formats Introduction de nouvelles possibilités liées au web sémantique pour tous les partenaires qui désirent les utiliser Possibilité de suivre d’assez près le planning de la mise en œuvre des projets européens RDA / FRBR (pays anglo-saxons et germanophones, y compris Suisse Allemande) Permet aux bibliothécaires vaudois d’être leader dans le savoir-faire concernant les nouveaux formats et règles de catalogage RDA/FRBR

Inconvénients: •

• • •

Les autres bibliothèques francophones (sauf le Canada) n’ont pour la plupart pas encore franchi le pas (stabilisation de la norme RDA encore incertaine pour les éléments culturels francophones) Si le rétroactif n’est pas transformé, les RDA/FRBR ne déploient pas tous leurs avantages Formation lourde de tous les acteurs du réseau vaudois, à la fois sur le nouveau SIGB et sur les nouvelles normes de catalogage Impact psychologique important pour les bibliothécaires (nouvel outil et nouvelles normes en plus d’un changement de méthode de travail encore très récent, notamment pour les dernières bibliothèques scolaires qui seront entrées dans le réseau vaudois / dans RERO)

5. Changement de SIGB et passage aux RDA /FRBR (avec rétroactif) Avantages: • • •

•

Solution moderne, intégrant la gestion des ressources électroniques et les nouveaux formats Introduction de nouvelles possibilités liées au web sémantique pour tous les partenaires qui désirent les utiliser Possibilité de suivre d’assez près le planning de mise en œuvre des projets européens RDA / FRBR (pays anglo-saxons et germanophones, y compris Suisse Allemande) Tout le catalogue est au format RDA / FRBR et permet une utilisation optimale de toutes les possibilités de mise en valeur liées au web sémantique 12

Inconvénients: •

• • •

Coût probablement élevé de migration de notre catalogue actuel vers le RDA/FRBR, cette opération nécessitant d’abord une conversion en masse, mais presque certainement des interventions manuelles, les données nécessaires ne se trouvant pas toutes dans le catalogue ou pas sous une forme normalisée, donc exploitable automatiquement En cas d’évolution de la norme RDA, reprise obligatoire des données déjà converties Formation lourde de tous les acteurs du réseau vaudois, à la fois sur le nouveau SIGB et sur les nouvelles normes de catalogage Impact psychologique important pour les bibliothécaires (nouvel outil et nouvelles normes en plus d’un changement de méthode de travail encore très récent, notamment pour les dernières bibliothèques scolaires qui seront entrées dans le réseau vaudois / dans RERO)

6 Moyens nécessaires Pour mener à bien ce projet, il faut obligatoirement des ressources supplémentaires, pendant la durée du projet (dès aujourd’hui et jusqu’au 1er janvier 2017). Selon le scénario choisi, les processus de travail au sein du réseau se verront également plus ou moins modifiés par rapport à l’état actuel. Les coûts identifiés à l’heure actuelle concernent les éléments suivants: 1) Chef de projet: Le premier besoin identifié est la nécessité de recruter un chef de projet. Nous allons rechercher un profil senior qui a déjà de l’expérience dans la gestion de projets complexes.

Il est possible de diminuer les coûts en recrutant un auxiliaire au lieu d’utiliser une société de service mais l’expérience montre que cela prend du temps, que le statut d’auxiliaire n’est pas très convaincant (donc peu de candidats) et que les collaborateurs peuvent partir à n’importe quel moment.

2) Équipe de projet: Pendant toute la durée du projet, il faut une équipe de projet pour compléter l’équipe actuelle de la Coordination vaudoise. Cette équipe de projet peut être montée soit en recrutant de nouveaux collaborateurs à l’externe, soit en dégageant les forces à l’interne (si le savoir-faire nécessaire existe déjà dans d’autres sections de la BCUL), sachant que c’est alors ce personnel-là de la BCUL qui devra être remplacé par des 13

externes. Dans les deux cas, des collaborateurs supplémentaires seront nécessaires. Le nombre d’ETP supplémentaires dépendra du scénario choisi, mais pour une première approximation, il faudrait 4 personnes à temps plein pendant toute la durée du projet, soit: • •

3 bibliothécaires 1 informaticien

Ces engagements sont légèrement moins urgents que le chef de projet mais seront dans tous les cas nécessaires pour les années 2015 et 2016. En cas de passage aux RDA/FRBR, le nombre d’ETP devra être complété pour la définition des normes de catalogages générales ainsi que pour les spécifications pour chacune des collections spéciales (Dépôt Légal, Musicologie, Valdensia, Réserve Précieuse, Manuscrits, Cinéma,…). 3) Dès 2015: frais de licence pour un nouveau SIGB Pour un passage sur un nouveau SIGB au 1.1.2017 faut prévoir des premiers coûts de licence de logiciel ainsi que d’hébergement dès 2015, puisqu’une version de test devra être déployée bien avant la mise en œuvre pour les partenaires. Il est trop tôt pour pouvoir indiquer des montants.

4) Frais de préparation des données d’autres bases de données dans le nouveau SIGB En raison des limitations du SIGB actuel, et hormis les métadonnées des ressources électroniques contenues dans les catalogues PerUNIL et eBooksUNIL, il existe malheureusement entre temps bien d’autres bases de données recensant des fonds documentaires hors de VIRTUA, notamment dans le secteur des Manuscrits. Ces données devront trouver leur place au sein du nouveau SIGB dès 2017. La préparation et la mise aux normes de ces métadonnées sont chiffrées à l’équivalent de 2 personnes à 80 % durant la durée du projet.

Chiffrage des coûts pour le passage aux FRBR / RDA sur les notices existantes: Le reformatage de la très grande majorité des données doit pouvoir être fait de manière automatique par un prestataire externe spécialisé dans le traitement de données bibliographiques. Des corrections manuelles devront probablement compléter cet effort le modèle FRBR se basant sur le principe du regroupement sous un titre d'«œuvre», information qui n'existe pas actuellement dans les notices RERO, les fonds de musique classique mis à part. Les coûts pour une conversion ne peuvent pas encore être chiffrés à l’heure actuelle (nécessité de demander des offres auprès de fournisseurs externes). Ils dépendront grandement de la proportion dans laquelle le travail peut être automatisé.

14

7

Planification et organisation

7.2 Planning Un premier planning pour l’ensemble du projet a été présenté lors de la BREV du 3 avril 2014 (voir page ci-après). Les principales échéances pour 2014 sont: • • • •

Fin avril: demandes budgétaires Fin juillet: lancement de l’appel d’offres pour un nouveau SIGB Fin juillet: avoir les scénarios / les plannings pour les bibliothèques scolaires en vue de l’implémentation dans la timeline du scénario retenu Fin 2014 les éléments suivants doivent être connus: o les informations concernant les normes applicables RDA/FRBR o les chiffrages ET les fonds disponibles o le choix du SIGB

Le calendrier détaillé du projet dépendra du scénario retenu, lors des phases d’analyse préliminaire et de concept.

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Formation des utilisateurs

Choix d'un SIGB • Définition CDC • Appel d'offres • Analyse et choix

Déploiement nouvel SIGB en mode test

Analyse des données

Définition d'un format de catalogage

• Par la coordination VD ou fournisseur SIGB

Préparation des données

Formation Coord VD (mi 2015)

Migration des données

Gel des données RERO

Début 2015

Début 2016

16

• 1er janvier 2017

6 mois de marge

• début utilisation nouvel SIGB

• RDA • FRBR

Extinction RERO

• Données RERO en lecture seule

• On utilise déjà le nouvel SIGB

Migration été 2016

7.2 Organisation du projet

COPIL (Conseil de Direction BCUL)

Chef de projet Groupe de projet VAV, MAV, JCA, ARC, AL

GT 1 Migration de données

GT 2

GT 3

Catalogage + RDA / FRBR

Fonctionnement du réseau

Bibliothécaire 1

3 UTQ

Bibliothécaire 2

2 RIP

Bibliothécaire 3

1 Internef

Informaticien

1 HEP

2 Coordvd

GT 1 Migration de données: Ce groupe de travail sera en charge de faire avancer le projet pendant tout son déroulement. Les membres de ce groupe participeront à toutes les phases du projet: analyse des données, participation à la migration, définition des processus de travail, assurance qualité, tests des solutions, participation aux formations, etc.

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GT 2 Catalogage + RDA / FRBR: Ce groupe de travail se consacrera à la réflexion sur un changement de norme catalographique. Il étudiera les possibilités concrètes de passer une partie ou la totalité de notre catalogue en format FRBR / RDA. Le groupe de travail devra également proposer des scénarios ainsi que leur coût. Ce groupe sera composé de bibliothécaires déjà en poste, ils travailleront donc sur cette problématique à temps partiel. GT 3 Fonctionnement du réseau: Ce groupe de réflexion composé de membres BCUL et de membres de la BREV devra (re)définir le fonctionnement du réseau vaudois.

Intégration des membres de la BREV: Il a été annoncé à la séance BREV du 3 avril dernier que les personnes intéressées à participer au projet pouvaient s’annoncer auprès de la coordination vaudoise afin qu’ils puissent intégrer l’un des groupes de travail.

8

Communication

La communication dans ce projet est particulièrement importante étant donné le grand bouleversement qu’il va amener et les inquiétudes qu’il peut générer. Il faudra tout particulièrement veiller à ce que l’information communiquée soit aussi complète en interne pour les collaborateurs BCUL qu’à l’externe pour les membres du Réseau Vaudois. Pour la communication avec les partenaires du Réseau, les membres de la BREV, deux séances supplémentaires ont été prévues en 2014 (4 séances au lieu de 2) et ce sera également le cas durant toute la durée du projet en 2015 et 2016. Concernant la décision elle-même (celle de quitter RERO), la BCUL et les membres du réseau vaudois ne s’expriment pas, étant donné qu’il s’agit d’une décision du DFJC. En cas de questions de journalistes par exemple, nous renvoyons au service de communication du DFJC. Pour autant que la DFJC donne son accord, la direction de la BCUL peut communiquer sur les éléments bibliothécaires du projet. Jusqu’à la sortie du canton de Vaud de RERO au 31 décembre 2016, la directrice de la BCUL donnera également des informations sur l’avancement du projet RenouVaud aux autres membres de RERO lors des séances du CS RERO. Liste des publics cibles en termes de communication: • •

BREV Bibliothécaires scolaires 18

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Établissements scolaires Communes UNIL HEP Gymnase de Provence DGEO DGEP Tribunaux cantonaux Les collaborateurs BCUL Les musées cantonaux Archives Cantonales Archives de la ville (Lausanne) HES-SO (les trois HES «Santé-social» situées sur Vaud) Bibliothèque publique d’Yverdon Centre mondial du cyclisme Fondation Fleuret ISDC Autorités de tutelle (SERAC, DFJC) Fondation pour le patrimoine scolaire Les autres cantons Députés Les partenaires du prêt entre bibliothèques RERO et les coordinateurs des autres sites RERO

Étant donné la variété des publics à toucher, il paraît raisonnable de centraliser tous les éléments de communication sur une seule plateforme, le site internet de la BCUL. Un onglet «projet RenouVaud» sera créé sur le «home» du site web BCUL (dans la barre de bas de page sous «Bibliothèques»). Ainsi une adresse univoque peut être indiquée en cas de questions. Contenu des communications: • • • • • • •

Légitimité du projet / point de départ / déclencheur du projet Planning du projet Ce qui ne va pas changer / Continuité des prestations Ce qui va changer Les grandes étapes Où aller pour avoir de l’information (http://www.bcu-lausanne.ch/projetrenouvaud/) Comment s’impliquer

Canaux de communication: • • • • •

Une page sur le site web de la BCUL (http://www.bcu-lausanne.ch/projetrenouvaud/) avec une adresse mail de contact pour poser des questions. Séances (BREV, AA DGEO, jeudi de l’info) Mails Courriers officiels FAQ (Questions fréquemment posées) 19

Planning de communication: • •

•

9

Mise en place d’une page sur notre site web accompagné d’une possibilité de contact et d’une foire aux questions, dès que possible. Agenda des grandes séances avec les groupes d’intérêts afin de planifier les communications o La BREV du 24 juin 2014 o L’assemblée annuelle des bibliothèques scolaires du 25 juin 2014 o Plusieurs autres dates seront prévues dans l’année Mise à jour régulière de la page web, périodicité mensuelle, avec annonce des prochaines décisions à venir

Conséquences

La réalisation de ce projet va provoquer des bouleversements conséquents dans la plupart des services de la BCUL, ainsi qu’au sein des bibliothèques membres du réseau vaudois. Tous les bibliothécaires devront apprendre à utiliser un nouvel outil, mais aussi probablement de nouvelles normes de catalogage, et appliquer de nouvelles procédures de travail. Le service informatique et la coordination vaudoise vont également être très impactés par cette sortie de RERO puisqu’ils devront assumer la plupart des tâches qui étaient traditionnellement déléguées à la centrale RERO. Les conséquences au niveau de l’organisation des tâches et des processus des collaborateurs seront détaillées lors d’une phase ultérieure, après les décisions sur le scénario retenu, notamment en ce qui concerne le changement de format de catalogage.

En cas de non-réalisation: Le projet RenouVaud est hautement prioritaire au vu du fait que les bibliothèques membres du Réseau Vaudois sont tributaires de la mise à disposition d’un SIGB pour exécuter leur travail correctement. Il peut y avoir des variantes sur le scénario retenu, mais la BCUL devra proposer dans tous les cas au 1er janvier 2017 une solution qui permette aux bibliothèques membres du Réseau Vaudois de fonctionner. Il est donc judicieux d’avoir une solution de repli dans le cas où le scénario retenu devait être retardé ou abandonné.

20

10 Proposition • • • • •

Choix ou présélection d’un scénario Validation de la proposition de budget pour 2014 et 2015 Validation du mandat Approbation du rapport «Initialisation» Feu vert à la phase «Analyse Préliminaire»

11 Annexes 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

Convention RERO Lettre du 10 mars 2014 de la Conseillère d’Etat Anne-Catherine Lyon à la CIIP Mail d’annonce de la sortie de RERO du 17 mars 2014 de Jeannette Frey GEMEVAL: tableau synthétique des éléments devant être couverts par l’appel d’offres pour un nouveau SIGB GEMEVAL: tableau des souhaits exprimés lors de la consultation des partenaires IDS, RERO et BNS concernant l’architecture l’hébergement et l’orientation générale du système.

12 Décisions Le Conseil de Direction valide le rapport d’initialisation avec demande de: 1. Durant la phase d’Analyse Préliminaire, élaborer un scénario considérant l’introduction des RDA, et une intégration progressive du rétroactif avec un échelonnage dans le temps des différentes opérations, càd une variante reprenant les variantes 4 et 5: changement de SIGB au 1er janvier 2017, avec passage aux RDA au-delà de 2017. 2. Ajouter au budget 2015, avant la mi-juin 2014, une esquisse de processus argumenté. 3. Garder les scénarios 1 et 3 pour la phase d’Analyse Préliminaire. Le scénario 2 n’est pas poursuivi. 4. À la phase d’Analyse Préliminaire, fournir un avis de droit sur la structure juridique du réseau 5. Organiser les choses de telle manière qu’il soit envisageable que d’autres cantons puissent se greffer au réseau 6. Faire vérifier et valider par JF le rapport d’initialisation finalisé 7. Faire une version finale du mandat et du rapport d’initialisation et mettre ces deux documents à disposition à l’interne à la BCUL et du comité de pilotage des bibliothèques scolaires. Ces documents n’ont pas encore un haut degré de complexité et peuvent donc circuler tels quels. Durant les phases d’Analyse Préliminaire et Concept, la communication et la mise en circulation des rapports devront être appréciées. 8. Le mandat de projet est envoyé pour formalisation et validation au SERAC et au DFJC. 21

[tous-bcu] Communication importante concernant RERO Vaud

1 sur 2



Sujet: [tous-bcu] Communica on importante concernant RERO Vaud De : Jeanne e Frey Date : 17.03.2014 09:54 Pour : [email protected]

Chères collaboratrices, chers collaborateurs de la BCU Lausanne, Pour celles et ceux qui n’ont pu être présent(e)s ce matin, voici l’information que j’ai transmise au personnel de la BCU Lausanne et aux représentants des bibliothèques partenaires du réseau vaudois: Conformément à l’article 24 de la convention relative à la gestion et à l’administration du réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO), du 25 novembre 1999, le canton de Vaud, représenté par le Département de la formation, de la jeunesse et de la culture, a décidé de se départir de la convention. Cette sortie sera effective au 31 décembre 2016, afin de respecter le délai de sortie de 24 mois à l’avance pour la fin d’une année civile. Notre Conseillère d’État, Madame Anne-Catherine Lyon, reconnaît et salue les grands mérites de RERO qui fut pionniers et un exemple réussi de coordination romande, mais elle a dû constater que malheureusement, ses derniers temps, RERO, en raison de blocages internes, n’a pas pu prendre les orientations techniques nécessaires à son développement et s’adapter aux nouvelles technologies. En conséquence, RERO ne peut continuer à jouer son rôle de fédérateur du monde des bibliothèques. Elle constate, à regret, que RERO est devenu pénalisant pour le réseau vaudois et la BCU Lausanne, en particulier pour répondre aux demandes pressantes de nos utilisateurs universitaires. La BCU Lausanne a besoin à court terme d’un nouveau SIGB, d’un module d’archivage pérenne du numérique; elle ne peut plus attendre – il en va de son bon fonctionnement et de son bon développement. D’autre part, après 8 ans de discussions infructueuses sur une nouvelle gouvernance, la Conseillère d’État n’est plus convaincue de la solution d’un concordat intercantonal, dernière solution en date envisagée pour cette nouvelle gouvernance, car elle ne sent pas suffisamment d’engagement, voire d’enthousiasme pour porter et faire aboutir devant 6 parlements cantonaux un tel projet. Il va sans dire que le canton de Vaud va tenir ses engagements au sein de RERO jusqu’à fin 2016. Cette décision difficile a été prise par notre cheffe de département au terme de mûres réflexions et de nombreuses discussions. Comme vous le savez, notre conseillère d’État est très attentive au développement des bibliothèques et de la lecture sur le territoire vaudois. Il s’agit donc bien d’une décision devant permettre un renforcement du réseau vaudois et ainsi qu’un meilleur appui des bibliothèques partenaires face aux défis conséquents auxquels elles devront répondre dans les années à venir. Pour avancer dans cette direction, le but de la BCU Lausanne est de mettre à disposition des partenaires du réseau vaudois au 1er janvier 2017 des outils de pointe permettant un accompagnement de qualité nettement supérieure des différents publics, en particulier des publics universitaires, mais aussi patrimoniaux, grand public et scolaires, ainsi qu’un développement des compétences au sein de la BCU Lausanne et du réseau vaudois. Les 2 ans et demi à venir ne vont pas être de tout repos, mais je crois sincèrement que l’horizon se dégage pour trouver des solutions réellement intéressantes. Dans les semaines qui viennent, nous allons donc travailler à l’élaboration d’un premier planning, que nous soumettrons aux partenaires vaudois à la BREV du 3 avril. Merci de votre attention, et au plaisir de travailler avec vous à la mise en place de ces nouveaux outils et ces nouvelles structures!

25.04.2014 16:56

[tous-bcu] Communication importante concernant RERO Vaud

2 sur 2



Bien à vous Jeannette Frey

-Jeannette Frey Directrice www.bcu-lausanne.ch [email protected] Bibliothèque cantonale et universitaire – Lausanne Unithèque CH-1015 Lausanne Tél. +41 21 692 48 02 Fax +41 21 692 48 45

25.04.2014 16:56

11.4

GEMEVAL: Tableau synthétique des éléments principaux devant être couverts par un appel d'offres public

GEMEVAL - Tableau synthétique des éléments principaux devant être couverts par le WTO 30.8.2013 GEMEVAL - Zusammenfassende Tabelle mit den prinzipiellen Anforderungen, die vom zu wählenden System erfüllt werden müssen Remarque générale: une grande partie des critères n’est pas encore formulée de manière à les rendre mesurables. La formulation manque encore de précision, et parfois il s’agit d’opinions, et non de critères. Generelle Bemerkung: der grösste Teil der Kriterien ist noch nicht in einer Form formuliert, die sie messbar macht, teilweise sind sie unklar und teilweise sind es im Moment noch Meinungen und keine Kriterien Point

Module

… en particulier

Importance BN

Punkt

Modul

… insbesonders

Gewichtung NB

1

Gestion de Budget

1

Budgetverwaltung

1.1 (F)

Importance RERO Gewichtung RERO

Pour chaque bibliothèque membre du réseau, pouvoir en- nice to have très imtrer un budget et le ventiler entre les différentes sections portant procédant à des acquisitions

Importance IDS Gewichtung IDS

très important

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

1.1 (D)

Erlaubt jeder in den Netzwerken teilnehmenden Bibliothek ein Budget einzugeben und zwischen verschieden Bereichen, die erwerben, zu verteilen.

nice to have sehr wichtig

sehr wichtig

1.2 (F)

Gestion budgétaire avec différents comptes de bibliothèques, secteurs, domaines spécialisés

nice to have obligatoire

obligatoire

1.2 (D)

Budgetverwaltung mit unterschiedlichen Konten von Bibliotheken, Bereichen, Fachgebieten gewährleisten.

nice to have obligatoire

unabdingbar

1.3 (F)

Une interface avec un ERP (Enterprise Resource Program) comme SAP avec la possibilité de gérer la réception et l’envoi de factures électroniques (e-Billing) doit exister et doit pouvoir être entretenue.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

1.3 (D)

Schnittstelle zu einem ERP (Enterprise Resource Program) wie SAP mit der Möglichkeit elektronische Rechnungen zu erhalten und zu versenden (e-Billing) muss eingerichtet und gepflegt werden können

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

1.4 (F)

Facilité à établir des statistiques sur les acquisitions

souhaité

souhaité

obligatoire

1.4 (D)

(Erwerbung-)statistische Dateien leicht zu erstellen

erwünscht

erwünscht

unabdingbar

2

Gestion intégrée des acquisitions

2

Integrierte Verwaltung der Erwerbungen

38/71

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

2.1 (F)

Gestion intégrée de tous les types d’acquisition imprimées et électroniques: monographies imprimées, périodiques imprimés (y compris état de collection, prédiction de parution et bulletinage), périodiques électroniques achetés par titre, licences de ressources électroniques achetées par paquet, e-books achetés par titre, e-books achetés par paquet, bases de données, sites Web, multimédia sur support physique ou accessible en ligne. Possibilité de gérer des modèles de licences complexes avec division des coûts, licences nationales.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

2.1 (D)

Integriertes Management aller Erwerbungstypen: gedruckte Monographien, gedruckte Periodika (inklusive Bestandesangaben, Prediction Patterns und Faszikelerfassung), Digitale Publikationen online oder auf Trägermedien (Monographien, Periodika, Datenbanken, Websites, Fähigkeit komplexe Lizenzmodelle mit Kostenaufteilung, Nationallizenzen zu verwalten

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

2.2 (F)

Gestion intégrée autant des achats, que des dons et des échanges

obligatoire

important

2.2 (D)

Integriertes Management der Ankäufe sowie der durch Schenkungen oder Tausch erworbenen Exemplare

unabdbingar erwünscht

39/71

souhaité

wichtig

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

2.3 (F)

Le workflow doit inclure: la commande, différentes méthodes d’envoyer les commandes (impression, courriel, interface EDIFACT ou son successeur), les rappels de commandes, les factures, les factures individuelles et groupées, en diférentes devises, la gestion des licences, les informations concernant l’accès à l’information (p.ex. adresse, non de l’utilisateur, mot de passe), l’ouverture des accès par plage de no IP, le contrôle à la réception des livres dans le cas des ressources imprimées.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

2.3 (D)

Der Workflow muss beinhalten : Bestellungauf verschiedenen Arten Print, Mail, EDIFACT-Schnittstelle oder Nachfolger, Mahnung der Bestellungen, Rechnungen, Einzelrechnungen und Sammelrechnungen, div. Währungen, Lizenzverwaltung, Information für den Zugang zur Information (z.B. Adresse, Benutzername, Passwort), IPZugangs-Kontrolle, Warenempfangskontrolle bei Print

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

2.4 (F)

La gestion des fournisseurs doit pouvoir être faite autant de manière centrale que de manière locale et doit pouvoir être couplée autant avec le module Acquisitions que le module de gestion et l’interface SAP

obligatoire

obligatoire

40/71

obligatoire

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

2.4 (D)

Die Verwaltung der Lieferantendaten muss sowohl zentral unabdingbar unabdingals auch lokal gemacht werden können und mit dem Erbar werbungs- und Verwaltungsmodul und der Schnittstelle zu SAP verbunden sein.

unabdingbar

2.5 (F)

La migration des données existante doit être possible (au obligatoire moins de manière sommaire, pour pouvoir assurer la continuité des statistiques

important

2.5 (D)

Migration bisheriger Daten (zumindest summarisch für Statistik) muss möglich sein

unabdingbar

2.6 (F)

Gestion des références semestrielles

nice to have obligatoire

important

2.6 (D)

Verwaltung von Semesterapparaten

wichtig

2.7 (F)

Possibilité de gérer les acquisitions électroniques par un autre processus que le processus d’acquisition des imprimés

nice to have unabdingbar obligatoire obligatoire

2.7 (D)

Möglichkeit, den Ankauf der e-Ressourcen über einen an- unabdingbar unabdingderen Prozess zu verwalten als der Ankauf der Prints. bar

neutral

3.1 (F)

Création, gestion et effacement des notices bibliographiques

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.1 (D)

Erstellen, Bearbeiten und Löschen der bibliographischen Metadaten

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

3

Métadonnées bibliographiques

3

Bibliographische Metadaten

41/71

important

wichtig

wichtig

neutre

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

3.2 (F)

Import et export de métadonnées (notices entières et enrichissement de notices préexistantes)

obligatoire

obligatoire

3.2 (D)

Import und Export von Metadaten (ganze Datensätze und unabdingbar unabdingDatenanreicherung in bestehenden Datensätzen) bar

unabdingbar

3.3 (F)

Export de données (sélection/filtrage) et utilisation obligatoire (Cross-Media-Publishing) en-dehors du système bibliothécaire. En partant des données-source, différents types de média doivent pouvoir être créés sans difficultés: bibliographies, BiHTML, mailing par courriel, PDF, e-books, réutilisation en tant que document Microsoft Office ou DTP-Software en utilisant les formats courants (p.ex. TEI, DocBook, DITA, etc.). Interface pour l’export de données.

obligatoire

obligatoire

3.3 (D)

Datenexport (Selektion/Filtrierung) und Nutzung (Cross- unabdingbar unabdingMedia-Publishing) ausserhalb der Bibliothekssystems. bar Aus den Quelldaten sollen ohne grössere Umstände verschiedene Medien erstellt werden können: Bibliographien, BiHtml, Mailbrief, PDF, E-Book, Weiternutzung als OfficeDokument oder DTP-Software unter Nutzung gängiger Formate (z.B. TEI, DocBook, DITA etc.) Schnittstelle zum Datenexport.

unabdingbar

42/71

obligatoire

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

3.4 (F)

Export de métadonnées dans des bases de données spécifiques comme HAN ou dans des projets tels que ecodices, e-rara et autres projets des institutions, nationaux et/ou internationaux de mise en valeur de collections spéciales.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.4 (D)

Export in spezifische Datenbanken wie Export in spezifische Datenbanken wie HAN oder Projekte wie e-Codices, e-rara und andere institutionsspezifische, schweizerische und/oder internationale Projekte zur Vermittlung von Spezialsammlungen.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

3.5 (F)

Soutien des données vernaculaires en graphie originale, p.ex. le chinois, le japonais, le Hangul, l’arabe, l’hébreu, le cyrillique etc.

souhaité

obligatoire

obligatoire

3.5 (D)

Unterstützung von Vernacular Daten, z.B. Chinesisch, Ja- erwünscht panisch, Hangul, Arabisch, Hebräisch, Kyrillisch usw.

unabdingbar

unabdingbar

3.6 (F)

Intégration du LOD (Linked Open Data)

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.6 (D)

Integration LOD (Linked Open Data)

3.7 (F)

Création, gestion et destruction des notices d’exemplaires

unabdingbar unabdingbar obligatoire obligatoire

unabdingbar obligatoire

3.7 (D)

Erstellen, Bearbeiten und löschen der Exemplardaten.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

3.8 (F)

Fusion et échange de données d’exemplaires, également sur plusieurs niveaux hiérarchiques

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.8 (D)

Zusammenführung und Austausch von Exemplardaten, auch über mehrere Hierarchien

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

43/71

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

3.9 (F)

Représentation du déroulement des opérations (statuts)

3.9 (D)

Darstellung Geschäftsgang (Statusangabe)

obligatoire

obligatoire

unabdbingar unabdingbar Gestion et représentation des objets numériques (gestion obligatoire obligatoire des mots de passe, prêt d’objets numériques)

unabdingbar obligatoire

3.10 (D)

Verwaltung und Darstellung digitaler Objekte (Verwaltung von Passwörter, Onleihe)

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

3.11 (F)

Soutien des standards internationaux de formats et de règles de catalogage (FRBR, RDA, MARC, BIBFRAME), ainsi que les standards RNA, ISAD(G), ISAAR (CPF), Encoded CSV, et Archival Description (EAD)

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.11 (D)

Unterstützung internationaler Standards für Formate und unabdingbar unabdingRegelwerke FRBR, RDA, MARC, BIBFRAME), sowie die bar anderen Standards RNA, ISAD (G), ISAAR(CPF), Encoded CSV, Archival Description (EAD).

unabdingbar

3.12 (F)

Import et export avec contrôle de plausibilité

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.12 (D)

Import und Export inklusive Plausibilitätskontrolle

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

3.13 (F)

Ouverture à d’autre format basés sur le standard XML (p.ex. dans le domaine des archives)

obligatoire

obligatoire

3.13 (D)

Offenheit für weitere xml-basierte Formate (z.B. aus dem unabdingbar unabdingArchivbereich) bar

3.10 (F)

44/71

obligatoire

obligatoire

unabdingbar

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

3.14 (F)

Création automatique de métadonnées (p.ex. dans le domaine des archives) en prévision de l’indexation automatique, génération automatique des métadonnées par analyse sémantique du full text.

souhaité

important

obligatoire

3.14 (D)

Automatisierte Erstellung von Metadaten (z.B. aus dem Archivbereich) in Hinsicht auf die automatische Indexierung und die automatische Erstellung von Metadaten durch semantische Analyse von Full Text.

erwünscht

wichtig

unabdingbar

3.15 (F)

Création et gestion des notices d’état de collection

obligatoire

obligatoire

obligatoire

3.15 (D)

Erstellen und Verwalten von Daten betreffend Bestandesangaben.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

4

Gestion des métadonnées des fonds d’archives

souhaité

important

très important

4

Verwaltung von Metadaten für Archivbestände

erwünscht

wichtig

sehr wichtig

4.1 (F)

Possibilité de gérer des fonds bibliothécaires et des fonds d’archives dans le même système

souhaité

obligatoire

important

4.2 (D)

Möglichkeit, sowohl bibliothekarische als auch archivarische Bestände im gleichen System zu verwalten

erwünscht

obligatoire

wichtig

45/71

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

5

Utilisation et gestion des métadonnées des autorités

5

Nutzung und Verwaltung von Autoritätsdaten

5.1 (F)

Création et gestion des notices d’autorité auteurs-titrescollectivités et matières et classifications

obligatoire

obligatoire

obligatoire

5.1 (D)

Erstellen und Bearbeiten von Autoritätsdaten für Autor, Titel, Körperschaften und Sacherschliessung

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

5.2 (F)

Intégration du LOD et de données en provenance de pools externes

obligatoire

obligatoire

obligatoire

5.2 (D)

Integration LOD und externer Datenpools

5.3 (F)

Soutien des données vernaculaires en graphie originale, p.ex. le chinois, le japonais, le Hangul, l’arabe, l’hébreu, le cyrillique etc.

unabdingbar unabdingbar souhaité obligatoire

unabdingbar obligatoire

5.3 (D)

Unterstützung von Vernakular Daten, z.B. Chinesisch, Japanisch, Hangul, Arabisch, Hebräisch, Kyrillisch, usw.

erwünscht

unabdingbar

46/71

unabdingbar

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

5.4 (F)

Mise en réseau (y compris par synchronisation) avec des données normées externes (GND, Autorités BNF, RAMEAU, etc.) ainsi que soutien à la création et au traitement de données d’autorité locales pour des personnes, familles, collectivités, titres, geographica, mots matières (autorités formelles et matières) + classifications

obligatoire

obligatoire

5.4 (D)

Anbinden (inklusive Synchronisation) an externe Normunabdingbar unabdingdateien (GND, Autoritäten BnF, etc.) und erstellen und bar bearbeiten von lokalen Autoritätsdaten für Personen, Familien, Körperschaften, Titel, Geographica, Sachschlagwörter (Autoritäten der Formal- und Sacherschliessung) + Notationen

unabdingbar

5.5 (F)

Plusieurs thésauri multilingues (GND, VIAF, MACS, etc.) doivent pouvoir être connectés et évalués pour les recherches et affichages en ligne.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

5.5 (D)

Mehrere Thesauri, die Begriffe in mehreren Sprachenenthalten (GND, VIAF, MACS, etc.) müssen eingebunden und für die Recherche und Anzeige ausgewertet werden können.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

5.6 (F)

Possibilité de créer soi-même dans le système un thésau- obligatoire rus multilingue

5.6 (D)

Möglichkeit innerhalb des Systems selber einen mehrsprachigen Thesaurus zu erstellen

47/71

obligatoire

obligatoire

obligatoire

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

5.7 (F)

Support de thesauri multilingues pour toutes les métadonnées d’autorités

obligatoire

très important

5.7 (D)

Unterstützung der Mehrsprachigkeit für alle Autoritätsdaten

unabdingbar sehr wichtig

wichtig

5.8 (F)

Possibilité de connecter des thésauri/bases de données multilingues et d’afficher les résultats selon la langue choisie pour l’affichage de l’OPAC (l’affichage indiquera «Soletta» à un utilisateur italophone, «Soleure» à un utilisateur francophone, et «Solothurn» à un utilisateur germanophone.

obligatoire

obligatoire

5.8 (D)

Möglichkeit mehrsprachige Thesauri/Datenbanken, wie unabdingbar sehr wichMACS einzubinden und je nach gewählter OPAC-Anzeigetig Sprache, die Begriffe in der entsprechenden Sprache anzuzeigen (einem italienisch-sprachigen Nutzer wird „Soletta“ angezeigt, einem französischsprachigen Nutzer „Soleure“ einem deutschsprachigen Nutzer „Solothurn «.

très important

important

unabdingbar

6

Gestion des fichiers lecteurs

obligatoire

obligatoire

obligatoire

6

Benutzerverwaltung

unabdingbar souhaité

unabdingbar obligatoire

unabdingbar obligatoire

6.1 (F)

Possibilité de gestion centralisée et locale du fichier des lecteurs

48/71

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

6.1 (D)

Möglichkeit, die Benutzerdaten zentral und lokal zu verwalten

erwünscht

unabdingbar

unabdingbar

6.2 (F)

Compatibilité du fichier des lecteurs avec le mécanisme d’authentification SWITCH AAI

obligatoire

obligatoire

obligatoire

6.2 (D)

Kompatibilität der Benutzerdaten mit der SWITCH AAI Authentifizierung

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

6.3 (F)

Gestion des droits dans les données utilisateurs (de maobligatoire nière centrale ou locale), AAI avec SSO, ainsi que gestion des accès aux ressources électroniques.

6.3 (D)

obligatoire

obligatoire

Rechteverwaltung in Benutzerdaten (zentral oder lokal), AAI mit SSO ebenso Verwaltung für Zugriff lizenzierter Ressourcen.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

6.4 (F)

Interface pour la connexion à un système d’Identity and Access Management (IAM) externe (p.ex. Switch, IAM prévu dans l’administration de la Confédération).

obligatoire

important

6.4 (D)

Schnittstelle zur Anbindung an externe Identity und Access Management (IAM) Systeme (z.B. Switch, zukünftiges IAM der Bundesverwaltung)

unabdingbar unabdingbar

6.5 (F)

Nécessité de pouvoir charger et mettre à jour les données lecteurs par importation

souhaité

obligatoire

obligatoire

6.5 (D)

Notwendigkeit die Benutzerdaten per Import zu aktualisieren.

erwünscht

unabdingbar

unabdingbar

6.6 (F)

Inscription en ligne des lecteurs (PSR)

obligatoire

obligatoire

obligatoire

49/71

obligatoire

wichtig

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

6.6 (D)

Online Einschreibung der Benutzer (PSR)

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

7.1 (F)

Gestion du prêt: réservation, réservation à dates fixes, prolongations manuelles et automatiques, rappels, transaction de prêt au guichet, gestion du prêt électronique, gestion du contentieux, gestion des retours.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

7.1 (D)

Verwaltung der Ausleihe : Reservierung, Reservierung unabdingbar unabdingauf fixen Zeitpunkt, manuelle und automatische Verlänbar gerungen, Mahnungen, Ausleihtransaktion, Ausleihe von elektronischen Dokumenten, Verwaltung der Mahnungen, Verwaltung der Rückerstattungen..

unabdingbar

7.2 (F)

Possibilité de pouvoir recevoir un ouvrage dans une bibliothèque déterminée

nice to have obligatoire

obligatoire

7.2 (D)

Möglichkeit, ein Buch etc. in einer wählbaren Bibliothek des Verbunds abzuholen

nice to have unabdingbar

unabdingbar

7

Gestion des transactions de prêt et livraison de documents

7

Verwaltung des Ausleihzyklus und Dokumente-auslieferung

50/71

Nom du projet: Nom du résultat:

GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

7.3 (F)

Possibilité de rendre un ouvrage dans une autre bibliothèque

nice to have obligatoire

obligatoire

7.3 (D)

Möglichkeit ein Buch etc. in einer wählbaren Bibliothek des Verbunds zurück zu geben.

nice to have unabdingbar

unabdingbar

7.4 (F)

Gestion des commandes de copies, commandes EOD. Gestion des tarifs intégrée ou interface avec le logiciel de gestion comptable (p.ex. SAP)

souhaité

souhaité

obligatoire

7.4 (D)

Verwaltung von Kopienbestellungen, EOD-Auftrag, Verwaltung der Gebühren integriert oder Schnittstelle zu Buchhaltungstool, z.B. SAP.

erwünscht

erwünscht

unabdingbar

7.5 (F)

Octroi de droits spécifiques pour conditions de prêt pour ensembles de publics déterminés (selon l’âge, professeurs)

nice to have obligatoire

obligatoire

7.5 (D)

Spezifische Rechtevergabe für Ausleihvorgänge nach Benutzergruppen (Alter, Professoren, …)

nice to have unabdingbar

unabdingbar

7.6 (F)

Gestion du prêt de documents électroniques ou interface vers des agrégateurs

obligatoire

obligatoire

obligatoire

7.6 (D)

Ausleihverwaltung von elektronischen Dokumenten oder Schnittstelle zu entsprechenden Agregatoren

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

51/71

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7.7 (F)

Gestion des demandes de prêt et des livraisons («document delivery») (demandes de l’usager, avec possibilité d’interagir pour lui afin de proposer divers types de livraison, choix paramétrables des lieux de retraits, transmission différenciée des commandes, etc.).

souhaité

obligatoire

obligatoire

7.7 (D)

Verwaltung von Ausleihbegehren und Dokument Delivery. Kunden haben die möglichkeit Abholart, Versand etc. zu wählen

erwünscht

unabdingbar

unabdingbar

7.8 (F)

Possibilité d’utiliser des bornes de prêt automatiques (en particulier intégration du protocole SIP2).

nice to have obligatoire

obligatoire

7.8 (D)

Möglichkeit automatische Ausleihsysteme (insbesondere Protokoll SIP2) anzukoppeln

nice to have unabdingbar

unabdingbar

7.9 (F)

Le système doit accepter Switch-AAI pour l’identification des usagers.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

7.9 (D)

Das System muss Switch-AAI zur Authentifizierung der Benutzer akzeptieren

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

7.10 (F)

Gestion des références de semestre

nice to have obligatoire

important

7.10 (D)

Verwaltung der Semesterapparate

nice to have unabdingbar

wichtig

52/71

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7.11 (F)

Possibilité d’envoi des rappels et avis de réclamations par obligatoire courriel, poste ou sms.

7.11 (D)

Möglichkeit Mahnungen und Reklamationen per Mail, Post, oder SMS zu senden.

7.12 (F)

Support des technologies code-barre, RFID et HFR / NFC code barre: (Near Field Communication) obligatoire reste: souhaité Unterstützung der Technologien Strichcode, RFID und StrichcoHFR, ie. NFC (Near Field Communication) deunabdingbar, Rest:erwüns cht Possibilité de pouvoir envoyer des alertes et d’utiliser des souhaité fils RSS pour avertir les utilisateurs de certains types de publication qui les concernent

obligatoire

obligatoire

unabdingbar

unabdingbar

souhaité

nice to have

7.13 (D)

Alerts, RSS Feed zu bestimmten Publikationsinhalten an Kunden versenden können

erwünscht

erwünscht

nice to have

7.14 (F)

Possibilité d’utiliser PayPal pour les transactions de paiement

souhaité

souhaité

neutre

7.14 (D)

Möglichkeit PayPal für Zahlungstransaktionen einzusetzen.

erwünscht

erwünscht

neutral

7.15 (F)

Gestion des commandes en magasin

obligatoire

obligatoire

obligatoire

7.15 (D)

Verwaltung der Bestellungen im Magazin.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

7.12 (D)

7.13 (F)

8

Prêt interurbain

8

ILL

53/71

obligatoire

obligatoire

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

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8.3 (F)

Possibilité de gérer le prêt interbibliothèque soit par un souhaité module intégré dans le système, soit par la mise à disposition d’une API.

souhaité

important

8.3 (D)

Möglichkeit, die Fernleihe durch ein integriertes Modul oder mittels einer standardisierten Schnittstelle zu bewerkstelligen.

erwünscht

wichtig

erwünscht

9

Interface de recherche

obligatoire

9

Suchoberfläche

unabdingbar nice to have – mais ne fait pas forcément partie de l’ensemble pour l’appel d’offres

9.1 (F)

Discovery Tool pour les utilisateurs

9.1 (D)

Discovery Tool für Endbenutzer

9.2 (F)

Interface pour connexion avec un ou plusieurs Discovery Tools externes

54/71

nice to have – mais ne fait pas forcément partie de l’ensemble pour l’appel d’offres nice to have nice to – jedoch have – jenicht unbe- doch nicht dingt Beunbedingt standteil Bestandder Austeil der schreibung Ausschreibung obligatoire souhaité

Ne fait pas forcément partie de l’ensemble pour l’appel d’offres

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung!

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung!

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9.2 (D)

Schnittstelle zur Anbindung an ein oder mehrere externe(s) Discovery Tool(s) (z.B. eines mit Ausrichtung Naturwissenschaften und ein anderes mit Ausrichtung Geschichte)

unabdingbar erwünscht

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung!

9.3 (F)

Le Discovery Tool fait partie du produit à livrer et contient au moins les éléments suivants:

nice to have souhaité

9.3 (D)

Discovery Tool ist Teil des Lieferumfangs und enthält mindestens die folgenden Leistungen:

nice to have erwünscht

9.4 (F)

Navigation à facettes

obligatoire

obligatoire

9.4 (D)

Facettennavigation

obligatoire

unabdingbar

9.5 (F)

Recherche dans le full text

souhaité

obligatoire

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung!

55/71

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9.5 (D)

Suche im Volltext

ierwünscht

unabdingbar

9.6 (F)

Indexation du Full Text

souhaité

obligatoire

9.6 (D)

Volltexterschliessung

erwünscht

unabdingbar

9.7 (F)

Intégration de diverses sources de données

souhaité

obligatoire

9.7 (D)

Integration verschiedener Datenquellen

erwünscht

unabdingbar

9.8 (F)

Interface pour mobiles (Smartphones, iPads…)

obligatoire

obligatoire

56/71

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung!

Nom du projet: Nom du résultat:

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9.8 (D)

Interface für mobile Geräte wie Smartphones, iPads

unabdingbar unabdingbar

9.9 (F)

Interface personnalisable pour l’utilisateur final

souhaité

obligatoire

9.9 (D)

Personalisierung des Enduserinterface

erwünscht

unabdingbar

9.10 (F)

Le système bibliothécaire et le discovery-tool doivent être clairement séparés l’un de l’autre

obligatoire

souhaité

9.10 (D)

Bibliothekssystem und Discovery-Tool müssen klar voneinander zu trennen sein.

unabdingbar erwünscht

unabdingbar

9.11 (F)

Le discovery tool doit pouvoir utiliser la complexité des données saisies (p.ex. saisie multilingue dans la GND)

obligatoire

9.11 (D)

Das Discovery-Tool soll die Komplexität der Erfassung (z.B. Mehrsprachige Erfassung in der GND) auswerten können

unabdingbar unabdingbar

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung!

57/71

obligatoire

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! obligatoire

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9.12 (F)

Interface de recherche professionnelle avec possibilité de gestion hiérarchique des autorisations d’accès

9.12 (D)

Professionelle Suchoberfläche mit Möglichkeit der Verwal- unabdingbar wichtig tung hierarchischer Zugangsautorisierungen

9.13 (F)

Interface de recherche interne

obligatoire

9.13 (D)

Interne Suchoberfläche

unabdingbar wichtig

Wichtig

9.14 (F)

Les différents niveaux d’autorisation sont importants pour tous les modules.

obligatoire

obligatoire

obligatoire

9.14 (D)

Differenzierte Zugriffsverwaltung für alle Verwaltungsmodule

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

9.15 (F)

Web services: des services sont offerts sous forme de Web services aux partenaires.

obligatoire

obligatoire

nice to have

9.15 (D)

Dienstleistungen Webservices : Externen Partnern werden Dienste in Form von Webservices angeboten

unabdingbar unabdingbar

nice to have

9.16 (F)

Possibilité de générer des listes de notices et d’exemplaires (export pour l’utilisateur).

obligatoire

obligatoire

nice to have

9.16 (D)

Möglichkeit Listen von Datensätzen und Exemplaren zu generieren (mit Export für den Endnutzer)

unabdingbar unabdingbar

nice to have

58/71

obligatoire

important

important

Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Tendenziell nicht Bestandteil der Ausschreibung! Important

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GEMEVAL Rapport «Analyse préliminaire» V4.3

20.03.2014

10 Outils statistiques

obligatoire

10 Statistikauswertung

unabdingbar obligatoire

10.1 (F)

Possibilité d’interroger le système pour construire des statistiques ciblées pour les indicateurs internes et externes (statistiques OFS) des bibliothèques

10.1 (D)

Möglichkeit, mithilfe des Systems gezielte interne und externe statistische Indikatoren (BFS Statistik) herzustellen.

10.2 (F)

Générateur de rapport (templates) permettant la généra- souhaité tion automatique de listes, inventaires, graphiques, listes de nouvelles acquisitions et autres rapports récurrents.

obligatoire

important

10.2 (D)

Möglichkeit, mithilfe von Templates Rapporte zu generieren , zur automatischen Erstellung von Listen, auch Graphiken, Inventaren, Neuerwerbungslisten und anderen wiederkehrenden Rapporten.

erwünscht

unabdingbar

wichtig

10.3 (F)

Export des résultats vers d’autres systèmes ou interfaces d’un cockpit ERP/Dashbard pour le pilotage et l’utilisation de statistiques.

souhaité

souhaité

nice to have

10.3 (D)

Export der Ergebnisse in andere Systeme oder Schnittstelle zu ERP Cockpit/Dashboard zur Steuerung und Nutzung von Statistiken

erwünscht

erwünscht

nice to have

59/71

obligatoire

obligatoire

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

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20.03.2014

10.4 (F)

Le système devrait permettre de lier des applications sta- souhaité tistiques externes (p.e. Counter, LibPass) pour une compilation automatique des statistiques.

souhaité

nice to have

10.4 (D)

Das System soll erlauben, sich an andere statistische Anwendungen anzukoppeln (z.B. Counter, LibPass) um eine automatische Zusammenführung von Statistiken zu erlauben.

erwünscht

erwünscht

nice to have

10.5 (F)

Interface pour connexion à un outil de reporting (p.ex. BIRT, Chrystal Report)

souhaité

souhaité

obligatoire

10.5 (D)

Schnittstelle zur Anbindung an ein Reporting-Tool muss vorhanden sein (z.B. BIRT, Crystal Report)

erwünscht

erwünscht

unabdingbar

10.6 (F)

Nécessité d’avoir des statistiques de gestion

obligatoire

obligatoire

obligatoire

10.6 (D)

Notwendigkeit Verwaltungssatatistiken zu haben.

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

10.7 (F)

Souplesse du module, être à même d’être développé pour intégrer des besoins spécifiques (pour demandes OFS, indicateurs de qualité et de performance)

souhaité

obligatoire

obligatoire

10.7 (D)

Flexibilität des Moduls, damit es weiterentwickelt werden kann, um spezifische Bedürfnisse einzuschliessen (Anfragen des BFS, Qualitäts- und Performanceindikatoren

erwünscht

unabdingbar

unabdingbar

10.8 (F)

Possibilité d’exploiter et mettre en forme les statistiques (tableaux, diagrammes)

souhaité

souhaité

important voir 10.2

60/71

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Möglichkeit Statistiken zu bewirtschaften und in Form zu bringen (Tabellen, Diagramme)

10.8 (D) 11 Résolveur de lien 11 Link Resolver 11.1 (F)

erwünscht

erwünscht

Wichtig s. 10.2.

obligatoire

obligatoire

obligatoire unabdingbar Résolveur de lien intégré ou possibilité d’utiliser un résol- obligatoire veur de lien préexistant de manière simple avec le système.

11.1 (D)

Integrierter Link Resolver (inklusive Knowledge Base) oder Möglichkeit, bestehende Link Resolvers auf einfache Art mit dem System zu nutzen

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

11.2 (F)

AAI (SSO) intégré au résolveur de lien (intégré ou interfacé)

souhaité

obligatoire

obligatoire

11.2 (D)

AAI (SSO) im Link Resolver (ob nun integriert oder via Schnittstelle)

erwünscht

unabdingbar

unabdingbar

11.3 (F)

Possibilité de gérer plusieurs institutions dans un même site (possibilité d’accéder à une ressource dans un seul bâtiment).

souhaité

très important

important

11.3 (D)

Möglichkeit, mehrere Institutionen in einem gleichen Gebäude zu definieren (Anzeigen können, was sich alles in einem gewissen Gebäude befindet).

erwünscht

sehr wichtig

Wichtig (mehr vom lokalen Netz (IPRange) abhängig)

12 Gestion de caisses et de la facturation

obligatoire

12 Inkassolösungen

unabding-

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bar 12.1 (F)

Intégration de la gestion des caisses et de la facturation ou mise à disposition d’API pour connecter de manière simple les caisses et la facturation et pour faciliter l’élaboration de factures

nice to have obligatoire

obligatoire API

12.1 (D)

Integrierte Inkassolösung oder standardisierte Schnittstelle für Inkassolösungen um auf einfache Weise Kassen anzuschliessen, zu verrechnen und auf einfache Weise Rechnungen auszugeben.

nice to have unabdingbar

unabdingbar API

12.2 (F)

Interface vers SAP

obligatoire

obligatoire

obligatoire

12.2 (D)

Schnittstelle zu SAP

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

13 Gestion des droits

obligatoire

13 Rechtemanagement

unabdingbar obligatoire

13.1 (F)

Gestion des droits pour tous les modules

13.1 (D)

Rechtemanagement für alle Module

obligatoire

obligatoire

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

14 Ergonomie

obligatoire

14 Ergonomie

unabdingbar obligatoire

14.1 (F)

Dialogues homme-machine étroitement liés au workflow, pas de clicks superflus

obligatoire

obligatoire

14.1 (D)

Dialogue (zwischen Mensch und Maschine) eng am Work- unabdingbar unabdingflow, keine unnötigen Klicks bar

unabdingbar

14.2 (F)

Configuration des contrôles de plausibilité

obligatoire

62/71

obligatoire

obligatoire

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14.2 (D)

Plausibilitätsprüfungen (konfigurierbar)

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

14.3 (F)

Possibilité de faire des corrections de masse

obligatoire

obligatoire

obligatoire

14.3 (D)

Möglichkeiten für Massenkorrekturen

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

15 Objets numérisés et gestion de média numériques

obligatoire

obligatoire

15 Digitale Objekte und Verwaltung digitaler Medien

unabdingbar

unabdingbar

obligatoire

15.1 (F)

Gestion d’objets numériques: images, audio, textes, y compris les objets à plusieurs niveaux hiérarchiques et les objets comprenant plusieurs parties.

obligatoire

15.1 (D)

Verwaltung von Digitalisaten: Bild, Ton, Text, auch mehrstufige und mehrteilige digitale Objekte

unabdingbar unabdingbar

Wichtig

15.2 (F)

L’interface doit permettre de sauvegarder, gérer, afficher resp. faire défiler des objets numériques de toute sorte

obligatoire

obligatoire

obligatoire

15.2 (D)

Schnittstelle muss vorhanden sein zur Möglichkeit Digitalisate aller Art zu speichern, verwalten, anzuzeigen und abzuspielen

unabdingbar unabdingbar

unabdingbar

63/71

important

11.5 GEMEVAL: Tableau des souhaits exprimés lors de la consultation des partenaires concernant l’architecture, l’hébergement et l’orientation générale d'un nouveau système Point

Domaine

… en particulier

Punkt

Anwendungsgebiet

… insbesonders

1 (F)

Hébergement

2 (D)

Hosting

1.1 (F)

Hébergement local Lokales Hosting

1.1(D) 1.1.1 (F)

1.1.1 (D)

1.2 (F)

1.2 (D)

Hébergement dans un cloud suisse Hosting in einem Schweizer Cloud

1.2.1 (F)

1.2.1 (D)

1.2.2 (F)

1.2.2 (D)

1.3 (F) 1.3 (D) 1.3.1 (F)

Hébergement national Nationales Hosting

Un hébergement local est possible Lokales Hosting ist möglich Elle a des avantages au niveau de la sécurité des données, imposée par le droit ou par des tiers en charge de la maintenance des infrastructures informatiques (BIT, services informatiques cantonaux) Sie haben Vorteile im Rahmen der Datensicherheit, die von Rechtens oder von Dritten, die die Infrastrukture betreiben (BIT, kantonale Informatikdienste) verlangt wird. Les fournisseurs important proposent des architectures en «Cloud computing» et un tel hébergement est envisageable Wichtige Serviceprovider offerieren cloudbasierte Systeme. Es ist möglich, eine cloud-basierte Lösung ins Auge zu fassen. Une architecture dans le Cloud pose des problèmes de sécurité des données, imposée par le droit ou par des tiers en charge de la maintenance des infrastructures informatiques (BIT, services informatiques cantonaux). Eine Cloud Architektur stellt Datensicherheitsprobleme, von Rechtens oder durch die Informationsinfrastrukturbetreiber (BIT, kantonale Informatikdienste) La stratégie Cloud de l’organe de Stratégie de l’Information de la Confédération (ISB), prévoient la création d’un Admin-Cloud, qui pourra être mis à disposition des communes, des cantons et de la Confédération. Die Cloud-Strategie des Informatikstrategieorgans Bund (ISB) sieht die Schaffung einer Admin-Cloud vor, welche Gemeinden, Kantonen und dem Bund zur Verfügung stehen kann Un hébergement national est envisageable Ein nationales Hosting ist möglich Un hosting national est privilégié si les condi-

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20.03.2014

tions requises sont données. Nationales Hosting bevorzugt wenn die erwähnten Bedingungen gegeben sind.

1.3.1 (D) 2 (F) Architecture 2 (D) Architektur 2.1 (F)

Architecture consortiale

La solution doit pouvoir répondre à une architecture consortiale

2.1 (D)

Konsortiale Architektur

Die Lösung muss eine konsortiale Architektur unterstützen

2.1.1 (F)

La solution permet de créer un «union catalogue».

2.1.1 (D)

Die Lösung muss einen "Union Catalogue" erlauben

2.1.2 (F)

La solution doit permettre de gérer les utilisateurs de manière centrale

2.1.2 (D)

Die Lösung muss eine zentrale Verwaltung der Benutzer erlauben.

2.1.3 (F)

Nécessité de souplesse du paramétrage au niveau local (dans tous les domaines)

2.1.3 (D)

Notwendigkeit der Flexibilität in der Parametrierung auf lokaler Ebene (in allen Bereichen)

2.1.4 (F)

Le système ne doit pas empêcher les partenaires de configurer les conditions de prêts selon leurs besoins pour leurs propres usagers et documents. Lokal definierbare Ausleihbedingungen je nach Kundensegment und Dokumentart

2.1.4 (D)

2.1.5 (F)

Possibilité de définir plusieurs niveaux consortiaux. Exemple: communauté globale, consortium 1 (consortium CH), données d’acquisition pour e-paquets, consortium 2 (p.ex. IDS, données d’utilisateurs communes au niveau local, bibliothèque individuelle Möglichkeit, mehrere Konsortiale Ebenen zu haben. Beispiel: global community, Konsortium 1 (CH-Konsortium), Erwerbungsdaten für ePakete, Konsortium 2 (z.B. IDS, gemeinsame Benutzerdaten lokale Ebene, individuelle Bibliothek Possibilité de gérer les lecteurs de manière partagée

2.1.5 (D)

2.1.6 (F)

2.1.6 (D) 2.2 (F) 2.2 (D) 2.3 (F)

2.3 (D)

Möglichkeit, eine gemeinsame Benutzerverwaltung zu betreiben Architecture orientée service Service orientierte Architektur Catalogue collectif suisse Schweizweiter kooperativer Katalog

Si possible des technologies comme SOA/SOAP Nach Möglichkeit Technologien wie SOA/SOAP Un catalogue collectif aurait autant de sens au niveau suisse qu’au niveau d’un réseau régional. Es wäre genau so wichtig schweizweit kooperativ zu Katalogisieren als regional.

65/71

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2.3.1 (F)

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Par la force de l’évolution technologique, l’évaluation du système ne peut pas être réduite à un choix technique, elle ne peut qu’aller de pair avec une réflexion stratégique. Durch die Kraft der technologischen Evolution kann die Evaluation eines Systems nicht auf die Wahl einer Technologie reduziert werden, sie kann nur Hand in Hand mit strategischen Ueberlegungen gehen.

2.3.1 (D)

3 Construction du système 3 Aufbau des Systems 3.1 (F) 3.1 (D) 3.2 (F) 3.2 (D) 3.3 (F) 3.3 (D) 3.4 3.4 3.5 3.5 3.6

(F) (D) (F) (D) (F)

3.6 (D) 3.7 (F) 3.7 (D) 3.8 (F) 3.8 (D) 3.9 (F) 3.9 (D) 3.10 (F) 3.10 (D) 3.11 (F)

3.11 (D)

3.12 (F) 3.12 (D) 3.13 (F)

Une architecture Web est un avantage Web Architektur wird bevorzugt Une bibliothèque d’API doit être mise à disposition Standardisierte Schnittstellen müssen vorhanden sein Le produit doit proposer des interfaces standard Standardisierte Schnittstellen müssen vorhanden sein Des interfaces SIP2 doivent être proposées SIP2 Schnittstellen müssen vorhanden sein Des interfaces SRU doivent être proposées SRU Schnittstellen müssen vorhanden sein Des interfaces AAI/Schibboleth doivent être proposées AAI/Schibboleth Schnittstellen müssen vorhanden sein Des interfaces OAI/PMH doivent être proposées OAI/PMH Schnittstellen müssen vorhanden sein Des interfaces OpenURL doivent être proposées OpenURL Schnittstellen müssen vorhanden sein Un résolveur de lien doit être proposé Ein LinkResolver muss vorhanden sein Une interface pour ERM (SAP) doit être proposée Eine ERM (SAP) Schnittstelle muss vorhanden sein Des interfaces permettant une connexion aux logiciels de gestion bibliographiques EndNote, Citavi, EZB, LinkChecker, Zotero doivent exister. Schnittstellen zu den Literaturverwaltungsprogrammen EndNote, Citavi, EZB, LinkChecker, Zotero müssen vorhanden sein. Architecture modulaire Modulare Architektur Interface ou connexion directe avec synchronisation des données avec GND.

3.13 (D)

Vorhandensein von Schnittstellen oder direkte Anbindung mit Synchronisation mit der GND.

3.14 (F)

Interface pour connecter d’autres discovery tools Schnittstelle zu weiteren Discovery Tools Interface pour connecter des outils de reporting Schnittstellen zu Reporting Tools Interface vers des sytèmes IAM Schnittstelle zu IAM Systemen

3.14 3.15 3.15 3.16 3.16

(D) (F) (D) (F) (D)

66/71

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3.17 (F)

Interfaces soutenant les protocoles d’import et d’export de données par Z39.50

3.17 (D)

Schnittstelle zu Datenimport und -export über das Protokoll Z39.50 Possibilité d’avoir des interfaces vers d’autres systèmes tels que ceux des bibliothèques cantonales, la Phonothèque, les Archives Web. Möglichkeit anderer Schnittstellen zu Systemen wie die der Kantonsbibliotheken, der Fonoteca, Webarchiv Scalabilité du système, possibilité de le monter sur des serveurs virtuels pouvant être mis à l’échelle facilement en matière de CPU. RAM et mémoire. Skalierbarkeit: Einsetzbarkeit der Software auf virtuellen Servern, welche bezüglich CPU, RAM und Speicher einfach skaliert werden können.

3.18 (F)

3.18 (D)

3.19 (F)

3.19 (D)

4 Processus de travail partagés 4 Geteilte Arbeitsprozesse 4.1 (F)

Le catalogage partagé des notices bibliographiques est une des plus-values essentielles des réseaux et doit absolument être possible dans le nouveau système Verbundskatalogisieren der bibliographischen Metadaten ist ein wesentlicher Mehrwert der Verbünde und muss unbedingt möglich sein. Le catalogage partagé des notices d’autorité est une des plus-values essentielles des réseaux et doit absolument être possible dans le nouveau système Verbundskatalogisieren der Autoritätsdaten ist ein wesentlicher Mehrwert der Verbünde und muss unbedingt möglich sein. Possibilité d’utiliser des pools de métadonnées bibliographiques et d’autorités externes pour l’import et le toilettage des métadonnées Möglichkeit, externe bibliographische Datenpools und Autoritätsdatenpools zur Abfrage und Datenpflege einzubinden Le fournisseur doit présenter des scénarios détaillant comment la migration des données va être faite depuis les SIGB (Aleph, Virtua) et les ERMs existants (Summon, EBSCO, SWETSWISE), SFX. Der Anbieter sollte Szenarien darstellen, wie die Migration aus den bestehenden Systemen von statten gehen: ILS (Aleph, Virtua), ERM (Summon, EBSCO, SWETSWISE), SFX Participation des bibliothèques cantonales dans le pilotage de la future structure de réseau

4.1 (D)

4.2 (F)

4.2 (D)

4.3 (F)

4.3 (D)

4.4 (F)

4.4 (D)

4.5 (F) 4.5 (D)

Mitwirkung der Kantonsbibliotheken bei der Führung einer zukünftigen Verbundsstruktur

4.6 (F)

Harmonisation des pratiques et règles de catalogage Harmonisierung des Praktiken und Regelwerken

4.6 (D) 5 Protection et sécurité des données

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5 Datenschutz und Datensicherheit 5.1 (F)

La sécurité des données et la protection des données doivent être respectées

751 (D)

Datensicherheit und Datenschutz müssen beachtet werden. La maintenance de données implique de savoir qui est le propriétaire des données

5.2 (F) 5.2 (D)

Bei der Datenhaltung muss festgestellt werden, wer der Dateneigentümer ist.

5.3 (F)

L’intégrité des données doit être garantie, tant au niveau des éléments individuels que dans l’ensemble Die Integrität der Daten muss im Einzelnen wie auch im Gesamten gewährleistet werden.

5.3 (D) 5.4 (F)

Il doit exister des conditions de sortie claires pour les membres qui aimeraient s’orienter différemment. Es müssen klare Ausstiegsbedingungen existieren, für Mitglieder, die sich anders orientieren möchten.

5.4 (D)

6 Généralités 6 Allgemeines 6.1 (F) 6.1 (D) 6.2 (F) 6.2 6.3 6.3 6.4 6.4 6.5 6.5 6.6

(D) (F) (D) (F) (D) (F) (D) (F)

6.6 (D)

6.7 (F)

6.7 (D)

6.8 (F) 6.8 (D)

Avoir des sécurités sur la pérennité du produit Zukunftssicherheit von Produkt Avoir des sécurités sur la pérennité du fournisseur Zukunftssicherheit vom Anbieter Gestion du système Verwaltung des Systems Maintenance du système, coût du support Betreiben des Systems, Supportaufwand Politique des upgrades et des releases Politik der Upgrades und Releases Suffisamment tenir compte des conditions pour les bibliothèques non-universitaires (bibliothèques communales), qui n’ont pas besoin de toutes les fonctions, et n’ont pas les mêmes moyens matériels. Ausreichende Berücksichtigung der Bedingungen für nicht universitäre Bibliotheken (Gemeindebibliotheken) welche weder alle Funktionen im gleichen Ausmass benötigen, noch vergleichbare materielle Mittel beisteuern können. Scénarios ou possibilités de futurs projets de migration de données à partie d’autres SIGB que Virtua et Aleph Szenarien oder Möglichkeiten von Nachfolgeprojekte für die Migration aus anderen Systemen als Aleph und Virtua Prendre en compte les solutions Open Source Open-Source-Lösungen berücksichtigen

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