DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACION EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA - SIGA
SIGA
SESIÓN 6 DEVENGADO – SECUENCIA DE FASE
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Objetivo Que el participante realice las diferentes secuencia de fase a las cuales son afectadas a las SIGA
Órdenes de Compra o de Servicio, ante cualquier situación presentada: reducción de precios, conclusiones con el proveedor, etc. del mismo modo el registro de devengado de los compromisos como constancia de que el bien o servicio se ha realizado, así mismo se realizará las respectivas interfaces ante la situación presentada a todas las fases comprendidas dentro de la Preparatoria para la Ejecución y Ejecución del Gasto.
Metodología Se utilizará una metodología activa y participativa, realizando introducciones eficaces, explicación de a parte teórica a través de diapositivas adecuadas a los temas, acompañados de explicaciones, ilustraciones, exposición y desarrollo de casos prácticos, con participación activa de los participantes y desarrollo de casos prácticos.
Expositor Ing. Ronald Vásquez Guerra
TEMARIO -
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Fases de Órdenes de Compra o Servicio
Anulación.
Rebaja.
Interface Anulación o Rebaja SIGA ML – SIAF SP.
Devengado
Introducción.
Insertar Devengado.
Lista de Ítems por Registro de Devengado.
Lista de Cadenas Presupuestales por Ítem.
Interface Devengado SIGA ML – SIAF SP.
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1. DEVENGADO, FASES DE ORDENES DE COMPRA O DE SERVICIO SIGA
1.1 Introducción
Toda Orden de Compra, de Servicio o cualquier documento considerado dentro del compromiso, están sujeto a secuencias de Fase, tales como Rebajas, Ampliaciones, Anulaciones o Anulaciones por Error, en las cuales el compromiso del gasto sufre algunas modificaciones.
Rebajas.- en el caso de compromisos, están sujetos estos a que por algún motivo en especial se produzca una reducción de un determinado monto, por ejemplo: la falta de stock del proveedor al momento de hacer la entrega de lo adquirido, conclusión por demora en la culminación de algún servicio, etc. Para ello se deberá de realizar en el SIGA la respetiva interfase y esta, procesarla en el SIAF. Hay que indicar que cuando se hace la rebaja:
REBAJAR COMPROMISO MENSUAL
REBAJAR COMPROMISO ANUAL
REBAJAR CERTIFICACION PPTAL.
Ampliaciones.- esta secuencia de fase se da normalmente en los siguientes casos: los servicios básico estos se pueden ampliar o rebajar en función de los pagos mensualizados que se efectúen, para el caso de los básicos la previsión puede sufrir variaciones por el consumo que se realiza, y para los procesos de selección que se hace una certificación estimada en función de los precios referenciales, este SESIÓN 7: DEVENGADO – SECUENCIA DE FASE
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no se compromete mientras no se tenga la buena pro y este podría ser menor llevando a una rebaja. Y para el caso de los contratos que van a ser materia de SIGA
ampliaciones ya sea por adenda o ampliación de plazo se amplía la certificación.
Para el caso de las compras menores lo más usual es que no se consideró el IGV, la variación de tipo de cambio y la variación o penalidades en el caso de los pasajes, los cambios de proveedor se dan poco toda vez que se hace la certificación cuando ya logística tiene definido el proveedor al que se le va a comprar (salvo casuísticas de que el proveedor desista de vender al estado con orden) y por ultimo está el error humano.
Anulaciones.- esta secuencia implica la anulación total del Compromiso, en el caso del SIGA ya no se podrá utilizar de nuevo el número de la Orden, así mismo la Certificación y Compromiso Anual quedarán anuladas.
Anulaciones por Error.- esta acción es utilizada cuando por error consignamos erróneamente algún dato perteneciente a la Orden, en el SIGA es reutilizable el número de la Orden.
1.2 Devengado
El devengado es el acto de administración mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documentaria ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente cadena de gasto. Esta etapa del gasto se sujeta a las disposiciones que dicta la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.
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2. DEVENGADO Para la realización de la Fase de Devengado, se debe de tener en cuenta lo siguiente: SIGA
a) Orden de Compra.- la Orden debe tener registrada: 1.- la Fecha de recepción por parte del Proveedor, 2.- así mismo la Interfase SIGA – SIAF de compromiso Mensual (Registro SIAF) en estado Aprobado y 3.- deberá de estar Internada en el Almacén ya sea Parcialmente o Totalmente:
2 1
3
b) Orden de Servicio.- la Orden debe tener registrada: 1.- la Fecha de recepción por parte del Proveedor, 2.- así mismo la Interfase SIGA – SIAF de compromiso Mensual (Registro SIAF) en estado Aprobado y 3.- Deberá tener registrada la conformidad de Servicio respectiva:
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Según sea el caso con lo indicado anteriormente, Ud. podrá realizar la Interfase de Devengado en el SIGA y su correspondiente Interfase. SIGA
Para realizar la Fase de Devengado nos dirigimos a la siguiente opción:
El sistema nos muestra la relación de Órdenes, si seleccionamos una Orden que no posea los requisitos mencionados nos aparecerá el siguiente mensaje:
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Una vez subsanado el mensaje, seleccionamos nuestra Orden para este caso será de Compra, presionamos sobre el botón Fase Devengado, nos aparecerá la SIGA
siguiente ventana, de la cual podemos apreciar 03 filas:
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2
3
1.- Se registrará los datos del Comprobante de Pago que ha presentado el Proveedor. 2.- Se registrará los Ítems a pagarse de acuerdo a las entregas que haya realizado al Almacén. 3.- Lista de Cadenas Presupuestales.
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En relación al punto 1, se deberá de presionar botón derecho del Mouse y seleccionamos Insertar Devengado:
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Luego de ello se deberá de registrar la información solicitada en la ventana respectiva, grabamos:
En relación al punto 2, se deberá de presionar botón derecho del Mouse y seleccionamos Insertar Ítem:
Luego de ello nos aparecerá la siguiente ventana, en la cual el sistema nos mostrará la relación de entregas o en pocas palabras de Ingresos relacionados a esa Orden, en esa parte el Usuario deberá de seleccionar las entradas a las cuales se le afectará el Pago y que guarden relación con el Comprobante entregado:
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Una vez seleccionado las entradas, el sistema le mostrará el monto a ser devengado, así como la afectación Presupuestaria:
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Si el Devengado a ser registrado afecta a un Proceso de Selección, se podrá registrar las penalidades, dándoles clic al botón Penalidades: SIGA
El sistema nos muestra la siguiente pantalla, en donde en función al plazo de entrega el sistema calculará la penalidad:
Con la información registrada anteriormente estará listo nuestro registro de Devengado, luego de ello le damos clic en Autorizar, y confirmamos el mensaje:
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Si deseamos ver el reporte respectivo le damos clic al ícono de la Impresora: SIGA
Y en la relación de Órdenes podremos apreciar en la columna de devengado la letra “S”, la cual indica que se encuentra registrado:
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INTERFASE DEVENGADO Para realizar la interfase nos dirigimos a la siguiente opción: SIGA
Luego de ello seleccionamos la Orden, y le damos clic en la carpeta amarilla:
Seleccionamos la Fase Insertada (letra “D”):
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Luego de ello, le daremos clic al botón Interfase F.D. al SIAF, confirmamos el Mensaje: SIGA
Colocamos la clave respectiva y aceptamos:
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Si todo está conforme, nos aparecerá el siguiente mensaje: SIGA
Para realizar la Interfase al SIAF, abrimos el SIAF y nos ubicamos en la siguiente opción
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Procesamos y Aceptamos el Mensaje: SIGA
De acuerdo al N° de Expediente SIAF buscamos nuestra Orden y podremos apreciar la Interfase realizada:
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3. REBAJAS (Procedimiento) a) Compromiso Mensual
SIGA
El procedimiento a exponerse se da en el caso en el que el proveedor no cumpla con la entrega total de lo adquirido, una vez devengado se podrá dar paso a la realización de la Rebaja. Tomando como ejemplo el caso anterior, procederemos a realizar la rebaja respectiva, para ello nos ubicamos en la siguiente opción:
Nos mostrará la siguiente ventana donde Ud. procederá a seleccionar la Orden a rebajar, presionamos sobre el botón Fases Presupuestales - Rebaja:
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En la siguiente ventana podremos apreciar el estado de nuestra Orden, en lo relacionado a la cantidad que se encuentra por ingresar: SIGA
Colocamos la cantidad a ser rebajada, así como el monto:
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1
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Grabamos y confirmamos el mensaje: SIGA
INTERFASE REBAJA (COMPROMISO MENSUAL)
Para realizar la interfase nos ubicamos en la siguiente opción:
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Ubicamos nuestra Orden, y le damos clic en la carpeta amarilla: SIGA
Luego de ello buscamos la Secuencia de Fase “R”: Rebaja y la seleccionamos:
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Y le damos clic a Interfase F.C. al SIAF, y confirmamos el mensaje: SIGA
Y colocamos la clave y confirmamos el mensaje:
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En el SIAF nos ubicamos en la siguiente opción: SIGA
Luego de ello en la siguiente ventana procesamos:
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Para comprobar nos dirigimos al Registro SIAF y podemos comprobar que se realizó la Interfase con éxito:
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Una vez aprobado la Secuencia de Fase “Rebaja”, se procederá a actualizar ese estado en el SIGA, para ellos nos ubicamos en Gestión Presupuestal/Afectación Presupuestal y le damos clic al botón Respuesta SIAF – SP y confirmamos el mensaje:
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b) Compromiso Anual, con el procedimiento anterior expuesto se ha realizo la rebaja de la Orden, pero nos falta aún realizar la Rebaja del Compromiso Anual y de la Certificación.
SIGA
En el Caso del Compromiso Anual nos dirigimos a la opción: Adquisiciones / Secuencia de Fase / Rebaja, seleccionamos la Orden y le damos clic en el botón Fases Presupuestales – Rebaja, luego de ello seleccionamos la pestaña Fases Presupuestales, seleccionamos la Fase Compromiso Rebaja:
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Le damos clic en el botón Comprometer y confirmamos el mensaje: SIGA
Luego de ello el botón mencionado quedará deshabilitado:
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INTERFASE REBAJA (COMPROMISO ANUAL) SIGA
A continuación vamos a Gestión Presupuestal / Certificaciones y ubicamos nuestra orden:
Le damos clic a la primera carpeta amarilla, y seleccionamos Compromiso Anual y podremos apreciar que hay una Fase de Rebaja:
Seleccionamos la Operación por Fase “Rebaja” y presionamos sobre el botón Certificación SIAF, a fin de poder realizar la Interfase de Rebaja de Compromiso Anual, confirmamos el Mensaje: SESIÓN 7: DEVENGADO – SECUENCIA DE FASE
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Colocamos la clave y aceptamos:
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En el SIAF, nos ubicamos en la opción Procesos/Interfases/Certificado y Compromiso Anual, y procesamos la Interfase: SIGA
Para poder apreciar que se realizó, nos ubicamos en Registro / Certificación y Compromiso Anual, y colocamos el N° de la Certificación:
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Una vez aprobado en el SIAF la Rebaja del Compromiso Anual, ese estado deberá de refrescarse en el SIGA, para ello nos dirigimos a Gestión SIGA
Presupuestal / Certificaciones, seleccionamos la Orden y le damos clic en Respuesta SIAF, confirmamos el mensaje y colocamos la Contraseña:
Hay que tener en cuenta que para poder realizar la Rebaja de la Certificación, la Rebaja del Compromiso Anual deberá de estar Aprobada, caso contrario no se podrá continuar.
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c) Certificación, el último procedimiento, será regresar el dinero (PCA - PIM) que no fue utilizado, en pocas palabras que fue rebajado, para ello nos ubicamos en:
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Ubicamos el PAO y presionamos sobre el botón Certificación:
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En secuencia de Operación seleccionamos “Rebaja”: SIGA
Le damos clic en el botón Secuencia y colocamos el Monto a rebajar:
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Luego de ello guardamos y confirmamos el mensaje: SIGA
Y como último paso le daremos clic al botón Autorizar, confirmamos el mensaje:
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INTERFASE REBAJA (CERTIFICACION) SIGA
A continuación vamos a Gestión Presupuestal / Certificaciones y ubicamos nuestra orden:
Le damos clic a la primera carpeta amarilla, y seleccionamos Certificación y podremos apreciar que hay una Fase de Rebaja:
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Seleccionamos la Operación por Fase “Rebaja” y presionamos sobre el botón Certificación SIAF, a fin de poder realizar la Interfase de Rebaja de la SIGA
Certificación, confirmamos el Mensaje:
Colocamos la clave y aceptamos:
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En el SIAF, nos ubicamos en la opción Procesos/Interfases/Certificado y Compromiso Anual, y procesamos la Interfase: SIGA
Para poder apreciar que se realizó, nos ubicamos en Registro / Certificación y Compromiso Anual, y colocamos el N° de la Certificación:
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Una vez aprobado en el SIAF la Rebaja del Compromiso Anual, ese estado deberá de refrescarse en el SIGA, para ello nos dirigimos a Gestión SIGA
Presupuestal / Certificaciones, seleccionamos la Orden y le damos clic en Respuesta SIAF, confirmamos el mensaje y colocamos la Contraseña:
4. ANULACION Para la realización de la Fase de Anulación ingresamos a la siguiente opción:
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Aparecerá la relación de Órdenes, y seleccionamos la que vamos a anular: SIGA
Le damos clic al botón Fases Presupuestales – Anulación, luego de ello le damos clic sobre el botón Anulación, y confirmamos el Mensaje:
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Al final nuestra orden deberá de quedar de la siguiente forma: SIGA
El siguiente procedimiento consiste en realizar la Interfase de la Anulación de la Orden, nos dirigimos a Gestión Presupuestal / Afectación Presupuestal, localizamos la orden y le damos clic en la carpeta amarilla, luego seleccionamos la Fase de Anulación:
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Le damos clic en Interfase F.C al SIAF, y colocamos la clave respectiva: SIGA
En el SIAF, nos ubicamos en la opción Procesos/Interfases/Certificado y Compromiso Anual, y procesamos la Interfase:
De acuerdo al N° de Expediente SIAF buscamos nuestra Orden y podremos apreciar la Interfase realizada:
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Una vez aprobada en el SIAF, se deberá de refrescar ese estado en el SIGA, para ello nos dirigimos a Gestión Presupuestal / Afectación Presupuestal, ubicamos la Orden y le damos clic en Respuesta SIAF:
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Si nos dirigimos a Gestión Presupuestal / Certificaciones, ubicamos nuestra Orden, y le damos clic a la primera carpeta amarilla:
SIGA
Podremos apreciar que están listas las Interfases de Anulación para el Compromiso Anual:
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Y de la Certificación: SIGA
Ud. deberá de realizar las Interfases de acuerdo al orden mostrado, debiendo quedar en el SIGA nuestra Certificación de la siguiente manera:
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Así mismo en el SIAF, también deberá de quedar de la siguiente manera: SIGA
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