Kampagnen in Sugar – leicht gemacht

20.09.2008

Kampagnen in Sugar CRM Kampagnen gelten allgemeinhin als eher schwierigeres Kapitel in Sugar CRM. Dass dem nicht so ist wollen  wir Ihnen auf den folgenden Seiten zeigen. Das komplette Sugar CE Handbuch auf deutsch finden Sie auf  www.iscongroup.net Kampagnen sind modular aufgebaut, um verschiedenen Bereichen im Unternehmen die Möglichkeit zu  geben, Ihre eigenen Selektionen zusammenzustellen ohne dabei auf die eigentliche Kampagne Einfluss zu  nehmen. Beispielsweise könnten Vertriebsmitarbeiter aufgefordert werden, ihre Kunden für eine  Messeeinladung zu nominieren. Natürlich ist es am einfachsten, Kunden und Interessenten direkt im System  zu markieren und nicht wieder manuellen Datentransfer zu betreiben (also über Zettel und Kugelschreiber) Die eigentliche Konzeption der Kampagne sowie die Durchführung sollte allerdings schon in zentraler Hand  liegen. Daher ist davon auszugehen, dass nicht alle Benutzer Zugriff auf das Kampagnen Modul haben  werden.

Begriffsdefinitionen ●

Kampagne ­ die Kampagne ist ein Oberbegriff für eine Aktion die mit mehreren Personen  durchgeführt wird. Beispiele dafür sind der berühmte Weihnachtskartenversand, die vorhin erwähnte  Messeeinladung, eine Produktinformation mittels E­Mail und Newsletter oder Cold Calls an gekaufte  Adressen. ●

E­Mail Kampagne ­ eine E­Mail Kampagne kann komplett in Sugar durchgeführt werden,  von der Erstellung der E­Mail Vorlagen bis hin zur Verfolgung von angeklickten Web­Seiten.

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Newsletter Kampagne ­ Newsletter Kampagnen unterscheiden sich von E­Mail Kampagnen  dadurch, dass sie nicht einmalig durchgeführt werden sondern in bestimmten, vorher  definierten Zeiträumen.

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Nicht E­Mail Kampagne ­ solche Kampagnen werden zwar in Sugar zusammengestellt und  scheinen bei den Teilnehmern auf, aber werden nicht in Sugar direkt durchgeführt (z.B.  Brief­ oder Broschürenversand).

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Zielkontakt ­ Zielkontakte sind nahezu gleich aufgebaut wie Interessenten, sind aber ein  eigenständiger Datensatztyp. Sie können verwendet werden, um zum Beispiel gekaufte Adressen in  Sugar zu importieren, diese abzuarbeiten und anschließend zu löschen. Sollte ein Zielkontakt  Interesse zeigen, so kann er mittels Knopfdruck in einen Interessenten umgewandelt werden. 

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Kontaktliste ­ Kontaktlisten sind Zusammenstellungen von Personen, die aus allen drei  Adresstypen kommen können. Also aus Kontakten, Interessenten und Zielkontakten. Über die  Zusammenführung mehrerer Kontaktlisten unter einer Kampagne können mehrere Personen oder  Abteilungen unabhängig voneinander Ihre Selektionen durchführen und abspeichern. Sollte eine  Person auf mehreren Kontaktlisten unter einer Kampagne aufscheinen, so wird Sugar trotzdem nur  eine E­Mail an diese Person versenden (wenn es sich um eine E­Mail oder eine Newsletter  Kampagne handelt).  Kontaktlisten können aber auch definieren, dass die darin enthaltenen Personen keine E­Mails oder  Newsletter erhalten sollen. Auf diese Art und Weise können bestimmte Personen oder  Personengruppen von gewissen Kampagnen ausgenommen werden obwohl im Prinzip die gleiche  Kontaktliste verwendet wird.

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Interessenten Formular (Web­2­Lead) ­ dies ist ein Formular das Sie in Sugar erstellen und dann  in Ihre Web­Seiten einbinden können. Wenn sich jemand über dieses Formular registriert, dann wird  er automatisch als Interessent der verknüpften Kampagne zugeordnet. Mehr dazu weiter unten.

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E­Mail Vorlage ­ werden dazu verwendet, ähnlich wie bei Serienbriefen, Massenaussendungen zu  personalisieren. Das heißt Sie erstellen eine Vorlage und während der Erstellung der E­Mails wird  dann zum Beispiel die persönliche Anrede hinzugefügt. Sehen Sie auch dazu weiter unten mehr.

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Tracker URL ­ wenn Sie planen, in Ihrer E­Mail Nachricht oder in Ihrem Newsletter Links zu Web­ Seiten zu hinterlegen und die Klicks darauf auch verfolgen wollen, dann müssen Sie die so  genannten Tracker URLs einrichten. Hierbei verbinden Sie eine Webadresse (URL) mit Ihrer  Kampagne. Wenn dann jemand aus der E­Mail auf diesen Link trägt, dann wird dies registriert und  Sie können es in der Kampagnenübersicht sehen.

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Abmelde Link (Opt­out) ­ wenn ein solcher Link in einer E­Mail eingefügt wird, dann kann der  Adressat über einen Klick darauf festhalten, dass er keine E­Mails mehr von Ihnen bekommen  möchte. Diese Aktion setzt automatisch das entsprechende ”Keine E­Mails“ Häkchen bei der E­Mail  Adresse des Adressaten. Für künftige Aussendungen wird dann diese Adresse vom System nicht  mehr verwendet, auch wenn sie in Kontaktlisten aufscheint (bitte beachten Sie dazu die  Besonderheit bei Newsletter Kampagnen).

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Mailbox ­ Um Kampagnen versenden zu können (E­Mail bzw. Newsletter Kampagnen), muss in  Ihrem System dafür eine Mailbox angelegt sein. Sollte beim Erstellen einer Kampagne diese fehlen,  so werden Sie darauf hingewiesen. Bitten Sie Ihren Systemadministrator ein entsprechendes Konto  einzurichten. Die Mailbox wird verwendet um eine grundsätzliche Absenderadresse festzulegen, einen Server  zum Versand zu konfigurieren und um fehlgeschlagene E­Mails aufzufangen (das so genannte  Bounce Handling).

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Zeitplaner ­ Um E­Mails versenden zu können, muss Ihr Server regelmäßig die E­Mail  Warteschlange abarbeiten. Dies ist ebenfalls von Ihrem Systemadministrator einzustellen.

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Aufbau einer Kampagne in Sugar Erstellen einer Kampagne Im ersten Schritt muss die Kampagne erstellt werden. Gehen Sie dazu auf Neue Kampagne, füllen Sie die  Pflichtfelder aus und speichern Sie. Wir werden uns weiter unten mit den Details beschäftigen. Erstellen und Zuordnen von Kontaktlisten Gehen Sie dazu auf Kontaktliste erstellen und verfahren Sie wie weiter unten beschrieben. Ordnen Sie eine  oder mehrere Kontaktlisten der Kampagne zu. Erstellen von Tracker URLs (nur für E­Mail und Newsletter Kampagnen) Öffnen Sie die Kampagne aus der Listenansicht und gehen Sie in das Subpanel Tracker URLs. Über einen  Klick auf Erstellen definieren Sie dort eine oder mehrere Tracker URLs. Definieren der E­Mail Nachricht (nur für E­Mail und Newsletter Kampagnen) In der gleichen Kampagne gegen Sie in das Subpanel E­Mail Marketing, klicken auf Erstellen und kreieren  Ihre Marketingnachricht wie später beschrieben. Hinweis: Im Punkt Kampagnen Wizard weiter unten werden wir genau das gleiche tun,  allerdings mit Hilfe eines Assistenten. Dieser hilft uns eine Kampagne einzurichten, ohne  dass   wir   die   vorhin   erwähnten   Schritte   einzeln   durchführen   müssen.   Gleichzeitig   wird  auch kontrolliert, ob alle notwendigen Voraussetzungen vorhanden sind. Versenden der Nachricht (nur für E­Mail und Newsletter Kampagnen) Wenn sie nun auf die Schaltfläche E­Mails senden drücken, dann werden Ihre E­Mails in die E­Mail  Warteschlange gestellt und anschließend versendet. Überprüfung und Auswertung der Ergebnisse In der Detailansicht der Kampagne gelangen Sie über einen Klick auf die Schaltfläche Status anzeigen in  eine Übersicht, wo Ihnen die Ergebnisse der aktuellen Kampagne in übersichtlicher Form präsentiert  werden.

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Kampagnen im Detail Um überhaupt mit Kampagnen arbeiten zu können, muss zuerst ein Kampagnenkopf erstellt werden. Dieser  beschreibt Ihre Kampagne ganz allgemein und hilft Ihnen später bei der Selektion, enthält aber (fast) keine  funktionalen Bestandteile. Hinweis:  Alle folgenden Schritte gelten für E­Mail Kampagnen. Die Besonderheiten an­ derer Kampagnentypen werden anschließend besprochen. Erstellen einer Kampagne In der Modulleiste klicken Sie auf den Reiter Kampagnen und Sie sehen wie üblich die Listenansicht der  Kampagnen.  Die Listenansicht präsentiert sich im gewohnten Bild. Links das Schnellmenü, am oberen Ende die  Suchmasken und am unteren Ende des Bildschirms das Fenster zur Massenänderung. In der Liste der  Kampagnen finden wir allerdings zwei neue Icons. Über einen Klick auf den stilisierten Zauberstab gelangen  Sie in den Kampagnen Wizard, das Diagramm bringt Sie in die Statusansicht der Kampagne. Klicken Sie nun im Schnellmenü auf den Punkt Neue Kampagne (klassisch). Anders als beim Kampagnen  Assistenten können wir nun die vorhin besprochenen Punkte Schritt für Schritt durchgehen (so wie üblich  können Sie auch hier eine bestehende Kampagne über Duplizieren und anschließender Änderung als neue  Kampagne festlegen).

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Name ­ vergeben Sie hier einen sprechenden Namen für Ihre Kampagne (zum Beispiel  Weihnachtskarten 08).

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Hinweis: Kampagnen werden gewöhnlicherweise nicht wiederholt. Sie können zwar Kon­ taktlisten wieder verwenden, allerdings sollten Sie für jede Kampagne eine eigene spre­ chende Bezeichnung vergeben. Der Grund dahinter liegt in der Zuordnung der Kampa­ gne   zu   den   Kampagnenteilnehmern.   Eine   Person,   die  bereits  letztes  Jahr  eine   Weih­ nachtskarten bekommen hat würde demzufolge, nach der Durchführung dieser Kampa­ gne, zwei Einträge in dem Subpanel Kampagnen haben: Weihnachtskarten 07 und Weih­ nachtskarten 08. ●

Status ­ wählen Sie aus der Dropdown Box den aktuellen Status dieser Kampagne. Dieser dient zur  Information und hat nichts mit der tatsächlichen Ausführung der Kampagne zu tun.

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Start­ und Enddatum ­ hier können Sie das Beginn­ und Enddatum Ihrer Kampagne eingeben.  Auch diese Felder sind für die tatsächliche Durchführung der Kampagne unerheblich und dienen  lediglich der Information.

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Typ – definieren Sie hier den Typ der Kampagne. Sie werden sehen dass sich bei “E­Mail” und  “Newsletter” die Maske bzw. die Subpanels etwas ändern. Wir beschäftigen uns hier mit Kampagnen  vom Typ E­Mail und gehen später auf die Ausnahmen ein.

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Währung, Budget, erwarteter Umsatz, tatsächliche Kosten, erwartete Kosten ­ hier werden die  Plan­ und Istzahlen dieser Kampagne hinterlegt. Hinweis: diese Zahlen müssen mit der Hand hinterlegt werden, dass sie im CRM System  nicht verfügbar sind sondern aus der Buchhaltung kommen.

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Anzeigen ­ hier können Sie die Anzahl der so genannten Page Impressions angeben, die durch  diese Kampagne generiert wurden. Auch dies ist eine manuelle Eingabe.

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Ziel, Beschreibung ­ hier könnten Sie Ihr Kampagnenziel sowie eine Beschreibung angeben.

Erstellen und Zuordnen von Kontaktlisten Um eine neue Kontaktliste zu erstellen, gehen Sie in gewohnter Art und Weise vor: entweder klicken Sie auf  den Punkt Kontaktlisten im Schnellmenü, kopieren eine existente Kontaktliste und ändern den Namen oder  Sie klicken auf Kontaktliste erstellen. Im letzteren Fall geht die Bearbeitungsansicht einer Kontaktliste auf.

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Hinweis:  wir nennen auf den folgenden Seiten die Personen auf einer Kontaktliste oft  Kontakte. Gemeint sind jedoch Kontakte, Interessenten und Zielkontakte. Bitte beachten  Sie dazu auch den Punkt ”Zuordnen von Personen zu einer Kontaktliste“. ●

Name ­ vergeben Sie wiederum einen sprechenden Namen für diese Kontaktliste. Hinweis:  da Kampagnen zumeist längerfristig geplant werden, sind die verschiedenen  Kontaktlisten eine Momentaufnahme der Situation zum Zeitpunkt der Kampagnendurch­ führung. Kontaktlisten werden nicht dynamisch verändert, das heißt, auch wenn es zum  Zeitpunkt der nächsten Kampagne Kontakte gibt die die gleichen Kriterien erfüllen wie sie  auf einer existenten Kontaktliste angewandt wurden, so würden diese Kontakte nicht au­ tomatisch hinzugefügt werden. Es empfiehlt sich demzufolge, Kontaktlisten gemeinsam  mit Kampagnen zu erstellen und nur während einer relativ kurzen Periode wiederzuver­ wenden.

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Typ ­ wählen Sie hier den Typ der zu erstellenden Kontaktliste aus. Folgende Möglichkeiten stehen  zur Verfügung: ●

Standard: in einer solchen Liste werden alle Kontakte erfasst, die die Aussendung prinzipiell  erhalten sollen.

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Muster: die Personen auf einer solchen Liste erhalten zwar die Aussendung, bedürfen aber  keiner weiteren Bearbeitung da sie zum Beispiel Mitarbeiter in Ihrer Organisation sind und  lediglich die Kampagne überprüfen sollen.

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Unterdrückungs Liste ­ nach Domäne: Hier können Sie eine Domäne definieren und alle  Leute die diese Domäne in Ihrer E­Mail Adresse haben werden von dieser E­Mail Kampagne  ausgenommen (auch wenn sie auf der Standardliste enthalten sind).

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Unterdrückungs Liste ­ nach E­Mail Adresse: Personen die auf dieser Liste stehen,  erhalten keine Kampagnenaussendung aber sie werden in der Statusübersicht alles  unterdrückt aufgeführt.

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Unterdrückungs Liste ­ nach ID: Die Kontakte auf dieser Liste erhalten die Aussendung  nicht. Sie werden allerdings auch nicht im vorhin erwähnten Status angeführt.

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Test: Kontakte auf dieser Liste erhalten nicht die eigentliche Aussendung sondern werden  abgearbeitet wenn Sie in der Detailansicht der Kampagne auf Test senden klicken.

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Eine Kampagne kann beliebig viele Kontaktlisten der oben beschriebenen Typen enthalten. Beispielsweise  könnten also drei Mitarbeiter jeweils eine Standard Kontaktliste erstellen und alle darin aufgeführten  Kontakte würden die Aussendung grundsätzlich erhalten (Doppelnennungen werden vom System  automatisch exkludiert). Ebenfalls exkludiert werden Personen, die keine E­Mails erhalten wollen und bei  denen die entsprechende Markierung im Stammsatz gesetzt wurde. 

Würde jetzt beispielsweise Marketing oder die Geschäftsleitung bestimmte Personen von dieser Kampagne  ausnehmen wollen, dann würden Sie eine oder mehrere Unterdrückungs Listen erstellen und der Kampagne  zuordnen. Damit ergibt sich folgendes Bild: Gesamtanzahl der Personen auf den Standard Kontaktlisten  minus Doppelnennungen minus Personen die keine E­Mails erhalten wollen minus der Personen auf den  Unterdrückungs Listen. Hinweis: wir empfehlen, zum jetzigen Zeitpunkt nur Standard Listen, Unterdrückungs Lis­ ten nach E­Mail und Listen vom Typ Test zu verwenden. Zuordnen von Personen zu einer Kontaktliste Um Personen zu einer Kontaktliste zuzuordnen, öffnen Sie bitte die passende Kontaktliste aus der  Listenansicht und klicken im entsprechenden Subpanel (Zielkontakte, Interessenten, Kontakte, Benutzer) auf  Auswählen.

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Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie Personen markieren und diese über einen Klick auf die  Schaltfläche Auswählen zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen können.

In diesem Fenster können Sie auch neue Zielkontakte, neue Interessenten und neue Kontakte direkt  erstellen. Allerdings ist dies keine empfohlene Vorgangsweise. Hinweis:  wenn Sie eine solche Auswahl zum ersten Mal durchführen, werden Sie fest­ stellen, dass die Eingabe möglicher Auswahlkriterien doch sehr beschränkt ist. Hier bie­ ten die Sugar Versionen Professional und Enterprise wesentlich bessere Möglichkeiten.  Für die Sugar CE Version gibt es Zusatzprogramme, die diese Aufgabe ebenfalls sehr  elegant lösen. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte den Autor. Nach der Zuordnung von Personen zu Kontaktlisten können diese natürlich weiter bearbeitet werden, das  heißt es können Personen hinzugefügt aber auch entfernt werden. Hinweis: Sie werden in einem der nächsten Kapitel sehen, wie man aus Kampagnener­ gebnissen direkt wieder neue Kontaktlisten erstellen kann. Erstellen von Tracker URLs Um eine oder mehrere Tracker URLs zu erstellen, öffnen Sie Ihre Kampagne in der Detailansicht und klicken  Sie auf die Schaltfläche Erstellen im Subpanel Tracker URLs. Geben Sie jeweils einen Namen für die zu  verfolgende Webseite ein und anschließend die Webadresse selbst. Wenn Sie einen Abmelde Link erstellen  wollen, so markieren Sie das entsprechende Kästchen, geben allerdings im Feld Tracker URLs nichts ein.  Es wird empfohlen, für E­Mail Kampagnen so genannte Micro Sites einzurichten, diese Seiten sind 

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normalerweise nicht Bestandteil Ihres gewöhnlichen Webauftritts sondern werden speziell für eine  Kampagne erstellt. Hinweis: Es wird empfohlen, IMMER zumindest einen Abmeldelink zu erstellen und die­ sen in der E­Mail auch zu verwenden.

Hinweis: wie bereits in der Begriffsdefinition erwähnt, können Sie über die Verbindung ei­ ner Webseite mit dieser Tracker URL verfolgen, wer den entsprechenden Link in der E­ Mail oder dem Newsletter angeklickt hat. Dies ermöglicht Ihnen, ein Profil Ihrer Adressa­ ten zu erstellen. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass diese Methoden natürlich bekannt  sind und und dass viele Leute Links in E­Mails schlichtweg nicht mehr anklicken. Wir werden im nächsten Kapitel sehen, wie Sie diese Tracker URLs in Ihre E­Mail Vorlage einbauen können. Definieren der E­Mail Nachricht Um Ihre E­Mail Nachricht zu erstellen öffnen Sie Ihre Kampagne in der Detailansicht und klicken im  Subpanel E­Mail Marketing auf die Schaltfläche Erstellen. 

Hinweis:  selbstverständlich können Sie mehrere Marketingnachrichten (E­Mails) erstel­ len und der Kampagne zuordnen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie eine Kam­ pagne zum Beispiel in eine englische und eine deutsche E­Mail teilen müssen. Bitte ver­ gessen Sie dabei aber auch nicht, dass Sie dann auch mindestens zwei Kontaktlisten ha­ ben müssen (eine für deutsche und eine für englische Adressaten).

In der nun folgenden Maske sehen Sie folgende Punkte:

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Name ­ geben Sie hier einen sprechenden Namen für Ihre E­Mail Nachricht ein.

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Mailbox benutzen ­ wählen Sie hier aus der Dropdown Box die passende Mailbox aus. Sollte hier  nichts hinterlegt sein, bitten Sie Ihren Systemadministrator diese Mailbox zu erstellen. Mehr  Informationen dazu finden Sie im Punkt Exkurs Mailbox am Beginn dieses Kapitels.

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Startdatum und ­zeit ­ Geben Sie hier an wann die E­Mail Kampagne tatsächlich durchgeführt  werden soll. Anders als bei den Daten im Kampagnenkopf, löst dieses Datum bzw. die Zeit das  echte Senden der Kampagne aus. Wenn Sie hier ein in der Vergangenheit liegendes Datum (Zeit)  angeben, so wird die Kampagne unmittelbar nach dem Drücken auf E­Mails senden in der  Kampagnen Detailansicht versendet.

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Diese Nachricht senden an ­ hier können Sie auswählen, ob Sie diese Nachricht an alle  Kontaktlisten versenden wollen oder nur an jene die Sie aus der Liste auswählen.  Gewöhnlicherweise werden Sie hier Alle Kontaktlisten in der Kampagne anhaken.

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Status ­ definiert, ob diese E­Mail Nachricht aktiv ist oder nicht. Inaktive Nachrichten werden nicht  gesendet.

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Von Name ­ dieses Feld wird automatisch ausgefüllt wenn Sie die Mailbox definieren. Allerdings  können Sie den Namen hier überschreiben, dieser wird in der E­Mail als "von:" angezeigt.

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E­Mail Vorlage ­ Bitte beachten Sie dazu den folgenden Punkt

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E­Mail Vorlage E­Mail Vorlagen enthalten den eigentlichen Text Ihrer Nachricht, so wie Dateianhänge, eingefügte Links  (Tracker URLs) und personalisierte Textelemente. Im Zuge des Erstellens einer Marketingnachricht können  Sie entweder existente E­Mail Vorlagen abändern oder neue erstellen.

Hinweis: wenn Sie eine existente E­Mail Vorlage abändern, dann erstellen Sie damit kei­ ne neue Vorlage, auch wenn Sie den Namen ändern. Technisch gesprochen bedeutet  das, dass Sie lediglich den Inhalt des Datensatzes ändern. Es empfiehlt sich daher, für  jede Kampagne eine neue E­Mail Vorlage zu erstellen. Nur dann ist gewährleistet, dass  der Text der alten E­Mail auch erhalten bleibt. Sie können dies auch aus dem Schnellme­ nü in der Kampagnen Detailansicht tun. ●

Name ­ geben Sie einen Namen für die E­Mail Vorlage an

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Beschreibung ­ beschreiben sich hier die E­Mail Vorlage, zum Beispiel: Vorlage für Newsletter Mai  08.

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Betreff ­ dies ist die ”Betrifft“ Zeile der E­Mail wie sie vom Leser gesehen wird.

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Nur Text senden ­ wenn Sie dieses Kästchen anhaken, dann sehen Sie dass sich das Eingabefeld  für den E­Mail Text ändert.

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Hinweis:  man kann heute davon ausgehen, dass alle modernen E­Mail Clients HTML  darstellen können. Sollten Sie dennoch reine Text E­Mails versenden wollen, so überprü­ fen Sie unbedingt, ob die deutschen Sonderzeichen auch richtig dargestellt werden. Mehr  dazu weiter unten zum Thema E­Mails. ●

Text ­ Geben Sie hier den Text Ihrer E­Mail mit allen Formatierungen ein.

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Anhänge – Hier können Sie einen Dateianhang an Ihre E­Mail anfügen. Entweder kommt dieser von  Ihrem lokalen Computer oder Sie wählen einen Anhang aus den in Sugar gespeicherten  Dokumenten.

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Variable einfügen ­ über diesen Punkt können Sie variable (personalisierte) Textelemente in Ihre E­ Mail einfügen. Gehen Sie dazu an die Stelle im Text, an der Sie zum Beispiel einen Bezug auf den  Namen des Adressaten einfügen wollen. Wählen Sie aus der ersten Dropdown Box  Kontakt/Interessenten/Zielkontakt und aus der zweiten Box eine passende Variable.  Dann sehen Sie, wie sich im dritten Feld die eigentliche Variable ändert und mit einem Klick auf die  Schaltfläche Einfügen fügen Sie diese Variable an der gewählten Stelle im Text ein. Hinweis: Sugar kann keine Texte in Abhängigkeit von Variablen ändern. Es ist also nicht  möglich, dem Programm mitzuteilen dass bei einer Frau "Sehr geehrte" und bei einem  Mann "Sehr geehrter" geschrieben werden muss. Natürlich kann Sugar auch nicht unter­ scheiden ob Sie mit jemandem per du sind oder ob bei bestimmten Personen an Stelle  des üblichen "Sehr geehrte(r)" ein "Liebe(r)" zu stehen hat. Es ist daher keine schlechte  Idee, bei Zielkontakten, Interessenten und Kontakten ein Feld Briefanrede zu erstellen  und dieses gleich bei der Eingabe mit den richtigen Angaben befüllen. Also zum Beispiel  "Sehr geehrter Herr Professor," oder "Lieber Herr Professor Meyer,".

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Tracker URL einfügen ­ wenn Sie Tracker URLs erstellt haben dann können Sie diese nun aus der  Dropdown Box auswählen und mit einem Klick auf die Schaltfläche URL Referenz einfügen an der  Cursorposition einfügen. Sollte der eingefügte Link den Text" Default link text" zeigen, dann gehen Sie bitte vor wie folgt: in  der Werkzeugleiste des Texteditor klicken Sie ganz links oben auf den Begriff HTML. Sie sehen  dann keinen formatierten Text mehr sondern Text mit Formatierungsbefehlen wie sie von einem  Browser interpretiert werden können. Suchen Sie den Text "Default link text" und ersetzen ihn durch  zum Beispiel "Mehr Informationen" oder ähnliches. Wenn Sie dann wieder auf HTML klicken, dann sollte er von Ihnen geschriebene Text erscheinen.

Hinweis:  Bitte überprüfen Sie auch hier durch einen Testversand, wie die eingefügten  Links aussehen und oben ein Klick darauf auch zu der hinterlegten Webseite führt. Wei­ ters wird empfohlen IMMER einen Abmeldelink einzufügen, da Sugar dies sonst automa­ tisch macht und Sie das Aussehen nur sehr aufwändig kontrollieren können.

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Versenden der Nachricht Geben Sie in die Detailansicht der Kampagne und beachten Sie die Schaltfläche in am oberen  Bildschirmrand. Neben den üblichen Bearbeiten, Duplizieren, Löschen und Änderungslog anzeigen finden  Sie auch Test senden, E­Mail senden, Serienbrief, Wizard starten, Status anzeigen und ROI anzeigen. Test senden Klicken Sie auf die Schaltfläche und im nächsten Schirm sehen Sie eine Auswahl von Marketingnachrichten  aus der Sie eine oder mehrere auswählen können (dies setzt natürlich voraus, dass Sie mehrere  Nachrichten definiert haben). Anschließend klicken Sie auf Senden.

Sugar springt jetzt in die Statusanzeige der Kampagne und wenn Sie eine Kontaktliste vom Typ Test  definiert haben (und diese auch dieser Kampagne zugeordnet haben) dann finden Sie auf dieser Seite jetzt  Einträge. Die Bedeutung der einzelnen Punkte werden wir im nächsten Kapitel betrachten. Hinweis: Testmails sollten natürlich nur an interne E­Mail Adressen gehen, da sie ja zur  Überprüfung des Aussehens der E­Mail Nachricht dienen. Es wird empfohlen, mindes­ tens einen Testversand durchzuführen. Eine falsche oder schlecht formatierte E­Mail hin­ terlässt, auch bei sehr interessantem oder gutem Inhalt, einen schlechten Eindruck.

E­Mail senden Hierbei gehen Sie genau gleich vor wie oben bereits beschriebenen, nur weiß das System jetzt, dass alle in  der Marketing Nachricht definierten Kontaktlisten als Basis für den Versand herangezogen werden müssen.

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Hinweis: bitte vergessen Sie nicht, dass Sie bereits beim Definieren der Marketingnach­ richt festgelegt haben, welche Kontaktlisten jeweils zu versenden sind. Haben Sie also  zwei Marketingnachrichten erstellt (eine deutsche und eine englische), dann können Sie  jetzt auch beide Marketing Nachrichten auswählen und versenden. Überprüfung und Auswertung der Ergebnisse Ein Klick auf die Schaltfläche Status anzeigen in der Detailansicht einer Kampagne führt Sie zum bereits  oben erwähnten Kampagnenüberblick. Im oberen Bildschirmbereich sehen Sie den Kampagnenkopf, gleich darunter finden Sie eine grafische  Darstellung der einzelnen Punkte wie unten erwähnt.

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Nachrichten Warteschlange ­ hier werden jene Adressaten aufgeführt, die durch den Versand  noch nicht abgearbeitet wurden. Dies bedeutet, dass das System die Nachrichten zur Bearbeitung  übernommen hat, aber den physischen Versand noch nicht durchgeführt hat. Sollten diese  Nachrichten über den festgelegten Versandzeitpunkt hinaus hier stehen bleiben, dann bitten Sie den  Systemadministrator um Hilfe.

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Nachricht gesendet/versucht ­ hier werden alle Adressaten aufgeführt, an die die Nachricht  erfolgreich versandt wurde. Erfolgreicher Versand bedeutet nicht, dass die Empfänger die Nachricht  auch erhalten haben (daher auch versucht). Es bedeutet lediglich, dass Sugar die Nachrichten an  den Mail Server weitergeleitet hat.

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Solche Fehler können durch einen Test  vermieden werden.

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Gelesene Mitteilung ­ die von Ihnen im System erstellte E­Mails enthalten ein verstecktes Bild  (Pixel), das es ermöglicht festzustellen, ob eine E­Mail geöffnet wurde oder nicht. Alle Adressaten  die Ihre Mail geöffnet haben, werden hier aufgeführt.

Hinweis: dies funktioniert jedoch nicht, wenn ein E­Mail Client standardmäßig Bilder nicht  darstellt. Dies ist bei den meisten E­Mail Clients der Fall und muss vom Benutzer explizit  ausgeschaltet werden. Daher sind Ergebnisse (beziehungsweise Nicht­Ergebnisse) hier  mit Vorsicht zu genießen. ●

Klickbarer Link ­ alle Personen die auf einen Link innerhalb der E­Mail geklickt haben, werden hier  aufgeführt und es wird auch der geklickte Link (die Webseite) angezeigt.

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Erstellte Interessenten ­ wenn sich jemand über ein Web­2­Lead Formular registriert hat bzw. als  Resultat dieser Kampagne aus einem Zielkontakt umgewandelt wurde, dann erscheint diese Person  hier.

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Neue Kontakte ­ hier gilt das oben gesagte, wenn Sie einen Kontakt mit der Hand erstellen und ihm  dann die Kampagne zuordnen dann wird der Kontakt hier aufgeführt.

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Nicht zustellbar, ungültige E­Mail ­ wenn an Adressaten eine E­Mail nicht zugestellt werden kann  da die E­Mail Adresse ungültig ist, dann kann das System dies feststellen und listet die betroffenen  Empfänger hier auf.

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Nicht zustellbar, andere ­ Hier werden jene Empfänger aufgelistet, bei denen die E­Mail aus  anderen Gründen nicht zugestellt werden konnte. Zum Beispiel weil die Mailbox voll war oder weil  der Mail Server keine Nachrichten akzeptiert.

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Keine E­Mails ­ Personen auf Ihren Kontaktlisten die zu einem früheren Zeitpunkt festgelegt haben,  dass sie keine E­Mails bekommen möchten (und dies auch bei der betreffenden Person in Sugar  hinterlegt wurde) werden hier aufgelistet.

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Wegen E­Mail oder Domain unterdrückt ­ Hier sehen Sie Adressaten die auf Ihren  Unterdrückungslisten ( E­Mail beziehungsweise Domain) aufgeführt sind. Hinweis: Wenn Sie ein zweites Mal versuchen die selbe Marketingnachricht (=E­Mail) zu  senden   (weil  Sie   beispielsweise   eine   Kontaktliste   hinzugefügt   haben),   so   werden   alle  Adressaten aus dem ersten Versand hier aufgeführt und erhalten keine E­Mail mehr. Eine  neue Marketingnachricht innerhalb der selben Kampagne überschreibt die Ergebnisse.

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Interessenten ­ Hier werden Interessenten aufgeführt, die dieser Kampagne manuell zugeordnet  wurden, diese können direkt aus diesem Subpanel auch bearbeitet werden.

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Verkaufschance ­ Hier sehen Sie alle Verkaufschancen die mit dieser Kampagne in  Zusammenhang stehen. Dies bedeutet, wenn sie eine neue Verkaufschance erstellen und dann  diese Kampagne zuordnen, dann erscheint diese Verkaufschance hier.

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ROI anzeigen Wenn sie aus der Detailansicht oder der Statusansicht der Kampagne auf die Schaltfläche ROI anzeigen  drücken, dann gelangen sie auf eine Übersichtsseite in der die finanziellen Resultate Ihrer Kampagne  angezeigt werden. Hinweis: um auf dieser Seite sinnvolle Ergebnisse zu erhalten, müssen die Felder Bud­ get und Kosten im Kampagnenkopf ausgefüllt werden.

Textdarstellung

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Gewonnene Verkaufschancen ­ wenn sie einer oder mehreren gewonnenen Verkaufschancen  diese Kampagne zugeordnet haben, dann wird hier die Anzahl angegeben.

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Kosten pro Anzeige ­ wenn Sie eine Möglichkeit haben Anzeigen (Page Impressions) auszuwerten,  dann können Sie diese Zahl im Kampagnenkopf eingeben. Auf dieser Auswertungsseite werden die  tatsächlichen Kosten der Kampagne durch die Anzahl der Anzeigen dividiert und das Ergebnis  angezeigt.

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Kosten pro Klick ­ wie Sie im vorigen Kapitel gesehen haben, kann Sugar die Anzahl der Klicks aus  einer E­Mail Kampagne auswerten. Hier wird die Anzahl der Klicks den tatsächlichen Kosten  gegenübergestellt und die Kosten pro Klick berechnet. Hinweis: wie ebenfalls oben erwähnt, kann dies nur ein theoretischer Wert sein, da na­ türlich nicht alle Klicks auf Ihrer Webseite eindeutig einer Kampagne zuzuordnen sind.

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Grafische Darstellung

Diese Grafik zeigt Ihnen eine Gegenüberstellung von Budgets und Kosten sowie von erwartetem und  tatsächlichem Umsatz. Der Umsatz ergibt sich aus der Summierung der gewonnenen Verkaufschancen die  dieser Kampagne zuordenbar sind. Die Höhe der tatsächlichen Kosten bekommen Sie gewöhnlicherweise  aus der Finanzbuchhaltung. Hinweis: wir empfehlen, diese Grafik als Basis für die Auswertung Ihrer Kampagnen zu  verwenden da hier echte Zahlen gegenübergestellt werden. Die Anzahl der Page Impres­ sions und die Klickrate geben gute Indikatoren ab, sagen aber noch nichts über den tat­ sächlichen Erfolg einer Kampagne aus. Diagnose Im Schnellmenü (in der Detailansicht Ihrer Kampagne) können Sie eine Diagnosefunktionen für Ihre  Kampagne aufrufen. Hier sehen sie eher technische Angaben, die Sie normalerweise nicht beeinflussen  können. Es empfiehlt sich aber diese Seite anzusehen, speziell dann, wenn Ihre Kampagne nicht wie  geplant gesendet wird. In den meisten Fällen können sie damit dem Systemadministrator bereits einen  Hinweis geben. Hinweis: wenn sie den Kampagnen Wizard verwenden, dann wird diese Analyse bereits  während der Durchführung desselben gemacht und sie werden frühzeitig auf mögliche  Fehler hingewiesen.

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Kampagnen Wizard Der Kampagnen Wizard hilft Ihnen, Kampagnen Schritt für Schritt zu erstellen, ohne dass Sie dabei einen  Punkt vergessen können. Gehen Sie zum Beispiel in die Listenansicht der Kampagne und klicken Sie auf  den Link Kampagnen Wizard im Schnellmenü. ●

Kampagnentyp ­ hier definieren Sie eine der bereits bekannten Kampagnentypen. Zu  Übungszwecken werden wir auch hier eine E­Mail Kampagne anlegen, zu den Unterschieden zu  den anderen Typen kommen wir im nächsten Kapitel. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

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Kampagnentitel ­ Geben Sie hier wie gewohnt den Namen der Kampagne ein sowie Daten und  Beschreibung.

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Budget ­ hier haben sie die Möglichkeit, Budget und Kosten einzugeben (diese Angaben sind nicht  verpflichtend).

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Tracker Links ­ geben sich hier die Tracker URLs ein wie gehabt. Wenn Sie die entsprechenden  Felder ausgefüllt haben klicken Sie auf neuer Tracker Link und sie können anschließend eine  weitere Zeile eingeben.  Hinweis:  Bitte beachten Sie, dass eine Eingabe einer Zeile ohne den Klick auf  neuer   Tracker Link Ihre Angaben nicht speichert.

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Kontaktlisten ­ über einen Klick auf die Schaltfläche Auswählen können Sie aus bereits  existierenden Kontaktlisten auswählen oder sie klicken auf Erstellen und generieren eine neue  Kontaktliste wie gewohnt. Hinweis:  Sie können hier keine Personen zu Kontaktlisten hinzufügen, ohne dabei den  Wizard zu verlassen.

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Marketing ­ hier sehen Sie das bereits bekannte Formular zum Erstellen Ihrer Marketingnachricht.  Die Felder sind genau dieselben wie bereits weiter oben besprochen.

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E­Mail senden ­ die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten werden am Schirm angezeigt. Aus  Sicherheitsgründen können Sie aus dieser Maske lediglich einen Test versenden aber keine echten  E­Mails.

Hinweis:  Sie können zu einem späteren Zeitpunkt wieder in diesen Wizard einsteigen  und beispielsweise Ergänzungen vornehmen. Allerdings zeigt unsere Erfahrung, dass es  wesentlich einfacher ist, Änderungen über den klassischen Weg vorzunehmen. ●

Zusammenfassung ­ In der Zusammenfassung sehen Sie noch einmal alle wichtigen Angaben zu  Ihrer gerade erstellten Kampagne. Die gleichen Angaben finden sich allerdings auch in der  Detailansicht der Kampagne.

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Newsletter Kampagnen Der Unterschied zwischen Newsletter und E­Mail Kampagnen ist nicht sehr groß. Im folgenden werden die  Unterschiedsmerkmale kurz beschriebenen: ●

Häufigkeit ­ im Kampagnen Kopf können sie bei einer Newsletter Kampagne über eine Dropdown  Box die Versandhäufigkeit definieren. Allerdings dient dieser Wert lediglich zur Information und  beeinflusst das tatsächliche Sendeverhalten nicht.

●

Kontaktlisten ­ beim Anlegen einer Kampagne vom Typ Newsletter werden automatisch drei  Kontaktlisten erstellt. Eine Testliste, eine Unterdrückungsliste und eine Standardliste. Die Namen  werden automatisch erstellt, können von Ihnen aber selbstverständlich geändert werden.

●

Abonnements verwalten ­ wenn sie in die Detailansicht von Kontakten oder Interessenten gehen,  dann finden Sie in der Detailansicht eine Schaltfläche Abonnements verwalten. Wenn sie darauf  klicken, dann erscheint eine Maske mit zwei Spalten. In der einen Spalte werden die verfügbaren  Newsletter (eigentlich Kontaktlisten für Newsletter) angezeigt, in der anderen Spalte sehen Sie die  Newsletter die der Kontakt oder der Interessent abonniert hat. Wenn Sie jetzt mittels einfachem Drag  & Drop einen verfügbaren Newsletter in die abonniert Spalte ziehen, dann wird diese Person  automatisch zu der Standard Kontaktliste dieses Newsletters hinzugefügt. Umgekehrt können sie Kontakte oder Interessenten auch über den normalen Weg zu Kontaktlisten  hinzufügen ­ dies spiegelt sich dann beim Interessent beziehungsweise Kontakt auch entsprechend  wider.

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Wirkung von opt­out – Wenn Sie einen Abmeldelink in Ihre Nachricht einfügen, dann werden bei  einem Klick darauf zwei mögliche Aktionen gesetzt: ●

E­Mail Kampagne: in den Stammdaten des Kontakts (Interessenten, Zielkontakts) wird das  Häkchen “Keine E­Mail” gesetzt und diese Person wird niemals mehr irgendeine Massen E­ Mail erhalten (so lange dieses Häkchen gesetzt ist)

●

Newsletter Kampagne: Wenn hier ein Kontakt diesen Link klickt dann wird nur ein Eintrag  auf der Unterdrückungsliste für diese Kampagne erstellt. Alle anderen Kampagnen sind  davon nicht betroffen und für diese würde der Kontakt auch wieder E­Mails erhalten.

Hinweis:  legen   Sie   bitte   für  jeden   Newsletter   (also   beispielsweise   jeden   Monat)   eine  neue Marketingnachricht an. Dies beinhaltet auch eine neue E­Mail Vorlage. Bei jedem  Versand eines neuen Newsletters werden die jeweils letzten statistischen Angaben ange­ zeigt. Über eine Auswahlbox links oben neben der Grafik in der Statusansicht können Sie  auch nach alten Marketingnachrichten filtern und diese anzeigen lassen. Nicht­E­Mail Kampagnen Nicht­E­Mail Kampagnen unterscheiden sich von E­Mail oder Newsletter Kampagnen, da die eigentliche  Durchführung nicht in Sugar stattfindet. Um eine solche Kampagne zu erstellen, wählen sie als  Kampagnentyp alles außer E­Mail oder Newsletter und definieren dann wie gewohnt Ihre Kontaktlisten. Die  Definition von Tracker URLs und Marketingnachrichten kann unterbleiben. Wenn sie auf die Schaltfläche Markieren als gesendet drücken (diese Schaltfläche erscheint nur bei Nicht­E­ Mail Kampagnen), dann wird den Adressaten auf den Kontaktlisten diese Kampagne zugeordnet. Um die  Durchführung außerhalb von Sugar müssen Sie sich selbst kümmern. Hinweis: es besteht die Möglichkeit Serienbriefe direkt aus Sugar zu erstellen, allerdings  ist dazu das Sugar Word Plugin erforderlich. Die Vorgangsweise wird in dem Handbuch  zur Sugar Professional Edition besprochen. Interessenten Formular (Web­2­Lead) Interessenten Formulare können in Ihre Webseite eingebaut werden und ermöglichen damit Registrierungen  potentieller Kunden direkt in Sugar. Oder anders formuliert: ein Interessent der sich mittels dieses Formulars  auf Ihrer Webseite registriert, muss nicht noch einmal in Sugar eingegeben werden sondern erscheint dort  automatisch. Um ein Interessenten Formulare anzulegen gehen Sie bitte vor wie folgt: Klicken Sie im Kampagnen Schnellmenü auf den Punkt Interessenten Formular erstellen. In der nun erscheinenden Maske ziehen sie die gewünschten Felder von der äußerst linken Spalte in die  zweite oder dritte Spalte rechts. Wenn sie die zweite Spalte nicht verwenden, dann wird Ihr Formular nur  einspaltig dargestellt. Hinweis: verpflichtende Felder sind mit einem Stern markiert. Diese Mussfelder müssen  vom Systemadministrator im Interessenten Stammsatz festgelegt werden bzw. können im  HTML Code verändert werden.

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In der nun folgenden Maske finden Sie die folgenden Felder: ●

Formularkopf ­ dies ist der Titel des Formulars und sollte dem Zweck angepasst werden (in  unserem Fall: Anmeldung für das Herbstfest 08)

●

Formularbeschreibung ­ dies ist ein kurzer erklärender Text der unter der Titelzeile im Formular  angezeigt wird.

●

Bezeichnung Submit Schaltfläche ­ dies ist die Bezeichnung die auf dem Sendeknopf aufscheint.  Ändern Sie diese z.B. auf ”Abschicken“.

●

Post URL ­ bitte belassen Sie diese Zeile so wie sie ist.

●

Weiterleitungs URL ­ nachdem der Interessent das Formular abgeschickt hat, wird die hier  angegebene Seite eingeblendet. Gewöhnlicherweise ist dies eine Dankeschön Meldung. Hinweis: Standardmäßig muss dies eine php und keine html Datei sein. Ersuchen Sie Ih­ ren Systemadministrator Ihnen die richtige URL zu geben. Infos dazu können Sie von uns  erhalten.

●

Verknüpfte Kampagne ­ wählen Sie hier die Kampagne mit der dieses Formular verknüpft ist. Hinweis: wenn eine Registrierung die Folge einer bestimmten Kampagne ist beziehungs­ weise sein soll, dann wählen Sie diese Kampagne. Wenn das Formular allerdings eine  allgemeine   Registrierung   beinhaltet,   dann   erstellen   Sie   dafür   eine   eigene   Kampagne.  Dies macht die Zuordnung von Interessenten zu bestimmten Themenkreisen einfach.

●

Zugewiesen an ­ hier wird standardmäßig der Benutzer eingefügt der dieses Formular erstellt hat.

●

Formularfußzeile ­ hier können Sie einen optionalen Text für die Fußzeile des Formulars vergeben.

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Klicken Sie nun auf Formular erstellen und verwenden Sie die folgende Maske um das Layout Ihres  Formulars anzupassen. Hinweis: Es ist vorteilhaft wenn dies von jemandem gemacht wird, der HTML beherrscht.

Nachdem sie auf die Schaltfläche Web­2­Lead Formular speichern gedrückt haben, können Sie dieses  Formular auf Ihrem lokalen Computer speichern. Dies ist notwendig, da sie ja anschließend die entstandene  Datei auf Ihre Webseite hochladen wollen.

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20.09.2008

Hinweis:  es wird empfohlen die Arbeit des Einbindens in Ihre Webseite einem erfahre­ nen Systemadministrator zu überlassen.

Hier sehen Sie ein Beispiel, wie ein solches Formular in Ihrer Webseite aussehen könnte:

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