Länder und Kommunen auf dem Weg von der Kameralistik zur Doppik 01.12.2016 Landesbuchhaltung Salzburg Dr. Agnes Schausberger Leiterin Landesbuchhaltung

Land Salzburg Mit rund 545.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und einer Fläche von 7.154,5 Quadratkilometern zählt Salzburg zu den kleineren österreichischen Bundesländern.

Land Salzburg - Verwaltung 5 Verwaltungsbezirke Haushaltsvolumen ca. 3 Mrd € Davon ca. 60 Mio Investitionen Ca. 1000 Beamte Ca. 1500 Vertragsbedienstete

Haushaltsreform im Land Salzburg 01.12.2016 Landesamtsdirektion Salzburg/Landesbuchhaltung Dr. Agnes Schausberger Leiterin Landesbuchhaltung

Die Haushaltsreform  Rahmenbedingungen  Projektgestaltung  Ausgangssituation  Besondere Herausforderungen

Rahmenbedingungen  Entscheidung zum Umstieg auf Doppik im Jahr 2013  Entscheidung zur Einführung von SAP im Jahr 2014  Änderung der Technik und der Buchungslogik gleichzeitig zum Stichtag 01.01.2018  Gesetzliche Grundlage wurde im Herbst 2015 geschaffen  Der österreichische Bund schreibt einen Umstieg spätestens zum 01.01.2019 vor

Gesetzliche Grundlagen  Bundes-Finanzverfassungsgesetz § 16 (1): Der Bundesminister für Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Form und Gliederung der Voranschläge und Rechnungsabschlüsse der Gebietskörperschaften insoweit regeln, als dies zur Vereinheitlichung erforderlich ist.

 Voranschlags- und Rechnungsabschluss-Verordnung des Bundes § 3 schreibt ein 3-Komponentensystem vor

 Allgemeines Haushaltsgesetz Landesgesetz aus dem Jahr 2014, muss im nächsten Jahr an das neue Rechenwerk angepasst werden

 Offen: diverse Kassen- und Buchführungsverordnungen, die im Zuge der Umstellung angepasst oder neu erstellt werden.

Projektorganisation

Projektressourcen  Kein Projektteam als eigenständige Organisationseinheit  Ursprünglich 4 zusätzliche Projektstellen, verteilt auf IT, Buchhaltung, Budgetreferat  Verstärkung um weitere 2 Stellen  Integration der zusätzlichen Projektressourcen in die Linienorganisation, Projektaufwand wird zum Großteil von NICHT vollständig freigestellten Mitarbeitern bewältigt  Projektleiter ist ein freigestellter Mitarbeiter der Landes-IT

Projektablauf

Fachliche Ausgangslage  Derzeit kamerales Rechnungswesen, das aber sehr stark mit doppischen Elementen untersetzt ist z.B. Buchung von Rechnungsabgrenzung, Trennung in Erfolgs- und Bestandskonten, Mitführen einer Vermögensrechnung und GuV, Materialbestandsbuchungen am Jahresende

 Liquiditätsbezogene Steuerung d.h. Budget und Vorhandensein liquider Mittel wird häufig verwechselt

 Bisher sehr umfangreiche „durchlaufende Gebarung“, die nicht voranschlagswirksam (budgetwirksam) wird; z.B. Auslagerung von zweckgebundenen Einnahmen in nicht voranschlagswirksame „Nebenbuchführungen“

 Budgetübertragung mittels Rücklagen

Organisatorische Ausgangslage  Flächenverwaltung dislozierte Dienststellen in 5 Bezirkshauptmannschaften, 4 landw. Standorte (Schule und Betrieb), 12 Landesberufsschulen, 4 Straßenmeistereien, etc.

 Dezentral sehr unterschiedliche Bewirtschaftungsprozesse häufig Einnahmen ohne Forderungserfassung (IST vor SOLL), Zahlungsabwicklung noch relativ oft bar, Land wird nicht als EIN Rechtsträger gesehen, sondern als viele einzelne Organisationseinheiten jeweils mit eigener Buchhaltung

Technische Ausgangssituation  Derzeitige Softwarelösung ist Eigenentwicklung des Landes (Großrechnersystem aus den frühen 90-er Jahren)  Ca. 90 Fachvorverfahren, die per Schnittstelle auf das Rechnungswesensystem zugreifen  Einzelne Organisationseinheiten des Landes, die andere Buchhaltungssysteme nutzen, und am Jahresende summarisch übernommen werden  Politischer Druck zur Haushaltsreform ist sehr groß

Besondere Herausforderungen  Doppelter Umstieg: Technik und Buchhaltungssystem ändern sich

 Gratwanderung bei der Definition der Anforderungen an das neue System zwischen „bestehendes beibehalten“ und „an SAP anpassen“  Sehr großer organisatorischer Anpassungsbedarf in den dezentralen Dienststellen

 Doppelbelastung der Mitarbeiter, die nicht zu 100% für das Projekt freigestellt sind  Mitarbeiter der zentralen Dienststellen sind für Projektarbeit NICHT ausgebildet

Die Projektfallen (oder Erfolgsfaktoren in der EDV-Umstellung)  Zusammenarbeit zwischen IT-Verantwortlichen, Fachpersonal und Externen Beratern (wer nimmt welche Rolle ein, Konzeption der Diskussion, Dokumentation der Ergebnisse, Verantwortlichkeit für die technische Umsetzung )  Entscheidungsstrukturen (je weniger Projektzeit zur Verfügung steht und je schlechter die Projektthemen geplant sind, umso schneller müssen (Fach-)Entscheidungen getroffen werden

 Mitarbeitermotivation (keine noch so gute Planung und keine noch so fundiertes Wissen kann aufwiegen, was gut motivierte Mitarbeiter fähig sind zu leisten)

Eröffnungsbilanz im Land Salzburg 01.12.2016 Landesamtsdirektion Salzburg/Landesbuchhaltung Dr. Agnes Schausberger Leiterin Landesbuchhaltung

Wesentliche Projektmeilensteine

Ausgangssituation - Wesentliche Assets  Gebäudevermögen  Infrastrukturvermögen  Kulturvermögen

 Langfristige Forderungen  Liquiditätsbestand

Ausgangssituation - Stand der Erfassung  Abgrenzung der Bilanz ist unscharf  Abschreibungsmethode: bei Kauf eines Anlagengutes werden 50% abgeschrieben, Prozesse zur Ausscheidung von Anlagevermögen sind nur sehr rudimentär vorhanden  Inventarverwaltung existiert, Gebäudeverwaltung existiert, Straßendatenbank existiert, aber KEINE „revisionssicheren“ Pflegeprozesse  Rückstellungen wurden bisher nicht gebildet

Gesetzliche Vorgaben Wesentliche Festlegungen zur Eröffnungsbilanz in der Voranschlags- und Rechnungsabschussverordnung (VRV 15) – Gliederung der Bilanz (Trennung nach kurz- und langfristigem Vermögen und Schulden (analog EPSAS) – Bewertung des Sachvermögens zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten – Für die Erstellung der Eröffnungsbilanz bietet die neuen VRV Übergangsbestimmungen zur Vereinfachung der Erstinventur an

Projekt Sachvermögen  Erstellung eines Konzeptes mit grundlegenden Festlegungen zur Erfassung und Bewertung  Durchführung der Inventur und Ersatzbewertung durch dezentrale Dienststellen  Sehr weitgehende Anwendung von Ersatzbewertungsverfahren bei unbeweglichem Vermögen  Auf Bewertung von Kulturgütern wird verzichtet

Projekt Eröffnungsbilanz  Ermittlung der Rückstellungen  Auslösung bestehender Rücklagen  Festlegungen zur zeitlichen Abgrenzung  Umfang des Beteiligungsvermögens  Forderungsabschreibung  Bewertung langfristiger Forderungen

Besondere Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung  Leistungsbegriff bei Förderungen / nicht leistungsbezogene Erträge und Aufwendungen  Öffentliches Vermögen ohne Marktwert  Abgrenzung Zweckbindung von echten Verbindlichkeiten  Verwaltung von „Fremdmittel“ (durchlaufende Gebarung)  Begriff der Investition  Aussagekraft der Bilanz (Ziel: Darstellung der Veränderung der Vermögensentwicklung)