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Guía para elegir software de atención al cliente para la empresa

 

 

 

Índice   Introducción................................................................................................................................. 3   Por  qué  el  software  de  atención  al  cliente  debe  cambiar  para  no  quedarse  atrás ......................... 4   Los  clientes  eligen  la  forma  de  comunicarse  con  usted ................................................................................... 4   Escuchar  puede  ser  muy  rentable..................................................................................................................... 4   Los  clientes  esperan  respuestas  más  rápidas  que  nunca ................................................................................. 4   Invertir  en  un  software  de  asistencia  interminable  y  costoso  ya  es  historia .................................................. 5   Los  usuarios  rechazarán  un  paquete  de  asistencia  poco  manejable ............................................................... 5   Todos  trabajan  en  asistencia............................................................................................................................. 5  

Tres  de  las  mejores  prácticas  para  elegir  software  de  asistencia  técnica ....................................... 5   1.  La  solución  debe  estar  diseñada  para  permitir  su  aplicación  de  manera  rápida  y  sencilla ........................ 6   2.  La  solución  debe  basarse  en  las  realidades  de  la  asistencia  moderna ....................................................... 7   3.  Debe  estar  diseñado  teniendo  en  cuenta  la  empresa................................................................................. 9   Manejabilidad.................................................................................................................................................. 10   Flujo  de  trabajo ............................................................................................................................................... 10   Inteligencia  empresarial.................................................................................................................................. 11   Integración....................................................................................................................................................... 11  

Conclusión.................................................................................................................................. 12   Cómo  empezar ........................................................................................................................... 12   Sobre  Zendesk............................................................................................................................ 12    

 

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

Introducción Durante   los   últimos   años,   muchas   empresas   se   han   topado   con   una   presión   cada   vez   mayor,   por   parte   de   los   consumidores,   para   brindar   un   mejor   servicio   al   cliente   por   medio   de   una   variedad   de   vías   de   comunicación,   incluyendo   la   web,   correo   electrónico,   redes   sociales   y   dispositivos   móviles,   entre   otros.   En   este   documento   ilustramos   algunas   de   las   nuevas   dinámicas   que   actualmente   influyen   las   actividades   empresariales   y   presentamos,  asimismo,  un  conjunto  de  tres  principios  esenciales  que  le  ayudarán  a  que  su  empresa  prospere  en   este  nuevo  entorno.   Comenzaremos   examinando   las   expectativas   relacionadas   con   atención   al   cliente   y   cómo   éstas   son   mucho   más   altas  que  hasta  hace  poco.  Sus  clientes  esperan  poder  comunicarse  con  usted  a  cualquier  hora  del  día  y  a  través  de   diferentes   medios,   como   medios   sociales,   teléfono,   la   web,   chat,   correo   electrónico,   etcétera,   y   además   esperan   que  se  hará  un  seguimiento  de  todas  las  interacciones,  sin  importar  cómo  comenzaron  o  continuaron.     Al   mismo   tiempo,   sus   empleados   (ya   sean   ejecutivos   o   personal   de   soporte)   tienen   la   convicción   de   que   el   software  del  centro  de  ayuda  dará  una  imagen  coherente  del  cliente  y  presentará  esta  información  en  cualquier   plataforma   o   dispositivo.   A   pesar   de   estas   altas   expectativas,   la   dirección   a   menudo   no   es   capaz   de   invertir   el   tiempo,  los  recursos  y  la  formación  que  se  suelen  requerir  para  ampliar  o  mejorar  el  servicio  al  cliente.     Las   empresas   medianas   y   grandes   son   especialmente   propensas   a   sufrir   estas   nuevas   presiones,   dada   la   cantidad   —entre   miles   y   millones—   de   clientes   a   los   que   prestan   asistencia,   el   número   de   transacciones   de   soporte   que   procesan,   su   fuerza   de   trabajo   multinacional   y   multilingüe   y   unas   restricciones   presupuestarias   que   impiden   añadir  personal  al  mismo  ritmo  en  el  cual  que  se  suman  clientes.     Tras  esbozar  esta  penosa  imagen  del  panorama  actual,  demostraremos  cómo  la  tecnología  de  servicio  al  cliente,     construída   usando   tres   principios   básicos,   puede   ayudar   a   que   empresas   de   todo   tamaño   transformen   estos   obstáculos   en   ventajas   competitivas.   Asimismo,   se   mejorará   tanto   la   probabilidad   de   ofrecer   una   respuesta   satisfactoria   como   la   satisfacción   del   cliente.     Los   tres   principios   del   software   de   servicio   al   cliente   son   los   siguientes:   •

Debe  ser  fácil  de  usar.  



Debe  estar  diseñado  en  función  a  las  realidades  de  asistencia  moderna.  



Debe  estar  diseñado  teniendo  en  cuenta  la  empresa.  

Haremos  una  demostración  de  cómo  Zendesk  ha  puesto  en  práctica  estos  principios  que  ha  ayudado  a  que  miles   de  empresas  presten  un  mejor  servicio  y  conviertan  su  servicio  de  atención  al  cliente  en  una  ventaja  estratégica.   Este  documento  va  dirigido  a  cualquier  persona  responsable  de  velar  por  que  los  clientes  continúen  satisfechos,   así   como   a   aquellos   en   IT   y   otros   profesionales   encargados   de   evaluar   o   implementar   software   de   asistencia   al   cliente  para  la  empresa.      

 

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

Por qué el software de atención al cliente debe cambiar para no quedarse atrás Muchas   empresas   han   descubierto   (a   veces   a   base   de   golpes)   que   su   clientela   es   más   sofisticada,   está   mucho   más   conectada   con   su   entorno   y   firmemente   aferrada   a   sus   ideas.   Como   era   de   esperar,   esta   evolución   también   ha   llegado   al   nivel   de   los   empleados.   Veamos   el   impacto   que   ha   tenido   esta   evolución   tanto   en   el   proceso   de   servicio   al  cliente  como  en  el  software  necesario  para  llevar  a  cabo  esta  tarea.        

Los clientes eligen la forma de comunicarse con usted Actualmente,  ya  no  es  posible  decirles  a  los  clientes  cómo  uno  desea  proveer  ayuda:  son  ellos  quienes  escogen  sus   propios  medios  de  comunicacion  para  relacionarse  con  usted.  Además  de  los  tradicionales  medios,  como  correos   electrónicos  y  llamadas  telefónicas,  también    se  cuentan  con  los  siguientes  medios:   •

Chat  



Dispositivos  móviles  



Mensajes  de  texto  



Medios  de  comunicación  social  



La  web  

Este  fenómeno  está  particularmente  extendido  a  empresas  que  prestan  asistencia  al  mercado  de  masas,  los  cuales   a   menudo   atienden   a   millones   de   clientes.   Por   más   que   esta   clientela   bombardee   al   equipo   de   asistencia   desde   todas  las  direcciones,  ellos  esperan  que  se  lleve  un  registro  de  todas  las  interacciones,  incluso  si  la  conversación   comienza  en  un  medio  y  continúa  en  otro.   Algunas   empresas   han   intentado   poner   orden   a   este   caos   publicando   una   política   oficial   de   asistencia   y   estableciendo  vias  de  comunicación  autorizadas.  Por  desgracia,  los  clientes  normalmente  no  leen  esas  políticas  y   se  limitan  a  utilizar  la  web  o  los  medios  sociales  para  quejarse  (por  lo  general,  enérgicamente).  

Escuchar puede ser muy rentable Abrumadas   por   una   cacofonía   de   comunicaciones   con   clientes,   muchas   empresas   se   dedican   simplemente   a   identificar   los   canales   por   los   cuales   se   presentan   las   quejas   y   solo   «escuchan»   para   intentar   catalogar   los   problemas   de   los   usuarios.   No   conseguir   hacer   ni   siquiera   este   mínimo   esfuerzo   puede   llevar   a   que  queden   sin   respuesta   diálogos  embarazosos  y  enfurecidas  diatribas  sobre  el  producto  o  servicio  ofrecido,  con  lo  cual  lo  único   que  se  consigue  es  que  un  problema  sin  mayor  importancia  pase  a  ser  un  fiasco  mayúsculo  de  relaciones  públicas.       Por   otro   lado,   mostrando   una   actitud   emprendedora   se   puede   dar   la   imagen   de   ser   una   empresa   a   la   que   le   importa   la   atención   al   cliente.   Este   enfoque   entusiasta   aporta   un   enorme   valor   y   a   la   vez   disminuye   en   gran   medida  el  esfuerzo  requerido  para  corregir  un  problema  que  de  otro  modo  podría  irse  de  las  manos  por  falta  de   vigilancia.  

Los clientes esperan respuestas más rápidas que nunca Independientemente  de  cómo  hayan  iniciado  una  conversación,  los  clientes  ahora  también  han  acortado  el  tiempo   de   espera   para   las   respuestas.   Mientras   que   algunas   de   estas   pueden   ser   sincrónicas   (es   decir,   transmitidas   como   4    

Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa   parte  de  una  conversación  activa  con  un  cliente)  y  otras  asincrónicas  (enviadas  en  algún  momento  posterior),  ya   no  es  aceptable  en  ningún  caso  que  transcurra  un  largo  intervalo  desde  que  se  presenta  un  problema  hasta  que  se   resuelve.   De   hecho,   la   cantidad   de   tiempo   que   se   tarda   en   contestar   a   una   pregunta   es   a   menudo   igual   de   importante  que  la  calidad  de  la  respuesta.  

Invertir en un software de asistencia interminable y costoso ya es historia Así   como   las   empresas   trabajan   para   actualizar   la   infraestructura   de   su   software   de   asistencia   para   estar   a   la   altura   de   las   expectativas   de   los   exigentes   clientes   de   hoy,   ya   no   están   dispuestas   a   hacer   las   grandes   inversiones   en   hardware,   software,   servicios   profesionales   y   formación   que   venían   dictadas   antiguamente   por   los   vendedores   de  software  empresarial.     Esta  nueva  idea  de  parquedad,  junto  con  lo  poco  dispuestas  que  están  las  empresas  a  dedicar  de  seis  a  doce  meses   a   la   instalación   y   la   personalización   antes   de   entrar   en   funcionamiento,   ha   servido   de   acicate   para   que   muchas   se   hayan  pasado  a  soluciones  de  software  SaaS  (software  como  servicio)  basado  en  la  computación  en  la  nube.  Esta   se  ha  convertido  en  una  atractiva  alternativa  a  la  compra  de  paquetes  «de  la  casa»  o  a  los  intentos  de  construir   aplicaciones  «de  cosecha  propia».  

Los usuarios rechazarán un paquete de asistencia poco manejable No   basta   con   que   el   software   de   asistencia   técnica   sea   rentable   y   se   pueda   poner   en   funcionamiento     inmediatamente:  también  debe  ser  intuitivo  y  sencillo  de  usar.  Los  empleados  más  jóvenes,  que  predominan  entre   el  personal  de  atención  al  cliente,  han  crecido  con  software  fácil  de  comprender  y  orientado  al  consumidor,  que   funciona   en   muchos   dispositivos,   y   no   esperan   menos   del   software   que   usan   en   el   trabajo   para   ayudar   a   sus   clientes.  Esta  idea  resulta  tanto  más  apremiante  cuanto  que  la  tasa  de  rotación  del  personal  de  asistencia  es  muy   alta,   lo   que   significa   que   una   curva   de   aprendizaje   muy   larga   no   es   viable:   los   usuarios   deben   ser   productivos   casi   inmediatamente,  con  una  mínima  formación.  

Todos trabajan en asistencia Finalmente,   ya   que   las   empresas   progresistas   reconocen   que   cada   empleado   tiene   la   responsabilidad   de   garantizar  la  satisfacción  del  cliente,  resulta  evidente  que  el  software  de  asistencia  técnica  va  ahora  mucho  más   allá  de  la  mera  asistencia.  Como  veremos  muy  pronto,  al  favorecer  la  interacción  con  la  clientela  mediante  datos   orientados  a  la  prestación  de  ayuda,  se  crean  ramificaciones  muy  importantes  para  el  proceso  de  selección  de  la   tecnología  que  permita  contribuir  al  proceso  de  asistencia.      

Tres de las mejores prácticas para elegir software de asistencia técnica Si  bien  ha  surgido  un  gran  número  de  desafíos  que  hacen  que  prestar  asistencia  técnica  de  alta  calidad  sea  más   difícil   que   nunca,   unas   pocas   directrices   sencillas   pueden   resultar   de   gran   ayuda   a   la   hora   de   salvar   estos   obstáculos.  

 

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

1.   La   solución   debe   estar   diseñada   para   permitir   su   aplicación   de   manera   rápida   y   sencilla   Como   observamos   anteriormente,   pocas   empresas   siguen   dispuestas   a   aguantar   la   habitual   instalación   de   software  empresarial  que  dura  meses  y  viene  acompañada  de  una  legión  de  asesores  carísimos.  Han  aprendido  a   base  de  golpes  que  los  gastos  en  hardware,  software,  personalización,  formación  y  asistencia  se  deben  controlar   rigurosamente  para  evitar  que  se  excedan  los  costes  previstos  y   se  alteren  una  y  otra  vez  las  fechas  programadas,   que  han  sido  la  maldición  de  tantas  iniciativas  de  aplicación  de  software.     Los  proyectos  piloto  y  las  pruebas  de  concepto,  que  a  menudo  emplean  soluciones  SaaS  basadas  en  computación   en  la   nube,   constituyen  una   vía   excelente   para   gestionar   el   riesgo   y  demostrar  el   valor   con  gran  rapidez.  Zendesk   ha  adoptado  este  enfoque:  la  gran  mayoría  de  sus  más  de  5000  clientes   comenzaron   con   un   periodo   de   prueba   gratuito  y  pronto  se  pasaron  al  modelo  de  producción  a  plena  capacidad.       Tratándose   de   una   solución   SaaS   pura   y   dura,   Zendesk   no   impone   a   las   empresas   la   compra   de   hardware   ni   requiere   la   instalación   de   ningún   software   en   los   ordenadores,   sino   que   los   usuarios   interactúan   con   Zendesk   a   través  de  un  navegador  web  o  usando  la  plataforma  móvil  que  elijan,  como  teléfonos  inteligentes  (smartphones),   tablets,   etcétera.   De   hecho,   para   iPad   está   disponible   la   aplicación   completa   de   Zendesk,   y   no   un   subconjunto   mínimo,  lo  cual  demuestra  nuestro  compromiso  con  el  uso  de  aplicaciones  multimodales.   Tanto   los   empleados   como   los   clientes   salen   beneficiados   al   interactuar   con   la   interfaz   de   usuario   de   Zendesk,   intuitiva  y  fácil  de  entender;  y,  en  efecto,  la  calidad  de  su  diseño  ha  sido  un  importante   factor   que   ha   contribuido   a   la   impresionante   tasa   de   adquisición   de   clientes   de   “Al  cabo  de  quince  minutos   Zendesk,   los     cuales   reconocen   que   proporcionar   estas   dos   características   teníamos  nuestro  soporte   fundamentales   con   herramientas   productivas   y   bien   diseñadas   constituye   el   primer   técnico  personalizado  en   paso  para  dar  un  gran  servicio  al  cliente.   funcionamiento  y  listo  para   Muchos   casos   de   aplicación   de   software   de   asistencia   se   quedan   atascados   durante   la   configuración   inicial,   ya   que   se   requiere   un   proceso   de   personalización   interminable     para   que   la   solución   se   adapte   a   las   necesidades   del   cliente.   En   cambio,   Zendesk   está   diseñado   para   funcionar   desde   el   primer   momento,   con   muy   poca   o   ninguna   modificación,   al   ofrecer   formularios   web   de   solicitudes   de   clientes   listos   para   usar,   foros   de   comunidades   preorganizados   y   un   depósito   de   conocimientos.   Gracias   a   esta   infraestructura   prefabricada,   uno   está   listo   para   empezar   a   trabajar   en   cuestión   de   minutos  y  puede  integrarla  en  seguida  con  los  actuales  sistemas  de  gestión  de  clientes   (CRM),   sistemas   de   gestión   empresarial   (ERP)   y   otros   sistemas   internos.   Si   usted   necesitara   personalizar   el   comportamiento   de   Zendesk,   su   apariencia,   sus   reglas   y   demás,   puede   hacerlo   fácilmente   sin   tener   que   recurrir   a   ninguna   programación   compleja.  

procesar  incidencias.  Puedes  ir   aprendiendo  sobre  la  marcha  y   usar  Zendesk  desde  el  primer   momento,  e  ir   acostumbrándote  a  las   características  avanzadas  sin   problemas  y  a  tu  propio   ritmo”.   –  PAUL  BICKNELL,    

Dada   la   gran   cantidad   de   tiempo   requerido   para   personalizar   muchos   procesos   de   DIRECTOR  DE  OPERACIONES   instalación  de  software  de  ayuda,  algunas  empresas  han  optado  por  embarcarse  en  una   PREVIA  SOLICITUD  DE  SAP   iniciativa  de  fabricación  de  una  aplicación  de  asistencia  «de  su  propia  cosecha»  que  dé   respuesta   sus   necesidades   particulares.   Sin   embargo,   en   Zendesk   se   ha   adoptado   un   enfoque   más   eficiente   que   evita   tener   que   adquirir   hardware   y   software   de   infraestructuras   de   apoyo,   como   pueden  ser  sistemas  operativos,  bases  de  datos,  servidores  de  aplicaciones,  etcétera.    Los  años  de  experiencia  de   Zendesk   le   brindan   a   usted   la   oportunidad   de   centrarse   en   su   línea   principal   de   actividad,   en   vez   de   tener   que   intentar  fabricar  y  gestionar  un  software  empresarial  que  va  destinado  a  cumplir  una  función  esencial.    

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

2.  La  solución  debe  basarse  en  las  realidades  de  la  asistencia  moderna   No   solo   resulta   imprescindible   que   el   software   de   asistencia   técnica   que   elija   usted   funcione   rápidamente   y   sea   sencillo,   sino   que   es   igualmente   fundamental   que   esté   diseñado   para   adaptarse   a   los   cambios   que   se   producen   en   el  ámbito  de  la  ayuda  al  cliente  que  mencionamos  al  inicio  de  este  documento.  Recordemos  que  la  clientela  espera   poder  notificarle  todo  problema  que  surja  a  cualquier  hora  del  día  o  de  la  noche,  empleando  el  dispositivo  de  su   elección.  Una  vez  que  el  cliente  ha  transmitido  su  queja,  da  por  supuesto  que  recibirá  una  respuesta  en  seguida  y   no  se  contentará  con  sentarse  a  esperar  a  que  sean  horas  de  oficina.   Los   medios   de   comunicación   social   se   han   convertido   en   una   de   las   vías   más   populares   para   establecer   estos   nuevos  tipos  de  contacto  asistencial.  Por  desgracia,  la  mayoría  de  las  empresas  no  conservan  ni  organizan  estas   valiosas  conversaciones,  lo  que  significa  que  pierden  para  siempre  la  oportunidad  de  aprender  de  los  problemas.   Además,   hay   demasiadas   empresas   que   restringen   el   acceso   interno   a   sus   soluciones   de   asistencia,   lo   cual   establece   una   barrera   artificial   que   hace   más   difícil   lograr   buenos   niveles   de   efectividad,   en   vista   de   que   todas   las   personas  tienen  una   función   que   desempeñar  en  el  proceso  de  asistencia   técnica.  Así,  por  ejemplo,  un  analista  de   marketing  tal  vez  desee  abrir  un  caso  basado  en  un  tweet  de  un  cliente,  mientras  que  un  administrativo  financiero   puede  querer  hacer  lo  mismo  con  una  queja  de  facturación.     En   lugar   de   replantear   un   sistema   que   va   a   quedar   obsoleto   o   añadir   nuevas   características   por   si   acaso,   los   creadores  de  Zendesk  han  optado  por  adoptar  una  perspectiva  novedosa  al  crear  su  producto.  Esta  nueva  línea  de   pensamiento  queda  patente  a  lo  largo  de  toda  la  aplicación.   Ya   que   los   clientes   ahora   pueden   comunicar   un   incidente   en   la   asistencia   a   través   de   muchos   canales   distintos,   Zendesk   tiene   la   capacidad   de   abrir   casos   que   lleguen   por   las   vías   tradicionales,   así   como   por   los   siguientes   medios:   •

WebCorreo  electrónicoChatMedios  socialesForos  de  comunidades

Zendesk  también  es  compatible  con  la  amplia  gama  de  dispositivos  móviles  que  los  clientes  usan  hoy  en  día,  como   los  siguientes:   •

iPhone  



BlackBerry  



Android    

Independientemente  de  cómo  comunique  un  problema  el  cliente,  Zendesk  crea  y  mantiene  un  registro  sistemático   de  ese  cliente.  Por  ejemplo,  uno  puede  comenzar  una  conversación  a  través  de  Facebook,  pero  usted  tal  vez  desee   continuar   el   debate   por   correo   electrónico   por   motivos   de   privacidad   y,   con   independencia   de   cómo   prosiga   la   interacción,  Zendesk  llevará  un  registro  con  todo  detalle.   Imagen   1:   Vista   de   un   agente   de   asistencia   de   la   interfaz   de   Zendesk   empleado   para   convertir   un   tweet   en   un  parte  de  incidencia  

 

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

  Imagen   1:   Vista   de   un   agente   de   asistencia   de   la   interfaz   de   Zendesk   empleado   para   convertir   un  tweet   en   un  parte  de  incidencia   Gracias  a  su  sistema  de  asistencia  multidispositivo  y  fácil  de  usar,  así  como  a  su  forma  de  ver  a  los  clientes  y  sus   problemas   aplicando   la   lógica,   Zendesk   ha   transformado   el   proceso   de   atención   a   la   clientela;   de   hecho,   ahora   muchos   de   nuestros   clientes   pueden   ofrecer   mayores   niveles   de   asistencia   fuera   del   horario   normal   de   oficina.     Este  nivel  superior  de  atención  al  cliente  se  consigue  fácilmente  y  con  mayor  fluidez.    

Zendesk   también   ha   revolucionado   la   forma   en   que   la   interacción   interdepartamental   puede   agilizar   la   asistencia   al  cliente  y  acortar  los  ciclos  de  respuesta.  Por  ejemplo,  el  equipo  de  ingenieros  puede  visualizar  los  problemas  de   asistencia  técnica  y  gestionarlos  con  comodidad  de  manera  activa,  en  lugar  de  esperar  pasivamente  a  que  se  les   notifiquen  dichos  problemas  antes  de  actuar.      

 

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

“Zendesk  nos  ayuda  a  atender   a  los  clientes  de  nuestras   cabinas  de  aparcamiento  en   más  de  cien  ciudades  ,  campus   universitarios  y   estacionamientos  privados   estadounidenses.    El  chat  de   Zendesk  constituye  para   nosotros  una  forma  más  de   resolver  rápidamente  los   problemas  del  cliente  y  así   podemos  aumentar  el  tiempo   de  operación  de  los  equipos  del   aparcamiento,  garantizar  que   el  cliente  se  ajuste  a  los   programas  del  aparcamiento  y   mejorar  las  líneas   fundamentales  de  cualquier   operación  de   estacionamiento”.   –  FOREST  ANDERSON,    Imagen  2:  Asistencia  técnica  por  chat  en  la  interfaz  de  Zendesk  

AGENTE  DE  ATENCIÓN  AL   CLIENTE  DE  CALE  PARKING  

  3.  Debe  estar  diseñado  teniendo  en  cuenta  la  empresa.  

Una  aplicación  fácil  de  usar  que  sea  compatible  con  el  modo  actual  de  comunicarse  por  múltiples  canales  es  solo   el   principio:   las   empresas   medianas   y   grandes   tienen   otras   necesidades   que   superan   las   capacidades   de   las   soluciones   que   se   habían   empleado   hasta   ahora   para   actualizar   el   diseño   o   modificar   las   características,   y   a   menudo   es   imposible   darles   respuesta   con   una   aplicación   “casera”.   Entre   estas   necesidades   se   cuentan   las   siguientes:  

 



Mayor  número  de  clientes  a  los  que  asistir  



Líneas  de  productos  considerablemente  mayores  



Más  empleados,  organizados  en  múltiples  equipos  



Ubicaciones  geográficas  dispersas   9  

Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  



Operaciones  plurilingües  



Complejo  flujo  de  trabajo  

Si   bien   puede   comenzarse   como   proyecto   piloto   una   iniciativa   para   crear   una   solución   de   asistencia   técnica,   a   menudo  esta  crece  rápidamente  hasta  abarcar  a  cientos  o  miles  de  usuarios,  lo  que  significa  que  estas  funciones   deben  estar  presentes  en  el  producto  básico  sin  que  haya  que  comprarlas  (o  desarrollarlas)  más  tarde.  Puesto  que   Zendesk  fue  creado  para  reforzar  el  modo  en  que  se  organiza  actualmente  la  atención  al  cliente,  las  características   de  tipo  empresarial  se  incluyeron  desde  el  principio.  Vamos  a  examinarlas  en  los  contextos  de  manejabilidad,  flujo   de  trabajo,  inteligencia  empresarial  e  integración.    

Manejabilidad Para   ayudar   a   los   administradores   a   realizar   sus   tareas   diarias   de   manera   más   eficaz,   Zendesk   presenta   estas   particularidades:     •

Infraestructura   segura.   Zendesk   se   aloja   en   ubicaciones   físicas   sumamente   seguras   que   están   protegidas  por  múltiples  capas  de  seguridad,  además  de  contar    con  fuentes  adicionales  de  conectividad   en  red,  electricidad  y    refrigeración.  



Controles   de   visibilidad.   Los   administradores   tienen   un   grado   de   control   considerable   sobre   quién   puede  ver  los  datos.  



Registro  único.  Los  usuarios  pueden  acceder  a  Zendesk  a  través  de  servicios  de  terceros  de  verificación   de  usuarios  o  de  acceso  a  directorios,  como  Microsoft  Active  Directory.  



Codificación.  Toda  comunicación  con    Zendesk  se  realiza  por  SSL.  



Ajustes   del   moderador.   Se   puede   conceder   este   nivel   de   acceso   a   usuarios   de   confianza,   lo   que   les   permite  administrar  foros.  



Personalización   de   la   interfaz   del   usuario.   Usted   es   libre   de   cambiar   el   aspecto   de   Zendesk   mediante   CSS   y   plantillas   de   correo   electrónico.   Puede   utilizar   Zendesk   tal   cual   o   personalizar   por   completo   su   apariencia   para   satisfacer  las  necesidades  de  su  empresa.  



Auditoría.   Zendesk   mantiene   un   registro   permanente   de   los   cambios   que   han  experimentado  sus  datos.  

que  hemos  aumentado  nuestra   productividad  en  un  tanto  por   ciento  mes  a  mes.    Los  informes  se   pueden  configurar  totalmente,  así   datos  que  necesito  mostrarles  a  

Para  garantizar  la  compatibilidad  con  productos  y  servicios  diversos  y  complejos   es   preciso   contar   con   un   software   flexible   y   adaptable   que   esté   a   la   altura   de   los   procedimientos  que  se  empleen  en  su  actividad  empresarial.  En  este  sentido,  entre   las   capacidades   de   Zendesk   orientadas   a   gestionar   el   flujo   de   trabajo   se   cuentan   las  indicadas  a  continuación:  

 

motivado  mucho.    Nos  gusta  saber  

que  puedo  poner  exactamente  los  

Flujo de trabajo



“Los  informes  de  Zendesk  nos  han  

Motor  de  reglas.  El  motor  de  reglas  de  Zendesk  facilita  la  automatización   de  los  procesos  importantes,  como  la  notificación  de  partes  de  incidencias   y  su  remisión  a  niveles  superiores  de  gestión.  Se  puede  personalizar  estas   10  

mis  colegas  y  superiores  de  forma   regular  ”.     –  CATHY  MCCANN,     SUPERVISORA  DE  ASISTENCIA   TÉCNICA  DEL  DEPARTAMENTO   DE  PSICOLOGÍA  DE  LA  UCLA    

Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa   reglas  en  función  de  las  preferencias  de  cada  uno,  dentro  de  unos  límites  establecidos.   •

Personalización   y   extensión   de   datos.   Usted   tiene   total   libertad   para   agregar   sus   propios   campos   a   los   partes  de  incidencias  de  Zendesk,  campos  que  están  disponibles  asimismo  para  el  motor  de  reglas.  



Interacción   con   el   cliente.   Sus   clientes   también   pueden   participar   votando   a   sus   respuestas   de   asistencia  favoritas,  y  usted  decide  lo  que  finalmente  va  a  publicarse.  



Localización.  Zendesk  permite  su  uso  en  más  de  40  idiomas  y  está  concebido  para  aplicarse  en  cualquier   parte  del  mundo.  



Macros.   Los   usuarios   pueden   guardar   sus   partes   de   incidencias   e   interacciones   más   frecuentes   con   Zendesk   en   forma   de   macros,   que   pueden   repetirse   después   para   facilitar   así   que   se   responda   con   coherencia   en   menos   tiempo.   Las   macros   se   pueden   automatizar   y   personalizar   para   dar   respuestas   individualizadas  a  cuestiones  habituales.  

Inteligencia empresarial Todo  lo  que  pueda  hacerse  para  organizar  la  avalancha  de  datos  generados  por  el  cliente  y  aprender  de  ellos  es   susceptible   de   reportar   increíbles   beneficios.   Para   este   fin,   Zendesk   ofrece   unas   capacidades   impresionantes   de   inteligencia  empresarial,  como  las  siguientes:   •

Búsqueda.   Zendesk   presenta   una   interfaz   de   búsqueda   unificada   en   la   que   los   usuarios   pueden   preguntar   por   partes   de   incidencias,   temas,   hilos   de   foro,   grupos   y   organizaciones.   También   está   disponible  la  ayuda  avanzada  de  sintaxis.  



Filtrado.   Pueden   configurarse   las   vistas   para   restringir   los   resultados   de   búsqueda   que   aparecen   al   consultar  objetos  como  partes  de  incidencias,  tweets  y  demás  información  aportada  por  el  cliente.  



Generador   de   informes.   Zendesk   incorpora   una   plataforma   de   información   dotada   de   todas   las   funciones,   con   una   colección   de   útiles   informes   estándar   y   la   capacidad   de   que   usted   defina   su   propio   conjunto  de  informes  de  la  clientela.  



Analítica.   Además   de   sus   capacidades   ya   integradas   de   análisis   y   generación   de   informes,   Zendesk   también  permite  la  integración  con  GoodData,  lo  que  hace  posible  la  presentación  de  abundantes  paneles   y  análisis  avanzados.  



Ecosistema.   En   torno   a   la   plataforma   de   Zendesk   ha   surgido   todo   un   ecosistema   compuesto   por   docenas   de  soluciones  con  valor  añadido.    

Integración Puesto   que   una   aplicación   de   asistencia   constituye   tan   solo   una   parte   de   una   cartera   más   grande   de   software   empresarial,   resulta   crucial   que   la   información   sea   accesible   desde   esas   otras   aplicaciones.   Por   ello   Zendesk   ofrece  integración  con  las  principales  aplicaciones  en  nube  para  empresas,  como  Salesforce.com,  NetSuite,  Google   Analytics  y  más  de  60  otras,  gracias  a  lo  cual  es  sencillo  disponer  de  una  integración  de  doble  sentido  gracias  al   sistema   gestor   de   relaciones   con   el   cliente   (CRM).   Usted   también   puede   crear   sus   propias   integraciones   usando   REST,  el  correo  electrónico  y  la  interfaz  de  programación  de  aplicaciones  (API)  JavaScript  de  Zendesk.  Este  último   permite,  asimismo,  integrar  diferentes  aplicaciones  web  y  fuentes  de  datos,  y  pueden  crearse  fácilmente  widgets   en  Zendesk  que  hagan  posible  compartir  datos  entre  aplicaciones.  Por  último,  usted  es  libre  de  exportar  toda  su   información  de  Zendesk  siempre  que  quiera  usando  formatos  de  archivo  XML  y  CSV.   11    

Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

Conclusión Para  que  su  empresa  mantenga  el  ritmo  de  sus  competidores,  el  sistema  de  atención  al  cliente  debe  cambiar.  Su   clientela  tiene  unas  expectativas  mucho  mayores  sobre  cómo  y  cuándo  va  usted  a  ayudarle  y  espera  que  se  lleve   un  registro  de  todas  las  interacciones.  Al  mismo  tiempo,  sus  empleados  necesitan  que  el  software  de  asistencia  sea   de  la  misma  calidad  y  facilidad  de  uso  que  aquella  de  la  que  están  acostumbrados  a  disponer  en  sus  smartphones  y   navegadores  web.  También  quieren  tener  acceso  a  sus  datos  desde  cualquier  parte  y  a  cualquier  hora,  y  dependen   de   una   aplicación   de   asistencia   que   ate   todos   los   cabos,   de   forma   automática   y   lógica,   de   esta   experiencia   de   atención  al  cliente.   Zendesk   fue   creado   desde   cero   teniendo   en   cuenta   estas   nuevas   realidades.   En   ella   se   ha   tenido   en   cuenta   que   los   clientes   quieren   atención   y   desean   asimismo   elegir   el   lugar,   el   modo   y   la   hora,   y   que   es   importante   que   los   usuarios   del   software   de   servicio   técnico   realmente   disfruten   de   esta   tecnología   que   tan   esencial   resulta.   Por   otra   parte,  Zendesk  es  consciente  de  que  pocas  empresas  están  dispuestas  a  comprar  conjuntos  de  servidores  y  otras   infraestructuras  para  presentar  una  iniciativa  de  software  de  atención  al  cliente,  motivo  por  el  cual  la  solución  por   la  que  optan  es  una  aplicación  que  no  necesite  instalación,  que  esté  basada  en  la  nube  y  que  aun  así  ofrezca  unas   capacidades  de  nivel  empresarial.    

Cómo empezar Si  desea  registrarse  y  obtener  una  versión  gratuita  de  prueba  válida  durante  30  días  que  le  dará  pleno  acceso  a   todas   las   características,   visítenos   en   www.zendesk.com/signup.   Para   comenzar,   contacte   con   Zendesk   en   el   +1   (415)  418-­‐7506  o  +44  20  3355  7960  o  por  correo  electrónico  en  [email protected].  

Sobre Zendesk Zendesk   es   uno   de   los   principales   proveedores   de   software   de   asistencia   técnica   basado   en   la   web,   que   está   reinventando  la  forma  en  que  las  empresas  se  relacionan  con  sus  clientes.  La  compañía  presta  sus  servicios  a  más   de   10  000   empresas,   pequeñas   y   grandes,   entre   las   que   se   encuentran   Groupon,   MSNBC   y   Rackspace   Cloud.   Los   productos   de   Zendesk   son   fáciles   de   personalizar,   integrar   y   usar,   por   lo   que   las   empresas   pueden   empezar   en   seguida   a   ofrecer   un   mejor   soporte   al   cliente.   Fundada   en   2007,   Zendesk   está   financiada   por   Charles   River   Ventures,  Benchmark  Capital  y  Matrix  Partners.  Puede  obtener  más  información  en  www.zendesk.com.    

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