L ars N i el se n
ERP-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen Ein optimiertes Vorgehensmodell
Nielsen, Lars: ERP-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen: Ein optimiertes Vorgehensmodell, Hamburg, Igel Verlag RWS 2015 Buch-ISBN: 978-3-95485-030-3 PDF-eBook-ISBN: 978-3-95485-530-8 Druck/Herstellung: Igel Verlag RWS, Hamburg, 2015 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
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Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis .................................................................................... 5 Abbildungsverzeichnis ..................................................................................... 6 Tabellenverzeichnis ......................................................................................... 7 1 Aufbau und Zielsetzung der Arbeit............................................................... 9 2 Begriffe und Grundlagen ............................................................................ 11 2.1
BEGRIFFSDEFINITIONEN ........................................................................................ 11
2.1.1
Softwarehaus............................................................................................... 11
2.1.2
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ...................................... 12
2.1.3
Enterprise Resource Planning (ERP) Software .......................................... 14
2.1.4
Vorgehensmodell......................................................................................... 15
2.1.5
Software- und ERP-Einführung ................................................................... 15
2.1.6
Organisationskultur...................................................................................... 16
2.2
RAHMENBEDINGUNGEN IN KMU UND IHRE AUSWIRKUNGEN .................................... 17
2.2.1
Einfluss der Unternehmensgröße................................................................ 17
2.2.2
Einfluss der Organisationsstruktur .............................................................. 19
2.2.3
Einfluss von Mitarbeiterverhalten und Organisationskultur ......................... 21
2.2.4
Bedeutung der ERP-Software ..................................................................... 23
2.3
ERP-EINFÜHRUNGSZIELE ..................................................................................... 24
2.3.1
Ziele der ERP-Käufer .................................................................................. 25
2.3.2
Ziele der ERP-Anbieter................................................................................ 26
3 Einführungsstrategien und Vorgehensmodelle .......................................... 28 3.1
EINFÜHRUNGSSTRATEGIEN ................................................................................... 28
3.1.1
Unterscheidungsmerkmale der Strategien .................................................. 29
3.1.2
Simultane Einführung .................................................................................. 30
3.1.3
Sukzessive Einführung ................................................................................ 31
3.1.4
Differenzierung der sukzessiven Einführung............................................... 32
3.2
KLASSISCHE VORGEHENSMODELLE ....................................................................... 33
3.3
AGILE VORGEHENSMODELLE ................................................................................ 34
3.4
BEWERTUNG DER STRATEGIEN UND MODELLE ....................................................... 36
3.4.1
Klassische Vorgehensmodelle .................................................................... 37
3.4.2
Agile Vorgehensmodelle.............................................................................. 38
3.4.3
Ergebnis der Bewertung .............................................................................. 38
4 Praxis-Projekt: Ermittlung eines Vorgehensmodells zur ERP-Einführung für die D GmbH .......................................................................................... 40 4.1
VORSTELLUNG DER D GMBH ................................................................................ 40
4.1.1
Unternehmensprofil ..................................................................................... 40
4.1.2
Produktprofil ................................................................................................ 41
4.2
IST-ANALYSE DER ERP-EINFÜHRUNGSPROJEKTE .................................................. 42
4.2.1
Informationsgrundlagen............................................................................... 42
4.2.2
Auswertung der Informationen .................................................................... 43
4.2.3
Bewertung der Ist-Situation ......................................................................... 46
2
4.3
ENTWICKLUNG EINES OPTIMIERTEN VORGEHENSMODELLS ...................................... 52
4.3.1
Ziele des optimierten Modells...................................................................... 52
4.3.2
Evaluierung allgemeiner Vorgehensmodelle............................................... 52
4.3.3
Anpassung des ausgewählten Vorgehensmodells ..................................... 55
4.4
DISKUSSION DES OPTIMIERTEN VORGEHENSMODELLS IM UNTERNEHMEN ................ 56
4.4.1
Mit der Geschäftsleitung und den Beratern................................................. 56
4.4.2
Ergebnisse und Vorschläge zur Verbesserung des Vorgehensmodells ..... 57
4.5
VORSTELLUNG DES OPTIMIERTEN VORGEHENSMODELLS ........................................ 58
4.5.1
Optimiertes Vorgehensmodell ..................................................................... 58
4.5.2
Werkzeuge für das Projektmanagement ..................................................... 61
4.5.3
Phase 1: Vorbereitung................................................................................. 66
4.5.4
Phase 2: Projektimplementierung ............................................................... 68
4.5.5
Phase 3: Nachbearbeitung .......................................................................... 75
5 Schlussbetrachtung.................................................................................... 76 5.1
RESÜMEE ............................................................................................................ 76
5.2
AUSBLICK ............................................................................................................ 76
Literaturliste.................................................................................................... 78 Anhänge......................................................................................................... 81 ANHANG A
INTERNET-RECHERCHE SOFTWAREHÄUSER ................................................ 81
ANHANG B
„ON-TARGET“-VORGEHENSMODELL VON MICROSOFT .................................. 82
ANHANG C
„ASAP“-VORGEHENSMODELL VON SAP ..................................................... 89
ANHANG D
„TAGET ENTERPRISE“-VORGEHENSMODELL VON BAAN .............................. 91
ANHANG E
„SCHNELLE IMPLEMENTIERUNG“ VON SHIELDS ............................................ 94
3
ANHANG F
„AGILES PROJEKTMANAGEMENT“ VON GERNERT ......................................... 97
ANHANG G
FRAGEBOGEN ZUM VORGEHEN BEI DER ERP-EINFÜHRUNG ......................... 99
ANHANG H
ERGEBNISSE DER BEFRAGUNG ZUR ERP-EINFÜHRUNG............................. 101
Antworten von Berater 1:........................................................................................ 101 Antworten von Berater 2:........................................................................................ 104 Antworten von Berater 3:........................................................................................ 107 Antworten von Berater 4:........................................................................................ 110 ANHANG I
GEGENÜBERSTELLUNG DES AKTUELLEN VORGEHENS DER D GMBH ZU AGILEN VORGEHENSMODELLEN
4
................................................................ 114
Abkürzungsverzeichnis ARIS
Software für Geschäftsprozessmanagement von der IDS-Scheer AG (http://www.ids-scheer.com)
BPR
Business Process Reengineering
ERP
Enterprise Resource Planning
PMP
Project Management Professional
PRINCE2
PRojects IN Controlled Environments
RUP
Rational Unified Process
UML
Unified Modelling Language
XP
Extreme Programming
5
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Negative emotionale Reaktion .................................................. 22 Abbildung 2: Positive emotionale Reaktion.................................................... 22 Abbildung 3: ERP-Systeme im Leistungsprozess.......................................... 24 Abbildung 4: Klassisches Kosten-Nutzen-Verhältnis..................................... 26 Abbildung 5: Zeitlich und sachlich abgestufte Einführungsstrategien............ 29 Abbildung 6: Typische Phasen des Wasserfallmodells ................................. 34 Abbildung 7: Phasenmodell des Rational Unified Process............................ 36 Abbildung 8: Aktuelles Vorgehen der D GmbH bei der ERP-Einführung ...... 48 Abbildung 9: Optimiertes Vorgehensmodell der D GmbH ............................. 60 Abbildung 10: Was Werkzeuge bieten und wie sie genutzt werden ............. 65 Abbildung 11: Phasen des Wasserfallsmodells ............................................. 82 Abbildung 12: „ASAP“-Vorgehensmodell von SAP........................................ 89 Abbildung 13: „Taget Enterprise“-Vorgehensmodell von BAAN .................... 91 Abbildung 14: Roadmap für schnelle Implementierungen ............................. 94 Abbildung 15: Phasen und der Aufwand in einem agilen Projekt .................. 97
6
Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Typologie KMU.............................................................................. 12 Tabelle 2: Umsatzminderung durch ERP-Einführung.................................... 18 Tabelle 3: Größenbedingte Probleme ERP-Anbieter und -Käufer................. 19 Tabelle 4: Bewertung von Einführungsstrategie und Vorgehensmodell ........ 37
7
1
Aufbau und Zielsetzung der Arbeit
Ziel der Arbeit ist die Entwicklung eines optimierten Vorgehensmodells zur Einführung einer Enterprise Resource Planning (ERP) Software bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Als optimiertes Vorgehensmodell wird in dieser Arbeit ein auf die Situation der D GmbH angepasstes Vorgehensmodell zur ERP-Einführung verstanden. Das optimierte Vorgehensmodell soll dabei jedoch einen allgemeingültigen Anspruch für die Einführung eines ERP-Systems bei einem KMU durch ein mittelständisches Softwarehaus bewahren. Das entwickelte Vorgehensmodell basiert inhaltlich auf einem allgemeinen Vorgehensmodell, so dass in der Arbeit im Wesentlichen die Anpassungen des allgemeinen Modells auf die o.g. Situation im Zentrum stehen. Weitere
Ziele
für
die
D
GmbH
sind
die
Optimierung
des
ERP-
Einführungsprozesses bei Neu-Kunden, die Standardisierung des Einführungsprozesses, sowie die effiziente Einarbeitung neuer Berater bei der D GmbH. Die D GmbH ist ein mittelständisches Softwarehaus mit 20 Mitarbeitern, das eine branchenneutrale ERP-Standardsoftware ganzheitlich anbietet. Dazu zählen Produktion, Vertrieb, Einführung, Beratung und Betreuung in allen Belangen der eigenen ERP-Software (vgl. Kap. 4.1). Der Autor ist seit mehreren Jahren als Leiter der Softwareentwicklungsabteilung für die D GmbH tätig. Die Aufgabe des Praxis-Projektes ist es, neben der Ist-Analyse und Bewertung des aktuellen ERP-Einführungsprozesses der D GmbH, einen Abgleich dieses Prozesses mit allgemeinen IT- bzw. ERP-Einführungsmodellen durchzuführen. Das Untersuchungsobjekt der Ist-Analyse ist das konkrete Vorgehen der Berater in der D GmbH. Als Untersuchungsmethode kommen, neben der Analyse der Literaturquellen, persönliche Interviews des Autors mit den Beratern zum Einsatz (vgl. Kap. 4.2). Aufgrund dieser Ergebnisse wird ein allgemeines Vorgehensmodell ausgewählt und entsprechend der Situation der D GmbH und ihrer Kunden angepasst (vgl. Kap. 4.3). Zur weiteren Opti-
