success story Lieken Brot- und Backwaren GmbH

Beste Zutaten für die optimale Gebietsplanung

„PTV Map&Market hat unsere Erwartungen rundum erfüllt. Ideal strukturierte Außendienstbezirke, weniger Kosten, mehr Zeit für die Kunden – das ist ein gutes Rezept für unseren Erfolg am Markt. Auch die Zusammenarbeit mit unserem neuen Partner stimmt.“ Olaf Czaja, Verkaufsleiter, Lieken Brot- und Backwaren GmbH, Garrel

Die Aufgabe Gleichmäßige Auslastung der Außendienstbezirke, verringerte Fahrzeiten und mehr Zeit für das „Kerngeschäft Kundenbetreuung“: Lieken hat viel erreicht. Früher arbeitete Deutschlands führender Backspezialist strategisch mit externen Beratern zusammen, die über eigene Planungssysteme verfügten. Und die Gebiete erstreckten sich über PLZ-Grenzen hinweg. Das wollte der Konzern ändern: Jede Postleitzahl sollte eindeutig einem Gebiet und damit dem Verantwortungsbereich eines Außendienstmitarbeiters zugeordnet werden. Bei gleichmäßiger Auslastung.

Die Lösung Gelungen ist dies mit dem Einsatz von PTV-Tools: Lieken realisiert die strategische Gebietsplanung jetzt mit modernster Softwareunterstützung im eigenen Haus. Der Außendienst bereist „frisch gebackene“ Bezirke. Und auch Fragen wie „Wer betreut welchen Neukunden“ oder „Wie lässt sich die Relation zwischen Fahrund Besuchszeiten verbessern“, lassen sich nun systemseitig exakt beantworten. Kennen gelernt hat Lieken die PTV auf einer Fachkonferenz – und sich nach einem Evaluationsworkshop und einer Testphase für das Produkt PTV Map&Market premium entschieden. „Das Tool erfüllt unsere Ansprüche. Es liefert Entscheidungssicherheit bei der strategischen Planung“, sagt Matthias Wenkel, Sales Analyst Lebensmitteleinzelhandel bei

der Lieken Brot- und Backwaren GmbH. „Zunächst haben wir die Gebiete auf Basis der fünfstelligen Postleitzahlen neu geplant. Jede ‚gehört’ jetzt einem Kollegen aus dem Außendienst. Auch wenn dort keine Kunden liegen. Unsere kennzahlenbasierten Besuchsrhythmen sind implementiert und werden ständig aktualisiert, so dass die PTV Map&Market Tourenplanung die Machbarkeitsprüfung bei strategischen Anpassungen liefert. Damit sichern wir weiterhin bestmöglich und gleichmäßig ausgelastete Gebiete.“ Auch die operative Planung hat sich durch diese Neustrukturierung erheblich vereinfacht. Für neue Mitarbeiter im Außendienst evaluiert Lieken mit der Software den idealen Standort. Flexibel zeigt sich PTV Map&Market zudem bei Sonderfällen: Bei dem Backspezialisten mussten

success story Lieken Brot- und Backwaren GmbH

Die Lieken-Gruppe ist Deutschlands führender Backspezialist: Täglich beliefert das Unternehmen rund 15.500 Filialen des Lebensmittel-Einzelhandels mit frischen Waren der Marken GOLDEN TOAST und LIEKEN URKORN. Dazu kommen Eigenmarken für Handelsunternehmen und Bakeoff-Produkte. Zum Lieken-Konzern gehört außerdem das Logistikunternehmen Logi-K. Der Konzern verzeichnete 2010 einen Gesamtumsatz von circa 750 Millionen Euro. Seinem Frische- und Qualitätsanspruch haben sich rund 5000 Mitarbeiter verpflichtet. Seit 2002 gehört Lieken zur Barilla-Gruppe.

Das Ergebnis Als „dreifach effizient“ bezeichnet Matthias Wenkel das Resultat für das Unternehmen. „Da sind zum einen die einheitlich ausgelasteten Gebiete. Zweitens haben sich die Fahrzeiten und damit Kosten reduziert, gewonnen wurden wertvolle Stunden bei den Kunden am POS.“ Die exakten Planungsergebnisse haben außerdem gezeigt: Jeder Kunde wird auch nach der Neustrukturierung individuell und im optimalen Rhythmus betreut. Ein zentraler Mehrwert liegt drittens darin, dass PTV Map&Market sich von Anfang an gerechnet hat: „Wir brauchen keine Unterstützung durch externe Berater mehr“, berichtet Matthias Wenkel, „und nutzen nun eigene Planungsressourcen. Das bedeutet auch: Wir können extrem schnell auf Änderungen von Gegebenheiten reagieren, egal,

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ob sich Parameter im Kundenstamm oder im Vertriebsbereich unseres eigenen Unternehmens verschieben.“ Die Karten hat Lieken übrigens als Poster drucken lassen, und sie hängen sowohl in den Büros der Außendienstmitarbeiter als auch am Standort in Garrel. „Das sieht schön aus“, sagt Matthias Wenkel, „und ist außerdem sehr praktisch. Ich sehe zum Beispiel in Sekunden, an welchen Außendienstmitarbeiter ich eine eingehende Anfrage weiterleiten darf. Das ist im Grunde ja ein Muss. Denn das Brotgeschäft ist extrem schnelllebig, und die besten Zutaten dafür sind Qualität und Frische. Nicht nur bei der Ware, sondern sozusagen auch im Kundenservice und Außendienst!“

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manche festen Zuordnungen von Kunden zu ihrem Betreuer beibehalten werden. Diese Zuordnungen hat die Planung mit der PTV Software berücksichtigt.