Bereit für Wachstum dank flexibler Software „Durch das genau an die speziellen Anforderungen der OTTO DÖRNER Recycling GmbH angepasste System können wir nun besser und effizienter arbeiten und sind für künftiges Wachstum gerüstet!“ Stephan Friedrichs, Teamleiter Anwendungsentwicklung OTTO DÖRNER GmbH & Co. KG, Hamburg

Der Grundgedanke von Recycling ist ein bewusster Umgang mit den Ressourcen. Müll zu verwerten hilft der Umwelt und schont Rohstoffe. Deutschland ist Spitze im Recycling und wird international für seine Disziplin in der Sammlung, Verwertung und dem Handel von Materialien geschätzt. Die OTTO DÖRNER Gruppe ist eines der führenden privaten Unternehmen in Entsorgung und Wertstoffhandel. Außerdem handelt sie mit Kies und Sand, bedient Deponien und hat sich auf Bodensanierung spezialisiert. Das Unternehmen OTTO DÖRNER Recycling GmbH konzentriert sich innerhalb der Gruppe auf optimale, besonders umweltschonende Verwertungslösungen sowie umfangreichen Service im internationalen Handel mit Altpapier und Kunststoffen.

Die Ausgangslage Um die angebotenen Verwertungslösungen zu optimieren, setzt die OTTO DÖRNER Recycling GmbH schon seit 2004 auf den Einsatz von enwis). Im Gegensatz zu anderen Softwarelösungen bietet es das nötige Handwerkszeug für den komplexen Wertstoffhandel. Außerdem ist die Anwendung mehrwährungsfähig. Im internationalen Handelsgeschäft ein entscheidender Vorteil. Dennoch stellte das Unternehmen

über die Jahre fest, dass enwis) in der eingesetzten Version zu unflexibel war, um den wachsenden Ansprüchen der OTTO DÖRNER Recycling GmbH dauerhaft zu genügen. Das Ziel des Updateprojektes war deshalb vorrangig die Straffung von Geschäftsprozessen und die genaue Anpassung der Softwarelösung an die Bedürfnisse des Unternehmens. Aufgrund des bisher starren Korsetts entschied man sich gegen einen Umbau der bestehenden Lösung und für ein Update der ERP-Lösung auf die aktuelle Version mit anschließender Anpassung an die individuellen Anforderungen.

Der Projektverlauf Zunächst stellten die OTTO DÖRNER Recycling GmbH und die tegos die bestehende Lösung gemeinsam auf den Kopf, um zu sehen, welche Anpassungen auch in Zukunft wichtig sein würden und welche alten Zöpfe abgeschnitten werden könnten. Dazu wurde bei der tegos in Dortmund in einem Workshop gemeinsam für die Schaffung aller notwendigen Voraussetzungen gesorgt. Es folgte die Migration der Daten aus dem bestehenden System und zuletzt auf der neuen Datenbank die Anpassungen. Ein komplexer Prozess, der durch die enge Zusammenarbeit und das tiefe Branchen-

verständnis auf beiden Seiten erfolgreich und schnell durchgeführt werden konnte. Parallel schulten erfahrende Berater der tegos GmbH Dortmund die Mitarbeiter der OTTO DÖRNER Recycling GmbH in der Anwendung der neuen Softwarelösung. Das Hauptaugenmerk bei den Schulungen lag auf der neuen Bedienweise von Dynamics NAV 2009: dem so genannten Role Tailored Client (RTC). Diese Oberfläche ist mit nur wenigen Klicks an die individuellen Bedürfnisse des Nutzers angepasst. So können sich Mitarbeiter im Lager, an der Waage, im Einkauf sowie Verkauf enwis) so einrichten, wie sie es brauchen. Mit ausschließlich den Informationen, die für ihre tägliche Arbeit wichtig sind. „Wir haben selbst nicht damit gerechnet, aber die Anwender nahmen den neuen RTC Client sofort positiv an“, so Stephan Friedrichs. Umstellungsprobleme oder paralleles Arbeiten am Classic Client und dem RTC Client, gab es nach dem Update nur sehr selten. Die Umstellung Nach Workshop, Programmierung und Schulungen wurde enwis) 2009 an einem einzigen Wochenende per Fernwartung aus Dortmund auf die Server in Hamburg konvertiert. Montags konnten die Anwender dann direkt mit der neuen Software arbeiten. Diesen reibungslosen Ablauf verdankte das Team vor allem der guten Vorbereitung. Während des gesamten Updateprozesses konnten alle Anwender ein Testsystem auf Herz und Nieren prüfen. Auftretende Fehler wurden direkt ausgebessert. „Auf den Fluren spürte man die Energie, die während dieser Zeit herrsch-

te. Alle Mitarbeiter zogen an einem Strang, um die neue Softwareversion nicht nur zu einem beliebigen Werkzeug zu machen, sondern zu einer Lösung, die Arbeitsprozesse merklich erleichtert“, so Stephan Friedrichs. Positiv fiel dabei auch die Anwesenheit eines tegos Mitarbeiters während der Übergangsphase bei der OTTO DÖRNER Recycling GmbH vor Ort auf. „Die Anwender fühlten sich dadurch laut eigenen Angaben wohler, da Fragen zu dem Produkt, mit dem sie in Zukunft täglich arbeiten mussten, auf kurzem Weg geklärt werden konnten.“

Die Akzeptanz enwis) 2009 wurde von den Anwendern mit offenen Armen empfangen. Während die alte Version starr und unflexibel geworden war, bot die neue Lösung nun größtmögliche Flexibilität in der Anpassung an individuelle Bedürfnisse jedes Anwenders. Die alte Lösung war mit einer solchen Informationsflut gefüllt, dass den Anwendern zum Teil der Überblick fehlte. Dementsprechend irritiert und unzufrieden waren die Anwender. Durch den Aufbau einer Inhouse Entwicklung bei der OTTO DÖRNER Gruppe, konnte schnell weiterer Druck vom Kessel genommen werden. Die Anwender waren beruhigt und wurden für die Erstellung eines Anforderungskataloges an die zu aktualisierende Lösung mit ins Boot geholt. So wurde optimal sichergestellt, dass die Entwicklung wirklich entsprechend den Bedürfnissen der Anwender vorangetrieben wurde.

Was hat sich verändert? Nicht nur die neue Flexibilität im Umgang mit enwis) wurde positiv aufgenommen. Eine große Veränderung lag auch in der Ablösung zentraler Exceltabellen, in der alle Geschäftsprozesse erfasst wurden, unter anderem auch die Disposition. Generell sollen externe Daten integriert und die Parallelerfassung in Excel in Zukunft immer weiter abgelöst werden. Das gilt auch für Access, was besonders die Mitarbeiterin freut, die für die Preis- und Angebotskalkulation zuständig ist. Bisher konnte sie diesen Bereich nur alleine betreuen, da sie die Einzige war, die das Programm in der nötigen Tiefe beherrschte. Das bedeutete, dass sie nach einem Urlaub allein zwei Tage damit beschäftigt war, die Zeit nachzuarbeiten. Heute kann sie die Aufgaben während des Urlaubes an andere Kollegen übergeben und ist für diese Verbesserung sehr dankbar. Die Zukunft Ungewöhnlich an diesem Projekt ist, dass die OTTO DÖRNER Recycling GmbH und die tegos GmbH Dortmund nach dem vollzogenen Update nur wenige Berührungspunkte haben, da der Support vorranging direkt durch Herrn Friedrichs durchgeführt wird. Dennoch gibt es einige Bereiche, in denen in naher Zukunft gemeinsam Lösungen gefunden werden. So soll zum Beispiel die Erstellung der Verwertungsnachweise sowie die Disposition nicht mehr manuell und in Excel abgebildet, sondern integriert werden. Ebenfalls geplant ist ein Portal für die Organisation der ankommenden LKW. Bisher kommt es gerade früh morgens häufig zu langen Warteschlangen vor den Toren der OTTO DÖRNER Recycling

GmbH, wobei Fahrer mit Termin gelegentlich dennoch hinter spontanen Anlieferungen zurückstehen müssen. In Zukunft sollen Fahrer bei der Anmeldung einen Pager erhalten, über den sie aufgerufen werden, sobald sie an der Reihe sind. Die Zusammenfassung Würde die OTTO DÖRNER Recycling GmbH die Softwarelösung enwis) und die tegos GmbH Dortmund als Partner weiterempfehlen? „Auf jeden Fall!“, so Stephan Friedrichs. „Die Zufriedenheit der Anwender hier im Haus ist hoch. Nicht nur mit der Software an sich, sondern im Besonderen auch mit dem Verlauf des Updateprozesses. Einige Mitarbeiter haben in anderen Unternehmen bereits Updates von ERP-Lösungen miterlebt, die dazu führten, dass tagelang nicht vernünftig gearbeitet werden konnte. Bei enwis) war das dank des ausgiebigen Testbetriebes im Vorfeld überhaupt kein Problem, der Übergang von alter zu neuer Version war nahtlos.“ In der Zwischenzeit hat die OTTO DÖRNER Recycling GmbH bereits einen ersten Referenzkunden zu sich eingeladen, der sich vor Ort vom erfolgreichen Einsatz von enwis) in einem Recyclingbetrieb überzeugen konnte. Das direkte Erleben der Software begeisterte auch ihn.