Aysist FlexPlan® Planen und Abstimmen der Flex-Ebene FlexPlan ist das Aysist®Softwareteil für die Verwaltung und Abstimmung eines zentralen Flexpools. Es ist auch ein Instrument zur Unterstützung der Mitarbeitergewinnung sowie für die Professionalisierung des Mobilitätszentrums. Ayton ist bereits seit 17 Jahren auf die Flexibilisierung des Personaleinsatzes spezialisiert. Das Ziel ist dabei immer, die Mitarbeiter/innen so genau wie möglich passend zum Pflegebedarf einzusetzen. Die Erfahrung und das Flexibilisierungsprinzip ist in FlexPlan und in den Flexibilisierungsprojekten, die
Ayton betreut, verankert. FlexPlan enthält alle Basisdaten der Flexmitarbeiter/innen und auch der festen Mitarbeiter/innen, die gerne etwas mehr arbeiten möchten, sowie beispielsweise von Urlaubskräften. Die Wünsche der Mitarbeiter/innen, aber auch der Antragsteller sind in FlexPlan enthalten. So regelt FlexPlan schnell und sorgfältig die perfekte Abstimmung bei einer Anfrage oder einer Planungsstörung. Das System verarbeitet alle Änderungen und leitet diese direkt an die Lohnverwaltung weiter, damit auch die Lohnverarbeitung automatisiert abläuft.
Automatisierte Abstimmung und Planung auf einer organisationsweiten Flex-Ebene Automatisiert
Sicherung aller Basisdaten, Wünsche und Verfügbarkeiten von Mitarbeiter/innen Abstimmen von Mitarbeiter/innen auf der Flex-Ebene auf der Grundlage eines ausgeklügelten Trefferdiagramms Weitergabe von Kosten nach Kostenstelle, an der der Einsatz erfolgt ist Kommunikation mit den Mitarbeiter/innen über das System Selbstständige Abstimmung über ESS, den Employee Self Service (das Mitarbeiterportal) oder die App Aysist Mobile
Beim Planen dreht es sich immer um Menschen. Aber es geht auch um Geld, um Erträge und Kosten. Da reden wir bei Ayton nicht drum herum. Sie sind nicht nur für eine gute Pflege verantwortlich, sondern auch dafür, dass diese Pflege bezahlbar bleibt. Es ist unsere Ambition, zu einer guten und günstigen Pflege und Betreuung beizutragen. Mit rund 19 Jahren Erfahrung bei der Entwicklung von Lösungen für Planungsaufgaben im Pflegebereich. Integraler Ansatz Ayton bietet Beratung und eine Software, die Kapazitätsplanung, Dienstplanung und Flexplanung integriert. Software, mit der Sie eine Echtzeit-Finanzübersicht bekommen. Damit können Sie verantwortungsvoll planen, flexibilisieren und berichtigen.
Mit folgendem Ergebnis
Ein gut organisierter Flexpool, auf den sich die gesamte Organisation verlassen kann Genau angegebene Planungsstörungen; richtiger Ersatz am richtigen Ort und zur richtigen Zeit Echtzeit-Übersicht über Stunden und Geld, für schnelle Berichtigungsmöglichkeiten Verbesserung der Einsatz- und Weiterleitungsmöglichkeiten von Mitarbeiter/innen Extra Unterstützung bei der Mitarbeiterbindung
Ayton Tel.: 0031(0)182 377 222 Mail:
[email protected] Web: www.aytondeutschland.de
Aysist FlexPlan in der Praxis Die Daten der Mitarbeiter/innen, die auf der Flex-Ebene einsetzbar sind, erhält FlexPlan direkt aus dem Personalinformationssystem und speichert sie in den Mitarbeiterkarten. Darin sind auch Daten wie Funktion(en), Qualifikationen und Abteilungsvorlieben enthalten, die als Kriterium für die Abstimmung verwendet werden können. Die Priorität der Kriterien hängt von der Strategie der Pflegeeinrichtung ab.
In FlexPlan hat Ayton zahlreiche Dienste im Pflegesektor in übersichtlichen Clustern zusammengefasst. Die Codierung
der Cluster macht die Weitergabe von Mitarbeiterverfügbarkeiten erheblich schneller und effizienter.
Hohe Einsparungen bei Zeit und Geld Mit FlexPlan können Organisation viel Zeit und Geld einsparen. In der Praxis sind Einsparungen von 3 bis 4 % der gesamten Personalkosten keine Ausnahme. Die Vorteile werden noch größer, wenn die Aysist-Teile KapazitätsPlan, DienstPlan und ManagementPlan kombiniert werden. Dann wird die Flexibilisierung durch die Integration des Planungsprozesses weiter optimiert, was zu erheblichem Zeitgewinn führt. ManagementPlan sorgt für eine Echtzeit-Übersicht in Stunden und Geld und ermöglicht so eine direkte und sorgfältige Berichtigung. Sowohl Planer/innen als auch das Abteilungsmanagement können Dienstanfragen in FlexPlan eingeben. Über DienstPlan ist dies dezentral ebenfalls möglich. Übrigens können mit DienstPlan auch Dienste mit einem Mausklick angeboten werden. So oder so wird mit einem Klick auf die Schaltfläche einer offenstehenden Anfrage das Abstimmungsverfahren aktiviert und FlexPlan zeigt einige geeignete und verfügbare Mitarbeiter/innen an. Das Trefferdiagramm erlaubt auch das Verändern oder Auslassen von Kriterien und zeigt dann andere und/oder mehr Mitarbeiter/innen an, die dann automatisiert kontaktiert werden können. FlexPlan beachtet außerdem die Anzahl Stunden, die jemand noch im Rahmen seines Vertrags zur Verfügung hat und arbeitet so Unterstunden zuerst ab. FlexPlan als Personal-Tool Für die Kommunikation mit FlexMitarbeiter/innen können E-Mails, SMS und App-Nachrichten direkt
aus dem System heraus verschickt werden. Von allen KontaktDokumenten, Anfragen und Daten von Flex-Mitarbeiter/innen wird eine Historie gespeichert. So entsteht ein komplettes Informationssystem. FlexbüroMitarbeiter/innen übernehmen außerdem Arbeiten der anderen, weil FlexPlan alle Basisdaten und Änderungen speichert. Ein Flexbüro kann seine Aktivitäten auch einem breiteren Spektrum anbieten. Mit einem niedrigschwelligen Austausch von Mitarbeiter/innen steht dem Büro ein großes Arbeitspotential zur Verfügung. Mit FlexPlan können die Auswahlaufgaben der gesamten Pflegeeinrichtung erledigt werden. Neben dieser Austauschverbesserung kann auch der Mitarbeiterstrom zentral organisiert werden. Echtzeit-Übersicht mit FlexPlan FlexPlan garantiert nicht nur alle Basisdaten und Änderungen, sondern stellt sie auch zu jedem gewünschten Moment und auf
jedem gewünschten Niveau in Geld und Zeit ausgedrückt zur Verfügung. Mit FlexPlan hat das Büro eine Verbindung zum PersonalInformationssystem und der Lohnbuchhaltung. Außerdem sorgt FlexPlan über die Verbindung mit dem Finanzsystem für die Weitergabe von Kosten an die richtige Kostenstelle. In deutlichen Übersichten ist jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Stunden und Kosten pro Abteilung oder Ort und pro Mitarbeiter/in möglich. Mitarbeiterportal Über das Mitarbeiterportal oder App erhalten die Mitarbeiter/innen online Zugang zu FlexPlan. Es bietet Einsicht in die Dienste und viele Interaktionsmöglichkeiten wie die Annahmen und Ablehnung von Diensten und die Aktualisierung der Verfügbarkeit. Auch selbstständige Abstimmungen sind möglich.
