Öffentliches Verfahrensverzeichnis Die Gewährleistung des Datenschutzes ist für uns sehr wichtig. Sie können jederzeit sicher sein, dass wir mit Ihren Daten verantwortungsbewusst umgehen. Aus diesem Grund wird das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten in unserem Unternehmen durch einen Datenschutzbeauftragten überwacht. Gemäß § 4g BDSG hat der Beauftragte für Datenschutz auf Antrag Jedermann in geeigneter Weise die in § 4e BDSG festgelegten Angaben verfügbar zu machen. Dieser Verpflichtung kommen wir hiermit nach.
1.
Name Bezeichnung der verantwortlichen Stelle
HOTLINE GROUP GmbH
1.1. Leitung der verantwortlichen Stelle (Geschäftsführer)
Rolf Füßner Björn Ahrndt
1.2. Mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Person
Lars Simon
1.3. Besteller Datenschutzbeauftragter
PriSafe – Datenschutz Sven Lenz Bahnhofstraße 4 D – 87435 Kempten (Allgäu)
1.4. Anschrift der verantwortlichen Stelle
Hindelanger Straße 35 D – 87527 Sonthofen
1.5. Handelsregister
Amtsgericht Kempten (Allgäu) Handelsregister B (HRB) 4662
2.
Entwicklung und Vertrieb der Hotelorganisationssoftware HOTLINE, deren sämtliche Lizenz- und Kopierrechte in den Händen der Gesellschaft liegen, sowie Herstellung und Vertrieb von Bürokommunikationseinrichtungen im Hotel- und Gaststättengewerbe.
Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung
1
3.
Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
Mitarbeiterdaten: -
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-
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Stammdaten (Vorname, Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) Kontaktdaten (Telefon, Fax, Mobil, eMail) Bankverbindung (Kontonummer, Bankleitzahl, Name des Kreditinstituts, Name des Kontoinhabers) Persönliche Daten (Geburtstag, Geburtsjahr, Geburtsort, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religion) Mitarbeiterdaten (Personalnummer, Ein- und Austrittsdatum) Lohn- und Gehaltsdaten (Höhe des Gehalts, Anzahl der Gehälter pro Jahr), Arbeitszeit (Wochenstunden), Renten- und Sozialversicherungsdaten, Urlaubsdaten (Anzahl Urlaubstage pro Jahr, Anzahl Resturlaubstage) Qualifikation (Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen)
Kundendaten: -
-
Stammdaten (Firma, Vorname, Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) Kontaktdaten (Telefon, Fax, Mobil, eMail) Bankverbindung (Kontonummer, Bankleitzahl, Name des Kreditinstituts, Name des Kontoinhabers)
Lieferantendaten: -
Stammdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) Bankverbindung (Kontonummer, Bankleitzahl, Name des Kreditinstituts, Name des Kontoinhabers)
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4.
Interne Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
Mitarbeiterdaten: - Geschäftsleitung - Personalabteilung - Buchhaltung Kundendaten: - Personal (m/w)
5.
Externe Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
Mitarbeiter: - Steuerberater Kunden: - 2wsmart GmbH (Angebotsmanagement) - Tramino (Website und Newsletterversand) - Allgäu Mail GmbH
6.
Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungs-bereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter Punkt 2 genannten Zwecke wegfallen.
7.
Geplante Übermittlung der Daten in Drittstaaten
Es findet folgende Datenübertragung an einen Vertriebspartner in der Schweiz statt an: - Adressdaten (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Land, PLZ, Ort) - Kontaktdaten (Kundennummer, Internetadresse, IPAdresse, EMail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Handynummer) - Persönliche Daten (Position) - Bankdaten (BLZ, Kontonummer, IBAN, IBIC)
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