DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln von Florian Stahl IcosAkademie Rosenheim Pichlmayrstraße 7a 83024 Rosenheim www.icos-akademie.de

Zweck und Nutzen der DIN 5008

In der DIN 5008 ist festgelegt wie durch einheitliches Verwenden der Schriftzeichen Dokumente übersichtlich erstellt werden. Dadurch werden diese zweckmäßig geschrieben, übersichtlich erfasst und es wird somit eine eindeutige und schnellere Lesbarkeit der Dokumente ermöglicht. Mit der Anwendung der DIN 5008 wird die Texteingabe einfacher gestaltet, Schreibarbeit und Korrekturarbeit eingespart und eine einfachere Verarbeitung von Informationen erzielt. Mit der Anwendung der DIN 5008 wird ein positives Klima im Team erzeugt und ein professionelles Image des Untenehmens, der Organisation nach außen ausgebaut und gefestigt. 2 | www.icos-akademie.de

Ziele des Ratgebers – DIN 5008 Ziele des Ratgebers sind:  den Umfang der DIN 5008 aufzuzeigen,  die Erklärung der Regeln der Schriftzeichen,  Beispiele zu den Regeln und Schriftzeichen darzustellen,  einen umfassenden Überblick zur DIN 5008 zu geben.

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Zielgruppe Die DIN 5008 richtet sich speziell an:  Personen, welche Dokumente, Geschäftsbriefe, E-Mails am PC erstellen,  Personen, welche Dokumente, Geschäftsbriefe, E-Mails diktieren,  Schriftführer, Protokollführer  Führungskräfte.

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Gestalterische Inhalte der DIN 5008 1. Wörter

8. Hervorhebungen

2. Zwischenräume

9. Tabellen

3. Satzzeichen und andere Zeichen 10. Diagramme 4. Schriftzeichen für Wörter

11. Grafiken

5. Rechenzeichen

12. Gliederung und Kennzeichnung von Texten

6. Zahlengliederungen 7. Größenangaben und Formeln

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13. Längere Texte

1. Wörter Worttrennungen Worttrennungen werden mit einem Trennstrich dargestellt. Mitarbeitergespräch

Abkürzungen

Zusammensetzung

Wortergänzungen

ausgelassene Texte

Zusammensetzungen zweier Begriffe werden mit einem Bindestrich dargestellt.

Der Bindestrich wird für die Zusammenfassung mehrerer Wörter gesetzt.

Für ausgelassene Textpassagen werden drei Punkte gesetzt.

Führungs- und Verkaufstraining

Die Veranstaltung findet in … statt.

A3-Format

Abkürzungen

Währungen

einschl.

Ausnahmen sind eigenstehende Begriffe. Es wird kein Punkt am Ende gesetzt.

Dtzd.

AG

Im Text steht das Währungszeichen hinter der Zahl. Bei alleinstehenden Zahlen entweder vor oder hinter der Zahl.

Abkürzungen von Wörtern erhalten in der Regel einen Punkt.

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USA

cm

500 EUR oder € 500

2. Zwischenräume Allgemein Unter Zwischenräume ist ein freier Raum zwischen zwei Wörtern oder Zahlen zu verstehen. Je ein Leerzeichen folgt nach Wörtern, Abkürzungen, ausgelassenen Textpassagen, nach Zahlen und nach Satzzeichen.

300 000

BLZ: 711 600 00

Sie investieren für das angebotene Produkt, welches Ihnen bis zum 15.05.2014 zugestellt wird, 170 Euro. ½- und ¼-cm der 80-jährige

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Ausnahmen Ein Leerzeichen entfällt vor Satzzeichen, wie Punkt, Komma, Semikolon (Strichpunkt), Fragezeichen, Bindestrich, vor Schrägstrich, bei hoch- und tiefgestellten Schriftzeichen. Ein Leerzeichen entfällt bei Klammern sowie Anführungszeichen.

3. Satzzeichen und andere Zeichen Punkt, Doppelpunkt, Komma, …

Gedankenstrich

Vor einem Satzzeichen wird kein Leerzeichen gesetzt. Direkt nach einem Satzzeichen wird immer ein Leerzeichen gesetzt.

Vor und nach einem Gedankenstrich wird ein Leerzeichen gesetzt. Anstelle eines Kommas oder Doppelpunktes kann der Gedankenstrich gesetzt werden.

Der Punkt am Ende einer Abkürzung schließt den Satzschlusspunkt ein.

Jedes Seminar – auch ein firmeninternes Seminar – wird von uns durchgeführt.

Anführungszeichen

Klammern

Anführungszeichen werden ohne Leerzeichen vor und nach Textpassagen, die sie einschließen gesetzt.

Innerhalb der Klammer wird am Anfang und Ende der Klammer kein Leerzeichen gesetzt. Spitze Klammern bei Funktionen.

Sie las die Zeitung „Rosenheimer Journal“. Der Kunde fragt: „Wann findet das Seminar `Verkaufstraining‘ in Rosenheim statt“.

1.) Vorname

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(100 + 200) x 5

Die Taste

4. Schriftzeichen für Wörter „Paragraf“

„&“

Das Zeichen § wird immer vor einer Zahl gesetzt. Zwischen § und der Zahl erfolgt ein Leerzeichen.

Das kaufmännische „und“ auch „Et“ genannt, wird für Firmenangaben und Werbeschriften verwendet. Muster & Sohn OHG

Nach § 3 BGB

„Streckenangaben“ Der Gedankenstrich wird für Streckenangaben verwendet. Ulm - München Rosenheim

„Schrägstrich“ Es wird vor und nach einem Schrägstrich kein Leerzeichen gesetzt.

130 km/h

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„gegen“ Der Mittestrich wird für das Zeichen „gegen“ verwendet. Es wird davor und danach ein Leerzeichen gesetzt. FC Bayern – 1860

„bis“ Der Gedankenstrich wird für das Zeichen „bis“ verwendet. Es wird davor und danach ein Leerzeichen gesetzt. 10 – 20 EUR

„genealogisch“

„Nummern“

Für „geboren“ wir der der * und „gestorben“ wird das + verwendet. Vor und nach dem Zeichen erfolgt ein Leerzeichen.

Das Nummernzeichen wird nur in Verbindung mit darauf folgenden Zahlen geschrieben.

Material # 123

5. Rechenzeichen Addition

Subtraktion

Eine Addition wird durch das + Zeichen dargestellt.

Eine Subtraktion wird durch das – Zeichen dargestellt.

15 + 35 = 50

15 – 35 = -20

Multiplikation Eine Multiplikation wird durch das x oder einen Punkt (unten oder mittig) dargestellt.

Division Eine Division wird durch den Doppelpunkt dargestellt. 81 : 9 = 9

15 x 3 = 45 15 . 3 = 45

Gleichheit Als Gleichheitszeichen wird das = verwendet. 15 x 5 = 75

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kleiner/größer

Prozent

Bruchstrich

Als kleiner bzw. größer Symbol wird das Zeichen < für kleiner > für größer, verwendet.

Das Prozentzeichen ist ein Wortvertreter. Ein Leerzeichen steht davor und danach.

Es wird der Schrägstrich als Bruchstrich verwendet.

Mitarbeiter > 500 größer gleich ≥ 500

3 % Skonto Ausnahme 10%ig

½ oder 1/2

6. Zahlengliederungen Dezimale Zahlen Bei Dezimalzahlen werden keine Leerzeichen vor und nach dem Komma gesetzt. 95,99 EUR

Gliederung Zahlen mit mehr als drei Stellen sollten mit je einem Leerzeichen in eine dreistellige Gruppe gegliedert werden. 100 000 km

Hausnummern Hausnummern folgen der Straße mit einem Leerzeichen. Pichlmayrstraße 7 a Bergstraße 9 u. 10

Datum mit Monat

Uhrzeiten

Zahlenaufstellung

Für das alphanumerische Datum gilt Tag, Monat, Jahr.

Der Doppelpunkt gliedert die Stunden von Minuten und ggf. Sekunden. 08:05 Uhr

Die Ausrichtung erfolgt rechtsbündig abhängig vom letzten Zeichen. EUR 219,00 EUR 99,00

26. März 2014

08:05:30 Uhr

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Datum - numerisch Die internationale Schreibweise lautet Jahr, Monat, Tag. 2014-03-26 Auch gängig ist 26.03.2014

Summen Oberhalb einer Summe wird eine durchgezogene Linie gezogen. 20 10 30

7. Größenangaben und Formeln Einheiten und ähnliches

Alleinstehende Zeichen

Hinter der Zahl wird ein Leerzeichen gesetzt.

Das Zeichen folgt der Zahl ohne Leerzeichen.

50 m3

Winkel von 45°

30 °C

15° 10‘ 10“

600 kJ

Exponenten und Indizes Exponenten und Indizes werden der Zahl ohne Leerzeichen angefügt.

Mathematische Formel Die Basis auf der sich die Formel aufbaut, ist die Schriftgrundlinie.

103 (a + b)2 H2O

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1+𝑥

𝑛

𝑛𝑥 𝑛 𝑛 − 1 𝑥 2 =1+ + 1! 2!

8. Hervorhebungen Allgemein Wichtige Bestandteile werden z. B. hervorgehoben durch:

Fettdruck, Unterstreichung, Kursivschrift, Farben Satzzeichen werden in die Hervorhebung einbezogen.

Einrückung und Zentrieren Vor und nach einer Einrückung bzw. eines zentrierten Textteils wird je eine Leerzeile gesetzt. Das Seminar:

„Kundenorientierter Schriftverkehr“ wird auch als Online-Training durchgeführt.

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Zeichenformatierung Die Zeichenformatierung (z. B. Fettschrift, Farbe) beginnt mit dem ersten und endet mit dem letzten Zeichen des hervorzuhebenden Textes oder der Zahl. Dieses Angebot gilt nur bis 26.05.2014.

Unterstreichen Die Unterstreichung beginnt mit dem ersten und endet unter dem letzten Zeichen. Wir haben ein spezielles Angebot.

9. Tabellen In Tabellen werden Zahlen oder Texte in übersichtlicher Form dargestellt. Spalten werden senkrecht, Zeilen waagrecht dargestellt. Ein einzelnes Feld wird Zelle genannt. Texte sollte linksbündig, Zahlen rechtsbündig in der jeweiligen Zelle ausgerichtet sein. Tabellen sollten bei Briefen innerhalb der Seitenränder und zentriert ausgerichtet sein.

Kopfbezeichnung

Spaltenbezeichnung

Spaltenbezeichnung

Spaltenbezeichnung

Zeilenbezeichnung Zeilenbezeichnung

Zelle bzw. Feld

Zeilenbezeichnung Insgesamt

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Summenzeilen nicht immer benötigt

10. Diagramme Umsatz in Mio. Euro 5 4,5 4

Ein Diagramm ist ein eigenständiges Element. Es ist in der Regel eine grafische Darstellung aus tabellarischen Daten.

3,5

Jedes Diagramm sollte eine Überschrift haben. Falls nötig sollten auch die Achsen beschriftet werden.

3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Kollektion 1 Kollektion 2 Kollektion 3 Kollektion 4 München

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Frankfurt

Um Werte exakt ablesen zu können empfiehlt es sich zum Hauptgitternetz ggf. auch das Hilfsgitternetz einzublenden.

11. Grafiken

Zu beachten bei der Auswahl einer Grafik ist das Urheberrecht.

Dokumente

Bei Grafiken, wie z. B. Fotos und Zeichnungen, empfiehlt es sich eine Bildunterschrift zu vergeben, um das Lesen der Grafik zu vereinfachen. Schriftverkehr

Briefe

E-Mails

Bestandteile des Schriftverkehrs

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Die Bildunterschrift muss beschreiben was die Grafik aussagen soll.

12. Gliederung und Kennzeichnung von Texten Absätze Um das Dokument übersichtlich und in einem Sinnzusammenhang darzustellen werden Absätze gebildet. Ein Absatz sollte nicht mehr als 5 – 10 Zeilen umfassen. Absätze sind vom vorhergehenden und vom folgenden Absatz durch je eine Leerzeile zu trennen. Höchste Zufriedenheit unserer internen und externen Kunden ist unser oberstes Ziel, denn Kundenzufriedenheit, besser noch Kundenbegeisterung, ist das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens, einer erfolgreichen Organisation. Hierbei steht der Mensch im Mittelpunkt, welcher täglich am PC den Schriftverkehr, ob per Brief oder E-Mail, wie auch Protokolle und Dokumente, für seinen „Kunden“ erstellt.

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12. Gliederung und Kennzeichnung von Texten Aufzählung und Nummerierung Vor und nach einer Aufzählung bzw. Nummerierung ist eine Leerzeile zu setzen. Zwischen den einzelnen Aufzählungen bzw. Nummerierungen darf auch eine Leerzeile stehen. Unterpunkte sollten eingerückt dargestellt werden. Dies ist Ihr Seminar, wenn Sie … • • • • •

die aktuelle Norm zur Briefgestaltung nach DIN 5008 verwenden wollen, • Beispiele zur Norm • der Geschäftsbrief den Leser erreichen wollen, eine verbesserte Brief- und E-Mail Struktur anwenden wollen, proaktive, moderne Formulierungen verwenden wollen, lernen wollen, wie Sie kundenorientierte E-Mails gestalten.

Der nächste Termin:

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12. Gliederung und Kennzeichnung von Texten Inhaltsverzeichnis Bei längeren Dokumenten sollte ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Die untereinander zusammengehörenden Bereiche sollten in einer Fluchtlinie stehen.

Inhaltsverzeichnis: 1. Wörter

Seite 4

2. Zwischenräume

Seite 5

3. Satzzeichen und andere Zeichen

Seite 6

4. Schriftzeichen und Wörter

Seite 7

5. Rechenzeichen

Seite 8

6. Zahlengliederungen

Seite 9

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12. Gliederung und Kennzeichnung von Texten Abschnitte Ein Abschnitt, auch als Kapitel bezeichnet, ist ein zusammenhängender Teil eines Dokumentes, welcher durch eine Gliederung übersichtlicher dargestellt wird. Abschnittsüberschriften sind durch eine Leerzeile vom vor- und nachfolgendem Text getrennt. 4. Microsoft Office Trainings Microsoft Office ist mittlerweile Bestandteil an fast jedem Arbeitsplatz. Dabei ist es nicht selbstverständlich, dass diese Software ihren Möglichkeiten entsprechend angewendet wird. Nutzen Sie unsere Trainings, um Ihre Kenntnisse zu vertiefen, um noch effektiver und erfolgreicher am Arbeitsplatz zu arbeiten. 5. Leistungsübersicht Die Anforderungen …

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12. Gliederung und Kennzeichnung von Texten Fußnoten Das Hinweiszeichen für eine Fußnote ist eine hochgestellte Zahl bei dem zu erklärenden Begriff, der Quelle, der Anmerkung und oder der Legende. Die Erklärung zur Fußnote steht jeweils am Ende dieser Seite. Die Fußnote wird mit einem horizontalen Strich vom Text getrennt. „Der motivierte Unternehmer hält auch dann an seine, Tagesziel fest, wenn unvorhergesehene Umstände eintreffen indem er sich seine Zielerreichung fest vor Augen führt und Maßnahmen hierzu einleitet.“1 _________ 1

Praxistipp Nr. 52 aus dem Buch „Die Motivation des Unternehmers“ von Hartmut Stahl

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13. Längere Texte Allgemein

Schrift

Es sollte ein einheitliches Layout (Anordnung auf einer Seite) definiert sein. Vorteil, ist, dass ein Standard verwendet wird.

Der gesamte Text sollte in einer einheitlichen Schrift formatiert sein. Bei Ausnahmen darf sie verändert werden (Überschrift).

Kopf- und Fußzeile

Deckblatt

In der Kopfzeile steht der Titel des Dokuments. Seitenzahlen stehen in der Kopfzeile rechts (auch in Fußzeile möglich).

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Das Deckblatt enthält den vollständigen Titel des Dokuments sowie weitere Angaben (z. B. Unternehmen).

Seitenränder Der Seitenrand sollte je nach Dokument angepasst sein. Es gibt für bestimmte Dokumente (Briefe) Vorgaben.

Inhaltsverzeichnis Ab einer Länge von 10 Seiten sollte ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Es enthält Abschnittsüberschriften und Seitenzahlen.

Querformat Sollten Dokumente übersichtlicher im Querformat dargestellt werden so kann dies festgelegt werden. (Tabelle)

Anhänge An das Ende des Dokuments werden z. B. Grafiken, Tabellen oder ein Glossar angefügt.

DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Weitere Informationen

Produkte zur DIN 5008 und kundenorientiertem Schriftverkehr  DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln  Online-Video-Training – DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln  DIN 5008 – Der Geschäftsbrief

 Online-Video-Training – DIN 5008 – Der Geschäftsbrief Zur optimalen Umsetzung dieser Themen bieten wir Ihnen auch ein Online-Video-Training an, welches Ihnen die optimale Umsetzung am Beispiel von Microsoft Word aufzeigt. Die einzelnen Lektionen werden in einzelnen Videos Schritt für Schritt dargestellt, sodass Sie jede Funktion der DIN 5008 in der Anwendung nachvollziehen können. Sie finden diese Themen interessant, dann nutzen folgenden Link. Angebotsübersicht > http://www.din-5008-tipps.de/produkte

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DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln © 2014 Florian Stahl, Hartmut Stahl, Thomas Stahl icos business communications gmbh Pichlmayrstr. 7a, 83024 Rosenheim Telefon: +49(0)8031/3693-0 Telefax: +49(0)8031/3693-99 E-Mail: [email protected] Web: www.icos-akademie.de Sie halten ein Dokument in den Händen, das nicht von heute auf morgen entstanden ist. Wir haben das Ergebnis vieler Erfahrungen aus Trainings der DIN 5008 gesammelt und in diesem Dokument zusammengetragen. Trotz sorgfältigen Lektorats sind jedoch Fehler möglich. Weder Autor noch die icos business communications GmbH übernehmen für fehlerhafte Angaben und etwaige Folgen, die aus den im Dokument gemachten Hinweisen resultieren, keine Haftung. Alle Rechte des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Handbuches oder Teilen daraus bleiben vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung der icos business communications gmbh in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

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