DIN 5008 - Der Geschäftsbrief von Florian Stahl IcosAkademie Rosenheim Pichlmayrstraße 7a 83024 Rosenheim www.icos-akademie.de

Zweck und Nutzen der DIN 5008

In der DIN 5008 ist festgelegt wie durch einheitliches Verwenden der Schriftzeichen Dokumente übersichtlich erstellt werden. Dadurch werden diese zweckmäßig geschrieben, übersichtlich erfasst und es wird somit eine eindeutige und schnellere Lesbarkeit der Dokumente ermöglicht. Mit der Anwendung der DIN 5008 wird die Texteingabe einfacher gestaltet, Schreibarbeit und Korrekturarbeit eingespart und eine einfachere Verarbeitung von Informationen erzielt. Mit der Anwendung der DIN 5008 wird ein positives Klima im Team erzeugt und ein professionelles Image des Untenehmens, der Organisation nach außen ausgebaut und gefestigt. 2 | www.icos-akademie.de

Ziele des Ratgebers – DIN 5008 – Der Geschäftsbrief Ziele des Ratgebers sind:  den Umfang der DIN 5008 aufzuzeigen,  die Erklärungen der Regeln,  Beispiele zu den Regeln darstellen,  den Geschäftsbrief als Ganzes auf einen Blick übersichtlich darzustellen.

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Zielgruppe Der DIN 5008 – Der Geschäftsbrief richtet sich speziell an:  Personen, Geschäftsbriefe am PC erstellen,  Personen, welche Geschäftsbriefe diktieren,  Führungskräfte.

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DIN 5008 – Der Geschäftsbrief

1. Beschriftung von Briefblättern

7. Bezugszeichenzeile

2. Aufbau eines Geschäftsbriefes

8. Betreff

3. Firmenbriefkopf

9. Anrede

4. Absenderangabe

10. Text

5. Anschriftenzone

11. Unterschriftenblock

6. Informationsblock

12. Anlagen- und Verteilvermerke

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1. Beschriftung von Briefblättern Allgemein Es wird für die Verwendung ein genormter Vordruck vorausgesetzt. Beachten Sie beim richtigen Erstellen eines Briefes eine einheitliche Formatierung, den korrekten Zeilenabstand sowie das richtige Papierformat.

Zeilenabstand Der Text des Briefes wird mit einem einzeiligen Zeilenabstand erstellt. Der Zeilenabstand sollte z. B. bei Schriftgröße 10 p mindestens 13 p betragen. Der Zeilenabstand zwischen Absätzen sollte eine Zeile betragen.

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Formatierung der Schrift Bei der Formatierung von Briefen ist auf eine gute Lesbarkeit zu achten. Briefe sollten in einer Schriftgröße von 10-12 p geschrieben werden. Gängige Schriftarten sind z. B. Arial oder Verdana. Der Schriftschnitt sollte auf Standard eingestellt sein.

Papierformat Für geschäftliche Schreiben unterscheidet die DIN 5008 folgende Formate: A6 A5 A4 A3

Postkarte halber Briefbogen Briefbogen doppelter Briefbogen

2. Aufbau eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008 1. Firmenkopf 2. Absenderangabe 3. Anschriftenzone 4. Infoblock 5. Bezugszeichenzeile 6. Betreff

Firmenbriefkopf Absenderangabe

3 2 1 Einschreiben 1 Firmenbezeichnung 2 Frau Petra Müller 3 Straße 4 PLZ Ort 5 6

1 2

Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: Unsere Nachricht vom:

3

7. Anrede 8. Text 9. Gruß

Bezugszeichenzeile entfällt bei Informationsblock Betreff

10. Firmenbezeichnung

Text

11. Unterschrift

Gruß Firmenbezeichnung Max Huber

13. Verteiler

Anlage

14. PS

Verteiler PS

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Vor- und Zuname: Telefon: Telefax: E-Mail:

4

Datum:

Anrede

12. Anlage

27 mm (Form A) 45 mm (Form B)

6 7 8 9 10 11 12 13 14

i. A. Peter Meier

5

3. Firmenbriefkopf nach DIN 5008 Firmenbriefkopf nach Form A oder Form B In der DIN 5008 gibt es zwei Möglichkeiten für den Firmenbriefkopf: den “kleinen” Firmenbriefkopf nach Form A, dessen Höhe 27 mm beträgt und den “großen” Firmenbriefkopf nach Form B, dessen Höhe 45 mm beträgt. Beide können gleichermaßen für die Geschäftskorrespondenz eingesetzt werden. Form A

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27 mm

Form B

45 mm

4. Absenderangabe Absenderangabe im Briefkopf gemäß DIN 5008 und Papierformat Din-A4 Der Firmenbriefkopf mit einer Höhe von 27 mm steht dem Absender zur Absenderangabe voll zur Verfügung. Der linke Seitenrand beträgt 25 mm. Dies gilt für den Briefkopf, wie auch dem kompletten Brief.

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4. Absenderangabe Absenderangabe als Zeile unterhalb des Briefkopfes A Bei Verwendung von Fensterkuverts wird der Absender, falls dieser nicht auf dem Kuvert eingedruckt ist, in der obersten Zeile der Zusatz- und Vermerkzone in Schriftgröße 8 p eingetragen (Zeile 1). Der Absender hat einen Abstand zur linken Blattkante von 25 mm und befindet sich zwischen dem Briefkopf und oberhalb der Zeile 3, der Zusatz- und Vermerkzone.

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4. Absenderangabe Absenderangabe als Zeile unterhalb des Briefkopfes B Bei Verwendung von Fensterkuverts wird der Absender, falls dieser nicht auf dem Kuvert eingedruckt ist, in der obersten Zeile der Zusatz- und Vermerkzone in Schriftgröße 8 p eingetragen (Zeile 5). Der Absender hat einen Abstand zur linken Blattkante von 25 mm und befindet sich zwischen dem Briefkopf und oberhalb der Zeile 4, der Zusatz- und Vermerkzone.

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5. Die Anschriftenzone Die Anschriftenzone Form A Die Anschriftenzone setzt sich aus drei Bereichen zusammen:

1. Zeile für die Rücksendeangabe (5 mm Höhe) 2. Zusatz- und Vermerkzone (12,7 mm Höhe)

Anschriftenfeld 40 mm

3. Anschriftenzone (27,3 mm Höhe) 1 Rücksendeangabe 3 Zusätze und Vermerke 2 Zusätze und Vermerke 1 Zusätze und Vermerke 1 Adresse des Empfängers 2 Adresse des Empfängers 3 Adresse des Empfängers 4 Adresse des Empfängers 5 Adresse des Empfängers 6 Adresse des Empfängers

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Anschriftenzone

5. Die Anschriftenzone Die Anschriftenzone beim Verwenden des Briefkopfes A

Anschriftenfeld 40 mm

Wird der Briefkopf A verwendet, so sind 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone vorgesehen. Diese sind von unten nach oben (Zeile 1 – 3) zu verwenden. Die Eingabe der Empfängeradresse erfolgt in der Zeile 1 der Anschriftenzone. Dies gilt auch, wenn keine Zusätze und Vermerke verwendet werden. Für die Anschriftenzone stehen insgesamt 6 Zeilen zur Verfügung. 1

Rücksendeangabe

3 2 1

Zusatz- und Vermerkzone

1 2 3 4 5 6

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Anschriftenzone

5. Die Anschriftenzone Die Anschriftenzone Form B Die Anschriftenzone setzt sich aus drei Bereichen zusammen:

1. Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe(17,7 mm Höhe)

Anschriftenfeld 45 mm

2. Anschriftenzone (27,3 mm Höhe) 5 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 4 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 3 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 2 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 1 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 1 Adresse des Empfängers 2 Adresse des Empfängers 3 Adresse des Empfängers 4 Adresse des Empfängers 5 Adresse des Empfängers 6 Adresse des Empfängers

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Anschriftenzone

5. Die Anschriftenzone Die Anschriftenzone beim Verwenden des Briefkopfes B

Anschriftenfeld 45 mm

Wird der Briefkopf B verwendet, so sind 5 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe vorgesehen. Diese sind von unten nach oben (Zeile 1 – 5) zu verwenden. Die Eingabe der Empfängeradresse erfolgt in der Zeile 1 der Anschriftenzone. Dies gilt auch, wenn keine Zusätze und Vermerke verwendet werden. Für die Anschriftenzone stehen insgesamt 6 Zeilen zur Verfügung. 5 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 4 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 3 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 2 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 1 Zusätze und Vermerke mit Rücksendeangabe 1 Adresse des Empfängers 2 Adresse des Empfängers 3 Adresse des Empfängers 4 Adresse des Empfängers 5 Adresse des Empfängers 6 Adresse des Empfängers

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Anschriftenzone

5. Die Anschriftenzone mit Briefkopf A – Beispiele Inland Anschriften - Beispiele

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Erklärungen

5. Die Anschriftenzone mit Briefkopf A – Beispiele Ausland Postversand ins Ausland Auslandanschriften müssen in lateinischer Schrift und arabischen Ziffern geschrieben werden. Bestimmungsort und Land werden in Großbuchstaben geschrieben. Der Bestimmungsort sollte nach Möglichkeit in der Sprache des Bestimmungslandes geschrieben werden z. B. ROMA statt Rom oder BRUXELLES statt Brüssel. Das Land wird in der Sprache geschrieben, wo der Brief zum Versand abgegeben wird.

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5. Die Anschriftenzone - Empfängerbezeichnungen Berufs- oder Amtsbezeichnungen sowie Akademische Grade Akademische Grade, z. B. Dr. oder Dipl.-Ing., werden direkt vor den Namen geschrieben. Bachelor- und Mastergrade, z. B. M. A. oder M. Sc., werden in der Regel hinter dem Namen geschrieben. Da bei Professor es nicht erkennbar ist ob es eine Amtsbezeichnung oder akademischer Grad ist, sollte Professor direkt vor dem Namen geschrieben werden.

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5. Die Anschriftenzone - Firmenbezeichnungen Firmenbezeichnungen Bei Firmenbezeichnungen wird das Wort Firma weggelassen, wenn aus der Empfängeradresse erkennbar ist, dass es sich nicht um eine private Person handelt. Soll das Schreiben an die Person persönlich zugestellt werden, so ist der Empfängername oberhalb der Firma zu schreiben.

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6. Der Informationsblock Der Informationsblock Der Informationsblock befindet sich rechts neben der Anschriftenzone. Die Informationen (Leitwörter) beginnen auf der Höhe der Zeile 3 der Zusatz- und Vermerkzone. Der Informationsblock ist vom linken Blattrand 125 mm entfernt. Die Reihenfolge der Informationen sind laut DIN 5008 vorgegeben.

Die dargestellten Informationen werden an den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst. Nicht benötigte Angaben können entfallen. Bei Bedarf können weitere Zeilen z. B. Mobilnummer hinzugefügt werden. Vor dem Namen und vor dem Datum ist immer eine Leerzeile zu setzen.

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7. Bezugszeichenzeile Die Bezugszeichenzeile Alternativ zum Informationsblock darf auch die Bezugszeichenzeile verwendet werden. Es wird allerdings nur eine der beiden Möglichkeiten eingesetzt. Die Bezugszeichenzeile stammt noch aus einer Zeit, wo es kein Fax und kein E-Mail gab. Sie ist heute veraltet, wird aber immer noch, häufig von Banken, Behörden, Verwaltungen, eingesetzt. Wir empfehlen nur noch den Informationsblock einzusetzen.

Beim Verwenden der Bezugszeichenzeile ist darauf zu achten, dass die Leitwörter „Ihr Zeichen“, „Ihre Nachricht vom“ , „Unser Zeichen“, „unsere Nachricht vom“, „Telefon“, „Name“ und „Datum“ ungekürzt und in dieser Reihenfolge zu verwenden sind. Die Bezugszeichenzeilenoberkante hat mindestens einen Abstand unterhalb der Anschriftenzone von zwei Zeilen. Von der linken Blattkante sind folgende Abstände zu den jeweiligen Leitwörtern einzuhalten: 25 mm / 75 mm / 125 mm / 175 mm

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8. Betreff Der Betreff Der Betreff fasst in wenigen Worten den Inhalt des Briefes zusammen. Er steht mit zwei Zeilen Abstand nach der Bezugszeichenzeile oder falls die Bezugszeichenzeile fehlt, mit zwei Zeilen Abstand zum Anschriftenfeld. Ist der Informationsblock länger als das Anschriftenfeld, so folgt der Betreff mit zwei Zeilen Abstand nach dem Informationsblock. Der Betreff beginnt nach 25 mm von der linken Blattkante, mehrere Zeilen sind möglich. Es gibt keinen Schlusspunkt. Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben. Nach dem Betreff folgen zwei Leerzeilen zur Anrede. Eine Hervorhebung des Betreffs durch Fettschrift ist möglich. Der Betreff wird, wie auch der gesamte Brief, in der gleichen Schriftgröße geschrieben.

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9. Die Anrede Die Briefanrede - Persönlich Die Anrede nach DIN 5008 steht immer linksbündig mit einem 2 zeiligen Abstand zum Betreff. Nach der Anrede erfolgt eine Leerzeile. Die Anrede hat einen linken Seitenrand von 25 mm zur linken Blattkante. Beispiele für eine persönliche Anrede: Guten Tag, sehr geehrter Herr Müller, Anonyme Bezeichnungen wie “Sehr geehrte Damen und Herren,” wie diese früher aus technischen Gründen vorgenommen worden sind, sind heute nicht mehr zeitgemäß.

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9. Die Anrede Die Briefanrede – Wer wird zuerst genannt? Wen nenne ich im Geschäftsbrief zuerst? Die Briefanrede richtet sich nach der Hierarchie im Unternehmen. Ist z.B. Herr Maier der Abteilungsleiter und Frau Mark seine Assistentin, so wird Herr Maier in der Anrede zuerst genannt.

Sehr geehrter Herr Maier, sehr geehrte Frau Mark, oder Sehr geehrter Herr Maier, sehr geehrte Frau Mark,

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10. Text Der Text des Briefes Der Zeilenanfang wird durch die Fluchtlinie definiert, diese liegt, wie die gesamte Ausrichtung, bei 25 mm von der linken Blattkante entfernt. Zwischen der rechten Blattkante und dem Zeilenende sollte ein Abstand von mindestens 10 mm eingehalten werden. Der Text wird in einer einheitlichen Schrift geschrieben. Es empfiehlt sich die Schriftgröße 10 – 12 p, sowie eine Schriftart wie z. B. Arial.

Um den Brief übersichtlich und in einem Sinnzusammenhang darzustellen werden Absätze gebildet. Ein Absatz sollte nicht mehr als 5 – 10 Zeilen umfassen. Absätze sind vom vorhergehenden und vom folgenden Absatz durch je eine Leerzeile zu trennen. Bei einem mehrseitigem Brief ist in der Kopf- bzw. Fußzeile rechts die Seitennummer einzutragen. Ein Brief sollte idealerweise über eine Seite nicht hinaus gehen. 25 | www.icos-akademie.de

10. Text Gestaltung des Textes sowie kundenorientierte Formulierungen Je nach Inhalt des Briefes gibt es eine Vielzahl von Schreib- und Gestaltungsregeln. Diese sind umfassend mit vielen Beispielen im Dokument „Schreib- und Gestaltungsregeln nach DIN 5008“ beschrieben. In Briefen ist die Struktur und Formulierung des Briefes von entscheidenden Bedeutung. Diese haben wir mit vielen Beispielen aus der Praxis in einem Dokument „Kundenorientierter Schriftverkehr“ für Sie zusammengestellt. Nutzen Sie hierzu die Informationen der vorletzten Seite in diesem Dokument.

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11. Unterschriftenblock Der Unterschriftenblock Der Unterschriftenblock enthält den Gruß, ggf. die Bezeichnung des Unternehmens, ggf. Zusätze (i. V. oder i. A.), handschriftliche Unterschrift sowie ggf. auch den maschinellen Namen des Unterzeichnenden. Der Gruß wird vom Text durch eine Leerzeile abgesetzt.

Wird die Bezeichnung der Firma bzw. der Behörde geschrieben, so beginnt diese mit einer Leerzeile Abstand unterhalb der Grußformel. Die Anzahl der Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift ist mind. 3 Zeilen. Zusätze stehen zwischen der Unternehmensbezeichnung und des maschinenschriftlichen Namen des Unterschreibenden, bzw. vor dem Namen.

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12. Anlagen- und Verteilvermerke Anlagen- und Verteilvermerke Der Mindestabstand der Vermerke sollte unterhalb des Unterschriftenblocks eine Leerzeile betragen. Die Wörter Anlagen oder Verteiler dürfen durch Fettschrift hervorgehoben werden. Die Schriftgröße ist wie der gesamte Brief einheitlich. Für einen Verteilvermerk gelten die gleichen Regeln wie beim Anlagenvermerk. Sollte kein Platz auf der Seite mehr für Anlagen und Verteiler sein, so dürfen diese auch rechts neben dem Unterschriftenblock geschrieben werden.

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Wichtige DIN – Normen Kaufmännischer Schriftverkehr Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung Papierformate Briefhüllen Geschäftsbriefe Rechnungen

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DIN 5008 DIN 476 DIN 678, DIN 680 DIN 676 DIN 4991

Vorgehensweise für Briefe und Faxe

1. Dokument anlegen  Legen Sie ein neues WordDokument an.  Legen Sie eine neue E-Mail an.  Speichern Sie Ihr Dokument unter einem eindeutigen Namen.

4. Korrektur  Korrigieren Sie die Rechtschreibfehler.  Lesen Sie nochmals Korrektur und korrigieren Sie auch die Grammatikfehler.

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2. Text erfassen  Erfassen Sie den gewünschten Text, noch ohne Formatierung.  Achten Sie auf regelmäßiges Speichern.

3. Rechtschreibprüfung  Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung und überprüfen Sie den erfassten Text auf Fehler.

5. Text gestalten

6. Druck

 Formatieren Sie nun Ihren Text in der gewünschten Form.

 Drucken Sie den Text probehalber aus.  Lesen Sie ihn aufmerksam.  Korrigieren Sie Fehler.  Drucken Sie den korrigierten Brief.

DIN 5008 – Der Geschäftsbrief Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Weitere Informationen

Produkte zur DIN 5008 und kundenorientiertem Schriftverkehr  DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln  Online-Video-Training – DIN 5008 - Schreib- und Gestaltungsregeln  DIN 5008 – Der Geschäftsbrief

 Online-Video-Training – DIN 5008 – Der Geschäftsbrief Zur optimalen Umsetzung dieser Themen bieten wir Ihnen auch ein Online-Video-Training an, welches Ihnen die optimale Umsetzung am Beispiel von Microsoft Word aufzeigt. Die einzelnen Lektionen werden in einzelnen Videos Schritt für Schritt dargestellt, sodass Sie jede Funktion der DIN 5008 in der Anwendung nachvollziehen können. Sie finden diese Themen interessant, dann nutzen folgenden Link. Angebotsübersicht > http://www.din-5008-tipps.de/produkte

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DIN 5008 – Der Geschäftsbrief © 2014 Florian Stahl, Hartmut Stahl, Thomas Stahl icos business communications gmbh Pichlmayrstr. 7a, 83024 Rosenheim Telefon: +49(0)8031/3693-0 Telefax: +49(0)8031/3693-99 E-Mail: [email protected] Web: www.icos-akademie.de Sie halten ein Dokument in den Händen, das nicht von heute auf morgen entstanden ist. Wir haben das Ergebnis vieler Erfahrungen aus Trainings der DIN 5008 gesammelt und in diesem Dokument zusammengetragen. Trotz sorgfältigen Lektorats sind jedoch Fehler möglich. Weder Autor noch die icos business communications GmbH übernehmen für fehlerhafte Angaben und etwaige Folgen, die aus den im Dokument gemachten Hinweisen resultieren, keine Haftung. Alle Rechte des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Handbuches oder Teilen daraus bleiben vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung der icos business communications gmbh in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

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