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Wie internationale Unternehmen die richtige Balance zwischen Unternehmensanforderungen und der Benutzererfahrung bei der Personalbeschaffung finden von Dr. Peter Wiedemann und Duncan Miller

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Zusammenfassung Internationale Unternehmen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, wenn sie versuchen, qualifizierte Talente in verschiedenen Regionen zu finden, anzusprechen und einzustellen. Im Allgemeinen lassen sich diese Herausforderungen bei der Personalbeschaffung in zwei Kategorien einteilen: Die Herausforderungen, die sich auf die Geschäftsanforderungen, und die, die sich auf die Benutzererfahrung auswirken. Die heute erhältlichen Enterprise-Talent-Acquisition-Suites bieten einen zentralisierten, einheitlichen und effizienten Ansatz für die Suche und Einstellung von Talenten, erfordern jedoch schwierige Konfigurationsmaßnahmen, um den Anforderungen der verschiedenen Branchen, Regionen und Kulturen bei der Ansprache und Einstellung von Kandidaten gerecht zu werden. Umgekehrt bieten Best-of-Breed- oder zweckbestimmte TalentAcquisition-Lösungen dedizierte, innovative und anpassungsfähigere Technologien, um spezifische Prozesse bei der Personalbeschaffung wie Sourcing, Recruiting und Onboarding flexibel zu unterstützen. Vielen Lösungen fehlt jedoch die globale Reichweite, um die systematischen Prozessanforderungen von großen Organisationen zu erfüllen. Beispielsweise erfordern Best-ofBreed-Lösungen in der Regel einen hohen Integrationsaufwand für die Analyse und Auswertung von Bewerberdaten über verschiedene HR-Ebenen hinweg, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Ein gut entwickelter HRIS-Connector kann dafür sorgen, dass Best-of-Breed Lösungen so nahtlos funktionieren wie eine Suite-Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern. Die Herausforderung der globalen Personalbeschaffung werden zusätzlich durch ein Dilemma erschwert, das über das Thema Suite vs. Best-of-Breed hinausgeht - einen Konflikt zwischen dem, was für die allgemeinen organisatorischen Anforderungen, und dem, was für die Benutzer am besten ist, darstellt. Unter “Usern” verstehen wir nicht nur die Recruiter, HR-Teams und andere Personalverantwortliche, die die Tools zur Personalbeschaffung nutzen, sondern auch die Kandidaten, die nach Stellen suchen und sich bewerben, Referenzen bereitstellen sowie Formulare ausfüllen und unterschreiben müssen. Häufig findet ein globales Unternehmen eine Talent-Acquisition-Suite (oder ein Recruitingmodul innerhalb eines ERP-Systems), die es nutzen kann, um allgemeine interne Anforderungen wie die Integration von Systemdaten, die Benutzerfreundlichkeit und ein konsistentes Look-and-Feel zu erfüllen. In diesen Fällen verzichtet das Unternehmen jedoch auf die überaus wichtige Benutzererfahrung, sei es durch glanzlose Recruitingfunktionalitäten, einen unflexiblen Bewerbungsprozess oder dem Mangel an ansprechendem Social Media Content und Unterstützung mobiler Endgeräte.

In diesem Whitepaper werden die Konflikte zwischen der Fokussierung einer Organisation auf die Erfüllung der allgemeinen Unternehmensanforderungen und der Sicherstellung der Benutzerfreundlichkeit für Recruiter und Personalverantwortliche sowie Kandidaten untersucht. Best-of-Breed-Lösungen für die Personalbeschaffung sind zweckgebunden und verfügen über ein umfangreiches Set an Funktionen, die die spezifischen Aufgaben, wie z.B. Bewerber-/Kandidatenengagement, aktives Talent Sourcing, Referenzüberprüfung, Onboarding und mehr unterstützen. Die Herausforderung, die eine Best-of-Breed Talent Acquisition-Plattform mit sich bringt, liegt in der zentralen Management Perspektive, da sie zusätzliche Überlegungen zur Datenaggregation und Prozessintegration erfordern. In der Infografik von Lumesse, ”Suite, Best-of-Breed, or Both? The Hybrid State of HR Applications,”, diskutierten wir über die Vor- und Nachteile der Enterprise Suite im Vergleich zu den Best-of-Bread Lösungen. Generell gilt, dass Enterprise-Talent-Acquisition-Suites die Abdeckung und Integration aller Funktionen der Personalbeschaffung ermöglichen. Jedoch nicht jede Applikation in der Suite wird von umfangreichen Funktionen unterstützt die eine Best-of-Breed Lösung bietet. Enterprise Suites

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fehlt häufig die notwendige Flexibilität, die multinationale Unternehmen benötigen, um ihre Anwendungen an die regionalen und branchenspezifischen Anforderungen anzupassen. In diesem Whitepaper werden die Konflikte zwischen der Fokussierung einer Organisation auf die Erfüllung der allgemeinen Unternehmensanforderungen und der Sicherstellung der Benutzerfreundlichkeit für Recruiter und Personalverantwortliche sowie für Kandidaten untersucht. Es stellt auch einen Anwendungsfall dar, in dem ein Lumesse-Kunde in der Lage war, diese Konflikte zu überwinden und effizientere und effektivere Recruitingprozesse über eine Best-of-Breed Talent-Acquisition-Plattform zu unterstützen.

Die Personalbeschaffung stellt globale Unternehmen vor Herausforderungen Was ist der Grund dafür, dass die Anforderungen des Unternehmens die es zu erfüllen gilt und die Notwendigkeit die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten, zu einem Entweder-oder Ergebnis führen? Eine Aufschlüsselung der einzelnen Kategorien der Herausforderungen zeigt, dass ein standardisiertes globales Talent-AcquisitionSystem, bei der Gewährleistung regionaler Compliance und der Bereitstellung einer guten Candidate Experience an seine Grenzen stossen kann, während die Erfüllung von Unternehmensanforderungen wie zentralisiertes Datenmanagement, integriertes Reporting und die Verwendung gemeinsamer Prozesse schwierig sein können, wenn viele unterschiedliche Best-of-Breed-Lösungen gleichzeitig eingesetzt werden.

Herausforderung #1 Das Anbieten einer guten Candidate Experience erfordert: ööEine Arbeitgebermarke, die alle Kandidaten anspricht ööGut-artikulierte Stellenausschreibungen, die leicht zu finden sind ööDie Bereitstellung einer exakten Übereinstimmung zwischen Stellensuche und Ergebnis ööDer Einsatz aller Medientypen zur multidimensionalen Ansprache von Kandidaten ööJob-Empfehlungen für Kandidaten, die sich noch nicht entschieden sind ööEin Feedbackprozess zur Zufriedenheit der Kandidaten ööEin exzellentes mobiles Erlebnis ööJob-Beschreibungen, die wichtig sind und einen Job, durch die Verwendung von Videos, zum Leben erwecken ööChat oder Chat-Bot, um sofortige Hilfe zu bieten ööEine Kandidaten-Homepage zur Minimierung von Abbrüchen

Aus organisatorischer Sicht setzt eine gute Candidate Experience die folgenden Punkte voraus: ööDie Verwaltung tausender Benutzernamen und Passwörter ööDie Verwaltung von Sub-Level-Domains ööDie Erstellung einer großen Anzahl von spezialisierten Seiten ööDie Bereitstellung von Karriereseiten mit mehreren Marken und in mehreren Sprachen, die ein einheitliches

Aussehen und Verhalten sicherstellen ööTechnologie die nicht als Unternehmensfremd wahrgenommen wird

Herausforderung #2 Proaktives Sourcing zu ermöglichen, ist eine bewährte Methode, aber Unternehmen müssen bei Ihrer Vorgehensweise umdenken: ööPost und Pray. Stellenausschreibungen werden in vielen Stellenbörsen veröffentlicht, ohne dass die

Stellenausschreibungen gezielt auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet sind. Als Arbeitgeber wissen Sie nicht, ob potenzielle Kandidaten interessiert sind oder ob es überhaupt ein Publikum gibt. ööSie verpassen Chancen für mehr Effizienz und Qualität. In der digitalen Welt, ist das Potenzial für die

Beschaffung einer Vielzahl von Kandidaten hoch, aber Prozesse, um starke Talentpools aufzubauen, sind immer

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noch weitgehend manuell und zeitaufwändig. Dies ist insbesondere wahr, wenn es kein Option zum KeywordTagging von Lebensläufen von Kandidaten gibt, was die Kategorisierung und das Auffinden der qualifiziertesten Kandidaten erleichtert. Candidate Relationship Management Systeme (CRM) können dazu verwendet werden, um kontinuierlich passive Kandidaten anzusprechen und Talentpools für kurzfristige Einstellungen zu optimieren.

Herausforderung #3 Die Erfüllung der Datenanforderungen bei gleichzeitiger Gewährleistung der Sicherheit ist mit folgenden, immer schwierigeren, Aufgaben verbunden: ööDie Möglichkeit, Bewerberdaten global zu hosten, z.B. in China, Russland, den USA und Europa, bei gleichzeitiger

Gewährleistung der Datensicherheit, der Einhaltung der nationalen Datenschutzgesetze und der Erfüllung zusätzlicher regionaler Anforderungen, wie z.B. der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU. ööDie Erstellung eines einzigen Anlaufpunkts für Analyse und Reportingoptionen über alle Regionen hinweg, so dass

ein vollständiger Überblick von Talenten auf globaler Ebene möglich ist.

Herausforderung #4 Die Diversifizierung starrer globaler Prozesse erfordert: ööDie Konfiguration von Software auf lokaler Ebene, was für Ihre interne IT-Abteilung nicht einfach ist. Externe

Spezialisten sind potenziell notwendig und Änderungen können teuer sein. ööLokale Sprachoptionen sind erforderlich, um die bestmöglichen Kandidaten zu erreichen.

Herausforderung #5 Die Nutzung verbraucherorientierter Funktionalitäten wird aus folgenden Gründen unzureichend angewendet: ööLimitierte Kollaborationswerkzeuge ööLimitierte Social Integration ööKeine adaptive oder Einsicht-basierte Empfehlungen ööFehlende Unterstützung verschiedener mobiler Gerätetypen ööNicht-intuitive Benutzererfahrungen, die die Frustration erhöhen und die Akzeptanz verringern

Herausforderung #6 Investitionen in geschlossene Technologie-Infrastrukturen können: ööEine Organisation in einer Suite oder einem unternehmensweiten Technologie-Ökosystem festsetzen, dass

nicht für ihre Prozesse und Anforderungen für jede Phase ihres Recruiting-Zyklus (z.B. der Kandidatensuche, der Verteilung von Stellenausschreibungen, die Kandidatenansprache, die Einstellung und dem Onboarding) entwickelt und geeignet ist. ööStrenge Beschränkung der Anbindung an andere Lösungen. Eine offene Plattform ist erforderlich, um

Innovationen durch ein potenziell großes Partner- Ökosystem voranzutreiben. Beispielsweise müssen Sie zusätzliche lokale Dritt-Lösungen nutzen, die Video-Interviews und –Bewertung in anderen Sprachen ermöglichen.

Das Beste aus beiden Welten: Eine Lösung für interne und externe Anforderungen Lumesse, ein internationaler Anbieter von SaaS-Talentmanagement- und Bewerbermanagement-Lösungen, ist seit kurzem Partner mit einer globalen Hotelkette, die viele der oben genannten Herausforderungen bei der Personalbeschaffung meistern will. Die Hotelkette hatte zuvor eine Suite Lösung im Einsatz, die viele der entscheidenden internationalen Herausforderungen bei der Personalbeschaffung jedoch nicht meistern konnte. Aufgrund der Unfähigkeit, unternehmensinterne Anforderungen zu erfüllen, und Benutzer-Erfahrungen nicht unterstützen, ist die Hotelgesellschaft von seiner Enterprise Recruitment Suite auf die Lumesse Talent-AcquisitionPlattform gewechselt. Die Enterprise Suite hatte die folgenden Mängel:

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1. Die “Lösung” verfügte über nahezu keine CRM-Funktionalität (Candidate Relationship Management), was die Suche nach passiven Kandidaten aufwendig gemacht hat. 2. Das System konnte das Hochladen von Lebensläufen in großen Mengen nicht bewältigen, so dass die Recruiter gezwungen waren, jeden Lebenslauf individuell hochzuladen. Das ist ein Produktivitätskiller für Recruitingteams. 3. Das Hochladen von Lebensläufen, die Schaltung von Stellenausschreibungen und allgemeine Bearbeitungen erforderten eine zeitaufwändige manuelle Dateneingabe. 4. Die Systemanwender mussten sich, selbst bei der Nutzung von Grundfunktionen, mit steilen Lernkurven auseinandersetzen. Neue Benutzer oder wiederkehrende Benutzer, welche das System selten nutzten, mussten häufig von vorne anfangen. 5. Die benutzerdefinierte Berichterstellung war eine separate Funktion und führte eine zusätzliche Lernkurve ein. 6. Die benutzerdefinierte Integration von Drittanbieter-Lösungen für Lebensläufe war begrenzt. 7. Die Scripting-Technologie war nicht mobiltauglich, was sich letztendlich daran zeigte, dass Kandidaten nicht auf Seiten und Formulare per Mobilgerät zugreifen konnten. 8. Mobile LinkedIn Benutzer waren nicht immer in der Lage, auf die Webseite des Kunden zuzugreifen. Fünfzig Prozent des Traffics von LinkedIn stammen von mobilen Endgeräten. Dieser Verkehrsverlust führte zu einem Verlust von Bewerbern für die Hotelgruppe. 9. Die Kosten für die Implementierung, Integration, Aufrüstung und/oder Wartung waren beträchtlich. Jedes Upgrade erforderte eine gründliche Benutzerakzeptanzprüfung vor der Live-Schaltung. 10. Das System bot keine Tags oder Tagging-Features für die Lebensläufe der Kandidaten. Auch hierdurch wurde die zukünftige Suche nach geeigneten Kandidaten für offene Stellen im Kandidatenpool erschwert. 11. Das System erschwerte es den Recruitern, mit anderen Recruitern zusammenzuarbeiten. 12. Die Suchfunktionen wurden zwar verbessert, blieben aber immer noch hinter den meisten anderen Systemen zurück. 13. Recruiter und andere Personalverantwortliche sahen sich mit zu vielen Klicks oder Schritten konfrontiert, um einen Lebenslauf anzuzeigen. 14. Das System stellte keine mobile App oder mobile Version für die Recruiter der Hotelkette zur Verfügung. 15. Es bot nur sehr geringe Social Media-Integrationen für Recruiter an (z.B. ein Recruiter konnte über seinen LinkedIn-Account keine Stellenanzeige auf das Profil eines Kandidaten posten). 16. Die Option zur Datenanalyse im Zusammenhang mit Stellenausschreibungen fehlte weitgehend (es sei denn, es wurde ein anderes Drittanbieter-Tool wie Jobs2Web verwendet). 17. Dem System fehlten Partnerschaften für Background-Check-Services, Video-Bewerbungen, Social Media Tools und andere erstklassige Technologien und –dienstleistungen zur Unterstützung der Personalbeschaffung. 18. Es stützte sich auf ein Karriereportal, und Karriereportale führen nicht zu einer guten Candidate Experience. Benutzernamen und Passwörter waren erforderlich und nicht benutzerfreundlich. 19. Die Lösungen des bisherigen Anbieters litten unter Integrationsproblemen mit einem anderen Anbieter von HCMSoftware, was das Hotelunternehmen zusätzlich frustrierte.

All dies führte zur Auswahl von Lumesse, einem Unternehmen, dass auf knapp 20 Jahre internationale und branchenübergreifende Erfahrung bei der Personalbeschaffung und im Talentmanagement zurückblicken kann. Die Wahl des Kunden basierte auf den folgenden Kriterien: 1. Flexible, mehrsprachige Karriereseiten mit mehreren Marken, auf denen die Arbeitgebermarke präsentiert wird, die zielgerichtete Inhalte liefern, und eine erstklassige Candidate Experience ermöglichen. 2. Die Möglichkeit für Kandidaten, Stellenangebote nach Marke, Region und Funktion zu filtern 3. Berufsnetzwerk-Integration – Bewerber können sich über alle führenden Berufsnetzwerke bewerben, einschließlich LinkedIn, Xing und WeChat. 4. Lokalisierung – Die Bewerber können sich in Ihrer bevorzugten Sprache und unter Einhaltung der lokalen

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Datenschutzbestimmungen bewerben. 5. Einfaches Speichern und Fortsetzen von Bewerbungen – Kandidaten können ihre Eingaben speichern und Ihre Bewerbung später wieder aufnehmen. 6. Videobewerbungen – Videobewerbungen ermöglichen es Recruitern, sich einen ersten Eindruck von der Person zu verschaffen, die hinter einem Lebenslauf steckt. Die Aufnahme und Wiedergabefunktionalität ist vollständig und nahtlos in Ihren Einstellungsprozess integriert und steigert die Konvertierung von Kandidaten drastisch. 7. Die Möglichkeit der Integration mit Workday (HCM), HireRight (Background Check) und eQuest (Verteilung von Stellenanzeigen). 8. Prozessflexibilität – Lumesse TalentLink bietet flexible Konfigurationsmöglichkeiten für alle internen und externen Prozesse bei der Personalbeschaffung. 9. Ein Konfigurations-Deployment-Tool mit dem die Hotelgruppe Auswahlprozesskonfigurationen für globale und Franchise-Rollouts vornehmen kann. 10. Talent pooling and candidate-to-job matching, CV-to-CV-Matching und externe Suchoptionen nach öffentlichen Profilen über LinkedIn, Indeed und vielen anderen externen Quellen. 11. Zuverlässige Interviewplanung, mit bidirektionaler Kalenderintegration zwischen MS Office 365 und Lumesse. 12. Konsolidierte Analysen – Alle globalen Instanzen sind aus einem Data Warehouse verfügbar, welches die Informationen in übersichtlichen Dashboards darstellt. 13. Datensicherheit und Compliance – Globales Hosting über Amazon Web Services in China und Europa sorgen für Compliance für den globalen Betrieb der Organisation. 14. Offene Architektur – Dieses Lumesse-Attribut machte es der Hotelgruppe leicht, sich mit HRIS Workday, WeChat in China, Seek, LinkedIn und HireRight zu verbinden, während der Recruitment-Marketplace der Hotelgruppe den Zugang zu zusätzlichen innovativen Recruiting-Technologien und –Dienstleistungen ermöglicht.

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Schlussfolgerung Zusätzlich zu den oben genannten Auswahlkriterien ermöglicht die TalentLink-Talent-Acquisition-Plattform von Lumesse seinem neuen internationalen Kunden, die Personalbeschaffung seiner eigenen Hotels und Unternehmensbüros in den USA kostengünstiger zu verwalten als durch den bisherigen Anbieter. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, Ihren Kandidaten eine herausragende Candidate Experience über alle Marken hinweg zu bieten. Auch die Personalverantwortlichen und Recruiter der Hotelgruppe profitieren von einer flexibleren und konfigurierbaren Benutzererfahrung über alle Geräte-/Plattform-Typen hinweg. Mit seiner globalen Reichweite und Erfahrung, seiner regionalen Expertise, seiner Best-of-Breed-Funktionalität bei der Personalbeschaffung und Technologiepartnerschaften in den Bereichen Sourcing und der Verteilung von Stellenausschreibungen, bietet Lumesse die Plattform für die Personalbeschaffung, die multinationale Organisationen brauchen, um interne Ziele erreichen und, um gleichzeitig eine qualitativ hochwertige Benutzererfahrung für Recruiter und andere Personalverantwortliche sowie Kandidaten sicherzustellen.

Über Lumesse Lumesse ist ein führender internationaler Anbieter von SaaS-Talentmanagement- und Bewerbermanagement-Lösungen. Lumesse ermöglicht durch eine umfassende multinationale und branchenübergreifende Abdeckung und Erfahrung mit lokalem Fachwissen, Ihre Bewerbermanagement-, Talentmanagement-, Learning- und Entwicklungsherausforderungen überall auf der Welt zu meistern. Wir unterstützen globale Organisationen bei der Umsetzung erfolgreicher lokaler Talentmanagement-Initiativen, die die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort identifizieren, fördern und entwickeln. Unser multikultureller Hintergrund und unsere Präsenz bedeuten, dass wir es verstehen, Lösungen bereitzustellen, die so funktionieren, wie unsere Kunden arbeiten, als Einzelpersonen und als Teams, denn kein Mensch, keine Organisation oder Kultur sind identisch. Mehr als 1.500 der größten und besten Marken der Welt arbeiten mit uns in über 70 Ländern und 50 Sprachen zusammen, weil sie erkennen, dass Engagement, Innovation und Wert nur von Menschen kommen. Wir helfen unseren Kunden dabei, das menschliche Potenzial in ihrem Unternehmen zu erschließen und zu inspirieren, indem wir ein nahtloses und ansprechendes Nutzererlebnis ermöglichen, unabhängig von Zeit, Ort und Gerätetyp. Für weitere Informationen besuchen Sie lumesse.com.

Lumesse bietet mehr als 1.500 Organisationen in über 70 Ländern Talentmanagement- und Bewerbermanagement-Lösungen, mit denen sie die besten Talente in einem sich ständig verändernden und anspruchsvollen globalen Umfeld ansprechen, einstellen und fördern können. Erfahren Sie mehr: www.lumesse.de Lumesse AS Alle Rechte vorbehalten. Sofern nicht ausdrücklich von der Lumesse AS oder durch geltendes Urheberrecht gestattet, darf kein Teil dieser Publikation vervielfältigt, in einem Abrufsystem gespeichert oder in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, einschließlich Fotokopieren und Aufzeichnen, übertragen werden.